TITELTHEMA. unternehmensjurist.net/134tec. (Magazin unternehmensjurist Nr. 4/2013)

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1 (Magazin unternehmensjurist Nr. 4/2013) 1. Was sind aus Ihrer Sicht die aktuell drängendsten technischen Fragestellungen in deutschen Rechtsabteilungen? Datacert Unserer Einschätzung nach leiten sich die technischen Fragestellungen aus den übergeordneten geschäftlichen Anforderungen, den aktuellen und den zukünftigen Herausforderungen an die Rechtsabteilungen ab. Immer wieder kommen dabei die folgenden Themen hoch: Die More for Less Challenge - Steigende Arbeitslast und Komplexität, nicht zuletzt durch stetig wachsende regulative Anforderungen bei bestenfalls gleichbleibenden Budgets und gleicher Anzahl an Mitarbeitern. Partner im Unternehmen - Wie kann sich die Rechtsabteilung zu einem proaktiven Partner der Geschäftsbereiche entwickeln? Wie können Ziele abgestimmt werden? Wie kann die Zusammenarbeit effektiver und effizienter erfolgen? Globalisierung - Strukturelle Anpassung der Rechtsabteilung an die globale Ausrichtung der internen Kunden, zentrale versus dezentrale Organisation, Liberalisierung des Rechtsmarktes, Welche Chancen ergeben sich hieraus? Einfluss der Informationstechnologie auf die Arbeitsabläufe Attraktivität des Arbeitsplatzes Stichworte sind hier Gewinnung neuer Talente, Karrierepfad, Mobilität und demoskopische Veränderungen wie die zunehmende Anzahl von Mitarbeiterinnen in den Rechtsabteilungen. Alle Unternehmensverträge, Vertragsfristen, -partner und -objekte auf Knopfdruck aktuell verfügbar zu haben eine Herausforderung, die sich mit einer Dokumentenmanagementlösung wie der digitalen Vertragsakte wirtschaftlich lösen lässt. Sie kann außerdem zu einer besseren Compliance beitragen, indem darin alle relevanten Dokumente beispielsweise gesetzliche Vorgaben, interne Richtlinien oder Prozessdokumentationen zentral und auswertbar verwaltet werden. Eine weitere technische Fragestellung ist, wie Rechtsabteilungen mit dem Unternehmensvorstand, dem Aufsichtsrat oder der Compliance-Abteilung sicher kommunizieren, d.h. Dokumente austauschen können. Dazu bietet die digitale Vertragsakte einen geschützten Ablagebereich, über den ausgewählte Personen Sitzungsunterlagen oder andere Dokumente durch entsprechende Zugriffsberechtigungen einsehen können. Die Schaffung von digitalen Schnittstellen zu Kerninformation des Unternehmens ist ein zentraler Punkt. Entscheidend ist es, dass ein Jurist per Mausklick die wichtigsten Daten, z.b. zu Kunden- oder Lieferantentenverträgen zur Verfügung hat. Nur so kann er die Fachabteilungen schnell und kompetent unterstützen. Der moderne Unternehmensjurist ist proaktiv und benötigt einen optimalen Zugriff auf alle Fakten, die mit den Verträgen in seinem Unternehmen zu tun haben.

2 2. Mit welchen neuen Werkzeugen aus Ihrem Haus können Unternehmensjuristen in den nächsten ein bis drei Jahren rechnen? Es gibt sicherlich viele Herausforderungen in Rechtsabteilungen, die durch verschiedene Technologien adressiert werden können. Aus Sicht unseres Unternehmens, das aus dem Bereich der Recherche und Analysesoftware kommt, sind sicherlich folgende Themen extrem spannend für Rechtsabteilungen in Bezug auf technologische Unterstützung: a.) Mit welchen Systemen kann der Arbeitsaufwand bei internen Audits verringert werden und der Erkenntnisgewinn erhöht werden? b.) Können die Themen präventive Compliance-Audits und Beschäftigtendatenschutz technologisch adressiert werden? c.) Gibt es Technologie und Technologieunternehmen, die bei Kartellrechtsaudits und US-amerikanischen Klagefällen aus Deutschland heraus unterstützen kann? Die drängendsten Fragen sind eng gekoppelt mit den aktuell fachlichen Fragestellungen, denen sich Rechtsabteilung in Unternehmen immer nachhaltiger stellen müssen. Die Rechtsabteilung in den Unternehmen wandeln sich stark zum Dienstleister in Rechtsfragen, Compliance und Beratungsthemen unternehmensweit, speziell aber auch rund um das Management und den Vorstand. Die Aufgaben gehen heute schon weit über die Rechtsberatung und den Rechtsfall hinaus. Insofern wird die technologische Unterstützung durch nachhaltige Systeme zur Erfassung, Dokumentation und Nachweispflicht immer mehr an Bedeutung erlangen. Rechtsabteilungen integrieren sich immer mehr in den Organisationen der Unternehmen, die Sonder- oder Stabstellenrolle entfällt zunehmend und unterliegen demnach auch den Gesetzmäßigkeiten im Handeln, wie Kosten-/Nutzenargumentation, Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen oder Leistungsanspruch. Dafür werden zunehmend Systeme neben den herkömmlichen wie SAP, als ERP - System, zum Einsatz kommen müssen. Hier spricht man verstärkt von Optimierungen im Informationsprozess, wofür es EIM-Systeme gibt (EIM=Enterprise Information Management). Datacert Viele unserer Kunden haben in den letzten Jahren eine beachtliche Anzahl von spezialisierten Softwarelösungen implementiert. Wenngleich diese auch die jeweilige Anforderung gut abdecken, sind jedoch hohe Betriebskosten die Folge; Synergien zwischen den einzelnen Systemen können in der Regel aufgrund fehlender Integration nicht gehoben werden. Wir hören immer deutlicher den Wunsch nach einer Plattform, die alle heute notwendigen Funktionalitäten integriert, aber auch erweiterbar ist, um zukünftige Anforderungen abzudecken - eine Art SAP-System für die Rechtsabteilung. Unsere Kunden ziehen den Nutzen aus den geringen Gesamtbetriebskosten, einem Produktivitätssprung aufgrund der Integration und mehr Visibilität in die einzelnen Geschäftstransaktionen und Projekte. Die Nutzung aller verfügbaren relevanten Daten unter Einbeziehung externer Datenquellen zur Entscheidungsfindung und -optimierung besprechen wir unter dem Stichwort Big Data mit unseren Kunden. Wir realisieren hier bereits Projekte mit unseren Kunden, bei denen historische Falldaten angereichert mit externen Informationen zur Entscheidungsfindung genutzt werden. Konkrete Fragestellungen sind: Wann macht es Sinn zu prozessieren, wann zu vergleichen, zu welchen Konditionen? Aber auch operative Analysen und Berichte wie zum Kosten- und Performancemanagement von Kanzleien und anderen Dienstleistern werden umgesetzt. Fragestellungen wie Wie hoch waren unserer Ausgaben mit bestimmten Kanzleien weltweit? oder Wann ist es Sinnvoll bestimmte Aufgaben an externe Dienstleister zu vergeben, wann ist In-Sourcing der richtige Ansatz? Kurzfristig dürfen Unternehmensjuristen mit Cloud-Lösungen und Apps für mobile Endgeräte rechnen, die ihre unhandlichen Aktenordner endlich portabel machen. Unser ambitioniertes Ziel ist es, das Lesen und Bearbeiten von Dokumenten auf ipad und Co so komfortabel und sicher zu gestalten, dass die Papierakten wirklich obsolet werden. Ein mittelfristiger Ansatz ist, in unsere Software semantische Suchtechnologien zu integrieren, um so noch bessere beziehungsweise umfassendere Suchergebnisse zu erzielen. Beim Durchsuchen von Vertragsinhalten würde die elektronische Aktenlösung dann Google-ähnlich z.b. auch abweichende Schreibweisen, synonyme Begriffe oder anderssprachige Wörter als Treffer ausgeben. Gerade Letzteres wäre ein enormer Vorteil für das Vertragsmanagement internationaler Unternehmen.

3 dauerhaft die Verantwortung und Messbarkeit auch in den administrativen Prozess zu integrieren, um letztendlich Risiken zu erkennen, zu minimieren und die Compliance nachhaltig sicher zu stellen. Auch dafür wird LCM durch ein neues Modul ergänzt, indem LCM Compliance Excellence, besonders die Kausalität zwischen der Unternehmensstrategie in der Compliance nicht nur unterstützt, sondern durch eine stabile Planung, Organisation, Ablage und Information alle Compliance-Schritte sorgfältig dokumentiert und messbar steuern lässt. Unsere Lösungen gehen gezielt auf aktuelle Themen ein, wie zum Beispiel Compliance-Regelungen bei Zuwendungen oder das Beteiligungsmanagement. Letzteres ist für große Konzerne, die international agieren, eine große Hilfe. So lassen sich mit unseren Lösungen die Potenziale des Beteiligungsportfolios besser nutzen. a.) Im Wesentlichen werden wir weiter darauf fokussieren, Rechtsabteilungen dabei zu unterstützen, sich auf ihre Kernexpertise konzentrieren zu können. Auf diese Weise wird durch sinnvolle technologische Unterstützung die Kapazität und Rechtssicherheit bei der Be- und Verarbeitung insbesondere großer elektronischer Datenmengen erhöht. b.) Wir werden weiterhin spezifisch auf den deutschen und europäischen Markt an die hier vorliegende Rechtssituation angepasste Software entwickeln. Wir beraten Unternehmen seit über 20 Jahren genau in dieser Nahtstelle zwischen den vorhandenen ERP (SAP)- Systemen, in denen Zahlen, Daten, Fakten abgelegt sind, und der Optimierung und nachhaltigen Verbesserung der Informationsprozesse mit unserem EIM- System. Unsere Product Suite LCM - LifeCycleManagement für Verträge, Akten, Dokumente, Kontakte und Termine/Wiedervorlagen, sorgt bei den Unternehmen für messbare und transparente Abläufe in den administrativen Prozessen, speziell natürlich in der Rechtsabteilung. Besonders werden die Themen der Vereinfachung in der Handhabung von Prozessen unterstützt werden. So haben wir das Thema BPM (Business Process Management) direkt in die LCM Basis integriert und schließen damit den Bund zwischen den sich schnell ändernden Prozessen und einer kostenorientierten sowie messbaren Umsetzung in der Organisation. Ein weiterer Punkt wird die Transparenz im LifeCycle von Verträgen-Dokumenten-Akten-Kontakten-Terminen sein, um 3. Sind die Unternehmen auf die verstärkte Nutzung von Legal IT vorbereitet? Die Entwicklung einer IT-Strategie für die Rechtsabteilung und deren konsequente Umsetzung ist aus unserer Sicht ein kritischer Erfolgsfaktor. Ohne eine solche werden zahlreiche der zuvor geschilderten Herausforderungen und Aufgaben nicht umsetzbar sein. Ein anderes Beispiel zur Verdeutlichung: Weltweit gibt es heute mehr als 2 Mrd. Internetnutzer, mehr als 1 Mrd. Facebook Nutzer, 3,5 Mrd. -Accounts und 5 Mrd. Mobiltelefonanschlüsse. Die Juristen von morgen haben bereits heute ein völlig neues Verhältnis zur Informationstechnologie, sie kennen eine Welt ohne Internet und Web 2.0 gar nicht. Wenn Sie also die besten Talente für Ihre Rechtsabteilung gewinnen wollen, sollten Sie die notwendigen Rahmenbedingungen schaffen. Und die Nutzung von moderner Informationstechnologie gehört dazu. Häufig nicht. Der Einführung von Legal IT stehen oftmals mangelnde Ressourcen und Sicherheitsbedenken im Wege. Beim Datenschutz wollen die Unternehmen keine Risiken eingehen und scheuen gerade auch davor zurück, sensible Informationen auf mobilen Endgeräten verfügbar zu machen. Dabei müssen sie sich um das Sicherheitsbewusstsein der Anwender eigentlich keine Gedanken machen. Moderne Softwarelösungen sind mit Schutzmechanismen ausgestattet, die Anwender vor einem fehlerhaften Umgang mit ihren Daten bewahren. Die Bereitschaft, Softwarelösungen zu nutzen, ist auf jeden Fall vorhanden. Und immer mehr Unternehmen erkennen auch, dass Rechtsabteilungen effizienter arbeiten können, wenn moderne Software-Lösungen im Einsatz sind. Das ist unserer Erfahrung nach sehr unterschiedlich. Wir stehen in jedem Fall gerne für eine Beratung basierend auf unserer mehr als 10 jährigen Erfahrung im Bereich Rechtsabteilungen zur Verfügung.

4 4. Welche Trends aus den USA werden aus Ihrer Sicht in naher Zukunft auch Deutschland erreichen? Als einer der führenden Beratungs- und Softwareanbieter auf dem Gebiet erfahren wir verstärkt von den steigenden Bedürfnissen nach Unterstützung ständig wachsenden Aufgaben in der Rechtsabteilung. Deshalb wird der Ruf nach leistungsorientierten Ansätzen bei der Bewältigung der Aufgaben immer wichtiger. Als Beispiel wird der Anspruch nach Business Process Management (BPM) oder auch Legal Spend Management (LSM) im deutlicher. Die Verteilung von Aufgaben in sog. Projekten zu verstehen, als interdisziplinare Maßnahme in der sich IT, Legal und Projektmanagement gemeinsam stellen, zielt ursächlich auf den alten Grundsatz Schuster, bleib bei deinen Leisten sprich Fachkompetenz im Team organisieren. Damit wird gleichzeitig der Leistungs-/Bewertungsund Kostenanspruch messbar und hat sich in den ersten Projekten mehr als positiv bewährt. Dazu ist IT notwendig, wenn man daran den wichtigsten Teil noch anschließt, nämlich die Business Intelligenz sprich Auswertung, Reporting als Grundlage für einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP). Ich würde nicht nur in Richtung der USA schauen. Es ist wichtig, die relevanten globalen Trends zu erkennen. Diese können auch aus dem nahen Umfeld stammen, wie z.b. die fortschreitende Liberalisierung des Rechtsmarktes in England oder Kanada. Hier werden sich Chancen nicht nur für die global agierenden Unternehmen ergeben. Eher technische Trends, die wir sehen und bereits umsetzten, sind steigende Mobilitätsanforderungen. Informationen müssen überall auf allen mobilen Plattformen wie ios, Android oder Windows zur Verfügung stehen. Ein weiterer bereits angesprochener Trend ist der Einsatz von Big Data Technologien zur Optimierung der Entscheidungen im Unternehmen. ediscovery hat Deutschland bereits erreicht hier wird in den nächsten Jahren sicherlich noch verstärkt Arbeit auf Firmen zukommen. Das Thema, wie mit Big Data umzugehen ist und welche Technologien gerade für mittlere und große Unternehmen zukünftig unverzichtbar sein werden, ist sicherlich ebenfalls etwas, dass aus den USA nach Europa schwappen wird. Cloud Computing ist ebenfalls bereits in vielen Unternehmen zur Realität geworden. Inhaltlich aus rechtlicher Sicht ist zumindest FAT- CA ein Thema das Banken auf dem Radar haben müssen. Auch das konnten wir auf den vielen Tagungen und Kongressen der letzten Monate beobachten. LPO - Legal Process Outsourcing, die verlängerte Werkbank um Rechtskompetenz in die Organisationen nachhaltig mit den global wachsenden Lokationen abbilden zu können. Mit dem Prozess der Globalisierung, als Exportweltmeister, kommen immer mehr deutsche Unternehmen an diesem Thema langfristig nicht vorbei. Das Problem besteht in der Sensibilisierung, dass das Thema nicht nur nach rechtlicher Kompetenz bewertet wird, sondern vielmehr nach allgemeinen Unternehmensgrundsätzen intime, inquality, inbudget. Hierfür brauchen die Organisationen Unterstützung, die wir durch ein Best-Practice-Paket definiert haben, um den gesamten Prozess von der Rekrutierung von Outsorcing-Partnern, über die Fallbearbeitung bis hin zur Zeit-, Kosten- und Leistungsabrechnung und schließlich über strategische Ratings- und Bewertungsmechanismen für vorher genannte KVP s. Dieses heißt LCM / LPO-Management und unterstützt diesen gesamten Prozess mit Modulen webbasiert für einfachste Bedienung und Eingabe rund um den Globus.

5 Die Antworten kamen von Christian Gläßel, Sales Director D-A-CH An der Welle Frankfurt am Main Landsberger Straße Munich 5. Welche Trends werden in Deutschland keine Rolle spielen? Kategorisch würde ich keinen Trend ausschließen. Die Auswirkungen sind sicher spezifisch für einzelne Unternehmen und Industrien. Das ist schwer zu sagen für Unternehmen, die nicht auf dem amerikanischen Markt tätig sind, gibt es sicherlich viele wenig relevante Trends. Für internationale Unternehmen mit Business in den USA vermutlich nicht einen einzigen. Das ist schwierig. Ich glaube die Zeit der Funktionshascherei oder IT-Lastigkeit ist vorbei. Es wird darauf ankommen Systeme und Landschaften wieder auf die fachlichen Anforderungen zurück zu fahren. Der Mensch im Mittelpunkt von Organisationen und Prozessen. Transparenz schafft Verbindlichkeit und Verantwortung. Die Menschen brauchen klare und transparente Prozesse und Systeme ausgerichtet auf den Anwender. Heisst : nicht die IT entscheidet, sondern die Fachabteilung mit der Beratung durch IT. Weg von noch mehr, hin zu einfach, anwenderfreundlich, nachhaltig. Denn eines ist doch sicher : Prozesse ändern sich schneller wie je zuvor und Zeit ist bekanntlich Geld das gilt auch für die RA in den Unternehmen! Katja Dippel, Manager Marketing & Communications Theodor-Heuss-Straße Bad Vilbel Thomas M. Klepper, Leiter Vertrieb Königswall Dortmund Hartwig Laute, Geschäftsführer Von-Liebig-Straße Rheinbach Steffen Schaar Mitglied der Geschäftsleitung Konrad-Zuse-Platz Böblingen

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