Informationshandbuch. GEFMA 160 Auditor. Zertifizierung Nachhaltigkeit im FM. Inhaltsverzeichnis. Präambel. Das GEFMA 160 Zertifizierungssystem

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1 Informationshandbuch GEFMA 160 Auditor Zertifizierung Nachhaltigkeit im FM Inhaltsverzeichnis Präambel Das GEFMA 160 Zertifizierungssystem Die Zulassung zum GEFMA 160 Auditor Die Auditierung Sonstiges Zertifizierung GEFMA 160 Nachhaltigkeit im Facility Management Seite 1 von 10

2 Präambel Der GEFMA 160 Auditor fungiert als Schnittstelle zwischen Auftraggeber und GEFMA. Er sammelt die für die Konformitätsprüfung benötigten Dokumente ein und bereitet diese als Nachweise auf. Er führt darüber hinaus eine Vorbewertung durch, die in der Konformitätsprüfung beurteilt wird. Die unabhängige Konformitätsprüfung selbst erfolgt durch die DGNB -Deutsche Gesellschaft für Nachhaltiges Bauen, wodurch eine objektive Prüfung bzw. Bewertung für eine Zertifizierung gewährleistet wird. GEFMA 160 Auditoren verfügen über das notwendige Know-how im Bereich nachhaltiger Facility Management Prozesse. Sie können Auftraggebern beratend zur Seite stehen und haben damit die Möglichkeit interne Prozesse und Strukturen des Kunden auch ohne Zertifizierung nachhaltig zu beeinflussen und transparent zu machen. 1. Das GEFMA 160 Zertifizierungssystem Der GEFMA 160 Auditor agiert selbständig im Rahmen der Vorgaben der zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses geltenden Version des GEFMA 160 Bewertungssystems Nachhaltigkeit im Facility Management. Zum aktuellen Zeitpunkt (Stand: März 2016) ist die Zertifizierung von Einzelgebäuden möglich. Die Clusterzertifizierung nach GEF- MA 160 wird derzeit in der Erstanwendungsphase erprobt. Verfügbar sind Bewertungssysteme für die folgenden Nutzungsprofile: GEFMA Büro- und Verwaltungsgebäude Stand GEFMA Einzelhandel (Voraussichtlich verfügbar ab Juli 2016) GEFMA Veranstaltungsstätten (Voraussichtlich verfügbar ab Juli 2016) Mit dem Bewertungssystem Nachhaltigkeit im Facility Management soll die Nachhaltigkeitsqualität von Facility Services während der Nutzungs- und Betriebsphase von Gebäuden transparent, vergleichbar und prüfbar gemacht werden. Durch den zugrunde liegenden Bewertungsansatz (Plan-Do-Check-Act) ist das Bewertungssystem gleichzeitig auch als Leitfaden für einen nachhaltigen Gebäudebetrieb einsetzbar. Die Systeminhalte bilden eine ganzheitliche Bewertung von Facility Services der Nutzungs- und Betriebsphase von Gebäuden ab und sind in folgende Themenfelder strukturiert: Ökologische Qualität Ökonomische Qualität Soziokulturelle und funktionale Qualität Qualität der FM-Organisation Nachhaltigkeit im Detail der Facility Services Jedem Themenfeld sind verschiedene Kriterien zugeordnet, die das gesamte Leistungsspektrum möglicher Facility Services rund um die Immobilie abdecken und die Zertifizierung GEFMA 160 Nachhaltigkeit im Facility Management Seite 2 von 10

3 relevanten Nachhaltigkeitsaspekte bewerten. Für jedes Kriterium liegt ein Kriteriensteckbrief vor, der jeweils alle für die Durchführung der Bewertung erforderlichen Anweisungen und Informationen enthält. (Beispiel GEFMA 160-1) Themenfeld Ökologische Qualität Nr Ökonomische Qualität 2.1 Soziokulturell-funktionale Qualität Qualität der FM-Organisation Details der Services Kriterium Energiemanagement Wassermanagement Entsorgungsmanagement Havariemanagement Nutzungskostenmanagement Nutzerzufriedenheitsmanagement Stör- und Beschwerdemanagement Rechtskonformität Raumluft- und Trinkwasserqualität Gebäudesicherheitsmanagement Arbeitssicherheitsmanagement Betriebsstrategie Personal Ablauforganisation / Prozesse Dokumentation und Berichtswesen Beschaffung Flächenmanagement Betreiben nach Instandhaltung nach DIN TGM Projekte (Modernisierung / Sanierung / Umbau) Reinigung Außenanlagen inkl. Winterdienst Catering Security Je Kriterium bzw. für dessen Indikator(en) können maximal 100 Indikatorenpunkte erreicht werden. Über das Verhältnis der tatsächlich erreichten und der maximal erreichbaren Indikatorenpunkte kann der Zielerfüllungsgrad je Kriterium berechnet werden. Für die Gesamtbewertung werden die Bewertungsergebnisse der Kriterien spezifisch gewichtet und nach den Kriteriengruppen (Themenfelder) zusammengefasst. Die Zielerfüllung auf Gesamtbewertungsebene bestimmt sich nach der Gewichtung der Kriteriengruppen. Im Sinne der allen Qualitätsmanagementsystemen zugrundeliegenden Methodik des Plan-Do-Check-Act (PDCA-Zyklus) beurteilen die einzelnen Bewertungsmethoden der Kriterien dieses Systems mit ihren Indikatoren und Messgrößen eine idealtypisch kontinuierliche Verbesserung von Prozessen der von den Kriterien betrachteten Aspekte eines nachhaltigen Facility Managements. Die Bewertungskriterien und ihre Indikatoren und Messgrößen standardisieren als Zielsystem für den jeweils betrachteten Nachhaltigkeitsaspekt (z.b. Energie) die prozessualen Abläufe der kontinuierlichen Verbesserung. Innerhalb dieses durch die Indikatoren und Messgrößen aufgespannten Zielsystems werden die Konzeption/Planung/Vorbereitung (Plan) und die Umsetzung (Do) nachhaltigkeitsoptimierter Zertifizierung GEFMA 160 Nachhaltigkeit im Facility Management Seite 3 von 10

4 Facility Services sowie die Kontrolle der Einhaltung der Festlegungen der Steckbriefe (Check) und im Bedarfsfall die Vornahme kontinuierlicher Qualitätsverbesserungsmaßnahmen (Act) bewertet und der PDCA-Zyklus geschlossen. Grundsätzlich gehen die unter der Rubrik Systeminhalte genannten Themenfelder des Bewertungssystems gleichgewichtet zu je 20% in die Gesamtbewertung ein. Alle weiteren Festlegungen zur Bestimmung der Gesamtbewertung und insbesondere der Gewichtung der Kriterien trifft eine separate Gewichtungsmatrix (Anlage zum Zertifizierungsvertrag) zum Bewertungssystem. Für das Erreichen einer Zertifizierung ist auf Gesamtbewertungsebene ein Zielerfüllungsgrad von mindestens 35 % erforderlich. Ein Zielerfüllungsgrad auf Gesamtbewertungsebene von 60 % entspricht einer Nachhaltigkeitsqualität der zertifizierten Facility Services gemäß durchschnittlichem Stand der Branche. 2. Die Zulassung zum GEFMA 160 Auditor Die Voraussetzung für die Zulassung zum GEFMA 160 Auditor ist die erfolgreich abgeschlossene GEFMA 160 Auditorenschulung. Diese beinhaltet einen dreitägigen Lehrgang sowie eine Hausübung und eine zweistündige schriftliche Prüfung. Mit dem Erhalt der Zulassungsurkunde ist der Auditor befähigt, Projekte im Rahmen der GEFMA 160 Zertifizierung Nachhaltigkeit im Facility Management zu betreuen und die Dokumentation als Grundlage für die Konformitätsprüfung aufzubereiten und eine Vorbewertung vorzunehmen. Jeder GEFMA 160 Auditor ist bei GEFMA gelistet und auf der Website mit seinen Kontaktdaten aufgeführt um für potenzielle Kunden zentral auffindbar zu sein: Die Zulassung zum GEFMA 160 Auditor gilt unbegrenzt. Allerdings ist eine Teilnahme an sogenannten Auditorentagen verpflichtend. Diese dienen der Vermittlung eventueller Änderungen und Weiterentwicklungen des Systems und dem Aufbau eines Netzwerkes aus unterschiedlichen Auditoren. Geplant sind jährlich eintägige Veranstaltungen.. Aussagen zu den Kosten und konkrete Terminplanungen können über die GEFMA Webseite zu gegebener Zeit abgerufen werden. Die für die Auditoren relevanten Informationen werden bis dahin per vermittelt. Zertifizierung GEFMA 160 Nachhaltigkeit im Facility Management Seite 4 von 10

5 3. Die Auditierung Im gesamten Zertifizierungsprozess steht der GEFMA 160 Auditor im direkten Austausch mit GEFMA als Träger der Zertifizierung. GEFMA behält es sich vor, einen Dienstleister zur Unterstützung des technischen Backoffice GEFMA 160 zu berufen. Zum aktuellen Zeitpunkt übernimmt diese Funktion die LCEE Life Cycle Engineering Experts GmbH. Die DGNB - Deutsche Gesellschaft für Nachhaltiges Bauen übernimmt die unabhängige Konformitätsprüfung. Die Kommunikation im Rahmen der Zertifizierung gegenüber dem Auditor erfolgt jedoch stets über GEFMA. 3.1 Vorbereitung und Projektanmeldung Der GEFMA 160 Auditor akquiriert entweder selbständig Zertifizierungsprojekte oder wird durch einen Auftraggeber kontaktiert. In jedem Fall erfolgt eine Vertragsschließung zwischen dem Auftraggeber und dem von GEFMA zugelassenen Auditor, unabhängig von GEFMA und zu individuell verhandelten Rahmenbedingungen (als Vorlage für die vertragliche Grundlage sind verschiedene Leistungsbausteine auf der GEFMA- Website verfügbar). Die Auditierbarkeit und die damit spätere Vergabe der Zertifizierung eines Projektes prüft der Auditor eigenständig im Vorfeld (Pre-Check) und in Absprache mit dem Auftraggeber (Objektverantwortlicher) in einem Kick-Off-Gespräch. Im Falle einer positiven Bewertung der Auditierbarkeit beantragt der Auditor die Anmeldung des Projektes über das Erstkontaktformular auf der GEFMA Website: Nach Angabe der Kontaktdaten des Auditors und des Auftraggebers erhalten die Parteien von GEFMA die auszufüllenden Unterlagen für den grundlegenden Zertifizierungsvertrag (GEFMA - Auftraggeber) digital per und unterzeichnet per Post. Diese beinhalten derzeit: GEFMA-Zertifizierungsvertrag (GEFMA Auftraggeber) Anlage 1: Projektangaben Anlage 2: Dokumentenanforderungen Anlage 3: Ablauf Auditierungsprozess Formblatt Bewertungstabelle als blanko Formblatt Dokumentationsblätter Vertraulichkeitsvereinbarung 3.2 Einreichung Nachdem die vollständig ausgefüllten Vertragsunterlagen bei GEFMA eingegangen sind wird mit dem Auditor ein Datum der Einreichung der Projektdokumentation festgelegt. Zertifizierung GEFMA 160 Nachhaltigkeit im Facility Management Seite 5 von 10

6 Der Auditierungszeitraum ist dabei abhängig von dem Umfang des Projektes (Bsp. Größe des Objektes, Anzahl der Ansprechpartner). Die Koordination der Terminschiene dient vor allem der Kapazitätsplanung auf Seite der DGNB und GEFMA. Während der eigenständigen Auditierung können jederzeit Rückfragen über GEFMA geklärt werden. Fragestellungen können per an die zentrale Adresse versendet werden. Grundsätzlich hat die Einreichung von Unterlagen bzw. Nachweise zur ersten Konformitätsprüfung gesammelt, komplett und vollständig zu erfolgen. Ggf. noch nicht vorhandene oder fehlende Dokumente können nicht im Rahmen einer zweiten Prüfung nachgereicht werden. Die Unterlagen sind gebündelt digital (z.b. auf CD, Stick, etc.) bei GEFMA einzureichen. Die Beschriftung der CDs erfolgt mindestens mit den Angaben: Projektname und -nummer, Auditor sowie Kriteriennummer. Die Ordnerstruktur des digitalen Mediums sollte eindeutig und nachvollziehbar sein. Ein Beispiel für die Ordnerstruktur könnte folgende Darstellung sein (Quelle: DGNB e.v.): Folgende Unterlagen sind für eine GEFMA-160 Zertifizierung und der damit verbundenen Konformitätsprüfung einzureichen: Kriterienübergreifende Dokumente/Nachweise Kriterienspezifische Dokumente /Nachweise Zertifizierung GEFMA 160 Nachhaltigkeit im Facility Management Seite 6 von 10

7 Typische Fehler, die bei der Einreichung der Dokumente vermieden werden sollten: Tools und/ oder Bewertungstabelle liegen nur als PDF vor Ein Projektbezug/ Bezug zum Dienstleister ist nicht erkennbar Das Einreichen von Deckblättern reicht als Nachweis nicht aus. Im Regelfall sollte das komplette Dokument eingereicht werden und der relevante Abschnitt eindeutig markiert sein Es liegt keine ausreichende Erläuterung zu den einzelnen Bewertungen vor Anlagen sind nicht eindeutig beschriftet, liegen falsch oder gar nicht ab Ausschließlich Einreichung der Deckblätter als Nachweisdokument Entscheidende Bereiche der Anlagen sind unkenntlich gemacht Die genauen Anforderungen sind in der Anlage 2 zum Zertifizierungsvertrag Dokumentenanforderungen definiert. Als Vergütung der Zertifizierungsleistungen nach dem Zertifizierungsvertrag erhält GEFMA vom Auftraggeber einen Betrag in Höhe von EUR zzgl. Umsatzsteuer in gesetzlicher Höhe (Die Höhe der Zertifizierungsgebühren entspricht dem aktuellen Stand dieses Dokumentes - Anpassungen durch GEFMA sind vorbehalten). Die Zertifizierungsgebühren sind vollständig durch den Auftraggeber vor dem Datum der Einreichung zu entrichten. Der Auditor reicht pünktlich zum Ablauf der Einreichungsfrist die Projektdokumentation bei GEFMA ein. Die gesamten Unterlagen werden dazu per an die zentrale Adresse Gefma160@gefma.de versendet. Die Dokumente werden nach Prüfung des Zahlungseingangs auf Vollständigkeit geprüft und an die unabhängige Prüfstelle der DGNB weitergeleitet. 3.3 Konformitätsprüfung Die Konformitätsprüfung erfolgt grundsätzlich auf Grundlage der zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses geltenden Version des GEFMA-Zertifizierungssystems bzw. der maßgeblichen (gemäß Gebäudetypologie/Nutzungsform) und vereinbarten Systemvariante. GEFMA wird die Konformitätsprüfung in Zusammenarbeit mit der DGNB wie folgt durchführen lassen: Erste Prüfung: Sobald die Erfüllung der Teilnahmebedingungen nachgewiesen ist, wird die erste inhaltliche Prüfung durchgeführt. Die Ergebnisse dieser Ersten Prüfung werden seitens der DGNB in einem "Vorläufigen Prüfbericht" festgehalten, der ggf. mit Rückfragen Zertifizierung GEFMA 160 Nachhaltigkeit im Facility Management Seite 7 von 10

8 und Anmerkungen versehen über GEFMA an den Auditor verschickt wird, der diesen Vorläufigen Prüfbericht in seiner Eigenschaft als Bevollmächtigter des Auftraggebers in Empfang nimmt. Der zu erwartende Zeitraum für die erste Prüfung liegt bei vier bis sechs Wochen. Einen beispielhaften Auszug für den Prüfbericht zeigt die folgende Abbildung (Quelle: DGNB e.v.): Der vorläufige Prüfbericht gibt dem Auditor eine Rückmeldung über die Bewertungen der eingereichten Dokumentation zu den einzelnen Kriterien. Diese werden entweder akzeptiert [ ], abgelehnt [x] oder als unvollständig [!] gekennzeichnet. Jede abgelehnte oder unvollständige Bewertung wird seitens der DGNB kommentiert und gibt so einen Hinweis auf Nachbesserungspotenzial. Zweite Prüfung: Der Auditor nimmt zum vorläufigen Prüfbericht Stellung und reicht etwa erforderliche weitere bzw. nachgebesserte Unterlagen bei GEFMA ein. Es wird eine zweite inhaltliche Prüfung durchgeführt. Die DGNB entwirft den Abschließenden Prüfbericht und verschickt diesen Entwurf über GEFMA an den Auftraggeber und den Auditor. Der Auftraggeber wird dabei aufgefordert, das Einverständnis mit dem Prüfbericht zu erklären. Der Auftraggeber erklärt schriftlich sein Einverständnis mit dem Prüfungsergebnis. Kommt kein Einverständnis zustande, kann der Auftraggeber wählen, ob er gegebenenfalls ein dem Prüfungsergebnis entsprechendes Zertifikat erteilt haben, darauf verzichten oder eine Dritte Prüfung, welche mit Zusatzkosten verbunden sein wird, durchgeführt haben möchte. Eine Gebührenaufstellung ist in dem Zertifizierungsvertrag definiert. Der zu erwartende Zeitraum für die zweite Prüfung liegt bei zwei bis drei Wochen. Zertifizierung GEFMA 160 Nachhaltigkeit im Facility Management Seite 8 von 10

9 3.4 Zertifizierung GEFMA verschickt das dem Prüfungsergebnis entsprechende GEFMA-Zertifikat sowie eine Plakette an den Auftraggeber. Die Parteien können ersatzweise einvernehmlich festlegen, dass die Übergabe (Verleihung) des GEFMA-Zertifikats bei einer geeigneten öffentlichen Veranstaltung (z.b. im Rahmen von Fachmessen und -Kongressen) erfolgt. GEFMA ist berechtigt, im Rahmen seiner unterschiedlichen Kommunikationsmittel (Internet, Mitgliederschreiben, Pressemitteilungen etc.) auf die Zertifizierung von Projekt und Auftraggeber hinzuweisen, es sei denn, dass der Auftraggeber diesem ausdrücklich schriftlich widerspricht. Das Zertifizierungsergebnis wird als prozentualer Wert in einem Anhang zum Zertifikat angegeben um auch im Rahmen einer Re-Zertifizierung Optimierungen aufzeigen zu können. Im Rahmen des GEFMA 160 Zertifizierungssystems gibt es demnach nur eine binäre Differenzierung im Zertifizierungsergebnis. Eine Re-Zertifizierung sieht GEFMA nach zwei Jahren vor. Die Kosten für die Re- Zertifizierung werden dabei mit niedriger sein als die der Erst-Zertifizierung. Zertifizierung GEFMA 160 Nachhaltigkeit im Facility Management Seite 9 von 10

10 4. Sonstiges Die Vorteile einer GEFMA 160 Zertifizierung sind vielfältig: Vorteile für Nutzer und Mieter Nebenkosten senken. Umwelt schützen. das GEFMA-Zertifikat generiert Prozessoptimierungen im Facility Management und fördert eine langfristige Reduzierung der Betriebskosten Unternehmen zeigen, dass Nachhaltigkeit auch in nachgelagerten Wertschöpfungs-partnerschaften umgesetzt wird Vorteile für Eigentümer Werte steigern. Transparenz schaffen. das GEFMA-Zertifikat erhöht die Chancen bei Vermietung und Verkauf, da Qualität und Ressourceneffizienz nachgewiesen werden eine Zertifizierung schafft Transparenz, diese kann in die Nachhaltigkeitsberichterstattung einfließen Schulung des eingesetzten Personals sichert einen optimalen Gebäudebetrieb partnerschaftliche Optimierungsvorschläge werden mit dem Dienstleister gemeinsam erarbeitet Vorteile für Dienstleister Qualität nachweisen. Prozesse optimieren. das GEFMA-Zertifikat ermöglicht den Nachweis der Dienstleistungsqualität gegenüber Kunden eine Zertifizierung deckt Optimierungspotenziale auf und fördert neue Lösungsansätze Dienstleister können die Immobilien ihrer Kunden systematisch abgleichen und prüfen, ob sie im Bereich Nachhaltigkeit auf dem aktuellen Stand sind Aktuell wird an der Weiterentwicklung des GEFMA 160 Zertifizierungssystems gearbeitet. Dabei steht die Ausweitung des Systems auf eine Clusterzertifizierung im Vordergrund. Die Ausweitung des Systems auf den internationalen Markt ist von Interesse. Zunächst sind Adaptionen in der Schweiz und Österreich geplant. Zur Förderung der Internationalisierung ist im Juni 2015 die englische Übersetzung der Richtlinie GEFMA 160 Nachhaltigkeit im Facility Management erschienen. Zertifizierung GEFMA 160 Nachhaltigkeit im Facility Management Seite 10 von 10