Allianz Shared Infrastructure Services SE. Allianz Shared Infrastructure Services SE

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1 Allianz Shared Infrastructure Services SE Allianz Shared Infrastructure Services SE Geschäftsbericht 2008

2 Auf einen Blick Auf einen Blick Veränderung 2008 zu 2007 in % Kaufmännische Kennzahlen Umsatzerlöse in Mio. EUR 614,2 690,2 11,0 Investitionen in Mio. EUR 74,0 75,2 1,6 Mitarbeiter per ,6 Technische Kennzahlen Rechnerkapazität in MIPS ,2 Plattenspeicher in Terabyte 1) ,0 Server ,2 Workstations ,8 Druckseiten in Mio. Stück ,2 1) Darstellungsänderung Installed-Capacity auf RAW-Capacity

3 Inhaltsverzeichnis Inhalt Aufsichtsrat 4 Bericht des Aufsichtsrats 5 Vorstand 7 Lagebericht 8 Jahresabschluss 21 Bilanz 22 Gewinn- und Verlustrechnung 24 Anhang 25 Bestätigungsvermerk des Abschlussprüfers 33 Abkürzungsverzeichnis 34 3

4 Aufsichtsrat Aufsichtsrat Mitglieder des Aufsichtsrats (ab 31. Oktober 2008) Oliver Bäte Mitglied des Vorstands Allianz SE Vorsitzender Manfred Büttner Angestellter Allianz Shared Infrastructure Services SE Vertreter der Arbeitnehmer (ab 6. November 2008) Patrick Dixneuf Chief Operating Officer Assurances Générales de France Stellvertretender Vorsitzender Jürgen Lawrenz Angestellter Allianz Shared Infrastructure Services SE Vertreter der Arbeitnehmer (ab 6. November 2008) Mitglieder des Verwaltungsrats (bis 31. Oktober 2008) Steffi Brettschneider Angestellte Foratis AG (bis 13. Juni 2008) Dr. Peter Hemeling Chefsyndikus Allianz SE Vorsitzender (ab 14. Juni 2008 bis 31. Oktober 2008) Dr. Adrian Glaesner Referatsleiter Allianz SE (ab 14. Juni 2008 bis 31. Oktober 2008) Dr. Hans-Konrad Ress Referatsleiter Allianz SE Stellvertretender Vorsitzender (ab 14. Juni 2008 bis 31. Oktober 2008) Dr. Christof Mascher Mitglied des Vorstands Allianz Deutschland AG Dr. Friedrich Wöbking Mitglied des Vorstands Dresdner Bank AG 4

5 Bericht des Aufsichtsrats Bericht des Aufsichtsrats Die Allianz Shared Infrastructure Services SE (nachfolgend ASIC SE ) wurde im Juni 2008 als Vorratsgesellschaft von der Allianz SE erworben. Die am 24. April 2008 gegründete Gesellschaft firmierte bis zum 31. Oktober 2008 als Atrium Siebzehnte Europäische VV SE (nachfolgend Atrium ) und verfügte über ein einstufiges Leitungssystem mit einem Verwaltungsrat. Im August 2008 wurde zwischen der Atrium und der Allianz Shared Infrastructure Services GmbH (nachfolgend ASIC GmbH ) ein Verschmelzungsvertrag abgeschlossen, wonach die ASIC GmbH mit wirtschaftlicher Rückwirkung zum 1. Januar 2008 unter Auflösung ihrer Gesellschaft auf die Atrium verschmolzen wurde. Die Verschmelzung wurde am 31. Oktober 2008 wirksam. Gleichzeitig wurde das Leitungssystem der Atrium auf das zweistufige Leitungssystem (bestehend aus Vorstand und Aufsichtsrat) umgestellt und der Name der Gesellschaft in Allianz Shared Infrastructure Services SE geändert. Der nachfolgende Bericht bezieht sich bis zum 31. Oktober 2008 auf die Tätigkeit des Verwaltungsrats der Gesellschaft und ab diesem Zeitpunkt auf die Tätigkeit des Aufsichtsrats. 1. Während des Berichtszeitraums haben der Verwaltungsrat und der Aufsichtsrat der Gesellschaft die Geschäftstätigkeit der Geschäftsführung entsprechend den uns nach Gesetz und Satzung zugewiesenen Aufgaben fortlaufend überwacht und die Geschäftsführung beratend unterstützt. Im Rahmen der Überwachungs- und Beratungstätigkeit ließen wir uns von der Geschäftsführung regelmäßig, zeitnah und umfassend unterrichten. Bis zum 31. Oktober 2008 trat der Verwaltungsrat der Gesellschaft zu zwei Sitzungen zusammen (im April 2008 und Juni 2008). Nach Eintragung der Verschmelzung und der Umstellung auf das zweistufige Leitungssystem am 31. Oktober 2008 hat der sogenannte erste Aufsichtsrat der ASIC SE eine ordentliche Sitzung im Dezember 2008 abgehalten. Im Mittelpunkt der Beratungen des Aufsichtsrats stand die europäische Ausrichtung der Gesellschaft. Wir ließen uns ausführlich über die laufenden Projektaktivitäten informieren und diskutierten eingehend die damit für die Gesellschaft verbundenen organisatorischen und personalpolitischen Auswirkungen. 2. Nachrichtlich sei erwähnt, dass bis zur Eintragung der Verschmelzung ein Aufsichtsrat bei der ASIC GmbH bestand, der sich seit April 2008 nach den Regelungen des Drittelbeteiligungsgesetzes aus vier Vertretern der Anteilseigner und zwei Vertretern der Arbeitnehmer zusammensetzte. Mit Wirksamkeit der Verschmelzung am 31. Oktober 2008 endeten sämtliche Aufsichtsrats- und Geschäftsführermandate bei der ASIC GmbH. 3. Im Hinblick auf die personelle Zusammensetzung von Verwaltungsrat/Aufsichtsrat und geschäftsführenden Direktoren/Vorstand ist Folgendes zu berichten: Der erste Verwaltungsrat der Atrium bestand nach 6 der Satzung aus einem Mitglied, Frau Steffi Brettschneider. Zum geschäftsführenden Direktor wurde Herr Björn Achtruth bestellt. Nach dem Erwerb der Atrium durch die Allianz SE im Juni 2008 legte Frau Brettschneider ihr Verwaltungsratsmandat zum Ablauf des 13. Juni 2008 nieder und Herr Achtruth wurde als geschäftsführender Direktor abberufen. Die Hauptversammlung bestellte die Herren Dr. Peter Hemeling, Dr. Hans-Konrad Ress und Dr. Adrian Glaesner mit Wirkung zum 14. Juni 2008 zu Mitgliedern des Verwaltungsrats. Herr Dr. Hemeling wurde zum Vorsitzenden des Verwaltungsrats und Herr Dr. Ress zum Stellvertretenden Vorsitzenden gewählt. Herr Dr. Christoph Metze wurde mit Wirkung zum 13. Juni 2008 zum geschäftsführenden Direktor bestellt. Am 10. Juli 2008 hat der Verwaltungsrat die Herren Dr. Markus Müller und Dr. Kurt Servatius zu weiteren geschäftsführenden Direktoren der Atrium bestellt. Mit Eintragung des Wechsels vom einstufigen auf das zweistufige Leitungssystem am 31. Oktober 2008 endeten die Mandate der Verwaltungsratsmitglieder und geschäftsführenden Direktoren der Atrium. 5

6 Bericht des Aufsichtsrats Der erste Aufsichtsrat der ASIC SE setzt sich nach 11 der Satzung aus sechs Mitgliedern zusammen; davon sind zwei Mitglieder auf Vorschlag der Arbeitnehmer zu bestellen. Die Hauptversammlung wählte auf ihren Sitzungen am 19. August, 21. Oktober und 6. November 2008 zu den Mitgliedern des ersten Aufsichtsrats der ASIC SE die Herren Oliver Bäte, Patrick Dixneuf, Dr. Christof Mascher und Dr. Friedrich Wöbking als Vertreter der Anteilseigner und die Herren Manfred Büttner und Jürgen Lawrenz als Arbeitnehmervertreter. Herr Bäte wurde zum Vorsitzenden des Aufsichtsrats, Herr Dixneuf zum Stellvertretenden Vorsitzenden des Aufsichtsrats gewählt. Zu Mitgliedern des Vorstands bestellte der Aufsichtsrat die Herren Dr. Markus Müller und Dr. Kurt Servatius (jeweils mit Wirkung zum 31. Oktober 2008). Herr Dr. Müller wurde gleichzeitig zum Vorsitzenden des Vorstands und zum zuständigen Vorstandsmitglied für den Bereich Arbeit und Soziales ernannt. Mit Wirkung zum Ablauf des 31. Oktober 2008 legte Herr Dr. Servatius sein Vorstandsmandat nieder. An seiner Stelle wurde Herr Dr. Martin Elspermann mit Wirkung zum 1. November 2008 zum Vorstand bestellt. Wir danken Herrn Dr. Servatius für seine erfolgreiche Tätigkeit als Mitglied der Geschäftsleitung der ASIC SE und der ASIC GmbH. 4. Die KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, München, hat den Jahresabschluss und den Lagebericht der Allianz Shared Infrastructure Services SE geprüft und für das Geschäftsjahr 2008 einen uneingeschränkten Bestätigungsvermerk erteilt. Jahresabschluss, Lagebericht, Abhängigkeitsbericht und Prüfungsbericht der KPMG lagen allen Mitgliedern des Aufsichtsrats vor und wurden in der Aufsichtsratssitzung am 12. März 2009 in Gegenwart des Abschlussprüfers umfassend behandelt. Aufgrund der eigenen Prüfung dieser von Vorstand und Abschlussprüfer vorgelegten Unterlagen erheben wir keine Einwendungen und schließen uns dem Ergebnis der Abschlussprüfung durch die KPMG an. Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss genehmigt. Der Aufsichtsrat spricht dem Vorstand und allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern für die im Geschäftsjahr 2008 geleistete Arbeit Dank und Anerkennung aus. München, den 12. März 2009 Für den Aufsichtsrat: Oliver Bäte, Vorsitzender 6

7 Vorstand Vorstand Vorstand (ab 31. Oktober 2008) Dr. Markus Müller Diplom-Informatiker Vorstandsvorsitzender (CEO) Zuständiges Vorstandsmitglied für den Bereich Arbeit und Soziales (ab 31. Oktober 2008) Dr. Martin Elspermann Diplom-Ingenieur Mitglied des Vorstands (COO) (ab 1. November 2008) Dr. Kurt Servatius Diplom-Kaufmann Mitglied des Vorstands (COO) (bis 31. Oktober 2008) Geschäftsführende Direktoren (bis 31. Oktober 2008 einstufiges Leitungssystem) Björn Achtruth (bis 13. Juni 2008) Dr. Christoph Metze (ab 13. Juni 2008 bis 31. Oktober 2008) Dr. Markus Müller (ab 10. Juli 2008 bis 31. Oktober 2008) Dr. Kurt Servatius (ab 10. Juli 2008 bis 31. Oktober 2008) 7

8 Lagebericht Lagebericht 1. Allgemeine Angaben Am 31. Oktober 2008 wurde die ASIC GmbH in die ASIC SE umgewandelt. Die Umwandlung erfolgte dabei durch Verschmelzung der ASIC GmbH auf eine Vorrats-SE. Im Vorfeld der Verschmelzung hatte die Allianz SE bereits eine 100%-ige Beteiligung an der ASIC GmbH erworben und die bisherigen Anteilseigner Allianz Informatik Beteiligungsgesellschaft mbh (66,99 Prozent) und Dresdner Bank AG (33,01 Prozent) abgelöst. Mit Wirksamkeit der Verschmelzung wurde die Vorrats-SE in ASIC SE umfirmiert. Durch diese Veränderung wird der zukunftsweisenden Internationalisierung Rechnung getragen. Das 2008 begonnene Profit-Center-Modell für die internationalen Kunden wird im Geschäftsjahr 2009 auf die deutschen Kundengesellschaften ausgeweitet. Das Programm CREDO (Consolidation and Rationalization of the European Data Center Operations) wurde erweitert und umfasst nun zusätzlich Italien, Frankreich, Iberica (Spanien und Portugal) und Osteuropa. Ziel ist nach wie vor die effiziente Bereitstellung von IT-Infrastructure und Services auf Benchmark-Niveau. Der Firmensitz des Unternehmens ist München. Der Aufsichtsrat ist gemäß Teil B Ziffer 2 der Vereinbarung über die Beteiligung der Arbeitnehmer in der ASIC SE vom 6. November 2008 drittel-paritätisch zusammengesetzt, d. h. ein Drittel seiner Mitglieder ist auf Vorschlag der Arbeitnehmer zu bestellen. Dem Aufsichtsrat der ASIC SE gehören gemäß 11 der Satzung zwei Arbeitnehmervertreter an. 2. Strategie Allianz Shared Infrastructure Services SE Eingebettet in die IT-Gesamtstrategie hat die ASIC SE 2007 den Auftrag der Allianz Gruppe erhalten, den Infrastruktur-Betrieb der europäischen Allianz Gesellschaften zu konsolidieren. Ziel ist es, Produkte, Prozesse und Technologien im IT-Bereich zu bündeln und zu standardisieren. Bis 2010 sollen so die Kosten und die Qualität der Infrastruktur-Services auf Benchmark- Niveau gebracht werden. Die Ziele der ASIC SE lassen sich wie folgt zusammenfassen: Konsolidierung der europäischen Rechenzentren Europäischer IT-Shared Services Provider Benchmarkfähige Preise Stabile und qualitativ hochwertige IT-Operations Attraktiver und bevorzugter Arbeitgeber Im Jahr 2008 wurden die gesetzten strategischen Ziele der ASIC SE erfolgreich umgesetzt. Wesentliche Teile der IT-Infrastruktur von 15 westeuropäischen Einheiten wurden in das ASIC Rechenzentrum nach Unterföhring überführt und die Einsparziele konnten erreicht werden. Parallel dazu konnte mit der Einführung der erforderlichen Infrastrukturkomponenten ein wichtiger Meilenstein in der Implementierung des Zielbetriebsmodells bei der Allianz Deutschland AG erreicht werden. Im November 2008 beschloss der Vorstand der Allianz SE, die Konsolidierung des Infrastrukturbetriebs auf alle europäischen Einheiten der Allianz Gruppe zu erweitern (CREDO Phase II Programm). Hierbei handelt es sich um die IT-Infrastruktur der zehn Einheiten in Osteuropa sowie der Rechenzentren der Assurances Générales de France (AGF), Allianz Italien und Allianz Iberica. Mit der AGF wird die ASIC SE einen besonderen Weg der Zusammenarbeit einschlagen. Teile der AGF Informatique und das dortige Rechenzentrum werden als zweiter Produktionsstandort integriert. Die Standorte in Mailand, Barcelona und Bratislava werden als Centers of Competence an die ASIC SE angebunden. Um die notwendigen technischen und organisatorischen Rahmenbedingungen für die europäische Integration der Allianz Rechenzentren zu schaffen, hat die ASIC SE verschiedene Programme aufgesetzt. Hierzu gehören insbesondere das Organisational Transformation Program (OTP) und das Top Quartile for Operational Excellence Program (TOPEX). 8

9 Allianz Shared Infrastructure Services SE Das ASIC OTP-Programm wird 2009 in seine zweite Phase gehen und einen besonderen Fokus auf die Optimierung der Prozess- und Kostenstrukturen legen. Grund dafür ist zum einen die geplante Gründung von Niederlassungen und Centers of Compentence in Italien, Frankreich, Iberica und Osteuropa. Des Weiteren sind auch die Veränderungen im Rahmen des Bankenzusammenschlusses von Dresdner Bank AG und Commerzbank AG zu berücksichtigen. Im Geschäftsjahr 2008 war das Unternehmen für die europäischen Kunden bereits als Profit Center ausgerichtet. Seit Januar 2009 erfolgt die gesamte Verrechnung der ASIC SE als Profit Center. Die gesetzten Ziele im Bereich Human Resources sind durch die Einführung der Fachkarriere und eines übergreifenden Skill Management umgesetzt worden. Zusätzlich dazu wurden im Rahmen einer Mitarbeiterbefragung wichtige Erkenntnisse gesammelt und Aktionen eingeleitet. Diese wurden in einem transparenten Prozess an die Mitarbeiter zurückgespiegelt. Im Bereich der Mitarbeiterförderung werden im kommenden Jahr zusätzlich Initiativen aufgesetzt, um das Karriere- und Performance Management zu stärken und dadurch die ASIC SE in der Innen- und Außenwahrnehmung als einen sehr attraktiven Arbeitgeber zu positionieren. Durch die genannten Initiativen und die konsequente Umsetzung ihrer langfristigen Ziele wird die ASIC SE die Rolle des IT-Shared Services Providers über Landes- und Gruppengesellschaftsgrenzen hinweg nachhaltig stärken können und so weiter einen wesentlichen Beitrag zur Strategie der Allianz Gruppe leisten. 3. Strategische Geschäftsfelder Die ASIC SE ist der internationale IT-Infrastruktur-Dienstleister der Allianz Gruppe. Dabei stehen die Bedürfnisse und der Wettbewerbsvorteil der Kunden im Mittelpunkt. Die ASIC SE erbringt dabei Dienstleistungen in folgenden Geschäftsfeldern: Projects & Consulting Application & Data Services Infrastructure Print & Output Services Workplace (incl. Network und Telecommunication) Die Dienstleistungen im Bereich Workplace-, Network und Telecommunication werden als Managed Services zugekauft. Unterstützt werden die Geschäftsfelder durch folgende Querschnittsfunktionen: Security Manage & Source Projects & Consulting Die Abteilung Shared Application Services ist für die Planung und Einführung von Applikationen und Services auf geteilten Plattformen zuständig. Sie stellt in der Konzeptions- und der Realisierungsphase die Integration in die bestehende Anwendungs- und Systemumgebung sicher und überführt die Systeme in den produktiven IT-Betrieb. Sie ist für die Konfiguration kundenspezifischer Applikationsanforderungen verantwortlich. Den Kunden werden innerhalb des Geschäftsfeldes Projects & Consulting neue Technologietrends aufgezeigt und sie werden laufend hinsichtlich der IT-Standards und der IT-Architektur auf geteilten Plattformen beraten. Dabei steht der Anspruch, den Automatisierungs- und Standardisierungsgrad zu erhöhen und Skaleneffekte zu erzielen, immer im Mittelpunkt. Application & Data Services/ Infrastructure Im Jahr 2008 wurden nach den Host-Umzügen 2007 auch die ersten großen Server-Umzüge von europäischen Gesellschaften in das Rechenzentrum Unterföhring erfolgreich durchgeführt. Dazu war es notwendig, eine komplexe Infrastruktur für die Netzverbindungen und Firewalls sowie für Datenspeicher und Datensicherung zur Verfügung zu stellen. Im laufenden Betrieb wurde ein großer Teil der veralteten Netze und Firewalls für die bestehenden Server-Umgebungen auf eine neue Plattform umgestellt. Dabei wurden gleichzeitig die Durchsatzkapazitäten erheblich erhöht. Das Projektgeschäft der Kunden und der interne Bedarf an Servern war 2008 auf einem etwas höheren Niveau als im Vorjahr. So sind rund 700 neue Server installiert und die Plattenspeicher sind um mehr als Terabyte erweitert worden. Print & Output Services Das Geschäftsfeld Print & Output Services setzte 2008 viele Optimierungsmaßnahmen für technische und organisatorische Abläufe um und initiierte Aktivitäten zur Ressourcenschonung. Schnellere Kuvertieranlagen trugen dazu bei, Kosten zu optimieren und gleichzeitig Kapazitäten zu erhöhen. In Arbeitsgruppen wurden ausgewählte Prozesse und Lastenverteilungen neu festgelegt. 9

10 Lagebericht Die Schichtzeiten wurden optimiert und Ausbildungsmaßnahmen verstärkt. Als Ergebnis all dieser und weiterer Maßnahmen kann nun Vollfarbdruck vom Großrechner als neue Dienstleistung angeboten werden. Um den CO 2 -Ausstoß zu reduzieren und Ressourcen zu schonen, wurde das gesamte Spektrum des Ressourcenverbrauchs untersucht und Reduktionsansätze bewertet. Dabei konnten 2008 folgende Ergebnisse erzielt werden: CO 2 -neutrale Kundenpostzustellung durch die Post AG im Rahmen der GoGreen-Initiative Ersatz nahezu aller täglichen LKW-Transporte zu den Niederlassungen der ADAG durch Paketversand Umstellung des internen Listenpapiers auf Recyclingpapier Verwendung von FSC- (Forest Stewardship Council) zertifiziertem Papier aus nachwachsenden Rohstoffen Reduzierung des Abfalls durch neuartige Verpackungseinheiten bei Kuverts Alle diese Maßnahmen haben dazu geführt, die Produktionsmenge bei gleichbleibenden Fixkosten um fast zehn Prozent zu steigern. Gleichzeitig konnte der CO 2 - Verbrauch reduziert werden. Workplace Das Jahr 2008 stand für das Geschäftsfeld Workplace im Zeichen der Umsetzung der strategischen Partnerschaft zwischen der ASIC SE und dem Provider Fujitsu Services GmbH (Fujitsu). Im Geschäftsfeld Workplace sind alle Produkte und Services rund um den PC-Arbeitsplatz zusammengefasst und werden aus einer Hand gesteuert. Dies erfolgt produktorientiert entlang der Bereiche Network, Telecommunication und Workplace. Es war notwendig das Geschäftssegment Managed Services in der täglichen Praxis zu festigen und wo erforderlich qualitativ anzupassen. Im Bereich Network hat Fujitsu begonnen, die Local Area Networks (LAN) einem Refresh zu unterziehen. Mit diesem Vorhaben wird das Netzwerk optimiert, mit einer einheitlichen Topologie auf Power over Ethernet für Voice over IP ausgestattet und auf eine höhere Bandbreite (Ziel: 100 Mbps am Client) umgestellt. Die LANs von acht Standorten sind bereits optimiert. An den verbleibenden Standorten wurde mit der Umstellungsplanung begonnen. Im Bereich Telecommunication wurde der Aufbau und die Inbetriebnahme der Customer Care Center (CCC)/ Product & Process Center (PPC) in den Dienstleistungsgebieten Nordost, Südwest, Südost fortgesetzt und damit das Projekt erfolgreich beendet. Die Integration der von Fujitsu erbrachten Services prägte die Aktivitäten im Bereich Workplace. Der Schwerpunkt lag auf der Optimierung der Services unter Beachtung der wirtschaftlichen Aspekte. Das Workplace Efficiency Program (WEP) wurde in weitere Allianz Gesellschaften transportiert. Security Im Geschäftsjahr 2008 sind wie im Vorjahr keine signifikanten Sicherheitsvorfälle aufgetreten. Die Rahmenrichtlinien des Group Information Security Framework (GISF) wurden einschließlich aller Änderungen und Weiterentwicklungen berücksichtigt. Zur Umsetzung des Security Framework erstellt und pflegt die ASIC SE die Konfigurationsrichtlinien und Security-Prozessvorgaben in den ASIC Security Specifications (ASS). Sie wurden im Rahmen des jährlichen Review überarbeitet. Das Berichtswesen zur IT-Security umfasst den wöchentlichen Statusbericht mit aktuellen Schwachstellenmeldungen und den Aktionen zur Behebung. Das Monats- Reporting ist ebenfalls Teil des Berichtswesens. Relevante monatliche Sicherheitsereignisse und Statistiken zur Mailware-Abwehr und zur Spam-Erkennung sind ebenso enthalten wie Übersichten zum Security Incident Handling (Bearbeitung von Sicherheitsvorfällen). Fortschrittsberichte zu Umsetzungsmaßnahmen ergänzen das Berichtswesen. Im Rahmen der Konsolidierung der europäischen Rechenzentren werden die Security-Prinzipien mit den lokalen Information Security Officers behandelt. Die begleitenden Security Services zur Absicherung der geteilten Infrastruktur sind im Aufbau. Manage & Source Unter Manage & Source werden die Querschnittsfunktionen, die Dienstleistungen für die Geschäftsfelder der ASIC SE erbringen, zusammengefasst. Die wesentlichen Funktionen sind die Betriebswirtschaft, die Innenrevision, der IT-Einkauf, die Kommunikation, das Personalwesen und das Risiko-Controlling. Das betriebswirtschaftliche Aufgabenfeld umfasst hierbei den kompletten kaufmännischen Prozess vom Rechnungswesen über die Kostenrechnung bis hin zur Fakturierung. Zur Unterstützung des Managements werden darüber hinaus zentrale Controlling-Instrumente bereitgestellt, die eine zeitnahe und fundierte Unternehmenssteuerung ermöglichen. Die Prüfungen der internen Revision stellen eine wichtige Maßnahme zur Sicherstellung der Ordnungsmäßigkeit, der Sicherheit und der Wirtschaftlichkeit der Betriebsund Geschäftsabläufe dar. Damit wird die Geschäftsleitung bei der Wahrnehmung ihrer Kontrollfunktion unterstützt. Die interne Revision führt sowohl eigene als auch 10

11 Allianz Shared Infrastructure Services SE gemeinsame Prüfungen (Joint Audits) mit den Revisionseinheiten der einzelnen Konzerngesellschaften durch. Der zentrale IT-Einkauf der ASIC SE agiert national und international für die gesamte Allianz Gruppe und erzielt somit hohe Service-Qualitäten bei einem attraktiven Preisniveau. Die ASIC SE wird weiterhin strategische und operative Beschaffungsdienstleistungen für ihre nationalen Kunden erbringen und die bereits erzielten Erfolge in der Optimierung von Kundenschnittstellen und Prozessen fortsetzen. International treibt die ASIC SE Standards in der Beschaffung von Hardware, Software und Services weiter voran und strebt ein zentrales Einkaufsmodell bis Ende 2009 für alle standardisierten IT-Produkte an. Im Einkauf sind auch die Funktionen IT-Vertragsrecht, Vertragsmanagement, SOX-Steuerung (Sarbanes-Oxley Act) und Controlling/Reporting gebündelt. 4. Personal Zum 31. Dezember 2008 waren aktive Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an den drei Hauptstandorten der ASIC SE in München, Frankfurt am Main und Stuttgart beschäftigt. Damit ist ein Zuwachs gegenüber dem Vorjahr von acht Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu verzeichnen (Stand 31. Dezember 2007: aktive Mitarbeiter). Im Rahmen von Aufgabenverlagerungen von Referaten gingen 28 Mitarbeiter zur Allianz Deutschland AG (ADAG) über. Die Auszubildenden werden zentral am Standort München ausgebildet. Insgesamt sind 18 Auszubildende je Ausbildungsjahrgang sechs Mitarbeiter beschäftigt. Hauptstandorte 5. Schwerpunkte des Jahres 2008 Ein bedeutender Schwerpunkt des Geschäftsjahres 2008 war die Umwandlung der ASIC GmbH in eine Europäische Aktiengesellschaft (Societas Europaea = SE). Die SE bietet europäischen Unternehmen die Möglichkeit, EUweit als rechtliche Einheit aufzutreten. Mit der steigenden Europäisierung der ASIC SE war dies ein konsequenter und zukunftsweisender Schritt in der Unternehmensentwicklung. ESP Das European Sourcing Project (ESP) verfolgte das Ziel, die Managed Services (Network-, Telecommunicationund Workplace-Leistungen) für die europäischen Allianz Einheiten an einen externen Provider zu übertragen. Mitte November 2008 hat das ASIC Executive Committee (AEC) entschieden, ESP nicht weiter fortzuführen. Nach einem vielschichtigen Auswahlverfahren lagen zwei Provider mit ihren finalen Angeboten über den aktuellen Kosten der Ländergesellschaften. Aufgrund der durch die Ausschreibung erzeugten Wettbewerbssituation konnten in den Ländern jedoch signifikante preisliche Verbesserungen mit den bisherigen lokalen Providern verhandelt werden. Dadurch kann der Allianz Konzern jährliche Einsparungen in Höhe von rund elf Millionen Euro verzeichnen. GRP Der Allianz Konzern hat das Global Reporting Program (GRP) initiiert, das die weltweite Standardisierung des kaufmännischen Reporting innerhalb der gesamten Allianz Gruppe zum Ziel hat. Dies gilt sowohl für das interne als auch für das externe Reporting. Folgende Punkte sollen erreicht werden: Verbesserung der Datenqualität, der Übermittlungsgeschwindigkeit und der Effizienz bei der Datenübermittlung an den Allianz Konzern Beschleunigung des Reporting und der Entscheidungsfindung aus Sicht der Allianz Gruppe Erhöhung der Effizienz bei gleichzeitiger Reduktion der Kosten München Frankfurt am Main Stuttgart Die Umsetzung dieser Ziele soll im Wesentlichen erfolgen durch: Best practice sharing über alle operativen Allianz Einheiten Harmonisierung von Prozessen und Systemen 11

12 Lagebericht Bei der ASIC SE wurde GRP in Bezug auf die fachlichen Anforderungen im Accounting und im Controlling eingeführt. Hierbei wurde die Implementierung in mehreren Stufen durchgeführt. Dies umfasste gemäß GRP-Vorgaben: die Einführung neuer Kostenstellen für die Jahresplanung 2009, zehnstellig statt sechsstellig die Einführung eines neuen Kontenplans, zehnstellig statt sechsstellig die Einführung von International Financial Reporting Standards (IFRS) die Einführung einer neuen Cost-Accounting- Verrechnung CREDO Das Jahr 2008 stand für die ASIC SE und insbesondere für das Programm CREDO ganz im Zeichen der Anpassung der internen Prozesse, Strukturen und Werkzeuge an das internationale Geschäft. So wurde beispielsweise die Entwicklung und Dokumentation der Prozesse Incident-, Problem- und Change-Management weitgehend fertiggestellt und mit den Kunden der ASIC SE abgestimmt. Diese Prozesse werden nun sukzessive umgesetzt und durch den Aufbau des IPM-Tools (Incident Problem Management) unterstützt. Des Weiteren wurde im Jahr 2008 mit dem Aufbau einer Configuration Management Database (CMDB) begonnen. Zusammen mit der ADAG wurden zunächst erste Anwendungen prototypisch in der CMDB abgebildet. Die Zusammenarbeit zwischen der ASIC SE und ihren Kunden wird zukünftig mittels einheitlich definierter Schnittstellen stattfinden. Im Rahmen des Projektes European Provider Set-up wurde die thematische Abgrenzung dieser Schnittstellen und das Zusammenwirken der Einheiten und Prozesse festgelegt. Grundlage für die Geschäftsbeziehung mit den internationalen Gesellschaften bildet ein Rahmenvertragswerk, das Master Service Agreement (MSA). Bis Ende 2008 wurde das MSA von Allianz UK, Allianz Irland, Allianz Niederlande, Allianz Belgien, Allianz Global Corporate & Specialty (AGCS), Allianz Suisse und Darta Savings unterzeichnet. Mit weiteren Gesellschaften, die zukünftig Services der ASIC SE beziehen, wurde das MSA abgestimmt. Die technische Migration lief 2008 weitgehend nach Plan. Bis Ende 2008 wurden die Mainframes der Allianz Belgien, Niederlande, Österreich, Schweiz, UK und von Euler Hermes nach Unterföhring migriert und befinden sich im Stadium des Virtual Platform Hosting (VPH), der ersten von drei angebotenen Servicestufen. Die Server der Allianz Belgien, UK (teilweise) und Irland wurden nach Unterföhring migriert und befinden sich ebenfalls im VPH-Stadium. Als besonderer Erfolg kann die Migration des Test Labs der Allianz UK bezeichnet werden: Hierbei wurden unter enormen zeitlichen Restriktionen unter anderem über 100 Server, 20 Netzwerkanwendungen und Gigabyte Plattenspeicher erfolgreich nach Unterföhring migriert. Ebenfalls erfolgreich verlief die Migration der Server der AGCS, die sich als erste europäische Einheit bereits auf der zweiten Servicestufe, dem Infrastructure Hosting (ITH) befindet. Konsolidierung und Rationalisierung der europäischen Rechenzentren nach München (Projekt CREDO) Phase 1 Phase 2 IT-Billing Zeitplanung der Konsolidierung in zwei Phasen ADAG / Dresdner Bank Allianz Insurance Plc, UK Allianz Ireland Allianz Netherlands Allianz Suisse Allianz Belgium Allianz Global Corporate & Specialty Allianz Austria Allianz Worldwide Care, Ireland Mondial Assistance Group Darta Savings, Ireland Allianz Re Ireland Allianz Greece Die Group Infrastructure Services beinhalten die vom Allianz IT-Committee definierten gemeinsamen Services der Allianz Gruppe. Dazu gehören unter anderem das weltweite AWIN-Netzwerk (Allianz Worldwide IP Network), das eine gesicherte Kommunikation der verschiedenen Allianz Gesellschaften in aller Welt ermöglicht, sowie Group Directory Services, Group Intranet Infrastructure Services und Mail Routing ging gemäß einem Vorstandsbeschluss der Allianz SE die Verantwortung für das IT-Billing der Group Infrastructure Services von der Holding IT zur ASIC SE über. Die ASIC SE erbringt diese Services für ca. 80 Allianz Gesellschaften weltweit. Das vom IT-Committee vorgegebene Budget wurde dabei nicht überschritten. Innerhalb der ASIC SE sind im Jahr 2008 verschiedene Initiativen aufgesetzt worden, die darauf abzielten, die Services qualitativ hochwertiger und kosteneffizienter für die Gruppe zu erbringen. Durch diese Initiativen konnten Kosteneinsparungen von ca. 15 Prozent für 2009 erreicht werden. Vielfältiges Umwelt-Engagement Frankreich und AZ New Europe Italien, Spanien, Portugal Die ASIC SE leistet an vielen Stellen einen wichtigen Beitrag, um durch effizientere Energienutzung den Verbrauch und damit die CO 2 -Emissionen innerhalb des Allianz Konzerns zu senken. Geschlossene Recycling- Kreisläufe bei allen verwendeten Ressourcen wie Papier, Toner, Entwickler oder Fixieröle gehören schon seit Jahren zum Standardprogramm. Zusätzlich wird vermehrt Papier aus nachwachsenden Rohstoffen bzw. Recycling- 12

13 Allianz Shared Infrastructure Services SE papier verwendet. Für die Kühlung der Rechner im Betriebsgebäude wird zudem seit 2008 auf einen eigens angelegten Brunnen zurückgegriffen. Auf die Nutzung von Trinkwasser kann somit verzichtet werden. Eine weitere Reduzierung des Energieverbrauchs wird durch die Virtualisierung der Rechnersysteme erreicht. Die Allianz sensibilisiert ihre Mitarbeiter laufend für den sparsamen Umgang mit Ressourcen und die aktive Teilnahme an der Umweltaktion des Konzerns. Darüber hinaus gibt es auch technische Funktionen wie beispielsweise Wake on LAN, die den Mitarbeitern helfen zur Senkung des Stromverbrauchs beizutragen. Im Rahmen der GoGreen-Initiative der deutschen Post versendet die ASIC SE seit Juli 2008 die deutsche Allianz Kundenpost CO 2 -neutral. Das bedeutet, der Versand der über 140 Millionen Briefe erfolgt unter Einsatz alternativer Fahrzeuge und Kraftstoffe oder die CO 2 -Emissionen werden über zertifizierte Klimaschutzprojekte ausgeglichen. Pro Jahr werden dadurch über Tonnen Kohlendioxid ausgeglichen. Für ihr herausragendes Go-Green- Engagement nahm die ASIC SE im November 2008 den DHL Innovation Award in der Kategorie Best innovation implemented by DHL customers für die Allianz entgegen. ABS Seit 2006 wird über das Allianz Business System (ABS) und den Weg der Allianz in das Zielbetriebsmodell (ZBM) berichtet. Zentraler Gedanke des ZBM ist eine ganzheitliche Kundenbetreuung, um den veränderten Marktanforderungen gerecht zu werden. Das neue Betriebsmodell hat den gemeinsamen koordinierten Marktauftritt der Sach-, Leben- und der privaten Krankenversicherung der ADAG zum Ziel. Die Geschäftsprozesse und die Fachbereiche werden in zentralen Anlaufstellen gebündelt. Um dies zu ermöglichen, wurden zunächst sämtliche Dienstleistungsgebiete der ADAG mit ABS-Arbeitsplätzen ausgestattet. Den Anfang machte 2007 das Dienstleistungsgebiet Nordost mit insgesamt ABS-Clients. Darauf folgten 2008 die Dienstleistungsgebiete Nordwest mit ABS-Clients, Südost mit ABS-Clients und Südwest mit ABS-Clients. Somit sind derzeit mehr als ABS-Clients in Deutschland im Einsatz. Zusätzlich wurden insgesamt Arbeitsplätze mit einer einzigartigen Computer-Telefonie-Integrationsanlage (CTI) ausgestattet. Neben dem ABS-Rollout war der größte Meilenstein im ABS-Projekt 2008 der Releasewechsel auf ABS-Release 2.0 mit Integration der Sparte Tierkrankenversicherung (TKV). Der Wechsel war sowohl fachlich als auch organisatorisch eine Herausforderung. Er beinhaltet einen Strukturumbau der ABS-Datenbank, die Initialisierung verschiedener Datenbestände und die Software-Versorgung auf Clients. Daneben erfolgte die erstmalige Anbindung von ABS an föderale Systeme, wie zum Beispiel Policierung, In-/Exkasso, Folge-Rechnungs-Druck und Schadenbearbeitung. Die ASIC SE begegnete diesen Anforderungen mit der Entwicklung umfassender Fallback-Szenarien und einer detaillierten Ablauf- und Einsatzplanung und konnte so den Releasewechsel erfolgreich durchführen. Bereits Anfang Oktober 2008 folgte mit dem Release 2.2 die Aufnahme der Sparte Reisekrankenversicherung (RKV) in ABS. CFI Auch 2008 wurde von der ASIC SE die Customer Focus Initiative (CFI) als Teil der 3+Eins Aktivitäten des Allianz Konzerns fortgeführt. Mit CFI möchte die ASIC SE ein umfassendes Bild von Kundenbedürfnissen und -anforderungen erlangen. Ziel ist es, die Kundenloyalität zu erhöhen und Leistungsverbesserungen zu erzielen. Die wichtigste Schnittstelle der ASIC SE zum Kunden ist der Service Desk. Deshalb setzen Fujitsu und die ASIC SE seit Oktober 2007 an dieser Stelle gemeinsam den NPS-Prozess (Net Promoter Score) ein. NPS wird in der Allianz Gruppe verwendet um festzustellen, wie zufrieden die Kunden sind. Über das Beschwerdemanagement und NPS existiert ein enger Kontakt zum Kunden. Regelmäßig wird Feedback eingeholt und ausgewertet. Sowohl die etwa Beschwerden, die bei der ASIC SE im Laufe des Jahres aufgenommen wurden, als auch ca im Rahmen des NPS geführte Feedback-Gespräche vermitteln ein umfangreiches Bild der Kundenwünsche. In sogenannten Initiativ-Workshops werden regelmäßig, getrennt nach den jeweiligen Berührungspunkten zum Kunden, die aufgenommenen Rückmeldungen analysiert und bewertet. Die so gesammelten Erkenntnisse werden schließlich durch Service Recovery verarbeitet und kommen so direkt den Kunden wieder zugute. ECON Bis Ende 2009 soll die Verantwortung für die -Systeme (ECON: -Consolidation) der größten Gruppengesellschaften bei der ASIC SE gebündelt werden. Das bedeutet, die ASIC SE wird zukünftig über Mailboxen weltweit betreuen. Mit der Implementierung wurde Ende 2008 in Europa gestartet. Bis zum Jahresende wurden bereits über Mailboxen auf Microsoft Exchange 2007 umgestellt. Nach und nach werden weitere europäische Länder migriert werden, gefolgt von den asiatischen und amerikanischen Gruppengesellschaften. Durch die Bündelung der Systeme wird die Komplexität weltweit reduziert und die Service- und 13