Ortrun Grill, Charlotte von Braunschweig 1. Ausgabe, Januar Überzeugend präsentieren mit PowerPoint 2007

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1 Ortrun Grill, Charlotte von Braunschweig 1. Ausgabe, Januar 2010 Überzeugend präsentieren mit PowerPoint 2007 SWP-PRAESPOW2007

2 Inhalt Zu diesem Buch 4 1 Die erfolgreiche Präsentation Überzeugend präsentieren Verteilung der Informationen auf unterschiedliche Präsentationsbestandteile Die Erfolgskomponenten einer Präsentation Eine Präsentation planen Erste Schritte zu einer erfolgreichen Präsentation Was wollen Sie erreichen? Wen wollen Sie erreichen? Wie stellen Sie Ihre Informationen zusammen? So ordnen Sie Informationen und planen den Aufbau Raum- und Zeitplanung Auswahl der Hilfsmittel für den Vortrag Auf einen Blick Beispielpräsentation: Tourismus aktuell Übungen Inhalte visualisieren So wird der Inhalt bildlich Mit Bildern und Grafiken visualisieren Texte formulieren Storyboard erstellen Auf einen Blick Übungen Eine Präsentation erstellen Erste Schritte mit PowerPoint Textfolien erstellen Folien mit Aufzählungstext erstellen Fertige Gliederung aus Word importieren Zwischen den Folien wechseln Text markieren, bearbeiten und löschen Mit Folien arbeiten Ein Folienlayout zuweisen Foliendesigns nutzen Präsentation speichern und schließen Präsentation neu erstellen bzw. öffnen Präsentationen und Folien gemeinsam verwenden Auf einen Blick Übungen Folien und Folientexte gestalten Texte gestalten Farben wirkungsvoll einsetzen Farben selbst zusammenstellen Eigene Designs erstellen und speichern Individuelle Layouts mit dem Master gestalten Eigene Vorlage erstellen und verwenden Auf einen Blick Übungen HERDT-Verlag

3 Inhalt 6 Grafische Elemente und Mediaclips einfügen Schaubilder und bildhafte Elemente nutzen Schaubilder mit SmartArt-Grafiken erstellen Eigene Zeichnungen erstellen Zeichenobjekte gestalten Text tabellarisch darstellen Bilder und Grafiken einfügen Videos einfügen Folien mit Animationen versehen Auf einen Blick Übungen Mit Diagrammen visualisieren Den passenden Diagrammtyp finden Diagramme erstellen Diagramme bearbeiten Daten und Diagramme aus Excel importieren Auf einen Blick Übungen Die Präsentation fertigstellen Zeitmanagement für den Vortrag Die Bildschirmpräsentation ablaufen lassen Redenotizen erstellen Begleitmaterial für die Teilnehmer erstellen Die Präsentation für den Transport vorbereiten Die Präsentation transportieren Auf einen Blick Übung Die Präsentation halten Den Vortrag vorbereiten Hilfsmittel für die Präsentation anordnen Rechner und Beamer verbinden Mit einem Presenter die Bildschirmpräsentation steuern Ihr persönliches Auftreten Die Präsentation proben Wirksame Methoden gegen Lampenfieber Mit Fragen aus dem Publikum umgehen Vorbereitung für den Vortragstag Trouble-Shooting - auf Störungen reagieren Auf einen Blick Übungen Die Präsentation nachbereiten Nach der Präsentation ist vor der Präsentation Checkliste für die Nachbereitung Checkliste Fremdeinschätzung Der Bewertungsbogen Auf einen Blick Übungen Anhang 168 Stichwortverzeichnis 170 Bildquellenverzeichnis 173 HERDT-Verlag 3

4 3 3 Inhalte visualisieren Voraussetzungen Ziele festlegen und die Zielgruppe einer Präsentation definieren Inhalte, Aufbau und zeitlichen Ablauf einer Präsentation planen Medien für den Vortrag auswählen Erfahrung im Umgang mit einem Textverarbeitungsprogramm, z. B. Word 2007 Ziele Geeignete Visualisierungen auswählen bzw. entwickeln Visualisierungen verständlich und aussagekräftig aufbereiten HERDT-Verlag 31

5 3.1 So wird der Inhalt bildlich Der für die Zuhörer sichtbare Bestandteil Ihrer Präsentation: Die Folien Nachdem Sie die Ziele und die Zielgruppe definiert haben und die Inhalte für die Präsentation ausgewählt und gegliedert haben, können Sie beginnen, die Inhalte zu visualisieren. Das bedeutet, Sie entscheiden, welche Informationen Sie auf Folien darstellen. Diese Informationen stehen während der Präsentation dem Publikum optisch zur Verfügung. Präsentation Vortrag Folien Handzettel alle wichtigen Informationen Elemente, die das Erreichen des Präsentationsziels unterstützen, z. B. kurze Texte als Aufzählung, Grafiken oder Diagramme Informationen (auch Zusatzinformationen, die über das Vortragsziel hinausgehen) für die Teilnehmer Folien erzeugen Sie mit einem Präsentationsprogramm wie PowerPoint 2007, mit dem Sie Folien am Computer erstellen und ausdrucken oder die Präsentation als Bildschirmpräsentation ablaufen lassen und mithilfe eines Beamers auf eine Wand oder Leinwand projizieren können. Inhalte darstellen - wann und wie? Überlegen Sie, bevor Sie Ihre Inhalte auf die Folien bringen, wie Sie die Inhalte darstellen möchten, z. B. als Text, Tabelle, Bild, Schaubild, Diagramm usw. 32 HERDT-Verlag

6 Wann visualisieren? Gemäß dem Sprichwort "Ein Bild sagt mehr als tausend Worte" sind Visualisierungen immer dann ideal, wenn Sie Ihr Thema auf den Punkt bringen möchten und der Betrachter mit einem Blick das Wesentliche erfassen können soll. Für folgende Inhalte eignen sich Visualisierungen anstelle von Text sehr gut: Kursentwicklung einer Aktie als Diagramm Zusammenspiel verschiedener Faktoren als Schaubild Schönheit einer Landschaft als Foto HERDT-Verlag 33

7 Wie visualisieren? Welche Elemente (Diagramme, Bilder, Grafiken) Sie zur Visualisierung einsetzen, hängt von unterschiedlichen Faktoren ab. Beispiel: Oft werden Diagramme zur Visualisierung von Zahlenwerten genutzt. Das ist aber nur dann sinnvoll, wenn die Zahlenwerte miteinander verglichen werden können, wie z. B. die Entwicklung zweier Aktienkurse. Soll aber z. B. gezeigt werden, wie lange bei einer Kühlbox die Kühlung abhängig von der Außentemperatur anhält, sind eine Tabelle oder Text besser geeignet. Wichtige visualisierende Elemente sind: Bilder, Grafiken, Fotos Diagramme Schaubilder und Symbole Zudem können Sie auch kurze Filme in Ihre Präsentation integrieren, z. B. einen Film, der Kundenreaktionen auf ein neues Produkt zeigt, oder ein Video, das eine neue Produktionshalle vorstellt. Tipps Visualisieren Sie Sachverhalte ohne Folien: Halten Sie einen passenden Gegenstand hoch oder veranschaulichen Sie durch eindeutige Gesten das Gesagte. Geht es bei der Präsentation um ein Produkt, können Sie jedem (!) Teilnehmer ein Muster in die Hand geben. Mischen Sie verschiedene Medientypen: Spielt z. B. ein bestimmtes Diagramm eine zentrale Rolle bei Ihrer Präsentation, heften Sie nach dessen erster Erwähnung einen Ausdruck davon an die Pinnwand. Sie können dann immer wieder auf das Diagramm zu sprechen kommen und haben zusätzlich die visuelle Unterstützung durch den Ausdruck. Recherchieren Sie im Internet: Um Ideen für die Visualisierung zu erhalten, fassen Sie die entsprechende Thematik in einem Begriff oder in möglichst wenigen Worten zusammen. Suchen Sie dann im Internet mithilfe der Bildersuche einer Suchmaschine, z. B. Google ( nach den Begriffen. In den Ergebnissen können Sie Anregungen für Ihre Visualisierung finden. 34 HERDT-Verlag

8 3.2 Mit Bildern und Grafiken visualisieren Einen Großteil der Informationen, die uns erreichen, nehmen wir über die Augen auf. Aus diesem Grund sind Fotos und Zeichnungen in Präsentationen oft wirkungsvoller und überzeugender als Text. Woher bekommen Sie geeignete Bilder? Sie können selbst Fotos machen und Zeichnungen erstellen oder nach geeigneten Motiven im Internet suchen. Auf folgenden Websites finden Sie Bildmaterial: Fotos, Zeichnungen etc. finden Sie im Internet z. B. auf der Website des MEV-Verlags ( bei oder Fotos verschiedener deutscher Bildagenturen können Sie auf der Website finden. Auf der Website des Bundesverbands der Pressebild-Agenturen und Bildarchive (BVPA) können Sie im Bereich Mitglieder alle angeschlossenen Agenturen des Verbands auflisten und nach spezialisierten Anbietern suchen. Wichtiger Hinweis Beachten Sie auf jeden Fall immer die Lizenzbedingungen und das Urheberrecht. Informationen hierzu finden Sie beispielsweise im Internet unter Wie wählen Sie das passende Bild? Beachten Sie bei der Bilderwahl folgende Kriterien: Das Bild sollte alle relevanten Informationen enthalten, möglichst aber keine überflüssigen Details. Achten Sie auf eine ausreichende Bildqualität (Farben, Auflösung etc.) und Bildgröße. Wenn Sie ein Bild für die Folie stark vergrößern, leidet die Bildqualität. Möchten Sie Ihre Präsentation computergestützt vorführen, sind für Bildschirmpräsentationen Bilder im Querformat meist besser geeignet als Bilder im Hochformat. Verwenden Sie bei Pixelgrafiken wie z. B. Digitalfotos Dateiformate, die wenig Speicherplatz benötigen, wie JPG, GIF und PNG. HERDT-Verlag 35

9 Mit Grafiken visualisieren Auch Grafiken sind oft gut zur Visualisierung geeignet. Viele komplexe Grafiken, wie z. B. technische Zeichnungen, Grundrisse, Landkarten etc., enthalten jedoch oft so viele Informationen, dass es Teilnehmern, die mit der Thematik nicht vertraut sind, schwerfällt, das Wesentliche zu erkennen. Prüfen Sie daher alle Grafiken auf ihre Verständlichkeit und erstellen Sie gegebenenfalls unterschiedliche Varianten Ihrer Grafik. Hier ein Beispiel: Erstellen Sie bei Ihrer Vorbereitung aus einer komplexen Grafik eine vereinfachte Variante. Zeigen Sie während der Präsentation als Erstes die vereinfachte Variante der Grafik und ergänzen Sie sie Schritt für Schritt, z. B. über mehrere Folien hinweg. Grafik auf der ersten Folie Grafik auf der zweiten Folie Grafik auf der dritten Folie Zusätzlich können Sie die wesentlichen Teile mit einer farbigen Umrahmung kennzeichnen oder die Konturen nachziehen. 36 HERDT-Verlag

10 3.3 Texte formulieren Auch Texte können Sie visuell aufbereiten. Dadurch wird der Text übersichtlich und leicht verständlich und er unterstützt Sie beim Erreichen des Präsentationsziels. Verwenden Sie kurze Aufzählungspunkte, die Sie beim Vortragen ausführen und erläutern. Verwenden Sie nur in Ausnahmefällen ganze Sätze. Beachten Sie beim Formulieren von Folientexten folgende Kriterien: Kürze Einfachheit Übersichtlichkeit Einzeiliger, aussagekräftiger Folientitel Text als Aufzählung: wenige Aufzählungspunkte, knappe Formulierung Textfolie mit Stichworten... Ganze, ausformulierte Sätze nur bei Zitaten verwenden... und mit Zitat Tipp Sorgen Sie in Ihrer Präsentation für Abwechslung. Verwenden Sie Textfolien und Folien mit Bildern in einem ausgewogenen Maß. Wenn Sie bei Ihrer Präsentation beispielsweise eine "Geschichte" erzählen wollen, verwenden Sie anstelle von Textfolien besser ein oder mehrere aussagestarke, emotional ansprechende Bilder, deren Motive z. B. die Kernaussage oder Elemente der Geschichte wiedergeben bzw. darauf anspielen. HERDT-Verlag 37

11 3.4 Storyboard erstellen Sie wissen nun, wie Sie die Inhalte für Ihre Präsentation als Text bzw. bildlich auf Folien darstellen können. Jetzt können Sie die Inhalte auf die Folien verteilen. Bei der konkreten Umsetzung hilft Ihnen ein sogenanntes Storyboard. In einem Storyboard können Sie das Konzept für Ihre Präsentation veranschaulichen und so den genauen Aufbau und die Abfolge festlegen. Zum Erstellen eines Storyboards gehen Sie folgendermaßen vor: Beispieldatei: Storyboard Tourismus.docx Erstellen Sie in einem Textverarbeitungsprogramm eine Gliederung Ihrer Präsentation. Geben Sie die Themenpunkte in der Reihenfolge ein, in der Sie sie vortragen möchten. Notieren Sie neben den Gliederungspunkten, wie Sie den Inhalt auf der Folie darstellen werden, z. B. als Text oder als Diagramm, Schaubild usw. Einstiegsfolie mit Folientitel und Untertitel 2. Folie mit Diagramm als Visualisierung 3. Folie mit Grafik als Visualisierung 38 HERDT-Verlag

12 Die Vorteile eines Storyboards Es ergibt sich bereits beim Erstellen der Folien eine thematische Abfolge. Sie erhalten einen Gesamtüberblick und können Schaubilder und Texte zueinander in Beziehung setzen. Mithilfe des Storyboards können Sie vorab prüfen, ob es Brüche im Erzählfluss bzw. Überleitungsprobleme zwischen den Folien gibt. Sie können das Storyboard ausdrucken und sich Hinweise zu Ihrer Moderation notieren, die Sie später im Vortrag verwenden können. Tipp Sie können die Gliederung, die Sie für das Storyboard erstellen, später in PowerPoint importieren und daraus Folien erstellen lassen. Voraussetzung hierfür ist, dass Sie z. B. in einem Word-Dokument den verschiedenen Einträgen entsprechende Überschriftenformatvorlagen zuweisen, wie Überschrift 1, Überschrift 2, Überschrift 3 etc. 3.5 Auf einen Blick Sie möchten Inhalte auf Folien darstellen ein passendes Bild auswählen Text für die Folien formulieren ein Storyboard erstellen Inhalte als Text, Bild, Schaubild, Tabelle oder Diagramm eingeben Das Bild sollte alle relevanten Informationen enthalten, in ausreichender Bildqualität vorhanden sein und für die Bildschirmpräsentation im Querformat und als JPEG, GIF oder PNG-Datei gespeichert werden. Formulieren Sie den Text kurz, einfach und übersichtlich; verwenden Sie z. B. nur bei Zitaten ganze Sätze. Erstellen Sie in einem Textverarbeitungsprogramm eine Gliederung, indem Sie die Themenpunkte der Reihe nach aufschreiben. Notieren Sie zu den Punkten die Art der Visualisierung. HERDT-Verlag 39

13 3.6 Übungen Übung 1: Beispielpräsentation Tourismus aktuell ca. 30min Übungsdatei: -- Ergebnisdatei: Storyboard Tourismus- E.docx Übungsinhalte Eine Gliederung in einem Word-Dokument erstellen Im Dokument markieren, wie die Inhalte auf den Folien dargestellt werden sollen Überschriften geeignete Formatvorlagen zuweisen Übungsschritte 1. Öffnen Sie ein Textverarbeitungsprogramm, z. B. Microsoft Word 2007, und erstellen Sie die Gliederung aus der Abbildung. Klammer als Standardform eingefügt Text über ein Textfeld eingefügt 40 HERDT-Verlag

14 2. Markieren Sie die Themenbereiche z. B. mit einem Klammersymbol (Register Einfügen, Gruppe Illustrationen, Symbol Formen, Auswahl Standardformen) und vermerken Sie, wie Sie die Inhalte auf der Folie umsetzen möchten (den Text können Sie mithilfe eines Textfeldes einfügen: Register Einfügen, Gruppe Text, Symbol Textfeld). 3. Weisen Sie im Word-Dokument den verschiedenen Einträgen für Folientitel bzw. -text die entsprechenden Überschriftenformatvorlagen zu: Überschrift 1 für den Folientitel, Überschrift 2 für den Text. 4. Speichern Sie das Dokument unter dem Namen Storyboard Tourismus-E.docx. Übung 2: Übung zum Visualisieren ca. 10 min Übungsinhalte Eine zum Thema passende Visualisierung auswählen Übungsdatei: -- Ergebnisdatei: Visualisieren-E.docx Übungsschritte 1. Sie möchten einen besonders raffiniert geknüpften Seemannsknoten erläutern. Welche Visualisierung verwenden Sie? 2. In Ihrer Präsentation erzählen Sie die Fabel vom Fuchs und den Trauben. Wie können Sie das Thema auf einer Folie visualisieren? Der Fuchs und die Trauben Der Fuchs läuft durch den Weinberg und sieht dort saftige, reife Trauben hängen. Er bekommt große Lust, sie zu essen. Der Fuchs schnappt nach den Trauben, doch sein Biss geht ins Leere, denn die Trauben hängen zu hoch. Er versucht es erneut, springt dabei sogar in die Luft - vergeblich. Der Fuchs zieht ein verächtliches Gesicht. "Die Trauben sind mir zu sauer", sagt er und geht davon. HERDT-Verlag 41