Schnellübersichten. Überzeugend präsentieren mit PowerPoint 2016

Transkript

1 Schnellübersichten Überzeugend präsentieren mit PowerPoint Präsentationen planen 2 3 Inhalte visualisieren 3 4 Präsentationen erstellen 4 5 Mit Präsentationen arbeiten 5 6 Folien und Folientexte gestalten 6 7 Grafische Elemente einfügen 7 8 Bilder und Videos verwenden 8 9 Diagramme erstellen 9 10 Präsentation testen Präsentation fertigstellen Präsentation vortragen Präsentation nachbereiten 13

2 2 Präsentationen planen der Präsentation einen Titel geben Ziele für Ihre Präsentation definieren die Zielgruppe festlegen Informationen für den Vortrag zusammenstellen Texte formulieren einen geeigneten Raum für die Präsentation finden die Vorbereitungszeit für die Präsentation schätzen die Zeitplanung für den Vortrag festlegen die geeigneten Medien für Ihren Vortrag auswählen Knapp, positiv und treffend einen geeigneten Titel formulieren Ein Hauptziel, Einzelziele, persönliche Ziele festlegen Ermitteln, auf welche Personen es im Publikum ankommt, damit Ziele erreicht werden Informationen zum Thema sammeln; wichtigste Punkte herausarbeiten; ausgewählte Inhalte reduzieren Einfache, kurze und verständliche Sätze verwenden; auf die richtige thematische Reihenfolge und den roten Faden achten Geeignete Raumgröße wählen; die Bestuhlung der Zuhörerzahl anpassen; Verdunklungs- und Belüftungsmöglichkeiten prüfen; Raum rechtzeitig reservieren Zeitbedarf ermitteln anhand der Menge der zu vermittelnden Haupt- und Zusatzinformationen, dabei Visualisierungen, komplexe Tabellen, aufwendige Recherchen und die Wichtigkeit der Präsentation berücksichtigen Anfangs-, Endzeit und Pausen festlegen; Präsentationsdauer anhand der Menge der zu vermittelnden Informationen ermitteln Teilnehmerzahl, Raumbeschaffenheit, Erwartungshaltung der Teilnehmer, die Art der Präsentation und die finanziellen und technischen Voraussetzungen der Präsentation berücksichtigen 2 HERDT-Verlag

3 3 Inhalte visualisieren Inhalte auf Folien darstellen Inhalte als Text, Bild, Schaubild, Tabelle oder Diagramm eingeben ein passendes Bild auswählen Bild wählen, das alle relevanten Informationen enthält, in ausreichender Bildqualität und als JPEG-, GIF- oder PNG-Datei vorliegt Text für die Folien formulieren ein Storyboard erstellen Den Text kurz, einfach und übersichtlich formulieren Um eine Gliederung zu erstellen, in einem Textverarbeitungsprogramm die Themenpunkte der Reihe nach aufschreiben; zu den Punkten die Art der Visualisierung notieren HERDT-Verlag 3

4 4 Präsentationen erstellen Überzeugend präsentieren mit PowerPoint 2016: Schnellübersicht PowerPoint starten Windows-Startmenü: pow eingeben, PowerPoint 2016 anklicken bzw. Doppelklick auf PowerPoint-Symbol auf dem Desktop Platzhalter auf Folien ausfüllen Text löschen eine Fußzeile einfügen eine Folie einfügen Platzhalter auf Folie anklicken und ausfüllen _ oder R Register Einfügen, Gruppe Text, Kopf- und Fußzeile Register Start, Gruppe Folien, Aufzählungen eine Ebene tieferstufen Aufzählungen eine Ebene höherstufen ein anderes Aufzählungszeichen verwenden Absätze nummerieren eine Gliederung aus Word importieren zur nächsten bzw. zur vorherigen Folie wechseln zu einer bestimmten Folie wechseln Text markieren markierten Text ausschneiden oder kopieren Cursor am Absatzanfang platzieren, Register Start, Gruppe Absatz, oder T Cursor am Absatzanfang platzieren, Register Start, Gruppe Absatz, oder H T Register Start, Gruppe Absatz, Register Start, Gruppe Absatz, Register Start, Gruppe Folien, oder U bzw. oder O Folie in der Miniaturansicht anklicken, Folien aus Gliederung Mit der Maus über den Text ziehen bzw. Platzhalterrahmen anklicken Register Start, Gruppe Zwischenablage, bzw. oder S c oder S x Text aus der Zwischenablage einfügen Register Start, Gruppe Zwischenablage, oder S v in die Ansicht Foliensortierung (Ansichtssteuerung) wechseln eine Folie löschen eine Folie mit einem bestimmten Layout erstellen einer Folie ein anderes Folienlayout zuweisen Folien ein Design zuweisen Folie in der Foliensortierungsansicht oder in der Miniaturansicht anklicken, _ Register Start, Gruppe Folien, Register Start, Gruppe Folien, Layout, Layout wählen Register Entwurf, Gruppe Designs, Design wählen 4 HERDT-Verlag

5 5 Mit Präsentationen arbeiten eine Präsentation speichern eine Präsentation bzw. PowerPoint schließen eine Präsentation unter einem anderen Namen speichern eine neue Präsentation erstellen eine Präsentation öffnen zwischen geöffneten Präsentationen wechseln Folien aus einer anderen Präsentation einfügen Register Datei, Speichern unter oder (Symbolleiste für den Schnellzugriff) oder S s Register Datei, Speichern unter, Durchsuchen Register Datei, Neu, Leere Präsentation Register Datei, Öffnen Register Ansicht, Gruppe Fenster, Fenster wechseln Register Start, Gruppe Folien, wiederverwenden, Folien HERDT-Verlag 5

6 6 Folien und Folientexte gestalten Überzeugend präsentieren mit PowerPoint 2016: Schnellübersicht eine geeignete Schriftart verwenden die Schriftgröße festlegen Designschriftarten/Designfarben/Designs zuweisen Einfache, klare und leicht lesbare Schriftarten ohne Serifen und Verzierungen wählen; prüfen, ob die Schriftart zum Inhalt der Präsentation passt Für den Folientitel eine Schriftgröße von mindestens 24 pt und für Aufzählungspunkte mindestens 18 pt verwenden; den Abstand zwischen Betrachter und Projektionsfläche berücksichtigen, Schrift- Register Entwurf, Gruppe Varianten, arten bzw. Farben auswählen eigene Designschriftarten/-farben erstellen Register Entwurf, Gruppe Varianten,, Schriftarten bzw. Farben anpassen anklicken eine geeignete Schriftart verwenden Zeichen formatieren Absätze formatieren Farben zusammenstellen Farben einsetzen Gewünschte Designfarben und -schriftarten einstellen, Register Entwurf, Gruppe Designs,, Aktuelles Design speichern Register Start, Gruppe Schriftart bzw. Minisymbolleiste Register Start, Gruppe Absatz bzw. Minisymbolleiste Erst die Hintergrundfarbe wählen, dann eine stark kontrastierende Textfarbe und als Letztes die Farben, die für andere Elemente verwendet werden Gleiche Sachverhalte in der gleichen Farbe formatieren und keine warmen Hintergrundfarben mit Präsentationsinhalten in kalten Farben kombinieren; falls vorhanden, die Farben des Corporate Designs verwenden ein anderes Design laden Register Entwurf, Gruppe Designs,, Nach Designs suchen den Folienmaster anzeigen den Folienhintergrund formatieren eine Präsentation als Vorlage speichern eine Präsentation auf der Basis einer eigenen Vorlage erstellen Register Ansicht, Gruppe Masteransichten, Folienmaster Im Folienmaster: Register Folienmaster, Gruppe Hintergrund, Hintergrundformate, Hintergrund formatieren Register Datei, Speichern unter, Durchsuchen, Dateityp PowerPoint-Vorlage Register Datei, Neu, Benutzerdefiniert, Benutzerdefinierte Office-Vorlagen, doppelt auf Vorlage klicken 6 HERDT-Verlag

7 7 Grafische Elemente einfügen Schaubilder entwickeln SmartArt-Grafiken verwenden Organigramme erstellen Formen erstellen Formen proportional vergrößern/verkleinern Kernaussage formulieren, anschließend passende Elemente wählen und nach Sachverhalt oder Beziehung anordnen Platzhalter Inhalt, Layout klicken, Hierarchie, doppelt auf Organi- Platzhalter Inhalt, gramm klicken, Kategorie wählen, doppelt auf Register Start, Gruppe Zeichnung, Form anklicken, Form auf der Folie aufziehen Form markieren, bei gedrückter H-Taste Eckziehpunkte in die entsprechende Richtung ziehen Formen drehen Form markieren, Drehpfeil anklicken und bei gedrückter Maustaste nach links oder rechts drehen Freihandzeichnungen erstellen Formen eine Füllfarbe zuweisen Formen gruppieren Formen duplizieren Formen eine individuelle Füllung zuweisen Formen beschriften Textfelder einfügen Bildern Effekte zuweisen Pfeile als Verbindungslinien einfügen einen Freihandtext bzw. eine Freihandmarkierung erstellen Freihandeingaben löschen aus Freihandeingaben geometrische Formen erzeugen Tabellen einfügen Register Start, Gruppe Zeichnung, Form mit rechter Maustaste anklicken, Form formatieren, Füllung Gewünschte Formen markieren, Register Format, Gruppe Anordnen, Gruppieren, Gruppieren Form markieren, S d Form markieren, Register Format (Zeichentools), Gruppe Formenarten, Fülleffekt Form markieren und Text eingeben Register Einfügen, Gruppe Text, Textfeld Register Format (Bildtools), Gruppe Formenarten, Formeffekte Register Einfügen, Gruppe Illustrationen, Formen, Register Stift, Gruppe Schreiben, Stift bzw. Textmarker Register Stifte, Gruppe Schreiben, Radierer Register Stifte, Gruppe Freihand, In Formen konvertieren Platzhalter Inhalt, HERDT-Verlag 7

8 8 Bilder und Videos verwenden Überzeugend präsentieren mit PowerPoint 2016: Schnellübersicht eine Onlinegrafik einfügen eine Grafik aus einer Datei einfügen Grafiken bearbeiten Grafiken gestalten Grafiken löschen Videos einfügen Videos bearbeiten Folieninhalte animieren Folienübergänge einfügen Platzhalter Inhalt, ; im Suchfeld Schlüsselwort eingeben, gewünschte Grafik anklicken Platzhalter Inhalt, Gruppe Bilder, Bilder oder Register Einfügen, Register Format (Bildtools), Gruppe Anordnen bzw. Gruppe Größe Register Format (Bildtools), Gruppe Bildformatvorlagen Grafik markieren, _ im Inhaltsplatzhalter oder Register Einfügen, Gruppe Medien, Video Register Wiedergabe bzw. Register Format (Videotools) Register Animationen, Gruppe Animation Register Übergänge, Gruppe Übergang zu dieser Folie 8 HERDT-Verlag

9 9 Diagramme erstellen den Anteil von Werten am Gesamten visualisieren den Kontrast zweier Werte darstellen den Trend einer Weiterentwicklung visualisieren ein Diagramm erstellen einen Zellbereich für das Diagramm definieren die Anordnung der Datenreihen im Diagramm ändern die Diagrammbeschriftung bearbeiten Diagrammelemente verschieben die Gitternetzlinien ausblenden Kreisdiagramm wählen Säulendiagramm oder Balkendiagramm wählen Liniendiagramm wählen Platzhalter Inhalt, oder Register Einfügen, Gruppe Illustrationen, Diagramm Diagramm markieren, Register Entwurf (Diagrammtools), Gruppe Daten, Daten auswählen, Zellbereich in der eingeblendeten Tabelle markieren Register Entwurf (Diagrammtools), Gruppe Daten, Daten auswählen, Zeile/Spalte wechseln Diagramm markieren, auswählen, Diagrammelemente Element anklicken und an neue Position ziehen Diagramm markieren,, auf Pfeil bei Gitternetzlinien klicken, gewünschte Kontrollfelder deaktivieren Diagrammformatvorlagen zuweisen Register Entwurf (Diagrammtools), Gruppe Diagrammformatvorlagen Diagramme proportional in der Größe ändern den Diagrammtyp oder -untertyp ändern die Ausgangsdaten des Diagramms bearbeiten Diagrammelemente bearbeiten Diagramme aus Excel importieren Daten aktualisieren Excel-Tabellen importieren Mit gedrückter H-Taste Eckziehpunkte des Platzhalterrahmens ziehen Register Entwurf (Diagrammtools), Gruppe Typ, Diagrammtyp ändern, neuen Typ wählen Register Entwurf (Diagrammtools), Gruppe Daten, oberen Bereich von Daten bearbeiten anklicken Element markieren, Register Format, Gruppe Aktuelle Auswahl, Auswahl formatieren oder Element mit rechter Maustaste anklicken Diagrammrahmen in Excel anklicken, S c, zur PowerPoint-Folie wechseln, S v Register Entwurf (Diagrammtools), Gruppe Daten, Daten aktualisieren Zellen in Excel markieren, S c, zur PowerPoint-Folie wechseln, S v HERDT-Verlag 9

10 10 Präsentation testen Folien ausblenden eine Zwischen- bzw. eine Schlussfolie erstellen einen Link auf der Folie einfügen die Rechtschreibung prüfen die Bildschirmpräsentation ab der ersten Folie starten die Bildschirmpräsentation ab der aktuellen Folie starten die Bildschirmpräsentations-Symbolleiste aufrufen während der Präsentation das Steuerungsmenü aufrufen die Bildschirmpräsentations-Symbolleiste für Touch-Bedienung aufrufen bei der Bildschirmpräsentation die nächste bzw. vorherige Folie einblenden Miniaturansicht der Folie mit rechter Maustaste anklicken, Folie ausblenden Folie z. B. mit Layout Abschnittsüberschrift einfügen, Text für Zwischenfolie bzw. für Schlussfolie eingeben Register Einfügen, Gruppe Link, Link Register Überprüfen, Gruppe Rechtschreibung, auf Rechtschreibung klicken % Ansichtssteuerung, Während der Präsentation den Mauszeiger in den linken unteren Bereich der Folie bewegen Bildschirmpräsentations-Symbolleiste einblenden, In die Folie tippen Tastatur: Ü bzw. R Bildschirmpräsentations-Symbolleiste: bzw. Touch-Bedienung: von rechts nach links bzw. von links nach rechts wischen die Präsentation beenden È bzw. (Gestensteuerung) einen Folienausschnitt vergrößert anzeigen lassen den Ablauf der Präsentation prüfen eine zielgruppenorientierte Präsentation erstellen den Notizenbereich einblenden Notizen zu den Folien erstellen die Druckvorschau anzeigen Druckeinstellungen vornehmen Notizen drucken Bildschirmpräsentation ablaufen lassen und Präsentationstitel, Inhalt, Layout, Folienübergänge und Animationen prüfen Register Bildschirmpräsentation, Gruppe Bildschirmpräsentation starten, Zielgruppenorientierte Präsentationen Ansichtssteuerung, In der Normalansicht in den Notizenbereich klicken und Text eingeben bzw. Register Ansicht, Gruppe Präsentationsansichten, Notizenseite Register Datei, Drucken Register Datei, Drucken, im Bereich Einstellungen die gewünschten Einträge auswählen Register Datei, Drucken, Ganzseitige Folien, im Bereich Drucklayout die Option Notizenseiten wählen 10 HERDT-Verlag

11 11 Präsentation fertigstellen Handzettel drucken den Ausdruck starten Handouts zusammenstellen Handzettel mit dem Handzettelmaster gestalten den Handzettelmaster schließen eine Präsentation für die Verwendung in PowerPoint speichern Schriftarten einbetten eine Bildschirmpräsentation auf CD verpacken eine automatische Dokumentprüfung durchführen Register Datei, Drucken, Ganzseitige Folien, im Bereich Handzettel Anzahl der Handzettel pro Blatt einstellen Register Datei, Drucken, Drucken Deckblatt, Übersicht, Abbildung der Folien oder Handzettel und Schlussblatt zusammenstellen Register Ansicht, Gruppe Masteransichten, Handzettelmaster, Register Handzettelmaster, Gruppe Seite einrichten, Folien pro Seite, Layout wählen Register Handzettelmaster, Gruppe Schließen, Masteransicht schließen Register Datei, Exportieren, Dateityp ändern, PowerPoint Präsentation Register Datei, Optionen, Speichern, Schriftarten in der Datei einbetten aktivieren Register Datei, Exportieren, Bildschirmpräsentation für CD verpacken, Verpacken für CD Register Datei, Informationen, Auf Probleme überprüfen, Dokument prüfen HERDT-Verlag 11

12 12 Präsentation vortragen Überzeugend präsentieren mit PowerPoint 2016: Schnellübersicht Ihren Vortrag vorbereiten die Hilfsmittel im Präsentationsraum anordnen den Beamer an den Laptop anschließen die Auflösung und das Wiedergabemedium für die Bildschirmpräsentation festlegen einen Presenter verwenden sich die Aufmerksamkeit des Publikums sichern mit Ihrer Körpersprache das Publikum überzeugen die Präsentation proben dem Lampenfieber entgegenwirken mit Fragen aus dem Publikum umgehen können Vorbereitungen für den Vortragstag treffen mit unvorhergesehenen Ereignissen umgehen können Den Vortrag in Einleitung, Hauptteil und Schluss gliedern und die Teile im Vortrag verbinden Die Projektionsfläche und evtl. ein Flipchart für alle Teilnehmer gut sichtbar platzieren; Beamer mittig vor bzw. zwischen den Teilnehmern aufstellen, den eigenen Standort wählen Beide Geräte ausschalten und mit Kabel verbinden, Beamer einschalten, Laptop einschalten, bei Bedarf Darstellungsmodus für Monitor und Beamer wählen Register Bildschirmpräsentation, Gruppe Einrichten, Bildschirmpräsentation einrichten Empfänger in USB-Eingang des Laptops einstecken, Präsentation mit Tasten des Presenters steuern AIDA-Modell auf die Präsentation anwenden Gestik, Mimik und Stimme kontrollieren bzw. bewusst einsetzten Den Ablauf verinnerlichen, die Bedienung der Technik üben, Gestik, Mimik und Sprechweise proben; die Präsentation vor einem Testpublikum vortragen und/oder aufnehmen Gut vorbereitet und ausgeschlafen sein, die technischen und räumlichen Gegebenheiten kennen, Entspannungsübungen machen, positiv denken Fragen möglichst direkt beantworten oder das Publikum darauf hinweisen, dass Fragen erst am Ende der Präsentation diskutiert werden Checklisten für das eigene Gepäck, den Vortragsort, das Zubehör und den Vortrag erstellen und abarbeiten Ruhig bleiben, Panne beheben, sich nicht entschuldigen 12 HERDT-Verlag

13 13 Präsentation nachbereiten eine Präsentation nachbereiten eine Checkliste zur Selbsteinschätzung erstellen ein Feedback geben ein Feedback erhalten einen Bewertungsbogen erstellen Zusagen an die Teilnehmer einhalten; die Präsentation und alle zugehörigen Dateien archivieren Fragen notieren zur Erreichung der Präsentationsziele, der Vermittlung der Inhalte, zu den Überleitungen und zum Einhalten des Zeitplans Feedback nur auf Wunsch und unmittelbar nach der Veranstaltung geben; sachlich und konkret bleiben und Ich-Botschaften verwenden Anderen zuhören, sich nicht rechtfertigen; offen sein und Chance nutzen, die Qualität der Präsentation zu steigern In einem Textverarbeitungsprogramm die Beurteilungsfragen eingeben, z. B. mit einer Skala zur Benotung oder Kästchen zum Ankreuzen HERDT-Verlag 13