Compliance Newsletter Juli 2014

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1 Compliance Newsletter Juli 2014 Mark Ineichen LL.M., Fürsprecher, Rechtsanwalt Verwaltungsratspräsident Telefon Simon Osterwalder Dr. iur., Rechtsanwalt Managing Partner Telefon Geschätzte Kundinnen und Kunden, Liebe Freunde unserer Kanzlei Wir freuen uns, Ihnen den ersten Newsletter im neuen Design vorzustellen, welcher dem Thema Compliance gewidmet ist. Unter der Leitung von Christian Wind, Leiter der Practice Group Governance und Compliance, haben unsere Anwältinnen und Anwälte aus verschiedenen Perspektiven Beiträge zum Thema Compliance für Sie vorbereitet. Auch in unserem «Anwaltsunternehmen» hat sich die Compliance verändert, denn seit dem 6. Juni 2014 sind wir als Aktiengesellschaft unter dem Namen Bratschi Wiederkehr & Buob AG an sechs Standorten mit Zweigniederlassungen organisiert. Die Struktur der Aktiengesellschaft erlaubt es uns, das wachsende Unternehmen mit unterdessen über 150 Mitarbeitenden mit klaren Strukturen und effizient zu führen. Finden Sie mehr Information unter dem neuen Internetauftritt unter Für Sie als Klientin oder Klient ändert sich durch die neue Struktur nichts. Sie werden wie bisher durch einen verantwortlichen Partner oder eine verantwortliche Partnerin persönlich bei der Lösung Ihrer Rechtsanliegen begleitet und es stehen Ihnen das gesamte Spezialwissen von unseren Rechtsanwältinnen sowie Rechtsanwälte zur Verfügung. Weiter freuen wir uns Ihnen mitzuteilen, dass wir per 1. Juli 2014 Rechtsanwalt Master of Law, MBA Tobias Herren als Partner in unsere Kanzlei aufgenommen haben. Unseren beiden Partnern Rechtsanwalt lic. iur. HSG Jürg Bereuter und Rechtsanwalt lic. iur., LL.M. Thomas Schönenberger gratulieren wir zum erfolgreichen Abschluss der Ausbildung zum Fachanwalt SAV Bauund Immobilienrecht. Wir wünschen Ihnen eine spannende Lektüre unseres Compliance Newsletters. Wir danken Ihnen für Ihr Vertrauen und freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit mit Ihnen. Freundliche Grüsse Mark Ineichen Verwaltungsratspräsident Simon Osterwalder Managing Partner / Verwaltungsrat Die vollständige Anwaltsliste finden Sie im Internet unter Seite 1 23

2 Christian Wind Dr. iur. HSG, LL.M., EMBA IMD, Rechtsanwalt Partner, Leiter PG Governance & Compliance Telefon Compliance Management Systeme Ein Vergleich zwischen Australien und Österreich Nachdem Australien im Jahre 2006 den Standard für Compliance Programme eingeführt hatte, zog 2013 Österreich mit der ONR Compliance Management Systeme (CMS) nach. Worin bestehen die Gemeinsamkeiten, welche Unterschiede gibt es, was kann man für das eigene Unternehmen allenfalls übernehmen und worin besteht der Nutzen von Compliance? 1. Einleitung Compliance bedeutet gemäss Art. 716a OR die Befolgung der Gesetze, Statuten, Reglemente und Weisungen und beinhaltet zwei Dimensionen, nämlich eine externe und eine interne, wobei die externe Compliance die Befolgung der Gesetze und die interne die Einhaltung der Statuten, Reglemente und Weisungen eines Unternehmens umfasst. Die Bedeutung von Compliance und das diesbezügliche Bewusstsein hat, wie man auch regelmässig in den Medien feststellen kann, in den vergangenen Jahren aus verschiedenen Gründen stark zugenommen: diverse Verurteilungen von Managern und Unternehmen, neue und engmaschigere Gesetze mit zunehmender extraterritorialer Auswirkung (z.b. FACTA, UK Anti-Bribary Act), Industrie- und sektorspezifische Regelungen(z.B. Basel III, EFPIA Transparenzkodex der Pharmaindustrie), freiwillige Unterstellung von Unternehmen unter gewisse externe Regelwerke (z.b. UN Global Compact oder WEF Partnering Against Corruption Initiative) oder interne Weisungen (wie z.b. Verhaltenskodex). Compliance Management Systeme versuchen, Unternehmen bei der Umsetzung von Compliance systematisch und prozessorientiert zu unterstützen und eine gewisse Vereinheitlichung herbeizuführen. In Österreich ist es nun auch möglich, sein CMS zertifizieren zu lassen. Dennoch gilt es festzuhalten, dass Compliance für jedes Unternehmen individuell und massgeschneidert, unter Die vollständige Anwaltsliste finden Sie im Internet unter Seite 2 23

3 Berücksichtigung seiner Geschichte, Kultur, Ressourcen, seines Risikoprofils, seinem Tätigkeitsbereich (Industrie) sowie seiner geographischen Verbreitung umzusetzen ist. 2. Worin liegt der Nutzen von Compliance? Je länger, je mehr setzt sich die Überzeugung durch, dass sich Compliance in verschiedenster Hinsicht lohnt. Zum einen gehört Compliance heute zu einer modernen und umfassenden Unternehmensführung. Zum anderen schafft sie gegenüber den verschiedenen Stakeholdern Vertrauen. Compliance hilft, das wertvollste Gut eines Unternehmen, nämlich seine Reputation, zu schützen. Sie erleichtert oder ermöglicht die Teilnahme an Ausschreibungen und Arbeitsgemeinschaften. Sie hilft bei Finanzierungen überhaupt Zugang zu und danach auch bessere Konditionen von Aktionären oder Banken zu erhalten. Sie erhöht die Attraktivität des Unternehmens bei der Rekrutierung (Personal, Topmanagement und Verwaltungsräte). Und schliesslich kann eine angemessene Compliance nicht nur das Unternehmen, sondern auch den Verwaltungsrat und die Geschäftsleitung vor Haftungsansprüchen schützen. Es liegen zusammenfassend folglich mehr als genügend Gründe auf der Hand, um sich als Verwaltungsrat oder Geschäftsleitungsmitglied eines multinationalen börsenkotierten Unternehmens oder eines KMU mit dem Thema Compliance vertiefter auseinanderzusetzen und die entsprechenden Opportunitäten auszuloten. 3. Was beinhaltet das österreichische CMS? Die ONR Compliance Management Systeme (ONR) kommt auf vier Seiten erstaunlich knapp und pragmatisch daher und richtet sich an alle Organisationsformen sowie -grössen, insbesondere auch an KMUs. Die ONR beginnt mit ein paar Definitionen, gefolgt von sieben für ein modernes CMS erforderlichen Elementen: (i) (ii) Rolle der Leitung der Organisation (LdO) Die LdO muss ein CMS entwickeln, einführen, umsetzen, dokumentieren und regelmässig überprüfen sowie die dafür erforderlichen Ressourcen zur Verfügung zu stellen. Compliance Officer (CO) Die Ernennung oder Zuweisung der Funktion CO geschieht durch die LdO. Der CO verfügt über ein schriftliches Pflichtenheft und die erforderliche Unabhängigkeit mit einem direkten Zugang zur LdO. Er erstellt jährlich mindestens einen Compliance-Bericht. Die vollständige Anwaltsliste finden Sie im Internet unter Seite 3 23

4 (iii) (iv) (v) (vi) (vii) Compliance-Risiko-Bewertung und Massnahmen Die Identifikation von Compliance-Risiken hat mindestens einmal jährlich zu erfolgen. Daraus sind geeignete Massnahmen abzuleiten, zu priorisieren und zu dokumentieren. Handlungsanweisungen Aus der Compliance-Risiko-Bewertung sind allfällige Handlungsanweisungen zu bestimmen, wie z.b. bei Verfehlungen umgegangen werden soll oder das bei Schlüsselpositionen, diese Kandidaten auf Compliance zu überprüfen sind. Schulung Die relevanten Personen sind regelmässig und stufengerecht zu schulen, teilweise in zwingenden Präsenzschulungen. Auch hierüber besteht Dokumentationspflicht. Wirksamkeit des CMS Das CMS bedarf einer regelmässigen Überprüfung seiner Angemessenheit, Eignung und Wirksamkeit. Die Möglichkeit einer auch anonymen Meldung von Regelverstössen ist vorzusehen und allfällige Sanktionen sind zu dokumentieren. Kommunikation Eine regelmässige Kommunikation und Information über Compliance-relevante Aspekte durch die LdO sind unabdingbar. 4. Was beinhaltet das australische CMS? Der Australian Standard Compliance Programs (Standard) ist mit 21 Seiten eher ausführlich, sehr detailliert und gilt sowohl für private als auch öffentliche Organisationen. Der Standard beginnt mit Definitionen, gefolgt von vier Prinzipien, die mit insgesamt 12 Principles noch genauer umschrieben werden: (i) (ii) Verpflichtung (Commitment) Der Verwaltungsrat und das Top-Management stärken und unterstützen aktiv Compliance im Unternehmen sowie die mit Compliance befassten Personen. Die von ihnen genehmigte Compliance Policy steht im Einklang mit der Strategie und den Zielen des Unternehmens. Daneben werden für Compliance angemessene Ressourcen und den mit Compliance beauftragten Personen auch genügend Zeit zur Verfügung gestellt. Implementierung Die Compliance-Verantwortlichkeiten auf Stufe Verwaltungsrat, Geschäftsleitung, CO, Linienvorgesetzte und Mitarbeiter sind klar umschrieben und zugewiesen. Eine regelmässige interne und externe Kommunikation ist gewährleistet. Die Bedürfnisse, der Inhalt sowie die Art und Weise der Mitarbeiterschulung betreffend Compliance sind erhoben und definiert. Ein Verhalten im Sinne der Compliance wird vom Top-Management unterstützt. Non-Compliance wird nicht toleriert und Fehlverhalten ist zu melden. Das Unternehmen arbeitet auf eine Kultur der Compliance hin. Die vollständige Anwaltsliste finden Sie im Internet unter Seite 4 23

5 Gewisse Kontrollmechanismen sind vorhanden, um auf das gewünschte Compliance- Verhalten hinzuwirken. Die einzelnen Personen verstehen, was Compliance ganz konkret für sie und für ihr Team in der täglichen Arbeit bedeutet. (iii) (iv) Monitoring & Measuring Die Entwicklung des Compliance-Programms wird laufend überprüft und gemessen. Compliance-relevante Elemente werden idealerweise in bereits bestehende Prozesse, Strukturen und interne Kontrollen eingebaut. Das Unternehmen ist in der Lage, mittels Reporting den Nachweis zu erbringen, dass Compliance gelebt wird und dies entsprechend dokumentiert ist. Es können auch Compliance-relevante Key Performance Indicators definiert und in die individuellen Zielvereinbarungen aufgenommen werden. Kontinuierliche Verbesserung Das Top Management stellt sicher, dass das Compliance-Programm regelmässig überprüft und kontinuierlich verbessert wird. 5. Fazit Beiden Compliance Management Systemen ist gemein, dass sie grossen Wert auf folgende Punkte legen: Risikobasierter Ansatz Aktive Rolle des Top-Managements Ausstattung der Compliance Funktion mit einer gewissen Unabhängigkeit und genügend Ressourcen sowie Zeit Zuordnung der Compliance Verantwortlichkeiten auf allen relevanten Stufen Wichtigkeit und Regelmässigkeit der Schulung Regelmässige interne und externe Kommunikation Regelmässige Überprüfung der Angemessenheit, Eignung und Wirksamkeit des CMS Dokumentation auf allen Stufen (Verwaltungsrat, Geschäftsleitung) und sämtlicher Tätigkeiten (z.b. Schulungen, Massnahmen, Compliance-Reports) Reporting Der grosse Unterschied liegt abgesehen vom viel höheren Detaillierungsgrad des australischen CMS darin, dass das österreichische CMS, wie andere europäische Ansätze auch (z.b. das Compliance Haus der economiesuisse), eher prozess-, struktur-, kontrollorientiert sind und einzig der australische Standard einem ganz wichtigen, wenn nicht dem wichtigsten Element in der Compliance-Kette, nämlich dem Menschen, von den 21 Seiten immerhin fünf Zeilen mit folgenden Punkten widmed: angemessene Überprüfung der Bewerber bereits vor der Anstellung, Einführungsprogramm, welches die Bedeutung und Wichtigkeit der Compliance im Unternehmen hervorhebt und unterstreicht, Die vollständige Anwaltsliste finden Sie im Internet unter Seite 5 23

6 fortlaufende Schulung, Coaching und Führung durch beispielhaftes Vorleben und Zielvereinbarungen, die Compliance belohnen. Sehen Sie nach diesen Ausführungen allenfalls in Ihrem Unternehmen noch Handlungsbedarf betreffend Compliance? Unsere Spezialisten der Practice Group Governance & Compliance unterstützen Sie gerne dabei. Besuchen Sie uns für weitere Informationen im Internet auf der Seite Practice Group Governance und Compliance. Bratschi Wiederkehr & Buob AG ist eine führende Schweizer Anwaltskanzlei mit über 75 Anwältinnen und Anwälten in den Wirtschaftszentren der Schweiz, bietet schweizerischen und ausländischen Unternehmen und Privatpersonen professionelle Beratung und Vertretung in allen Bereichen des Wirtschafts-rechts, im Steuerrecht und im öffentlichen Recht sowie in notariellen Angelegenheiten. Basel Lange Gasse 15 CH-4052 Basel Telefon Fax Bern Bollwerk 15 Postfach 5576 CH-3001 Bern Telefon Fax Lausanne Avenue Mon-Repos 14 Postfach 5507 CH-1002 Lausanne Téléfone Téléfax St. Gallen Vadianstrasse 44 Postfach 262 CH-9001 St. Gallen Telefon Fax Zug Industriestrasse 24 CH-6300 Zug Telefon Fax Zürich Bahnhofstrasse 70 Postfach 1130 CH-8021 Zürich Telefon Fax Bratschi Wiederkehr & Buob AG, Vervielfältigung bei Angabe der Quelle gestattet Die vollständige Anwaltsliste finden Sie im Internet unter Seite 6 23

7 Ursula Eggenberger Stöckli lic. iur. HSG, Rechtsanwältin eidg. dipl. Apothekerin Telefon Compliance im Pharmabereich Neue Regelungen für Geschenke und geldwerte Leistungen Compliance im Pharmabereich umfasst nicht nur das Handeln innerhalb der Unternehmen, sondern auch Interaktionen zwischen den verschiedenen Akteuren im Pharmamarkt. Geschenke und geldwerte Leistungen von pharmazeutischen Unternehmen an medizinische Fachpersonen, Gesundheitsversorgungs-Organisationen und Patientenorganisationen werden künftig strenger geregelt und offengelegt. 6. Einleitung Die Zusammenarbeit von Ärztinnen und Ärzten mit der pharmazeutischen Industrie hat Tradition und ist seit langem etabliert. Sie liegt im Interesse einer guten Gesundheitsversorgung und trägt auf beiden Seiten zu einer Mehrung des Wissens bei. Diese Zusammenarbeit birgt aber auch das Risiko von Interessenkonflikten und Abhängigkeiten. Nachdem die Schweizerische Akademie der Medizinischen Wissenschaften (SAMW) ihre Richtlinien «Zusammenarbeit Ärzteschaft Industrie» 2012 revidiert und 2013 mit Geltung für die Mitglieder der FMH in Kraft gesetzt hat (vgl. BWB Newsletter 02/2013), haben nun auch die Verbände der pharmazeutischen Industrie neue Verhaltensregeln für Pharmaunternehmen veröffentlicht. Es geht in erster Linie darum, ethisch motiviertes Verhalten in den Interaktionen zwischen Pharmaunternehmen und der Ärzteschaft zu fördern, indem geldwerte Vorteile in Form von Geschenken stark eingeschränkt und geldwerte Leistungen offengelegt werden. Dazu wurde der bestehende Pharmakodex mit dem neuen Pharma-Kooperations-Kodex ergänzt. Die neuen Regelungen stützen sich wiederum auf Vorgaben der internationalen Verbände der pharmazeutischen Industrie und setzen diese im nationalen Kontext um. Wie der Pharmakodex wurde auch der Pharma-Kooperations-Kodex bereits von zahlreichen Pharmaunternehmen der Schweiz unterzeichnet, wenngleich deren Zahl gegenüber den Unterzeichnern des Pharmakodex noch kleiner ist. Nachfolgend wird ein Überblick über die neuen Regelungen gegeben (der Pharmakodex und der Pharma-Kooperations-Kodex sind abrufbar unter: Die vollständige Anwaltsliste finden Sie im Internet unter Seite 7 23

8 7. Integritätsgrundsätze Unter dem Titel Integritätsgrundsätze wird bestimmt, dass die bei der Zusammenarbeit zwischen Pharmaunternehmen und Fachpersonen, Gesundheitsversorgungs-Organisationen oder Patientenorganisationen gewährten geldwerten Leistungen, keinen Anreiz begründen dürfen, bestimmte Arzneimittel zu empfehlen, zu verschreiben, zu erwerben, zu liefern, zu verkaufen oder zu verabreichen. Pharmaunternehmen dürfen Fachpersonen, Gesundheitsversorgungs-Organisationen o- der Patientenorganisationen künftig keine ihnen nicht gebührenden Vorteile, insbesondere keine Geschenke (bar oder Sachwerte) anbieten, versprechen oder gewähren. Ausnahmen von dieser Regel sind eng umrissen: Erlaubt sind Gegenstände, Informations- und Ausbildungsmaterialien von bescheidenem Wert, die ausschliesslich für die medizinische oder pharmazeutische Tätigkeit bestimmt sind oder der medizinischen oder pharmazeutischen Fort- o- der Weiterbildung dienen sowie, in beiden Fällen, auch für die Patienten von Nutzen sind. Der neu verlangte Nutzen für die Patienten wird die Auswahl an zulässigen Geschenken stark einschränken. Die bisher von vielen Pharmareferenten verteilten kleinen Gadgets wie Kugelschreiber, Postit Blöcke mit einer Markenwerbung usw. werden künftig in der Praxis des Arztes nicht mehr erlaubt sein. Weiterhin zulässig sind Hilfsmittel von bescheidenem Wert wie z.b. Schreibgeräte oder Mappen, wenn sie den Teilnehmern an Veranstaltungen zur Verfügung gestellt werden. Diese Hilfsmittel dürfen mit dem Namen des Pharmaunternehmens versehen sein, jedoch keine Hinweise auf bestimmte Arzneimittel aufweisen. Und schliesslich gilt das Geschenkverbot auch nicht für die Bezahlung von Mahlzeiten bis zu einem Höchstbetrag von CHF pro Fachperson und Mahlzeit (einschliesslich Getränke), wobei dieser Höchstbetrag an die Voraussetzung gebunden ist, dass auch hier eine jeweils angemessene Bescheidenheit eingehalten wird. 8. Offenlegung geldwerter Leistungen Der vom American College of Physicians bereits 1990 definierte Massstab: A useful criterion in determining acceptable activities and relationships is: Would you be willing to have these arrangements generally known? ( Physicians and the Pharmaceutical Industry, Guidelines of the American College of Physicians, 1990), wird mit der Offenlegung von geldwerten Leistungen nun verbindlich umgesetzt. In Gang gebracht wurde diese Entwicklung vom Physician Payment Sunshine Act, der 2013 in den USA in Kraft getreten ist und die Unternehmen verpflichtet, sämtliche Zahlungen an medizinische Leistungserbringer in einem öffentlich zugänglichen Register festzuhalten. Ähnliche gesetzliche Bestimmungen bestehen auch in Frankreich und weiteren europäischen Ländern. Diese Vorgaben veranlassten die European Federation of Pharmaceutical Industries and Associations (EFPIA), ebenfalls aktiv zu werden und entsprechende Regelungen zu verabschieden. Davon ausgehend haben die schweizerischen Verbände der pharmazeutischen Industrie den Pharma-Kooperations-Kodex geschaffen und die Offenlegung von geldwerten Leistungen darin festgelegt. Die Offenlegung umfasst neben der bereits bisher verlangten Offenlegung von geldwerten Leistungen an Patientenorganisationen neu auch direkte und indirekte geldwerte Leistungen an medizinische Fachpersonen und Gesundheitsversorgungs-Organisationen wie Spitäler, Kliniken, Stiftungen, Universitäten oder andere Bildungseinrichtungen, wissenschaftliche Gesellschaften oder Fachverbände, Gemeinschaftspraxen oder Netzwerke. Offenzulegen sind Abgeltun- Die vollständige Anwaltsliste finden Sie im Internet unter Seite 8 23

9 gen (geldwerte Leistungen), die von Pharmaunternehmen an Fachpersonen, Gesundheitsversorgungs-Organisationen oder Patientenorganisationen geleistet werden. Solche geldwerten Leistungen umfassen nicht nur das Sponsoring von bestimmten Aktivitäten oder Projekten und die Einladung an Kongresse, sondern auch Entschädigungen für Beratungs- oder andere Dienstleistungen zu Gunsten eines Pharmaunternehmens. Von der Offenlegungspflicht ausgenommen sind die Abgeltungen für Fachpersonen bei Bestellungen und Lieferungen von Arzneimitteln (dies betrifft insbesondere Rabatte), die unentgeltliche Abgabe von Mustern verschreibungspflichtiger Arzneimittel sowie die Gewährung von zulässigen Geschenken und die Bezahlung von Mahlzeiten (einschliesslich Getränke). Die Offenlegung erfolgt auf der Webseite der Unternehmen in einer für jedermann frei zugänglichen Rubrik. Mit der Offenlegung wird transparent, welches Unternehmen welchen Fachpersonen oder Organisationen wofür wie viel bezahlt hat, z. B. für Referate, Beratungsgremien, Forschung und Entwicklung. Transparent werden so auch Beiträge an Reise- und Unterkunftskosten im Zusammenhang mit Kongressen oder anderen Veranstaltungen. Die Offenlegung muss soweit möglich individuell, das heisst bezogen auf die konkrete Fachperson erfolgen. Damit betrifft sie die Privatsphäre der Betroffenen und die Pharmaunternehmen müssen diese vor Abschluss des zugehörigen Vertrags über die Offenlegung informieren und deren Zustimmung einholen. Lehnt eine Fachperson, Gesundheitsversorgungs- oder Patientenorganisation die Offenlegung ab, so muss das Pharmaunternehmen vom Vertragsabschluss absehen. 9. Fazit Die neuen Bestimmungen über Geschenke und die Offenlegung von geldwerten Leistungen werden zu einem Umdenken und Überdenken gewisser eingespielter Verhaltensmuster führen. Das Risiko für Interessenkonflikte in der Zusammenarbeit zwischen Pharmaunternehmen und der Ärzteschaft wird bewusster wahrgenommen und die Gestaltung einer solchen Zusammenarbeit muss sorgfältiger geplant werden. Nutzniesser sind nicht nur die Patienten, sondern auch die Akteure, deren Glaubwürdigkeit gestärkt wird. Insofern sind die neuen Regelungen zu begrüssen, auch wenn sie zumindest zu Beginn mit erhöhtem Aufwand verbunden sein werden. Das Geschenkverbot tritt am 1. Juli 2014 in Kraft, die Offenlegung von geldwerten Leistungen an Fachpersonen und Gesundheitsversorgungs-Organisationen erfolgt erstmals 2016 für Leistungen, die 2015 gewährt worden sind. Die Offenlegung von geldwerten Leistungen an Patientenorganisationen erfolgt bereits heute. Bratschi Wiederkehr & Buob AG ist eine führende Schweizer Anwaltskanzlei mit über 75 Anwältinnen und Anwälten in den Wirtschaftszentren der Schweiz, bietet schweizerischen und ausländischen Unternehmen und Privatpersonen professionelle Beratung und Vertretung in allen Bereichen des Wirtschafts-rechts, im Steuerrecht und im öffentlichen Recht sowie in notariellen Angelegenheiten. Basel Lange Gasse 15 CH-4052 Basel Telefon Fax Bern Bollwerk 15 Postfach 5576 CH-3001 Bern Telefon Fax Lausanne Avenue Mon-Repos 14 Postfach 5507 CH-1002 Lausanne Téléfone Téléfax St. Gallen Vadianstrasse 44 Postfach 262 CH-9001 St. Gallen Telefon Fax Zug Industriestrasse 24 CH-6300 Zug Telefon Fax Zürich Bahnhofstrasse 70 Postfach 1130 CH-8021 Zürich Telefon Fax Bratschi Wiederkehr & Buob AG, Vervielfältigung bei Angabe der Quelle gestattet Die vollständige Anwaltsliste finden Sie im Internet unter Seite 9 23

10 Martin Moser Dr. iur., LL.M., Rechtsanwalt Telefon Compliance für KMU Sinn oder Unsinn? Pflicht oder Kür? Nicht schon wieder Compliance! Doch, Pflichtprogramm. To comply or not to comply? Keine Wahl wirklich? Muss ich mich auch als KMU damit herumschlagen? Und wenn ja, wie denn? 10. Was heisst Compliance? Nach gängiger Definition bedeutet Compliance zunächst die Einhaltung der relevanten gesetzlichen Normen und regulatorischen Standards. Der Begriff schliesst zudem, über gesetzliche Regelungen hinaus, auch Normen und Verhaltensregeln ein, die sich ein Unternehmen selber setzt. 11. Beispiele für (Non-)Compliance Zwei Beispiele veranschaulichen Non-Compliance: Bei Siemens flog 2006 eine grosse Korruptionsaffäre auf. Die Fahnder stiessen auf rund 4300 illegale Zahlungen; sie protokollierten mehr als 330 dubiose Projekte. Siemens kostete die Affäre rund EUR 2,2 Mrd., davon EUR 1,2 Mrd. an Strafzahlungen. Seither gilt Siemens in Sachen Compliance als Vorzeigeunternehmen. Bei Alstom kam es in Lettland, Tunesien und Malaysia zu Bestechungszahlungen. Es stellte sich heraus, dass interne Vorgaben nicht durchgesetzt wurden, dass die Compliance-Organisation personell unterdotiert, nicht genügend ausgebildet und nicht ausreichend unabhängig war; ihr fehlten zudem die notwendigen Kompetenzen. Die im Konzern verantwortliche schweizerische Gesellschaft wurde Ende 2011 zu einer Busse von CHF 2.5 Mio. verurteilt. Mancher wird nun denken, beide Fälle betreffen grosse, börsenkotierte Unternehmen. Für KMU ist Compliance kein drängendes Problem. Stimmt das? Drei weitere Beispiele aus der Praxis: Die Wettbewerbskommission verurteilt 2009 Mitglieder eines Submissionskartells zu Geldbussen. Betroffen sind acht Elektroinstallationsbetriebe aus dem Raum Bern. Die Summe der Geldbussen beläuft sich auf über CHF 1,2 Mio. Die gebüssten Unternehmen sind KMU; wenige davon Tochterunternehmen grösserer Unternehmen. Die vollständige Anwaltsliste finden Sie im Internet unter Seite 10 23

11 Ein KMU stellt Lebensmittel her. Im Tiefkühllager ereignet sich ein Unfall mit einem Gabelstapler. Ein Mitarbeiter wird dabei schwer verletzt. Gegen den Logistikverantwortlichen des Unternehmens, Mitglied der Geschäftsleitung, wird ein Strafverfahren eingeleitet. Der Richter interessiert sich dafür, ob alle notwendigen Vorkehren getroffen wurden, um die an sich klaren Regeln durchzusetzen: Waren Anordnungen schriftlich vorhanden? Erfolgten Schulungen? Genügte die Überwachung? Ein KMU mit gut 30 Mitarbeitern geht mit einem internationalen Konzern (Z)eine vielversprechende Zusammenarbeit ein. Der Zusammenarbeitsvertrag enthält aber zu Lasten des KMU (X) folgende Klausel: a) X shall comply with the principles and requirements of the 'Code of Conduct' below (hereinafter referred to as the 'Code of Conduct'). b) If requested by Z, X shall not more than once a year either at its option provide Z with (i) a written self-assessment in the form provided by Z, or (ii) a written report approved by Z describing the actions taken or to be taken by X to assure compliance with the Code of Conduct. Der erwähnte Code of Conduct nimmt Bezug auf derart viele Regelwerke verschiedener Länder und internationaler Organisationen, dass die kumulierte Regelung kaum mehr überblickbar ist. Soll X den Zusammenarbeitsvertrag trotzdem unterschreiben? Es handelt sich bei den obigen Beispielen nicht um Einzelfälle. KMU sind also durchaus von Compliance-Fragen betroffen. 12. Compliance auch für KMU ein Thema Dass Gesetze und weitere Vorschriften eingehalten werden müssen und dass sich ein Unternehmen im Geschäftsleben nach bestem Wissen und Gewissen verhalten soll, wurde an sich schon immer vorausgesetzt. Wohl die grosse Mehrzahl der KMU genügt diesen Anforderungen zumindest inhaltlich. Im Zuge von Bilanzskandalen, Korruptionsaffären, prominenten Kartellrechtsverstössen etc. und entsprechend verdichteter Regulierung mit nationalen Gesetzen und Regelwerken diverser Organisationen etablierte sich Compliance als eigenständiges Thema. KMU können sich, ob sie wollen oder nicht ob gut oder schlecht, dem Sog nicht entziehen: Gesetze und Regelwerke sind für sie oft direkt anwendbar. Indirekt werden sie häufig als Zulieferer, Kreditnehmer, Bieter in öffentlichen Beschaffungsverfahren und in vielen anderen Konstellationen auf diverse Regelwerke verpflichtet bzw. danach beurteilt. Die vollständige Anwaltsliste finden Sie im Internet unter Seite 11 23

12 Für ein KMU geht es dabei darum, rechtliche Verpflichtungen einzuhalten; den Anforderungen an eine sorgfältige und umfassende Unternehmensführung zu genügen; die Reputation zu wahren; Wettbewerbsvorteile zu erlangen; im Hinblick auf einen Verkauf eine optimale Ausgangslage zu schaffen. 13. Compliance Keine Wahl Wie eingangs erwähnt geht es zunächst darum, gesetzliche Regelungen einzuhalten. Entsprechend hat Compliance vorab die Einhaltung kritischer Bestimmungen, unter anderem in folgenden Bereichen, zum Gegenstand: Aktienrecht (insbesondere Bestimmungen zur Unternehmensleitung) Kartellrecht Bestechung Gesundheitsschutz / Arbeitssicherheit Umweltschutz Insiderstrafnorm / Bestechungstatbestände Datenschutz Steuern Embargo-Rules Zusätzlich zu diesen allgemeinen Regeln, die im Normalfall alle Unternehmen betreffen, sind natürlich die spezifischen Vorschriften und Standards, die für die konkret hergestellten bzw. vertriebenen Produkte und Dienstleistungen gelten, einzuhalten. Die entsprechenden gesetzlichen Regelungen enthalten meist Sanktionsdrohungen bzw. eine Haftungsfolge für den Fall des Verstosses. To comply or not to comply is this the question? Auch ein KMU hat keine Wahl. Compliance ist zwingend. Selbst im Bereich privater Regelwerke kann sich ein KMU diesen, z.b. als Zulieferer, oft nicht entziehen (siehe Beispiel oben). 14. Was verlangt Compliance? Die entscheidende Frage unter dem Titel Compliance ist für die oberste Unternehmensleitung: Was muss unternommen werden, um Verstösse zu verhindern? Jedes KMU steht vor der Herausforderung, den goldenen Mittelweg zu finden zwischen der Schaffung eines (allenfalls aufgeblähten) Compliance Apparates (was die Wettbewerbsfähigkeit schwächt) und einer ungenügenden Umsetzung der Compliance-Anforderungen (was die Wettbewerbsfähigkeit ebenfalls beeinträchtigen kann). Die vollständige Anwaltsliste finden Sie im Internet unter Seite 12 23

13 Hier besteht ein gewisser Spielraum für die Wahl des passenden Weges. Ein paar Wegweiser: Die Verantwortung liegt bei der obersten Unternehmensleitung. Exemplarisch für die Aktiengesellschaft bestimmt Art. 716a OR, dass der Verwaltungsrat die Oberaufsicht ausüben muss über die mit der Geschäftsführung betrauten Personen, namentlich im Hinblick auf die Befolgung der Gesetze, Statuten, Reglemente und Weisungen. In der Ausgestaltung der Compliance ist der Verwaltungsrat grundsätzlich frei. Der Verwaltungsrat muss sich das notwendige Fachwissen beschaffen und eventuell interne und / oder externe Spezialisten beiziehen. Leitlinien können (private) Regelwerke bzw. Standards bieten. Eckwerte für Strukturen und Prozesse: Der Verwaltungsrat legt nach einer Risikobeurteilung die Grundzüge fest. Er muss zudem sicherstellen, dass ausreichende und angemessene Ressourcen vorhanden sind. Für die operative Umsetzung ist eine verantwortliche Person zu bezeichnen. In grösseren Unternehmen kann dies ein vollamtlicher Compliance Officer sein. In einem KMU ist es zumindest notwendig, diese Funktion einer Person zuzuweisen, sei es dem Finanzchef, einem Stabschef, einem Qualitätsverantwortlichen, einem Risk Manager, oder einem Mitarbeiter in ähnlicher Position, wobei darauf zu achten ist, dass diese Person die zumindest für ihre Compliance-Funktion notwendige, unabhängige Stellung im Unternehmen, mit direktem Zugang zur obersten Unternehmensleitung, hat. Die Compliance-Prozesse sind in die vorhandenen Prozesse einzugliedern. Meist sind weder separate Prozesse notwendig noch möglich bzw. zu vertreten. Compliance muss zudem eingebettet werden in das Risikomanagement. Die Compliance-Regeln müssen schriftlich festgehalten werden. Es braucht aber keine Bücher und keine allgemein gehaltenen Regelwerke. Knappe, klare und konkrete Regeln sind zweckmässiger und genügen. Die Schwerpunkte müssen der Branche und weiteren Eigenheiten des KMU entsprechend gelegt werden (z.b. muss bei exportorientierten KMU in einer entsprechenden Branche die Beachtung von Embargo-Rules sichergestellt werden). Mit angepassten, stufengerechten und regelmässigen Schulungen ist sicherzustellen, dass die Organisation sowie die Prozesse verstanden und umgesetzt werden. Kontrollen, und bei Verstössen allenfalls Sanktionen, dürfen nicht fehlen. Die Bereiche, welche Compliance abzudecken hat, sind oben in Ziffer 4 aufgeführt. 15. Überlegungen zum Schluss Dass auch KMU alle gesetzlichen Vorschriften, die für Sie relevant sind, einhalten müssen, ist selbstverständlich. Die Einhaltung weiterer Regelwerke kann Wettbewerbsvorteile bieten bzw. gewisse Geschäfte (z.b. als Zulieferer) erst ermöglichen. So verstanden, dürfen KMU Compliance Die vollständige Anwaltsliste finden Sie im Internet unter Seite 13 23