Jürgen Schwenk, Dieter Schiecke, Helmut Schuster, Eckehard Pfeifer. Microsoft Office Excel 2010 Das Handbuch

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2 Jürgen Schwenk, Dieter Schiecke, Helmut Schuster, Eckehard Pfeifer Microsoft Office Excel 2010 Das Handbuch

3 Jürgen Schwenk, Dieter Schiecke, Helmut Schuster, Eckehard Pfeifer: Microsoft Office Excel 2010 Das Handbuch Copyright 2010 O'Reilly Verlag GmbH & Co. KG Das in diesem Buch enthaltene Programmmaterial ist mit kiiner Verpflichtung oder Garantie irgendeiner Art verbunden. Autor, Übersetzer und der Verlag übernehmen folglich keine Verantwortung und werden keine daraus folgende oder sonstige Haftung übernehmen, die auf irgendeine Art aus der Benutzung dieses Programmmaterials oder Teilen davon entsteht. Das Werk einschließlich aller Teile ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung des Verlags unzulässig und strafbar. Das gilt insbesondere für Vervielfältigungen, Übersetzungen, Mikroverfilmungen und die E inspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. Die in den Beispielen verwendeten Namen von Firmen, Organisationen, Produkten, Domänen, Personen, Orten, Ereignissen sowie -Adressen und L ogos sind fr ei erfunden, soweit nichts anderes angegeben ist. Jede Ähnlichkeit mit ta tsächlichen Firmen, Organisationen, Produkten, Domänen, Personen, Orten, Ereignissen, -Adressen und Logos ist rein zufällig ISBN , PDF-ebook-ISBN O'Reilly Verlag GmbH & Co. KG Balthasarstr. 81, Köln Alle Rechte vorbehalten Fachlektorat: Georg Weiherer, Münzenberg Korrektorat: Judith Klein, Siegen Layout und Satz: Gerhard Alfes, mediaservice, Siegen ( Umschlaggestaltung: Hommer Design GmbH, Haar ( Gesamtherstellung: Kösel, Krugzell (

4 Übersicht Vorwort Was ist neu? Teil A Grundlagen Die Installation Die Arbeitsumgebung mit Neuerungen und Verbesserungen Arbeitsmappen erstellen, speichern und öffnen Im Arbeitsblatt arbeiten Vom Bildschirm auf Papier Teil B Daten und Formeln eingeben Grundlagen für das Rechnen mit Formeln Funktionen einsetzen Daten bei der Eingabe prüfen Teil C Tabellen und Daten formatieren Zellen und Tabellen formatieren der Einstieg Mit eigenen Zahlenformaten Tabellen übersichtlicher machen Mit Vorlagen schneller formatieren Bedingte Formatierung, Scorecards und Sparklines einsetzen Formulare entwickeln und kommentieren Teil D Fotos, Zeichnungen, Schaubilder Tabellen mit Grafiken aufwerten Teil E Informationen mit Tabellenfunktionen gewinnen Weitere Funktionen einsetzen Statistische und finanzmathematische Funktionen einsetzen

5 Übersicht Teil F Daten in Diagrammen darstellen Diagramme schnell erstellen und überarbeiten Fortgeschrittene Diagrammtechniken einsetzen Teil G Listenmanagement Neue Horizonte durch Namen und Tabellen Sortieren von Daten Der Blick aufs Wesentliche Datensätze filtern Datenbankfunktionen für komplexe Berechnungen Teilergebnisse bilden und Daten konsolidieren PivotTable und PivotChart einsetzen Teil H Planung und Prognose Was-wäre-wenn-Analyse Add-Ins einsetzen Beispiel zum Solver Teil I Datenaustausch mit anderen Anwendungen Excel in Netzwerk und im Web Excel und XML Excel und die anderen Office-Anwendungen Teil J Eigene Makros programmieren Eigene Makros programmieren Teil K Anhang A Inhalt der CD-ROM Praxisindex Stichwortverzeichnis

6 Vorwort Die Autoren Danksagung Wichtige Hinweise Die Maustasten Wie ist dieses Buch aufgebaut? So finden Sie, was Sie suchen Was ist neu? Backstage, aber nicht hinter den Kulissen Der Zugang Die Highlights Dateien werden mehrere Tage gehalten Von vielen erwartet Anpassen des Menübands Optionen für das Einfügen aus der Zwischenablage sind visualisiert Die Kraft der Visualisierung Daten vergleichen mit Sparklines Bedingte Formatierung Verbesserte Diagramme Mathematische Gleichungen VBA Neues im Umgang mit Arbeitsblättern AutoFilter fixiert im Fenster Suchen im Filter Neue Formeln 39 Transponieren Datenschnitte Kick für PivotTables Teamarbeit und Rechnen im Web Neues im Bereich Sicherheit Fazit Teil A Grundlagen Die Installation Erstmalige Installation Systemanforderungen Standardinstallation

7 Angepasste Installation Nachträgliche Anpassungen der Installation Upgrade/Update früherer Versionen Parallele Installationen verschiedener Versionen Zusammenfassung Die Arbeitsumgebung mit Neuerungen und Verbesserungen Excel starten und beenden Eine Arbeitsmappe automatisch öffnen Excel beenden Die Objekte der Excel-Arbeitsfläche Aufgabenbezogene Befehle im Menüband Tastaturbefehle anzeigen Alte Bekannte in neuem Kleid: Registerkarte Datei Symbolleiste für den Schnellzugriff Neu in Excel 2010: Menüband anpassen Menüband in unterschiedlicher Größe Kontextbezogene Werkzeuge Mit Kontextmenüs arbeiten Befehle ausführen Startprogramm für Dialogfelder Elemente von Dialogfeldern Schnell formatieren mithilfe von Katalogen Die Elemente der Bearbeitungsleiste Bildschirmansicht über Ansichten wechseln Die Statusleiste anpassen Mit der Bildlaufleiste blättern Die Fenstergröße einstellen Optionen in Excel einstellen Hilfe finden und Startprobleme lösen Die Hilfe verwenden Probleme beim Starten von Excel lösen Inhalt der Startordner prüfen Zusammenfassung Arbeitsmappen erstellen, speichern und öffnen Eine neue Excel-Arbeitsmappe erstellen Vorlagen online von Microsoft beziehen Öffnen einer vorhandenen Excel-Arbeitsmappe Eine Arbeitsmappe schließen Speichern von Dateien XML-Format für Dateien Geändertes Binärformat für Dateien Speichern im Excel Format Eine Arbeitsmappe auf Kompatibilität prüfen Welches Format ist das richtige Standardformat für mich? Dateien mit früheren Excel-Versionen erstellen

8 Standardformat für Dateien einstellen Arbeitsmappen speichern Das Dialogfeld Speichern unter Datei im PDF-Format speichern Arbeitsmappe schützen Persönliche Informationen entfernen Prüfung auf Barrierefreiheit Dateien konvertieren In einem Textformat speichern und öffnen Textdateiformate Zwischenablageformate Excel und die Datensicherheit Wiederherstellen von Dateien Sicherheit zuerst: vertrauenswürdige Speicherorte Geschützte Ansicht Vertrauenswürdige Dokumente Das Sicherheitscenter öffnen Gemeinsam an einer Arbeitsmappe arbeiten Exklusive Rechte sind Standard Eine Arbeitsmappe freigeben Eine Arbeitsmappe signieren Eine Signaturzeile hinzufügen Eine Arbeitsmappe als abgeschlossen kennzeichnen Die Arbeitsblatt-Register Arbeitsblätter gruppieren Arbeitsblätter umbenennen und verschieben Arbeitsblätter löschen Arbeitsblätter einfügen Arbeitsblätter aus- und einblenden Blattregisterkarten farblich gestalten Mehrere Arbeitsmappen-Fenster anzeigen Arbeitsmappen ausblenden Arbeitsmappenstruktur schützen Zusammenfassung Im Arbeitsblatt arbeiten Aufbau eines Excel-Arbeitsblatts Zellen aktivieren Mehrere Zellen auswählen Daten eingeben und bearbeiten Daten in einen markierten Bereich eingeben Zellen mit gleichen Inhalten füllen AutoVervollständigen zur Dateneingabe verwenden Auswahllisten anzeigen und verwenden Daten in der Zelle bearbeiten Besonderheiten bei der Dateneingabe Feste Dezimalstelle verwenden

9 Mit sehr großen Zahlen arbeiten Einen Bruch eingeben Internet- und Netzwerkpfade eingeben Es werden nur Rauten angezeigt Datumseingabe auf dem numerischen Block Reihen erstellen und ausfüllen Die Anwendung der AutoAusfüllen-Funktion Eine Reihe erzeugen Ausfüllen einer Reihe von Zahlen, Datumswerten oder anderen Elementen Benutzerdefinierte Reihe festlegen Zellinhalte löschen, Eingaben wiederholen und rückgängig machen Einfügen und Löschen von Zellen Zellen, Zeilen und Spalten löschen Verschieben, Kopieren und Einfügen von Daten Kopieren und Einfügen mit Einfügevorschau Kopieren und Einfügen mit zusätzlichen Aktionen Zeilen und Spalten vertauschen Verschiedene Tabellen vergleichen Zeilenhöhe und Spaltenbreite ändern Optimale Spaltenbreite und Zeilenhöhe einstellen Zellen verbinden Zellen über Auswahl zentrieren Zellen ein- und ausblenden Mehrere Tabellenbereiche im Blick behalten Überschriften und Vorspalten fixieren Benutzerdefinierte Ansichten erstellen Ganzer Bildschirm Inhalte suchen Zeichenfolgen ersetzen Rechtschreibprüfung durchführen Die AutoKorrektur verwenden AutoKorrektur für die Eingabe von Zeitwerten AutoKorrektur-Eintrag löschen Ausnahmen festlegen Zusätzliche Aktionen (früher Smarttags) Formeleditor und mathematische AutoKorrektur Eine Recherche durchführen Arbeitsblatt schützen Erweiterter Blattschutz Blattschutz aufheben Zusammenfassung Vom Bildschirm auf Papier Die Seitenlayoutansicht verwenden Spaltenbreiten und Seitenränder in der Seitenlayoutansicht ändern Kopf- und Fußzeilen gestalten

10 Druckvorbereitung Seite einrichten Skalierung und Papierformat auswählen Seitenrand und Zentrierung einstellen Passendes Layout für Ihr Arbeitsblatt einstellen Kopienanzahl und Sortierung einstellen Die neue Backstage-Ansicht vor dem Ausdruck Tipps und Tricks zum Drucken Mehrere Blätter ausdrucken Formeln drucken Den Ausdruck abbrechen Das Zeichen»&«im Firmennamen Seitenzahlen anpassen Ein Wasserzeichen einfügen Die Seitenumbruchvorschau Mehrere Bereiche auf eine Seite drucken Zusammenfassung Teil B Daten und Formeln eingeben Grundlagen für das Rechnen mit Formeln Formeln eingeben Arithmetische Operatoren einsetzen Klammern setzen Zellbezüge statt Konstanten verwenden AutoVervollständigen in Formeln Mit externen Daten rechnen Mit Matrixformeln ganze Bereiche berechnen Bearbeiten von Matrix-Formeln Formeln verschieben und kopieren Formelzellen verschieben Kopieren von Formelzellen Relative Zellbezüge Absolute Zellbezüge Gemischte Zellbezüge Kopieren durch Ausfüllen Neue Einfügeoptionen Die Neuberechnung kontrollieren Fehler erkennen, finden und beseitigen Fehlerüberprüfung einstellen Was ist ein Zirkelbezug? Formeln analysieren Daten- und Formelfluss verfolgen Die Fehlerüberprüfung hilft Formeln schrittweise auswerten Zusammenfassung

11 7 Funktionen einsetzen Die Funktion SUMME Mit der automatischen Summenfunktion arbeiten Laufende Summe berechnen Wie funktionieren Funktionen eigentlich? Funktionen sind fehlertolerant Syntax einer Funktion Argumente übergeben Daten an eine Funktion Funktionen eingeben Der Funktions-Assistent: Eingabehilfe für Funktionen Mit Bezugsoperatoren arbeiten Schreibweisen von Bereichsbezügen Bezüge auf ganze Spalten oder Zeilen Der Vereinigungsoperator verbindet entfernt liegende Zellen Der Schnittmengenoperator ermittelt Gemeinsamkeiten Implizite Schnittmenge Mit dem Textoperator Zeichenfolgen verketten Funktionen einsetzen SUMMENPRODUKT-Funktion RUNDEN-Funktion AUFRUNDEN-Funktion ABRUNDEN-Funktion SUMMEWENN-Funktion ZÄHLENWENN-Funktion Alles ganz logisch WENN-Funktion Beispiel zur WENN-Funktion Mit Datums- und Zeitfunktionen rechnen Die Eingabe von Datumswerten HEUTE- und JETZT-Funktion MONAT-Funktion WOCHENTAG-Funktion Zusammenfassung Daten bei der Eingabe prüfen Eingabewerte einschränken Wann wird die Datenüberprüfung aktiv? Eingabemeldung festlegen Typ der Fehlermeldung einstellen Einstellungen für die Datenüberprüfung Gültigkeitsregeln finden, ändern und löschen Zellen mit Gültigkeitsregeln finden Regeln zur Datenüberprüfung ändern Gültigkeitsregeln löschen Werte aus einer Liste verwenden Einen Zellbereich als Liste verwenden Dynamische Liste für die Gültigkeit festlegen Variable Listenbereiche einsetzten

12 Weitere Beispiele mit Formeln Doppelte Einträge verhindern Zeilenweise Eingabe erzwingen Tabellen führen die Datenprüfung fort Auf ein ausgeschöpftes Budget hinweisen Angepasste Datenprüfung für jede Zeile Zusammenfassung Teil C Tabellen und Daten formatieren Zellen und Tabellen formatieren der Einstieg Mehr Klarheit durch richtige Gestaltung Die Möglichkeiten zum Formatieren von Zellen und Tabellen im Überblick Was sind Zellformate? Was sind Zahlenformate? Schnelleinstieg: eine Tabelle Zelle für Zelle in Form bringen Die Ausgangstabelle Bestandsaufnahme und Aufgabenstellung Schritt für Schritt: die Aufstellung formatieren Mit Zahlenformaten die Zahlen lesbarer machen Die Anteile in Prozent darstellen Der Tabelle mit Rahmenlinien eine Struktur geben Zum Schluss wichtige Teile der Tabelle schützen Fazit Die Formatierungsbefehle im Detail Auf verschiedenen Wegen zum gleichen Ziel Schrift formatieren Die Ausrichtung in Zellen bestimmen Zahlen formatieren Mit Rahmenlinien aus Zahlenkolonnen übersichtliche Tabellen machen Wichtiges hervorheben mit Zellfarbe und -muster Zellen schützen Tipps für zeitsparendes Formatieren Formate blitzschnell übertragen und vereinheitlichen Tastenkombinationen verwenden Zusammenfassung Mit eigenen Zahlenformaten Tabellen übersichtlicher machen Wofür werden benutzerdefinierte Zahlenformate gebraucht? Ein Beispiel: negative Zahlen besser anzeigen Den Aufbau benutzerdefinierter Zahlenformate kennen und verstehen Die Einteilung von Zahlenformaten in Abschnitte

13 Eigene Zahlenformate erstellen Formatcodes und ihre Bedeutung Aus der Praxis: Beispiele für benutzerdefinierte Zahlenformate Führende Nullen anzeigen Alle Nullwerte nicht anzeigen Nur positive Zahlen sind erlaubt Bei der Eingabe von Nullen den Buchstaben»O«vermeiden Große Werte verkürzt darstellen als Tsd. oder Mio Spezielle Platzhalter in Formatcodes Texte gliedern mit Aufzählungszeichen Benutzerdefinierte Zahlenformate verwalten Benutzerdefinierte Zahlenformate löschen Benutzerdefinierte Zahlenformate in anderen Arbeitsmappen verwenden Zusammenfassung Mit Vorlagen schneller formatieren Das System aus Formatvorlagen, Designs und Mustervorlagen verstehen Zellenformatvorlagen Tabellenformatvorlagen Diagrammformatvorlagen Designs Mustervorlagen Einzelne Zellen leichter formatieren: Zellenformatvorlagen Zellenformatvorlagen anpassen Eigene Zellenformatvorlagen anlegen Zellenformatvorlagen löschen Die Formate einer Zellenformatvorlage aus ausgewählten Zellen entfernen Gut organisiert: Zellenformatvorlagen zwischen verschiedenen Arbeitsmappen austauschen Komplette Tabellen gestalten: Tabellenformatvorlagen Einem Zellbereich eine Tabellenformatvorlage zuweisen Eigene Tabellenformatvorlagen anlegen Das Aussehen der gesamten Arbeitsmappe ändern: Designs Was gehört zu einem Design? Designs verwenden Designs anpassen Schriften und Effekte eines Designs verwenden Den Effekt für ein Design ändern Benutzerdefinierte Designs speichern Nicht nur Standard: eigene Vorlagen für Arbeitsmappen Was wird in einer Mustervorlage gespeichert? Vorhandene Mustervorlagen nutzen Eine eigene Mustervorlage anlegen Zusammenfassung

14 12 Bedingte Formatierung, Scorecards und Sparklines einsetzen Wie funktioniert die»bedingte Formatierung«? Wie werden bedingte Formate zugewiesen? Welche Format-Optionen sind verfügbar? Wie viele Bedingungen sind möglich? Schnelleinstieg mit Praxisbeispielen Beispiel 1: Texte vergleichen Beispiel 2: Obergrenzen überwachen Beispiel 3: Einträge aus diesem Monat einfärben Beispiel 4: doppelte Werte hervorheben Beispiel 5: Bedingte Formate sorgen für Ordnung Beispiel 6: eine Regel bei Bedarf ausschalten Bedingte Formate anpassen, kopieren und löschen mithilfe des Managers Bedingte Formate kopieren Tipps & Tricks zum Umgang mit bedingten Formaten Bedingte Formate finden Zelle mit gleichen bedingten Formaten finden Weitere Beispiele für den Einsatz bedingter Formate Wochenenden in Listen optisch hervorheben Scorecards: Datenbalken, Farbskalen und Symbolsätze einsetzen Werte mit einem farbigen Symbol ergänzen Farbige Symbole statt Werten anzeigen Verbesserungen bei Fehlerwerten Bedingte Formatierung in PivotTable-Berichten Sparklines: schnelle Übersicht mit Minidiagrammen Umgang mit Sparklines anhand von Beispielen Fazit Zusammenfassung Formulare entwickeln und kommentieren Formulare entwickeln Steuerelementtypen unterscheiden Ein elektronisches Formular erstellen Tabellen kommentieren Kommentar einfügen Kommentar bearbeiten und löschen Kommentare anzeigen und finden Kommentare formatieren Position und Größe von Kommentaren ändern Kommentare kopieren Kommentare komfortabel auswählen Kommentare drucken Zusammenfassung

15 Teil D Fotos, Zeichnungen, Schaubilder Tabellen mit Grafiken aufwerten Die Optik von Tabellen verbessern Die vier Möglichkeiten zum Verbessern der Optik Der Weg zum Einfügen grafischer Objekte Wichtiges mithilfe von Formen hervorheben Beispiele für den Einsatz von Formen Ein Rechteck zeichnen Formen bearbeiten Eine Form mit Text und Zahlen füllen Textfelder nutzen Beispiel Infobox für Umsatz- und Kostenänderung Tipps und Beispiele zum Einsatz von Formen Mehrere Objekte markieren Formen anordnen Eine Form durch eine andere ersetzen Die Gestalt einer Form ändern Formen durch Linien verbinden Beispiele zum Einsatz von Formen Bilder einfügen und anpassen Beispiel 1: eine Grafikdatei einfügen, mit 3D-Effekt versehen und freistellen Beispiel 2: ein Foto nachbearbeiten Genial einfach: Bilder in Excel nachbearbeiten Wenn's schnell gehen muss: ClipArts ClipArts suchen und einfügen Mit den Suchergebnissen arbeiten Eine ClipArt-Grafik aus dem Internet speichern Office.com als Online-Datenbank für Bilder nutzen Ein Deckblatt mit ClipArts und Hyperlinks SmartArt: professionelle Schaubilder auf Knopfdruck Wann ist der Einsatz der SmartArts sinnvoll? Die passende SmartArt-Grafik auswählen Schritt für Schritt: eine Projektübersicht anlegen Zusammenfassung Teil E Informationen mit Tabellenfunktionen gewinnen Weitere Funktionen einsetzen Runden mit Formeln Schnell alle Werte runden ohne Funktion Vorsicht Falle: Zahlenformat Die Tabellenfunktion RUNDEN einsetzen