Docu Performer OPTIMAL EINSETZEN 2

Transkript

1 OPTIMAL EINSETZEN 1

2 Docu Performer OPTIMAL EINSETZEN 2 Einleitung... 3 Docu Performer für die regelmäßige Dokumentation einrichten... 4 Docu Performer für die Projektdokumentation einsetzen... 8 Docu Performer in den Projektphasen einsetzen...11

3 Docu Performer OPTIMAL EINSETZEN 3 Einleitung Beim Einsatz des SAP Business Warehouse kommt mit dem Wachstum des Systems häufig auch ein gestiegener Bedarf an Dokumentation einher. Die erstellte Dokumentation soll die Wartbarkeit des Systems verbessern, einen besseren Überblick ermöglichen, Veränderungen besser nachvollziehbar machen und die IT bei Anfragen der Fachbereiche entlasten. Der Docu Performer kann ihre Dokumentation automatisiert in bester Qualität erstellen. Außerdem bietet der Docu Performer Funktionen für nahezu jede Analyse eines SAP BW Systems. Damit Sie den großen Funktionsumfang optimal nutzen können, bietet Ihnen dieses Dokument einen Leitfaden zum Einrichten von grundlegenden Einstellungen. Dadurch sind Sie bestens vorbereitet, um ein schlüssiges Dokumentationskonzept umzusetzen, welches sowohl technische als auch fachliche Mitarbeiter in einfacher Weise mit den für sie relevanten Informationen versorgt.

4 Docu Performer OPTIMAL EINSETZEN 4 Docu Performer für die regelmäßige Dokumentation einrichten Um alle Möglichkeiten des Docu Performers für ein ganzheitliches Konzept zur Dokumentation der SAP BW Landschaft einsetzen zu können, sollten einige Einstellungen vorgenommen werden. Im Folgenden beschreiben wir, wie Sie den Docu Performer perfekt einrichten, damit Sie das komplette Potential nutzen und eine für Ihre Zwecke optimale Dokumentation erstellen. Schritt 1: Varianten für unterschiedliche Detaillierungsgrade der Dokumentation abspeichern Settings-Varianten bieten die Möglichkeit, vorgenommene Einstellungen abzuspeichern und vor der Erstellung von Dokumenten auszuwählen. Dadurch wird es möglich, unterschiedliche Detailierungsgrade der erstellten Dokumente für unterschiedliche Zielgruppen festzulegen. Beispielsweise kann eine Variante für eine detaillierte technische Dokumentation mit allen Einstellungen für die IT und eine weniger detaillierte mit Fokus auf Fachbereichsmitarbeiter erstellt werden. Schritt 2: Struktur der Kommentar-Kapitel pflegen Über Kommentar-Templates können Kapitel für die Kommentierung der Objekte pro Objekttyp festgelegt werden. Zwar sind im Auslieferungszustand bereits Kapitel verfügbar, die Templates sollten aber den eigenen Bedürfnissen angepasst werden, damit die gewünschte Kommentar-Struktur genutzt werden kann. Hinweis: Wenn bestimmte Kapitel zur schnelleren Bearbeitung bereits einen vordefinierten Inhalt (beispielsweise eine Tabelle nur mit Überschriften und zu füllenden Parametern) enthalten sollen, kann dieser Inhalt zentral im Template Designer eingepflegt werden. Vom Benutzer müssen später nur noch die spezifischen Werte je Objekt gefüllt werden. Neben der Zeitersparnis wird damit auch gleich sichergestellt, dass die Kommentare einheitlich und vergleichbar sind.

5 Docu Performer OPTIMAL EINSETZEN 5 Schritt 3: Zusätzliche Sprachen für die Kommentierung hinzufügen Im Auslieferungszustand sind die Sprachen Englisch, Deutsch und Französisch für die Pflege von Objekt-Kommentaren voreingestellt. Für die Kommentierung können beliebige weitere Sprachen hinzugefügt werden. Dadurch können Kommentare in allen gewünschten Sprachen gepflegt und exportiert werden. Schritt 4: Kommentierung der Objekte Nachdem die Kommentar-Templates und gegebenenfalls die Kommentar-Sprachen angepasst wurden, kann mit der eigentlichen Kommentierung der Objekte begonnen werden.

6 Docu Performer OPTIMAL EINSETZEN 6 Schritt 5: Export der Kommentare für unterschiedliche Zielgruppen vorbereiten Export-Varianten legen fest, welche Kommentar-Kapitel exportiert werden sollen. Auf diese Weise können die erstellten Dokumente weiter an die Zielgruppen angepasst werden, indem nur die relevanten Kapitel exportiert werden. Soll beispielsweise eine Dokumentation für Mitarbeiter aus Fachbereichen erstellt werden, so können Kapitel zu technischen Aspekten ausgeblendet werden und nur Kommentar-Kapitel zu fachlichen Aspekten integriert werden. Pro Objekttyp können einzelne Kapitel-Items für den Export deaktiviert beziehungsweise aktiviert werden. Im folgenden Beispiel wird für Berechnete Kennzahlen nur das Kapitel Fachliche Aspekte beim Export berücksichtigt. Beispiel: Eine Export-Variante für Fachbereiche exportiert bei Berechneten Kennzahlen nur das Kapitel Fachliche Aspekte.

7 Docu Performer OPTIMAL EINSETZEN 7 Schritt 6: Vorlagen für das Layout der exportierten Dokumente erstellen Über Word-Templates kann das Erscheinungsbild der erzeugten Word-Dokumentationen angepasst werden. Hierzu können beispielsweise das Firmenlogo, Systeminformationen, der Projekt-Name und wiederkehrende Inhalte eingefügt sowie Stile angewendet werden. Auch Deckblätter zum Beispiel für Projektdokumentationen können über Word-Templates realisiert werden.

8 Docu Performer OPTIMAL EINSETZEN 8 Docu Performer für die Projektdokumentation einsetzen Szenarien sind das fortschrittlichste Instrument zur Dokumentation mit dem Docu Performer. Diese dienen zur Dokumentation von Projekten und der Gruppierung und Bündelung verschiedener Dokumente und Informationen. Schritt 1: Projektdokumentation anlegen Um Projekte zu dokumentieren, werden im Docu Performer sogenannte Szenarien verwendet. Szenarien bündeln frei formatierbare Text-Kapitel, technische Dokumentationen, Kommentare zu Objekten, Bilder und Objektlisten zu einer strukturierten Dokumentation. Für jedes durchgeführte BW Projekt kann ein eigenes Szenario angelegt, aufgebaut und exportiert werden. Dabei können Szenarien auch als Vorlage für neue Szenarien dienen und wahlweise nur die Struktur oder sowohl die Struktur als auch den Inhalt übernehmen, um den Aufbau neuer Szenarien zu erleichtern. Eine weitere Vereinfachung ist durch die vordefinierte Zuordnung von Objekttypen zu bestimmten Kapiteln möglich. So kann man beispielsweise ein einfaches Text-Item mit dem Namen Queries erstellen und legt über das Kontext-Menü fest, dass diesem Item automatisch alle Queries untergeordnet werden sollen.

9 Docu Performer OPTIMAL EINSETZEN 9 Schritt 2: Objekte der Projektdokumentation zuordnen Eine weitere Möglichkeit, die Szenarien bieten, ist die Zuordnung von Objekten zu einem Szenario. Über diese Zuordnung ist zum einen eine Gruppierung von beliebigen Objekten möglich. Zum anderen kann beim Aufbau des Szenarios auf diese Weise überprüft werden, ob alle betroffenen Objekte in die Projektdokumentation aufgenommen wurden.

10 Docu Performer OPTIMAL EINSETZEN 10 Schritt 3: Erstellen der Szenario-Dokumentation für verschiedene Empfängergruppen Um Projektdokumentationen zu erstellen, können die erstellten Szenarien einzeln exportiert werden. Beim Export können die zuvor gepflegten Word-Templates, Kommentarsprachen sowie Settings- und Export-Varianten ausgewählt werden, um das erzeugte Dokument der vorgesehenen Zielgruppe anzupassen. Mit wenigen Klicks kann der Detailgrad, das Layout und die Kommentierung für den Export angepasst werden.

11 Docu Performer OPTIMAL EINSETZEN 11 Docu Performer in den Projektphasen einsetzen Neben der Kernaufgabe der Dokumentation bietet der Docu Performer eine Vielzahl von Funktionen, welche über den gesamten Projektverlauf und im Betrieb eingesetzt werden können. Dadurch ist der Docu Performer viel mehr als ein reines Dokumentationswerkzeug. Anforderungsdefinition Im Zuge der Anforderungsdefinition durch den Fachbereich können verschiedene Analysefunktionen des Docu Performers genutzt werden. So kann schneller geprüft werden, ob im System vorhandene Queries oder Kennzahlen für das Projekt verwendet werden können. Hervorzuheben sind dabei vor allem folgende Funktionen: Analyse verschachtelter Berechneter Kennzahlen Möglichkeit der vergleichenden Darstellung z.b. zweier Queries oder Kennzahlen Automatisierte Erstellung einer Excel-Matrix, die für alle Queries eines InfoProviders darstellt, welche Merkmale, Kennzahlen und Variablen je Query verwendet werden Auswahl von Reporting-Elementen nach enthaltenen InfoObjects Erstellung von benutzerdefinierten Query-Excel-Dokumentationen über den SetCard Designer Blueprint Bei der Erstellung eines Blueprints kann zur Unterstützung das Modellierungsmodul des Docu Performers eingesetzt werden. Dadurch wird ein einheitliches Vorgehen bei der Erstellung und Dokumentation des Blueprints erreicht. Eine Prüfung des Blueprints fällt durch bessere Übersichtlichkeit und Einheitlichkeit leichter. Implementierung Durch die Möglichkeit, modellierte Objekte aus dem Docu Performer in ein gewünschtes SAP System zu exportieren, kann die Phase der Implementierung deutlich beschleunigt werden. Die automatische Übernahme der angelegten Objekte spart nicht nur Zeit, sondern vermeidet auch Flüchtigkeitsfehler gegenüber der manuellen Übertragung.

12 Docu Performer OPTIMAL EINSETZEN 12 Test/Go-Live Während des Tests und bis zum Go-Live können zahlreiche Analysefunktionen des Docu Performers genutzt werden. Hierdurch können Fehler schneller gefunden und beseitigt werden. Außerdem helfen Analysefunktionen wie z. B. die Mapping-Analyse von InfoObjects über komplette Datenflüsse, die Ursache von Fehlern schneller zu ermitteln. Hervorzuheben ist außerdem die automatisierte Prüfung auf Einhaltung von Namenskonventionen der technischen Namen angelegter Objekte. Auch die Darstellung von DTPs und deren Verwendung in Prozessketten über komplette Datenflüsse erlauben eine schnelle Prüfung, ob alle Ladevorgänge durch Prozessketten getriggert sind. Folgende Funktionen können in der Testphase eingesetzt werden: Objekte mit identischen technischen Namen anzeigen Objekte eines Transports anzeigen InfoProvider ohne Datenfluss-Verwendung anzeigen Objektabgleich zweier Systeme Tabellenanalyse für InfoProvider DataSources der Merkmale eines InfoProviders anzeigen Prüfung auf Namenskonventionen ABAP Scan nach Look-Ups etc. Volumenanalyse der InfoProvider und PSA Tabellen Visualisierung von Datenflüssen mit Zusatzinformationen (Look-Ups, DTPs inkl. Filter und Verwend. in Prozessketten) Konstanten-Scan Merkmalsselektionen-Scan Verwendungsnachweis für BW Objekte Verwendungsnachweis von Objekten in Transporten Analyse von Reporting-Elementen (inkl. Analyse verschachtelter Kennzahlen) Dokumentation Eine enorme Erleichterung und Qualitätsverbesserung stellt der Einsatz des Docu Performers in der Phase der Dokumentation dar. Es können per Knopfdruck alle Objekte des Systems automatisch dokumentiert werden. Die erstellten Dokumente können als Word-, Excel, PDF- oder HTML Dokumente abgespeichert werden und sind dadurch einheitlich, durchsuchbar und vergleichbar. Die Dokumentation lässt sich einfach aktuell halten und wird gleichzeitig versioniert. Die Kommentierungsfunktion erlaubt, alle wichtigen technischen und fachlichen Informationen zu den angelegten Objekte festzuhalten und mit einem Mausklick anzuzeigen. Die Kommentare können gemeinsam mit den technischen Dokumentationen exportiert werden und es können auch komplette Projektdokumentationen erstellt werden, die auf Knopfdruck aktualisiert werden können. Exportvarianten erlauben individuell anpassbare Exporte von Projektdokumentationen, welche nur die relevante Informationen und Kommentare für die Zielgruppe enthalten.

13 Docu Performer OPTIMAL EINSETZEN 13 Abnahme Im Zuge der Abnahme kann der Docu Performer durch die automatisch erstellten Dokumentationen unterstützen, da diese sich sehr gut als Abnahmeprotokolle eignen. Hierbei können auch eingebettete Kommentare hilfreich sein. Auch viele der Analysefunktionen können helfen, die Entwicklungen zu überprüfen und die korrekte Umsetzung zu beurteilen. Folgende Funktionen können für die Projektabnahme eingesetzt werden: Objektabgleich zweier Systeme Tabellenanalyse für InfoProvider DataSources der Merkmale eines InfoProviders anzeigen Prüfung auf Namenskonventionen Analyse von Reporting Elementen Mapping-Analyse einzelner InfoObjects vom Multiprovider bis zu den DataSources Anzeige von Look-Ups, DTPs inklusive Filtereinstellungen und Verwendung in Prozessketten über komplette Datenmodelle Die zentralen Kommentare erleichtern es dem Business, die Entwicklungen besser zu verstehen Die erzeugten Dokumente eignen sich sehr gut als Abnahmeprotokolle Stabilisierung Während der Stabilisierungsphase aufgefallene Fehler können mittels der Analysefunktionen leichter analysiert und schneller behoben werden. Änderungen an Objekten können mittels des Dokumentationsmoduls schnell und einfach nachdokumentiert werden und über die Kommentarfunktion kann der Grund für die Anpassungen zentral am jeweiligen Objekt hinterlegt werden. Übergabe an Betrieb Bei der Übergabe an den Betrieb können die erstellten Dokumentationen beispielsweise mit Kommentaren zum Vorgehen im Fehlerfall angereichert werden, um den späteren Betrieb zu erleichtern. Dies kann zum Beispiel die Übergabe von externen an interne Mitarbeiter deutlich erleichtern. Betrieb Der Docu Performer bietet eine Vielzahl von Möglichkeiten zur Unterstützung im Betrieb von SAP Business Warehouse Systemen durch umfassende Analysefunktionen und die Darstellung von Relationen. Folgende Analysefunktionen sind während des Betriebs besonders hilfreich: Automatisierte Erstellung einer Matrix der Prozesskettenlogs zur Erkennung von freien Zeiträumen Anzeige der nächsten Starttermine aller eingeplanten Prozessketten Anzeige der Anzahl Datensätze und des Speicherbedarfs über komplette Datenflüsse Ein Betriebshandbuch kann als Szenario angelegt werden Kommentare zur Vorgehensweise im Fehlerfall schaffen mehr Transparenz und sichern Know-how