Die BASIS EXPOSÉ?? Software für Immobilienprofis! Verschiedene Firmierungen innerhalb von. Wie funktioniert s? Info-Hotline 030.

Transkript

1 Verschiedene Firmierungen innerhalb von EXPOSÉ?? node Immobilien AG node Finanz AG node Software AG Bilden Sie innerhalb der EXPOSÉ- Produkte verschiedene Firmierungen ab! Ab den Versionen EXPOSÉ 7 und EXPOSÉ commercial 4 können für den Versand von Exposés bzw. Briefen per E- Mail unterschiedliche Firmierungen hinterlegt werden. Die Standard - Firmierung ist direkt in den Einstellungen über die Schaltfläche AGB und PDF Einstellungen zu konfigurieren. Eine der wesentlichen Funktionen ist auch, dass einzelne Mitarbeiter automatisch mit Ihrer Anmeldung am System sofort mit einer anderen Firmierung arbeiten können als andere Benutzer! Was ist dabei so besonders? Abbildung mehrerer Firmierungen innerhalb der Software Zentrale Steuerung (1. Firma) Steuerung auf Mitarbeiterebene (beliebig viele weitere Firmierungen) Diverse HTML- Designs für E- Mails verwaltbar Wie funktioniert s? EXPOSÉ commercial Basis - Einstellungen EXPOSÉ Basis - Einstellungen Die Basiseinstellungen (Standardfirmierung) sind in beiden Systemen identisch. An dieser Stelle werden die Grundkonfigurierungen der Standardfirmierung gesetzt. Weiterhin können die gewünschten abweichenden HTML- Designs (andere Firmierungen) und abweichende PDF- Briefbögen (Standardfirmierung) für s hinterlegt werden. 1 Lorem Sit Month 00, 0000

2 Beispiel für HTML- Designs Muster! Der hier im Fenster HTML- Körper eingetragene HTML- Code erzeugt das nebenstehende Layout! Es handelt sich um die Standard- Firmierung! Muster! Weitere HTML- Designs eingeben Legen Sie nach Klick auf im neuen Fenster einen neuen HTML- Text an (andere Firmierung!). Das Design können Sie aus Ihrem Programm (z.b. MS Frontpage, Dreamweaver, etc.) hier einfügen! HTML- Designs zuweisen Muster! Die vorhandenen HTML- Designs können über die Benutzerverwaltung individuell zugewiesen werden! Diese werden durch Anmeldung des betreffenden Mitarbeiters am System verwendet! Beispiel: Hinweis: Es wird immer das in der AGB und PDF- Einstellung hinterlegte HTML- Design verwendet! (Standard- Firmierung/PDF Formulare individuell) Ausnahme: Das Standard- Design wird nicht verwendet wenn ein Benutzer ein separates HTML- Design über die Benutzereinstellungen zugewiesen bekommt! (andere Firmierung!) Alle Firmierungen von uns werden jetzt perfekt organisiert!

3 PDF- Briefbögen PDF- Layouts für Briefe & Exposéversand Innerhalb der EXPOSÉ - Produkte können für den Brief- & Exposéversand per E- Mail Ihre Briefbogen- Layouts hinterlegt werden. (Firmenbriefbögen) Das Standard Layout befindet sich bei EXPOSÉ & EXPOSÉ commercial im Bereich Einstellungen, AGB und PDF Einstellungen! Wo speichert man die Vorlage(n)? Wir empfehlen, bei Einzelplatz- und Netzwerkanwendungen die benötigten Logos bzw. PDF- Vorlagen auf dem lokalen Rechner abzulegen! Beispiel Die Ablage sollte bestenfalls auf dem lokalen Datenträger C:\ erfolgen! Hier wäre z.b. denkbar, den Ordner maillogo zu nennen. Der Pfad könnte dann so aussehen: C:\maillogo In unserem Beispiel hat das Logo den Namen Dok1.pdf, es ergibt sich folgender Pfad zum Logo: C:\maillogo\Dok1.pdf Hinweis: Als Dateiformat können Sie gif- Bilder / jpg- Bilder oder PDF- Dateien verwenden! Wir empfehlen den Einsatz von PDF- Vorlagen, diese haben bereits das A4- Format und sind daher bestens geeignet! Ohne großen Aufwand waren unsere Briefbögen angelegt!

4 PDF- Briefbögen Beispiel für die 1. Seite Unterschiedliche Folgeseiten Wie zu sehen ist, besteht das Briefbogendesign für die 1. Seite ausschließlich aus dem rechts im Dokument eingebetteten Seitenstreifen! Dieser Seitenstreifen ist im PDF node.pdf enthalten. Unser Beispiel: C:\maillogo\node.pdf (1. Seite) Wie zu sehen ist, besteht das Briefbogendesign für die 2. Seite ausschließlich aus dem rechts im Dokument eingebetteten Seitenstreifen! Dieser Seitenstreifen ist im PDF node2.pdf enthalten. Unser Beispiel: C:\maillogo\node2.pdf (2. Seite) Hinweis: Die 1. Seite und Folgeseiten können unterschiedlich gestaltet sein! Dies ist immer dann wichtig, wenn Ihre Briefpapiere unterschiedlich auf den Anschreibeseiten und Folgeseiten gestaltet sind.

5 Individuelle PDF- Briefbögen EXPOSÉ commercial EXPOSÉ Beide Programme ermöglichen, dass abweichend zu den globalen Einstellungen (Standard- Firmierung) für bestimmte Dokumente andere Briefbögen (weitere Firmierung(en))zugewiesen werden können als der eingestellte Standardbriefbogen. Ein Beispiel: Ihre Exposés sollen anstelle der Briefbögen für Briefe und Standardschreiben ein abweichendes Layout haben. (z.b. Logos in Exposés bei EXPOSÉ oder aber z.b. Logos in Investmentexposés bei EXPOSÉ commercial) Für die gewählten Dokumente werden jetzt die Standardlayouts mit Ihren hinterlegten individuellen Layouts überschrieben! Hinweis: Die aktivierten individuellen Briefbögen (PDF Briefbögen individuell) überschreiben die in der Standardzuweisung eingetragenen Logo- Dateien! EXPOSÉ commercial EXPOSÉ Standard- Briefbogen

6 EXPOSÉ commercial Benutzerbezogene PDF- Briefbögen EXPOSÉ Beide Programme ermöglichen, dass für einzelne Benutzer, abweichend zu den globalen Einstellungen (Standard- Firnmierung / PDF Formular individuell), individuelle Briefbögen auf Benutzerebene zugewiesen werden können! (z.b.: eine andere Firmierung) Ein Beispiel: Wenn einige Ihrer Mitarbeiter im Namen einer anderen Firmierung Dokumente im PDF - Format herausreichen müssen, können speziell für diese Benutzer separate Layouts (Firmierungsbögen) hinterlegt werden. Diese werden sofort durch Anmeldung des betreffenden Mitarbeiters am System verwendet. Für andere Firmierungen kann in der Benutzereinstellung das zu verwendende Layout zugewiesen werden. (z.b. andere Firmierung für Exposés bei EXPOSÉ oder aber z.b. andere Firmierung in Investmentexposés bei EXPOSÉ commercial) Hinweis: Benutzereinstellungen Das Standard- Design (Hauptfirmierung /AGB und PDF- Einstellung) wird nicht verwendet wenn auf Benutzerebene separate PDF- Layouts zugewiesen werden (z.b.: andere Firmierung)

7 Grundregeln der Funktionsweise Die Grundeinstellung der Briefbögen bzw. Logo - Dateien die in Briefen und Exposés verwendet werden, wird im Bereich Einstellungen unter dem Menüpunkt PDF Mailer und HTML Body eingerichtet. Die hier eingetragenen Logo - Deteien (Bilder) oder PDF - Briefbögen werden von allen Benutzern für Briefe und Exposés verwendet. Werden abweichend vom Standard - Design individuelle PDF - Briefbögen oder Logo - Dateien eingebunden, so überschreiben diese Einstellungen die links stehenden Grundeinstellungen! Abweichende Designs können Sie im Reiter PDF Formulare individuell einrichten! Diese Dateien werden von allen Benutzern verwendet! Sind, wie rechts nebenstehend gezeigt, für Briefe und Exposés unterschiedliche Briefbögen (PDF) oder Logo - Dateien eingebunden, über den Reiter PDF Formulare individuell, so überschreiben diese die so genannten Grundeinstellungen! Werden auf Benutzerebene (Benutzereinstellungen) individuelle Briefbögen (PDF) oder Logo - Dateien eingebunden, so überschreiben diese Daten die im Bereich PDF Formulare individuell eingetragenen Designs. Ebenfalls werden auch die Grundeinstellungen durch die hier angelegten Dateien überschrieben. Die hier eingetragenen Dateien werden nur von diesem Benutzer verwendet! ERFOLG

8 Verwendung von Mitarbeiter- Variablen Die Programme EXPOSÉ und EXPOSÉ commercial erlauben es, beim Versand von Mails, Exposés, der Erstellung von PDF s, dies im Namen eines anderen Bearbeiters zu tun. Haben Sie also zum Beispiel ein so genanntes Backoffice, so können die Backoffice - Mitarbeiter für andere Bearbeiter Aktivitäten ausführen. Soll zum Beispiel ein Kunde mit einer E- Mail im Namen einer Ihrer Bearbeiter angeschrieben werden, so kann dies ein Backoffice - Mitarbeiter auf einfache Art & Weise tun. Er schreibt diese Mail und sendet diese Mail dann im Namen eines anderen Kollegen raus. Hierfür wählt er einfach den betreffenden Bearbeiter aus der Mitarbeiterliste aus; - schon wird diese Mail mit den individuellen Merkmalen des gewählten Bearbeiters ausgesendet. Alle benutzerbezogenen Variablen werden dann vom ausgewählten Bearbeiter verwendet. Es werden die Absender - Kennungen des gewählten Bearbeiters verwendet (Benutzervariablen), dessen HTML - Mailvorlage (wenn benutzerbezogene Vorlagen verwendet werden) und auch die individuellen PDF - Briefbögen des Bearbeiters sowie die individuelle Widerrufsbelehrung (wenn eingerichtet). s und die Assistenzfunktionen Wir wollen hier ein Beispiel zeigen, wie man beim E- Mailversand andere Bearbeiter als Versender eingeben kann. Wir zeigen hier den Versand einer Mail an eine Adresse. 1. Öffnen Sie einen Interessenten bzw. eine Adresse und klicken Sie auf das kleine Umschlagsymbol um eine Mail zu schreiben. 2. Wählen Sie jetzt den Bearbeiter aus, in dessen Namen die E- Mail geschrieben werden soll. 3. Wählen Sie (wenn vorhanden) das gewünschte E- Mail Konto zum senden aus. ERFOLG

9 HTML Design für E- Mails Hat ein Bearbeiter mehrere -Konten, so kann jedem der in EXPOSÉ eingetragenen konten jeweils eine HTML-Vorlage zugeordnet werden. Verwendet der Bearbeiter also unterschiedliche Mailkonten für den versand, so werden die jeweils dem Konto zugewiesenen HTML-Vorlagen (Designs) beim Mailversand eingebunden. Zuweisung der HTML - Vorlage im Mailkonto Wenn in den Benutzereinstellungen unter dem Punkt Weitere Adressen mehrere konten eingerichtet sind, so kann jedem dieser Konten eine individuelle HTML -Vorlage zugewiesen werden. Durch einen Doppelklick auf das zu bearbeitende Konto, kann mit dem Schalter HTML Vorlage aus der Liste der eingetragenen HTML-Vorlagen aus dem Bereich Einstellungen, eine HTML-Vorlage zugewiesen werden. Der Name der zugewiesenen Vorlage ist jetzt jeweils bei dem Konto in der Liste der E- Mail Konten zu sehen. HINWEIS: Sendet ein Bearbeiter eine und verwendet hierbei eines der weiterem Mailkonten, so wird in diesem Fall die HTML-Vorlage dieses weiteren Kontos verwendet. Die im Benutzer unter zugewiesene HTML-Vorlage wird also oftmals nicht verwendet. Diese Einstellungen werden nur dann verwendet, wenn kein Konto in den weiteren Mailkonten eingerichtet ist. Ist das hier eingestellte Konto ebenfalls als weiteres Mailkonto eingerichtet, so überschreiben die Kontodaten des weiteren Kontos diese Einstellungen. (Ist die HTML-Vorlage des weiteren Kontos, welches identisch zum hier eingetragenen Konto ist, dieselbe, so ändert sich nichts.) ERFOLG

10 Wie wird die E- Mail jetzt gesendet, was passiert genau? Senden Sie eine Mail mit der Kennung eines anderen Bearbeiters, so passiert folgendes: Die Daten des anderen, zuvor ausgewählten Bearbeiters, stehen in der E- Mail (Absenderkennung, Name, evtl. Adresse, Rufnummern und Mailadresse) sofern diese Daten in den E- Mailtext als Variablen eingesteuert werden. Siehe Beispiel: Der gewünschte Bearbeiter (Heike Dobermann) ist ausgewählt, in dessen Namen soll die Mail gesendet werden. Danach wird die Mailvorlage aufgerufen. Die Daten des gewählten Bearbeiters stehen jetzt an Stelle der Mitarbeitervariablen in der Mail als Absenderkennung. Hat der Bearbeiter auch eine eigene (individuelle) HTML - Vorlage im Programm hinterlegt, so wird auch diese HTML - Vorlage für den E - Mailversand verwendet. Haben die Bearbeiter für den Versand von PDF - Dokumenten (Briefe und Exposés) ebenfalls individuelle Vorlagen, so werden auch diese Briefbögen des Bearbeiters für den Versand berücksichtigt und verwendet. Gerade, wenn es vielleicht mehrere Niederlassungen gibt ist, diese Funktion sehr hilfreich, denn dadurch ist gewährleistet, dass bei Versand von Mails oder Briefen und Exposés im PDF Format, immer für jeden Bearbeiter auch die richtigen HTML Vorlagen und Briefbögen mit den korrekten Niederlassungsinformationen verwendet werden. HINWEIS: Bitte beim Versand von E- Mails unbedingt vor Aufruf der E- Mailvorlage den gewünschten Bearbeiter auswählen, in dessen Namen gesendet werden soll. Soll im Namen eines anderen Bearbeiters gesendet werden und auch dessen Mailkonto als Absender zu sehen sein, so muss dieses Mailkonto auch bei dem Bearbeiter eingerichtet sein, der diese Mail im Namen des anderen Bearbeiters sendet. ERFOLG

11 Briefe und die Assistenzfunktionen Haben Sie einen Brief angelegt und eine Vorlage aufgerufen, so können Sie diesen Brief auch im Namen eines anderen Kollegen versenden. Damit die individuellen Kenndaten des anderen Kollegen eingefügt werden, sind im Bereich Briefe (und auch bei den Exposétexten der Objekte) so genannte Mitarbeitervariablen zur Auswahl integriert worden. Diese Mitarbeitervariablen sorgen dafür, dass die Absender - Kennungen des gewählten Bearbeiters verwendet werden (Benutzervariablen), dessen HTML - Mailvorlage (wenn benutzerbezogene Vorlagen verwendet werden und der Brief als Anlage zu einer E- Mail versendet werden soll) und auch die individuellen PDF - Briefbögen des gewählten Bearbeiters (wenn eingerichtet). Damit dies korrekt funktioniert, sind die Dokumente (Briefe und ggf. auch die Exposés) und auch die E- Mailvorlagen mit den Benutzervariablen zu versehen. Siehe Bild: Beispiel für Firmen - & Benutzervariablen in einem Brief 1. Nachdem die Vorlage aufgerufen wurde, können Sie den gewünschten Bearbeiter wählen, in dessen Namen der Brief versendet werden soll. 2. Die Benutzerdaten des gewählten Bearbeiters werden an Stelle der Platzhalter eingefügt. (Inklusive der Unterschrift) 3. Das Dokument kann jetzt als Beispiel als PDF gesichert werden. Wenn vorhanden, werden dabei auch die individuellen Briefbögen des gewählten Bearbeiters eingebunden. (Zum Beispiel bei mehreren Niederlassungen) 4. Der Versand kann jetzt als E- Mail erfolgen, als Fax (optional) oder aber einfach ausgedruckt werden. HINWEIS: Bitte beim Versand von E- Mails unbedingt vor Aufruf der E- Mailvorlage den gewünschten Bearbeiter auswählen, in dessen Namen gesendet werden soll. ERFOLG