Praxisleitfaden zur Umsetzung der Allergenkennzeichnung in kleinen Betrieben der Schulverpflegung

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1 Praxisleitfaden zur Umsetzung der Allergenkennzeichnung in kleinen Betrieben der Schulverpflegung Mai 2015

2 Impressum Herausgeber: Sektion Baden-Württemberg der Deutschen Gesellschaft für Ernährung e.v. (DGE-BW e.v.) Geschäftsstelle: Schelztorstr Esslingen Geschäftsführer: Prof. Dr. Peter Grimm Der Praxisleitfaden ist Teil des Projekts KAlle-BW, ein Projekt der DGE-BW e.v. und wurde gefördert vom Ministerium für Ländlichen Raum und Verbraucherschutz Baden- Württemberg. Nachdruck auch auszugsweise sowie Weitergabe mit Zusätzen, Aufdrucken und Aufklebern ist nur mit Genehmigung des Herausgebers gestattet. Bezugsquelle: Vernetzungsstelle Kita- und Schulverpflegung Baden-Württemberg Fabrikstr Esslingen Tel: 0711/ kalle@dge-bw.de Sektion Baden-Württemberg der Deutschen Gesellschaft für Ernährung e.v. 1

3 Inhaltsverzeichnis Seite 1 Einführung 3 2 Hintergrundinformationen: Warum? Wer? Was? Wie? 4 3 Handlungsschritte Allergenkennzeichnung Handlungsschritt Erfassung von Lebensmitteln, Produkten und Rezepten Allergenkennzeichnung woher kommen die Informationen? Art der Allergenkennzeichnung Handlungsschritt Speisenplan Handlungsschritt Einkauf und Bestellung Handlungsschritt Zubereitung Handlungsschritt Ausgabe Handlungsschritt HACCP 11 4 Was tun, 12 5 Runder Tisch ist unverzichtbar 14 6 Schritt für Schritt-Anleitungen Zukocher-Küchen 16 7 Schritt für Schritt-Anleitungen Selbstkocher-Küchen 20 8 Anhang 23 2

4 1 Einführung Das Angebot der Schulverpflegung hat sich in Baden-Württemberg inhomogen, meist bedarfsorientiert entwickelt. Entstanden sind häufig Mischformen, bei denen die Hauptkomponenten wie z.b. Fleisch, Fisch, Gemüse und Beilagen von einem Caterer angeliefert werden. Vor Ort werden die Hauptkomponenten durch selbst zubereitete Salate, Desserts oder auch Kuchen von Eltern ergänzt wir bezeichnen diese Form im Folgenden als Zukocher-Küchen. Auch das Modell der Fördervereine, die vor Ort selbst kochen, im Folgenden als Selbstkocher-Küchen bezeichnet, ist in Baden-Württemberg oft anzutreffen. Die Mischformen bieten viele Vorteile: Sie beruhen auf gewachsenen Strukturen, denen Vertrauen entgegen gebracht wird. Vor Ort findet eine Partizipation statt. Vor Ort kann flexibel agiert werden und es können regionale und saisonale Produkte gewählt werden. Häufig sind Eltern und SchülerInnen in den Prozess integriert, so dass ein WIR-Gefühl entsteht. Durch die EU-Lebensmittel-Informationsverordnung LMIV, die u.a. die Allergenkennzeichnung bei loser Ware, d.h. in der Gemeinschaftsverpflegung vorsieht, sehen sich Zukocher- und Selbstkocher-Küchen selbst vor neue Herausforderungen gestellt. Oft betrifft dies aber auch Kommunen und freie Schulträger, die in ihrem Zuständigkeitsbereich unterschiedliche Verpflegungssysteme vereinen und für diese verantwortlich sind. Neue Anforderungen wie die LMIV verunsichern. Was ist zu tun? Welche Auswirkungen haben die rechtlichen Neuerungen auf unsere Arbeit? Welchen Mehraufwand bedeuten sie für das bestehende System, das oft mit hohem persönlichem Engagement einhergeht? Können wir das noch leisten? Ziel des vorliegenden Praxisleitfadens ist, Zukocher- und Selbstkocher-Küchen sowie kommunalen und freien Schulträgern die Umsetzung der LMIV vor Ort zu erleichtern und so die gewachsenen Strukturen zu erhalten. Die wichtigsten Änderungen und ihre Konsequenzen werden praxisnah erläutert, ergänzt durch Präsentationen, Merkblätter und Vorlagen für die praktische Arbeit. Eine Vorlage Rezeptordner bzw. das Programm KAlle-BW stehen für die Erfassung von Allergenen und deren Umsetzung in den Speisenplan zur Verfügung. Abgerundet wird der Praxisleitfaden durch Schritt für Schritt-Anleitungen für verschiedene Ausgangssituationen. 3

5 2 Hintergrundinformationen: Warum? Wer? Was? Wie? Bei Zu- und Selbstkocher-Küchen agieren sehr oft viele Menschen, auch Menschen, die sich nicht hauptberuflich mit Gemeinschaftsverpflegung beschäftigen. Im Falle der LMIV geht die Neuerung mit Änderungen einher, die zusätzlichen Aufwand bedeuten, die aber auch die Chance bieten, das bestehende System zu harmonisieren und so die Abläufe zu vereinfachen. Damit sich betroffene Allergiker auf die Allergenkennzeichnung im Speisenplan verlassen können und Zu- und Selbstkocher ihrer Verantwortung gerecht werden, ist zwingend erforderlich: das Erfassen und Festlegen von Einkaufsstrukturen (denn Allergene können beim selben Produktnamen bei einer anderen Marke variieren) das Erfassen von Lebensmitteln inkl. Allergene als Zutaten von Rezepturen das Erfassen von Rezepturen inkl. Allergene das Einhalten von Rezepturen die Umsetzung in den Speisenplan Verantwortliche der Zu- und Selbstkocher, z.b. hauswirtschaftliche Leitung, Vereinsvorsitz oder Schnittstellenmanager einer Kommune, benötigen kurze, prägnante Informationen, um Zu- und Selbstkocher vor Ort für diese neuen Anforderungen zu sensibilisieren und die Abläufe zu erleichtern. Diese Informationen sind in der PPT-Datei Allergenkennzeichnung in Schulküchen. Warum? Wer? Was? Wie? als Einstiegsvortrag zusammengefasst. Anhang: Link: I.) PPT-Datei: Warum? Wer? Was? Wie? II.) Merkblatt Zukocher- und Selbstkocher-Küchen Main facts zur Allergenkennzeichnung in Schule und Kita. 4

6 3 Handlungsschritte Allergenkennzeichnung In der folgenden Grafik sind die wichtigsten Handlungsschritte der Allergenkennzeichnung zusammengefasst: Um die einzelnen Handlungsschritte einhalten zu können ist es notwendig, die aktuell bestehenden Abläufe zu erfassen. Dies kann anhand der Checkliste IST-Situation erfolgen. Anhang: III.) Checkliste IST-Situation V.) HACCP Übersicht 3.1 Handlungsschritt Erfassung von Lebensmitteln, Produkten und Rezepten Das Erfassen von Lebensmitteln, Produkten und Rezepten ist für eine sichere Allergenkennzeichnung eine unverzichtbare Basis. Denn nur wenn bekannt ist, aus welchen Lebensmitteln und Produkten die im Speisenplan dargestellten Menüs zubereitet sind und welche Allergene diese enthalten, ist der Speisenplan eine zuverlässige Informationsquelle. Da bisher die Allergene nicht gekennzeichnet werden mussten, bestand auch keine Notwendigkeit zur Erfassung der Lebensmittel, der Produkte und der Rezepturen. Dies bedeutet, dass die Allergenkennzeichnung Zukocher- und Selbstkocher-Küchen vor eine neue Herausforderung stellt. Die Lösung ist eine Dokumentation der verwendeten Lebensmittel und das Erstellen von Rezepturen, je inklusive der kennzeichnungspflichtigen Allergene. Dies stellt einen 5

7 einmaligen Aufwand dar. Er bietet aber gleichzeitig die Chance, Routinemuster anzuschauen und Abläufe zu optimieren. Sind die Lebensmittel und Rezepte einmal erfasst, können alle Beteiligten schnell und sicher mit der Herausforderung Allergenkennzeichnung umgehen. Zur Erfassung von Lebensmitteln, Produkten und Rezepten hat die DGE-BW eine Anleitung inkl. Rezeptvorlage erstellt. Alternativ steht das Programm KAlle-BW zur Verfügung. Anhang: Link: IV.) Vorlage Rezeptordner Programm KAlle-BW inkl. Handbuch In Zukocher-Küchen werden sehr häufig Salate und Desserts zugekocht. Salate können z.b. mit sehr vielen verschiedenen Salatsoßen zubereitet werden, die meist kennzeichnungspflichtige Allergene enthalten. Je mehr Salatsoßen verwendet werden, desto größer sind der Dokumentationsaufwand und die Fehlerquelle bei der Allergenkennzeichnung und deren Einhaltung. Wenn in Selbstkocher-Küchen viele verschiedene Kochgruppen kochen, kann gemeinsam darüber nachgedacht werden, ob eine kleinere Auswahl an Lebensmitteln, verwendeten Zutaten und Rezepturen möglich ist. Auch dies erleichtert den Arbeitsprozess für alle, minimiert die Fehlerquellen für die Allergenkennzeichnung und entlastet die Verantwortlichen. Empfehlungen: Jedes Lebensmittel, Produkt, z.b. Riegel als Dessert, Pizza als Fertigprodukt, wird mit Zusatzstoffen und Allergenen erfasst. Zubereitete Speisen aus verschiedenen Lebensmitteln werden in einer Rezeptur erfasst. Bei ähnlichen Rezepturen, z.b. Salatsoße A, B, C, D, E gemeinsam überlegen, ob ähnliche Rezepturen vereinheitlicht werden können. Rezepturen so erstellen, dass keine Reste bleiben, z.b. 200 g Sahne statt 175 g Sahne. Wenn Zukocher- und Selbstkocher-Küchen z.b. Kuchen von Eltern erhalten, muss auch bei diesen Produkten eine Allergenkennzeichnung erfolgen. Anhand der Vorlage Süße und pikante Backwaren der Vernetzungsstelle Kita- und Schulverpflegung Baden-Württemberg können die Zutaten von den Eltern erfasst werden und an die Zukocher / Selbstkocher weitergeleitet werden. 6

8 Wird der Kuchen in den Speisenplan aufgenommen, wird dafür ein ausreichender zeitlicher Vorlauf benötigt und die Eltern müssen sich unbedingt an die in der Vorlage angegebenen Zutaten halten. Alternativ wird die Vorlage von den Eltern bei Lieferung des Kuchens mitgeliefert und tagesaktuell beim Produkt ausgehängt. Link: Vorlage Süße und pikante Backwaren Allergenkennzeichnung woher kommen die Informationen? Verwenden Zukocher- und Selbstkocher-Küchen verpackte Lebensmittel, können sie die kennzeichnungspflichtigen Allergene und Zusatzstoffe dem Etikett (Zutatenliste) des Lebensmittels entnehmen. Allergene müssen nicht unbedingt mit Kürzeln gekennzeichnet sein. Es genügt auch, wenn das allergene Lebensmittel in der Zutatenliste fett gedruckt ist, z.b. Weizen, oder mit Großbuchstaben geschrieben ist, z.b. SENF. Ist die Information nicht ausreichend, hilft eine Nachfrage beim Hersteller. Wird Ware offen gekauft, sind Zukocher und Selbstkocher in derselben Situation wie ihre Essengäste später in der Mensa: Sie sind auf die Kennzeichnung beim Lebensmittel angewiesen. Auch hier ist bei mangelhafter Information eine Nachfrage beim Anbieter wichtig, z.b. Bäcker, Metzger, Markt. Werden Grundnahrungsmittel verwendet, muss die Allergenkennzeichnung mit einer Fachkraft abgestimmt werden. Anhang: I.) PPT-Datei: Warum? Wer? Was? Wie? Art der Allergenkennzeichnung In der PPT-Datei wird ebenfalls beschrieben, dass zwar eindeutig ist, dass gekennzeichnet werden muss, aber nicht festgelegt ist, mit welchen Zeichen dies erfolgen muss. Dies kann v.a. bei Zukocher-Küchen ein wichtiges Thema werden, wenn sich die Zukocher- Küche ein anderes Zeichensystem, z.b. a, b, c, vorstellt als der Caterer, z.b. 1, 2, 3. Ein Umschreiben der Allergenkennzeichnung von einem Speisenplan auf den nächsten birgt eine Fehlerquelle. Im Sinne der Betroffenen ist es darüber hinaus wünschenswert, dass sie in ihrem Umfeld eine einheitliche Allergenkennzeichnung vorfinden, z.b. für eine Familie, deren Kinder von Allergien betroffen sind, verschiedene Schulen und Mensen besuchen und dabei auf unterschiedliche Arten der Allergenkennzeichnung treffen. 7

9 Empfehlungen: Beim Erfassen von Lebensmitteln und Rezepturen Vorhandensein der kennzeichnungspflichtigen Allergene sehr gut recherchieren. Zum Vorteil des Essensgastes auf eine einheitliche Kennzeichnung der Allergene und Zusatzstoffe mindestens innerhalb einer Einrichtung, am besten innerhalb einer Kommune achten. 3.2 Handlungsschritt Speisenplan Auf der Basis der erfassten Lebensmittel, Produkte und Rezepturen wird der Speisenplan inklusive Allergen- und Zusatzstoffkennzeichnung erstellt. Da die Informationen zu den enthaltenen Allergenen dem Kunden bei Kaufabschluss zur Verfügung stehen müssen, muss auch der Speisenplan, der vorab z.b. auf der Website der Mensa oder Schule eingestellt wird, diese Informationen enthalten. Gerade bei jüngeren SchülerInnen ist es auch wichtig, dass die Eltern Zugang zu den Informationen zu den Allergenen haben. Es reicht also nicht aus, den Speisenplan erst am Tag der Ausgabe bzw. ausschließlich an der Ausgabe zur Verfügung zu stellen. Dies bedeutet, dass bereits lange vor dem Einkauf die zu verwendenden Lebensmittel exakt feststehen. Der Speisenplan wird entweder anhand des Rezeptordners von Hand erstellt oder mit dem Programm KAlle-BW. Anhang: Link: IV.) Vorlage Rezeptordner V.) HACCP 6 Speisenplan Programm KAlle-BW inkl. Handbuch 3.3 Handlungsschritt Einkauf und Bestellung Zukocher- und Selbstkocher-Küchen nutzen häufig die Einkaufsmöglichkeiten vor Ort. Sie nutzen Sonderangebote sowie regionale und saisonale Angebote und wechseln somit auch Anbieter. Allergenkennzeichnung steht diesem Vorgehen nicht entgegen. Es müssen nur einige Punkte zusätzlich bedacht werden. 1) Lebensmittel mit der gleichen Bezeichnung, z.b. Senf oder Essig können unterschiedliche Allergene enthalten, z.b. Senf mittelscharf / Senf scharf oder Balsamico-Essig / Apfelessig. 8

10 2) Lebensmittel mit der gleichen Bezeichnung, z.b. Gemüsebrühe, können von unterschiedlichen Herstellern (Marke) unterschiedliche Allergene und Zusatzstoffe enthalten. 3) Lebensmittel mit der gleichen Bezeichnung und von der gleichen Marke können bei unterschiedlicher Gebindegröße unterschiedliche Allergene enthalten. Es ist auf der Einkaufs- oder Bestellliste also nicht damit getan, z.b. Senf zu notieren, sondern es muss die genaue Bezeichnung erfolgen, z.b. Senf mittelscharf sowie die genaue Marke und die Gebindegröße. So festgelegt, kann der Einkäufer ggf. auch verschiedene Einkaufsstätten nutzen, z.b. je nach Sonderangebot. Wird der Einkauf von verschiedenen Personen übernommen, ist eine Schulung der Mitarbeiter sehr wichtig. Empfehlungen: Einkauf am besten zentral durch eine oder zwei Personen Bei den Lebensmitteln und in den Rezepturen genaue Angaben zu den Lebensmitteln und Produkten machen, wie z.b. genaue Produktbezeichnung, genaue Marke, genaue Gebindegröße. Anhang: V.) HACCP 1 Einkauf - Bestellung Bei Einkauf und Bestellung kann es dazu kommen, dass ein eingeplantes Produkt falsch geliefert wurde oder im Laden aktuell nicht verfügbar war. Auch dafür gibt es eine Lösung unter Was tun, wenn?, Seite Handlungsschritt Zubereitung Wie bereits beschrieben, basiert der veröffentlichte Speisenplan auf den für diesen Speisenplan speziell ausgewählten Lebensmitteln, Produkten und Rezepten. Essensgäste haben aufgrund dieser Angaben ihre Speisen ausgewählt und verlassen sich auf die gemachten Angaben. Deshalb ist es unerlässlich, genau diese Rezepte einzuhalten und genau diese Produkte bei der Zubereitung der Speisen zu verwenden. Jede Resteverwertung, wie z.b. ein Schuss Sahne oder ein Teelöffel Senf, führt zu einer Änderung in der Allergenkennzeichnung. Darauf müssen Zukocher und Selbstkocher geschult werden. 9

11 Empfehlungen: Rezepte und Produkte gemeinsam festlegen, damit jeder die Rezepturen kennt und sich mit ihnen identifiziert. Rezepte und Produkte z.b. für einen Tag oder eine Woche separat zurechtlegen, damit es nicht zu Verwechslungen kommt. Rezepte so zusammenstellen, dass Gebinde aufgehen, d.h. dass Reste vermieden werden, z.b. 200 g Sahne und nicht 175 g Sahne. Anhang: V.) HACCP 3 Speisenzubereitung Sowohl bei Zukocher- als auch bei Selbstkocher-Küchen steht für den Fall, dass das Essen ausgeht oder dass Komponenten ausgehen, häufig ein Notfallessen zur Verfügung, das schnell nachbereitet werden kann, aber nicht auf dem Speisenplan steht. Wie bereits beim Einkauf gilt die Lösung, die unter Was tun, wenn?, Seite 12, beschrieben ist. 3.5 Handlungsschritt Ausgabe Betroffene Essensgäste haben ihr Menü nach dem Speisenplan ausgewählt und erwarten, dass auch nur die zum Menü gehörigen Komponenten auf ihrem Teller landen. Dies bedeutet für die Ausgabe, dass sie Zutaten nicht zwischen den Menüs austauschen darf. Erfolgt die Allergenkennzeichnung für ein Komplettmenü, so dürfen bei der Ausgabe Komponenten weggelassen werden, aber wie oben beschrieben keine anderen Komponenten dazu ausgegeben werden. Empfehlungen: Kennzeichnung der einzelnen Menükomponenten in der Ausgabe Klare Strukturierung der Ausgabe anhand der Menüs Anhang: V.5) HACCP 5 Speisenausgabe Das Besondere an Zukocher-Küchen ist, dass neben den selbst zubereiteten Speisen Menüs oder Menükomponenten von Caterern geliefert werden. Auch hier erfolgte die Erstellung des Speisenplans mit der Allergenkennzeichnung aufgrund der Bestellung beim Caterer. 10

12 Um die Einhaltung der Allergenkennzeichnung zu gewährleisten, muss die Ausgabe auch hier eine Wareneingangskontrolle durchführen, d.h. die vom Caterer gelieferten Speisen kontrollieren. Anhang: V.4) HACCP 4 Wareneingang Caterer Meist bleibt bei Fehllieferungen kein zeitlicher Spielraum, die gelieferte Ware zu beanstanden und zurückzusenden. Deshalb gilt auch hier für den Notfall Was tun, wenn?. 3.6 Handlungsschritt HACCP Die wichtigsten Gefahrenpunkte sowie deren Kontrolle, Dokumentation und Korrekturmaßnahmen sind im Anhang HACCP zusammengefasst. Anhang: V.) HACCP 11

13 4 Was tun, wenn kurzfristig falsche Produkte geliefert werden oder die richtigen Produkte kurzfristig ausgehen? In diesen Fällen greift das Notfallformular Ersatzspeisenplan bei kurzfristigen Änderungen. Link: Tagesaktuelle Änderung Dieses Formular sollte jedoch nicht zur Gewohnheit werden, denn schnell wird ein Aushang, der immer präsent ist, übersehen. Ein Ausnahmefall sei erlaubt, denn er kann so manche Ausgabe schnell durcheinander bringen: Die Situation, wenn Essen ausgeht. Viele Mensen, auch Zukocher- und Selbstkocher-Küchen, haben dann meist ein Notfallessen in der Hinterhand, das schnell nachbereitet werden kann. Empfehlungen: Damit in der Hektik die Allergenkennzeichnung nicht untergeht, ist es hier ratsam, eine tagesaktuelle Änderung vorzubereiten, um diese dann nur noch mit dem Datum ergänzen zu müssen. Wichtig ist, die tagesaktuelle Änderung im Rahmen der Dokumentation ebenso wie den Speisenplan abzuheften und 4 Wochen aufzubewahren. wenn Produkte langfristig nicht mehr im Handel erhältlich sind oder ihre Zusammensetzung ändern oder sich falsch gelieferte Produkte ansammeln? Wenn Produkte langfristig nicht mehr im Handel sind, ist die Situation eindeutig und es ist klar, dass dann die Allergenkennzeichnung in den Rezepten, in denen diese Produkte verwendet werden, überprüft und ggf. angepasst werden muss. Ändert sich jedoch nicht das Produkt, sondern nur dessen Zutaten, ist dies oft nicht so offensichtlich. Deshalb sieht ein gutes HACCP den regelmäßigen Abgleich der vereinbarten Lebensmittel / Produkte mit der Lagerhaltung vor. Bei Veränderungen muss die Allergenkennzeichnung in den Rezepten bzw. Produkten angepasst werden. 12

14 Empfehlungen: Allergenkennzeichnung von verwendeten Produkten regelmäßig mit den hinterlegten Informationen in Rezepten und damit mit dem Speisenplan abgleichen. Ggf. Rezepte anpassen. Für diese Situation ist die Vorlage Tagesaktuelle Änderung keine Lösung. Anhang: Link: V.2) HACCP 2 Lagerung IV.) Vorlage Rezeptordner Programm KAlle-BW inkl. Handbuch wenn die Kontrolle des Speisenplans auffallend oft falsche Kennzeichnung aufweist, wenn es bei der Ausgabe zu Vermischungen kommt, wenn Reste weiter unsachgemäß verwendet werden? Die Allergenkennzeichnung und ihre sichere Umsetzung in der Gemeinschaftsverpflegung erfordern ein Umdenken an vielen Stellen. Jahrelange angewandte automatisierte Handgriffe sind überholt, neue müssen eingeübt werden. Das benötigt Zeit und Zugang zum Thema. Empfehlungen: Regelmäßige Schulungen Verbinden Sie die Schulungen mit anderen bereits stattfindenden regelmäßigen Treffen wie z.b. Hygieneschulungen damit alle mitmachen? Vor allem in Selbstkocher-Küchen ist der Anteil an ehrenamtlich Tätigen sehr hoch. Dies bedeutet, dass das Kochen in gewohntem Umfang sowie mit gewohnten Lebensmitteln und Produkten am schnellsten geht. Eine Minimierung von Zutaten in einer Selbstkocherküche, z.b. Essigsorten, Brühesorten, Soßenbindersorten, erfordert ggf. Ausprobieren von Rezepten, einen Mehraufwand, eine Umstellung also. Hier ist es wichtig, ausreichend und langfristig über die LMIV zu informieren und die reduzierte Produktpalette gemeinsam festzulegen. 13

15 5 Runder Tisch ist unverzichtbar Deshalb ist es am besten, die neuen Abläufe von Anfang an gemeinsam am Runden Tisch zu diskutieren und festzulegen. Dies bietet wie bereits gesagt auch die Chance, Abläufe zu vereinfachen, Lebensmittel, Produkte und Rezepte zu harmonisieren und die Dokumentation für die Zuständigen optimal zugänglich zu gestalten. Teilnehmer des Runden Tischs sind mindestens die Verantwortlichen der Schulverpflegung, bei Zukocher-Küchen meist der Träger, bei Fördervereinen oft der Vereinsvorstand bzw. beauftragte Personen sowie die verantwortlichen Organisatoren in der Mensa vor Ort, bei Zukocher-Küchen häufig hauswirtschaftliche Kräfte, bei Selbstkocher- Küchen häufig Vertreter der Kochgruppen. Damit immer alle auf demselben Informationsstand sind, ist es auch wichtig, dass der Runde Tisch eine klare Kommunikationsstruktur hat. Dazu zählt z.b. eine Ansprechperson festzulegen und Fragen zu klären wie z.b. Wer schreibt Protokolle? Wer verteilt Protokolle? An wen werden Anregungen gesandt? Vereinbart werden sollte auch der Kommunikationsweg, z.b. , welche auch in bestimmten Abständen, z.b. jeden zweiten Tag, gelesen werden. Die folgende Übersicht beschreibt die Themen am Runden Tisch: Schritt 1 Informationen rund um die Allergenkennzeichnung I.) PPT-Datei: Warum? Wer? Was? Wie? II.) Merkbblatt Zukocher- und Selbstkocher-Küchen Schritt 2 III.) Checkliste IST-Situation Schritt 3 Schritt 4 verwendete Lebensmittel, Produkte, Rezepte anschauen, evtl. Anzahl verringern durch Harmonisierung Lebensmittel, Produkte und Rezepte mit Allergenen erfassen IV.) Rezeptordner oder Link: Programm KAlle-BW bei Programm Installation klären: Wer? Auf welchen Rechnern? Microsoft ACCESS runtime (nicht runtime_x64) Link: Vorlage süße und pikante Backwaren ggf. Einkauf Bestellung optimieren Speisenplanerstellung Allergenkennzeichnung Umgang HACCP und Dokumentation festlegen V.) HACCP-Unterlagen Link: Vorlage Ersatzspeisenplan bei kurzfristigen Änderungen 14

16 Zur Umsetzung erfolgt nach Schritt 4 die Schulung der Mitarbeiter und Kochgruppen vor Ort zu den festgelegten Themen: Speisenplanerstellung, HACCP und Dokumentation. Die Schulung erfolgt am besten im Rahmen üblicher anderer Schulungen, z.b. einmal pro Jahr im Rahmen der Allgemeinen Hygieneschulung nach VO (EG) 852/2004 und LMHV. Schritt 5 Schulung Anhang: V.) HACCP-Vorlagen VI.) PPT Schulung Evtl. sind mehrere Treffen des Runden Tisches notwendig. Schritt 6 Erfahrungsaustausch und ggf. Korrekturen der Vorgehensweise Nicht immer sind die Kommunikationswege innerhalb einer Mensa oder auch zum Träger optimal. In älteren Mensen fehlt ggf. der Büroraum bzw. eine Büroecke, in der ein PC/Laptop zur ständigen Verfügung ist, z.b. zum Abruf von s oder für das Programm KAlle-BW. Oft fehlt auch der Platz für Ordner der Dokumentation. Für die Transparenz sowie für Notfälle, z.b. Krankheit des Verantwortlichen, Kontrolle durch die Lebensmittelüberwachung etc. ist dies jedoch notwendig. Liegt die Verantwortung beim Träger und sind beim Träger z.b. mehrere Zukocher-Küchen angesiedelt, kann es auch sein, dass der PC in ein Netzwerk angebunden ist. Dann sind weitere Absprachen zur Nutzung von PC, Programmen etc. oder auch zu Änderungen an Programmen notwendig. 15

17 6 Schritt für Schritt-Anleitungen Zukocher-Küchen Fall 1: Eine Einrichtung (Schule/Mensa) / Zukocher Beispiel: In einem Schulzentrum oder in einer Schule beliefert ein Caterer (C) die Mensa mit Hauptkomponenten wie z.b. Fleisch, Aufläufen, Beilagen, Gemüse. Eine hauswirtschaftliche Fachkraft (HK), Angestellte der Kommune, kocht nach Bedarf zu, z.b. Salate, Desserts. Die Organisation mit C (Bestellung) sowie die Organisation des Zukochens (Speisenplanung, Einkauf, Zubereitung) fallen in ihren Aufgabenbereich. Schritt 1 Verantwortliche der Kommune (VK) und HK erfassen IST-Situation [III.] und legen notwendige Schritte fest. Sie informieren sich, wie C kennzeichnet und legen Art der Kennzeichnung und Umsetzung in Speisenplan fest. Sie legen Art der Rezepterfassung sowie Kommunikationsstruktur fest, z.b. Installation Programm, Ablage HACCP-Vorlagen, Vorlage tagesaktuelle Änderung etc. Schritt 2 HK harmonisiert Einkauf - Bestellung, harmonisiert Lebensmittel, Produkte und Rezepte. HK erfasst Lebensmittel, Produkte und Rezepte sowie Allergene und Zusatzstoffe mit der Vorlage Rezeptordner [IV.] oder mit dem Programm KAlle-BW [Link.]. Schritt 3 HK und VK treffen sich zum Erfahrungsaustausch und legen HACCP fest [V.] Schritt 4 HK und VK treffen sich regelmäßig, mind. 2 x /Schuljahr, zum Erfahrungsaustausch. 16

18 Fall 2: Eine Einrichtung (Schule/Mensa) / mehrere Zukocher Beispiel: In einem Schulzentrum oder in einer Schule beliefert ein Caterer (C) die Mensa mit Hauptkomponenten wie z.b. Fleisch, Aufläufen, Beilagen, Gemüse. Eine hauswirtschaftliche Fachkraft (HK), Angestellte der Kommune kocht nach Bedarf zu, z.b. Salate, Desserts. An manchen Tagen der Woche kocht die HK mit anderen (A), z.b. Küchenhilfskräften, Eltern kleine Gerichte zu. Eltern (E) stellen für das Dessert zusätzlich Kuchen aus eigener Produktion zur Verfügung. Die Organisation mit C sowie die Organisation des Zukochens (Speisenplanung, Personaleinteilung) liegen bei HK. Einkauf, Zubereitung sowie Kuchengaben machen verschiedene Personen. Schritt 1 Schritt 2 Schritt 3 Verantwortliche der Kommune (VK) und HK erfassen IST-Situation [III.] und erläutern die Situation. Sie informieren sich, wie C kennzeichnet und legen Art der Kennzeichnung und Umsetzung in Speisenplan fest. Sie legen Art der Rezepterfassung sowie Kommunikationsstruktur fest, z.b. Installation Programm, Ablage HACCP-Vorlagen, Vorlage tagesaktuelle Änderung etc. VK, HK, A und E treffen sich am Runden Tisch. A und E werden über die rechtliche Situation informiert [I.] und [II.]. Zur Lebensmittel-, Produkt- und Rezepterfassung werden die Vorlagen [V.] Vorlage Rezeptordner und [VI.] mitgebrachte Backwaren erläutert. Bis zu einem gemeinsam festgelegten Zeitpunkt werden Lebensmittel etc. sowie Einkauf von HK, A und E erfasst und laufen bei HK zusammen. VK, HK, A und E treffen sich am Runden Tisch und harmonisieren Einkauf - Bestellung, harmonisieren Lebensmittel, Produkte und Rezepte. Runder Tisch einigt sich auf eine Person, die alles in Vorlage Rezeptordner [IV.] oder Programm KAlle-BW [Link] einpflegt. Lebensmittel, Produkte und Rezepte sowie Allergene und Zusatzstoffe werden erfasst und zur Arbeit an alle weitergegeben. Schritt 4 VK, HK, A und E treffen sich zum Erfahrungsaustausch und legen HACCP fest [V.] Nach Bedarf finden weitere Runde Tische statt. Nach Bedarf findet Schulung [VI.] A und E durch HK statt. Schritt 5 HK und VK treffen sich regelmäßig, mind. 2 x /Schuljahr, zum Erfahrungsaustausch. 17

19 Fall 3: Eine Kommune / mehrere Einrichtungen / mehrere Caterer / mehrere Zukocher Beispiel: In einer Kommune gibt es 15 Schulen mit Schulverpflegung. 5 Schulen werden ausschließlich von verschiedenen Caterern (C) versorgt. 10 Schulen, unabhängig voneinander handelnd, erhalten von verschiedenen Caterern (C) Hauptkomponenten bzw. Menüs. Salate und Desserts werden täglich, kleine Gerichte, Kuchen in unregelmäßigen Abständen zugekocht. Zukocher sind hauswirtschaftliche Hilfskräfte (HK), angestellt bei der Kommune, und Eltern (E, Kuchen). Der Einkauf erfolgt je Schule zentral über die HK, aber je nach Angebot in verschiedenen Läden. Von E mitgebrachte Kuchen werden haushaltsüblich verarbeitet. HK organisieren die Speisenplanung, erstellen den Speisenplan, kochen zu, verwalten die Kuchen. Kommune ist rechtlich der verantwortliche Lebensmittelunternehmer (VK). Wenn davon ausgegangen werden kann, dass jede Küche mit Fachpersonal ausgestattet ist, das eigenverantwortlich und kompetent agieren kann und dies auch bei Krankheit, Urlaub gewährleistet ist, kann jede Zukocher-Küche agieren, wie Fall 1 oder 2. Davon ist jedoch nicht immer auszugehen. Deshalb ist es ein Anliegen des bei der Kommune Verantwortlichen, Lebensmittel, Produkte und Rezepte zu harmonisieren, so dass alle 10 Zukocher-Küchen nach gemeinsam festgelegten Rezepten zubereiten und gemeinsam festgelegte Lebensmittel und Produkte verwenden. Dabei darf sich die Anzahl entsprechend reduzieren, um Fehlerquellen zu minimieren. Der Ablauf dafür ist in den folgenden Schritten zusammengefasst. 18

20 Schritt 1 VK informiert sich über LMIV [I.] VK informiert sich über Art der Kennzeichnung bei allen C, um innerhalb der Kommune einheitliche Allergenkennzeichnung zu haben. VK lädt alle HK ein zum Runden Tisch verbunden mit der Bitte, eine Liste verwendeter Lebensmittel, Produkte, Rezepte sowie Einkaufsstätten mitzubringen. Schritt 2 Schritt 3 1. Runder Tisch VK und alle HK: Erfassen IST-Situation [III.] Festlegen Art der Kennzeichnung sowie deren Umsetzung im Speisenplan. Sensibilisierung für mögliche Fehlerquellen [I.] und Verständnis für Situation VK. Sichtung der Lebensmittel, Produkte, Rezepte und Einkaufsstätten - erste Harmonisierung. Zur Lebensmittel-, Produkt- und Rezepterfassung werden die Vorlagen [IV.] Vorlage Rezeptordner und [Link] Vorlage süße und pikante Backwaren erläutert. Bis zu einem gemeinsam festgelegten Zeitpunkt werden die ersten Listen komplettiert und optimiert (Einkauf, Marken etc.). Bzgl. Kuchen erfolgt Schulung sowie Erfassung der Rezepte durch HK mit E. 2. Runder Tisch VK und alle HK: Weitere Harmonisierung von Einkauf - Bestellung, Lebensmitteln, Produkten und Rezepten. Sie legen Art der Rezepterfassung (Rezeptordner [IV.] oder Programm KAlle-BW [Link] fest, ebenso Kommunikationsstruktur und Dokumentation. Sie einigen sich auf eine Person, die die ausgewählten Lebensmittel, Produkte, Rezepte inkl. Allergenen und Zusatzstoffen in Vorlage Rezeptordner [IV.] oder Programm KAlle-BW [Link] einpflegt. Schritt 4 VK und alle HK treffen sich zum Erfahrungsaustausch und legen HACCP fest [V.] Nach Bedarf finden weitere Runde Tische statt. Nach Bedarf findet gemeinsame Schulung [VI.] der HK, ggf. mit E statt. Schritt 5 HK und VK treffen sich regelmäßig, mind. 2 x /Schuljahr, zum Erfahrungsaustausch. 19

21 7 Schritt für Schritt-Anleitungen Selbstkocher-Küchen Fall 4: Eine Einrichtung /ein Selbstkocher- Mensaverein / viele Kochgruppen / zentrale Organisation / Eigenverantwortung Verein (keine GTS) Beispiel: An einer Schule übernimmt seit vielen Jahren der Mensaverein die Schulverpflegung. Die Schule ist keine Ganztagsschule, d.h. die Verantwortung liegt beim Vereinsvorstand (VV). Vor Ort wird abwechselnd von verschiedenen Kochgruppen (KG), meist Eltern im Ehrenamt, gekocht. Die Organisation, u.a. der Einkauf, die Einteilung der Kochgruppen sowie die Erstellung des Speisenplans, erfolgt zentral, z.b. durch eine vom Vorstand bestimmte Fachkraft (HK). Schritt 1 VV und HK informieren sich über LMIV [I,] erfassen IST-Situation [III.] und erläutern die Situation. Sie laden Verantwortliche der KG (VKG) zu einem Runden Tisch ein. Schritt 2 VV, HK und VKG treffen sich am Runden Tisch. VKG werden über die rechtliche Situation informiert [I.] und [II.] und geschult. Sie werden aufgefordert, diese Informationen an die KG weiterzugeben und alle KG aufzufordern, ihre Rezepte und Produkte zu konkretisieren, z.b. Marken und Allergene und Zusatzstoffe zu erfassen. VV und HK präsentieren, wie Rezepte zukünftig erfasst und abgelegt werden, Rezeptordner [IV.] oder Programm KAlle-BW [Link]. Bis zu einem gemeinsam festgelegten Zeitpunkt werden Rezepte von KG erfasst und an HK weitergeleitet. Schritt 3 Schritt 4 Schritt 5 HK erfasst alle Rezepte, Produkte mit Allergenen und Zusatzstoffen in Vorlage Rezeptordner [IV.] oder Programm KAlle-BW [Link]. VV versendet Information an alle, die abgegebenen Rezepturen einzuhalten bzw. nur die angegebenen Produkte zu verwenden. VV, HK und VKG treffen sich zeitnah und legen HACCP inkl. Dokumentation fest [V.]. Ergebnisse werden über VKG an KG weitergegeben, am besten im Rahmen einer Schulung für alle [VI.]. Nach Bedarf finden weitere Runde Tische statt. Nach Bedarf finden weitere Schulungen [VI.] der KG durch VKG oder HK statt. Schritt 6 VV, HK und VKG treffen sich regelmäßig, mind. 2 x /Schuljahr, zum Erfahrungsaustausch. 20

22 Fall 5: Eine Einrichtung / ein Selbstkocher- Mensaverein / viele Kochgruppen / zentrale Organisation / Verantwortung Träger (GTS) Beispiel: An einer Schule übernimmt seit vielen Jahren der Mensaverein (Vereinsvorstand VV) die Schulverpflegung. Die Schule ist Ganztagsschule, d.h. die Verantwortung liegt beim Träger (VK). Vor Ort wird abwechselnd von verschiedenen Kochgruppen, meist Eltern im Ehrenamt, gekocht. Die Organisation, u.a. der Einkauf, die Einteilung der Kochgruppen sowie die Erstellung des Speisenplans, erfolgt zentral, z.b. durch hauswirtschaftliche Fachkraft (HK), die vom Träger angestellt ist. Schritt 1 VK, VV und HK informieren sich über LMIV [I,] erfassen IST-Situation [III.] und erläutern die Situation. Sie laden Verantwortliche der KG (VKG) zu einem Runden Tisch ein. Schritt 2 VK, VV, HK und VKG treffen sich am Runden Tisch. VKG werden über die rechtliche Situation informiert [I.] und [II.] und geschult. Sie werden aufgefordert, diese Informationen an die KG weiterzugeben und alle KG aufzufordern, ihre Rezepte und Produkte zu konkretisieren, z.b. Marken und Allergene und Zusatzstoffe zu erfassen. VK und HK präsentieren, wie Rezepte zukünftig erfasst und abgelegt werden, Rezeptordner [IV.] oder Programm KAlle-BW [Link]. Bis zu einem gemeinsam festgelegten Zeitpunkt werden Rezepte von KG erfasst und an HK weitergeleitet. Schritt 3 Schritt 4 Schritt 5 HK erfasst alle Rezepte, Produkte mit Allergenen und Zusatzstoffen in Vorlage Rezeptordner [IV.] oder Programm KAlle-BW [Link]. HK versendet Information an alle, die abgegebenen Rezepturen einzuhalten bzw. nur die angegebenen Produkte zu verwenden. V, VV, HK und VKG treffen sich zeitnah und legen HACCP inkl. Dokumentation fest [V.]. Ergebnisse werden über VKG an KG weitergegeben, am besten im Rahmen einer Schulung für alle [VI.]. Nach Bedarf finden weitere Runde Tische statt. Nach Bedarf finden weitere Schulungen [VI.] der KG durch VKG oder HK statt. Schritt 6 VK, VV, HK und VKG treffen sich regelmäßig, mind. 2 x /Schuljahr, zum Erfahrungsaustausch. 21

23 Fall 6: Eine Kommune / 5 Selbstkocher-Mensavereine / viele Kochgruppen / teils zentrale Organisation Beispiel: In einer Kommune übernehmen seit langem 5 Mensavereine (Vereinsvorstände VV) an 5 Schulen die Schulverpflegung. Dieses System wurde auch bei der Umstellung auf GTS beibehalten, d.h. die Verantwortung liegt beim Träger (VK). Vor Ort wird abwechselnd von verschiedenen Kochgruppen (KG), meist Eltern im Ehrenamt, gekocht. Die Organisation, u.a. die Erstellung des Speisenplans sowie die Einteilung der Kochgruppen erfolgt an jeder Schule zentral durch eine hauswirtschaftliche Fachkraft, die vom Träger angestellt ist. An 3 von 5 Schulen erfolgt auch der Einkauf über HK, an zwei Schulen kaufen die KG selbst ein. Schritt 1 VK lädt VV und HK der Mensavereine zum ersten Runden Tisch ein. IST-Situation [III.] wird erfasst und erläutert. VK, VV und HK einigen sich auf eine Vorgehensweise hinsichtlich, der Lebensmittel-, Produkt- und Rezepterfassung (Vorlage Rezeptordner [IV.] oder Programm KAlle-BW [Link]. VK, VV und HK einigen sich auf ein einheitliches HACCP und eine einheitliche Dokumentation [V.]. VK, VV und HK einigen sich auf einheitliche Kommunikationswege. Schritt 2 VV und HK jedes Mensavereins laden ihre Verantwortlichen der KG (VKG) zu einem individuellen Runden Tisch ein. Jeder Mensaverein durchläuft die Schritte 2 bis 4 aus Fall 5, jedoch ohne Anwesenheit von VK. Schritt 3 VK, VV und HK treffen sich zum Erfahrungsaustausch über Lebensmittel-, Produkt- und Rezepterfassung sowie die Umsetzung in Speisenplan, Zubereitung und Ausgabe. VK, VV und HK besprechen HACCP und Dokumentation. VK, VV und HK optimieren die Vorgehensweise. HK geben Ergebnisse an ihre VKG bzw. KG weiter. Je nach Bedarf erfolgt Schritt 5 aus Fall 5. Schritt 4 VK, VV und HK treffen sich regelmäßig, mind. 2 x /Schuljahr, zum Erfahrungsaustausch. 22

24 8 Anhang I.) II.) III.) IV.) V.) VI.) PPT-Datei Allergenkennzeichnung in Schulmensen. Warum? Wer? Was? Wie? Kurzvortrag mit den wichtigsten Fakten als Hintergrundinformation bzw. Einstieg ins Thema geeignet Merkblatt Zukocher- und Selbstkocherküchen Einseitige Zusammenfassung des Vortrag I.) Checkliste IST-Situation Anhand mehrerer Fragen werden die kritischen Punkte der Allergenkennzeichnung abgefragt. Die Checkliste ist ebenfalls als Einstieg in den Änderungsprozess geeignet. Vorlage Rezeptordner Neben einer Anleitung zur Erfassung von Lebensmitteln, Produkten und Rezepten stehen Vorlagen für Rezeptblätter zur Verfügung. Diese können in einem Ordner schriftlich abgelegt werden oder in einem Ordner am PC abgespeichert werden. Das Datei-Format ist Word. HACCP Übersicht HACCP 1 Einkauf - Bestellung HACCP 2 Lagerung HACCP3 Speisenzubereitung HACCP4 Wareneingang Caterer HACCP5 Speisenausgabe HACCP6 Speisenplan In der Word-Datei sind Vorlagen für die HACCP-Dokumentation zusammengefasst inklusive Lösungsschritte, wenn kritische Punkte nicht erfüllt werden. PPT-Datei Schulung Dies ist ein ausführlicher Vortrag mit Übungen zur intensiven Schulung von Mitarbeitern, Kochgruppen Die Datei kann vom Anwender beliebig gekürzt werden. Anleitungen zu den Übungen sind in den Erläuterungen bei den Folien eingefügt. Alle Dateien stehen zum Download unter zur Verfügung. Die ZIP-Datei heißt: KAlle-BW Praxisleitfaden. 23

25 Links unter Programm KAlle-BW mit Handbuch Das Programm KAlle-BW ist eine Software auf Access-Basis, die zur Installation eine MS Access TM Runtime 2010 (kostenlos downloadbar) benötigt. Mit KAlle-BW können Lebensmittel, Produkte und Rezepte erfasst werden mit Allergenen und Zusatzstoffen. Anschließend lassen sich individualisierte Speisenpläne ausdrucken. Programm und Handbuch stehen als ZIP-Datei KAlle-BW zum Download zur Verfügung. Vorlage Süße und pikante Backwaren Diese Vorlage eignet sich zur Erfassung der von extern mitgebrachten Speisen, z.b. Kuchen von Eltern. Vorlage Tagesaktuelle Änderung Diese Vorlage ist Teil des HACCP-Konzepts und greift bei tagesaktuellen Änderungen. Es ist eine PDF-Datei, die änderbar ist. Die Anleitung ist integriert. 24