Bürokommunikation Wirtschaftssprache Korrespondenz

Transkript

1 Bürokommunikation Wirtschaftssprache Korrespondenz Lehrmittel für das Fach IKA

2 Bürokommunikation Wirtschaftssprache Korrespondenz Leseprobe Lehrmittel für das Fach IKA Lalita Wild Esther Wyss Wings Lernmedien Chaltenbodenstrasse 4a CH 8834 Schindellegi Ihr Partner für erfolgreiches Lernen.

3 Version 2016 A Autorinnen: Lalita Wild, Esther Wyss Art. Nr SG gebunden FG Farbdruck, gebunden Copyright 2016 Wings Lernmedien, alle Rechte vorbehalten. Diese Kursunterlagen sind urheberrechtlich geschützt. Die Vervielfältigung der Texte und Bilder, auch auszugsweise, ist ohne schriftliche Zustimmung von Wings Lernmedien urheberrechtswidrig und strafbar. Auch Übersetzungen, Mikroverfilmung und Verarbeitung mit elektronischen Systemen sind ohne ausdrückliche Zustimmung von Wings Lernmedien nicht erlaubt. Layout: Room for Ideas, Zürich Umschlag: nicolas vontobel, werbung

4 Inhaltsverzeichnis 1 Kommunikation Grundlagen Kommunikationsformen Kommunikationswege Kommunikationsleitbild Einfluss der Kommunikationskultur Kommunikationsbedarf Bürokommunikation Umgang mit Informationen Informationen bearbeiten Informationsmittel 5 Übung 1.5 A Kommunikation 6 Übung 1.5 B Kommunikationsquadrat 6 Übung 1.5 C Aussagen analysieren 7 Übung 1.5 D Fragen zur Kommunikation 7 2 Telefonieren Professionell telefonieren die Visitenkarte des Unternehmens Weshalb sind Telefongespräche so heikel? Telefonnotiz und Formulare 11 Übung 2.4 A Der richtige Ton beim Telefonieren 12 3 Papier Papierherstellung Wasserzeichen Papierqualitäten Formate und Normen im Büroalltag Die wichtigsten drei aufeinander abgestimmten DIN-Formatreihen Papierformate Umschläge und Hüllformate 15 Übung 3.4 A Papier und Papierverbrauch 16 4 Schriftliche Kommunikation Schriftliche Mitteilung Das ASA-Prinzip 18 5 Briefdarstellung Briefelemente Empfängeradresse Umschlagbeschriftung Ort und Datum Brieftitel/Headline und Behandlungsvermerke 24 Copyright Wings Lernmedien

5 5.1.5 Anrede Brieftext Regeln für die Briefgestaltung Schreibregeln Briefschluss Beilagevermerk Briefdarstellung links Beispiel Briefdarstellung links Briefdarstellung rechts Beispiel Briefdarstellung rechts Vorgaben an unserer Schule 36 Übung 5.4 A Adressierung, Anrede 37 Übung 5.4 B Briefdarstellung 37 Übung 5.4 C Briefkorrektur 38 6 Die Sprache in Briefen Die Wortwahl Der Satz Haupt- oder Nebensatz? Satzlänge Der Stil 42 Übung 6.4 A Sichtweisen 44 Übung 6.4 B Floskeln 45 Übung 6.4 C Stilübungen Fax-Mitteilungen s Der Stil der s 47 Übung 6.7 A Mailen Sie richtig? 49 7 Von der Anfrage zum Vertragsabschluss Ablauf Anfrage Rechtliches Formales Beispiel einer Anfrage 55 Übung 7.3 A Kontrollfragen 56 Übung 7.3 B Anfragen formulieren Angebot/Offerte Rechtliches Formales Beispiel eines Angebots 59 Übung 7.5 A Kontrollfragen 60 Übung 7.5 B Aufbau eines Angebotes 60 Übung 7.5 C Offerten formulieren Gegenangebot Rechtliches Formales Beispiel eines Gegenangebots 63 Übung 7.7 A Kontrollfragen 64 Übung 7.7 B Gegenangebot Bestellung/Auftrag 65 Copyright Wings Lernmedien

6 7.8.1 Rechtliches Formales Beispiel einer Bestellung 67 Übung 7.9 A Kontrollfragen 68 Übung 7.9 B Bestellung Auftragsbestätigung Formales Beispiel einer Auftragsbestätigung 70 Übung 7.11 A Auftragsbestätigung 71 Übung 7.11 B Textbausteine Widerruf von Bestellungen/Aufträgen Begründungen Rechtliches Formales Beispiel eines Widerrufs 73 Übung 7.13 A Kontrollfragen 74 Übung 7.13 B Bestellung widerrufen/widerruf ablehnen Ablehnung eines Auftrags Formales 75 Übung 7.15 A Kontrollfragen 75 Übung 7.15 B Auftragsablehnung 75 8 Ausführung eines Auftrags Ablauf Lieferung Rechtliches Rechnung und Quittung Formales 80 Übung 8.4 A Kontrollfragen 81 Übung 8.4 B Quittung und Rechnung Liefermahnung Rechtliches Sonderbestimmung Formales Beispiel einer Liefermahnung 84 Übung 8.6 A Kontrollfragen 85 Übung 8.6 B Liefermahnung Antwort auf Liefermahnung Rechtliches Formales 86 Übung 8.8 A Kontrollfragen 87 Übung 8.8 B Antwort auf eine Liefermahnung Mängelrüge/Beschwerde Rechtliches Art der Mängel Formales Beispiel einer Mängelrüge 89 Übung 8.10 A Kontrollfragen 91 Übung 8.10 B Mängelrüge Antwort auf Mängelrüge Formales Beispiel einer Antwort auf eine Mängelrüge 93 Übung 8.12 A Kontrollfragen 94 Copyright Wings Lernmedien

7 Übung 8.12 B Antwort auf eine Mängelrüge Mahnung Rechtliches Formales Beispiel einer Zahlungserinnerung (1. Mahnstufe) Beispiel einer Mahnung (2. Mahnstufe) Beispiel für eine letzte Mahnung (3. Mahnstufe) 98 Übung 8.14 A Kontrollfragen 99 Übung 8.14 B Folge-Mahnungen Antwort auf Mahnung Rechtliches Formales 100 Übung 8.16 A Kontrollfragen 100 Übung 8.16 B Zahlungsvorschläge Briefe an Institutionen und Behörden Das Gesuch Wie schreibt man ein Gesuch Formales Beispiel Gesuch (Ausschnitt) 103 Übung 9.2 A Gesuch stellen Einsprachen Formales Beispiel Einsprache (Ausschnitt) 105 Übung 9.4 A Einsprache erheben Beschwerde Formales Beispiel Beschwerde (Ausschnitt) 107 Übung 9.5 A Beschwerde einreichen Sekretariat Das Rundschreiben Informationen an Geschäftspartner Beispiel eines Rundschreibens (Ausschnitt) Interne Mitteilungen Formales Beispiel für eine interne Mitteilung Gesprächs- und Telefonnotizen Formales Beispiel einer Gesprächsnotiz Die Aktennotiz (der Aktenvermerk) Formales Beispiel einer Aktennotiz Der Bericht Beispiel eines Berichts 118 Übung 10.5 A Bericht korrigieren Protokolle Protokollarten Beispiel eines Protokollkopfs 121 Übung 10.7 A Protokoll Einladungen Beispiel einer Einladung (Ausschnitt) 123 Copyright Wings Lernmedien

8 Beispiel einer Sitzungseinladung (Ausschnitt) Dankesbriefe Beispiel eines Dankesbriefes (Ausschnitt) Stellenbewerbung, Anstellung und Kündigung Stellensuche und Stellenbewerbung Stellenanzeigen richtig lesen und interpretieren Was gehört in eine Bewerbung? Motivations-/Begleitschreiben Formales Beispiele Stellenbewerbungen Der Lebenslauf Curriculum Vitae (CV) Beispiel Personalblatt Zeugnisse und andere Nachweise Deckblatt Die Dritte Seite Die elektronische Bewerbung Online-Formulare 138 Übung 11.4 A Bewerbung Auskünfte einholen und erteilen Auskünfte einholen Auskünfte erteilen Kündigung Beispiel einer Kündigung Postbearbeitung Posteingang Checkliste Posteingang Postausgang Checkliste Postausgang Sortieren nach Versandarten Frankieren 146 Übung 12.3 A Postbearbeitung Ablage und Archivierung Aufbewahrungspflicht Aufbewahrungswert Archivierungsmittel Ordnungstechnik Aktenpläne und Registratur-Vorschriften Elektronische Ablage Dateimanagement Rechtliches Zugriffsrechte und Akteneinsicht Datenverlust und Sicherheitskopien Bundesgesetz Zugang zu Dokumenten Bundesgesetz Datenschutz und Datensicherheit 155 Übung 13.7 A Aufbewahrung und Datensicherung 156 Copyright Wings Lernmedien

9 14 Arbeits- und Planungsmittel Formulare 158 Übung 14.2 A Formulare erstellen Checklisten 159 Übung 14.4 A Checkliste erstellen Projektarbeiten Leitfaden für Projektarbeiten Flussdiagramm 163 Übung 15.2 A Flussdiagramm Telefonat 164 Übung 15.2 B Flussdiagramm Posteingang Mindmap 164 Übung 15.3 A Mindmap Checkliste für Vertiefungsarbeit Aufgaben Aufgabe Auftragsabwicklung Aufgabe Weiterbildung Aufgabe Mietprobleme Aufgabe EDV-Störung Aufgabe Rundschreiben und Gegenangebot Aufgabe Lieferverzögerung Aufgabe Ärger mit einer Möbellieferung Aufgabe Klubanlass Aufgabe Umbau Aufgabe Zahlungsvorschlag 172 Index 173 Copyright Wings Lernmedien

10 In diesem Kapitel lernen Sie rechtliche Aspekte von der Anfrage bis zum Vertragsabschluss kennen. Weiter formulieren Sie zu den einzelnen Themen eigene Briefe. 7 Von der Anfrage zum Vertragsabschluss 7.1 Ablauf Anfrage Rechtliches Formales Beispiel einer Anfrage 55 Übung 7.3 A Kontrollfragen 56 Übung 7.3 B Anfragen formulieren Angebot/Offerte Rechtliches Formales Beispiel eines Angebots 59 Übung 7.5 A Kontrollfragen 60 Übung 7.5 B Aufbau eines Angebotes 60 Übung 7.5 C Offerten formulieren Gegenangebot Rechtliches Formales Beispiel eines Gegenangebots 63 Übung 7.7 A Kontrollfragen 64 Übung 7.7 B Gegenangebot Bestellung/Auftrag Rechtliches Formales Beispiel einer Bestellung 67 Übung 7.9 A Kontrollfragen 68 Übung 7.9 B Bestellung Auftragsbestätigung Formales Beispiel einer Auftragsbestätigung 70 Übung 7.11 A Auftragsbestätigung 71 Übung 7.11 B Textbausteine Widerruf von Bestellungen/Aufträgen Begründungen Rechtliches Formales Beispiel eines Widerrufs 73 Übung 7.13 A Kontrollfragen 74 Übung 7.13 B Bestellung widerrufen/widerruf ablehnen 74 Copyright Wings Lernmedien 51

11 7.1 Ablauf 7.2 Anfrage Eine Anfrage dient dazu, Preise, Konditionen und Ausführungsbestimmungen unverbindlich festzustellen. Je präziser die Anfrage formuliert wird, desto besser kann das darauffolgende Angebot formuliert und die Wünsche berücksichtigt werden. Grob lassen sich Anfragen nach bestimmten Konditionen unterscheiden Rechtliches Bestimmte Anfrage Mit der bestimmten Anfrage wünschen wir ein Angebot über eine klar umschriebene Ware oder Dienstleistung. Der Anbieter hat die Möglichkeit, ein detailliertes Angebot zu schreiben. Allgemeine, unbestimmte Anfrage In der unbestimmten Anfrage erkundigen wir uns nach dem Warenangebot, nach Prospekten oder Katalogen oder nach einem Vertreterbesuch und wünschen eine allgemeine Auskunft über eine Dienstleistung. Die allgemeine Anfrage ist nicht ausführlich. Damit fehlen dem Anbieter die eindeutigen Hinweise für ein detailliertes Angebot. Copyright Wings Lernmedien 53

12 7.2.2 Formales Briefaufbau Bestimmte Anfrage Interesse, Anlass für Anfrage Allgemeine, unbestimmte Anfrage Bedarf an bestimmter Ware/Dienstleistung Zusätzliche Angaben: Qualität, Menge Preis Lieferung Zahlungsart usw. Bitte um Angebot bzw. Vorschläge Interesse, Anlass für Anfrage Allgemeine Wünsche Textbausteine Einleitung Ihr neues Produkt hat uns überzeugt. Besonders die interessieren uns. Sie haben Ihre Kollektion erweitert. Das Modell spricht uns sehr an. Ihr neues Modell XY gefällt uns. Schluss Bitte senden Sie uns Ihr Angebot. Vielen Dank. Kann Ihr Vertreter uns nächste Woche besuchen? Bitte um Angebot 54 Copyright Wings Lernmedien

13 7.2.3 Beispiel einer Anfrage Fröbel und Wachter Sandstrasse Seengen Telefon/Fax Experten Team Herr Dieter Bühler Industriestrasse Bern 20. März 20** Die neuen IPC Professional-Notebooks Sehr geehrter Herr Bühler Mit grossem Interesse haben wir in der Fachpresse gelesen, dass in diesen Tagen eine neue Generation von IPC Professional-Notebooks auf den Markt kommt. Die Leistungsdaten haben uns überzeugt. Wir sind ein aufsteigendes Unternehmen in der Immobilienbranche. Für unsere zehn neuen Aussendienstmitarbeiter benötigen wir zusätzliche Hardware. Könnten Sie bis Ende der 20. Kalenderwoche die Notebooks liefern? Bitte senden Sie uns ein Angebot mit detaillierten Angaben zu Lieferfristen, zur Garantie sowie zu Ihren Verkaufs- und Lieferbedingungen bis zum 4. April 20**. Gespannt warten wir auf Ihren Vorschlag. Vielen Dank. Freundliche Grüsse Fröbel und Wachter Klaus Fröbel Geschäftsführer Copyright Wings Lernmedien 55

14 Übung 7.3 A Kontrollfragen Lernziel Sie kennen die Arten der Anfrage und vertiefen Ihr Wissen mit Kontrollfragen Schwierigkeitsgrad einfach Dauer 15 Minuten Übung 7.3 B Beantworten Sie die folgenden Fragen. Wir unterscheiden grundsätzlich zwei Arten der Anfrage. Welche? Gibt es auch verbindliche Anfragen? Was soll mit einer bestimmten Anfrage erreicht werden? Anfragen formulieren Lernziel Sie kennen die Arten der Anfrage und können eine solche formulieren. Schwierigkeitsgrad mittel Dauer 15 Minuten Formulieren Sie ansprechende Anfragen. Ein Verein möchte neue Uniformen bzw. Sportdresses anschaffen. Als Vorstandsmitglied wenden Sie sich an eine Uniformenfabrik oder an einen Sportbekleidungshersteller. Bitten Sie um ein Angebot für das Einkleiden von 34 Aktivmitgliedern. Die Lieferung sollte innerhalb von zehn Wochen möglich sein, da zu jenem Zeitpunkt ein bedeutender Anlass bevorsteht. Sie wollen Angebote für die Sommerferien einholen und haben sich dazu folgende Notizen gemacht: Ferien für zwei Personen vom 6. Juli 20** bis 20. Juli 20** Zwei Wochen USA, Region: Südstaaten und/oder Mittlerer Westen Miete Harley-Davidson (Kosten? Bedingungen?) keine Übernachtungen (nur Flug und Harley etc.) Suchen Sie die Adresse eines Reisebüros und verfassen Sie eine Anfrage. Ihre Firma plant einen Betriebsausflug. Suchen Sie im Internet den Webauftritt eines Hotels bzw. Restaurants. Sie haben einige Notizen erhalten, anhand welcher Sie eine Anfrage verfassen sollen: Voraussichtlicher Termin 10. April 20** Rund 60 Personen nehmen teil Betriebsausflug an den Neuenburgersee Abendessen mit Unterhaltung in Yverdon-les-Bains Unterhaltung = Beiträge von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Hotel/Restaurant nach Räumlichkeiten und Menüvorschlägen (auch vegetarisch) anfragen Keine Übernachtungen 56 Copyright Wings Lernmedien

15 Sie lernen die Grundregeln für das Erstellen eines Bewerbungsschreibens kennen. 11 Stellenbewerbung, Anstellung und Kündigung 11.1 Stellensuche und Stellenbewerbung Stellenanzeigen richtig lesen und interpretieren Was gehört in eine Bewerbung? Motivations-/Begleitschreiben Formales Beispiele Stellenbewerbungen Der Lebenslauf Curriculum Vitae (CV) Beispiel Personalblatt Zeugnisse und andere Nachweise Deckblatt Die Dritte Seite Die elektronische Bewerbung Online-Formulare 138 Übung 11.4 A Bewerbung Auskünfte einholen und erteilen Auskünfte einholen Auskünfte erteilen Kündigung Beispiel einer Kündigung 142 Copyright Wings Lernmedien 127

16 11.1 Stellensuche und Stellenbewerbung Stellenanzeigen sind teuer. Mehrere tausend Franken kostet die Suche nach geeignetem Personal. So wie der Chef mit der Bewerbung bereits eine erste Arbeitsprobe des neuen Mitarbeiters erhalten hat, ist auch die Stellenausschreibung die Visitenkarte der inserierenden Firma Stellenanzeigen richtig lesen und interpretieren Wer einen Job sucht, muss Anzeigen gründlich lesen und richtig interpretieren. Worauf kommt es bei der angebotenen Stelle an? Erfülle ich die geforderten Voraussetzungen? Erfüllt die Firma meine Erwartungen an einen Arbeitsplatz? Nicht immer sind die Antworten sofort ersichtlich; häufig muss man sie zwischen den Zeilen des Inserats herauslesen. Aufbau von Annoncen Selbstdarstellung Stellenbeschreibung Anforderungskatalog In der Regel sind Annoncen nach folgendem Schema aufgebaut: In einer kurzen Selbstdarstellung gibt das Unternehmen Auskunft über die Branche, über das vertriebene Produkt bzw. die Dienstleistung sowie über Grösse, Marktstellung und Standort der Firma. Die Stellenbeschreibung informiert über Position und Aufgabengebiet sowie den gewünschten Eintrittstermin. Im Anforderungskatalog finden Sie die geforderte formale Ausbildung, die erwünschte Berufserfahrung und die Zusatzqualifikationen. Auf eine Stellenanzeige sollte nur reagieren, wer die entsprechenden Qualifikationen mitbringt. Doch welches sind die Kriterien, auf die es wirklich ankommt, und was ist schmückendes Beiwerk, über das sich unter Umständen reden lässt? Hier gilt es, den genauen Wortlaut der Anzeige zu beachten Was gehört in eine Bewerbung? Motivations-/Begleitschreiben Lebenslauf (auch Curriculum Vitae, Personalblatt, Werdegang oder Biografie), mit Foto Zeugnis-, Arbeitszeugnis-, Ausweis- oder Diplomkopien Fakultativ: Deckblatt (vor Motivationsschreiben) und «Dritte Seite» (nach Lebenslauf) Weitere Unterlagen wie Handschrift- oder Arbeitsproben sind nur auf Wunsch beizulegen. Stellen Sie die Bewerbungsunterlagen in geordneter Reihenfolge als Dokumentenmappe zusammen. Wollen Sie allen Unsicherheiten ausweichen, so halten Sie sich möglichst an die offiziellen Normen zum Schreiben von Briefen. 128 Copyright Wings Lernmedien

17 Zeugnisse und andere Nachweise Legen Sie keine Originalzeugnisse, sondern nur Kopien bei. Diese sollen jedoch neu sein; denn gebrauchte, zerknitterte, abgegriffene Zeugniskopien vermitteln einen schlechten Eindruck. Halten Sie sich an folgende Reihenfolge: Arbeitszeugnisse (fehlende Arbeitszeugnisse, wenn möglich anfordern) Sonstige berufsbezogene Nachweise (Bescheinigungen über Zusatzausbildungen, Patente...) Diplomzeugnisse (falls nötig, Übersetzungen und Anerkennungsurkunde[n] beifügen) Schulabschlusszeugnis, Fähigkeitszeugnis, oder Mittelschulabschluss (Matura) Deckblatt Ein Deckblatt gehört nicht zwingend in ein Bewerbungsdossier. Es kann jedoch Ihre Bewerbung aufwerten, da es mehr Spielraum in seiner Gestaltung bietet. Verwenden Sie trotzdem nicht zu viele Schriftarten und -grössen. Wählen Sie dezente Farben und Designelemente aus und stimmen Sie sie aufeinander ab. Inhalt Titel mit Anstellungsbezeichnung Bewerbungsfoto (grösser als Passformat), wenn nicht schon im Lebenslauf eingefügt. Foto drucken, nicht kleben oder heften Angabe über Ihre persönlichen Daten wie Name, Adresse und Kontaktmöglichkeiten Entscheiden Sie sich für ein Deckblatt, so ist es die erste Seite in Ihrem Bewerbungsdossier. Copyright Wings Lernmedien 135

18 Beispiel Deckblatt (Ausschnitt) BEWERBUNG als Bürokauffrau bei Muster AG Sarah Muster Foto Musterstrasse Musterort Telefon Mobil Die Dritte Seite Die Kernaussagen über Ihre Person sollten im Lebenslauf stehen. Für die Angabe von Zusatzqualifikationen eignet sich eine «Dritte Seite». Durch geschicktes Argumentieren, können Sie sich damit von Ihren Mitbewerbern abheben. Sie ist jedoch ein fakultativer Bestandteil Ihrer Bewerbung. Nutzen Sie die «Dritte Seite» nur, wenn Sie etwas Wichtiges mitteilen wollen. Sie eignet sich dazu, persönliche Softskills (soziale Kompetenzen), Fähigkeiten und Kenntnisse aufzuzeigen. Schreiben Sie keine Geschichten, beschränken Sie sich auf höchstens zehn Zeilen pro Absatz. Betonen Sie Ihre Stärken aber übertreiben Sie nicht. Nennen Sie keine Schwächen. Führen Sie Argumente für die Einstellung an. Am Ende der Seite schreiben Sie Ort, Datum und Ihre Unterschrift hin. Für die Unterschrift verwenden Sie am besten blaue Tinte. Wenn Sie sich für eine «Dritte Seite» entscheiden, folgt diese nach dem Lebenslauf und vor den Zeugnissen. 136 Copyright Wings Lernmedien

19 Beispiel Dritte Seite (Ausschnitt) Wer bin ich? Ich bin Eine verantwortungsbewusste und zielstrebige Person mit vielseitigen Interessen und bereit, mich mit grossem Einsatz voll und ganz für neue Aufgaben einzusetzen. Mein Arbeitsstil ist geprägt durch klare Kommunikation, einen sicheren Überblick in allen Situationen und ein hohes Qualitätsbewusstsein. Für Ihr Unternehmen Die richtige Werde ich durch meine Innovationskraft und meine Fähigkeit, analytisch zu denken, sicherlich bald eine gewinnbringende Mitarbeiterin sein und damit zu einer positiven Firmenentwicklung beitragen. Arbeitsmotivation beziehe ich aus anspruchsvollen Problemstellungen und meiner Identifikation mit der Firma und ihren Produkten. Dies trifft aus meiner Sicht bei Ihrem Unternehmen und der angebotenen Tätigkeit absolut zu und verstärkt meinen Wunsch, meinen Teil für den Erfolg Ihres Unternehmens beizutragen Die elektronische Bewerbung Viele Firmen wünschen heute ausschliesslich elektronische Bewerbungen. Das Internet ist ein schnelles Medium die elektronische Bewerbung darf aufgrund dieser Geschwindigkeit nicht an Qualität einbüssen und sollte genauso sorgfältig verfasst werden wie eine klassische briefliche Bewerbung. Wenn Sie nicht wissen, wie Sie sich bewerben sollen, so rufen Sie das Unternehmen an und klären Sie, wie man die Unterlagen erhalten möchte. Wichtig ist aber auch, welche Form zu Ihnen passt. Eine elektronische Bewerbung empfiehlt sich bei bestimmten Branchen und bedingt gute PC-Kenntnisse. Sie unterscheidet sich inhaltlich nur in der (technischen) Form von der schriftlichen Bewerbung. Copyright Wings Lernmedien 137

20 Hier ein paar Tipps Betreffzeile Inhalt der Beispiel Bewerbung als Assistentin Personaladministration Anrede Wann immer möglich persönlich (Angaben in der Ausschreibung beachten) Beispiele Sehr geehrte Frau Djukic Sehr geehrter Herr Scherrer Absender Vollständig mit Telefonnummer: Beispiel Sonja Zimmermann Industriestrasse Urdorf Anhang Höchstens zwei PDF-Dokumente, nicht grösser als 2 MB: Bewerbungsschreiben und Lebenslauf, Arbeitszeugnisse und Diplome Beachten Sie Schreiben Sie wie im Brief in angemessenem Stil (keine «lockere -Sprache») und weisen Sie in der auf den Anhang hin. Der kurze Mail-Text ersetzt nicht das Begleitschreiben. Zeugnisse, Diplome usw. werden als Scan elektronisch verfügbar gemacht. Verwenden Sie eine professionelle -Adresse (keine Fantasienamen, Nicknamen usw.) Schreiben Sie eine klare Betreffzeile (eine leere Betreffzeile wird oft als Spam erkannt) Versenden Sie alle Dateien im PDF-Format, so lassen sie sich von Mac- und PC-Nutzern öffnen und es sind keine Veränderungen am Inhalt möglich. Senden Sie als Test die Bewerbung (mit allen Anhängen) an sich selbst. Bewerben Sie sich nicht zusätzlich per Post einmal genügt Online-Formulare Etwas kostengünstiger sind Kontaktformulare, die auf der Homepage des Unternehmens ausgefüllt werden. Je nach Formular können auch Dokumente (als PDF oder JPG) versenden werden. Steht ein Online-Formular zur Verfügung, sollten Sie diese Form vorziehen. Tipp Verfassen Sie den Bewerbungstext erst ausserhalb des Online-Formulars, so können Sie vermeiden, dass Sie aus Versehen einen Rohentwurf senden. 138 Copyright Wings Lernmedien

21 Vorteile -Bewerbung Schnell und zielgerichtet Individualität kann ausgedrückt werden Entspricht der klassischen Postbewerbung Online-Formular Schnell und zielgerichtet Exakte Abstimmung zum Stellenprofil Nachteile Gespeicherte Daten Detaillierte Daten Evtl. Fremdbenutzung beim Empfänger (die Daten sind automatisch auf einer speziell eingerichteten Seite der Firma/ Unternehmung) Das Internet ist ein unsicheres Medium. Sie müssen immer damit rechnen, dass Unbefugte Ihre Daten abfangen und lesen könnten. Nach dem Bewerbungsprozess muss das Unternehmen Ihre Daten vernichten genauso wie es Papierunterlagen zurückschicken muss. Ohne Ihre Zustimmung dürfen Ihre Daten nicht in eine Datenbank aufgenommen werden es kann vorkommen, dass Sie mit Ihrer Internet-Bewerbung automatisch Ihr Einverständnis dafür geben (ein solcher Hinweis befindet sich in diesem Fall auf der Stellenseite). In einer Absage könnte stehen: «... dennoch würden wir Sie gerne in unserer Datenbank aufnehmen,...» Sie müssen sich umgehend melden, wenn Sie dies nicht wünschen. Unter finden Sie die Broschüre Elektronische Bewerbung, herausgegeben vom Staatssekretariat für Wirtschaft SECO. Übung 11.4 A Bewerbung Lernziel Sie sind in der Lage, sich erfolgversprechend zu bewerben Schwierigkeitsgrad mittel/anspruchsvoll Dauer 15 Minuten Sie verfassen ein Bewerbungsscheiben und ein Personalblatt. Sie beschaffen sich verschiedene Informationen. Bewerben Sie sich auf Grund eines Inserats um eine Stelle. Sie möchten den Arbeitsplatz unbedingt erhalten und bieten deshalb Ihre Kenntnisse, Fähigkeiten und Ihre Leistungsbereitschaft erfolgversprechend an. Verfassen Sie das Begleitschreiben und erwähnen Sie die übrigen Dokumente als Beilage. Verfassen bzw. aktualisieren Sie Ihr Personalblatt. Beschaffen Sie sich Formulare und Unterlagen von einem Stellenvermittlungsbüro. Suchen Sie im Internet, wo Stellen ausgeschrieben werden und wo Sie sich direkt bewerben können. Copyright Wings Lernmedien 139