Mandanten Einrichten. Arbeiten mit dem HKR-Programm CIPKOM Arbeitshilfe

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1 Mandanten Einrichten Arbeiten mit dem HKR-Programm CIPKOM Arbeitshilfe Stand: März 2011

2 Impressum Herausgeber Bayerischer Jugendring Körperschaft des öffentlichen Rechts (K.d.ö.R.) vertreten durch die Präsidentin Martina Kobriger Herzog-Heinrich-Straße München Redaktion Roman Büchler Innenrevisor Bildnachweis Titelbild Bildnachweis für Titelbild Rechtliche Hinweise Der Bayerische Jugendring (BJR) übernimmt keine Garantie dafür, dass die bereitgestellten Informationen vollständig, richtig und in jedem Fall aktuell sind. Der BJR weist u. a. durch Links auf Internetseiten anderer Anbieter hin. Für alle diese Links gilt, dass der BJR keinen Einfluss auf die aktuelle und zukünftige Gestaltung sowie Inhalte der verlinkten Seiten hat. Er distanziert sich hiermit ausdrücklich von allen fremden Inhalten aller verlinkten Seiten, zu denen er den Zugang zur Nutzung vermittelt und übernimmt für diese keine Verantwortung. Warenzeichen und Markennamen sind Eigentum der jeweiligen Inhaber/-innen. Diese Arbeitshilfe und alle ihre Inhalte einschließlich Musterbriefe, Formulare, Abbildungen, Tabellen, etc. sind urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der engen Grenzen des Urheberrechts ist ohne Zustimmung des BJR unzulässig und strafbar. Das gilt insbesondere für Vervielfältigung und die Speicherung und Bearbeitung in elektronischen Systemen. 1

3 Inhaltsverzeichnis 1. DBFS (Stichwort: Datensicherung) Daten in den Mandanten TEST kopieren Aufruf TESTmandant einrichten Weitere Mandanten einrichten...9 2

4 1. DBFS Die Daten der individuellen Haushalts- und Buchführung sind im Ordner LW:\CIPKOM\DBFS gespeichert. Das (LW:\CIPKOM\) DBFS muss regelmäßig gespeichert werden. Sinnvoll ist, dass man stets auf die DBFS s mehrerer aufeinanderfolgender Buchungstage zurückgreifen kann. Deshalb die Datensicherung am besten so durchführen, dass man auf einer externen Festplatte, Diskette (Band) oder wiederbeschreibbaren CD den Montags-Datenbestand auf die Montags-CD, den Dienstags- Datenbestand auf die Dienstag-CD usw. kopiert (oder brennt). Bei Anwendern mit kleinerem Datenbestand können auch Wochensicherungen (1.Woche im Monat auf 1. Sicherung, 2. Woche auf 2. Sicherung usw.) ausreichend sein. (am besten durch eine buchungstägliche Datensicherung). 3

5 2. Daten in den Mandanten Testkopieren Um mit dem Test-Mandanten arbeiten zu können, muss (man darf CIPKOM nicht aufgerufen haben) kopiert man im Explorer den Ordner DBFS nach Test. Einen ggf. bereits vorhandenen Ordner DBFS überschreibt man! Der Ordner DBFS sollte täglich in den Ordner TEST/DBFS kopiert werden, damit immer täglich immer gleiche Datenstände zur Verfügung stehen. So kann eine *.bat-datei kreiert werden, die folgendem Befehl enthält: copy c:\cipkom\dbfs\*.* c:\cipkom\test\dbfs Natürlich muss der Befehl abgewandelt werden, wenn CIPKOM in einer anderen Ordnerstruktur abgelegt ist. Usern steht diese kleine Datei zur Verfügung (zumeist im Ordner CIPKOM/TEXT) zur Verfügung. In den Datei mit rechter Maustaste anklicken, in Kontextmenü auf bearbeiten gehen und neue Pfade eingeben. Dann *.bat-datei auf Desktop kopieren, der Kopiervorgang kann nun jederzeit gestartet werden (aber das Programm CIPKOM muss dabei immer geschlossen sein). 4

6 3. Aufruf Test-Mandant einrichten Nachdem praktisch jeder Anwender CIPKOM an anderer Stelle (auf dem Server oder dem Einzel-PC) gespeichert hat, kann auch der Aufrufpfad nicht automatisch bestimmt werden, sondern muss individuell eingerichtet werden. Diese Einrichtung erfolgt über das Hilfsprogramm CIPDEMO! Man kann im Explorer öffnen und im Ordner CIPKOM die Datei cipdemo.exe suchen und als Verknüpfung auf den Deskop legen. Einfacher ist, den Aufrufbutton CIPKOM auf dem Desktop an eine freie Stelle zu kopieren. Diesen mit F2 umbenennen in CIPDEMO. 5

7 Nun die Maus auf den Button CIPDEMO richten, die rechte Taste klicken und im Kontextmenü Eigenschaften wählen. Dort in der Zeile Ziel den Aufrufpfad/-text wie angegeben abändern: Übernehmen, Eingabe abschließen. Nun wandelt sich auf dem Desktop der Aufrufbutton in einen Fuchs-Kopf um. CIPDEMO kann nun aufgerufen werden. Das Login ist das selbe, wie man sonst CIPKOM aufruft. Wähle das Menü Befehl. Eingabefeld: Blau hinterlegte Zeile. 6

8 Eingabe mit ENTER abschließen. Danach erscheint die Befehlszeile wieder Die folgende Eingabe erneut mit ENTER abschließen Nun kommt die Liste der Mandanten und deren Aufruf-Pfade. Diese sind natürlich fiktiv, d.h., hier muss nun der richtige Pfad, z.b. die Festplatte K auf dem Server oder bei einer Einzelplatzinstallation vielfach auch die Festplatte C. Nun den richtigen Pfad eingeben, also statt P:\CIPKOM\test\ neu C:\CIPKOM\test\ oder K:\...\CIPKOM\test\. Ungedingt darauf achten, dass der Ordner test durch einen \ abgeschlossen ist. Danach der Eingabebildschirm zu schließen. Dazu einfach auf klicken und dann CIPDEMO mit ENDE verlassen. das Kreuz 7

9 Nun neu CIPKOM aufrufen, in Datei/Konfiguration/Bereichswechsel Mandant wechseln und Auswahlfeld für Mandanten aufrufen. (mögliche) Mandantenliste über F2 aufrufen. Nach der Auswahl den Mandanten mit OK wählen. Wurde der Pfad richtig gewählt, erfolgt der Wechsel auf die Haushalts- und Buchungsdaten für den Mandanten TEST. Wurde der Pfad unrichtig angegeben, kommt es zu folgender Fehlermeldung Es ist also entweder der Pfad falsch angegeben oder es gibt im Mandanten Test kein DBFS. Dann muss CIPDEMO neu aufgerufen und der richtige und vollständige Pfad eingegeben werden. Hat man hingegen alles Angaben richtig gemacht, arbeitet man im Testmandant und sieht das auch an der CIPKOM-Kopfzeile: Ist man mit mit seinen Übungen fertig, ruft man erneut Datei/Konfiguration/Mandentenwechsel auf und wählt Standard-Mandant aus. 8

10 4. Weitere Mandanten einrichten Für einen weiteren Mandanten muss im Explorer unter CIPKOM ein Ordner mit der Bezeichnung des Mandanten (kurzen Ordnernamen wählen!) anlegen und einen Unterordner DBFS. Nun kann, wie unter 3 beschrieben, der Aufruf für den weiteren Mandanten einrichten. Dabei im CIPDEMO im Menü Tabelle neuen Datensatz anfügen wählen. Bereich: Name des Ordners Dbtype: 1 setzen Mandant z.b. Kreisjugendring Freising Datverz: hier den Pfad komplett eingeben und Eingabe mit \ abschließen. Danach Auswahlliste mit beenden und CIPDEMO verlassen. --/-- 9

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