Inventur & Jahresende (Wawi4.8 in Wawi5)

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1 Inventur & Jahresende (Wawi4.8 in Wawi5) 1 Einleitung Was ist eine Inventur bzw. ein Jahresende? Inventur: Mit der Inventur wird einerseits der Warenendbestand des abgelaufenen Jahres andererseits gleichzeitig auch der Anfangsbestand des neuen Jahres ermittelt. Die exakte und gewissenhafte Aufnahme der Artikelbestände wirken sich somit zweifach aus. Jahresende: Die Funktion Jahresende verschiebt die Inhalte der monatlichen Umsatzfelder des abgelaufenen Jahres in die betreffenden Felder des Vorjahres, löscht alte Daten lt. Auswahl, stellt die laufenden Nummern für Offerte/Aufträge/Lieferscheine/Retourlieferscheine/Rechnungen auf Eins zurück (sofern dies gewünscht ist), löscht nicht erledigte Lieferanten-Bestellungen, bereitet das Warenwirtschaftssystem für das neue Jahr vor. Programmstart Inventur: Die Inventur wird gestartet über: HINWEIS!!! Grundsätzlich gilt: eine gute Vorbereitung ist die halbe Inventur, speziell dann, wenn die Inventur mit am System angeschlossenen Scannern und/oder mobilen Datenerfassungsgeräten durchgeführt wird. Unklarheiten und Fragen bitte Zeitgerecht (mind. 10 Werktage vor Inventur) mit unserem Support abklären! Anleitung zu einer Täglichen Inventur entnehmen sie dem Handbuch für Permanente Inventur! WAWIBESTAND = INVENTURBESTAND! 1/11

2 2 Vorbereitung (Jahres Invenur) Die Inventurvorbereitung beschleunigt die Inventur erheblich. Zur Vorbereitung gehören folgende Arbeiten: - Legen Sie einen Terminplan fest, wann welcher Raum oder Bereich inventiert werden soll, wann ist Inventurstichtag, wann ist Inventurende. - Instruieren Sie die Mitarbeiter über den Inventurablauf und über die Arbeiten, die durchzuführen sind. - Alle noch nicht erledigten Wareneingänge buchen! - Retouren und Reklamationen mit den Lieferanten klären und buchen! - Alle Entnahmen (Bestandskorrekturen aller Art) buchen! - Manuelle Lieferungen an Kunden und Lieferanten abklären und buchen! Ware an Kunden fakturieren oder zurück ins Lager. Retoure buchen bei Waren die dem Lieferanten mitgegeben wurde, jedoch keine Gutschrift erhalten hat. - Beschädigte Ware an Lieferanten retournieren oder Bestandskorrektur buchen. - Bruch, abgelaufene Ware, etc. ausbuchen (Bestandskorrektur). - Eventuell im EDV-System nicht erfasste Artikel anlegen. - Lager zusammenräumen. - Artikel vorzählen und Zettel mit darauf vermerkter Menge bei Artikel anbringen. - Wenn Sie in einem Netzwerk mehrere PCs installiert haben, können diese für die Inventur verwendet werden. 2/11

3 3 Durchführung Alte Inventur Abschließen Sollte von einer Vergangenen Inventur noch kein Ende durchgeführt worden sein dann muss Punkt 7 = INVENTURENDE ausgeführt werden. Gründe für eine nicht Abgeschlossene Inventur können folgende sein: - Vergangene Inventur Auswertung für den Nachdruck Ist die Inventur Beendet, kann kein Nachdruck mehr durchgeführt werden. - Korrektur / Nacherfassung Ist die Inventur Beendet, können keine Mengen noch erfasst oder Korrigiert werden Daher wird die Inventur erst Beendet wenn die Inventur vollständig durchgeführt wurde und auch keine Nachdrucke der Auswertung mehr benötigt werden! Einstellung (Prüfen & berichtigen) Im INVENTUR Programm drücken sie auf Ihrer Tastatur die Taste ALT und wählen unter Einstellungen die Parametereinstellung! Danach wählen Sie die zu Inventierenden Warengruppen aus sowie den Inventurstichtag! 3/11

4 1 - Inventur starten: Der Inventur-Start wird 2 Bestätigungsmodulen Abgefragt. Abfrage 1 = Inventurstichtag Abfrage 2 = Inventur Initialisieren mit JA / NEIN Nach dem die Inventur Initialisierung mit JA bestätigt wurde, werden alle Artikel der gewünschten Warengruppen für die Inventur Initialisiert. (Siehe Parametereinstellung) Dieser Vorgang kann je nach Artikelmenge einige Minuten in Anspruch nehmen! 4/11

5 2 INVENTURLISTE DRUCKEN Inventuraufnahme Liste für die Jahres Inventur für die Aufnahme der Artikelmengen Mit diesem Menüpunkt können zwei verschiedene Inventurlisten gedruckt werden: Aufnahmeliste zum Inventieren verschiedener Lagerorte. Der Druck dieser Liste kann nach verschiedenen Kriterien sortiert und eingeschränkt werden. Im rechten Teil der Liste sind zwei Spalten zum Eintragen der Inventurmengen pro Artikel vorgesehen. Damit bei der manuellen Erfassung der Inventurmengen die Vollzähligkeit der ausgedruckten Listen sichergestellt werden kann, wird jeder Ausdruck fortlaufend nummeriert. Aufnahmeprotokoll für inventierte Artikel. Wenn Sie vor dem Starten des Ausdrucks der Aufnahmeliste das Auswahlfeld 'nur inventierte Artikel' mit der Leertaste markieren, erhalten Sie ein Aufnahmeprotokoll mit Menge und Wert aller inventierten Artikel; nicht inventierte Artikel sind in dieser Liste nicht enthalten. oder Inventuraufnahme Liste für die Permanente Inventur (Wawibestand = Inventurbestand) als Ergebnisliste Nur Inventierte drucken Sollen Nur inventierte Artikel aufgelistet werden für die Permanente Inventur als Ergebnisliste oder eine Aufnahmeliste erstellt werden, kann hier über das Kontrollkästchen Nur Inventierte Artikel gesteuert werden! 5/11

6 3 INVENTUR- MENGEN ERFASSEN Inventurmengen Erfassen über die vorher gedruckte Inventurliste oder am MDE Gerät auf Inventur erfassten Externe Daten Einlesen nach Abspeicherung im W-Lan MDE Programm! oder 8 - Externe Daten Einlesen (MDE Gerät) 3 - Inventurmengen erfassen über die ausgedruckte und geführte Inventurliste INVENTURMENGEN ERFASSEN Mit diesem Menüpunkt werden einerseits die über Listen erfassten Inventurmengen pro Artikel eingegeben, andererseits kann hiermit auch direkt inventiert werden. Das Erfassungsprogramm ähnelt sehr der Bildschirmkassenanwendung. Wird ein Artikel mehrmals erfasst, so werden die Mengen zu einer bereits erfassten Menge addiert (+) bzw. davon subtrahiert (-), entsprechend dem Vorzeichen der Menge. Nach 99 erfassten Artikelpositionen erhalten Sie eine Meldung, dass noch ein Artikel erfasst werden kann und dann gespeichert werden muss. Sollten Sie versuchen, darüber hinaus Artikelpositionen zu erfassen, wird das Programm nach der Meldung 'Sie haben die letzte Warnung ignoriert' automatisch speichern. Gewöhnen Sie sich an, bei der Inventurerfassung regelmäßig die eingegebenen Artikel mit [F8] zu speichern und nicht zu warten, bis die erwähnte Meldung erfolgt. Wenn Sie die eingegebenen Daten nicht mit [F8] gespeichert und einen Systemabsturz (Stromausfall, etc.) haben, sind die eingegebenen Daten weg und Sie müssen diese nochmals erfassen. Daraus ergibt sich auch die Notwendigkeit, dass Sie sich merken, wo Sie mit der Erfassung der Artikel begonnen haben. Nachdem Sie die eingegebenen Artikel gespeichert haben, können Sie über die Funktion [F1]='Suchen' den Inventurbestand im Suchfenster sehen. 6/11

7 8 MDE Datenübernahme 8 = EXTERNE DATEN EINLESEN Natürlich kann mit mehreren PCs gleichzeitig inventiert oder auch auf dem einen PC verkauft und auf (einem) anderen PC(s) inventiert werden. Sollte die Inventur über MDE Gerät erfasst worden sein zur Gänze oder Teilweise, können die MDE Daten nach dem Sie im MDE Programm gespeichert wurden übernommen werden über den Punkt 8 = EXTERNE DATEN EINLESEN. 7/11

8 4 SOLLBESTAND SICHERN Mit diesem Menüpunkt wird der am Ende des Inventurstichtages im EDV-System gespeicherte Sollbestand (=Buchbestand - nicht Inventurbestand!) weggesichert, damit später der richtige Inventurbestand geladen und die Inventurdifferenz ermittelt werden kann. Vor dem Starten dieser Funktion müssen 1. alle Verwaltungsbuchungen durchgeführt sein, das sind Wareneingänge Retouren an Lieferanten, Bestandskorrekturen für Bruch, Verderb, Privatentnahme, usw. 2. alle Verkäufe eingegeben sein, das sind Barverkäufe, Storno und Retouren, Rechnungen aus der Auftragsverwaltung Beachten Sie, dass dieser Menüpunkt nur einmal durchgeführt werden kann. Nach Durchführung dieses Punktes DÜRFEN keine weiteren Buchungen (Verkäufe, Verwaltungsbuchungen) für das abgelaufene Jahr bzw. Periode durchgeführt werden. Inventuraufnahmen sind jedoch weiter möglich. Die logische Folge ist nun, dass das Jahresende durchzuführen ist, sofern es sich um eine Jahresinventur handelt - siehe dazu auch den chronologischen Ablaufplan. Sollte nach dem Inventur-Stichtag dieser Menüpunkt nicht ausgeführt sein, so wird er vom System automatisch ausgeführt!! Nach Durchführung dieses Menüpunktes beginnt das neue Geschäftsjahr bzw. Periode. Alle Warenbewegungen, die nun durchgeführt werden, betreffen diese neue Periode. 8/11

9 5 INVENTUR AUSWERTUNG Mit dieser Funktion können Inventurergebnislisten gedruckt werden, die nach verschiedenen Kriterien sortiert sind. Zusätzlich kann der Ausdruck auf bestimmte Haupt- und/oder Warengruppen eingeschränkt werden. Der grundsätzliche Unterschied zwischen der Inventurergebnisliste und dem Aufnahmeprotokoll liegt darin, dass bei der Inventurergebnisliste mengen- und wertmäßige Vergleiche zwischen Sollbestand und Inventurbestand sowie Differenzen gedruckt werden, im Inventuraufnahmeprotokoll werden lediglich die inventierten Artikel - also Artikel mit Inventurbestand - mit den aufgenommenen Mengen und Werten gedruckt. Außerdem werden bei der Inventurergebnisliste alle Artikel gedruckt, um die Vollständigkeit der Inventuraufnahme kontrollieren zu können - eventuell nicht inventierte Artikel weisen einen Sollbestand, jedoch keinen Inventurbestand auf. Anhand der Inventurergebnisliste sind die ausgewiesenen Differenzen zu klären bzw. nicht inventierte Artikel nach zu inventieren. Ist dies geschehen, wird nochmals eine endgültige Inventurergebnisliste gedruckt, die dann auch für die Jahresbilanz verwendet wird. 9/11

10 6 INVENTUR- BESTAND LADEN Solange dieser Menüpunkt nicht ausgeführt wird, sind im Artikelstamm noch immer die 'alten' Bestände = Sollbestand aktiv und sichtbar. Wenn sich die Inventur auf Grund der Artikelvielfalt und Größe in manchen Betrieben über mehrere Tage zieht und parallel zur Inventur weiter verkauft wird und Verwaltungsbuchungen durchgeführt werden, ändert sich dieser Sollbestand permanent. Um jedoch einen eindeutigen Aufsetzpunkt für die Differenzermittlung zu haben, wurde am Ende des Inventurstichtages der Sollbestand weggesichert (Punkt 1.2.4). Bei der Ausführung dieser Funktion wird die Differenz zwischen Inventurbestand und weggesichertem Sollbestand ermittelt und mit dem aktuellen Sollbestand des Artikels saldiert. Beispiel: Verkauf Artikelbestand weggesichert Inventurbestand Inventuraufnahme am Stück Bestand am Stück 4 Stück - 4 Stück Verkauf am Stück 3 Stück Laden INV-Bestand + 1 Stück Diff. +1 Stück Neuer Artikelbestand 4 Stück Das INVENTURENDE bitte erst Ausführen wenn keine Änderungen oder Nachdrucke mehr benötigt werden! 10/11

11 7 - INVENTURENDE Diese Funktion schließt die durchgeführte Inventur ab. Beim Starten dieser Funktion werden einige "Gewissensfragen" gestellt und nach Bestätigung mit 'J' die Inventur beendet. Sie sollte dann ausgeführt werden, wenn dem Steuerberater bzw. Buchhalter eine für die Bilanz aktuelle Inventurergebnisliste übergeben wurde. Eine neue Inventur - auch Teilinventur - ist nur dann möglich, wenn dieser Menüpunkt ausgeführt wurde. 4 Jahresende / Jahresabschluss Was ist Jahresende HINWEIS: Jahresende nach Tagesende & vor erstem Verkauf im neuen Jahr! Mit dem Jahresende welches vor dem Ersten Verkauf im neuen Jahr am xx durchgeführt werden soll, werden alle Buchungen / Bewegungsdaten / Verkäufe in das Ablaufende Jahr gebucht und somit das Jahr Abgeschossen und die neue Periode gestartet. Zugleich werden die Belegnummern (Auftrag/Lieferschein/Rechnung..) in der Auftragsverwaltung zurück gesetzt! D.h. Wenn kein Jahresende durchgeführt wird, sind die Verkaufsdaten in den Artikeln sowie die Umsatzdaten bei den Kunden und Personal im mit Laufendem Jahr vorhanden! Eine Verkaufsdaten Reorganisierung muss Kostenpflichtig von der EDV-SOS Hotline in Anspruch genommen werden! Der Jahresabschluss muss nach dem Tagesende am xx und vor erstem Verkauf im neuen Jahr ( xx) durchgeführt werden! Das Jahresende ist nicht das Geschäftsjahr! Sondern das Kalendarische Jahr! Programmstart Jahresabschluss: 11/11