OPERATIONS QUALITY Gebrauchsanleitung Verwaltung Rücklieferungen Ersatzteile

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1 OPERATIONS QUALITY Gebrauchsanleitung Verwaltung Rücklieferungen Ersatzteile

2 Inhaltsverzeichnis 1. Zugang zur Verwaltung Rücklieferungen...Seite 2 2. Ersatzteile...Seite 3 3. Teileverwaltung...Seite Status 201 Erforderlich...Seite Status 211 In Bearbeitung...Seite Status 209 Gerechtfertigte(vom Händler gelöscht)... Seite 8 Status 231 Archiv Rechtfertigungen...Seite Status 217 Bereit für Rücklieferung...Seite 9 4. Erstellung des Rücklieferscheins für Ersatzteile...Seite Archiv der Rücklieferscheine für Ersatzteile...Seite 15 Gebrauchsanleitung Verwaltung Rücklieferungen Ersatzteile Juli 2008 Pag. 1

3 1. Zugang zur Verwaltung Rücklieferungen Der Händler hat einen Zugang zur Verwaltung der Rücklieferungen direkt in eplus. In der Menüleiste wählen Sie Reklamationen aus und klicken auf Verwaltung Retouren, Sie müssen nicht wieder Ihren Login eingeben. Gebrauchsanleitung Verwaltung Rücklieferungen Ersatzteile Juli 2008 Pag. 2

4 Die Verwaltung Rücklieferungen Startseite hat folgenden Auswahlpunkte: Altteile Altteile ausgenommen Garantie Altteile nicht auf Lieferschein Erstellung Rücklieferscheine ausgenommen Garantie Archiv Rücklieferscheine Altteile Archiv Altteiledaten Ersatzteile Teileverwaltung Erstellung Rücklieferscheine Ersatzteile Archiv Rücklieferscheine Ersatzteile Archiv Daten Ersatzteile Abmelden 2. Ersatzteile In dieser Abfrage können Sie sich alle Reklamationen mit Rücklieferungen Versandpapiere erstellen und ansehen. anzeigen lassen, 3. Teileverwaltung Hier wählen Sie den Reklamationsstatus aus: 201 Erforderlich. Reklamationen mit Rücklieferung 209 Gerechtfertigte. Reklamationen, die eine Rechtfertigung für die fällige gesamte oder teilweise Rücklieferung haben, diese Daten können noch verändert werden 211 In Bearbeitung. Reklamationen, die der Händler für Rücklieferungen vorbereitet 217 Bereit für Rücklieferung. Reklamationen, die der Händler für Rücklieferung bestätigt hat 231 Archiv Rechtfertigungen. Diese Daten können nicht mehr verändert werden Gebrauchsanleitung Verwaltung Rücklieferungen Ersatzteile Juli 2008 Pag. 3

5 3.1 Status 201 Erforderlich Hier wählen Sie die gewünschten Reklamationen für Rücklieferungen aus. Sie haben die Möglichkeit eine teilweise Rücklieferung durch die Änderung der Ersatzteilemenge zu bestätigen: In diesem Fall enthält die Reklamation eine Menge von 3 Stück und Sie wollen nur 2 Stück zurückgeben, das restliche Stück wird im Status 201 Erforderlich bleiben. Gebrauchsanleitung Verwaltung Rücklieferungen Ersatzteile Juli 2008 Pag. 4

6 Filters Bei der Abfrage der Reklamationen, die Sie für Rücklieferung bereitstellen wollen, in Suche Kriterien können Sie die folgenden 3 Filter auswählen und dann auf den Knopf Suchen klicken: Nr. Reklamation Teilenummer Anfragedatum wann die Reklamation akzeptiertwurde und in den Status Erwarten Rücklieferung geht (das Lager erwartet die Rücklieferung zur Überprüfung). Die einzelnen Punkte sind: OK Sie wählen die Reklamation für Zurücklieferung aus Nr. Reklamation Reklamierte Menge (Rekl. Menge) Retourmenge hier können Sie die zurückzuliefernde Menge ändern Grund Beschreibung Grund Teilenummer Bezeichnung Gelieferte Teilenr. Bezeichnung Annahmedatum wann die Reklamation akzeptiert ist Frist - wann die Reklamation in Status Frist abgelaufen geht. Falls die Reklamation innerhalb 15 Tagen von Frist Datum nicht zurückgegeben wird, wird sie im System abgelehnt Bemerkung Vermerk des Händlers Nr. Posten falls Sie ein Teil der Reklamationsmenge schon zurückgegeben haben und ein anderer Teil im Status 201- erforderlich bleibt. Die Nummer zeigt die Anzahl der Teile, in die diese Reklamation gesplittet wurde. Anfragedatum das Datum, wann die Reklamation in den Status Erwarten Rücklieferung gegangen ist Rückantwort des Systems Sind die eingegebenen Daten nicht gültig, ist die Rückantwort des Systems Keine Daten vorhanden Wenn Sie die gewünschten Reklamationen ausgewählt haben, klicken Sie auf Bearbeiten ausgewählte Teile. Das System wird die Etiketten und das Alteileverzeichnis für den Ausdruck vorbereiten. Die Etiketten ersetzen den Ausdruck eplus Reklamationen und sollen auf jedes Ersatzteil aufgeklebt werden. Im Teileverzeichnis haben Sie alle Teile, die Sie in Kisten für die Rücklieferung vorbereiten sollen. Gebrauchsanleitung Verwaltung Rücklieferungen Ersatzteile Juli 2008 Pag. 5

7 Bitte beachten Sie die Kistennummer und geben sie im Feld Kistennr. ein diese Information ist sehr wichtig wenn Sie die Rücklieferscheine (Versandpapiere) ausfüllen. Kistennr. eingeben Durch Klick auf die folgenden 2 Tasten oben, können Sie das Altteileverzeichnis ausdrucken oder in Format einer PDF-Datei speichern. Hier werden Etiketten ausgedruckt oder im Dateiformat PDF gespeichert. Report Um die Teileliste neu auszudrucken, klicken Sie auf: Drucken PDF (wird in Format PDF ausgedruckt) Drucken XLS (wird in Format Excel ausgedruckt) Sie sollten die Programme Acrobat Reader und Excel auf Ihrem PC installiert haben. Um den Report ansehen zu können, muss in Ihrem Browser die pop-up Einstellung aktiviert werden. 3.2 Status 211 In Bearbeitung Gebrauchsanleitung Verwaltung Rücklieferungen Ersatzteile Juli 2008 Pag. 6

8 Die ausgewählten Reklamationen gehen in Status 211 In Bearbeitung. Wenn Sie die Etiketten auf jedes Ersatzteil aufgeklebt haben und die Kisten vorbereitet haben, können Sie die Rücklieferung mit den Reklamationen im System bestätigen. Durch Klick auf das Feld OK neben der Reklamationsnummer und dann auf den Button Bestätigen geht die Reklamation in Status 217 Bereit für Rücklieferung. Hier haben Sie die Möglichkeit die fällige gesamte oder teilweise Rücklieferung zu begründen: Gesamt ausfüllen des Feldes Rechtfertigen (z.b. verkauft, nicht gefunden ) ohne Auswahl des Feldes OK und klicken auf Bestätigen. Die Reklamation geht in Status 209 Gerechtfertigte Teilweise wenn Sie nur einen Teil der Reklamationsmenge zurückschicken wollen und der Rest der Bestellung schon verkauft wurde, sollten Sie erstens die Menge für Retour bestätigen und, zweitens, die verbleibende Menge rechtfertigen: Zum Beispiel, Ihre Reklamation beinhaltet eine Menge von 3 Stück, 2 werden zurückgeschickt und 1 Stück wurde von Ihnen schon verkauft. 1. Bestätigung Retourmenge Klicken Sie auf das Feld OK, ändern die Retourmenge statt 3 Menge 2 eingeben und drücken Bestätigen. Die 2 Stück gehen in Status 217 bereit für Rücklieferung und 1 Stück bleibt im Status 211 In Bearbeitung. 2. Rechtfertigung der Verbleibenden Menge Ausfüllen des Feldes Rechtfertigen ( 1 Stück wurde verkauft ) ohne Auswahl des Feldes OK und klicken auf Bestätigen. Das gerechtfertigte Stück geht in Status 209 Gerechtfertigte. Gebrauchsanleitung Verwaltung Rücklieferungen Ersatzteile Juli 2008 Pag. 7

9 Die Rechtfertigung annulliert die Reklamation gesamt oder teilweise und blockiert eine Gutschrift für die gerechtfertigte Ware. In dieser Aufgabe können Sie auch: durch Klick auf Etiketten ausdrucken die Etiketten nochmals drucken, um Sie auf die Retouren zu kleben durch Klick auf Drucken PDF oder Drucken XLS das Teileverzeichnis ausdrucken durch Klick auf Suchen eine Reklamationsnummer oder Teilenummer abfragen 3.3 Status 209 Gerechtfertigte Status Archiv Rechtfertigungen Wenn der Händler die Ware gerechtfertigt hat, geht die Reklamation in Status 209 Gerechtfertigte. Hier kann der Händler noch die Daten durch Auswahl des Feldes OK und Klick auf Berichtigen ändern. Zum Beispiel, falls der Händler einen Fehler gemacht hat und statt die Menge zu bestätigen die Reklamation gerechtfertigt hat. Nach der Berichtigung wird die Reklamation wieder im Status 211 In Bearbeitung sein. Gebrauchsanleitung Verwaltung Rücklieferungen Ersatzteile Juli 2008 Pag. 8

10 Nach 2 Tagen im Status 209 Gerechtfertigt geht die Reklamation in Status 231 Archiv Rechtfertigungen, hier können die Reklamationsdaten nicht mehr berichtigt werden. Bitte rechtfertigen Sie die Teile nur wenn Sie sicher sind dass sie nicht zurückgeschickt werden. Falls die Reklamation teilweise gerechtfertigt wurde, wird sie in Status 231 Archiv Rechtfertigungen gehen, wenn die Rücklieferscheine (Versandpapiere) für nicht gerechtfertigte Rucklieferungsmenge erstellt werden. Zum Beispiel falls die Reklamationsmenge 7 Stück ist, wobei 3 Stück gerechtfertigt wurden ( z. B. verloren ), und für die anderen 4 ein Rücklieferschein erstellt wurde werden die 3 gerechtfertigten sofort archiviert. 3.4 Status 217 Bereit für Rücklieferung Die bestätigten Reklamationen gehen vom Status 211 In Bearbeitung in Status 217 Bereit für Rücklieferung. Sie haben noch die Möglichkeit die bestätigten Reklamationen durch Auswahl des Feldes OK und anschließendes Klicken auf Berichtigen in Status 211 In Bearbeitung zu bringen und nicht mehr zurückzuliefern. Zum Beispiel, der Händler möchte die Teile behalten oder er hat einen Fehler gemacht und statt sie zu rechtfertigen hat er die Reklamationen für die Rücklieferung bestätigt. Die Reklamationen gehen in Status 211 In Bearbeitung, wo sie gerechtfertigt werden oder für Rücklieferung vorbereitet werden können. Gebrauchsanleitung Verwaltung Rücklieferungen Ersatzteile Juli 2008 Pag. 9

11 4. Erstellung Rücklieferscheine Ersatzteile Sie können ein Rücklieferschein für die Ware, die Sie zurücksenden wollen, durch Klick auf Erstellung Rücklieferschein Ersatzteile erstellen. Bitte wählen Sie das Lager aus und klicken auf Bestätigen Außer Reklamationen, können Sie Behälter im System auswählen und für die Rücklieferung bestätigen. Durch Klick auf das Feld Auswählen wählen die Sie die gewünschte Reklamation aus, geben die Kistennummer ein, in der die Teile gesendet verpackt wurden, drücken das Würfelsymbol neben dem Feld Kistennr. ein Fenster Kiste eingeben wird geöffnet. Gebrauchsanleitung Verwaltung Rücklieferungen Ersatzteile Juli 2008 Pag. 10

12 Die Reklamation kann in verschiedenen Kisten gesplittet werden, es ist jedoch besser alle Teile der Reklamation in einer Kiste zu verpacken. Dann wählen den Sie Code Behälter (Behälter Motor, Behälter Getriebe) aus, geben die Menge ein und klicken auf Eingeben. Beachten Sie, dass Sie alle Reklamationen auswählen, die Sie auf einem Lieferschein einfügen wollen. Es werden keine Rücklieferscheine für Reklamationen, die nicht ausgewählt wurden, erstellt. Wenn Sie alle Daten ausgefüllt haben, drücken Sie den Button Bestätigen. Nach der Bestätigung können Sie noch folgenden Daten hinzufügen: Es ist möglich die Nr. des Rücklieferscheins, die vom System automatisch eingegeben wurde, zu ändern; Sie können eine Bemerkung einfügen und Daten des Spediteurs eingeben. Gebrauchsanleitung Verwaltung Rücklieferungen Ersatzteile Juli 2008 Pag. 11

13 Nach Ihrer Bestätigung werden der Rücklieferschein und die Etiketten für das Kollo ausgedruckt. Die Reklamationen, die auf einen Lieferschein eingestellt wurden, sind nicht mehr in der Liste Erstellung Rücklieferscheine Ersatzteile zu sehen; der erstellte Rücklieferschein ist jetzt im Archiv Rücklieferschein Ersatzteile. Durch Klick auf die folgenden 2 Tasten oben, wird der Rücklieferschein ausgedruckt oder im PDF-Format gespeichert. Gebrauchsanleitung Verwaltung Rücklieferungen Ersatzteile Juli 2008 Pag. 12

14 Hier werden die Etiketten für das Kollo gedruckt oder in PDF-Format gespeichert. Vermerk. Das System gibt jedem Rücklieferschein eine Identifikationsnummer Code intern SP, der auf dem Rücklieferschein und Etiketten Kollo steht. Das Etikett Kollo Gebrauchsanleitung Verwaltung Rücklieferungen Ersatzteile Juli 2008 Pag. 13

15 Der Rücklieferschein Gebrauchsanleitung Verwaltung Rücklieferungen Ersatzteile Juli 2008 Pag. 14

16 5. Archiv Rücklieferscheine Ersatzteile Der Rücklieferschein wird archiviert bis zu dem Moment, in dem die Ware an den Spediteur aufgegeben wird. Sie haben die Möglichkeit alle Reklamationen, jedes Rücklieferscheines betreffen, anzusehen. Klicken Sie auf + links vom Lieferschein und auf + unter jeder Reklamation (Sie müssen hierzu den Internet Explorer ab Version 6.0 auf Ihrem PC haben). Änderung Rücklieferschein Daten Vor Warenaufgabe an den Spediteur können Sie die Rücklieferscheindaten ändern, dass diese immer der Ware zur Rücklieferscheindaten entsprechen. Gebrauchsanleitung Verwaltung Rücklieferungen Ersatzteile Juli 2008 Pag. 15

17 Rücklieferschein löschen Anzeige Etiketten Kollo Rücklieferschein Daten ändern Rücklieferschein in PDF drucken Daten, die auf dem DDT manuell korrigiert werden, werden nicht anerkannt. In dieser Maske können Sie auch: Rücklieferscheine als PDF ausdrucken Die Rücklieferschein Daten ändern (Nr. Kolli berichtigen, Nr. des Rücklieferscheins ändern) Rücklieferschein löschen, alle Reklamationen gehen in Status 217 Bereit für Rücklieferung Etiketten Kollo in PDF ausdrucken Suche Kriterien Klicken Sie auf die Pfeile oben links hiermit können Sie die gewünschten Daten durch Auswahl des Filters und Klick auf Suchen abfragen. Ware Aufgabe an Spediteur Wenn Sie das Kolli an den Spediteur aufgegeben haben, müssen Sie das Aufgabedatum im System einstellen und bestätigen. Nach der Bestätigung können Sie den Rücklieferschein und die Etiketten des Kollo nicht mehr verändert. Gebrauchsanleitung Verwaltung Rücklieferungen Ersatzteile Juli 2008 Pag. 16