HANDBUCH DER INVENTUR 2014/2015. Vorbereitungen und Durchführung der Inventur mit CSoft

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1 HANDBUCH DER INVENTUR 2014/2015 Vorbereitungen und Durchführung der Inventur mit CSoft

2 CSoft Handbuch der Inventur Vorbereitungen und Durchführung der Inventur 1. Datensicherung von CSoft 2. Abschluss aller Aufträge 3. Lieferscheine kontrollieren und abrechnen 4. Druck aller offenen Rechnungen und vorab Rechnungen 5. Kassensturz abrechnen, Kassenbestand ermitteln 6. Druck der Mahnungen 7. Retour Reklamation Bearbeitung Erfassen der rückständigen Artikel 8. noch offene Auftragsbestätigungen (noch kein Lieferschein erstellt) Bestätigung zurück nehmen und merken (hier werden die reserviert Bestände zurück genommen) Vorgang muss nach der Inventurbuchung rückgängig gemacht werden 9. noch offene Lieferscheine bestätigen und merken (hier werden die reserviert Bestände frei gebucht) Vorgang muss nach der Inventurbuchung rückgängig gemacht werden 10. noch offene Bestellungen stornieren und merken (hier werden die bestellt Bestände frei gebucht) Vorgang muss nach der Inventurbuchung rückgängig gemacht werden 11. CSoft Update installieren (Version bitte überprüfen) 12. Datenpflege: Service Reorganisation Achtung: Alle anderen Anwender müssen CSoft beendet haben! Auswahl: ARTKBEST (Artikel-Bestand) Start Reparatur ARTKSTAM (Artikelstamm) Start Reparatur KUNDADRS (Adressen) Start Reparatur 13. Druck der Inventurliste: (Auswahl des Lagers vornehmen, welches inventurtechnisch aufgenommen wird) Lager Lager Bestand Drucken der Lagerbestandslisten ( Inventurlisten ). Handbuch der Inventur docx Seite - 1 -

3 14. Datenbereinigung: (optional, nur bei Bedarf) Vorsicht, dieser Arbeitsschritt erfordert exklusiven Zugriff! (keine anderen Benutzer dürfen in CSoft arbeiten Aus CSoft Hauptmenü: Programm Datenpflege OK In der Datenpflege (Reorganisation): Service Datenberichtigung Bestandsdaten Aktion berichtigen: Bestandspflege entsprechende Optionen wählen In diesem Beispiel werden im Lager TUT die reserviert, laufenden & bestellten Mengen auf 0 gesetzt. Die Artikel die korrigiert wurden sind in der Protokoll Datei DELTRACE.TXT gespeichert 15. Datenbereinigung: (optional, nur bei Bedarf) Programm Datenpflege OK - Service Datenberichtigung Bestandsdaten Aktion berichtigen: Bestandspflege entsprechende Optionen wählen In diesem Beispiel werden die Lager der Artikel entfernt die kleiner -gleich Menge 0 und- die sich seit besagtem Datum nicht mehr bewegt haben Die Artikel die korrigiert wurden sind in der Protokoll Datei DELTRACE.TXT gespeichert 16. Lagerwert ermitteln anhand der Hand Aufnahme oder mit BarCode Scanner Erfassen der rückständigen Artikel (Reklamation) Aufnahme durch Zählung Inventurbuchung durchführen ( Inventurmodus einschalten ) Errechnen des Lagerwertes 16.1 Bestandsaufnahme / Inventurbuchung Im Menüpunkt Lager und anschließend im Untermenü auf Lager können Sie verschiedene Lager anlegen, verwalten, bearbeiten und löschen. Außerdem können Sie hier über den Button Bestand die Lagerbestände der einzelnen angelegten Lager anzeigen lassen, den Lagerwert ermitteln und Inventurbuchungen vornehmen. Handbuch der Inventur docx Seite - 2 -

4 Um Inventurbuchungen vorzunehmen, können Sie in CSoft verschiedene Modi eingeben, die verschiedene Vorgehensweisen der Inventur ermöglichen Modus Handinventur : Nach Durch anklicken dieses Modi entscheiden wir uns für eine Eingabe über die Tastatur. Die Sortierung erfolgt nach Artikelnummern. In diesem Modus ist eine Teilautomatisierung eingebaut. Bestätigung der Inventurbuchung wird automatisch der nächste Artikel aus der Liste zur Bearbeitung geöffnet. Modus BarCode : Der Modus Barcode ermöglicht uns die Aufnahme des Bestandes mit einem Barcode Scanner. Über den Barcode sucht das Programm die dazugehörige Artikelnummer und liest sie ein. Haben Sie in ihrer Artikelpflege zusätzlich den EAN Code eingepflegt findet CSoft auch auf diesem Weg den richtigen Artikel. Handbuch der Inventur docx Seite - 3 -

5 Vorsicht: Sollten sie nicht akribisch die EAN Codes verwalten, passieren Fehler. Haben sie z.b. einen Artikel überschrieben, da er nicht mehr vertrieben wird und vergessen den EAN Code zu ändern, dann kann der Scanner den Artikel nicht finden, da sich auf der Ware ein vom Hersteller eindeutiger EAN Code befindet. Modus additiv : Zusätzlich zu den Modi Handinventur und BarCode können Sie den Modus additiv wählen. Dieser Modus addiert Ware die schon erfasst wurde zum bereits erfassten Inventurwert. Vorraussetzung: Alle Artikel müssen zu Beginn der Inventur auf Bestand Null gesetzt sein, sonst zählt CSoft den Bestand dazu. 17. Rücksetzen der bestätigten Lieferscheine 18. Rücksetzen der stornierten Bestellungen Handbuch der Inventur docx Seite - 4 -

6 19. Datenpflege Jahresabschluss Die Summen und Salden in den Adressen werden in das abgeschlossene Umsatzjahr geschrieben 20. Datenbereinigung: Service Datenberichtigung Artikel Preise Bruttopreise bei Bedarf abrunden Durch die Erhöhung der Mehrwertsteuer werden alle Bruttopreise um die MwSt erhöht und kommen dann bei der Kasse unschön raus. Hier kann man mit einem Faktor (Faktor muss berechnet werden) den VK netto abrunden dann bleibt der alte Bruttopreis erhalten. 21. Datenbereinigung: Service Datenberichtigung - Positionsadressen Setzen Sie alle Haken es werden dann die Positionen der Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen und Bestellungen kontrolliert und bei Bedarf berichtigt Handbuch der Inventur docx Seite - 5 -