s aufräumen in Outlook 2016

Transkript

1 Ihr Ansprechpartner: macrocom Support Tel: 06103/ s aufräumen in Outlook 2016 Inhaltsangabe 1. Papierkorb löschen/leeren 2. Sortieren von s (zur besseren Sichtung/Auswahl) 3. Umgang mit bzw. Löschen von anhängen 1. Papierkorb löschen (bzw. Ordner Gelöschte Elemente leeren) Ein Löschvorgang in Outlook mit Standardeinstellungen bedeutet nicht, dass s vollständig gelöscht werden. Stattdessen werden sie in einen Papierkorb verschoben, wie das mit normalen Dateien aus Windows bekannt ist. Daher kann es sein, dass sich dort im Laufe der Jahre viel Datenmüll ansammelt, der zumeist gelöscht werden kann. Falls Sie sich nicht sicher sind, können Sie selbstverständlich zuvor prüfen, welche Inhalte sich im Papierkorb befinden. 1.1 Auffinden des Ordners Gelöschte Elemente (= Papierkorb) Wenn in Outlook Elemente normal gelöscht werden, landen sie im Ordner Gelöschte Elemente. Dort werden auch gelöschte Kalender- Einträge, Aufgaben oder Notizen hin verschoben. Übrigens können im Laufe von Jahren auch mehrere Papierkörbe angelegt worden sein. Daher ist zu empfehlen, in der Ordner-Liste auch nach Bezeichnungen, wie Trash oder Deleted Messages, o.ä. zu schauen

2 1.2 Eventuell den Inhalt des Papierkorbes überprüfen Üblicherweise werden Elemente gelöscht, die auch gelöscht werden sollen. Sie können durch Linksklick auf den Ordner den Inhalt jederzeit einsehen und ggfs. prüfen. 1.3 Papierkorb leeren 1. Wenn Sie mit der Maus direkt auf den Schriftzug Gelöschte Elemente zeigen und dann die rechte Maustaste klicken, erscheint das Kontextmenü, wo diverse Befehlsoptionen aufgelistet werden. 2. Im Kontextmenü wählen Sie den Eintrag Ordner leeren mit der linken Maustaste aus. Es erscheint die übliche Abfrage, ob Sie den Vorgang durchführen wollen. Nach Ankicken des Ja -Buttons wird der Papierkorb geleert

3 2. Sortieren von s Um alte s zu löschen, oder s mit sehr großem Datei-Anhang zu finden, ist es oft nützlich, die Sortierfunktion von Outlook anzupassen. 2.1 Auffinden der Sortierfunktion Die Auswahl für die Sortierfunktion in Outlook 2007 ist nicht sofort erkennbar. Die links in der Grafik hervorgehobenen Outlook-Elemente sind tatsächlich anklickbare Elemente. Dort wird zudem angezeigt, nach welcher Sortierart der aktuelle Ordner sortiert wird. 2.2 Sortierkriterium ändern In dem Sortierbereich lässt sich seit Outlook 2013 sehr leicht zwischen Allen und den Ungelesenen s in der Hauptansichtsliste wählen. Rechts daneben können Sie das Kontextmenü aufrufen, mit dem Sie das Sortierkriterium bestimmen. Outlook merkt sich diese Sortierart für jeden Ordner separat. Standard ist Datum

4 2.3 Sortierreihenfolge ändern Um die Reihenfolge der Sortierung zu ändern, klicken Sie auf den rechten Bereich der Leiste. Nun kann ausgewählt werden, ob z.b. die neuesten oder die ältesten s oben angezeigt werden. Je nach Kriterium lässt sich die Reihenfolge anpassen. Insgesamt gibt es recht viele Kriterien, die Sie auswählen können.. 3. Abspeichern / Löschen von anhängen Gelegentlich besteht die Notwendigkeit, eine zu behalten, ohne dass der Anhang benötigt wird. Oft wird der Anhang auch auf einen Datenträger abgespeichert. In diesem Fall macht es Sinn, den Anhang aus der zu löschen, ohne die selber zu löschen. Dafür ist es hilfreich zu wissen, wie die Größe des Anhangs erkennbar und einzuschätzen ist 3.1 Größe von anhängen herausfinden In Outlook 2016 ist es recht einfach die Größe von Anhängen herauszufinden. Wenn Sie eine öffnen, wird die Größe direkt hinter dem Dokumentennamen des Anhanges in einer Klammer angezeigt

5 3.2 Was bedeuten die Größenangaben KB und MB Hinter den Zahlen sind fast immer diese beiden Abkürzungen zu sehen. Bitte beachten Sie, dass MB 1000-mal größer als KB ist. Anhänge mit MB-Größen sollten also nur dann in einer dauerhaft bleiben, wenn es nötig ist. Bei KB-Größen ist zu empfehlen, bei dreistelligen Größenordnungen (also mindestens 100 KB) genauer hinzuschauen. Insgesamt ist eine geringe Menge von Anhängen nicht problematisch, aber sobald es im -Postfach dutzende oder gar hunderte Anhänge werden, lohnt sich es genauer hinzuschauen, welche Dateien Sie wirklich im - System benötigen 3.3 anhänge löschen oder abspeichern Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Namenszug eines der angehängten Dokumente, erscheint das links zu sehende Kontextmenü. Dort können Sie z.b. Alle auswählen, also alle Dokumente auswählen, um deutlich zügiger zu löschen oder abzuspeichern. Mit Anlage entfernen wird das angeklickte Dokument aus der entfernt bzw. gelöscht es landet nicht im Papierkorb sondern ist direkt gelöscht. Mit Speichern unter lassen sich Anhänge auf einen Datenträger abspeichern