Abbildung 1: Alte Abfrage der Anmeldeinformationen

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1 Top 10 Veränderungen bei der Verwendung von unserem SharePoint Service bei der WEBMAXX GmbH 1. Verbesserte Anmeldemöglichkeit (Single Sign On): Bisher benötigte der SharePoint beim ersten Zugriff. bei einer Änderung des persönlichen Passwortes oder bei Bearbeitung von Dokumente nochmals Ihre Anmeldeinformationen. Abbildung 1: Alte Abfrage der Anmeldeinformationen Die Anmeldung erfolgt nun etwas anders. Nach Eingabe Ihrer SharePoint-Adresse in den Webbrowser z.b. https://ihrunternehmen.hosted-collaboration.de werden Sie vom SharePoint zur zentralen Trustedcloud-Authentifizierung (mit der Adresse: https://sts.trustedcloud.it...) umgeleitet. In dem angezeigten Formular geben Sie bitte Ihre persönlichen Anmeldeinformationen ein, d.h. -adresse (UPN) + Passwort. Danach klicken Sie auf den Anmelden -Knopf und werden umgehend automatisch zurück auf den SharePoint geleitet. Die gesamte Anmeldung erfolgt selbstverständlich über eine verschlüsselte Verbindung. Im Hintergrund haben Sie in Ihrem Browser-Cache einen Cookie erhalten, der für 10 Stunden Gültigkeit besitzt und keine weitere Authentifizierung/Anmeldung erfordert.

2 Nach Ablauf der 10 Stunden ist aus Sicherheitsgründen eine erneute Authentifizierung/Anmeldung an den SharePoint Services notwendig. Hinweis: Falls Sie von einem ungesicherten Client (Internet-Café etc.) auf den SharePoint zugreifen, stellen Sie bitte nach Beendigung Ihrer Arbeit sicher, dass Sie den kompletten Browser-Cache inklusive des Verlaufs und der Cookies gelöscht haben, um einen ungewollten Zugriff durch Dritte zu vermeiden. Abbildung 2: Neues Anmeldeformular 2. Menüführung und Ribbon Im alten SharePoint lag das Hauptmenü für den Benutzer oben-links hinter der Bezeichnung Webseitenaktionen.

3 Abbildung 3: Alte Menüführung Im neuen SharePoint versteckt sich dieses Menü hinter dem Zahnrädchen in der rechten oberen Ecke. Das Ribbon-Menü, mit allen möglichen Funktionen, die auf das ausgewählte Objekt (Seite, Liste/Bibliothek, Element) ausgeführt werden können, bleibt vollständig erhalten und hat sich nur in Nuancen verändert. Abbildung 4: Neue Menüführung

4 3. App als Synonym für alles Das Menü hinter den Webseitenaktionen ermöglichte bisher eine direkte Erstellung von Dokumentenbibliotheken oder (Unter-)Websites. Abbildung 5: Altes Menü "Webseitenaktionen" Im neuen Menü sind alle Arten von Listen/Bibliotheken unter dem Begriff App zusammengefasst. Auf der Seite Websiteinhalte hat man nun im unteren Drittel die Möglichkeit neue (Unter-)Websites anzulegen. Abbildung 6: Apps und Websiteinhalte

5 4. Berechtigungen setzen Im neuen SharePoint-PeoplePicker (siehe Abbildung unten) müssen die Benutzer mit vollständiger -adresse (UPN) angegeben werden. Durch eine Bestätigung mit der Enter-Taste wird die Eingabe eingetragen. Eine Validierung der Eingabe erfolgt nicht(!). Bitte kontrollieren Sie die korrekte Eingabe, da sonst der Benutzer keinen Zugriff bzw. die entsprechende Berechtigung erhält. Es können nur Benutzer berechtigt werden, die vorher über das Self-Service-Portal (https://control.webmaxx.com/) von Ihnen angelegt worden sind. Die Berechtigungsstufe wird im unteren Teil des Auswahlfensters ausgewählt. Mit dem Knopf Freigeben wird der Benutzer entsprechend berechtigt. Abbildung 7: Neuer PeoplePicker für die Benutzerberechtigung 5. Aussehen ändern Im neuen SharePoint können Sie spielendleicht Akzente in punto Corporated Design setzen. Es gibt eine Auswahl an vorgefertigten Designs, mit jeweils ca. 20 Farbpaletten.

6 Es ist Ihnen aber auch möglich eigene individuelle Farbpaletten zu erstellen. Selbstverständlich können Sie auch Ihr Firmen-Logo einpflegen. Abbildung 8: Viele vordefinierte Designs zur Auswahl 6. Suche mit Vorschau Auch die Suche erscheint in neuem Glanz. Links befinden sich Filtermöglichkeiten und wenn ein Suchtreffer (Office-Dokument oder Webseite) mit der Maus berührt wird, öffnet sich rechts ein praktisches Vorschaufenster.

7 Abbildung 9: Neue Suche mit Filterung und Vorschaufunktion 7. Office Web Apps Sie können jetzt Word, Excel, OneNote, PowerPoint sowie PDF-Dokumente schnell und einfach im Browser öffnen. Der teilweise langwierige Start der Client-Applikation entfällt bis zu dem Zeitpunkt, wo Sie sich entscheiden an dem Dokument eine Änderung vorzunehmen. Hinweis: Änderungen können nicht über den Browser erfolgen, sondern erfordern nach wie vor ein auf ihrem lokalen Computer installiertes Microsoft Office-Paket.

8 Abbildung 10: Office Dokumente direkt im Browser öffnen 8. Zusammenspiel mit Skype for Business (Lync) Sollten Sie einen Skype for Business bzw. Lync Service beauftragt haben, so wird automatisch im SharePoint eine Statuspräsenz angezeigt. Aus dem Kontextmenü heraus können alle wichtigen Kommunikationsfunktionen (Chat, Anruf, ) genutzt werden. Abbildung 11: Statuspräsenz integriert 9. Dokumentenupload per Drag & Drop Etwas schwerfällig waren der Dokumentenupload und vor allem der mehrfache Dokumentenupload im alten SharePoint.

9 Abbildung 12: Umständlicher Dokumentenupload Ab sofort können ein oder mehrere Dokumente einfach vom Desktop/Windows Explorer in eine Bibliothek hineingezogen und ablegen werden (Drag & Drop). Bis zu 100 Dateien können so schnell und bequem in den SharePoint eingepflegt werden. Abbildung 13: Drag & Drop Dokumentenupload

10 10. Troubleshooting Erste Hilfe Symptom Handlungsempfehlung Beim Aufruf der SharePoint-Seite kommt eine Meldung Leider wurde diese Website nicht für Sie freigegeben. Wenden Sie sich an Ihren Administrator der Website. Aktuell haben Sie keine Zugangsberechtigung zu der aufgerufenen Seite. Dokumente werden nicht richtig geöffnet Bitte tragen Sie Ihre SharePoint-URL in die oder mit einer Fehlermeldung. vertrauenswürdigen Seiten des Internet Explorers ein, starten den Browser neu und versuchen es noch einmal. Nach Umleitung auf die Authentifizierungsseite sts.trustedcloud.it zeigt der Browser nur eine weiße Seite. Bitte löschen Sie Ihren kompletten Browser- Cache inklusive Cookies. Je nach Browser- Version gibt es abweichende Verfahren. Buttons im Ribbon sind ausgegraut, obwohl Bitte versuchen Sie es mit einem anderen die notwendige Berechtigung vorliegt Browser. Wir empfehlen möglichst eine 32-bit Version des Internet Explorers zu verwenden.

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