Robert Lüers. Prokurist+Vertriebsleiter CVS Ing. GmbH

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1 CVS Ingenieurgesellschaft mbh Otto-Lilienthal-Str Bremen Telefon: (0421) Telefax: (0421) Internet: Robert Lüers Prokurist+Vertriebsleiter CVS Ing. GmbH

2 Erfolgreiche ERP Projekte: Voraussetzungen für ein erfolgreiches ERP Projekt Stolpersteine und wie man diesen begegnet Der Nutzen eines guten ERP Systems Tagesabaluf

3 Firmenleitbild Warenwirtschaft Rechnungswesen Internet-Shop

4 GESCHÄFTSFÜHRER Dipl.-Ing. Hans-Joachim Drawert Dipl.-Ing. Andreas Behrmann Dipl.-Ing. Jens Mähr Das Unternehmen Prokuristen Robert Lüers Max F. Boettcher FIRMENSITZ Otto-Lilienthal-Straße Bremen Niederlassung Bayern An der Karlsburg Starnberg PERSONAL Mitarbeiter Mitarbeiter Mitarbeiter ALPHAPLAN-Warenwirtschaft / mit über Installationen bundesweit

5 Zweitgrößter Lieferant Hotelwäsche in Deutschland! 0 Mitarbeiter / ca. 12 Mio EUR Jahresumsatz Das Projekt 33 WaWi User / 5 ReWe User mit über 10 Jahre individuell erweiterten Anwendung Themen: Warenwirtschaft /Rechnungswesen Incl. etwa 15 externen Anbindungen

6 Verfahren Beratung Vorauswahl Feinauswahl Auswahl Partner Workshop ALPHAPLAN ERP Umsetzung/Projekt Projekt-Struktur-Plan Admin-Ausbildung Umsetzungen User-Ausbildung Testing Controlling durch die GF durch die ERP Verantwortlichen durch die Anwender

7 ALPHAPLAN Voraussetzungen was war bisher gut Besonderheiten Branche Themenschwerpunkte (Altdatenübernahme/ Anpassbarkeit/ Flexibilität) Zukunft

8 ALPHAPLAN Feinauswahl 30 ERP Firmen wurden gesichtet, ein Vorabgespräch zu führen 12 ERP Anbieter in der Vorauswahl 4 ERP Anbieter mit 2 Tagesworkshop Endauswahl nach Kriterienkatalog vollständiges Drehbuch, was wie zu zeigen ist Auswertung der Workshops mit einem Favoriten, der einen weiteren Workshop nur mit Fragen/Antworten verbracht wurde Endgültige Entscheidung für den Favoriten

9 Anpassbarkeit /Beispiel: Auftragserfassung Farbgestaltung bei Bedingungen Beliebige Buttons Zugriff Eingabeprüfung auf andere (hier Module Marge Zugriff OK?) ext. Programme

10 Anpassbarkeit /Beispiel: Kalkulation Vorher / Nachher

11 ALPHAPLAN ERP Warenwirtschaft Rechnungswesen Internet-Shop ALPHAPLAN Umsetzung des Projektes Admin Ausbildung Schulung der Abläufe und der Besonderheiten Mitarbeiter-Ausbildung Go Live / Echtstart

12 ALPHAPLAN ERP Warenwirtschaft Rechnungswesen Internet-Shop ALPHAPLAN Umsetzung des Projektes ca.5 Tage für Admin- Ausbildung Altdatenbesprechung Projekt-Struktur-Plan (PSP) Schulungen mit Altdaten Test-Umstellung 1Mnt. vorher

13 ALPHAPLAN Controlling IT Leitung berichtet der GF IT Leitung macht Altdatentests + Funktionstest Anwender machen Funktionstests Protokolle und Aufgabenverteilung bis zum Echtstart sorgen für eine geordnete Inbetriebnahme konkret Zeitfenster : Vorgabe 4 Monate bis Echtstart geplant (zum 1. Januar) Echtstart exakt am 2.Januar

14 Gute Vorbereitung Erfahrenes Projektteam ALPHAPLAN ERP regelmässiges Controlling konkret Sorgen für ein erfolgreiches Projekt auch finanziell

15 Stolpersteinen begegnen Änderung der Planung machbar (Flexibilität der Partner) Zusätzliche Beratungsleistungen rechtzeitig einfordern Feedbackbögen (Schulungen) Feedbackbögen (Admin) Keinen Festpreis vereinbaren Mögliche Stolpersteine Nichteinhalten von Teilschritten des PSP (Projekt-Struktur-Plan) Glaube das alles schon irgendwie geht Kein ausreichendes Controlling Zu wenig Beratungserfahrung Kosten zu gering ansetzen den Partner mit dem günstigsten Preis nehmen û Fazit Viel Erfahrung und ein flexibles Softwareprodukt sorgen für den Erfolg. Stolpersteine erkennen und aus dem Weg räumen gehört zu den Standardaufgaben eines guten ERP-Teams.

16 Besonderheiten ALPHAPLAN Das Suchsystem: Suchen und Finden aller Informationen nach allen Datenbankfeldern denn bis zu 50% der Arbeitszeit wird mit dem Suchen/Finden verbracht Besonderheiten Objektorientierte Softwareentwicklung. Freies Masken- und Formulardesign (je Benutzer o. Gruppe) Freies Datenbankdesign (neue Felder) Individuelle Anpassungen durch den Admin Workflow-Unterstützung durch den Admin dadurch sehr viel individueller! Individuell bitte! und Standard!

17 Suchsystem Bedienerfreundlichkeit 1. Beispiel: der Anwender macht eine sehr unpräzise Suche nach einem Vorgang: Suchsystem Suche nach Anfang eines Jahres (hier z.b. 1.Quartal 2007) Suche nach Meyer, wobei die Schreibweise unklar Unpräzise Artikelsuche (hier sind nur Zange und rot als Begriff bekannt Typische Suche im ist Tagesgeschäft: der Kunde Meyer am Telefon hätte gern eine Artikelauskunft, weiß aber lediglich das er Anfang letzten Jahres eine rote Zange gekauft

18 Besonderheiten ALPHAPLAN MDI Multi Dokument Interface. Damit Sie Ihre Vorgänge zukünftig parallel bearbeiten können Besonderheiten Integration der Kommunikationskanäle Mail / Fax / Word / Excel / TAPI

19 Typische Anwendung im Tagesgeschäft: ein Auftrag wird bearbeitet, während der Anwender Auskunft über einen ganz anderen Auftrag geben soll. Mit ALPHAPLAN können Bedienerfreundlichkeit / 2. Beispiel: MDI Technik Warenwirtschaft Rechnungswesen Internet-Shop Anzeige aller offenen Vorgänge und Dialoge Aktueller Vorgang

20 Die ERP Zufriedenheitsstudie Studie 200 Zufriedenheitsstudie 200/2009 der TROVARIT AG 350 ERP Hersteller in D/A/CH wurden ermittelt 117 ERP Hersteller nahmen teil 52 ERP Hersteller hatten repräsentative Umfrageergebnisse es wurde nicht nur das ERP-Produkt, sondern auch der Partner bewertet Firmen bewerteten ihren Partner + ihr Produkt Ergebnis : 1. Klar fokussierte ERP-Produkte schneiden besser ab 2. Weniger Administration sorgt für Zufriedenheit 3. Release-Fähigkeit der Software wird immer wichtiger

21 Höchste Systemzufriedenheit für ALPHAPLAN bei branchenunabhängigen ERP Lösungen

22 Return on Invest ROI : Zeitgewinn von bereits bezahlter Arbeitszeit Power-User : bei Std Arbeit = 1 Std Zeitvorteil pro Tag Normal-User : bei < Arbeit = ½ Std. Zeitvorteil pro Tag

23 Kostenersparnis durch Bedienerkonzept+Suchsystem: Konkret 33 ALPHAPLAN Anwender Bei 20 Vollzeit-Usern sind das 20 Std. je Tag! Bei 10 Teilzeit-Usern sind das 5 Std. je Tag! (3 User wurden nicht berücksichtigt!) Insgesamt 25 Std. jeden Tag Zeitvorteil! Bei 20 Arbeitstagen im Monat sind das (25 x 20 ) 500 zusätzliche bezahlte Mitarbeiterstunden!

24 Kostenersparnis durch Bedienerkonzept+Suchsystem: Bei 20 Kosten je Mitarbeiterstunde sind das (500x 20 ) EUR ,- jeden Monat Bei einer Investitionshöhe von EUR beträgt die Amortisationszeit weniger als 19 Monate. Tatsächlich liegt der Nutzen bei EUR je Monat * durch Workflow-Verbesserung * Möglichkeit alle Kalkulationen im ERP vorzunehmen * die logistischen Warenfluss vollständig umzusetzen

25 Dieses Projekt war unsere Bewerbung beim CER Center für Enterprise Research dem Lehrstuhl mit unabhängige ERP Beratung (Universität Potsdam). Ergebnis : ALPHAPLAN ist nominiert zum ERP des Jahres 2009 Die Auszeichnung 2009

26 Funktionen ERP ALPHAPLAN Funktionen Stammdaten Adressen Artikel Stücklisten - Preise - CRM Lager / Lagerbestände Bestandsführung Mehrlagerfähig - Lagerplatzbestände Chargen Schwimmende Ware Verkaufswesen Kundenanfragen Angebote Rahmenaufträge/Kontrakte - Aufträge Packzettel - Lieferscheine Rechnungen Gutschriften ProForma Rechnungen Disposition Lieferantenanfragen Einkaufskontrakte - Bestellvorschläge auftragsbezogenes Bestellwesen Bestellwesen Liefererinnerungen Schwimmende Ware - Eingangslieferscheine Eingangsrechnungen Lieferantengutschriften Finanzen Offene Posten Verwaltung - Mahnwesen -Zahlungswesen- Fibu+KoRe CR Kontaktmanagement M - Help Desk Forecast - CRM Statistik Projekt-Management - Integration Kommunikation

27 Argumente für ALPHAPLAN für ALLE Benutzer Argumente Warenwirtschaft Leichte Bedienbarkeit und volle MDI!! durchgängiges Bedienerkonzept Einfache Erweiterbarkeit durch Module im Alltagsgeschäft bewährt Support durch den Softwarehersteller! Volle Office-Integration Word/Excel/Access/Outlook

28 Argumente für ALPHAPLAN für den Administrator Argumente Warenwirtschaft Design Kit Flexibilität Neue Felder /Statistiken /Tabellen ohne Programmierung Änderungen ohne Source-Code-Änderungen jederzeit releasefähig (Software-Konzept aus Deutschland) Workflow durch den Admin anpassbar Erweiterungen ohne externe teure Berater/Programmierer! Support auch bei Erweiterungen durch den Hersteller! sichere Softwaretechnologie C++ / SQL Server

29 Argumente für ALPHAPLAN für die Geschäftsführung Argumente Warenwirtschaft Geringere (Folge-)Kosten Investition in Mitarbeiter anstatt in externe Berater deutlich schnellerer Return On Invest Investitionssicherheit sehr hoch ALPHAPLAN ist zentrales Produkt anstatt eine Ergänzungsprodukt eines Konzerns Als Unternehmen mit fast 100 Mitarbeitern sind WIR ebenfalls Mittelstand der die Sprache versteht

30 Einige Neukunden aus den letzten Monaten Juli 200 Juni 200 Out of the Blue GmbH & Co KG 50 Arbeitsplätze WaWi+CRM Müller Licht GmbH 30 Arbeitsplätze WaWi+CRM März 200 Acmos GmbH 60 Arbeitsplätze WaWi+CRM+Fibu+KoRe Jan 200 Becomix Mischtechnik GmbH 15 Arbeitsplätze WaWi+CRM Referenzen Dez 2007 Nov 2007 Gebrüder Dolle GmbH 40 Arbeitsplätze WaWi+Fibu+KoRe+CRM Bukh Bremen GmbH 20 Arbeitsplätze WaWi+CRM+Fibu

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