A BC AD EE F FA A A BCD E F C AF. PrivaSphere Secure Messaging. egov. DE A F E D A

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1 PrivaSphere Secure Messaging egov A BC AD EE F FA A A BCD E F C AF A DE A F E D A for more information and contact: PrivaSphere AG, Jupiterstrasse 49, 8032 Zürich Supportline: MAIL (6245) all rights reserved PrivaSphere AG

2 PrivaSphere Secure Messaging Für Eingaben bei Gerichten und Behörden Version Juni 2011 Inhalt 1 Der Sender verfügt über ein Konto bei PrivaSphere Secure Messaging Eingabe an ein Gericht aus der Sicht des Senders (Anwalt, Bürger, ) Archivkopie zu Handen des Senders Versandzeitpunkt festgestellt durch Plattform Entgegennahme aus der Sicht des Empfängers (Gericht, Behörde, ) Lesequittung für den Sender Der Sender benutzt das ihm zur Verfügung gestellte Formular des Gerichts / der Behörde im Internet Belegexemplar zu Handen des Senders Entgegennahme aus der Sicht des Empfängers (Gericht, Behörde, ) Diverses Empfang eines egov Einschreiben ohne Zertifikat: Suche: Validerung einer Zeit-Signatur in einem PDF Dokument PrivaSphere AG Jupiterstrasse 49, CH-8032 Zürich Telefon , Fax Internet info@privasphere.com

3 1 Der Sender verfügt über ein Konto bei PrivaSphere Secure Messaging 1.1 Eingabe an ein Gericht aus der Sicht des Senders (Anwalt, Bürger, ) Voraussetzung ist, dass der Sender registrierter Benutzer von PrivaSphere Secure Messaging ist. Um eine elektronische Eingabe an ein Gericht / eine Behörde erfasst der Sender eine bei PrivaSphere Secure Messaging. Er wählt als Empfänger die publizierte Adresse des Gerichts / der Behörde. Nach dem Erfassen der und dem Hochladen der signierten Anhänge 1 wird Versand vorbereiten gewählt. 1 Das Rechtsbegehren muss qualifiziert signiert sein. Es wird empfohlen auch die Anhänge und Beilagen zu signieren. Aufgrund der nicht ganz eindeutigen Rechtlage ist das bei gewissen Behörden sogar Formvorschrift bzw. Pflicht. Seite 2 von 22

4 Der Sender wählt die Sende-Art egov Eingeschrieben. Da Behörden unter dem Amtsgeheimnis stehen wird per Default der MUC unterdrückt. Falls der Sender wie bei sonstigen Empfängern Fehlleitungsschutz wünschen, übermittelt er das Einmalpasswort (MUC, Message Unlock Code, nur beim Erstkontakt notwendig) dem Empfänger (Gericht, Behörde). Optional kann der MUC unterdrückt werden. Das Signet neben der Empfänger Adresse zeigt an, dass es sich um eine registrierte Behörde handelt. Seite 3 von 22

5 Alternativ dazu kann der Sender auch das Format PDF wählen das gesendete Mail wird dann in eine PDF Datei umgewandelt (inkl. Anhänge) und digital zeitgestempelt. Nach dem Senden kann der Status der Eingabe unter Meine Mail Gesendet eingesehen werden. Seite 4 von 22

6 Ferner erhält der Sender ein Belegexemplar mit digitaler Zeitsignatur zugestellt diese kann als Beleg für den Versand lokal gespeichert werden (MIME/eml bzw. pdf). Im Falle der Übergabe an eine interoperable, andere anerkannte Plattform wird dies wie folgt markiert: 1.2 Archivkopie zu Handen des Senders Nach dem Versand erhält der Sender umgehend eine Archiv Kopie des digital zeitsignierten s zu seinen Akten zurück. Damit kann er den Versandzeitpunkt des Mails inkl. Inhalt unfälschbar belegen. Seite 5 von 22

7 1.2.1 Versandzeitpunkt festgestellt durch Plattform Die Plattform-Zeitsignatur wird im Secure Webmail angezeigt. Die Zeitsignatur kann zudem mit einem aktuellen Mailprogramm verifiziert werden. (Wurde die Option PDF gewählt, so kann die Zeitsignatur in einem PDF Reader (z.b. Adobe Acrobat) verifiziert werden siehe Kap 3.3.) Seite 6 von 22

8 Auf der Plattform wird der mit ZertES Zeitquelle beglaubigte Versandzeitpunkt dargestellt. Auf obigen Abbildungen ist der für die Fristwahrung relevante Zeitpunkt umrandet. Es ist der eingebenden Partei nicht möglich, diesen auf Zert-ES Zeitquellen basierenden Wert zu manipulieren. 1.3 Entgegennahme aus der Sicht des Empfängers (Gericht, Behörde, ) Eine Empfangsbestätigung einer Behörde ist für den Absender wie z.b. ein Anwalt normalerweise juristisch irrelevant. Gegen eine Konfigurationsgebühr kann eine Behörde daher auf die Ausstellung dieser Empfangsquittung durch eine Behörde verzichten. In diesem auto-accept -Fall wird der Behörde ein egov Einschreiben gleich wie eine vertrauliche Meldung sofort ausgeleifert. Falls Ihre Behörde dennoch die Empfangsquittung unabhängig von den Verfahrensvereinfachungsmöglichkeiten aufgrund des Behördenstatus beibehält, so läuft der Empfang wie folgt ab: Seite 7 von 22

9 Die Behörde / das Gericht holt die Eingabe bei PrivaSphere Secure Messaging ab (mit MUC, so notwendig). Der Empfang muss bestätigt werden. Danach hat das Gericht / die Behörde die Eingabe erhalten und kann sie weiter bearbeiten (herunterladen, Zustellung an die Domäne). Seite 8 von 22

10 Prüfbericht des Bundesamtes für Justiz PrivaSphere Secure Messaging fügt zusätzlich beim Versand von egov Einschreiben einen Prüfbericht des Bundesamtes für Justiz für digital signierte PDF Dateien gemäss ZertES automatisch der hinzu. Wird eine egov Eingabe mit signiertem PDF versandt (per strukturiertem Eingabe- Formular oder 'normalem' egov Mail), so -erhält der Empfänger den Bericht gleich mitgeliefert, -der Sender sieht den Bericht im PrivaSphere Web Mail unter 'Meine Mail' - 'gesendet'. Der Dienst ist per sofort verfügbar und während der Beta-Phase kostenlos. Dies ist eine vielseitig gewünschte Massnahme zur Vereinfachung der Abläufe und Steigerung des Komforts im noch jungen egov-behördenverkehr. Seite 9 von 22

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12 1.4 Lesequittung für den Sender Wie oben beschrieben entsteht die nur, sofern die Behörde nicht auf die Ausstellung derselben verzichtet. Der Sender erhält dann umgehend eine Empfangsquittung zugestellt. Seite 11 von 22

13 Die Empfangsquittung ist ein digital signiertes PDF Dokument und kann vom Sender lokal abgespeichert werden. Seite 12 von 22

14 2 Der Sender benutzt das ihm zur Verfügung gestellte Formular des Gerichts / der Behörde im Internet Optional stellt PrivaSphere Secure Messaging den Gerichten ein sicheres Kontaktformular zur Verfügung, über das die Parteien den Gerichten verbindliche Dokumente (Fristenlauf, etc.) sicher übermitteln können. Dabei wird die Übermittlung protokolliert und erhält einen fälschungssicheren digitalen Zeitstempel. Der Sender erhält umgehend ein signiertes Belegexemplar zu seinen Akten. Für eine Eingabe bei einem Gericht steht ein sicherer Link zur Verfügung (verschlüsselt). z.b. oder Dabei öffnet sich ein Web Formular im Browser. Der Benutzer kann die Felder ausfüllen und das Rechtsbegehren in Form von qualifiziert signierten (rechtsgültig) unterzeichneten PDF Dateien hochladen. Beilagen bevorzugt auch als signierte PDFs. Seite 13 von 22

15 2.1 Belegexemplar zu Handen des Senders Nach dem erfolgreichen Absenden kann der Sender sogleich das digital zeitgestempelte Belegexemplar als PDF oder eml Datei herunterladen. Das Belegexemplar ist eine Datei, die das original-zeitsignierte Mail enthält und sie kann mit gängigen Programmen geöffnet werden (eml oder PDF Format). Von der Plattform beglaubigter Versandzeitpunkt Auf obigen Abbildungen ist der für die Fristwahrung relevante Zeitpunkt umrandet. Es ist der eingebenden Partei nicht möglich, diesen auf Zert-ES Zeitquellen basierenden Wert zu manipulieren. Seite 14 von 22

16 2.1.1 Belegexemplar zu Handen eines noch nicht auf der Plattform registrierten Senders Eine Mehrheit der Behörden interpretiert die Gesetzgebung so, dass eine Identifikation durch die Plattform bei einer Eingabe nicht notwendig ist, da eine Eingabe ja immer ein qualifiziert signiertes Rechtsbegehren enthält, das einen eindeutigen Nachweis der Identität des Eingebenden beinhaltet. Aus diesem Grund kann eine Eingabe auch durch einen Absender erfolgen, der noch nie mit einer anerkannten Plattform in Berührung gekommen ist. Damit dieser Absender allfällige Lesebestätigungen der Behörde mit der gebotenen Vertraulichkeit zu dem späteren Abholzeitpunkt durch die Behörde empfangen kann, wird ihm bereits beim Versand ein entsprechender Abhol-Code (Message Unlock Code MUC) zur Verfügung gestellt. Falls nach dem Speichern der Browser geschlossen wurde, bevor sich der Absender den MUC merken konnte, so ist er auch noch im Belegexemplar selbst festgehalten: Seite 15 von 22

17 Sofern der Absender bereits mit einem Passwort oder Zertifikat auf der Plattform registriert ist, so entfällt die Erzeugung eines Abhol-MUCs. Seite 16 von 22

18 2.2 Entgegennahme aus der Sicht des Empfängers (Gericht, Behörde, ) Wie in 1.3 beschrieben, können die folgenden Schritte bei Verzicht auf eine Behörden- Empfangsbestätigung stark vereinfacht werden. Der Empfänger wird mittels Benachrichtigungs-Mail über eine neue Eingabe informiert. Er loggt sich unter in sein sicheres Konto ein: Danach gelangt er zu seinem Posteingang. Seite 17 von 22

19 Beim Öffnen der neuen Mitteilung muss er die Annahme bestätigen. Danach ist der Zugriff auf die Eingabe möglich. Diese kann heruntergeladen (pdf, eml) oder direkt ausgedruckt werden. Das zeitsignierte original Mail liegt als eml Datei bei und kann heruntergeladen werden. Seite 18 von 22

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21 3) Die Signatur der durch den Sender hochgeladenen PDF Datei(en) kann direkt im Browser provisorisch validiert werden. Die Signatur kann auch lokal in einem PDF Programm (z.b. Adobe Reader, siehe auch: heat_sheet9.1.pdf?version=1) oder auf der Homepage des Bundesamtes für Justiz ( ) überprüft werden. Für Mai 2011 ist eine auf Basis eines Web-Services funktionieren Validator-Funktion angekündigt, die es erlaubt, die Signatur auch ohne Preisgabe der vollständigen Inhalte an validieren zu lassen Alternativ können die Parteien die Adresse des Gerichts ab einer beliebigen anerkannten Plattform verwenden (z.b. egov.kantonsgericht@sg.ch als Empfänger eingeben.) Seite 20 von 22

22 3 Diverses 3.1 Empfang eines egov Einschreiben ohne Zertifikat: Seit dem 1. Januar 2011 ist für identifizierte Benutzer der Plattform (Identifikation per vorgängigem SuisseID-Login oder Brief-Bestätigung) der Empfang von egov Einschreiben ohne zwingendes Zertifikats-Login zur möglich sofern die Passwort- Regeln des Regulators 2 eingehalten wurden. Der Versand an eine Behörde oder ein Gericht wird aber immer möglich sein. Dort ist die Qualifizierte Signatur (SuisseID) auf den eingereichten PDF Dokumenten als Absender Identifikation relevant. Die Plattform-Prozesse zur Identifikation von Urteilsempfängern kommen erst beim Versand von Urteilen zum Tragen. 3.2 Suche: Die Suche nach egov-identifizierten Benutzern wird per 1. Mai 2011 zur Verfügung stehen. Behörden können immer alle Benutzer suchen. Aus Datenschutzgründen wird die Option angeboten 3, ob ein Benutzer im Verzeichnis gegenüber anderen Benutzern (ausser Behörden) sichtbar sein will oder nicht. Dies kann in den Kontoeinstellungen angewählt werden Leider sind nicht alle anerkannten Zustellplattformen im Stande bzw. willig, diesbezüglichen Datenschutz umzusetzen. Seite 21 von 22

23 3.3 Validierung einer Zeit-Signatur in einem PDF Dokument Wird für den Versand einer eingeschriebenen die Versandart als PDF verwendet, so wird die in ein PDF Dokument konvertiert und mittels ZertES konformer Zeitquelle digital Zeit-signiert. Diese Signatur kann in einem PDF Viewer validiert werden. Seite 22 von 22