Checkliste. Bürosanierungsvorhaben

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1 Checkliste Bürosanierungsvorhaben Seite 1 Einleitung Die Fragen der Checkliste betreffen die Ist-Situation Ihrer Büroarbeitsplätze sowie der aktuellen Gebäudesituation. Die Auswertung der Checkliste soll Auskunft darüber geben, ob grundsätzlich eine Sanierungsbedürftigkeit vorliegt oder ob in dem einen oder anderen Fall Korrekturmassnahmen durchgeführt werden müssen. Hierbei ist zu unterscheiden: a) Sanierungsbedürftigkeit im Hinblick auf rationellen Arbeitsablauf b) Sanierungsbedürftigkeit im Hinblick auf den Komfort-Standard c) Sanierungsbedürftigkeit im Hinblick auf technische Anforderungen/Bausubstanz Je nach Auswertungsergebnis können dann die entsprechenden Massnahmen eingeleitet werden. Erläuterung zur Kurzbezeichnung: OE's = Organisationseinheit(en) Die Verfasser Klaus P. Schultz KPS! Organisationsberatung, Auf dem Ried 7, Frankfurt, Tel: 069/ , Fax: 069/ Copyright 2012 (Die Weitergabe an Dritte, auch auszugsweise, ist nicht gestattet)

2 - auf rationellen Arbeitsablauf Datum der Aufnahme:...Verantwortlich:...Seite 2 Entsprechen die Arbeitsplätze den gegenwärtigen Erfordernissen des Arbeitsprozesses und den Anforderungen der modernen Bürotechnik? Wird noch "starres" Mobiliar verwendet, das sich nicht oder nur mit grossem Aufwand an veränderte Arbeitsprozesse und/oder Kommunikationstechnologie anpassen lässt? Existieren in grosser Zahl Zusatzmöbel, um Unterlagen aufzubewahren? Sind Handakten, die täglich benötigt werden, griffgünstig am Arbeitsplatz untergebracht? Resultieren aus der Aufbewahrung von Akten evtl. Raumprobleme? Werden die Arbeitsplätze nur gelegentlich angepasst, so dass ein Teil der Mitarbeiter immer mit unzureichenden Arbeitsplätzen auskommen muss? Lässt sich jeder Arbeitsplatz problemlos an moderne Kommunikations-/Informationsnetze anschliessen? Auch in der Raummitte (Stolperfallen, Doppelboden)? Sind die EU-Richtlinien in allen Details erfüllt? Existieren Arbeitsplatzaufnahmebögen? Sind die ergonomischen Ansprüche der Mitarbeiter berücksichtigt? Sind die Höhen der Tischplatten DIN-gerecht? Auch bezüglich der Arbeitsgeräte (PC's, Tastaturen usw.)? Gibt es noch Stühle, die nicht höhenverstellbar sind, die nicht auf einem Fünffusskreuz mit Rollen stehen oder nicht anatomisch richtig ausgerichtet werden können? Sind Bildschirme korrekt positioniert (blendfreier Hintergrund)? Ist der Freiraum von 1,50 m hinter dem Schreibtisch gemäss Arbeitsstättenverordnung eingehalten?

3 - auf rationellen Arbeitsablauf Datum der Aufnahme:...Verantwortlich:...Seite 3 Welche anderen ergonomischen Probleme sehen Sie auf Anhieb? Sind die Arbeitsgeräte in die Arbeitsplätze integriert, so dass keine zusätzliche Fläche für die Geräte belegt werden muss? Sind die Arbeitsunterlagen der Mitarbeiter gemäss der Zugriffshäufigkeit richtig untergebracht? Gesichtspunkt: Griff-, Reichoder Streckbereich; AP-Ablage, Gruppenablage, Abteilungsablage. Werden Akten in den OE's "gehortet"? Entstehen dadurch Raumprobleme? Müssen die Mitarbeiter weil nicht genügend Raum zur Aufbewahrung der Unterlagen vorhanden ist unnötige Laufwege und damit Zeitverlust in Kauf nehmen? Werden nicht besetzte Arbeitplätze "gehortet"? Entstehen dadurch Flächenprobleme? (z.b."pseudo"-nn-arbeitsplätze) Existiert eine einheitliche Aktenordung für alle OE's im Bereich Ihrer Verwaltung? Hat jede OE ihre eigene Registraturorganisation? Finden sich die Mitarbeiter in ihrer eigenen Abteilungsablage zurecht? Ist ein schneller und sicherer Zugriff auf die Akten der Altablage oder das Archiv sichergestellt? Warten Sie im Bedarfsfall zu lange auf die Unterlagen der Altablage oder Archiv? Richten Sie sich nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Ihre Unterlagen? Es gibt für bestimmte Aktenarten kürzere Aufbewahrungsfristen. Wird das genutzt?

4 - auf rationellen Arbeitsablauf Datum der Aufnahme:...Verantwortlich:...Seite 4 Gibt es einen Grund für das Nichtausnutzen dieser Möglichkeiten? Gibt es ein internes Procedere für die Freigabe von Altakten zur Vernichtung? Wer übernimmt die Vernichtung? Ist interne Überwachung bei externer Vernichtung vorgeschrieben? Ist der "IT-Service" (DV-Betreuung der Mitarbeiter) zufriedenstellend geregelt?

5 - auf rationellen Arbeitsablauf Ergebnisblatt der Ist-Aufnahme Datum der Aufnahme:...Verantwortlich:...Seite 5 Hinweise und Bemerkungen: Verteiler im Haus:

6 - auf Komfort-Standard Datum der Aufnahme:...Verantwortlich:...Seite 6 Steht Ihren Mitarbeitern der von der Arbeitsstättenverordnung definierte Mindestluftraum/Mindestfläche zur Verfügung? Wurden im Laufe der Zeit zusätzliche Arbeitsplätze aufgestellt, die zu einer Reduzierung der Arbeits- und Bewegungsfläche eines jeden Einzelnen führten? Sind Ihre Räumlichkeiten überbelegt, zu laut und dadurch leistungshemmend? Existieren flexibel angeordnete Reserveflächen für die Unterbringung von neuen/weiteren Mitarbeitern in den OE's? Werden neue Mitarbeiter auf irgendeine noch freie Fläche platziert unabhängig vom Prozessablauf und der Kommunikationsbedürfnisse? Müssen Büros erst "entrümpelt" werden, um neue Mitarbeiter zu platzieren? Ist das Verhältnis von Nutzflächen zur Bruttogrundfläche wirtschaftlich? (Siehe DIN 277, Bauwerksflächen) Gibt es unterschiedliche Raumkonzepte, die den verschiedenen Aufgabenstellungen und Kommunikationsanforderungen der Mitarbeiter entsprechen? Werden den OE's die genutzten Flächen über einen internen Verrechnungssatz belastet? Wenn nein, was spricht dagegen? Werden Umzüge oder sonstige Veränderungen in "Schnellschussaktionen" durchgeführt? Wird ein Mangel oder Überschuss an Flächen frühzeitig genug erkannt? Kann klar und deutlich nachvollzogen werden, welche Gründe für einen Flächenmangel oder Flächenüberschuss vorliegen?

7 -.auf den Komfort-Standard Datum der Aufnahme:...Verantwortlich...Seite 7 Könnten Mitarbeiter aufgrund der Aufgabenstellung ihre Tätigkeit in Heimarbeit ausführen? Ist die Einführung alternativer Raumkonzepte (z.b. Kombi-Büro, Non-territorial-Office usw.) für einzelne OE's möglich oder sinnvoll? Sind im Unternehmen "Arbeitsplatztypenkataloge" und "Raumkonzeptionen" bereits erarbeitet worden? Gibt die Gebäudestruktur und das Gebäudeachsmaß überhaupt die Möglichkeit, unterschiedliche Raumkonzepte einzuführen? Haben Sie einen Überblick über Flächen nach OE's bzw. Flächenarten nach DIN 277? Gewähren die Arbeitsplätze dem Benutzer eine Privatsphäre? Bestehen Abschirmungen zu eventuellen Störquellen? (Hochspannungsleitungen, Gleisanlagen usw.) Hat jeder Mitarbeiter Blickkontakt zur Aussenwelt? Verfügen Sie über Ruheräume, Pausenräume und/oder andere Sozialräume? Entspricht die innere Gestaltung des Gebäudes nicht mehr dem Image des Unternehmens, seinem Selbstverständnis und seiner Marktbedeutung? Ist der optische Eindruck ein "harmonisch abgestimmtes Farben- und Formenbild"?

8 ...auf Komfort-Standard Ergebnisblatt der Ist-Aufnahme Datum der Aufnahme:...Verantwortlich:...Seite 8 Hinweise und Bemerkungen: Verteiler im Haus:

9 -.auf technische Anforderungen/Bausubstanz Datum der Aufnahme:...Verantwortlich:...Seite 9 Arbeiten Ihre Mitarbeiter in ruhigen, die Konzentration fördernden Räumen? Hören Sie Klagen über zu starke Störungen durch Lärm? Gibt es Krankheitsfälle, die auf Lärmeinfluss zurückzuführen sind? Wurden bauliche Massnahmen zum Lärmschutz vorgenommen (Akustikdecken, Teppichboden, Schallschluckende Materialien)? Sind die Mitarbeiter mit der Beleuchtung im Büro zufrieden? Gibt es ernstzunehmende Klagen über Kopfschmerzen, Augenprobleme usw.? Ist eine 2-Komponenten-Beleuchtung (neben Deckenleuchten auch Tischleuchten) allgemein im Einsatz? Wann wurde zuletzt eine Messung der Beleuchtungsstärke vorgenommen? Wurden die vorgeschriebenen/empfohlenen Werte erreicht/eingehalten? Ist eine Verbesserung der vorhandenen Beleuchtung möglich? Ist das Netz für eine verbesserte Versorgung ausgelegt? Entsprechen die Beleuchtungsstärken der Arbeitsstättenverordnung (auch Sicherheits- und Panikbeleuchtung)? Sind alle Arbeitsplätze ausreichend mit Strom versorgt? (Zahl der Steckdosen, Kapazität) Wie ist die Situation bei der Zuführung von Strom, Telefonund Informationsverkabelung? (Kabelkanäle, Zuführung zum Arbeitsplatz) Sind Ihre Büroräume, so ausgestattet, dass für alle Mitarbeiter eine Umwelt mit angenehmen Klima angeboten werden kann? Existieren Klagen über Zugluft oder Temperaturprobleme? Gibt es Klagen über die vorhandene Klimaanlage?

10 - auf technische Anforderungen/Bausubstanz Datum der Aufnahme:...Verantwortlich:...Seite 10 Lässt die Struktur des Gebäudes den evtl. Einbau einer Klimaanlage zu? Besitzt der Teppichboden eine "antistatische" Ausrüstung? Wie sieht es hierzu in den Technikräumen aus (Serverräume usw.)? Sind Toilettenanlagen in ausreichender Anzahl und im Normalstandard verfügbar? Ist bekannt, welche Wände versetzbar sind und welche nicht? Sind die tragenden und nicht-tragenden Zwischenwände bekannt und auf Plänen eingezeichnet? Kann das Gebäude auf wechselnde organisatorische Veränderungen ohne grosse Eingriffe "reagieren"? Gibt es offensichtliche Erweiterungsmöglichkeiten? Vielleicht auch durch Nutzungsänderung? Ist die Bereitstellung von Parkplätzen für Kunden und Mitarbeiter zufriedenstellend gelöst? Sind negative Konsequenzen bezüglich der Statik zu erwarten, wenn in die Gebäudestruktur eingegriffen wird? Sind sonstige Einbauteile, wie Schrank/Trennwandsysteme, Leuchten, Deckensysteme, Sonnenschutzanlagen flexibel ausgelegt? Findet sich jeder Mitarbeiter im Gebäude zurecht? Gibt es bei der Logistik Anlieferungs- oder Transportprobleme am und im Gebäude? Sind die technischen Einrichtungen für Personen- oder Materialtransporte auf einem akzeptablen technischen Stand? Ist ausreichend Kapazität vorhanden? Sind kommunikationsintensive OE's in der Nähe des Eingangsbereiches untergebracht? (Besucherverkehr usw.)

11 - auf technische Anforderungen/Bausubstanz Datum der Aufnahme:...Verantwortlich:...Seite 11 Sind Fluchtwege vorhanden und ausgeschildert? Ist die Wegeführung auch für Besucher klar und deutlich? Kann jede Person die Sicherheitsbereiche unkontrolliert betreten? Wo liegen mögliche Schwachstellen für Einbruch, Diebstahl, unberechtigter Zugang, Sabotage? Wurde eine Sicherheitsanalyse für die Liegenschaft durchgeführt? Wird diese Sicherheitsanalyse regelmässig aktualisiert? Sind ausreichend Feuerlöscher vorhanden? Werden sie regelmässig gewartet? Gibt es Notfall-/Alarmpläne bei Feuer bzw. sonstige Havariefälle (Evakuierungsplan, Sammelpunkte ausserhalb des Gebäudes)? Sind für den Havariefall Bestandspläne für Leitungsführung (Strom, Wasser, Abwasser, Gas, Telefon usw.) vorhanden? Ist das Gebäude in seiner technischen Infrastruktur auf den verstärkten Technologiebedarf ausgerichtet? Ist die Versorgung und Entsorgung des Gebäudes mit Energie, Wasser usw. sichergestellt? Gibt es eine Notstromversorgung? Kann eine fremde Person die Stromversorgung zerstören? Sind Kabelpläne auf dem neuesten Stand? Kennen Sie die Wege, die die Kabel im Haus "nehmen"? Wie ist die Situation bei den Altkabeln (Vormieter usw.)? Liegen die noch in den Kabelschächten und kanälen? Werden Struktur und Zustand der Baulichkeiten regelmässig geprüft? Erfolgen diese Überprüfungen nach vorgegebenen Ablauf oder eher sporadisch?

12 - auf technische Anforderungen/Bausubstanz Datum der Aufnahme:...Verantwortlich:...Seite 12 Werden die Ergebnisse der Überprüfungen schriftlich festgehalten? Wie sieht ein solcher Bericht aus? Treten Risse in Wänden auf? Gibt es Fassadenprobleme? Zeigen Fenster, Türen usw. Materialermüdungserscheinungen? Ist der allgemeine Bau-Zustand von Dach (Konstruktion, Eindeckung) Aussenfassade Entwässerung Fenster, Türen, Treppen, Wände Aufzüge, Fahrtreppen, sonst. Transporteinrichtungen Heizung, Sanitär, Stromversorgung Aussenanlagen, Umzäunung bekannt? Gibt es darüber Dokumentationen Gibt es einen Instandhaltungsplan für die Gebäudesubstanz und wird dieser Plan regelmässig aktualisiert? Wurden Wartungsverträge für die technischen Einrichtungen (z.b. Heizung) abgeschlossen? Entspricht das äussere Erscheinungsbild noch dem Image und der Marktbedeutung des Unternehmens? Gibt es eine eindeutig benannte und allgemein bekannte Zuständigkeit für alle Belange der Liegenschaft?

13 -.auf technische Anforderungen/Bausubstanz Ergebnisblatt der Ist-Aufnahme Datum der Aufnahme:...Verantwortlich:...Seite 13 Hinweise und Bemerkungen Verteiler im Haus: