Handbuch. HOAI plus. Wegweiser. Tipps zur Umsatzsteuererhöhung. Stand: 11/2006 WEKA MEDIA

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1 Handbuch HOAI plus Wegweiser Tipps zur Umsatzsteuererhöhung Stand: 11/2006 WEKA MEDIA

2 Wegweiser Herzlich willkommen Sehr geehrte Damen und Herren, die Umsatzsteuererhöhung steht vor der Tür. Durch Artikel 4 des Haushaltsbegleitgesetzes 2006 vom wird unter anderem der allgemeine Umsatzsteuersatz von 16 % auf 19 % angehoben. Der ermäßigte Steuersatz in Höhe von 7 % wird unverändert beibehalten. Die Änderung wird zum in Kraft treten. Daraus ergibt sich in der Praxis eine Reihe von Fragen für die Erstellung von Honorarrechnungen in der Übergangszeit. Das Bundesfinanzministerium hat am ein umfangreiches Anwendungsschreiben zur Umsatzsteuererhöhung bekannt gegeben, welches Sie unter dem Namen Ust07.pdf auf der CD-ROM finden. Mit dieser Broschüre möchten wir Ihnen im Detail erklären, was Sie im Zuge der Umsatzsteueränderung beachten und an welchen Stellschrauben Sie bei HOAI plus drehen müssen, um sicher zu sein, dass die Abrechnung bei laufenden Verträgen reibungslos verläuft. Allerdings kann diese Broschüre nicht alle Fälle abschließend behandeln. Fragen, die hier nicht befriedigend beantwortet werden, sollten Sie auf jeden Fall mit Ihrem Steuerberater besprechen. Ihr Heinz Simmendinger (Dipl.-Ing. FH) Sachverständiger für Architekten- und Ingenieurhonorare nach HOAI 2

3 Inhalt Wegweiser 1 Herzlich willkommen... 2 Allgemeines 4 Gesonderte Vereinbarung... 5 Mögliche Fälle in der Praxis... 6 Umsatzsteuer in HOAI plus... 7 Stammdaten... 7 Projekt... 8 DIN Honorarermittlungen... 8 Rechnung... 9 Beispiele 10 Beispiel 1: Keine trennbaren Leistungen vorhanden10 Beschreibung Projektparameter Rechnungsübersicht Beschreibung/Programmbedienung Beispiel 2: Nur trennbare Leistungen Beschreibung Projektparameter Rechnungsübersicht Beschreibung/Programmbedienung Beispiel 3: Trennbare und nicht trennbare Leistungen Beschreibung Projektparameter Abrechnungsstand Beschreibung/Programmbedienung Abrechnungsstand Ablaufdiagramm

4 Allgemeines Allgemeines Die Erhöhung des allgemeinen Umsatzsteuersatzes von 16 % auf 19 % wird zum in Kraft treten. Grundsätzlich gilt Folgendes: Der neue Umsatzsteuersatz muss für alle Leistungen berechnet werden, die nach dem erbracht werden. Unabhängig davon, zu welchem Zeitpunkt die Leistung vertraglich vereinbart wurde und wann die Rechnung erstellt wird. Haben Sie als Auftragnehmer vor dem mit den Leistungen begonnen, beenden Sie diese aber erst nach diesem Zeitpunkt, ist für alle Leistungen der neue Umsatzsteuersatz anzuwenden. Wurden bereits Abschlagsrechnungen mit dem alten Steuersatz gestellt, ist bei der Schlussrechnung der neue Steuersatz mit 19 % anzusetzen. Ausnahme: Von diesem Grundsatz, dass der Umsatzsteuersatz auf die Gesamtleistung erhoben wird, ist nur dann eine Ausnahme zu machen, wenn vor dem erbrachte Leistungen eine Teilleistung i.s.d. Umsatzsteuerrechts darstellen. Voraussetzungen hierfür sind, dass eine Leistung nach wirtschaftlichen Gesichtspunkten teilbar ist und dass für bestimmte Teile der Leistung das Honorar gesondert vereinbart wird, dass die Leistung gesondert abgenommen wird, dass die Leistung gesondert abgerechnet wird. 4

5 Gesonderte Vereinbarung Die Aufgliederung des Auftrags in Teilleistungen bedeutet noch nicht, dass auch umsatzsteuerliche Teilleistungen vorliegen. Gesonderte Vereinbarung Teilleistungen müssen durch eine Vertragsergänzung im bestehenden Vertrag explizit als solche ausgewiesen werden. In HOAI plus kann eine entsprechende Vertragsänderung (RTF-Datei) in jeder Honorarermittlung aufgerufen werden. Wählen Sie die Vorlage, geben Sie das Datum ein und Klicken Sie dann auf <Erzeugen>. Diese zugehörige Datei finden Sie auch auf der CD-ROM und nach der Installation im Programmverzeichnis. Bitte beachten Sie: Die Vertragsänderung erfordert die Abnahme der genannten Teilleistungen. Auch dafür ist ein Muster hinterlegt. Wählen Sie dazu einfach das Dokument <Abnahmeprotokoll>. Soweit möglich werden auch hier die Daten automatisch eingetragen. Die Datei ist ebenfalls auf der CD und im Programmverzeichnis vorhanden. 5

6 Allgemeines Mögliche Fälle in der Praxis Die einfachsten Fälle liegen dann vor, wenn Projekte bzw. Honorarermittlungen vor dem Umstellungsdatum am bereits schlussgerechnet sind bzw. wenn in einem Projekt die erste Rechnung erst im Jahr 2007 gestellt wird. Im ersten Fall wird komplett mit 16 %, im zweiten alles mit 19 % abgerechnet. Komplizierter wird es, wenn Leistungen teilweise im Jahr 2006 in Rechnung gestellt wurden, ohne dass zum Jahreswechsel eine Schlussrechnung vorliegt. Dann muss die Frage geklärt werden, ob Leistungen als umsatzsteuerliche Teilleistungen behandelt werden können. Solche Teilleistungen werden in aller Regel die Leistungsphasen der HOAI sein. Wo dies nicht der Fall ist, muss die gesamte Leistung mit 19 % Umsatzsteuer abgerechnet werden. Rechnungen, die mit 16 % Umsatzsteuer gestellt wurden, müssen nachversteuert werden. Wurden umsatzsteuerliche Teilleistungen erbracht, dann kann eine Vertragsänderung vereinbart werden (Sie dürfen auch das Projekt komplett mit dem neuen Umsatzsteuersatz abrechnen). Die Teilleistung aus dem Jahr 2006 wird mit 16 %, die 2007 anfallende mit 19 % USt. abgerechnet. 6

7 Umsatzsteuer in HOAI plus Umsatzsteuer in HOAI plus In HOAI plus kann die Umsatzsteuer an mehreren Stellen geändert werden: Stammdaten Die zentrale Stellschraube liegt in den Stammdaten. Wählen Sie im Menü <Extra> den Punkt <Einstellungen>. Auf der Registerkarte <Basisdaten> können beliebige Sätze definiert und einer dieser Sätze kann als Vorgabewert definiert werden. Bei jedem neuen Projekt wird dann der hier eingestellte Umsatzsteuersatz verwendet. Bitte beachten Sie: Der Umsatzsteuersatz bestehender Projekte wird dadurch nicht geändert. 7

8 Allgemeines Projekt Beim Anlegen eines Projekts findet immer der Vorgabesatz aus den Stammdaten Verwendung. Dieser Wert kann auf Projektebene im Register <Projektdaten> abgeändert werden. Der auf Projektebene voreingestellte Satz wird von den DIN-276-Tabellen und bei neuen Honorarermittlungen verwendet. Bitte beachten Sie: Der Umsatzsteuersatz wird nicht rückwirkend geändert. Haben Sie also beispielsweise Kosten nach DIN 276 mit 16 % erfasst, dann wird dieser Satz nicht geändert. Gleiches gilt für Honorarermittlungen. DIN 276 Bei Kosten nach DIN 276 wird immer vom Nettowert ausgegangen. Wenn Sie also den Umsatzsteuersatz ändern, wird immer der Bruttobetrag angepasst. Die anrechenbaren Kosten und damit das Honorar bleiben also unverändert. 8 Honorarermittlungen Auf Ebene der Honorarermittlung kann der Umsatzsteuersatz im Register <Grunddaten> geändert werden.

9 Umsatzsteuer in HOAI plus Beim Anlegen einer Honorarermittlung wird der Satz, der auf Projektebene eingestellt ist, übernommen. Alle Rechnungen einer Honorarermittlung verwenden deren Umsatzsteuersatz. Rechnung Schließlich kann auch noch in der Rechnung der Umsatzsteuersatz angepasst werden. Beim Anlegen einer Rechnung wird der Umsatzsteuersatz, der auf der Ebene der Honorarermittlung eingestellt ist, verwendet. 9

10 Beispiele Beispiele Beispiel 1: Keine trennbaren Leistungen Beschreibung Das Projekt muss komplett mit 19 % Umsatzsteuer abgerechnet werden. In HOAI plus müssen Sie lediglich darauf achten, dass mit dem Jahreswechsel der erhöhte Umsatzsteuersatz in den Rechnungen verwendet wird. Ändern Sie dazu den Satz im Projekt und in den einzelnen Honorarermittlungen. Projektparameter Leistungsumfang Bauleitung, LP 8 Honorarparameter Zone III, mittel Bauvolumen Honorar für LP ,64 Beginn Oktober 2006 Dauer Rechnungsübersicht Rechnungstyp Datum Betrag (netto) ca. 8 Monate USt. Betrag USt. Abschlag ,00 16 % 320,00 Abschlag ,00 16 % 320,00 Abschlag ,00 16 % 320,00 Abschlag ,00 19 % 380,00 Abschlag ,00 19 % 380,00 Abschlag ,00 19 % 380,00 Schluss ,64 19 % 560,00 *) 10

11 Beispiel 2: Nur trennbare Leistungen Beschreibung/Programmbedienung Die Bauleitung kann nur als Gesamtleistung nach Abschluss abgerechnet werden. Einzelne Leistungen lassen sich nicht herauslösen. In HOAI plus müssen die Rechnungen einfach mit 19 % Umsatzsteuer gestellt werden. Bei der Schlussrechnung berechnet das Programm anhand des Rechnungsdatums und des Umsatzsteuersatzes automatisch die Differenz und weist diese gesondert auf dem Ausdruck aus (s. Tabelle oben*). Beispiel 2: Nur trennbare Leistungen Beschreibung Vollständig erbrachte Leistungsphasen können 2006 mit einer Umsatzsteuer von 16 % abgerechnet werden. Dazu muss eine Vertragsänderung vereinbart werden. Der einfachere Fall ist der, dass eine trennbare Leistung (~Leistungsphase) vollständig im Jahr 2006 erbracht und noch keine Folgerechnung gestellt wurde. Projektparameter Leistungsumfang Honorarparameter Bauvolumen ,00 Honorar (LP 1 7) ,46 Beginn Oktober 2006 Dauer Planung und Ausschreibung, LP 1 7 Zone III, mittel ca. 6 Monate Details Genehmigung Dez

12 Beispiele Rechnungsübersicht Rechnungstyp Datum Betrag (netto) USt. Betrag USt. Abschlag (LP 1 3) ,00 16 % 800,00 Abschlag (LP 3-4) ,00 16 % 800,00 Teilschluss (LP 4) ,45 16 % 248,07 Abschlag (LP 5) ,00 19 % 950,00 Abschlag (LP 5) ,00 19 % 950,00 Abschlag (LP 5 + 6) ,00 19 % 950,00 Schluss (LP 6 + 7) ,01 19 % 319,96 Beschreibung/Programmbedienung 1. Die Genehmigungsplanung kann als getrennte Leistung mit 16 % Umsatzsteuer abgerechnet werden. Dies muss vertraglich fixiert werden. Markieren Sie die gewünschte Honorarermittlung und wählen Sie das Dokument Vertragsergänzung (USt.). 2. Anschließend kopieren Sie die Honorarermittlung über den Befehl <Kopie erstellen> im Menü <Bearbeiten>. 3. Setzen Sie in der ursprünglichen Ermittlung die Leistungsphasen, die mit 19 % Umsatzsteuer abgerechnet werden sollen auf 0 % vereinbart. Löschen Sie die letzte Abschlagsrechnung und stellen Sie diese neu als Teilschlussrechnung (die Leistungsstände müssen erneut eingegeben werden). 4. Setzen Sie in der neuen Ermittlung die Leistungsphasen, die im Jahr 2006 abgerechnet wurden, auf 0 % vereinbart. 5. Weitere Rechnungen legen Sie nur noch in der neuen Honorarermittlung an. 12

13 Beispiel 3: Trennbare und nicht trennbare Leistungen Beispiel 3: Trennbare und nicht trennbare Leistungen Beschreibung Einen Fall gilt es noch zu beachten: Neben den trennbaren Leistungen, die zulässigerweise mit 16 % abgerechnet werden, sind im Jahr 2006 auch Leistungen mit 16 % Umsatzsteuer in Rechnungen gestellt worden, die 2007 mit 19 % Umsatzsteuer nachversteuert werden müssen. Projektparameter Leistungsumfang Honorarparameter Bauvolumen ,00 Honorar für LP ,46 Planung und Ausschreibung, LP 1 7 Zone III, mittel Beginn September 2006 Dauer ca. 6 Monate Abrechnungsstand 2006 Rechnungstyp Datum Betrag (netto) USt. Betrag USt. Abschlag (LP 1 + 2) ,00 16 % 800,00 Abschlag (LP 3) ,00 16 % 800,00 Abschlag (LP 4 + 5) ,00 16 % 800,00 Diese Rechnungen wurden 2006 gestellt. Beschreibung/Programmbedienung Die letzte Abschlagsrechnung enthält trennbare und nicht trennbare Leistungen. Leistungsphase 1 4 können zu 16 % Umsatzsteuer abgerechnet werden, LP 5 muss mit 19 % abgerechnet werden. 13

14 Beispiele 1. Zunächst muss eine Vertragsergänzung vereinbart werden. Markieren Sie die gewünschte Honorarermittlung und wählen Sie das Dokument Vertragsergänzung (USt.). Vergessen Sie nicht die Abnahmeerklärung. 2. Kopieren Sie dann die betreffende Honorarermittlung (Befehl Kopie erstellen im Menü <Bearbeiten>). 3. In der Ermittlung, die die 2006 abrechenbaren Leistungen enthält, a. müssen die Leistungsphasen, die mit 19 % Umsatzsteuer abgerechnet werden sollen, auf 0 % vereinbart gesetzt werden, b. muss die Abschlagsrechnung mit den gemischten Leistungen gelöscht werden, c. muss anstelle dieser Abschlagsrechnung eine Teilschlussrechnung mit 16 % angelegt werden. 4. In der neuen Ermittlung müssen Sie folgende Eingaben vornehmen: a. Setzen Sie die Leistungsphasen, die im Jahr 2006 abgerechnet wurden, auf 0 % vereinbart. b. Legen Sie eine neue Abschlagsrechnung an, die nur die Leistungen enthält, die Sie unzulässigerweise 2006 mit 16 % Umsatzsteuer abgerechnet haben. Diese Rechnung muss einen Umsatzsteuersatz von 16 % aufweisen und ein Rechnungsdatum von Andernfalls wird die Umsatzsteuerdifferenz auf der Schlussrechnung nicht korrekt ausgewiesen. 14

15 Beispiel 3: Trennbare und nicht trennbare Leistungen Abrechnungsstand 2007 In der ursprünglichen Honorarermittlung müssen die Rechnungen wie folgt angelegt sein: Rechnungstyp Datum Betrag (netto) USt. Betrag USt. Abschlag (LP 1 2) ,00 16 % 800,00 Abschlag (LP 3 4) ,00 16 % 800,00 Teilschluss (LP 4) ,45 16 % 248,07 In der neuen Ermittlung sieht es folgendermaßen aus: Rechnungstyp Datum Betrag (netto) USt. Betrag USt. Abschlag (LP 5) ,55 16 % 551,93 Abschlag (LP 5) ,00 19 % 950,00 Abschlag (LP 5 + 6) ,00 19 % 950,00 Schluss (LP 6 + 7) ,46 19 % 719,03 Hinweis: Die Umsatzsteuer der Schlussrechnung setzt sich zusammen aus dem Betrag aus dieser Rechnung (~ 614,55 ), sowie aus der Nachversteuerung aus der 1. Abschlagsrechnung, die ja mit 16 % MwSt. abgerechnet wurde (~ 104,48 ). 15

16 Beispiele Ablaufdiagramm Hier sehen Sie schematisch dargestellt, wie in HOAI plus mit der Umsatzsteueränderung zu verfahren ist. 16

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