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2 Das gute Webinar

3 Bildnachweis: Diese Bilder wurden bei lizensiert: S.9 (oben) always autumn studios (Splitcast) S.9 (unten) SimonKr d.o.o. (simonkr) S.11 pagadesign S.15 geopaul S.21 always autumn studios (Splitcast) S.22 Yuri Arcurs S.26 Sportstock S.32 Kzenon S.33 (oben) Goodluz S.33 (unten) Joshua Hodge Phozography (pixdelux) S.35 Hamza Türkkoö (hamzaturkkol) S.37 PressFoto (shironosov) S.38 Anastasia Pelikh (mediaphotos) S.50 glo (broken3) S.115 (Mitte rechts) pavlen S.115 (unten rechts) Timothy Starkey (timstarkey) S.118 (Mitte links) alexsl S.118 (Mitte rechts) alexsl S.118 (unten links) alexsl S.118 (unten rechts) alexsl S.123 (obere Collage alle Bilder): African Memoirs (Falcor) S.123 (untere Collage): photovideostock, Online Creative Media (narvikk), Loran Nicolas (nicolas_), guenterguni

4 Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über abrufbar. Die Informationen in diesem Buch werden ohne Rücksicht auf einen eventuellen Patentschutz veröffentlicht. Warennamen werden ohne Gewährleistung der freien Verwendbarkeit benutzt. Bei der Zusammenstellung von Texten und Abbildungen wurde mit größter Sorgfalt vorgegangen. Trotzdem können Fehler nicht ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Für Verbesserungsvorschläge und Hinweise auf Fehler sind Verlag und Herausgeber dankbar. Alle Rechte vorbehalten, auch die der fotomechanischen Wiedergabe und der Speicherung in elektronischen Medien. Die gewerbliche Nutzung der in diesem Produkt gezeigten Modelle und Arbeiten ist nicht zulässig. Fast alle Hardware- und Softwarebezeichnungen und weitere Stichworte und sonstige Angaben, die in diesem Buch verwendet werden, sind als eingetragene Marken geschützt. Da es nicht möglich ist, in allen Fällen zeitnah zu ermitteln, ob ein Markenschutz besteht, wird das Symbol in diesem Buch nicht verwendet. Alle Grafiken wurden von Maximilian Ott erstellt ISBN by Addison-Wesley Verlag, ein Imprint der Pearson Deutschland GmbH, Martin-Kollar-Straße 10 12, D München/Germany Alle Rechte vorbehalten Lektorat: Birgit Ellissen, Fachlektorat: Jens Jacobsen Korrektorat: Marita Böhm Herstellung: Martha Kürzl-Harrison, Coverkonzeption und -gestaltung: Marco Lindenbeck, webwo GmbH Satz: text&form GbR, Fürstenfeldbruck Druck und Verarbeitung: GraphyCems, Villatuerta Printed in Spain

5 Anita Hermann-Ruess mit Max Ott Das gute Webinar Online präsentieren und Kunden gewinnen An imprint of Pearson München Boston San Francisco Harlow, England Don Mills, Ontario Sydney Mexico City Madrid Amsterdam

6 3 Die Vorbereitung eines guten Webinars Bleibe dran! Bleibe dran und Klarheit wird kommen! Bleibe dran Erleichterung wird kommen! Bleibe dran Erfolg wird sich einstellen! (Yogi Bhajan) In den vorherigen Kapiteln haben wir festgestellt, wie wichtig es heute ist, sich nicht nur in der realen, sondern auch in der virtuellen Welt wirkungsvoll zu präsentieren. Wir haben die immensen Vorteile von Webinaren kennengelernt und die vielfältigen Einsatzmöglichkeiten diskutiert. Außerdem sind wir den unterschiedlichen Tools und Programmen begegnet, die uns eine Onlinepräsentation erst ermöglichen. Trotz hilfreicher Technik steht und fällt der Erfolg Ihres Webinars mit einer gründlichen und strukturierten Vorbereitung. Denn wenn wir ein gutes Webinar halten wollen, haben wir gleich mehrere Hürden zu nehmen: Sicheres Beherrschen der Technik Produktion einer onlinetauglichen Präsentation Promotion für das Webinar, um viele Anmeldungen zu generieren Präsentieren vor einem unsichtbaren Publikum und dabei das Publikum auch noch mitreißen und an den Bildschirm fesseln Dieses Kapitel führt Sie in neun Schritten zum fertigen Webinar und denkt dabei für Sie an alles Wichtige: von der Idee des Webinars über dessen Organisation, die Werbung und die richtigen Charts bis hin zum rhetorischen Feinschliff und der Nachbereitung. Dabei haben wir weiteres praktisches Arbeitsmaterial, Checklisten und Informationen, die Sie in diesem Buch abgedruckt finden, auf die Website zum Buch gestellt. Dort können Sie alles kostenlos herunterladen. Nicht alle Webinare müssen so minutiös vorbereitet werden. Je mehr von diesem Webinar abhängt je mehr Teilnehmer, je größer die Reichweite, je wichtiger für Ihr Image, umso mehr empfiehlt es sich, die unten vorgestellte Vorgehensweise einzuhalten. Für weniger formelle Onlinepräsentationen lassen Sie einfach die Schritte aus, die für Sie nicht In neun Schritten zum fertigen Webinar 89

7 Kapitel 3 Die Vorbereitung eines guten Webinars wichtig sind. Für Webinare mit sehr vielen Teilnehmern empfiehlt es sich, die in diesem Kapitel vorgestellte Maximalversion einzuhalten. Abbildung 3.1: In neun Schritten zum guten Webinar 3.1 Schritt 1: Meine Idee, mein Ziel, meine Zielgruppe In Kapitel 1 haben wir nachgewiesen, dass wir mit sinnvoll platzierten Webinaren Unternehmensziele erreichen können. Das liegt daran, dass wir genau bestimmen können, welche Themen wir platzieren, bei welcher Zielgruppe und mit welchem Zweck. Wir können ganz spezifisch definierte Zielgruppen erreichen und diese mithilfe einer überzeugenden Präsentation gewinnen. Wir können die ganze Infrastruktur des Internets für die Verbreitung unserer Webinar-Botschaft nutzen. Was ist der Zweck des Webinars? Wie bei jedem Projekt ist es sinnvoll, die Vorbereitung mit den großen strategischen Fragen zu beginnen, um sich klarzumachen, wozu Sie das Webinar halten, welche Zielgruppen Sie erreichen möchten, welches Thema Sie auswählen und wozu Sie Ihr Publikum bewegen möchten. Fangen Sie vier Wochen vor dem Onlineevent an, Ihr Webinar zu planen. 1 Beginnen Sie mit der Strategie, entwerfen Sie einen Organisationsplan und steigen Sie schließlich in die Produktion und das Einüben der Onlinepräsentation ein. Denken Sie daran, dass Sie vorhandene Präsentationen nicht 1:1 nutzen können und dass Sie Ihr Webinar proben müssen. Nur durch stetiges Wiederholen werden wir die Technik sicher beherrschen und flüssig und präzise ohne Ähs und Ähms formulieren. In der Zeit nach dem Webinar geht es beim Follow-up um Kontaktaufnahme, Vermarktung der Aufzeichnung und um die Dokumentation des Onlineevents. In diesem Kapitel nehmen wir den ersten Schritt, die Strategie, vorweg, da sie am meisten Einfluss auf den gesamten Ablauf haben wird. Schauen wir uns die vier Meilensteine der Vorbereitung noch einmal im Ablaufdiagramm an: 1 Wenn Sie sehr wenig Erfahrung haben mit Präsentieren und/oder Onlinemethodik, dann starten Sie 6 Wochen vorher. Planen Sie in dem Fall 4 Wochen Zeit für die Produktion und Probe der Onlinepräsentation ein (Methode und Rhetorik). Wenn Sie vorhaben, einen externen Presenter zu engagieren, empfiehlt es sich, diesen 3 bis 4 Monaten vorher zu kontaktieren. 90

8 Schritt 1: Meine Idee, mein Ziel, meine Zielgruppe Abbildung 3.2: Reihenfolge, in der ein Onlineevent systematisch geplant wird, und die Tools, die Sie im Buch zur Vorbereitung erhalten Starten Sie die Vorbereitungen damit, den Zweck des Webinars festzulegen und die Ziele des Webinars zu bestimmen. Anbei ein paar Fragen als Anregungen für die strategische Ausrichtung, die Sie gerne weiter ergänzen können. Halten Sie Ihre Gedanken am besten gleich schriftlich fest, denn Ziele sind in geschriebener Form um einiges verbindlicher, vor allem wenn Sie im Team arbeiten: Wozu halten Sie dieses Webinar? Bestimmen Sie den Zweck Ihres Webinars. Wollen Sie: Ihren Bekanntheitsgrad erhöhen? Kunden oder Mitarbeiter gewinnen/binden/trainieren? Wichtige Informationen schnell und einfach verbreiten? Wen konkret möchten Sie erreichen? Definieren Sie Ihre Zielgruppe. Neukunden, Stammkunden, Interessenten, Entscheider, Beteiligte, Multiplikatoren, Presse, internationale Teilnehmer? Mit welchem Thema erreichen Sie Ihr Ziel und Ihre Zielgruppe? Definieren Sie Ihr Thema. Welches Ihrer Angebote löst die Probleme Ihrer Zielgruppe am besten oder bietet den höchsten Mehrwert? Welche Produkte, welches Konzept, welche Idee wollen Sie online präsentieren? 91

9 Kapitel 3 Die Vorbereitung eines guten Webinars Welchen Nutzen können Sie Ihrer Zielgruppe bieten? Formulieren Sie den Mehrwert Ihres Webinars. Welche Probleme der Zielgruppe können Sie aufzeigen? Welche Lösungen bieten Sie? Welche Werte erhöhen Sie? Was soll Ihr Zielpublikum nach dem Webinar tun? Soll es sein Verhalten ändern? Soll es danach etwas können? Soll es danach ein Formular ausfüllen oder auf Ihre Internetseite surfen, soll es etwas bestellen, soll es zu weiteren Kontakten motiviert werden? Werden Sie ein kostenpflichtiges oder kostenfreies Webinar halten? Wenn kostenpflichtig: Wie viel möchten Sie einnehmen? Wie viele Teilnehmer müssen sich anmelden? Wie viel sollen sie zahlen? Wie oft möchten Sie das Webinar halten? Welchen Mehrwert werden Sie bieten (Downloads, persönliche Betreuung, Vorbereitung, Nachbereitung, Materialien)? Wie soll die Bezahlung abgewickelt werden? Wie kann die Aufzeichnung gewinnbringend genutzt werden? Einbinden in Social Media, Internetseiten, Downloads? Zur Vertiefung (Follow-up)? Als Webinar-on-Demand vermarkten? Welcher nächste Schritt folgt zwingend auf das Webinar? Telefonat, Besuch der Website, Kauf im Internetshop Kauf von höherwertigen Produkten/Leistungen (Up-Selling), Kauf von Zusatzprodukten (Cross-Selling) 92

10 Schritt 2: Organisation, Marketing und Werbung für das Webinar 3.2 Schritt 2: Organisation, Marketing und Werbung für das Webinar Schauen wir uns nun an, in welcher Reihenfolge sich das Event am besten organisieren und planen lässt. Wir werden zuerst den Gesamtplan aufzeichnen, der vier Wochen vor dem Event beginnt und eine Woche danach endet. Danach beschäftigen wir uns mit dem Marketingplan, der Sie dabei unterstützt, Aufmerksamkeit für Ihr Webinar zu erzeugen, und dafür sorgt, dass sich die richtigen Teilnehmer registrieren. Die Onlinepräsentation wird ca. 2 Wochen vor dem eigentlichen Event produziert und eine Woche lang geübt. Darauf werden wir in Schritt 4 dann weiter eingehen, und Sie erfahren, wie man mit System ein Webinar produziert. Die Reihenfolge, in der sich das Event am besten organisieren und planen lässt Gesamtplan Strategie (ca. 4 Wochen vorher) Mit der Strategie haben wir uns schon genauer in Schritt 1 befasst, sodass wir an dieser Stelle den Punkt nur der Vollständigkeit halber aufführen: Webinar-Thema aussuchen, Zielgruppe und Ziele definieren Team zusammenstellen Holen Sie sich Unterstützung, soweit Ihnen das möglich ist. Im optimalen Fall setzen Sie Ihr Team wie in folgender Tabelle beschrieben zusammen. Wenn Sie weniger Ressourcen zur Verfügung haben, dann finden Sie zumindest jemanden, der die Rolle des Moderators übernimmt und der Sie während der Vorbereitung unterstützt, mit Ihnen probt und während des Auftritts das Chatfenster im Auge behält. Ganz allein wird es sehr schwierig, ein gutes Webinar zu halten. Presenter und Moderator auswählen Team zusammenstellen (Teammitglieder falls nötig in die Technik der Onlinepräsentation einweisen): Rolle Organisator Moderator Presenter Aufgaben Leitet das gesamte Projekt und koordiniert Teammitglieder. Verwaltet Registrierungen und hat immer Einblick in die Teilnehmerliste Moderiert das Webinar und unterstützt den Presenter bei der Vorbereitung Führt das Webinar durch Textet die Webinar-Beschreibung Tabelle 3.1: Verteilung der Rollen und Aufgabenpakete bei der Vorbereitung des Onlineevents 93

11 Kapitel 3 Die Vorbereitung eines guten Webinars Tabelle 3.1: Verteilung der Rollen und Aufgabenpakete bei der Vorbereitung des Onlineevents (Forts.) Rolle Abteilungen/Zulieferer Marketing & Vertrieb Öffentlichkeitsarbeit Backoffice IT/Softwareanbieter Aufgaben Promotion des Events (Mailings, Einladungen, Adressbeschaffung) Unterstützt den Presenter mit hochwertigem Material (Charts, Bilder, Texte, Fakten) Steigt nach dem Webinar in Vermarktung und Teilnehmerkontakte ein Schreibt Pressemeldungen, Texte für externe Medien etc. und veröffentlicht sie in allen Kanälen online und offline Kümmert sich um Anmeldungen, Kontaktlistenpflege, versendet Mailings Kümmert sich um technische Themen, unterstützt die Präsentierenden mit Tests und Support Hilft bei technischen Problemen während des Webinars Ist Ansprechpartner für Teilnehmer mit technischen Problemen Marketingplan aufstellen Der Marketingplan hat die Funktion, Ihr Webinar zu vermarkten. Manche Aktionen dienen dazu, die Aufmerksamkeit der Zielgruppe zu erreichen (Pressearbeit, Blogs, Diskussionen), andere haben die Funktion, direkt Registrierungen zu erzeugen (Mailings, Internetseiten, Einladungen auf Facebook etc.). Marketingplan entwerfen, Aufgabenpakete herunterbrechen, frühe Deadlines setzen Motivierende Webinar-Beschreibung texten Datum und Uhrzeit festlegen (ca. 3 Wochen vorher) Wenn Zeitzonen eine Rolle spielen, ist es wichtig, einen gemeinsamen Nenner zu finden, sodass niemand mitten in der Nacht teilnehmen muss. 1 Meiden Sie auf alle Fälle Montage und Freitage die Webinare dieser Tage haben eher weniger Teilnehmer als die in der Mitte der Woche. Meiden Sie auch Quartals- und Monatsende, wenn es sich bei Ihrer Zielgruppe um Vertrieb oder Finanzen handelt. Meiden Sie Ferien und Feiertage, aber auch die Tage kurz danach. Bewährt haben sich Webinare eine Stunde vor oder eine Stunde nach der Mittagspause. Also entweder von 11 bis 12 Uhr oder von 13 bis 14 Uhr. So können Vormittags- und Nachmittagstermine eingehalten werden, und die Mittagspause verschafft Luft, um von einem Termin zum nächsten zu gelangen. Als optimale 1 Ein gutes Hilfsmittel, um internationale Meetings zu planen: 94

12 Schritt 2: Organisation, Marketing und Werbung für das Webinar Länge empfinden die meisten Teilnehmer 45 bis 60 Minuten wobei auch beim 60-Minuten-Webinar nur 45 Minuten präsentiert und 15 Minuten Zeit für Fragen und Antworten reserviert werden sollten. Webinar mit Pre-Meeting-Tools anlegen Damit die Pre-Meeting-Tools Ihrer Software Sie von Anfang an unterstützen, legen Sie das Webinar fertig an. Legen Sie für die Generalprobe einen extra Termin fest und kommunizieren Sie ihn intern. Dann können Sie auch für die Generalprobe alle Einladungs- und Reminderfunktionen nutzen. Webinar in der Software anlegen Pre-Meeting-Tools nutzen Termin für die Generalprobe in der Software anlegen Rollen, Rechte und Modi festlegen Klären Sie alle Fragen im Vorfeld, die die Rechte der unterschiedlichen Rollen betreffen. Bestimmen Sie auch im Vorfeld, welche Rechte die Teilnehmer haben und in welchen Modi Sie präsentieren. Bei großen Marketingevents ist es sinnvoll, alle Teilnehmer auf stumm zu schalten, die Teilnehmerlisten unsichtbar zu lassen, keine Kamera zu nutzen und Chatten nur mit dem Moderator zu erlauben. In einem Onlinetraining mit wenigen Teilnehmern ist es sinnvoll, allen Teilnehmern Sprecherrechte zu geben, mit Webcam zu arbeiten, die Teilnehmerlisten für alle sichtbar zu lassen und Chatten untereinander zu erlauben. Welche Rechte haben Organisator, Moderator, Presenter oder Teilnehmer? Welche Onlinetools kann wer wie und wann verwenden? Wann und wie können Fragen gestellt werden? Sind die Teilnehmer gemutet oder unmuted? (Können sie jederzeit mit mir sprechen unmutet oder sind sie auf stumm geschaltet gemutet?) Ist der Chat für alle sichtbar? Wer kann die Teilnehmerliste einsehen? In welchen Modi präsentieren wir? Wird es eine Webcam geben? Wenn ja: mit welchem Hintergrund? (Corporate?) Wird über Internettelefonie oder über Telefonleitung präsentiert? 95

13 Kapitel 3 Die Vorbereitung eines guten Webinars Gibt es Einweisungen für die Teilnehmer? Wenn ja: Wie?/Wann?/Wer? Gibt es eine Evaluation? Wenn ja: Evaluation erstellen/fragen bestimmen/hochladen Gibt es ein Gewinnspiel, bei dem die Teilnehmer etwas gewinnen können? Gibt es Downloads/Give-aways? Wie kommen Teilnehmer an diese? Was geschieht mit der Aufzeichnung? Was erhalten die Teilnehmer, die sich angemeldet haben, aber nicht teilnehmen konnten? Was erhalten die Interessenten, die sich nicht angemeldet haben? Marketingplan umsetzen Kontrollieren Sie, ob der Marketingplan, den Sie im nächsten Kapitel näher vorgestellt bekommen, auch umgesetzt wird. Wurden die Pressemeldungen rechtzeitig verschickt? Sind die Mailinglisten vollständig? Wurde das Event auf Facebook gepostet? Zuerst Aktionen, um Aufmerksamkeit für das Webinar zu erregen Dann Aktionen, um Anmeldungen zu generieren Einladungen versenden (Mailingaktionen) Onlinepräsentation herstellen (ca. 2 Wochen vorher) Da Webinare eigene Anforderungen an eine Präsentation haben, können Sie Ihre Präsenzpräsentationen nicht 1:1 umsetzen und brauchen Zeit, um Onlinetools sicher und sinnvoll einzusetzen. Deshalb nehmen Sie sich mindestens 2 Wochen vorher, unerfahrene Presenter 4 Wochen vorher, die Zeit und produzieren Sie Ihre Onlinepräsentation. Präsentation produzieren Manuskript herstellen Onlinepräsentation proben (ca. 1 Woche vorher) Damit Sie flüssig und klar sprechen, sich sicher fühlen und keine Angst vor technischen Pannen haben, ist es wichtig, das Webinar zu üben. Ein bewährter Übungsplan sieht 6 Proben vor und erstreckt sich deshalb über den Zeitraum von einer Woche. 96

14 Schritt 2: Organisation, Marketing und Werbung für das Webinar Präsentation offline üben (Text, Stimme) Präsentation online üben (Zeit, Technik, Text & Bild, Stimme) mit Publikum (Interaktionen, Onlinemethodik). Publikum wird angewiesen, sich wie reales Publikum zu verhalten Generalprobe mit Moderator, Organisator (Überleitungen, Rollen) Generalprobe aufzeichnen und im Team analysieren und optimieren Technik testen Machen Sie einen Technikcheck. Prüfen Sie die Software, die Hardware und ob alle Materialien am richtigen Ort sind. Software testen Hardware testen Reminder- an Teilnehmer verschicken (ca. 1 Tag vorher) Wenden Sie sich einen Tag vor dem Event mit einem letzten Reminder an Ihre Teilnehmer. Oft wurde der Termin vor lauter Stress und Hektik vergessen, vor allem bei den kostenlosen Webinaren. Schicken Sie eine Reminder- nicht nur an alle registrierten Teilnehmer, sondern an die Gesamtliste vielleicht entscheidet sich doch noch der eine oder andere, daran teilzunehmen, weil sich sein Terminplan inzwischen geändert hat. Reminder an registrierte Teilnehmer oder an die Gesamtliste verschicken (Pre- Meeting-Tool) Präsentation halten (ab ca. 1,5 Stunde vorher) Bei der Durchführung des Onlineevents kommt es darauf an, sich in eine gute Stimmung zu bringen, die Technik ein letztes Mal zu checken und alle Störungen auszuschalten: Stimmübungen (siehe Anhang J) Schalten Sie alle Störquellen aus (Telefon, Handy, Klingel). Schicken Sie eine letzte Reminder-Mail an alle registrierten Teilnehmer oder an die Gesamtliste (Pre-Meeting-Tools). Wählen Sie sich 30 bis 40 Minuten vorher ins Meeting ein. Testen Sie die Technik. Starten Sie die Aufzeichnung des Events. 97

15 Kapitel 3 Die Vorbereitung eines guten Webinars Starten Sie das Event pünktlich. Führen Sie das Event engagiert und fesselnd durch. Dokumentation und Reportings (ca. 1 Stunde danach) Post-Meeting-Tools unterstützen Sie dabei, Ihr Webinar für das Management aufzubereiten und Dokumentationen anzufertigen. Dokumentation-Reportings ausdrucken mit Post-Meeting-Tools Analysieren Sie die Umfragen, Evaluationen und Fragen. Sichern Sie alle neu gewonnen -Adressen und geben Sie sie in Ihr Datenbanksystem ein. Follow-up (ca. 1 Tag danach) Je nachdem, welche Rollen Sie während des Events eingenommen haben, werden Sie einen anderen Part im Webinar-Follow-Up übernehmen. Für Vertriebsaktivitäten sollten nicht mehr als 24 Stunden vergehen, bis Sie Kontakt zu den Teilnehmern aufnehmen. Versenden Sie eine Danke-Follow-up-Mail an die Teilnehmer. Schicken Sie versprochene Materialien zu. Senden Sie den Link zu den Aufzeichnungen. Telefonischer Kontakt mit Teilnehmern, um nächste Schritte zu vereinbaren Verwertung der Aufzeichnung (1 bis 3 Tage danach) Social Media und andere Kanäle lassen sich auch hervorragend nutzen, um nach dem Webinar für die Aufzeichnung zu werben und nachträglich weiteren Nutzen aus dem Webinar zu ziehen. Veröffentlichen Sie die Aufzeichnung auf SlideShare, Vimeo, Webinar-Portalen. Vermarkten Sie die Aufzeichnung des Trainings on demand. Machen Sie ein Produkt aus der Aufzeichnung (z. B. zusammen mit Whitepaper). Berichten Sie auf Ihrem Blog oder auf Google+ über das Event. Archivierung (bis ca. 1 Woche danach) Post-Meeting-Tools unterstützen Sie dabei, sich nach und nach ein Webinar-Archiv anzulegen und bei Bedarf Teile davon schnell und einfach wiederzuverwerten: 98

16 Schritt 2: Organisation, Marketing und Werbung für das Webinar Archivieren Sie das Webinar in Ihrem System (Post-Meeting-Tools). Überlegen Sie, was gut lief und was Sie in Zukunft noch besser machen können. Leiten Sie Optimierungen in die Wege. Geben Sie Feedback an das gesamte Team, feiern Sie gemeinsam Ihren Erfolg! Lassen Sie sich in der Gesamtphase vor allem von den Pre- und Post-Meeting-Tools Ihrer Software unterstützen Der Marketingplan Was nützt es, gut zu sein, wenn keiner es weiß? Was nützt es Ihnen, ein gutes Webinar zu halten, wenn sich kein Mensch oder die falsche Zielgruppe registriert? Dann war die ganze Arbeit umsonst. Sorgen Sie früh für einen Marketingplan und brechen Sie Aufgabenpakete herunter, die Sie dann entweder selbst oder im Team umsetzen. Was nützt es, gut zu sein, wenn keiner es weiß? Damit Sie die Kampagne starten können, brauchen Sie zuerst einige Texte und Materialien von herausragender Qualität: Die motivierende Webinar-Beschreibung Einen Blog-Post Einen Pressetext Wenn möglich einige Slides aus der Onlinepräsentation Wenn möglich einen Videoteaser für YouTube Die motivierende Webinar-Beschreibung Das A und O Ihres Marketingplans ist die Webinar-Beschreibung. Sie muss mitten ins Herz der Zielgruppe treffen und absolut motivierend geschrieben sein, ähnlich wie bei einem Buch der Klappentext. Mit ihr steht und fällt der Erfolg des Webinars. Nehmen Sie sich hierfür Zeit. Trifft der Text den Nerv der Zielgruppe? Denn Ihre Zielgruppe wird aufgrund dieses Textes entscheiden: Nehme ich teil? Ist mir das meine Zeit wert? Bin ich bereit, dafür zu bezahlen? Das bedeutet, dieser Text muss die Kraft haben, Entscheidungen für Ihr Webinar herbeizuführen, er muss also ein hohes motivierendes Potenzial besitzen. Die Webinar-Beschreibung muss den Nerv der Zielgruppe treffen. 99

17 Kapitel 3 Die Vorbereitung eines guten Webinars Arbeitsmaterial Anhang C verrät Ihnen, welche Elemente und Bausteine Sie benötigen, um den Text so zu formulieren, dass er zu hohen Registrierungsquoten führt. Kostenlose Webinare haben es etwas leichter, die Teilnehmer zum Registrieren zu motivieren. Bezahlwebinare sollten deshalb in Ihrer Webinar-Beschreibung noch eine Schippe drauflegen und noch spezifischer und zielgruppengerechter sein als Marketingevents. Viele Vermarktungskanäle nutzen Mit einer motivierenden und transparenten Webinar-Beschreibung kann nun der Vermarktungsprozess beginnen. In den letzten Jahren hat sich die Zahl der Kanäle, auf denen wir für uns oder unser Produkte werben können, vervielfacht. Je mehr und je spezifischer Sie die ganzen Kanäle nutzen, umso erfolgreicher vermarkten Sie Ihr Webinar. Abbildung 3.3: Je mehr Kanäle und je spezifischer Sie diese verwenden, umso höher die Zahl der Registrierungen. Trommeln Sie für Ihr Webinar im Internet, nutzen Sie aber auch klassische Wege wie Pressearbeit oder Mailings. Einen detaillierteren Marketingplan mit genaueren Anweisungen zu Social-Media-Marketing können Sie auf der Website zum Buch (www.dasgutewebinar.de) herunterladen. Tabelle 3.2: Checkliste Marketingplan Aktion Webinar-Beschreibung Pressemitteilung Beschreibung Grundlage aller Marketingaktivitäten. Benennt das Problem der Zielgruppe, die Lösung und den Mehrwert und gibt alle relevanten organisatorischen Daten wieder. Sie können online über kostenpflichtige oder kostenlose Dienste Pressemitteilungen einreichen. Senden Sie Ihre Mitteilungen auch an lokale Medien, Fachzeitschriften, Internetpublikationen, Fachportale oder andere Websites. 100

18 Schritt 2: Organisation, Marketing und Werbung für das Webinar Aktion Blogbeitrag Artikel für Newsletter Teaser für Slideshare (einige Charts) Teaser YouTube Eigene Internetseite für das Webinar anlegen Banner Homepage Mailing: bestehende Kontakte Mailing: neue Kontakte (Adressen besorgen) Multiplikatoren, Partner, Sponsoren (Affiliate- Marketing) Twitter Beschreibung Ein überzeugendes Blog-Posting über Ihr Webinar kann leicht auf verschiedenen Bookmarking-Sites landen oder mittels Social Media verteilt werden. Wenn Ihre Teammitglieder einen aktiven Blog haben, können Sie sie motivieren, auch einen Blogeintrag zu gestalten. Wenn Sie einen Newsletter besitzen, vergessen Sie nicht, eine kleine Beschreibung und einen Aufruf zur Registrierung" für das Webinar hinzuzufügen. Laden Sie einige Seiten der Präsentation hoch und teilen Sie sie mit möglichen Interessenten. Veröffentlichen Sie ein Videoteaser auf YouTube, Vimeo oder einer anderen Videoplattform. Der Vorteil ist, dass Videos auch von Google indexiert werden und sie so zu einem bestimmten Thema auch als Treffer aufgelistet werden und von vielen Menschen gefunden werden können. Legen Sie für das Webinar eine eigene Seite an, auf der das Webinar beschrieben wird und auf der sich die Teilnehmer registrieren können. Achten Sie darauf, dass der Anmeldevorgang so einfach wie möglich ist. Fragen Sie nur die Informationen ab, die Sie wirklich benötigen. Wenn Ihnen Name und -Adresse reichen umso besser. Erstellen Sie ein Banner mit einer Aufforderung, sich für Ihr Webinar anzumelden, und platzieren Sie es auf Ihrer Homepage. Schreiben Sie eine motivierende Einladung. Nutzen Sie Ihre bestehende Liste von Ansprechpartnern und Kontakten und senden Sie diesen Ihre Webinar-Informationen entweder direkt über die Webinar-Software oder per zu. Sie können auch die Verbesserung Ihrer Kontaktliste mit zusätzlichen neuen Kontakten erwägen. Wenn Sie Ihr Zielpublikum identifiziert haben, können Sie zusätzliche Kontaktlisten sogar kaufen oder durch Projektpartner erwerben. Im Affiliate-Marketing können Partner (auch Affiliates genannt) mit speziellen Werbelinks auf ihren Homepages für Ihr Webinar werben und bekommen dafür eine Gegenleistung. Erstellen Sie 20 oder mehr Tweets und posten Sie sie alle zwei Stunden. Da Menschen auf Twitter zu allen Stunden des Tages und der Nacht zu erreichen sind, kommen Sie hier an unterschiedliche Zielgruppen heran. Tabelle 3.2: Checkliste Marketingplan (Forts.) 101

19 Kapitel 3 Die Vorbereitung eines guten Webinars Tabelle 3.2: Checkliste Marketingplan (Forts.) Aktion Facebook Google+ LinkedIn/Xing Telefonakquise Sonstiges (Briefe, Broschüren ) Beschreibung Posten Sie Ihre Webinar-Details und einen Anmeldeformular-Link auf Ihre oder die Facebook-Seite Ihrer Firma. Durch das Facebook- Event-Modul können Sie die Details der Veranstaltung posten und die Mitglieder Ihres Netzwerks einladen. Facebook kann sehr nützlich sein, wenn Sie Webinare im B2C-Berich anbieten, sich also direkt an den Endkunden richten. Nutzen Sie Google+ wie einen Blog und schreiben Sie relevante Inhalte zum Webinar-Thema. Positionieren Sie sich inhaltlich als Experte, der etwas Interessantes zu sagen hat, dann wird Ihr Beitrag gelesen und geteilt. LinkedIn und Xing sind wunderbare Werkzeuge, die Sie nutzen können, um Ihr Eventmarketing zu verbessern. Sie unterstützen vor allem die Promotion von Webinaren im B2B-Bereich. Laden Sie Ihre Zielgruppe durch Telefonakquise oder durch persönliche Telefonate ein. Denken Sie auch an klassische Printwerbung. Briefe, Webinar-Flyer oder Broschüren können helfen, Ihr Webinar bekannter zu machen. Sie haben nun die Ziele, ein Team und einen Marketingplan. Nun kommt es darauf an, die einzelnen Bausteine zum richtigen Zeitpunkt zu veröffentlichen bzw. zu versenden. Die Erfahrung zeigt, dass in den letzen 48 Stunden vor einem Webinar die meisten Anmeldungen erfolgen. Deshalb sollten die Teilnehmer in dieser Zeit über Social Media und Mailings am stärksten an Ihr Webinar erinnert werden. Im Vorfeld können Sie über Pressemitteilungen, Blogs oder LinkedIn-/Xing-Gruppen Aufmerksamkeit und Bewusstsein für Ihr Webinar erzeugen und über Mailings Ihre Teilnehmer einladen. Tipp Auf der Internetseite zu diesem Buch (www.dasgutewebinar.de) erhalten Sie kostenlos ein Bonuskapitel zum Thema Internetmarketing, den Organisationsplan und den Marketingplan als offene Excel-Dateien, mit denen Sie Ihr Event einfach und systematisch planen können. 102

20 Schritt 3: Die richtige Struktur für meine Präsentation 3.3 Schritt 3: Die richtige Struktur für meine Präsentation Wenn wir mit der Produktion einer Onlinepräsentation beginnen, stehen wir meist vor einer Fülle von Material, Charts, Details, Informationen, Argumenten, Bildern. Wie ordnen wir diese Materialberge an, sodass wir verstanden werden, überzeugen, das Publikum gut unterhalten? Vor dieser Frage steht jeder, der eine Präsentation halten möchte online oder offline. Werden diese Fragen nicht richtig beantwortet, kommt es zu irrelevanten, langweiligen oder gar abgelehnten Webinaren, die wir als Zuhörer zwar immer wieder erleben, als Presenter aber meiden sollten. In diesem Kapitel lernen Sie einen in unserem Trainings- und Beratungsinstitut Hermann-Ruess & Partner entwickelten Präsentation-Strukturplan kennen. Wir haben ihn für Webinare weiterentwickelt und nennen ihn HRP-Webinar-Strukturplan, da er alle unsere Methoden, Erfahrungen und Konzepte in einem Konstrukt zusammenfasst. Er unterstützt Sie, mit einer einzigen Struktur direkt in PowerPoint Ihr Webinar logisch, strukturiert, zuhörerfreundlich zu produzieren. Der Webinar-Strukturplan hilft, ein Webinar logisch, strukturiert, zuhörerzentriert und fesselnd zu produzieren. Wofür benötigen Sie den HRP-Webinar-Strukturplan? Diese Webinar-Struktur ist ein ganzheitliches System, das Logik, Struktur, Zuhörerzentrierung, Wirkung in einem Konstrukt erfasst. Es verbindet entlang eines logischen roten Fadens Ihren Inhalt mit den Fragen der Teilnehmer. Dadurch wird Ihr Webinar relevant, überzeugend und wirkungsvoll zugleich. Der HRP-Webinar- Strukturplan ist bis ins letzte Detail PowerPoint-kompatibel. Mit ihm können Sie das Webinar konzipieren, visualisieren, durchführen. Er lässt sich direkt in PowerPoint produzieren und bildet die Grundlage für Ihre Onlinepräsentation und für Ihr Manuskript indem er die unterschiedlichen Ansichten und Druckoptionen von PowerPoint auf sehr sinnvolle und intelligente Art nutzt (vgl. Schritt 4: Ideen visualisieren: Charts richtig einsetzen). 103

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