Schriftverkehr. Seite 1 von 19

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2 Inhaltsverzeichnis : Die ÖNORM im...3 Kurzer Auszug und einige Beispiele der Schreibweise gemäß ÖNORM A ÖNORM Brief ohne Vordruck...7 Musterbrief...8 Das Protokoll...13 BEISPIELFORMULAR FÜR PROTOKOLL...15 Offert (Anbot) und Auftragsbestätigung...16 Quellenangabe 19 Seite 2 von 19

3 Die ÖNORM im Der große Vorteil der Verwendung von Normen im liegt in der Vereinheitlichung. Dadurch kann jeder mit nur wenigen gezielten Blicken die für ihn wichtigen Informationen erhalten. Der Briefträger, zum Beispiel, kann sofort am Kuvert Absender und Empfänger erkennen. Oder in einer Firma wird festgestellt, an wen dieses Schriftstück weitergeleitet werden soll, sei es an Hand des Betreffs oder des Schlüsselwortes zu Handen. Eine im sehr wichtige Norm ist die ÖNORM A 1080, auch Richtlinien für Maschinenschreiben genannt. Diese wird verwendet, wenn Privatpersonen mit einer Behörde, Amt oder einer Firma schriftlich korrespondieren. Beispiele für die Verwendung der ÖNÖRM A 1080: - Bewerbungsschreiben - Anfragen - Gesuche - Reklamationen In den Richtlinien für Maschinenschreiben ist die Form, Gliederung, Schreibweise oft verwendeter Ausdrücke und Abkürzungen genau festgelegt. Einiges davon wird im Abschnitt ÖNORM Brief ohne Vordruck genauer erklären. Auf den nächsten Seiten finden Sie einige Beispiele für die ÖNORM A Mehr Informationen finden Sie im Internet unter der Adresse : Seite 3 von 19

4 Kurzer Auszug und einige Beispiele der Schreibweise gemäß ÖNORM A 1080 : Mittelstrich drei Varianten Schreibweise mit Leerzeichen vor und nach dem langen Mittelstrich Beim Einschaltestrich, Gedankenstrich, Gegenstrich und beim Rechenzeichen Minus Ihr Auto wird wie schon mitgeteilt am Sonntag geliefert. Das Ergebnis ist für alle wichtig für mich ganz besonders. Das Fußballspiel Österreich Ungarn endete unentschieden. 4 3 =? Schreibweise ohne Leerzeichen vor und nach dem langen Mittelstrich: (Strg + - vom numerischen Tastenblock) Beim Streckenstrich und Bis-Strich Die Strecke Linz Wien war gesperrt. Der Zug fuhr die Strecke Linz Wels Attnang- Puchheim. Ordinationszeiten: 8 9 Uhr. Schubertstraße Schreibweise ohne Leerzeichen vor und/oder nach dem Mittelstrich Kurzer Mittelstrich beim Bindestrich, Trennungsstrich und Ersatzstrich, langer Mittelstrich beim Vorzeichen Minus. Ludwig-Trattner-Gasse, 3-l-Kanne, Aktenzahl , Wareneinkauf und -verkauf, aber: 4 C. Schrägstrich Für die gleichrangige Darstellung weiblicher und männlicher Wortformen eignet sich am besten der Schrägstrich, Klammern lassen das Eingeklammerte zweitrangig erscheinen, das Binnen-I ist durch keine Rechtschreibregel begründet und daher abzulehnen. Schüler/in, Schüler/innen Auf keinen Fall: Schüler(innen), SchülerInnen Seite 4 von 19

5 Römische Zahlen können rechts- oder linksbündig geschrieben werden. I. I. II. II. III. III. Mengen- und Maßangaben mit mehr als drei Stellen können, vom Dezimalzeichen ausgehend, durch jeweils ein Leerzeichen in Gruppen zu je drei Ziffern gegliedert werden m oder m Einwohner Datum- und Zeitangaben Monatsnamen sind bei Bedarf abzukürzen, die Jahreszahl ist vierstellig zu schreiben. Monatsnamen: Jän. od. Jan.; Sep. od. Sept. sind auch möglich. Jahreszahl: Währungen Für die Währungsbezeichnung sind die internationalen 3-stelligen Bezeichnungen gemäß ÖNORM EN anzuwenden. Summenschreibung Die Summe kann durch Fettschreibung oder durch doppeltes Unterstreichen hervorgehoben werden. ATS 5, ,00 ATS ,00 Text Aus Gründen der Lesbarkeit sollte für den eine Mindestschriftgröße von 10 pt gewählt werden. Bestimmungsort bei Inlandsanschriften Der Bestimmungsort bei Inlandsanschriften kann auch in Großbuchstaben (Versalien) geschrieben werden. A-4470 Enns oder A-4470 ENNS Seite 5 von 19

6 Vordruck- oder Teilvordruckbriefe Umbenennung auf Geschäftsbriefe Vordrucklose Briefe Umbenennung auf Privatbriefe Bezugszeichenblock Der Bezugszeichenblock kann um - und Internetadressen erweitert werden. Bezugszeichenzeile Ihr Zeichen, Ihre Nachricht oder Ihr Zeichen, Ihre Nachricht vom Unterschriftenblock: Firmenbezeichnung und Branche können entfallen Abkürzungen (Auswahl) Manche allgemeine Abkürzungen werden nun ohne abschließenden Punkt geschrieben, Leertasten zwischen Punkt und Buchstaben entfallen. dj oder d.j.; dm oder d.m. usw. ia oder i.a.; iv oder i.v. zh oder z.h. usw. pp oder pp. oder ppa oder ppa. ua oder u.a.; uam oder u.a.m.; dh oder d.h.; va oder v.a. Aber: Stk. Akademische Grade werden zumeist ohne Bindestrich geschrieben Dkfm. od. Dipl.-Kfm. Dipl.-Ing. od. DI Hon.Prof. Univ.Ass. Steuern ohne abschließenden Punkt werden geschrieben: USt KSt ESt GewSt Aber: KEST Bundesländer: auch die Abkürzungen B, K, N, O, S, St, T, V und W sind möglich Seite 6 von 19

7 ÖNORM Brief ohne Vordruck Briefe mit und ohne Vordruck: Wie der Titel dieses Abschnittes schon vermuten lässt, gibt es laut ÖNORM zwei Arten von Briefen: ÖNORM Brief mit Vordruck und ÖNORM Brief ohne Vordruck. Ersteres wird meist von Firmen verwendet. Es handelt sich dabei um eine Briefvorlage, die je nach Firma zum Beispiel mit, von einem Graphiker gestalteten, Absender Feld und Firmenlogo versehen ist. Der Hauptvorteil des Briefes mit Vordruck ist, dass die Mitarbeiter nur mehr einen Teil ausfüllen müssen. Außerdem wird durch die Vereinheitlichung des s in einer Firma die Rationalisierung gewährleistet. Die Gestaltung von Briefen mit Vordruck wird in der ÖNORM A 1010 festgelegt. Gestaltung eines Briefes ohne Vordruck: Beim Brief ohne Vordruck wird ein Papier mit dem Papierformat A4 (210 x 297mm) verwendet. Der Text wird, bis auf die Unterschrift, ausschließlich mit Maschinenschrift geschrieben. Um die Umsetzung für die Festlegung der Form und Gliederung zu erleichtern wird der vertikale Abstand zwischen Zeilen in Zeilenschritten und der horizontale Abstand zwischen Zeichen in Leeranschlägen angegeben. Auf der nächsten Seite finden Sie ein allgemeines Muster eines Normbriefes ohne Vordruck, mit dessen Hilfe die genormte Form gezeigt werden soll. Seite 7 von 19

8 MUSTER Seite 8 von 19

9 Erklärung und Erläuterungen: Fluchtlinie: Die Fluchtlinie ist eine gedachte Linie, die mit einem Abstand von zehn Leerzeichen (25mm) vom linken Blattrand senkrecht verläuft. Diese Linie markiert den rechtern Schreibrand. Der Bereich links dieser Linie darf nicht beschrieben werden, da dort oft das Papier, zum Archivieren in Ordnern, gelocht wird. Absenderangabe: Die Absenderangabe sollte mindestens fünf Zeilenschritte vom oberen Blattrand linksbündig (an der Fluchtlinie) beginnen. In erste Zeile sollten der Vor- und Zuname und eventuell akademische Grade (abgekürzt) stehen. Eine Zeile darunter gibt man Straße, Platz und Nummer an. Die dritte Zeile verwendet man für Postleitzahl und Ort. Weiters können auch andere Kontaktmöglichkeiten wie Telefonnummer oder -Adresse angegeben werden. Beispiel: Max Muster Breitenfurterstraße Wien Beförderungsvermerk (optional): Ist ein Beförderungsvermerk vorgesehen, so sollte sich dieser mindestens fünf Zeilenschritte unter der Absenderangabe befinden. Ein Beförderungsvermerk kann zum Beispiel sein: Einschreiben, Durch Eilboten oder Flugpost. Wenn der Brief nur vom Empfänger bearbeitet werden soll, sollte man als Beförderungsvermerk Persönlich angegeben. Seite 9 von 19

10 Empfängeranschrift: Wird kein Beförderungsvermerk verwendet, sollte die Empfängeranschrift mindestens fünf Zeilenschritte nach der letzten Zeile der Absenderangabe beginnen. Anderenfalls wird zwischen Beförderungsvermerk und Empfängeranschrift eine Zeile (zwei Zeilenschritte) freigelassen. Wird der Brief in einem Fensterkuvert geschickt, muss sie sich zwischen der 15. und 21. Zeile befinden. Wenn der Brief an eine Person gerichtet ist, steht im erste Teil der Empfängeranschrift die Anrede wie Herr oder Frau. In der selben Zeile stehen auch verliehene Titel und Amts- oder Berufstitel (wie zum Beispiel: Abteilungsvorstand). Ist der Brief an eine Firma gerichtet, wird der Firmenname angegeben. wobei das Wort Firma nur verwendet wird, wenn die Firmenbezeichnung mit einem Namen beginnt. In der nächsten Zeile folgt die Anschrift des Empfängers (siehe Absenderangabe) Eventuelle Zusätze wie Abteilung, Filiale, z.h. (zu Handen), usw. werden zwischen Firmennamen und Anschrift eingefügt. Hinweis: Die Empfängeranschrift soll nicht mit An, An das oder ähnlichen beginnen. Beispiele: Herrn Abteilungsvorstand Bank Austria Ing. Martin Schmid z.h. Herrn Dr. Klein Klagenfurterstraße 40 Herrengasse Villach 8011 Graz Firma Fritz Hainzl Getränkeservice Lange Gasse Vöcklamarkt Seite 10 von 19

11 Ort und Datum: Ort und Datum der Abfassung sind zwei Zeilenschritte unter der Empfängeranschrift rechtsbündig zu schreiben. Zwischen Ort und Datum wird ein Beistrich gesetzt. Das Datum kann auf zwei verschiedene Arten formatiert werden: Bei der alphanumerische Schreibweise wird der Monat ausgeschrieben oder auf die ersten drei Stellen abgekürzt. Es gibt einige Monate, die auch anders abgekürzt werden dürfen (siehe dazu Abschnitt Kurzer Auszug und einige Beispiele der Schreibweise gemäß ÖNORM A 1080 ). Beispiele: Breitenfurt, 3. Jänner 2003 Breitenfurt, 3. Jan 2003 Die zweite Formatierungsvariante ist die numerische Schreibweise. Diese wird meist in Vordrucken, Aufstellungen oder im Brief mit Vordruck. Bei in dieser Art wird auch der Monat als Zahl geschrieben. Die Reihenfolge der Angabe ist Jahr Monat Tag, wobei die Jahreszahl vier, Monat und Tag jeweils zwei Stellen haben müssen. Beispiel: Breitenfurt, Betreffangabe: Die Betreffangabe soll mindestens fünf Zeilenschritte unter der Empfängeranschrift beginnen. Dabei wird kein Leitwort wie Betreff geschrieben und sie soll in einem oder mehreren Worten auf den Inhalt des Briefes hinweisen. Die Betreffangabe ist ohne Satzzeichen abzuschließen und kann unterstrichen werden. Umfasst sie mehrere Zeilen, ist zu beachten, dass nur die letzte Zeile in der Länge der längsten Zeile zu unterstreichen ist. Nach der Betreffangabe sind mindestens drei Zeilenschritte zu setzten. Anrede (optional): Schreiben, die allgemein an eine Firma, Behörde oder an ein Amt gerichtet werden beginnen ohne Anrede. Sie ist notwendig, wenn der Brief an eine Person geschickt wird. Seite 11 von 19

12 In der Anrede wird nur der Zuname angeführt. Dieser entfällt jedoch ganz, we nn der Empfänger mit einem ausgeschriebenen akademischen Grad oder einem Titel angesprochen wird. Die Anrede schließt mit einem Ausrufezeichen oder einem Beistrich. Brieftext: Wird eine Anrede geschrieben, so beginnt der Brieftext zwei Zeilenschritte unter dieser, anderenfalls werden nach der Betreffangabe drei Zeilenschritte gesetzt. Der Text kann mit Groß- oder Kleinschreibung begonnen werden, je nachdem, ob eine Anrede geschrieben wird und mit welchem Satzeichen diese endet. Alle Zeilen des Brieftextes beginnen an der Fluchtlinie und Absätze werden mit zwei Zeilenschritten getrennt. Außerdem muss beachtet werden, dass sich vor und nach Einrücken eine Leerzeile befinden muss. Unter Einrücken versteht man das Schreiben einer wichtigen Textpassage mit Abstand von der Fluchtlinie mit 5,10 oder 15 Leerzeichen. Grußformel und Unterschrift: Der Abstand zwischen der letzten Textzeile und der Grußformel sollte zwei Zeilenschritte betragen. Die Grußformel kann an der Fluchtlinie oder in der Schreibraummitte beginnen. Direkt darunter folgt die Unterschrift. Eine maschinenschriftliche Wiederholung der Unterschrift ist nicht notwendig, da beim Normbrief ohne Vordruck der Absender mit dem Unterzeichner identisch ist. Beispiele für eine Grußformel: Mit freundlichen Grüßen, Hochachtungsvoll Beilagen: Wenn die Grußformel an der Fluchtlinie beginnt, so muss sich der Beilagenvermerk ein bis drei Zeilenschritte unter der Unterschrift befinden. Beginnt die Grußformel in der Schreibraummitte, so steht der Beilagenvermerk linksbündig in der Höhe der Unterschrift. Das Wort Beilagen kann unterstrichen werden, es darf aber auch gänzlich entfallen. Werden mehrere Beilagen mitgeschickt, so wird jede einzeln angeführt. Seite 12 von 19

13 Das Protokoll Ziel und Zweck eines Protokolls ist, Gehörtes beziehungsweise Beobachtetes kurz und sachlich korrekt zu dokumentieren. Es soll außerdem inhaltlich nachvollziehbar gestaltet sein, damit dritte, die nicht während des protokollierten Ereignisses anwesend waren, die Geschehnisse und eventuell auch Ergebnisse nachlesen können. Arten von Protokollen: - Wörtliches Protokoll: Beim wörtlichen Protokoll wird der Ton auf ein Medium aufgenommen. Die wichtigste Aussagen werden nachher schriftlich mit Angebung des Namens zitiert. Dieses Protokoll wird bei sehr wichtigen Beschlüssen und Sitzungen eingesetzt. - Zusammenfassendes Protokoll: Bei dieser Art schreibt der Schriftführer während des Ereignisses mit. Es gibt wiederum zwei Arten von einem zusammenfassenden Protokoll: - Verlaufsprotokoll: dokumentiert den Ablauf, zum Beispiel: Arbeitsprotokoll - Ergebnisprotokoll: dokumentiert zum Beispiel Verhandlungen und Abstimmungen - Gedächtnisprotokoll: Bei einem Gedächtnisprotokoll werden die Notizen erst nach einer Verhandlung, Diskussion, etc. angefertigt. Gliederung: 1) Überschrift: sollte am Blattanfang in der Mitte stehen. Zum Beispiel: Protokoll von/über... 2) Ort, Datum sowie Anfangs- und Endzeitpunkt des Ereignisses 3) Anwesenheits- und Abwesenheitsliste, Entschuldigte sind extra anzuführen 4) Thema des Protokolls 5) Name des Schriftführers 6) Tagesordnung(punkte) und Arbeitsschritte: Hier werden der Verlauf, wichtige Wortmeldungen, Ergebnisse, Beschlüsse u.a. eingetragen. 7) Datum und Ort der Abfassung 8) Unterschrift des Schriftführers Hinweis: Die Erzählzeit ist die Gegenwart. Seite 13 von 19

14 Vorgehen: Da Protokolle vor Gericht als Beweismittel anerkannt werden, übernimmt der Schriftführer eine sehr verantwortungsvolle Aufgabe. Deshalb ist eine gute Vorbereitung notwendig. Man sollte sich Unterlagen des Referenten, usw. anfordern. Besonders ratsam ist es, eine Teilnehmerliste zu besitzen, um die Namen der Teilnehmer korrekt zu schreiben. Die Mitschrift während der Sitzung, Verhandlung, etc. ist stichwortartig. Dabei sollte man den Platz auf dem Papier großzügig nutzen, damit bei Redepausen Wichtiges aus dem Kurzzeitgedächtnis hinzugefügt werden kann. Nach Ende des zu protokollierenden Ereignisses sollte man sofort überprüfen, ob die Unterlagen ausreichend vollständig und inhaltlich korrekt sind. Dabei sollte wiederum das Kurzzeitgedächtnis genutzt werden. Die Endfassung wird unter Zuhilfenahme der Mitschrift erstellt. Diese sollte inhaltlich gut nachvollziehbar, sachlich korrekt und formal übersichtlich sein. Seite 14 von 19

15 P r o t o k o l l über/von Ort: Datum:... Zeit: bis. h Anwesende:... Abwesende:... Entschuldigte: Thema:.. Schriftführer: Tagesordnung und Arbeitsschritte: Ort, Datum der Abfassung Unterschrift Seite 15 von 19

16 Offert (Anbot) und Auftragsbestätigung Offert und Auftragsbestätigung sind schriftliche Endergebnisse von Verhandlungen. Sie dienen dazu, die Interessen der Vertragspartner abzusichern, wobei besonders auf die Punkte Wert gelegt wird, die Gegenstand gerichtlicher Auseinandersetzungen werden könnten. Dabei bieten Offert und Auftragsbestätigung eine schriftliche Sicherheit, da sie vor Gericht als Beweismittel anerkannt werden. Anbote und Auftragsbestätigungen werden meist nur bei größeren Projekten geschrieben, wie es zum Beispiel in der Baubranche üblich ist. Bei Verkauf von kleineren Produkten können die Angebote zu einem Katalog zusammengefasst werden. Zustandekommen eines Offert und einer Auftragsbestätigung: Käufer Verkäufer Anfrage Angebot Angebot Bestellung Auftragserteilung laut Katalog maßgeschneidertes Angebot Auftragsbestätigung Abholung Lieferung Seite 16 von 19

17 Form und Gliederung: Die Form ist in der ÖNORM genau festgelegt. Die Sprache sollte knapp, sachlich und vor allem eindeutig sein, um eine möglichst gute Absicherung zu gewährleisten. Besonderheiten und Ergänzungen: Da meist ein Firmenpapier mir Aufdruck verwendet wird, entfällt die Absenderanschrift. Als Betreff kann Offert oder Auftragsbestätigung angegeben werden. Brieftext: Mögliche Einleitungsformel: Offert: Wir danken für Ihr Interesse und bieten nachstehend an: Auftragsbetätigung: Wir beziehen uns auf.... und bestätigen den von ihnen erhaltenen Auftrag, wie im Folgenden angeführt: Der eigentliche Brieftext beginn mit den sog. Warenspezifikationen. Diese besteht aus: - Zahl und genauer Bezeichnung der Ware, - einer technische Beschreibung: Diese soll eine Beschreibung von Gerüst/Rahmen, eine Beschreibung der eigentlichen arbeitsleistenden Einheit und Steuerung beinhalten und kann auch als Zeichnung oder in Prospektform beigelegt werden. Außerdem sollen alle messbaren Daten angegeben werden. Informationen über eventuelle Umbauten oder Vorbereitungen, die der Empfänger für das Aufstellen und Betreiben der Ware erledigen muss, sollten ebenfalls angegeben werden. - Preis der beschriebenen Einzelware: hierbei sollte besonders auf die Währungsangabe geachtet werden! Wenn es sich um mehrere Waren handelt, muss jede Ware einzeln spezifiziert werden. Außerdem sollte man jeder Ware eine Nummer zuweisen, um Verwechslungen zu vermeiden. Seite 17 von 19

18 Der nächste wichtige Punkt sind die Lieferbedingungen. In diesen wird Folgendes genau geklärt: - Preise: ob es sich um Brutto- oder Nettopreise handelt ob frei Werk / frei Lager/ unverpackt, unverzollt Mögliche Preisklausel sollte auch beachtet werden. (z.b.: Vorbehalte der Preisänderung unter bestimmten Bedingungen) - Lieferfrist: sind meist fix und wird in Monaten oder Wochen nach Erhalt des Auftrages angegeben. - Transport: wie und womit transportiert wird, und wer bezahlt. - Zahlungsbedingungen: wie und wann Zahlungen durchgeführt werden, eventuelle Spesen bei Terminverzug, Bedingungen für Preisnachlässe. - Aufstellung und Inbetriebnahme: wann, von wem und wer die Kosten trägt. - Garantie: worauf hat man Garantie, besonders zu beachten: worauf nicht? Wie lange ist die Garantiefrist? Zum Abschluss des Brieftextes können zum Beispiel folgende Schlussformeln verwendet werden: Offert: Wir würden uns freuen, Ihren Auftrag zu erhalten und stehen für weitere Informationen jederzeit zur Verfügung. Auftragsbestätigung: Wir danken für ihren Auftrag und verbleiben mit freundlichen Grüßen. Ehe man als einziger Vertragspartner eine Unterschrift unter ein Offert setzt und einen Firmenstempel verwendet sollte man wissen, ob man das Recht dazu hat. Eventuell muss der Brief gegengezeichnet werden. Wichtige und häufige Abkürzungen: i.a. : Unterschriftberechtigung i.v. : Handlungsbevollmächtigter ppa. : Prokurist Seite 18 von 19

19 Quellenangabe: Kopie Offert/Auftragsbestätigung Kopie Protokoll Kopie Muster eines Normbriefes Killinger, Pimath: Sprache heute 1 -, 4. Auflage 1998 Verlag Hölder-Pichler-Temsky Internet: Seite 19 von 19