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1 Dezernat IV Organisation und Facilitymanagement Leitung des Dezernats, Grundsätzliche Angelegenheiten der Organisation und des Martin Hübner Facilitymanagements Abteilung 1: Organisation Leitung, Grundsatzangelegenheiten der Abteilung Organisation 1 Organisation, Innerer Dienst Aufgaben- und Geschäftsverteilung der Verwaltung: Ordnungen und Regelungen der Verwaltung Planung und Beschaffung von Büroausstattung Corporate Design: Beratung und Umsetzung Amtshilfeersuchen Zeichnungsbefugnisse Dienstanweisungen Dienstvereinbarungen Vertragsangelegenheiten Personalratsangelegenheiten Arbeitszeit- und Dienststundenregelung Korruptionsbekämpfung Kooperationsvereinbarungen mit der TU Do in Sachen: - Papierbeschaffung - Kopiererausstattung - Beihilfebearbeitung Leitsystem Organisatorische Grundsatzangelegenheiten des Intra- und Internetauftritts Betreuung und Kontrolle der Geldannahmestellen und Handvorschusskassen, Erstprüferin Möbelbeschaffungen für die Verwaltung Inventarisierung/ Bestandsprüfungen Durchführung der Druckereiabrechnungen Durchführung von Beschaffungen Dienstsiegel Verwaltungsbücherei : Beschaffung und Verwaltung Zweitprüferin der Handvorschusskassen und Geldannahmestellen Raumverwaltung Besprechungsräume Newsletter Intra-/Internetpflege der Dez. IV-Org Seiten Raumverwaltung Besprechungsräume Erstellung und Aktualisierung der Informations- Marion Slodowski Marion Slodowski - 1 -

2 2 3 mappen, des Notrufplans etc. Formularerstellung nach dem Corporate Design Diebstahlanzeigen Schadenersatzansprüche Mithilfe bei Beschaffungen Büromaterialbeschaffung Aussonderung und Verkauf von entbehrlich gewordenen Sachen Führen der Erlasssammlung Qualitätsmanagement in der Verwaltung, Organisationsentwicklung Organisationsentwicklung Geschäftsprozessoptimierung Qualitätsmanagement Organisation und Durchführung von Projekten Feedbackmanagementsystem VIA* Vorzimmer und Sekretariat des Kanzlers und seines Vertreters Terminplanung und Überwachung Ergebnisniederschriften, Korrespondenz des Kanzlers Vorbereitung, Durchführung und Auswertung von Besprechungen und Sitzungen Schreibdienst für Kanzler, Vertreter, Dez. IV, Justitiariat Posteingang und ausgang Wiedervorlage, Registratur und Schriftgutablage für das Vorzimmer und Dez. IV Marion Slodowski Abteilung 2: Gebäudemanagement Leitung, Grundsatzangelegenheiten der Abteilung Martin Hübner Gebäudemanagement 1 Planen und Bauen, Controlling Bauliche Struktur- und Entwicklungsplanung: - Rahmenplananmeldung - Veranlassung von Umbauten bei Berufungsmaßnahmen - Bedarfsplanung Technische Gebäudeausrüstung: - Bautechnik/Architektur und techn. Gebäudeausrüstung bei Neu- und Umbauten durch den BLB - Beratung der Nutzer und gegenüber BLB Controlling: - Finanzierungsplanung - Haushaltsanmeldung - Haushaltsüberwachung - Abrechnung Bund/ Land -Kostenplanung u. kontrolle in der Martin Hübner - 2 -

3 Nutzungsphase einschließlich der Personal- und Materialverbrauchskosten 2 Infrastrukturelles, kaufmännisches und technisches Gebäudemanagement Infrastrukturelles Gebäudemanagement Raumverwaltung: - Hörsaal- und Seminarraumvergabe - Raumvergabe für Veranstaltungen und Dritte - Gästehaus Gebäudereinigung: - Bauendreinigung - Glasreinigung - Fassadenreinigung - Unterhaltungsreinigung - Grundreinigung - Kontrolle der Leistung bei Fremdvergabe Umzugsmanagement: - Umzüge, Koordinierung, Eigen-/Fremdleistungen Landschaftsdienste: - Straßen- und Gehwegreinigung - Winterdienste Parkraumbewirtschaftung: - PKW-Datei - Ausgabe von Parkberechtigung - Überwachung der Parkordnung - Markierung und Beschilderung Sicherheitsdienste: - Wachdienst - Einsatz von Pförtnerdiensten - Objekt-/Personenschutz - Kontrolle der Leistungen bei Fremdvergabe - Notrufdienste einschl. Aufzugsnotrufe - Einbruchsmeldung - Schließanlage und zentrale Schlüsselverwaltung Landschaftsdienste: - Grünflächen - Pflanzen (außen und innen) - Garten- und Forstdienste Umzugsmanagement: - Kleine Transporte Sicherheitsdienste: - Schließdienst Haus- und Wirtschaftsdienste: - Mitwirkung bei Übernahme von Gebäuden und technischen Anlagen - Inspizieren von Verkehrsmitteln und ggf. Ausserbetriebnahme - Aufzugswärterdienste - Instandhaltung und kleine Instandsetzungen - kleine Umbauten - Einweisung und Überwachung von Fremdhand- Hausmeisterei - 3 -

4 werkern o. firmen - Kontrolle von Gewährleistungsarbeiten - Ausführung der Landschaftsdienste Kaufmännisches Gebäudemanagement Vertragsmanagement: - Miet- und Pachtverträge - Energielieferverträge DEW: Gas, Wasser - Entsorgungsverträge - Reinigungsverträge - Ingenieurverträge - Wartungsverträge: TK-Anlagen, Brandschutz, Umweltschutz - Rahmenverträge: Mobiltelefone - Kostenkontrolle: - Kostenkontrolle der zugewiesenen Haushaltsmittel - Ermittlung der Betriebskosten II.BV - Ermittlung der Unterhaltungskosten - Erstellung des Kostenplans Vertragsmanagement: - Energielieferverträge DEW: Fernwärme - Bewachungs- und Sicherheitsdienstverträge - Energielieferverträge: Strom - Wartungsverträge: Aufzüge, RLT-Anlagen, automatische Türanlagen und andere elektrische Einrichtungen, Heizungsanlagen - Rahmenverträge: BLB Beschaffungs-, Vergabe- und Rechnungsmanagement: - Inventarisierung und Bestandsverwaltung Kostenkontrolle : - Kostenkontrolle der zugewiesenen Haushaltsmittel - Ermittlung der Energiekosten aller Gebäude - ILS- Statistik Beschaffungs-, Vergabe und Rechnungsmanagement: - Betriebswirtschaftliche Angelegenheiten, allgemeine kaufmännische Verwaltungs- und Haushaltsangelegenheiten - Ausschreibungen und Vergaben gem. VOB, VOL, VOF - Beschaffungen von Gebrauchs- und Verbrauchsgütern inkl. Auftragserteilung - Rechnungsbearbeitung, HÜL- Führung, Buchung unter FSV - Bewirtschaftung der zugewiesenen Haushaltsmittel - Kostenkontrolle - Erfassung und Ermittlung aller kostenrechnungsrelevanten Daten - 4 -

5 - Ermittlungen der investiven, konsumtiven und sonstigen Kosten Technisches Gebäudemanagement Koordination der Haustechnik Elektrowerkstattund Haustechnik Maschinenwerkstatt Koordination Telekommunikationsanlage Abteilung 3: Zentrale Dienste, Flächenmanagement Leitung, Grundsatzangelegenheiten der Abteilung Zentrale Dienste/Flächenmanagement 1 Zentrale Dienste Allgemein: - Qualitätsmanagement - Überprüfung und Optimieren von Dienstleistungen - Entwicklung und Angebotsverbesserung - Wirtschaftlichkeitsprüfung und Verbesserung der Qualität der internen u. externen Dienstleistungen - Personalführung und Einsatzplanung - Erstellen von Dienst- und Urlaubsplänen - Fundsachen Druckerei: - allg. Betriebsorganisation Fahrdienst: - Beschaffung/Aussonderungen, Leasing, Miete (Vertrags-, Beschaffungs- u. Rechnungsmanagement) - Einsatz des Kraftfahrers und der Dienst-Kfz - Fuhrparkbetreuung (Zulassung, Abmeldung, TÜV ) - Selbstfahrdienst (Bestellung, Belehrung, FS- Kontrolle) - Prüfung Fahrtenbuch - Einsatz von externen Boten- und Kurierdiensten - Versicherungs- und Steuerangelegenheiten - Verkehrsrechtliche Angelegenheiten, Bußgelder - Unfall-/Schadensmeldungen Poststelle: - allg. Betriebsorganisation - postspezifische Vertrags- und Rechnungsangelegenheiten Pförtner/Telefonzentrale: - allg. Betriebsorganisation - 5 -

6 Hausmeisterei: - allg. Betriebsorganisation Flächenmanagement - Flächendokumentation (Buisy) - Flächenanalyse/ Flächenoptimierung/ Flächenplanung - Buisy-Anwendung - Datenerfassung VIA* - Bereich Gebäude/Gelände Hausmeisterei Aufgaben siehe unter Abt. 2 SG. 2 Pförtnerdienst und Telefonzentrale Druckerei Einsatz sächlicher Ressourcen fachliche Beratung in allen Fragen des Druck-/ Kopierbereichs, Kostenvoranschläge Annahme und Ausgabe von Aufträgen Druck-und Kopierbereich: S/W + Farbe Kopierdienste, Copy-Karten Buchbinderische Arbeiten: Heften, Binden, Schneiden, Falzen, Broschürenfertigung Fahrdienst Personen- und Materialfahrten Interne Posttour Kurierdienste Pflege und Wartung des Fuhrparks Poststelle Postein- und ausgang Postbearbeitung postalische Auskünfte Botengänge/Postaustausch Verwalten der Handvorschusskasse Hans-Joachim Lohrmann Walter Schlitt Heinrich Rüster Georg Sauer Helmut Vogt Robert Strehle Jürgen Czarnetzki Externe Sonn Wolfgang Leinweber Uwe Daugsch Ursula Tebrügge Uwe Daugsch Wolfgang Leinweber Marion Slodowski - 6 -

7 Abteilung 4: Arbeitssicherheit, Gefahrstoffe, Gesundheit Arbeits- und Umweltschutz, Strahlenschutz, Brandschutz Arbeitsschutz: - Beratung der Verantwortlichen in Fragen der Arbeitssicherheit und Unfallverhütung - Begehung der Arbeitsstätten und Arbeitsplätze - Mitwirkung bei der Beurteilung der Arbeitsbedingungen - Überprüfung der Betriebsanlagen und technischen Arbeitsmittel sowie neuer Arbeitsverfahren Umweltschutz: - Beratung der Abfallerzeuger in Fragen der Abfallvermeidung und Abfallreduzierung - Beratung in Fragen der Energieeinsparung - Umsetzung der Gefahrstoffverordnung Strahlenschutz: - Beratung beim Umgang mit radioaktiven Stoffen - Koordination und Organisation des Betriebs von Röntgen- und Lasereinrichtungen - Beratung in Fragen der elektromagnetischen Verträglichkeit (EMV) Brandschutz: - Beratung der Verantwortlichen in Fragen des betrieblichen Brandschutzes - Teilnahme an Begehungen der Feuerwehr (Brandschau) - Koordination und Organisation des vorbeugenden Brandschutzes Gesundheit: - Beratung in Fragen der ergonomischen Gestaltung der Arbeitsplätze - Koordination und Organisation der betrieblichen Gesundheitsförderung Stefan Meinzer Arbeitssicherheit: - Beschaffung persönlicher Schutzausrüstung - Organisation der Ersten Hilfe und des Katastrophenschutzes Umweltschutz: - Überwachung gefährlicher Abfälle - Führung der Nachweisbücher - Organisation der Abfallentsorgung Strahlenschutz: - Überwachung strahlenexponierter Personen - Organisation von Dosimetereichungen Brandschutz: - Mitarbeit bei der Erstellung von Flucht- und Rettungsplänen - Überprüfung und Ergänzung der Fluchtwegkennzeichnung - Organisation von wiederkehrenden Prüfungen der Feuerlösch- und Brandschutzeinrichtungen - 7 -

8 Betriebsarzt Beratung der Verantwortlichen in Fragen des Arbeits- und Gesundheitsschutzes sowie der Unfallverhütung Arbeitsmedizinische Beratung und Betreuung der Beschäftigten Durchführung von Arbeitsplatzbegehungen Durchführung arbeitsmedizinischer Vorsorgeuntersuchungen Analyse von Arbeitsunfällen und Berufskrankheiten Dr. Eckart Schmeel - 8 -