Von der Transparenz externer IT Ausgaben zur IT Sourcing Strategie

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1 Management Beratung Nachvollziehbar! Schnell! Ergebnisorientiert! Von der Transparenz externer IT Ausgaben zur IT Sourcing Strategie Düsseldorf, 20. Februar :30 Uhr Gesellschaft für Informatik e.v. (Regionalgruppe Düsseldorf), Heinrich-Heine-Universität, Multimediaseminarraum ( ), Universitätsstr. 1, Düsseldorf Copyright 2012,2013 Michael Prinz

2 Anstract Von der Transparenz externer IT Ausgaben zur IT Sourcing Strategie Im Zusammenhang mit Kostendruck und zunehmender Industrialisierung der IT ist neben der "Optimierung der IT Produktivität" die "Optimierung der IT Leistungstiefe" zu betrachten. Das Management der IT Beschaffung ist in vielen Unternehmen aber leider nicht vollständig in der Organisation verankert, so dass Einsparpotenziale teilweise nicht entdeckt werden. Durch ein ganzheitliches Sourcing Management können auf Basis der Transparenz über externe IT Ausgaben aus IT Strategien in strukturierter nachvollziehbarer Methodik IT Sourcing Strategien entwickelt werden. Diese Art der Vorgehensweise ermöglicht es, zusätzlich zu den Verhandlungsergebnissen des Einkaufsbereichs erhebliche Einsparungen zu realisieren und somit die IT Kosten weiter zu senken. Der Vortrag erläutert, wie man auf Basis vorhandener Unternehmensdaten Transparenz über externe IT Ausgaben erzeugen kann. Einsparpotenziale werden hierdurch transparent gemacht. Aus dem Abgleich mit IT Strategie und CIO Vorgaben ergibt sich die IT Sourcing Strategie, die dazu dient in Kooperation mit dem Einkaufsbereich die Einsparungen zu realisieren. Seite 2

3 Michael Prinz Diplom-Mathematiker, Management Berater Michael Prinz ist freier Management Berater für Nachvollziehbare IT Strategien mit kurzfristiger Umsetzung. Schwerpunkte liegen im IT Management von IT Beschaffung und Leistungserbringung/- verrechnung. Stichworte wie IT Kostenoptimierung, IT Service Kataloge, Benchmarking, Sourcing Strategie, Vendor Management, Lizenzmanagement umreißen grob das Beratungsportfolio. Von 2005 bis 2012 gestaltete er bei RWE als Leiter Vendor Management & Sourcing die Beziehungen zu strategischen IT Lieferanten, die Steuerung des externen IT Budgets und die Verhandlung globaler Verträge. Zur Festsetzung konzerninterner IT Preise war er verantwortlich für den IT Service Katalog und Benchmarking. Zeitweise war er zusätzlich verantwortlich für die Bereiche IT Controlling, IT Infrastruktur, IT Sicherheit und Lizenzmanagement. Davor war er 25 Jahre in unterschiedlichen IT Aufgabenfeldern und Führungspositionen bei WestLB, Stinnesdata-Service, Mannesmann-Demag und der Berufsschule des Westfälischen Genossenschaftsverbandes beschäftigt. Michael Prinz studierte Mathematik und Physik an der Westfälischen Wilhelms-Universität in Münster mit dem Abschluss Diplom-Mathematiker. Seite 3

4 Vorbemerkungen Die nachfolgenden Folien sind als Diskussionsgrundlage konzipiert und ohne die mündlichen Erläuterungen der Präsentation unvollständig. Die Inhalte dieser Folien sind urheberrechtlich geschützt. Jede vom deutschen Urheberrecht nicht zugelassene Verwertung bedarf der vorherigen schriftlichen Zustimmung. Die unerlaubte Vervielfältigung oder Weitergabe einzelner Inhalte ist nicht gestattet. Die in diesem Vortrag gemachten Aussagen sind im Zweifel die des Autors und reflektieren nicht zwingend die Meinung genannter Unternehmen. Die gemachten quantitativen Aussagen basieren auf fiktiven Daten und sind nicht einem realen Unternehmen zuzuordnen. Bei quantitativen Aussagen auf Basis realer Daten müssen häufig unterschiedliche Datenquellen herangezogen werden, die zueinander nicht unbedingt konsistent sind. D.h. bei allen quantitativen Aussagen ist eine Fehlervarianz zu berücksichtigen. Weitere Verzerrungen sind durch unterschiedliche Datenqualität möglich. Die Gesamtaussagen sind in der Regel hiervon nicht beeinflusst. Seite 4

5 Warum sind Sie hier? Beharrungsvermögen trifft auf Innovation Nimmt die Bedeutung der internen IT ab? Computerwoche 18. Februar 2013 Die Handwerker müssen zu Strategen werden Computerwoche 12. November 1999 Quelle: Computerwoche Seite 5

6 Projekt- und Prozessgläubigkeit Das Dilemma vieler IT Organisationen Seite 6

7 Was ist eigentlich Strategie? Definitionsversuch Strategie ist die aktuelle Beschreibung (Datum & Uhrzeit) von Erkenntnis IST SOLL Aktivität Schon gestartet? Umsetzung läuft? Transparenz vorhanden? Positionierung erledigt? Seite 7

8 Agenda Industrialisierung der IT IT Sourcing Strategie IT Strategie Transparenz externe IT Ausgaben IT Sourcing Strategie Seite 8

10 Industrielle Revolution Um 1900 kostete ein Auto ca $ Dann kam Henry Ford und die Assembly Line Weniger als 10 Jahre später kostete ein Modell T 850 $ Weitere 5 Jahre später war der Preis unter 450 $ Eine ähnliche Revolution passiert gerade in der IT Seite 10

11 Kostendruck führt zur Industrialisierung der IT und fordert neues Denken im IT Management Projektorientierung Einzelfertigung Projekt-/Produktorientierung Auftragsfertigung Produktorientierung industrielle Fertigung andere Prozesse andere Skills Kennzahlen: Anzahl Töpferscheiben 1 produzierte Töpfe pro Tag 8 Anzahl Töpferscheiben 5 produzierte Töpfe pro Tag 80 Anzahl Töpferscheiben 0 produzierte Töpfe pro Tag >1000 Seite 11

12 Heutiges IT Management muss in ein Modernes IT Management gewandelt werden Projektorientierung Einzelfertigung Produktorientierung industrielle Fertigung In Zukunft muss die IT Organisation dem Unternehmen beides bieten: Commodity und Premium Das Einfache wird standardisiert und industriell gefertigt! Premium muss in Abhängigkeit der Unternehmenssituation immer neu definiert und angepasst werden. Seite 12

13 Im klassischen IT Management werden häufig noch die Themen Source und Deliver vernachlässigt Lieferanten Unternehmens - IT Kunden IT Management??? Deliver Source Make Deliver Source Plan Build Run externer Markt interner Markt Quelle: generisches Modell vgl.: Zarnekow, Brenner, Pilgram Integriertes Informationsmanagement Springer 2006 Seite 13

14 Optimizing IT bietet erprobte Methoden zum Schließen von IT Management Lücken Benchmark Research Transparenz externe IT Ausgaben IT Sourcing Strukturen Kooperatives IT Management Vendor Relationship Verträge (unternehmensweit) IT Sourcing Strategie IT Service Katalog Legostein Prinzip Quelle: generisches Modell vgl.: Zarnekow, Brenner, Pilgram Integriertes Informationsmanagement Springer 2006 Seite 14

15 Aktives Management des externen Marktes (Sourcing Management) senkt Kosten und Komplexität! Benchmark Research Transparenz externe IT Ausgaben externer Markt (SOURCE) Vendor Relationship Verträge (unternehmensweit) IT Sourcing Strategie Seite 15

16 Die Notwendigkeit von Sourcing Management ist unbestritten bei Beratern, in der Fachpresse Quelle: vom :43 Uhr Seite 16

17 aber ist das Thema auch in den Unternehmen angekommen? - Beispielaussagen von CIOs IT kann man gar nicht richtig managen! Wir haben Ressourcenengpässe im Tagesgeschäft! IT Management machen wir später! Erst mal Kosten runter, danach überlegen wir IT Management! Der CIO wird zerrissen von Anforderungen! Seite 17

19 Transparenzanalyse externe IT Ausgaben Motivation und Aufgabe MOTIVATION IT Controlling Bereiche steuern heute in der Regel das IT Budget nach Projekt- und Serviceanteilen. Eine Steuerung nach internen und externen IT Kosten findet noch selten statt. Übersichten über externe IT Ausgaben stehen häufig gar nicht zur Verfügung. Deshalb werden Optimierungspotenziale bei externen IT Ausgaben nicht identifiziert und nicht realisiert. GuV wirksame Möglichkeiten bleiben somit leider ungenutzt. AUFGABE Bei der Transparenzanalyse externe IT Ausgaben werden im Unternehmen vorhandene Daten (z.b. Einkaufsdaten) nach marktorientierten Strukturen aufbereitet und analysiert. Hieraus ergeben sich z.b. Möglichkeiten zur Prognose der externen IT Kosten und Ansätze zur kostenoptimierten IT Beschaffung. Seite 19

20 Als Rohdaten für die Transparenzanalyse wird lediglich z.b. ein Standardreport aus SAP benötigt Hinweis: Daten fiktiv Seite 20

21 Die Warengruppen-Strukturen des Einkaufs werden auf IT Strukturen (IT Sourcing Kategorien) übersetzt. Warengruppe Beschreibung Sourcing Kategorie Sourcing Unterkategorie OIT PC Mäuse, Stifte, Tastaturen, Hardware Client OIT Datenleitungen Netze Daten OIT Internetanbindungen Netze Daten OIT Festnetztelefonie Netze Sprache OIT Mobilfunk Netze Sprache OIT IT Entwicklung Dienstleistung Plan/Build OIT IT Beratung Dienstleistung Plan/Build OIT Softwareentwicklung Dienstleistung Plan/Build OIT Installationsarbeiten Dienstleistung Run OIT Wartungs-/Reparaturarbeiten Wartung Hardware OIT Datenerfassung Dienstleistung Run OIT PC Betriebssysteme Software Betriebssysteme OIT Server Betriebssysteme Software Betriebssysteme Seite 21

22 IT Sourcing Kategorien sind marktorientiert und für eine Steuerung der IT einfach und verständlich Dienstleistung Plan / Build Run Wartung Netze Hardware Software Software (Lizenzen) Betriebssysteme Betriebssyteme (Client, Server, Netze) Datenbanksoftware Middleware Anwendungen Hardware Client Server Netze Netze Daten Sprache Seite 22

23 Das Ergebnis der Transparenzanalyse liefert Ansatzpunkte für Optimierungmaßnahmen Externe Ausgaben nach IT Sourcing Kategorien IT Budget intern / extern Anzahl IT Lieferanten nach IT Sourcing Kategorien Volumen nach strategischen Vendoren Hinweis: Daten fiktiv Seite 23

24 Transparenzanalyse IT Budget intern / extern (Cash out) Hinweis: Daten fiktiv Seite 24

25 Beispiel Transparenzanalyse Prognosemöglichkeit Hinweis: Daten fiktiv Seite 25

26 Transparenz externe IT Ausgaben Faktenbasis für Sourcing Management Transparenz externe IT Ausgaben Benchmark Research Vendor Relationship Verträge (unternehmensweit) IT Sourcing Strategie Seite 26

28 IT Sourcing Strategie regelt die Beschaffung von IT Bedarfen je IT Sourcing Kategorie Dienstleistung Plan / Build Run Wartung Netze Hardware Software Software (Lizenzen) Betriebssysteme Betriebssyteme (Client, Server, Netze) Datenbanksoftware Middleware Anwendungen Hardware Client Server Netze Netze Daten Sprache Seite 28

29 Die IT Sourcing Strategie nimmt alle relevanten Einflussgrößen auf Transparenz Externe IT Ausgaben Marktentwicklung IT Sourcing Strategie Kostenoptimiert Marktorientiert Unternehmensspezifisch Strategische Vorgaben IT Strategie CIO Vorgaben Seite 29

30 Strategische Vorgaben sind über IT Sourcing Kriterien strukturiert erfassbar Kosten Risiko Qualität Flexibilität Einfluss Einmalkosten Lieferantenausfall Produkt-/Service- Qualität Technische Restriktionen Vertragsgestaltung Laufende Kosten Währungsrisiken Liefertreue Wechselkosten Produktgestaltung Sonstige Kosten (z.b. Prozesskosten) Sonstige Risiken (z.b. Qualitätsrisiko) Sonstige Qualität (z.b. Beratung) Sonstige Flexibilität (z.b. Skalierbarkeit) Sonstige Einflussmöglichk. (z.b. Margen) Seite 30

31 IST und SOLL Position lassen sich mittels IT Sourcing Modellen festlegen Anzahl Leistungsersteller Standort Komplexität Eigenfertigungstiefe Unternehmensorganisation Multi Sourcing Onshore Unit/Modular Sourcing Insourcing Gesellschaft Dual Sourcing Nearshore System Sourcing internes Outsourcing Region Single Sourcing Offshore Process Sourcing externes Outsourcing Gruppe Seite 31

32 IT Sourcing Strategie: Festlegung IT Sourcing Kriterien und IT Sourcing Modelle in Einklang mit IT Strategie Dienstleistung Wartung Software Hardware Netze Kosten Risiko Qualität Flexibilität Einfluss min. max. min. max. min. max. min. max. min. max. Anzahl Leistungsersteller Standort Komplexität Eigenfertigungstiefe Unternehmensorganisation multi single Onshore Offshore Unit Prozess Insour. Outsour. dezentral zentral??????????????? IST SOLL Seite 32

33 IT Sourcing Strategie mit möglicher Konzentration auf das Wesentliche für Detaillierungsphase Dienstleistung 104 Mio. 15% vom Budget Plan / Plan /Build Run Run Wartung Netze Hardware Software Software 83 Mio. 12% vom Budget Software (Lizenzen) Betriebssysteme Betriebssyteme (Client, Server, Netze) Datenbanksoftware Middleware Anwendungen Hardware Client Server Netze Netze Daten Sprache Seite 33

34 Beispiel IT Sourcing Strategie Dienstleistung - Plan/Build Dienstleistung Wartung Software Hardware Netze Kosten Risiko Qualität Flexibilität Einfluss min. max. min. max. min. max. min. max. min. max. Anzahl Leistungsersteller Standort Komplexität Eigenfertigungstiefe Unternehmensorganisation multi single Onshore Offshore Unit Prozess Insour. Outsour. dezentral zentral Verringerung der Anzahl Lieferanten Keine Erhöhung Nearshore/Offshore Anteile Einführung von Standard Skill Beschreibungen (z.b. SFIA) Mehr projektbezogene Vergabe mit Verpflichtung Insourcing bei Anw.- Entwicklung in strategischen Bereichen Zentralere Verantwortlichkeit (Aufbau Ressource Management) IST SOLL Seite 34

35 Beispiel IT Sourcing Strategie Wartung - Software Dienstleistung Wartung Software Hardware Netze Kosten Risiko Qualität Flexibilität Einfluss min. max. min. max. min. max. min. max. min. max. Anzahl Leistungsersteller Standort Komplexität Eigenfertigungstiefe Unternehmensorganisation multi single Onshore Offshore Unit Prozess Insour. Outsour. dezentral zentral Verringerung der Anzahl Lieferanten (Prüfung ob in Teilbereichen Bündelung möglich) Hat wenig Relevanz für Standardwartung bei Software Beauftragung bzw. Verlängerung nur nach Prüfung auf Notwendigkeit Hat wenig Relevanz für Standardwartung bei Software Zentrale Verantwortlichkeit (Schnittstelle Lizenzman./Einkauf) IST SOLL Seite 35

37 IT Strategie wird von IT Sourcing Strategie beeinflusst Benchmark Research Transparenz externe IT Ausgaben IT Sourcing Strukturen Kooperatives IT Management Vendor Relationship externer Markt (SOURCE) interner Markt (DELIVER) Verträge (unternehmensweit) IT Sourcing Strategie IT Service Katalog Legostein Prinzip Seite 37

38 Standardisierte Services Individuelle Services Management Services Herausforderungen für die IT heute: Klar definierte IT Services, Integration von Cloud Services Anwendungs-Entwicklung, -Wartung Call Center / Service Desk Betrieb Arbeitsplatzsysteme IT Service Teile (IT Markt) IT Service Module (IT Markt) RZ und Anwendungsbetrieb Netzbetrieb Marktorientierte IT Service Teile IT Service Module (Unternehmen) Marktorientierte Unternehmens-IT Quelle: Salesforce.com, Gartner Seite 38

39 Heute noch bestehende Probleme mit Cloud Services wird der Markt kurzfristig lösen Unternehmens Cloud Private Cloud Verlässlich Sicher Vertrauenswürdig Public Cloud Kostenoptimiert Flexibel Effizient Seite 39

40 Standardisierte Services Individuelle Services Management Services Die IT Organisation darf die eigene Zukunftskompetenz nicht vernachlässigen und muss sich wandeln Wissen Informationen Daten Einmal unterstellt, dass zukünftig mehrere oder viele IT Services über Cloud Dienste bzw. Outsourcing/Outtasking bezogen werden: Wer managet das Know How des Unternehmens, d.h. Daten, Informationen und Wissen? Cloud Services Apps IT Services Anwendungs-Entwicklung, -Wartung Call Center / Service Desk Plattformen Betrieb Arbeitsplatzsysteme RZ und Anwendungsbetrieb Infrastruktur Netzbetrieb Seite 40

41 IT Sourcing Strategie IT Strategie: Dienstleistung Detailbetrachtung weiterer Sourcing Optionen ERP FI,CO HR CRM etc. Anwendungs-Entwicklung, -Wartung Call Center / Service Desk Full Outsourcing Konsolidierung IT DL Outtasking BPO Cloud: SaaS Offshore Nearshore Betrieb Arbeitsplatzsysteme Outsourcing dezentrale Infrastruktur Cloud: aas RZ und Anwendungsbetrieb Outsourcing zentrale Infra. Cloud: IaaS Cloud: PaaS Netzbetrieb Managed Services Seite 41

42 Beispiel Dienstleistung: IST Situation eines internen IT Dienstleisters ohne Outsourcing und Cloud-Nutzung ERP FI,CO HR CRM etc. Anwendungs-Entwicklung, -Wartung Externe IT Dienstleister (Anteile ext. FTE zu gesamt FTE) 85% 20% 17% 78% 65% Call Center / Service Desk Betrieb Arbeitsplatzsysteme RZ und Anwendungsbetrieb Netzbetrieb Eigene IT Organisation Seite 42

43 Beispiel Dienstleistung: mögliche SOLL Situation in Einklang mit der Personal Strategie ERP FI,CO HR CRM etc. Anwendungs-Entwicklung, -Wartung Externe IT Dienstleister Call Center / Service Desk Betrieb Arbeitsplatzsysteme Cloud: aas RZ und Anwendungsbetrieb Cloud: PaaS Cloud: IaaS Netzbetrieb Eigene IT Organisation Seite 43

44 IT Sourcing Strategie? WARUM? Neuer Kram?! Overhead?! Theorie?! not my job CIO Ltr. EK IT Sourcing Management: Das gibt s alles schon, das muss man sich nur klar machen! MACHEN! Seite 44