Die Archivierung von Dokumenten. LEISTUNGSTEST DMS-Scanner

Transkript

1 Für ein effizientes Dokumentenmanagement ist die Erfassung der Dokumente eine der wichtigsten Voraussetzungen. stellt drei kompakte Scanner für den Schreibtisch vor und zeigt, was die Geräte leisten. Die Archivierung von Dokumenten wie beispielsweise Rechnungen, Diagrammen oder Lieferscheinen spielt gerade in kleinen und mittleren Unternehmen eine immer größer werdende Rolle. Obwohl das digitale Zeitalter schon längst begonnen hat, liegt eine Vielzahl wichtiger Dokumente immer noch häufig nicht in Dateiform vor. Digitalisierte Dokumente lassen sich besser archivieren, schneller wiederfinden und sind vor allem, im Netzwerk abgelegt, von allen Mitarbeitern abrufbar. Dokumentenscanner sind die Schnittstelle von der analogen zur digitalen Schriftgutverwaltung. Obwohl ein Scanner in Form eines Multifunktionsgeräts oftmals schon vorhanden ist, benötigt man für das professionelle Einlesen von Dokumenten einen speziellen Scanner, der besonders hohen Anforderungen gewachsen ist. Ein solcher Scanner muss schnell sein und mit den unterschiedlichsten Vorlagen klarkommen. Im besten Fall sollten beispielsweise die Mitarbeiter in der Poststelle die Briefe öffnen und den Inhalt ungeachtet von der Beschaffenheit auf den automatischen 36 SPECIAL

2 des Scanners legen, den Startknopf drücken fertig. hat drei Scanner der Euro- Klasse unter die Lupe genommen. Die kompakten Scanner von, von sowie von bieten nicht nur wertvolle Funktionalitäten in einer papierintensiven Arbeitsumgebung, die Geräte nehmen auch kaum Platz in Anspruch. Nach der Nutzung lassen sich Papierzuführung und Ablagefach einklappen, wodurch die Scanner weniger Stellfläche benötigen als kleine Tintenstrahldrucker (siehe Foto auf Seite 42). Für den Anschluss an einen Arbeitsplatzrechner setzen die Hersteller für die schnelle Datenübertragung auf eine USB-2.0-Highspeed-Schnittstelle. Alle drei e werden mit einem kompletten Softwarepaket zur Dokumentenverwaltung, optischen Schrifterkennung (OCR) und Bildbearbeitung ausgeliefert. Eine direkte Netzwerkanbindung ist bei allen drei en nicht vorgesehen. KLEIN, ABER OHO Trotz der geringen Baugröße liefern die Geräte eine respektable Scanleistung. SPECIAL 37

3 Während die e von und mit einer maximalen Scangeschwindigkeit von beziehungsweise Seiten pro Minute (sowohl im Schwarzweiß- als auch im Farbmodus) arbeiten, erfasst der etwas langsamere nur monochrome und Farbseiten. Diese Grundleistung wirkt sich natürlich auch auf das vom Hersteller empfohlene Einsatzvolumen aus. Hier gibt 7000, 00 und 2000 Seiten pro Monat an. Die Scanner können eine Vielzahl unterschiedlicher Vorlagen verarbeiten von Visitenkarten im A8-Format bis hin zu -Papier. Auch Dokumente mit Überlänge, wie Kredit- oder Versicherungsanträge, Darlehensverträge, medizinische Überwachungsdaten und Protokolle stellen kein Problem dar. Ganz besonders punktet in diesem Bereich der, der Vorlagen mit einer Länge von über vier Metern einscannt. Im - Test wurde auch diese Funktion getestet. Ein ganz normales Banner von zwei Metern Länge bereitete keinem der Scanner ein Problem. Das Banner mit einem ausgestanzten Fenster allerdings konnte nur der -Scanner einlesen. Die beiden anderen Geräte zerrissen die Testvorlage. In puncto Laufsicherheit gab es beim Test bei allen Systemen nichts zu beanstanden. Ultrasensoren sorgen dafür, dass keine doppelten Vorlagen eingezogen werden und ausgeklügelte Feeding-Technologien ermöglichen darüber hinaus sogar den von runden, sehr dünnen oder besonders dicken Vorlagen. Ein Vorteil des von ist die optionale Flachbett-Leseeinheit, die beispielsweise das Scannen aus Zeitungen zulässt. AUF DEN PUNKT Die vom Hersteller angegebene Grundgeschwindigkeit wird in allen Fällen bei einer voreingestellten Auflösung von 200 dpi eingehalten. Ein Unterschied ist erst dann bemerk- INFO So testet ermittelt die Scangeschwindigkeiten pro Minute in umfangreichen und praxisnahen Tests. Die von den Herstellern angegebene Geschwindigkeit pro Minute besagt grundsätzlich nur, wie schnell ein Scanner Papier durch den ziehen kann. Die Zeit, die das Gerät benötigt, um Daten aufzubereiten und abzuspeichern, bleibt dabei oft unberücksichtigt. hat anhand verschiedener Scanjobs die tatsächliche Geschwindigkeit der Systeme ermittelt und die Produktivität der einzelnen Aufgaben errechnet. Das bedeutet: Im Idealfall speichert eine 20-Seiten-Maschine nach Sekunden 20 Vorlagen dann liegt die Produktivität bei 100 Prozent. Zur Messung der Produktivität wurde eine -seitige Vorlage (S/W) mit 200 dpi eingescannt Zur Messung der Produktivität wurde eine -seitige Vorlage (S/W) mit 0 dpi eingescannt 56,3 21,4,9 10,7 58,0 22,0 Grundleistung in S/W Grundleistung in S/W Zur Messung der Produktivität wurde eine -seitige Vorlage (S/W) mit 0 dpi eingescannt Zur Messung der Produktivität wurde eine - seitige Vorlage (Farbe) mit 200 dpi eingescannt 31,0 56,3 13,3 27,7 28,0 48,6 Grundleistung in S/W 38 SPECIAL

4 bar, wenn die Auflösung 0 beziehungsweise 0 dpi eingestellt wird. Bei letzterer Einstellung im Farbmodus arbeitet der dann nur noch mit einer Geschwindigkeit von 13,1 Seiten, der mit 10,8 Seiten und der von mit 14,0 Seiten. Den unten stehenden Tabellen lässt sich entnehmen, wie sich die Scansysteme mit unterschiedlich eingestellten Auflösungen verhalten. Bemerkenswert ist die Leistung von und im Duplexmodus. Bei unserem Test erreichte hier beispielsweise der eine Höchstgeschwindigkeit von 100 Scans in der Minute. Der Grund sind die bereits erwähnten Bildsensoren in der GENAU HINGE- SCHAUT: - Redakteur Timo Schrage beim Testen der Scanner. Alle Geräte wurden über den USB2-Port installiert und getestet. Die Redakteure haben alle Tests zweimal durchgeführt. Zur Beurteilung der Qualität wurden Testseiten mit Text, Grafik und Fotos eingescannt. Die Seiten enthielten ein hochauflösendes Foto, Texte in verschiedenen Schriftgrößen, Graustufen und sehr feine Muster. Die Testseiten wurden anschließend von Grafikern und Redakteuren gemeinsam bewertet. Zur Messung der Produktivität wurde eine - seitige Vorlage (Farbe) mit 0 dpi eingescannt Zur Messung der Produktivität wurde eine -seitige, beidseitig bedruckte Vorlage (Farbe) mit 200 dpi eingescannt 21,7 100,0 13,7 41,4 22,0 100,0 Zur Messung der Produktivität wurde eine - seitige Vorlage (Farbe) mit 0 dpi eingescannt Zur Messung der Produktivität wurde eine -seitige, beidseitig bedruckte Vorlage (Farbe) mit 0 dpi eingescannt 13,1 26,1 10,8 17,6 14,0 27,0 SPECIAL 39

5 Leseeinheit, die beide Seiten der Vorlage gleichzeitig scannen. Die -Redakteure haben auch die Scanqualität der Systeme untersucht: Alle drei Maschinen waren in der Lage, die Vorlagen in einer ausgezeichneten Qualität einzuscannen. Die auf den Testvorlagen vorhandenen feinen Diagramme, Fotos oder Grau- und Farbstufenverläufe waren für die Geräte nicht sehr problematisch. Die volle Punktzahl in diesem Bereich bekamen und. lag leicht dahinter. Im Tagesgeschäft spielt die einfache Bedienbarkeit der Scanner eine große Rolle. Schließlich werden die Papierdokumente in der Regel nicht von geschultem Fachpersonal digitalisiert. Diese Arbeit muss vielmehr die Sprechstundenhilfe, Sekretärin oder der Praktikant nebenbei erledigen. Deshalb gilt: Je niedriger der Aufwand am Scanner, desto schneller wird die digitale Lösung im Unternehmen akzeptiert. Besonders erwähnenswert ist hier der. Das Gerät ist sehr einfach und intuitiv zu bedienen. Auch der -Scanner zeigte sich in diesem Bereich von einer sehr guten Seite. Die Bedienung des -Scanners ist nach Meinung der Redaktion etwas komplizierter, aber nach einer kurzen Eingewöhnungszeit ebenfalls leicht zu verstehen. Für eine noch effektivere Bedienung sind alle Geräte mit einem Auftrags-Button ausgestattet. Über diese Taste wird es möglich, Scan-Aufgaben in kürzester Zeit und mit INFO Mittelwerte In der nebenstehenden Übersicht sind die wichtigsten technischen Daten der einzelnen Scanner aufgeführt. Als Vergleichsmaßstab sowie als Anhaltspunkte für eine marktübliche Ausstattung dienen die -Mittelwerte. Die standardähnlichen Leistungsmerkmale geben an, wie derzeit ein Scansystem in dieser Leistungsklasse durchschnittlich ausgestattet sein sollte. Alle Sollangaben wurden rechnerisch ermittelt und stets auf sinnvolle, praxisnahe Werte gerundet. BEWERTUNGSSCHLÜSSEL: Punkte = sehr gut Punkte = gut Punkte = befriedigend Punkte = ausreichend unter 0 Punkte = mangelhaft Mittelwerte Markteinführung Empf. Verkaufspreis exkl. MwSt. Vom Hersteller empfohlenes Volumen Basisspezifikationen Vorlagengröße Automatischer für Typ Duplex Sensor Treiber DIN min. (mm) max. (mm) Banner (mm) Papiergewicht von Visitenkarten Vorlagen Scan-Geschwindigkeit (S/W) bei 0 dpi ppm / 100 ipm Scan-Geschwindigkeit (Farbe) bei 0 dpi ppm / 100 ipm Optische Auflösung 0 dpi Einstellung Auflösung für 200/0/0/0 dpi Farbtiefe PDF/A Funktionen Double-Feed-Detection Deskew Leerseitenerkennung autom. Formaterkennung autom. Farberkennung Schieflagenerkennung Text-Enhancement Multi-Stream Scan-to- Scan-to-FTP Scan-to-USB-Stick (direkt auf Stick) Scan-to-Fax Scan-to-Printer Erstellen eines Index-File One Touch JOB Interface Tastatur Flachbett-Option Maße B x T x H (mm) Gewicht (kg) Energy Star AUSSTATTUNG: max. 0 Punkte PREIS: max. 100 Punkte PRAXISTEST: max. 0 Punkte GESAMT: max Punkte SPECIAL

6 Testsieger 9/2011 URTEIL September Euro Seiten 54,8 216 x Vorlagen ppm / 120 ipm ppm / 120 ipm 0 dpi 200/0/0/0 dpi (Capture OneTouch/CapturePerfect) (Ultra Sonic) 280 x 178 x 172 3,2 Juli Euro Blatt Vorlagen ppm/80 ipm ppm/ ipm 0 dpi frei wählbar, möglich (Ultra Sonic) 1 x 1 x 158 4,2 Mai Euro Blatt Vorlagen ppm/100 ipm ppm/100 ipm 0 dpi 100/1/200/2/2/0/0/0/1.200, mit (Capture Pro) (Ultra Sonic), auch in Farbe möglich (Content-Leerseitenlöschung) 3 x 162 x 246 5, SPECIAL 41

7 größter Effizienz zu erledigen. Ein Knopfdruck genügt und die digitalisierten Dokumente stehen bereit für Funktionen wie Scan-to- , Scan-to-Desktop-Anwendung oder Scan-to-PDF. Alle drei Dokumentenscanner unterstützen bei der Digitalisierung verschiedene Bilddateiformate. Der Anwender kann je nach zwischen TIFF-, JPEG- und PDF-Dateien wählen. Darüber hinaus kann der Nutzer die PDF-Dateien verschlüsseln und als durchsuchbares Dokument speichern. Die Scanner beinhalten eine Reihe von Bildverarbeitungsfunktionen, mit denen sich die Qualität der digitalisierten Bilder automatisch optimieren lässt. Die Maschinen erkennen zudem automatisch, ob ein Dokument farbig oder schwarzweiß gescannt werden soll. Auf diese Weise braucht der Anwender deutlich weniger manuelle Einstellungen vorzunehmen und auch der verfügbare Speicherplatz wird besser genutzt. Selbst schräg eingezogene Vorlagen werden erkannt und automatisch wieder gerade gerichtet. ERGEBNIS + + sehr gute Testergebnisse, gute Austattung - höherer Preis - FAZIT: Der neue - Scanner hat alle Disziplinen im Test sehr gut gemeistert. In der Endbewertung lag das Gerät dann aber ganz knapp hinter dem von. günstigster Preis schmalere Ausstattung FAZIT: Auch mit dem ließen sich alles Testaufgaben erledigen. Punktabzug gab es für die etwas dürftigere Ausstattung und die im Vergleich geringere Produktivität. + - URTEIL Testsieger FAZIT: führte mit dem einen Scanner ein, der sowohl in der Ausstattung als auch in den Praxistests mit sehr guten Ergebnissen abgeschnitten hat. 9/2011 sehr gute Testergebnisse, gute Auststattung höherer Preis IN DER PRAXIS Bei der Digitalisierung der Dokumente stehen dem Anwender verschiedene Qualitätsmodi zur Verfügung. Für die Digitalisierung von Briefen und textlastigen Schriftstücken reicht schon eine geringe Auflösung von 100 PRAKTISCH: Mit wenigen Handgriffen lässt sich der -Scanner einklappen, so dass man ihn leicht verstauen kann. bis 1 Bildpunkten (dpi) im Schwarzweißmodus. Sehr kleine Textpassagen (wie im Test von einem Punkt Größe) können allerdings mit dieser Einstellung unleserlich sein. Dafür ist die Vorlage bereits nach wenigen Sekunden digitalisiert. Um auf der sicheren Seite auch für die OCR-Erkennung zu sein, ist das Ergebnis mit einer Auflösung von 0 dpi, wie auch der -Test belegt, ein guter Kompromiss aus Geschwindigkeit und Qualität. Wenn bei den Vorlagen eine besonders hohe Detailgenauigkeit gefragt ist, wie bei Grafiken, ist natürlich eine hohe Auflösung mit 0 dpi die erste Wahl. Allerdings sollten in diesem Modus nur Grafiken, Fotos und Dokumente mit sehr kleinen Schriftarten digitalisiert werden, da der Scanvorgang deutlich mehr Zeit in Anspruch nimmt. FAZIT: Alle drei Scanner sind für den Einsatz im Büro optimal geeignet. Kleine Unterschiede lassen sich jedoch im Bereich von Ausstattung, Preis und Produktivität beziehungsweise Qualität erkennen. Nach Auswertung der Punkte stand der Gesamtsieger dicht gefolgt von fest. Der Scanner konnte in allen Testbereichen mithalten, lag in den Ergebnissen aber fast immer hinter den anderen Kandidaten. Der Pluspunkt des -Scanners ist der günstigere Preis. Klaus Leifeld 42 SPECIAL