Kauffrau/-mann für Büromanagement

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1 Kauffrau/-mann für Büromanagement Grundlagen von Denise Aigner Günter Hellmers Sabine Holtmann Marcel Lange Monique Pohontsch Ursula Wathling Matthias Winkler unter Mitarbeit der Verlagsredaktion

2 2 // Symbole Verwendete Symbole am Seitenrand Einstiegsfall Grundlagen Lernsituationen & Übungen Lernsituation Beispiel Aufträge zur Lernsituation Gesetzestext Übungen Formel Check-up-Fragen Merksatz CD-ROM Die im Lehrerhandbuch (Best.-Nr. 3554) enthaltene CD-ROM enthält ergänzende Materialien und Kopiervorlagen zu Aufgaben, Übungen und Belegen sowie methodische Alternativen (thematische Ein- und Ausstiege). Exkurs Einzelarbeit Die Aufgabe/Übung bietet sich für Einzelarbeit der Schülerinnen und Schüler an. Lösung des Einstiegsfalls Partnerarbeit Die Aufgabe/Übung bietet sich für Partnerarbeit der Schülerinnen und Schüler an. Gruppenarbeit Die Aufgabe/Übung bietet sich für Gruppenarbeit der Schülerinnen und Schüler an. Plenum Die Ergebnisse der Aufgabe/Übung können von den Schülerinnen und Schülern im Plenum präsentiert und diskutiert werden. 1. Auflage, 2014 Druck 1, Herstellungsjahr 2014 Bildungshaus Schulbuchverlage Westermann Schroedel Diesterweg Schöningh Winklers GmbH Postfach 33 20, Braunschweig Redaktion: Dr. Erwin Petzi Lektorat: Katharina Mieskes, Neu Isenburg Satz: Ottomedien, Hanhofen Grafiken: Claudia Hild, Angelburg Druck: westermann druck GmbH, Braunschweig ISBN: Auf verschiedenen Seiten dieses Buches befinden sich Verweise (Links) auf Internetadressen. Haftungshinweis: Trotz sorgfältiger inhaltlicher Kontrolle wird die Haftung für die Inhalte der externen Seiten ausgeschlossen. Für den Inhalt dieser externen Seiten sind ausschließlich deren Betreiber verantwortlich. Sollten Sie bei dem angegebenen Inhalt des Anbieters dieser Seite auf kostenpflichtige, illegale oder anstößige Inhalte treffen, so bedauern wir dies ausdrücklich und bitten Sie, uns umgehend per davon in Kenntnis zu setzen, damit beim Nachdruck der Verweis gelöscht wird. Dieses Werk und einzelne Teile daraus sind urheberrechtlich geschützt. Jede Nutzung außer in den gesetzlich zugelassenen Fällen ist nur mit vorheriger schriftlicher Einwilligung des Verlages zulässig

3 Vorwort // 3 Vorwort Die Buchreihe Kauffrau/-mann für Büromanagement (bestehend aus vier Bänden) bietet eine umfangreiche Darstellung aller Ausbildungsinhalte und prüfungsrelevanten Themen entsprechend des neuen Rahmenlehrplans der Kultusministerkonferenz. Die Schülerinnen und Schüler werden in vollem Umfang auf das künftige Berufsleben als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement vorbereitet und lernen, selbstständig, organisiert und vorausschauend Aufgaben auszuführen und den Arbeitsalltag mit allen seinen Facetten zu meistern. Dieser Band Grundlagen deckt folgende Lernfelder ab: 1 (Die eigene Rolle im Betrieb mitgestalten und den Betrieb präsentieren), 2 (Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisieren), 3 (Aufträge bearbeiten), 4 (Sachgüter und Dienstleistungen beschaffen und Verträge schließen), 5 (Kunden akquirieren und binden), 7 (Gesprächssituationen gestalten), 8 (Personalwirtschaftliche Aufgaben wahrnehmen), 9 (Liquidität sichern und Finanzierung vorbereiten), 11 (Geschäftsprozesse darstellen und optimieren), 12 (Veranstaltungen und Geschäftsreisen organisieren), 13 (Ein Projekt planen und durchführen). In diesem neuen Lernbuch werden die Grundlagen unter Einbeziehung zahlreicher Praxisfälle erläutert und vertieft. Es unterstützt als Wissensspeicher die selbstständige Arbeit der Schülerinnen und Schüler mit den Lernsituationen und Übungen (siehe hierzu den Band Lernsituationen & Übungen, Best.-Nr. 3551). Die gesamte Buchreihe führt durch ein modernes Modellunternehmen aus der Musikbranche (Blum Music4You KG) vom produktiven Bereich bis hin zur Dienstleistungsbranche. Lernlandkarten zu Beginn der Themenkomplexe zeigen einen Überblick über die zu lernenden Inhalte durch Bilder Begriffe Botschaften Beziehungen. So lernen die Schülerinnen und Schüler in Zusammenhängen zu denken und zu handeln. Da praxis- und berufsbezogene Lernsituationen nach dem neuen Lehrplan eine zentrale Stellung in der Unterrichtsgestaltung einnehmen, stehen auch bei der fachsystematischen Wissensvermittlung in diesem Grundlagenband zu Beginn einzelner Kapitel Einstiegsfälle, die den didaktischen Bezugspunkt für Situationen darstellen, die für die Berufsausbildung bedeutsam sind. Die Kapitel schließen mit der Lösung dieser Einstiegsfälle ab. Vervollständigt wird die Buchreihe durch den Band Rechnungswesen (Best.-Nr. 3552), der die Lernfelder 6 (Werteströme erfassen und beurteilen) und 10 (Wertschöpfungsprozesse erfolgsorientiert steuern) abdeckt, sowie den Band Informationsverarbeitung (Best.-Nr. 3568), in dem mit Word, PowerPoint, Excel und Outlook die Medienkompetenzen der Schülerinnen und Schüler geübt und gefestigt werden und so zu einem erfolgreichen Bestehen der Abschlussprüfung beitragen. Auf der dem Lehrerband (Best.-Nr. 3554) beigefügten CD-ROM bieten wir (neben ergänzendem Material, Kopiervorlagen und den Lernlandkarten) zusätzlich eine Vielzahl an methodischen Alternativen (thematische Ein- und Ausstiege zu allen Teilkapiteln). Die Website des Modellunternehmens enthält aktuelle Hinweise zum Unternehmen. Dort stehen auch Datenbestände und Dokumente zum Download bereit. Für Verbesserungsvorschläge und Anregungen sind die Verfasserinnen und Verfasser stets dankbar. Frühjahr 2014 Die Autorinnen und Autoren 35503

4 4 // Inhaltsverzeichnis Inhalt Lernlandkarte 1.1 bis Die Blum Music4You KG stellt sich vor Organigramm Von den Bedürfnissen zum wirtschaftlichen Handeln Bedürfnisse und Bedarf Arten von Bedürfnissen Güter und Güterarten Wirtschaftliches Handeln Produktionsfaktoren Unternehmensziele und Arten von Unternehmen Wirtschaftskreislauf Einfacher Wirtschaftskreislauf Erweiterter Wirtschaftskreislauf Lernlandkarte 1.6 bis Berufsbild Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement Aufgaben und Einsatzbereiche von Kaufleuten für Büromanagement Anforderungen an (angehende) Kaufleute für Büromanagement Kompetenzen im Berufsleben Grundlagen der dualen Ausbildung Lernorte Berufsbildungsgesetz (BBiG) Ausbildungsordnung Ausbildungsvergütungen Berufsausbildungsvertrag Rechte und Pflichten während des Berufsausbildungsverhältnisses Gestreckte Abschlussprüfung Weiterbildungsmöglichkeiten für Kaufleute für Büromanagement Schutzbestimmungen für Auszubildende und Arbeitnehmer/-innen Jugendarbeitsschutzgesetz (JArbSchG) Gesetz zum Schutz der erwerbstätigen Mütter (Mutterschutzgesetz MuSchG) Schwerbehindertenschutz Technischer Arbeitsschutz Betriebliche Mitbestimmung der Arbeitnehmer/-innen Betriebsrat Jugend- und Auszubildendenvertretung (JAV) Betriebsvereinbarungen Tarifverträge Tarifbindung Arten von Tarifverträgen Ablauf von Tarifvertragsverhandlungen

5 Inhaltsverzeichnis // 5 Lernlandkarte Arbeitswelt Büro Gesetzliche Grundlagen für die Gestaltung eines Büroarbeitsplatzes Belastungen im Büro Selbstmanagement Zeitmanagement Konfliktmanagement Umwelteinflüsse im Büro und Umweltschutz Ergonomie Raumgestaltung Lernlandkarte 2.2 bis Bürotechnik Drucken, Kopieren, Scannen Drucker Kopierer Scanner Telekommunikation Telefon Mobilfunk Telefax Internet und Intranet Schriftgutverwaltung Registratur Arbeits- und Organisationsmittel Ordnungssysteme Elektronische Ablagesysteme und Speichermedien Dokumentenmanagementsysteme Datenschutz und Datensicherheit Lernlandkarte 2.5 bis EDV-Technik Soft- und Hardware Software Hardware Datensicherung Netzwerke Datenbanken Terminplanung Terminarten Terminüberwachung Terminplanung und -überwachung mit dem PC Posteingang und Postausgang Posteingang Postausgang

6 232 4 Sachgüter und Dienstleistungen beschaffen und Verträge schließen 4.1 Beschaffungsprozesse und Logistik Supply-Chain-Management E-Procurement 4.2 Warenwirtschaftssysteme 4.3 Beschaffung als Teil der betrieblichen Wertschöpfungskette Organisation der Beschaffung Beschaffungswege Make or buy Eigenherstellung oder Fremdbezug Beschaffungsprinzipien 4.4 Bedarfsermittlung Bedarfsarten Bezugsquellenermittlung und Lieferantenauswahl Verbrauchs- und bedarfsgesteuerte Bedarfsermittlung 4.5 Lagerhaltung Aufgaben der Lagerhaltung Formen der Lagerhaltung Arten der Lagerhaltung Kosten der Lagerhaltung Lagerkennzahlen 4.6 Bestellverfahren Bestellpunktverfahren Bestellrhythmusverfahren Just-in-time-Verfahren Kanbanverfahren 4.7 Beschaffungsmenge Zielkonflikt bei der Ermittlung von Bestellmengen Optimale Bestellmenge 4.8 ABC-Analyse 4.9 Bestellprozess Angebotsvergleich Bezugskalkulation (quantitativer Angebotsvergleich) Nutzwertanalyse (qualitativer Angebotsvergleich)

7 Bestellüberwachung 4.11 Beschaffungspolitik aus ökologischer Sicht 4.12 Rechtsgeschäfte und Verträge Rechtsgebiete Rechtssubjekte und Rechtsobjekte Rechtliche Einzelfallregelungen Arten von Rechtsgeschäften und Verträgen Vertragsfreiheit und ihre Grenzen Nichtige, anfechtbare oder widerrufbare Rechtsgeschäfte 4.13 Kaufverträge - Abschluss, Inhalt, Erfüllung Zustandekommen von Kaufverträgen Antrag und Annahme Inhalte von Kaufverträgen Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) Erfüllung von Kaufverträgen - Verpflichtungs- und Erfüllungsgeschäft Gutgläubiger Eigentumserwerb an beweglichen Sachen Eigentumsvorbehalt Funktion und Arten Erfüllungsort, Gefahrübergang und Gerichtsstand 4.14 Kaufverträge - Leistungs- bzw. Erfüllungsstörungen Überblick über Leistungsstörungen Schuldnerverzug beim Kaufvertrag: Lieferungs- und Zahlungsverzug Gläubigerverzug beim Kaufvertrag: Annahmeverzug Schlechtleistung beim Kaufvertrag: mangelhafte Lieferung Besonderheiten bei unterschiedlichen Kaufvertragsarten

8 234 4// Sachgüter und Dienstleistungen beschaffen und Verträge schließen Lernlandkarte 4.1 und Logistik Entsorgungslogistik Beschaffungslogistik Produktionslogistik Transportlogistik Distributionslogistik Lagerlogistik Supply-Chain-Management E-Procurement Internet Intranet 3.2 Warenwirtschaftssysteme manuelle Warenwirtschaftssysteme EDV-gestützte Warenwirtschaftssysteme Angebot Auftragsbestätigung Bestellung Kunde Lieferant Wareneingang offene Warenwirtschaftssysteme geschlossene Warenwirtschaftssysteme Rechnung Lieferschein Eingangsrechnung

9 4 Sachgüter und Dienstleistungen beschaffen und Verträge schließen // Beschaffungsprozesse und Logistik Logistische Prozesse beeinflussen das Wirtschaftsleben. Das Wachstum der Globalisierung, der Kostendruck auf die Unternehmen und die zunehmende Konkurrenz treiben die Logistik in Industrie, Handel und Dienstleistung an. Merke Logistik umfasst die Planung, Steuerung, Organisation, Abwicklung und Kontrolle des Güter-, Waren- und Informationsflusses bis hin zur personellen Strategie eines Unternehmens vom Beschaffungsmarkt bis hin zum Absatzmarkt. Logistik kommt in unterschiedlichen Bereichen zum Einsatz. Logistische Einsatzbereiche Beschaffungslogistik Produktionslogistik Lagerlogistik Transportlogistik Distributionslogistik Entsorgungslogistik Logistische Maßnahmen fi optimale Beschaffung der Werkstoffe, Produkte und Waren fi optimale Gestaltung des Produktionsprozesses bis zur Fertigstellung des Produkts fi ökonomische Auswahl des Lagerstandorts, der Lagerorganisation, der Lagersysteme und der Lagertechnik fi optimale Gestaltung eines ökonomischen Transportwegs fi optimale Gestaltung des Warenabsatzes bis hin zur Kundenbelieferung fi optimierte ökonomische und ökologische Entsorgung von Altstoffen Die Abstimmung aller Geschäftsprozesse ist eine wesentliche Voraussetzung für eine sachlich und zeitlich optimale Logistikkette. Dabei ist es unverzichtbar, Lieferanten, Kunden und Dienstleister einzubeziehen. Die Anforderungen an die Logistik werden wichtiger und inhaltsreicher, damit die weltweiten Warenströme bewältigt werden können Supply-Chain-Management Im Mittelpunkt der logistischen Prozesse steht die Wertschöpfungskette, engl.: Supply Chain (auch Versorgungskette oder Lieferkette genannt). Sie umfasst den Weg einer Ware oder einer Dienstleistung bis zum Endverbraucher einschließlich der in jeder Stufe entstandenen Wertsteigerung (Mehrwertsteigerung). Die Optimierung der Wertschöpfungskette mithilfe des Supply-Chain-Managements ist ein fundamentales Ziel jedes Unternehmens. Dazu gehören die Beschaffung, die Lagerung, der Transport bis hin zur Kundenbelieferung (Absatz), die Kommunikations- und Informationstechniken, die Instandhaltung, die Forschung und die Entwicklung sowie die Entsorgung. Der Markt erwartet von seinen Beteiligten eine bedarfsgerechte Versorgung, einen umfassenden Service und möglichst weitreichende Zusatzleistungen

10 236 4// Sachgüter und Dienstleistungen beschaffen und Verträge schließen Wertschöpfungskette Produktion Lager Beschaffung Kommunikation Distribution Forschung Transport Kunde Merke Supply-Chain-Management (Lieferkettenmanagement) bedeutet die Planung und Steuerung des gesamten Geschäftsprozesses von der Auswahl der Lieferanten, der Beschaffung sowie der logistischen Umsetzung der Waren-, Informations- und Geldflüsse innerhalb der Wertschöpfungskette vom Hersteller bis hin zum Endverbraucher. Supply-Chain-Management Schnittstellen Schnittstellen Hersteller Lieferant Kunde Schnittstellen

11 4 Sachgüter und Dienstleistungen beschaffen und Verträge schließen // 237 Das Supply-Chain-Management (SCM) als Managementkonzept zur Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit wird in der Praxis verstärkt eingesetzt, um die Schwachpunkte an den Schnittstellen zwischen den beteiligten Unternehmen zu beseitigen und die Prozesskette zu beschleunigen. Durch die hohe Sättigung des Marktes, den sich ständig beschleunigenden technischen Fortschritt sowie die immer größere Markttransparenz für den Kunden sind die Unternehmen gezwungen, nach neuen Vertriebswegen zu suchen, um ihre Wettbewerbsfähigkeit zu erhalten oder zu erweitern. Der Beschaffungsprozess auf elektronischem Wege schafft in den Unternehmen die Grundlage dafür, flexibel auf die Anforderungen der Kunden zu reagieren. Mit einer exakten Einkaufsabwicklung sowie effizienten, kostengünstigen und schnellen Vertriebswegen steigt die Erfolgschance der Unternehmen. Supply-Chain-Management-Systeme schaffen die Voraussetzung für eine komplexe Informationstransparenz E-Procurement Auf die veränderten Bedingungen und die steigenden Anforderungen am Markt reagieren viele Unternehmen mit der Einführung komplexer Softwarelösungen. Die vorhandenen Geschäftsprozesse werden durch E-Business-Systeme optimiert. Mit einem Internetgeschäft werden die Unternehmen flexibler und können schneller und rationeller auf Kundenwünsche eingehen. Der Bereich der elektronischen Beschaffung wird ausgebaut; das E-Procurement ist im Laufe der technischen Entwicklung ein wesentlicher Bestandteil der Beschaffung geworden. Es bezeichnet eine optimale Form der Zusammenarbeit von Lieferanten und Kunden. Der Kunde hat die Möglichkeit, über das Internet oder über ein Intranet, das zwei Unternehmen verbindet, Güter und Dienstleistungen zu beschaffen. E-Business Glossar E-Procurement Lieferant Kunde Internet oder Intranet Zur Nutzung der elektronischen Dienste stehen verschiedene Anwendungen zur Verfügung. Kataloge können online aufgerufen werden; Anfragen, Angebote und Bestellungen werden online ausgeführt; der aktuelle Lieferstatus kann online geprüft werden. Oft sind die Firmennetze der Unternehmen miteinander verbunden oder die Lieferanten verwenden die gleichen Softwaresysteme wie ihre Kunden, was die Zusammenarbeit vereinfacht

12 238 4// Sachgüter und Dienstleistungen beschaffen und Verträge schließen Die Beschaffungsvorgänge werden durch die Möglichkeit des E-Procurement vereinfacht, die Beschaffungskosten werden reduziert, zum Beispiel durch geringeren Papierverbrauch und erheblichezeitersparnis.derkundehatdabeiden Vorteil, die Lieferfähigkeit sofort prüfen zu können. Die Angebote oder Bestellungen werden durch eine elektronische Signatur verbindlich. Verschiedene E-Procurement-Anbieter unterstützen die Unternehmen bei der Suche nach geeigneten Softwarelösungen für die Bestellabwicklung. 4.2 Warenwirtschaftssysteme Warenwirtschaftssysteme Kap Elektronische Warenwirtschaftssysteme sind computerunterstützte Systeme zur artikelgenauen, wert- und mengenmäßigen Warenverfolgung im Unternehmen. Die ständige Weiterentwicklung der Kommunikationsmedien eröffnet neue Möglichkeiten und Perspektiven. Der Weg der Ware vom Hersteller bis hin zum Endverbraucher kann durch diese technisch anspruchsvollen Kommunikationsmittel überwacht und gelenkt werden. Merke Warenwirtschaftssysteme beinhalten den gesamten Warenfluss in einem Unternehmen, der mittels moderner elektronischer Datenverarbeitungsanlagen erfasst, kontrolliert und gesteuert werden kann. Der Waren- und Belegdurchlauf in einem Unternehmen kann in manueller Form erfolgen, allerdings sind heute fast alle Unternehmen mit Computertechnik ausgestattet, sodass alle Vorgänge in elektronischer Form erfasst werden. Der Markt bietet dazu verschiedene Softwaremöglichkeiten an. Diese umfassen alle Daten- und Warenflüsse vom Einkauf, über die Lagerung, den Verkauf und das Rechnungswesen. Bestandteile von Warenwirtschaftssystemen Warenwirtschaftssysteme umfassen die computergestützte Bewirtschaftung des gesamten Warenflusses vom Auftrag bis zur Auslieferung, vom Wareneingang über die Lagerverwaltung bis hin zum Warenausgang, vom Tagesumsatz bis zum Jahresumsatz. Sie beinhalten darüber hinaus die Korrespondenz mit Kunden und Lieferanten, die gesamte Kommunikation über Telefon, und Telefax, jegliche Statistiken über die Unternehmenstätigkeit. Symbole in Warenwirtschaftssystemen Symbole unterstützen die Arbeit in Warenwirtschaftssystemen. Verschiedenen Anwendungen sind bestimmte Symbole zugeordnet:

13 4 Sachgüter und Dienstleistungen beschaffen und Verträge schließen // 239 Lexware professional - < Blum Music4You KG - Supervisor > - [Warenwirtschaft] Angebot Auftragsbestätigung Bestellung Kunde Lieferant Wareneingang Rechnung Lieferschein Eingangsrechnung Stammdaten in Warenwirtschaftssystemen Die Stammdaten in einem Warenwirtschaftssystem bestehen vorwiegend aus folgenden Angaben: Artikelstamm Kundenstamm Zahlungsbedingungen Lagerorte Preislisten Lieferbedingungen Lieferantenstamm Wechselkurse Versandarten Die meisten Warenwirtschaftssysteme bieten ferner Schnittstellen zu öffentlichen Institutionen und anderen Unternehmen an, um Daten weiterzuleiten oder eine automatische Nachbestellung auszulösen. Offene und geschlossene Warenwirtschaftssysteme Grundsätzlich werden offene und geschlossene Warenwirtschaftssysteme unterschieden. Die geschlossenen Warenwirtschaftssysteme sind nur im eigenen Unternehmen anwendbar, dabei werden die Waren und Dienstleistungen der einzelnen Bereiche in der Beschaffung, im Verkauf, im Lager und in der Buchhaltung erfasst. Beispiel Arbeitsauftrag via Intranet Die Arbeitsabläufe werden über ein firmeneigenes Intranet gesteuert. Ein Mitarbeiter erhält sprachgesteuert über ein Headset zum Beispiel einen Kommissionierungsauftrag im Lager gemeldet. Er führt den Auftrag mithilfe des Intranets aus. In einem offenen Warenwirtschaftssystem werden die Informationen zwischen verschiedenen Unternehmen ausgetauscht. So besteht die Möglichkeit, den Verbleib der Ware nachzuprüfen und Rechnungen, Lieferscheine sowie andere Frachtpapiere online zu versenden

14 240 4// Sachgüter und Dienstleistungen beschaffen und Verträge schließen Beispiel Elektronische Kassensysteme Der Einsatz von elektronischen Kassensystemen (zum Beispiel Scannerkassen) ermöglicht eine sofortige Warenbestandsaufnahme. Diese offenen Systeme sind in der Lage, die Abverkäufe zu erfassen, zu speichern und neue Ware zu bestellen. Einsatzbereiche von Warenwirtschaftssystemen In offenen Warenwirtschaftssystemen werden meist folgende Unternehmenstätigkeiten über das elektronische System abgewickelt. Einkauf Verkauf Lagerhaltung Buchhaltung Anfragen erstellen Angebote einholen Bestellungen auslösen Anfragen bearbeiten Angebote erstellen Lieferscheine und Rechnungen erzeugen Wareneingang erfassen Warenausgang erfassen Warenbestand erfassen automatisches Melden bei Erreichung von Mindest-, Melde- und Höchstbeständen Zahlungsbelege erstellen Zahlungsaufforderungen und Mahnungen erstellen Inventurlisten erstellen Die Vorgänge werden erfasst, gespeichert, statistisch ausgewertet und ausgegeben, sie vereinfachen die Berechnung des Betriebsergebnisses. Insofern besteht die Möglichkeit, einen raschen Überblick über die Rentabilität des Unternehmens zu erhalten. Einen optimal ökonomischen Arbeitsablauf bieten besonders die offenen Warenwirtschaftssysteme. Aufbereitete Daten können umgehend an Institutionen, wie zum Beispiel an das Finanzamt, übermittelt werden. Vor- und Nachteile von Warenwirtschaftssystemen Vorteile von Warenwirtschaftssystemen laufende Bestandsüberwachung schnellere Einkaufsdisposition schneller Informationsfluss kurzfristige Erfolgskontrolle optimierte Personaleinsatzplanung ökologischer Nutzen geringerer Papierverbrauch Nachteile von Warenwirtschaftssystemen hohe Investitionskosten geschultes Personal Kosten für Pflege und Wartung bei Systemausfall Stillstand des Informations- und Warenflusses technische Ausstattung beeinflusst betriebliche Entscheidungen

15 4 Sachgüter und Dienstleistungen beschaffen und Verträge schließen // 241 Zusammenfassung Warenwirtschaftssysteme manuelle Warenwirtschaftssysteme EDV-gestützte Warenwirtschaftssysteme Der Warenfluss wird im Unternehmen per Hand erfasst, gesteuert, kontrolliert. Der gesamte Warenfluss im Unternehmen wird per EDV erfasst, gesteuert und kontrolliert. geschlossenes offenes Warenwirtschaftssystem Warenwirtschaftssystem Alle Warenbewegungen werden erfasst und zur Weiterverwendung gespeichert. Alle Warenbewegungen werden erfasst, gespeichert, ausgewertet und durch spezielle Softwarelösungen an andere Unternehmen zur Bearbeitung weitergeleitet

16 242 4// Sachgüter und Dienstleistungen beschaffen und Verträge schließen Lernlandkarte 4.3 und Beschaffung die richtige Ware in der richtigen Menge zu den richtigen Zahlungsbedingungen mit minimalen Kosten in der richtigen Güte zum richtigen Preis zu den richtigen Lieferungsbedingungen Organisation der Beschaffung Beschaffungswege dezentrale Beschaffung zentrale Beschaffung direkte Beschaffung indirekte Beschaffung Objektprinzip Funktionsprinzip Make or buy Eigenherstellung oder Fremdbezug machen oder? kaufen? Beschaffungsprinzipien Einzelbeschaffung fertigungssynchrone Beschaffung Vorratsbeschaffung 3.4 Bedarfsermittlung Bedarfsarten Bezugsquellenermittlung Bedarfsermittlung Nettobedarf Bruttobedarf interne Bezugsquellen externe Bezugsquellen verbrauchsgesteuerte Bedarfsermittlung bedarfsgesteuerte Bedarfsermittlung

17 4 Sachgüter und Dienstleistungen beschaffen und Verträge schließen // Beschaffung als Teil der betrieblichen Wertschöpfungskette Der Unternehmensbereich Beschaffung spielt eine zentrale Rolle, um die unternehmerischen Ziele erfüllen zu können. Hauptaufgabe der Abteilung Beschaffung ist es, eine termingerechte Bereitstellung von Werkstoffen, Gütern oder Waren in der richtigen Art und Menge zu minimalen Kosten zu garantieren. Beschaffung bedeutet die richtige Ware in der richtigen Größe in der richtigen Menge, zum richtigen Preis zu den richtigen Zahlungsbedingungen zu den richtigen Lieferbedingungen mit minimalen Kosten bereitzustellen Im Rahmen der Beschaffungsplanung müssen folgende Fragen geklärt werden, bevor eine Bestellung ausgelöst wird: Welche Umsatzziele sind geplant? Wohin führt die Marktentwicklung? Wie hoch ist die Liquidität? Welche Lagerkapazitäten stehen zur Verfügung? Wie viel Personal wird benötigt? Was soll eingekauft werden? Wie viel soll eingekauft werden? Wann soll eingekauft werden? Welches Kapital steht zur Verfügung? Welche Mindestabnahmemengen geben uns die Lieferanten vor? Werden Preisänderungen am Markt erwartet? Wird sich das Nachfrageverhalten unserer Kunden ändern? Wie verhält sich die Konkurrenz? Wo soll eingekauft werden? Welche Materialien sind notwendig? Sind diese Fragen beantwortet, beginnt der Beschaffungsprozess mit dem Ziel einer optimalen Gestaltung des gesamten Leistungsprozesses

18 244 4// Sachgüter und Dienstleistungen beschaffen und Verträge schließen Der Beschaffungsprozess besteht im Einzelnen aus folgenden Teilaufgaben: 9. Wareneingang 1. Bedarfsermittlung 2. Bezugsquellenermittlung 8. Bestellüberwachung Beschaffung 3. Lieferantenauswahl 7. Bestellabwicklung 4. Zeitplanung 6. Preisplanung 5. Mengenplanung Merke Die Beschaffung umfasst die Versorgung des Unternehmens in allen Bereichen und ist ein wesentlicher Teil der betrieblichen Wertschöpfungskette. Die Aufgaben der Beschaffungsabteilungen konzentrieren sich auf die Versorgung des Unternehmens mit Roh-, Hilfsund Betriebsstoffen sowie mit Fertigprodukten, Dienstleistungen, Energien und mit Rechten. Der Einkauf ist der entscheidende Ausgangspunkt der unternehmerischen Tätigkeit und steht am Anfang des betrieblichen Leistungsprozesses. Im Bereich der Beschaffung bestehen große Möglichkeiten zur Gewinnoptimierung; sie legt damit den Grundstein für den Unternehmenserfolg. Beschaffungsobjekte Informationen Dienstleistungen Güter Rechte z. B. Bezugsquellen z. B. logistische Aufgaben z.b. Werkstoffe, Handelswaren z.b. Patente

19 4 Sachgüter und Dienstleistungen beschaffen und Verträge schließen // Organisation der Beschaffung Die Beschaffung in einem Unternehmen kann auf unterschiedliche Weise erfolgen. Wie sie organisiert wird, hängt auch von der Gesamtorganisation des Unternehmens ab. Äußere Organisation der Beschaffung Organisation der Beschaffung zentrale Beschaffung dezentrale Beschaffung Die Beschaffung erfolgt für das gesamte Unternehmen durch eine einzige Stelle. Die Beschaffung erfolgt durch einzelne Filialunternehmen oder Betriebsteile. Die zentrale und die dezentrale Beschaffung des Unternehmens sind Aspekte der äußeren Organisation des Unternehmens. Zentrale und dezentrale Beschaffung Vorteile zentrale Beschaffung Vorteile dezentrale Beschaffung Möglichkeiten der Rabattgewährung durch große Abnahmemengen bessere Überwachung und Kontrollmöglichkeiten der Lieferungen effiziente Überwachung der Lagerbestände Einsatz von qualifiziertem Fachpersonal bessere Marktübersicht schnelle Reaktion auf mögliche Kundenwünsche hohes Fachwissen von Spezialisten vor Ort stärkere Abstimmung auf Spezialbereiche im Unternehmen Innere Organisation der Beschaffung Die betriebliche Organisation eines Unternehmens erfolgt durch die Stellenbildung. So weist die Stellenbildung im Unternehmen jedem Mitarbeiter einen bestimmten Aufgabenbereich zu. Im Beschaffungsbereich unterscheiden sich die Aufgaben durch das Funktionsprinzip und das Objektprinzip. Stellenbildung Kap. 11.x

20 246 4// Sachgüter und Dienstleistungen beschaffen und Verträge schließen Innere Organisation der Beschaffung Funktionsprinzip Objektprinzip Die Aufteilung der Tätigkeitsbereiche erfolgt nach den verschiedenen Aufgaben innerhalb der Abteilung Einkauf. Die Mitarbeiter erfüllen nur Teilbereiche des gesamten Beschaffungsprozesses. Die Aufteilung der Tätigkeitsbereiche erfolgt nach den zu beschaffenden Werkstoffen und Waren. Die Mitarbeiter nehmen alle Tätigkeiten des Beschaffungsprozesses wahr Beschaffungswege Die Beschaffung ist eine Grundaufgabe im Unternehmen; die Beschaffungswege werden durch die betrieblichen Ziele, die wirtschaftliche Situation oder auch durch den Standort des Unternehmens bestimmt. Beschaffungswege direkte Beschaffung indirekte Beschaffung Bezug beim Urproduzenten oder Hersteller Vorteile Bezug über den Handel, Beschaffungshelfer oder Importeur Vorteile bessere Konditionen und Preisvorteile Kostenvorteile durch Einsparung von Transportwegen Verringerung von Umlade- und Zwischenlagerungskosten bessere Marktübersicht durch Händler, Beschaffungshelfer und Importeure keine schwierige Vorauswahl mehr nötig kleine Abnahmemengen möglich Make or buy Eigenherstellung oder Fremdbezug Make or buy (engl.) heißt übersetzt machen oder kaufen. Dies wird als Entscheidungsalternative im Unternehmen angesehen, die richtige Ware in der geforderten Menge und Qualität zum richtigen Zeitpunkt und zum günstigsten Preis entweder selbst herzustellen oder von einem Fremdanbieter zu beschaffen

21 4 Sachgüter und Dienstleistungen beschaffen und Verträge schließen // 247 Entscheidend sind die Kostenfaktoren, die über Eigenherstellung oder Fremdfertigung bestimmen. Es kann von Vorteil sein, zum Beispiel Produktteile von einem anderen Hersteller fertigen zu lassen, wenn dieser über wirtschaftlich bessere technische Voraussetzungen oder zuverlässigere Lieferanten verfügt und die gewünschte Menge zum richtigen Termin in guter Qualität kostengünstiger herstellen kann. So spielt der Fremdbezug eine immer größere Rolle in Wirtschaftsunternehmen. Ausschlaggebende Einflussgrößen für die Entscheidung make or buy, also die Wahl zwischen Eigenherstellung oder Fremdbezug der erforderlichen Mittel für den betrieblichen Leistungsprozess, sind: Kernkompetenzen des Unternehmens Herstellungs- und Transportkosten Kapitalbedarf Entwicklungskosten Produktionskapazität qualitative Aspekte Zuverlässigkeit des Lieferanten eigenes Personal (Qualifizierung der Mitarbeiter) Verminderung des Unternehmerrisikos Unternehmensimage Die Gründe für die Alternative make or buy können vielfältig sein, sie müssen immer aus Sicht des beschaffenden Unternehmens betrachtet werden. Vor einer Entscheidung muss sehr genau die Kernkompetenz des Unternehmens bedacht und geprüft werden, ob es sinnvoll ist, ein Produkt selbst herzustellen oder womöglich anderweitig kostengünstiger zu beschaffen. Die Unternehmen sollten sich darauf konzentrieren, wofür sie die besten Voraussetzungen mitbringen. Eigenherstellung Eine vollständige Eigenfertigung in den Unternehmen ist fast nur noch in speziellen Bereichen der Wirtschaft zu finden, so zum Beispiel in der Raumfahrt. Vorteile Eigenherstellung intensiver Kundenkontakt direkte Serviceangebote möglich keine Abhängigkeit von Zulieferern Imagevorteil große Flexibilität geringe Logistikkosten Nachteile Eigenherstellung hohe Entwicklungskosten erhebliche Investitionskosten hohe Personalkosten aufgrund qualifizierter Mitarbeiter finanzielles Risiko bei Innovationen großer Kapitalbedarf Fremdbezug Der Trend hin zum Fremdbezug steigt durch die Globalisierung des Weltmarkts enorm an. Einige Unternehmen betreiben ein vollständiges Outsourcing (Auslagerung von Geschäftsprozessen) für

22 248 4// Sachgüter und Dienstleistungen beschaffen und Verträge schließen ihre Fertigungsbereiche. Dies ist möglich, da die Preise zum Beispiel in osteuropäischen oder asiatischen Ländern mitunter so gering sind, dass sich eine Eigenfertigung in Deutschland nicht mehr lohnt trotz hoher Transportkosten aus den entfernten Ländern und Produktionsstätten. Merke Outsourcing bedeutet die Auslagerung gesamter Geschäftsprozesse, einzelner Aufgabenbereiche sowie Dienstleistungen, um sich auf die eigenen Kernkompetenzen konzentrieren zu können und Unternehmenskosten einzusparen. Outsourcing wird in allen Bereichen der Wirtschaft durchgeführt, insbesondere in den Bereichen der Informations- und Telekommunikationstechnologie, der Produktion sowie dem Transportwesen. Durch Outsourcing bzw. einen Fremdbezug können sich aber auch Nachteile für Unternehmen ergeben, denn sie werden abhängig von ihren Zulieferern. Qualitätseinbußen und ein sinkendes Firmenimage können die Folgen sein. Neben der Fremdbeschaffung von Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen sowie Waren werden auch Dienstleistungen oder Rechte (zum Beispiel Lizenzen) geordert. Vergleich Eigenherstellung und Fremdbezug Ein Unternehmer muss vor seiner Entscheidung über make or buy die jeweiligen Kosten ermitteln. Hierfür gibt es unterschiedliche Wege: die rechnerische und/oder die grafische Ermittlung. Beispiel Eigenherstellung oder Fremdbezug Vergleich der Kosten bei Eigenherstellung oder Fremdbezug bei einer Menge von 200, 500, 800, 1000, 1500, 2000 oder 2500 Stück eines Artikels Kosten der Eigenherstellung: Fixkosten (z.b. Miete, Abschreibungen, Wartung von Maschinen) ,00 variable Kosten je Stück (z.b. Kosten für Rohstoffe) ,00 Kosten bei Fremdbezug: Fixkosten ,00 variable Kosten je Stück ,00 Rechungswesen Kap Die Gesamtkosten setzen sich aus den fixen und den variablen Kosten zusam- Merke men. Fixkosten sind feste Kosten, die in jedem Unternehmen entstehen, damit überhaupt produziert oder verkauft werden kann. Es handelt sich hierbei um konstante Kosten, die sich nur mit der Struktur des Unternehmens verändern (zum Beispiel Mieten oder Pachten). Variable Kosten sind veränderliche Kosten, die in der Höhe variieren. Sie verändern sich in Abhängigkeit vom Beschäftigungsgrad (zum Beispiel Akkordlöhne, Energiekosten) bzw. der Produktionsmenge

23 4 Sachgüter und Dienstleistungen beschaffen und Verträge schließen // 249 Beispiel (Fortsetzung) Rechnerische Ermittlung von make or buy Fremdbezug = Eigenherstellung Rechenschritt 25,00 x = ,00 + 5,00 x 5,00 20,00 x = ,00 x : 20,00 x = 500 Stück Die rechnerische Ermittlung zeigt, dass ab einer Menge von 500 Stück die Eigenherstellung kostengünstiger ist. Beispiel (Fortsetzung) Grafische Ermittlung von make or buy Eigenherstellung Fremdbezug Menge (Stück) Fixkosten variable Kosten Fixkosten variable Kosten Gesamtkosten Gesamtkosten , , ,00 0, , , , , ,00 0, , , , , ,00 0, , , , , ,00 0, , , , , ,00 0, , , , , ,00 0, , , , , ,00 0, , ,00 Kosten in ,00 Gesamtkosten Fremdbezug , ,00 Eigenherstellung = Fremdbezug , , ,00 Gesamtkosten Eigenherstellung Fixkosten Eigenherstellung 0, Menge in Stück Auch die grafische Ermittlung zeigt, dass die Eigenherstellung ab einer Menge von 500 Stück wirtschaftlicher ist

24 250 4// Sachgüter und Dienstleistungen beschaffen und Verträge schließen Beschaffungsprinzipien Beschaffungsprinzipien sind grundsätzliche Festlegungen darüber, auf welche Weise (nach welchem Prinzip) Werkstoffe oder Handelswaren beschafft werden. Das Unternehmen legt dabei einen wichtigen Grundstein für seine wirtschaftliche Tätigkeit. Häufig wendet ein Unternehmen auch mehrere Prinzipien bei der Beschaffung an. Beschaffungsprinzipien Einzelbeschaffung fertigungssynchrone Beschaffung Vorratsbeschaffung Einzelbeschaffung Eine Einzelbeschaffung im Unternehmen erfolgt dann, wenn der Bedarf vorliegt, beispielsweise beim Auftragseingang eines Kunden. Nachdem der Kunde seine Bestellung abgegeben hat, erfolgt die Beschaffung der notwendigen Materialien durch den Auftragnehmer. Diese Form der Beschaffung erfordert jedoch äußerst zuverlässige Lieferanten, sonst sind Störungen im Produktionsablauf, Kunden- und Gewinnverluste zu befürchten. Vorteile Einzelbeschaffung geringe Kapitalbindung kurze Lagerdauer geringe Lagerhaltungskosten geringes Lagerrisiko Nachteile Einzelbeschaffung Produktionsstillstand bei Lieferschwierigkeiten keine Rabattgewährung bei kleinen Mengenabnahmen möglich Kundenverluste bei Lieferengpässen Fertigungssynchrone Beschaffung Bei einer fertigungssynchronen Beschaffung werden die benötigten Werkstoffe, Halbfabrikate oder Fertigerzeugnisse kurzfristig vor der Weiterverarbeitung oder Weiterverwendung angeliefert. Die Güter lagern auf dem Transportmittel, zum Beispiel einem Lkw oder der Bahn. Just-in-time- Verfahren Kap Diese Form der Beschaffung wird auch als Just-in-time-Beschaffung (just in time = zur rechten Zeit) bezeichnet. Im Lager verbleiben lediglich Sicherheitsbestände. Diese Sicherheitsbestände werden auch als Mindestbestand oder eiserner Bestand bezeichnet. Auf sie darf nur in Ausnahmefällen zugegriffen werden. Die Voraussetzungen für eine fertigungssynchrone Beschaffung sind: zuverlässige Lieferanten sichere Beförderungszeiten und geringes Transportrisiko garantierte Liefertermine sorgfältige Organisation des Einkaufs ausgereifte Informations- und Kommunikationssysteme

25 4 Sachgüter und Dienstleistungen beschaffen und Verträge schließen // 251 Vorteile fertigungssynchrone Beschaffung geringe Lagerhaltungskosten, da nur noch Sicherheitsbestände gelagert werden Einsparung von Transportkosten zwischen den Lagern der einzelnen Betriebsstätten Verringerung der Durchlaufzeiten Erhöhung der Liquidität (geringe Kapitalbindungskosten) Minderung des Lagerrisikos (Verderb, Veralten, Schwund) Ausgleich des Lieferverzugs durch Konventionalstrafen Nachteile fertigungssynchrone Beschaffung Risiko des Lieferverzugs Produktionsstillstand bei Lieferschwierigkeiten Kundenverluste bei Lieferverzug keine Rabattgewährung bei kleinen Mengen erhöhtes Verkehrsaufkommen = hohe Umweltbelastung Abhängigkeit von Zulieferern und Preisen auf dem Rohstoffmarkt gesellschaftspolitische Probleme (Streiks) Vorratsbeschaffung In vielen Bereichen unserer Wirtschaft ist weder eine Einzelbeschaffung noch eine fertigungssynchrone Beschaffung möglich; hier ist die Vorratsbeschaffung eine Alternative. Bei der Vorratsbeschaffung werden große Mengen auf Lager genommen und stehen jederzeit zur Weiterverarbeitung oder zur -veräußerung zur Verfügung. Das Lager dient damit als Puffer. Sinnvoll ist diese Art der Beschaffung, wenn durch große Mengenabnahmen hohe Rabatte erzielt werden können oder wenn es sich um preisgünstige Güter handelt mit der Erwartung eines eventuellen Preisanstiegs in der Zukunft. Bei einigen Gütern ist eine Vorratshaltung unabdingbar, da diese zu anderen Zeitpunkten nicht beschafft werden können. Hierbei handelt es sich meist um saisonale Güter wie Obst, Gemüse und Getreide. Die Anzahl der zu beschaffenden Werkstoffe und Waren wird meist aus Schätzungen der letzten Periode oder des Bedarfsverlaufs ermittelt. Vorteile Vorratsbeschaffung kostengünstiger Einkauf durch große Mengen kein Produktionsausfall ständige Lieferbereitschaft zufriedene Kunden Nachteile Vorratsbeschaffung hohe Lagerbestände, hohe Kapitalbindung erhebliche Zins- und Lagerhaltungskosten hohes Risiko an Qualitätsverlusten, Verderb und Veralterung 4.4 Bedarfsermittlung Aufgabe der Bedarfsermittlung in der Produktion ist die Bestimmung des benötigten Materialbedarfs. Um diesen Bedarf nach Art, Qualität und Menge zu ermitteln, gibt es verschiedene Methoden. Bevor diese näher erläutert werden, sind die Unterschiede bei den Materialarten zu klären

26 252 4// Sachgüter und Dienstleistungen beschaffen und Verträge schließen Bedarfsarten Die Beschaffungsprozesse der Unternehmen sind so verschiedenartig wie die unternehmerischen Ziele und Aufgaben. Unternehmen in der Industrie beschaffen Werkstoffe (Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe) für ihre laufende Produktion. Handelsbetriebe müssen Fertigprodukte (Handelswaren) zur Verteilung an den Endverbraucher bereitstellen. Für die Disposition (Planung für den Einsatz von Material u. a.) in der Beschaffung sind folgende Materialarten zu unterscheiden: Materialarten Rohstoffe gehen unmittelbar in das Produkt ein (z.b. Holz) Hilfsstoffe gehen ebenfalls in das Produkt ein (z.b. Schrauben) Betriebsstoffe werden für die Produktion benötigt und verbraucht (z. B. Schmierstoffe) bezogene Fertigteile gehen in das Produkt ein, werden dazu gekauft (z.b. Gitarrensaiten) Handelswaren ergänzen das Sortiment und werden weiter veräußert (z.b. Gitarre) Bedarfsarten im Beschaffungsprozess Primärbedarf = Bedarf des Marktes an Erzeugnissen zur Erstellung des Primärbedarfs notwendig Sekundärbedarf Bedarf an Rohstoffen und Einzelteilen für die Produktion; Höhe des Bedarfs wird aus dem Primärbedarf abgeleitet + Tertiärbedarf + Bedarf an Hilfs- und Betriebsstoffen für die Produktion; Höhe des Bedarfs wird meist aus Erfahrungswerten abgeleitet Zusatzbedarf wird durch prozentualen Aufschlag vom Sekundärbedarf für Ausschuss, Verschleiß oder Verschnitt berechnet = Bruttobedarf = notwendiger Bedarf für die Produktion Bruttobedarf Lagerbestände offene Bestellungen = Nettobedarf = zu beschaffender Bedarf für die Produktion

27 4 Sachgüter und Dienstleistungen beschaffen und Verträge schließen // Bezugsquellenermittlung und Lieferantenauswahl Die Ermittlung von Lieferanten nimmt in der Beschaffung einen hohen Stellenwert ein, da qualitativ und quantitativ hochwertige Produkte über den Unternehmenserfolg entscheiden. Merke Die Bezugsquellenermittlung ist ein Teilprozess der Beschaffung. Ihre Aufgabe ist es, geeignete Lieferanten (= Bezugsquelle) für benötigte Güter oder Dienstleistungen zu finden. Gründe dafür, eine neue Bezugsquelle zu suchen, können zum Beispiel sein: Das Sortiment soll erweitert werden. Der bisherige Lieferant ist lieferunfähig. Das Unternehmen ist nicht mehr zufrieden mit dem bisherigen Lieferanten. Die Zahlungs- und/oder Lieferkonditionen des Lieferanten haben sich verschlechtert. Grundsätzlich werden die Bezugsquellen nach internen und externen Informationsquellen unterschieden. Die internen Bezugsquellen können im Unternehmen von den Mitarbeitern sofort genutzt werden, sie sind im Unternehmen bereits vorhanden. Die externen Bezugsquellen hingegen betreffen Informationen von außen, die erst eingeholt werden müssen. Bezugsquellenermittlung interne Bezugsquellen externe Bezugsquellen Daten sind bereits im Unternehmen vorhanden. Daten müssen außerhalb des Unternehmens beschafft werden. Lieferantendatei Kundendatei Bestandsdatei archivierte Angebote vorhandene Kataloge vorhandene Preislisten primäre Bezugsquellen Fachmessen eigene Auskunft des Lieferanten sekundäre Bezugsquellen IHK, HWK Internet Branchenbücher Statistiken Zur Ermittlung einer geeigneten Bezugsquelle lässt sich ein Unternehmen unter anderem von folgenden Kriterien leiten: Welchen Umfang hat der zu beschaffende Bedarf? Welcher Bezugspreis ist zu erlangen? Wie sind die Liefer- und Zahlungsbedingungen des Anbieters? Welche Qualität der Ware ist erforderlich? Wird von dem Anbieter auch die Konkurrenz beliefert?

28 254 4// Sachgüter und Dienstleistungen beschaffen und Verträge schließen Welche Garantieleistungen bietet der Lieferant? Werden Serviceleistungen erbracht? Hat der Unternehmer bisher keinerlei Erfahrungen mit dem ausgewählten Lieferanten, so wird er versuchen, genauere Informationen einzuholen und die Stellung des Anbieters am Markt zu prüfen. Hilfreiche Auskünfte dabei geben beispielsweise die Industrie- und Handelskammern ( die Handwerkskammern ( oder verschiedene Fachverbände. Bezugsquellendatei Bezugsquellendateien beinhalten Daten von Lieferanten, ihren Produkten oder Materialien nach der Art und ihren Merkmalen, Preise, Liefer- und Zahlungsbedingungen, Rabatte und weitere wichtige Informationen. Heutzutage werden die Bezugsquellen eines Unternehmens fast ausschließlich in elektronischer Form gespeichert und weiter verwendet. Dies ermöglicht einen stetig aktuellen Überblick über alle relevanten Lieferanten- und Kundendaten. Beispiel Bezugsquellendatei (Auszug) aus dem Warenwirtschaftssystem der Blum Music4You KG Lieferantenliste Lieferantennr: Name 1: 2020 Sound AG Ansprechp.: Herr Malte Schmidt Name 2: Großhandel CDs, DVDs 1: Straße: Weserdeich 2 2: M.Schmidt@soundag-wvb.com PLZ, Ort: Bremen Telefon: Lieferantennr: Name 1: F & S GmbH Ansprechp.: Frau Antje Geber Name 2: Instrumentenhandel 1: Antje.Geber@f-und-s-wvb.de Straße: Südweg 8 2: info@f-und-s-wvb.de PLZ, Ort: Erlangen Telefon: Lieferantennr: Name 1: Elektro-Jakowski e. K. Ansprechp.: Herr Karl Flau Name 2: 1: Info@jakowski-wvb.de Straße: John-Lennon-Straße 4 2: Flau@jakowski-wvb.de PLZ, Ort: Oldenburg Telefon: Warenwirtschaftssysteme Kap. 4.2 Da die Bezugsquellendatei meist in das Warenwirtschaftssystem eingebettet ist, kann der Mitarbeiter aus der Bezugsquellendatei heraus beispielsweise eine Anfrage an den Lieferanten senden, eine Bestellung auslösen oder eine Mängelrüge bearbeiten. Für die Unternehmen und ihre Mitarbeiter ist das eine effiziente Arbeitsweise

29 Sachgüter und Dienstleistungen beschaffen und Verträge schließen // Verbrauchs- und bedarfsgesteuerte Bedarfsermittlung Zur Ermittlung des Bedarfs nach der Methode der verbrauchsgesteuerten Bedarfsermittlung werden die Verbrauchswerte der Vergangenheit genommen. Im Handel werden diese Werte aus Umsätzen und Nachfragehäufigkeiten ermittelt. Diese Art der Bedarfsermittlung ist nur sinnvoll, wenn der Bedarf oder Verbrauch kontinuierlich oder nicht vorhersehbar ist. Die bedarfsgesteuerte Bedarfsermittlung (auch als programmorientierte Bedarfsermittlung bezeichnet) ist eine exakte Bedarfsermittlung nach einem bereits vorhandenen, konkreten Bedarf. Der zu ermittelnde Bedarf wird anhand von Kundenaufträgen, die bereits im Unternehmen vorliegen, sowie aus Stücklisten oder aus Rezepturen zur Herstellung von Gütern (zum Beispiel Backwaren) exakt berechnet. Beispiel Bedarfsgesteuerte Bedarfsermittlung bei Blum Music4You KG Eine Kernkompetenz der Blum Music ist die Herstellung von E-Gitarren. Die Produktion der Gitarren erfolgt in Einzelanfertigung und nach Kundenwünschen. Der Gitarrenhals, die Kopfplatte und der Gitarrenkorpus werden eigens hergestellt, die anderen notwendigen Teile wie Kippschalter für Tonabnehmer, Bassregler, Höhenregler, Lautstärkeregler, Saiten, Verstärker, Schaltungstechnik u. a. stammen aus fremdbezogener Beschaffung. Gitarrenkörper Kippschalter Gitarrenhals Saiten Kopfplatte Klangreglerset Herkunft und Anzahl einiger Materialien zur Herstellung einer E-Gitarre Rohstoffe Bezogene Fertigteile Ë Ahornholzblock für Korpus in Größe Ë Kippschalter für Tonabnehmer 5 cm x 50 cm x 30 cm (7,5 dm3) Ë Ahornholzblock für Gitarrenhals in Größe 3 cm x 5 cm x 60 cm (0,9 dm3) Ë Klangreglerset, bestehend aus zwei Bassreglern, einem Höhenregler, einem Lautstärkeregler Ë Saiten Ë Schraubenset Nach Eingang einer Bestellung von neun Stück E-Gitarren des Modells Keith zum Preis von 3.400,00 durch eine Musikschule, muss anschließend bei Blum Music geprüft werden, wie hoch der Bedarf an Rohstoffen sowie fremd bezogenen Bauteilen ist. Fortsetzung Beispiel siehe nächste Seite