Basic Computer Skills computertraining4you. Arbeiten mit Datenbanken. Access Daniela Wagner

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1 Basic Computer Skills computertraining4you Arbeiten mit Datenbanken Access 2013 Daniela Wagner

2 Beachten Sie bitte das Copyright für die PDF U n t e r l a g e A c c e s s Diese Unterlage ist für Ihren persönlichen Gebrauch bestimmt. Das Kopieren oder Verteilen auf Papier, digitalen Speichermedien oder Online - auch auszugsweise - an Schüler / -innen oder Teilnehmende - ist n i c h t e r l a u b t, es sei denn, Sie haben dafür eine Jahreslizenz erworben. Diese Unterlage als PDF ist kostenpflichtig und unterliegt dem üblichen Kopierverbot nach 42 Absatz (3) der Urheberrechtsgesetzesnovelle Diese Regelung betrifft nicht die einzelnen Tutorials, die unter weiterhin gratis einzeln zum D o w n l o a d b e r e i t g e s t e l l t w e r d e n. Die Screenshots in den Lektionen wurden aus Access erstellt. D a n i e l a W a g n e r c o m put e r t r a i n i n g 4 y o u. e u EDV-Trainerin und Coachin nach ISO mit ONLINE-Lernplattform Autorin und Eingetragene Mediation lt. ZivMediatGesetz

3 Basic Computer Skills Microsoft Access 2013 Inhaltsverzeichnis Access Kapitel 1 Grundlagen... 5 Lektion 1 Was ist eine relationale Datenbank... 5 Benutzeroberfläche... 8 Objekte und Ansichten Vorlagen verwenden Leere Datenbank erstellen Grundlagen Übung Access Kapitel 2 Mit Datenbanken arbeiten Lektion 1 Navigation und Eingaben Aufbau und Formate Sortieren Filtern Suchen und Ersetzen Mit Datenbanken arbeiten Übungen Access Kapitel 3 Tabellen erstellen Lektion 1 Datenblattansicht Überlegungen zum Tabellenaufbau - Einleitung Feldeigenschaften Entwurfsansicht Primärschlüssel Tabellen erstellen Übungen Access Kapitel 4 Felddatentypen und Feldeigenschaften Lektion 1 Text Zahl und Währung Datum Gültigkeitsregel Gültigkeitsregel Felddatentypen und Eigenschaften Übungen Access Kapitel 5 Import / Export, Beziehungen und SB Lektion 1 Import / Export :1 Beziehung :n Beziehung Referentielle Integrität Exkurs Serienbriefe Import / Export, Beziehungen und SB Übungen Access Kapitel 6 Formulare Lektion 1 AutoFormular Assistent Leeres Formular Layoutansicht Entwurfsansicht Formulare Übungen Daniela Wagner und 3

4 Fit am PC mit IT-Coaching Access Kapitel 7 Abfragen Lektion 1 Abfragen erstellen Abfrage-Assistent Abfragen sortieren Textabfragen Ja/Nein Abfrage Abfragen I Übungen Access Kapitel 8 Abfragen II Lektion 1 Zahlen und Währungsabfragen Datumsabfragen Berechnungen in Abfragen Parameterabfragen Abfragekriterien Abfragen II Übungen Access Kapitel 9 Berichte I Lektion 1 AutoBericht Bericht mit Assistent Berichte gruppieren Berichte gruppieren in Layoutansicht Leerer Bericht und Entwurfsansicht Berichte I Übungen Access Kapitel 10 Berichte II und Drucken Lektion 1 Berichte gruppieren und zusammenfassen Berichte berechnen Berichte berechnen Berichte drucken Tabellen, Formulare, Abfragen drucken Berichte berechnen und Drucken Übungen Access Kapitel 11 Gesamtübungen Gesamtübung 1 Reise Gesamtübung 2 Pönale Access Kapitel 12 Lernzielkontrolle Access Beantworten Sie die folgenden 18 Fragen Wohin würden Sie klicken? Praxisaufgaben Lösungen zur Lernzielkontrolle Access Index Daniela Wagner Autorin, Mediatorin, IT-Coachin & Fachtrainerin nach ISO 17024

5 Basic Computer Skills Microsoft Access 2013 Access Kapitel 1 Grundlagen Lektion 1 Was ist eine relationale Datenbank Begriffe Wozu verwenden Sie eine Datenbank? Warum reicht Excel nicht aus? Was heißt Datenredundanz? Diese Themen klären wir in der ersten Lektion. Aufgabe Übungsdatei: - 1. Begriffe Datenbanken ersetzen die alten Karteikarten. Der Datenbestand einer Firma wird in einer einzigen Datenbank erfasst, bearbeitet, analysiert und gedruckt. Egal wie viele Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen zugreifen. Kundendaten, Bestellungen, Aufträge, Produktions- und Artikeldaten werden in übersichtlichen Tabellen und Formularen dargestellt. Sie haben jederzeit über Filter und Abfragen Zugriff zum aktuellen Stand und drucken beispielsweise Berichte ausgewählter Daten. Privat verwenden Sie Handy, Terminkalender oder Rezeptkarteien. Persönliche Daten liegen am Meldeamt auf, in der Datenbank Ihrer Krankenkasse, Versicherung und Bank. Wenn Sie einen Urlaub buchen, werden Ihre Daten im Reisebüro, von der Fluglinie und im Hotel erfasst. Um Informationen in Datenbanken zu organisieren, gruppieren Sie die Eingaben in sinnvolle und logisch zusammengehörende Daten. Alle Daten zu einem Thema, zb Kurse, Teilnehmende oder Unterlagen werden in gesonderten Tabellen erfasst. Die Daten werden dabei in kleine Einheiten, so genannte Felder, unterteilt und zeilenweise als Datensätze eingegeben. Felder enthalten also einzelne Daten, wie Anrede, Titel, Vorname, usw. Das erleichtert sowohl das Abfragen als auch Sortieren von Datensätzen. Der Datensatz eines Teilnehmenden enthält folglich alle Daten zu dieser Person, aufgeteilt in verschiedene Felder. Wenn Sie ein EDV-Training buchen, sind alle Kurse in einer Tabelle Kurse erfasst (siehe Abbildung). Ihre Daten werden in einer Tabelle Teilnehmende erfasst. Würden diese Daten in Word oder Excel gespeichert, müssten bei jeder Buchung alle Kurs-Informationen wieder und wieder getippt werden. Um diese Wiederholungen, die sogenannte Datenredundanz, zu verhindern, legt man mehrere Tabellen an und bildet Beziehungen zwischen geeigneten Feldern diesen Tabellen. Man spricht von relationalen Datenbanken. Wo finden Sie die Übungsdateien? Öffnen Sie computertraining4you.eu und klicken Sie den Link zum Training 5 Baustein Access 2013 an. Hier finden sie auf der rechten Seite alle notwendigen Übungsdateien. Klicken Sie einen Link mit der rechten Maus an. Wählen Sie ZIEL SPEICHERN UNTER. Daniela Wagner und 5

6 Fit am PC mit IT-Coaching Das wird in der Folge mit den Trainerinnen und Trainern, den Kundinnen und Kunden, den Unterlagen und allen relevanten Informationen gemacht (siehe Abbildung). Einzelne Tabellen einer Datenbank werden über geeignete Felder miteinander verbunden. Datenbanken werden von Datenbankexperten und expertinnen entworfen und programmiert. Die Zugangsrechte werden von Datenbankadministratoren und -administratorinnen vergeben. Sie sind auch für das Wiederherstellen einer Datenbank nach einem Fehler oder Absturz zuständig. Das Eingeben und korrigieren der Daten nennt man Datenpflege. Datenbankobjekte: Tabellen, Formulare, Abfragen und Berichte Uns interessieren hier 4 Objekte: Das Herzstück jeder Datenbank bilden Tabellen (siehe Abbildung). Die Eingabe und Korrektur der Daten erledigen Sie in Formularen (siehe Abbildung). In Abfragen analysieren Sie die Daten mittels Kriterien, die im Ergebnis wie Tabellen angezeigt werden. Alle Datensätze, die nicht dem Kriterium entsprechen, werden nicht angezeigt. 6 Daniela Wagner Autorin, Mediatorin, IT-Coachin & Fachtrainerin nach ISO 17024

7 Basic Computer Skills Microsoft Access 2013 Für den Druck ausgewählter Datensätze verwenden Sie Berichte (siehe Abbildung). Übung 1. Überlegen Sie: Wo sind Daten über Ihre Person gespeichert. Welche Daten sind das? (Verwaltungsdaten, Bankdaten, Patientendaten) 2. Haben Sie selber schon mit Datenbanken gearbeitet? Was war / ist Ihre Aufgabe? 3. Wo finden Sie Datenbanken sonst noch? Denken Sie auch an Dienste online. Testen Sie Ihr Wissen 1. Wofür eignen sich Datenbanken? Nennen Sie Beispiele. 2. Was bedeutet der Begriff relationale Datenbank? 3. Was bedeutet Datenredundanz? 4. Was tun Datenbankadministratoren und -administratorinnen? 5. Wer erstellt Datenbanken? 6. Wozu verwendet man Tabellen, Abfragen, Formulare und Berichte? Notizen Lernen Sie in der folgenden Lektion die Benutzeroberfläche von Microsoft Access 2013 kennen. Daniela Wagner und 7

8 Fit am PC mit IT-Coaching Access Kapitel 1 Lektion 2 Benutzeroberfläche Benutzeroberfläche Hilfe Optionen Öffnen Sie die App Microsoft Access 2013 und lernen Sie die Benutzeroberfläche kennen. Aufgabe Übungsdatei: 1_Grundlagen 1. Benutzeroberfläche Die Elemente der Benutzeroberfläche Titelleiste mit Leiste für den Schnellzugriff auf der linken Seite (mit den Symbolen für Speichern, Rückgängig und Wiederholen) und Fenstersteuerung auf der rechten Seite (Minimieren, Verkleinern bzw. Maximieren und Schließen) Menüband mit Registern und Gruppen innerhalb der Register Navigationsbereich mit Datenbankobjekten Register offener Datenbankobjekte (in der Abbildung mit geöffneter Tabelle, geöffneter Abfrage, geöffnetem Formular und Bericht) Navigationsschaltflächen Statuszeile mit Ansichtssteuerung 8 Daniela Wagner Autorin, Mediatorin, IT-Coachin & Fachtrainerin nach ISO 17024

9 Basic Computer Skills Microsoft Access 2013 Passen Sie die angezeigten Symbole über den Listenpfeil in der Leiste für den Schnellzugriff an (siehe Abbildung) und aktivieren Sie einen Eintrag. Klicken Sie auf einen Registernamen, zb DATEI, START oder ERSTELLEN, um ein Register zu öffnen. Auch über die Tastatur erreichen Sie die einzelnen Register, Gruppen und Befehle: Tippen Sie auf die Taste Alt - es werden Buchstaben und Ziffern im Menüband eingeblendet. Tippen Sie zb den Buchstaben D zum Öffnen des Registers DATEI. Ändern Sie die Anzeige im Navigationsbereich und klicken Sie auf den Listenpfeil. Aktivieren Sie zb OBJEKTTYP oder ALLE ACCESS-OBJEKTE (siehe Abbildung). Minimieren Sie den Navigationsbereich und klicken Sie auf den Doppelpfeil. Daniela Wagner und 9

10 Fit am PC mit IT-Coaching Verwenden Sie auch die Taste F1 zum Aufrufen der Hilfe. 2. Hilfe Sie möchten mehr über Beziehungen in Datenbanken wissen und schauen in der Hilfe- Funktion nach. Klicken Sie auf das Symbol für HILFE. Geben Sie den Suchbegriff Beziehungen ein. Wählen Sie einen Eintrag aus und lesen Sie den Hilfe-Text. Schließen Sie das Hilfe-Fenster. 3. Optionen Wie in allen anderen Office-Anwendungen, finden Sie auch in Access 2013 Optionen über das Register DATEI OPTIONEN. Übung 1. Öffnen Sie die Datenbank 1_Grundlagen. 2. Erstellen Sie in Word 2010 einen Screenshot des Access-Anwendungsfensters. Drucken Sie das Dokument aus und beschriften Sie es. Testen Sie Ihr Wissen 1. Wie blenden Sie den Navigationsbereich aus bzw. wieder ein? 2. Wo finden Sie Hilfe in Access? Notizen Welche Objekte und Ansichten brauchen Sie in Access 2013? Das sind die Themen der nächsten Lektion. 10 Daniela Wagner Autorin, Mediatorin, IT-Coachin & Fachtrainerin nach ISO 17024

11 Basic Computer Skills Microsoft Access 2013 Objekte: Tabellen, Abfragen, Formulare und Berichte Access Kapitel 1 Lektion 3 Objekte und Ansichten In Datenbanken werden alle Daten in Tabellen gespeichert, über Formulare eingegeben, in Abfragen ausgewertet und über Berichte gedruckt. Verschaffen Sie sich in dieser Lektion einen Überblick über diese Objekte und deren Ansichten. Aufgabe Übungsdatei: 1_Grundlagen 1. Tabellen Öffnen Sie die Datenbank 1_Grundlagen. Im Navigationsbereich sehen Sie die Datenbankobjekte (siehe Abbildung). Öffnen Sie eine Tabelle. Sie befinden sich in der DATENBLATTANSICHT und sehen die verschiedenen Datensätze (jeweils in den Zeilen) und Felder (jeweils in den Spalten). Access 2013 blendet je nach Objekt kontextsensitive Register ein. Bei einer geöffneten Tabelle in der DATENBLATT- ANSICHT sehen Sie die Register FELDER und TABELLE. Wechseln Sie über das Symbol rechts unten in die ENTWURFSANSICHT im Anwendungsfenster, über einen Rechtsklick auf das Register oder über START ANSICHTEN. Hier werden die Feldnamen, Felddatentypen und Eigenschaften organisiert. Die Felddatentypen und Eigenschaften bestimmen, welche Daten später bei der Eingabe erlaubt sind. Bei geöffneter ENTWURFSANSICHT einer Tabelle finden Sie das Register ENTWURF. Klicken Sie zum Öffnen eines Objekts doppelt auf den Namen Daniela Wagner und 11

12 Fit am PC mit IT-Coaching 2. Abfragen Öffnen Sie die Abfrage wie vereinigte. Sie befinden sich wieder in der DATENBLATT- ANSICHT. Sie sehen die Ergebnisse der Abfrage mit dem Kriterium Wie "*Vereinigte*" im Feld Land. Wechseln Sie in die ENTWURFSANSICHT. Hier werden die Felder für die Abfrage ausgewählt und Kriterien definiert. 3. Formulare Öffnen Sie das Formular EU in Zahlen. Sie befinden sich in der FORMULARANSICHT und sehen jeden Datensatz übersichtlich auf einem Formular, ähnlich einer Karteikarte. Zum Ändern der Spalten bzw. Zeilen, Formate, Anordnung der Felder, usw. wechseln Sie in Formularen in die ENTWURFSANSICHT. In dieser Ansicht sehen Sie keine Daten. Besonders einfach funktioniert das Ändern und Gestalten von Formularen in Access 2013 in der LAYOUTANSICHT. Hier suchen und filtern Sie auch Daten, jedoch werden hier weder Daten gelöscht noch eingeben. 4. Berichte Öffnen Sie den Bericht Bevölkerungsentwicklung. Sie befinden sich in der BERICHTS- ANSICHT und sehen alle Datensätze auf einer Bildschirmseite. Vor dem Ausdruck wechseln Sie in die SEITENANSICHT und kontrollieren die Seitenumbrüche. Zum Ändern der Formate, Anordnungen, Gruppierungen, usw. arbeiten Sie entweder in der LAYOUT- oder der ENTWURFSANSICHT. Jedes Objekt öffnet sich in einem eigenen Register. Das Register des aktuellen Objekts wird farbig hervorgehoben. Schließen Sie ein Objekt mit der Schließen-Schaltfläche (siehe Abbildung) oder über das Kontextmenü. Geöffnetes Kontextmenü Schließen-Schaltfläche 12 Daniela Wagner Autorin, Mediatorin, IT-Coachin & Fachtrainerin nach ISO 17024

13 Basic Computer Skills Microsoft Access 2013 Übung 1. Erstellen Sie eine übersichtliche grafische Darstellung der Datenbankobjekte und deren Ansichten. Eine Möglichkeit finden Sie hier zum Ausfüllen abgebildet: Tabelle Formular Abfrage Bericht Testen Sie Ihr Wissen 1. Welche Datenbankobjekte und Ansichten kennen Sie? 2. Wie wechseln Sie zwischen den Ansichten eines Formulars? 3. Was sehen Sie in der Entwurfsansicht einer Tabelle? Notizen Wie Sie eine eigene Datenbank auf Basis einer Vorlage erstellen, erfahren Sie in Lektion 4. Daniela Wagner und 13

14 Fit am PC mit IT-Coaching Access Kapitel 1 Lektion 4 Vorlagen verwenden Vorlagen verwenden Datenbank öffnen Datenbank schließen Sie brauchen eine Datenbank, in der Sie Kundendaten und Aufgaben verwalten? Starten Sie Ihr Datenbank-App Microsoft Access 2013 und verwenden Sie eine Onlinevorlage. Aufgabe Übungsdatei: 1_Grundlagen 1. Vorlagen verwenden Starten Sie die App Access Wählen Sie über DATEI NEU eine neue Datenbank. Sie können hier nach Onlinevorlagen suchen (siehe Abbildung). Oder Sie wählen unter ZULETZT VERWENDET eine kürzlich geöffnete Datenbank. Dateien, die Sie immer wieder brauchen, pinnen Sie hier an. 2. Anwendung und Datenbank öffnen Öffnen Sie die Anwendung Access Die Datenbank 1_Grundlagen öffnen Sie über das Register DATEI ÖFFNEN. Alternativ öffnen Sie öffnen eine Datenbank mit einem Doppelklick aus dem Windows-Explorer. Verwenden Sie auch die Tasten Strg + O zum Öffnen. 14 Daniela Wagner Autorin, Mediatorin, IT-Coachin & Fachtrainerin nach ISO 17024

15 Basic Computer Skills Microsoft Access Datenbank schließen Schließen Sie eine Datenbank über DATEI SCHLIESSEN. Nutzen Sie zum Beenden von Access 2013 auch die Schließen-Schaltfläche oder die Tastenkombination Alt + F4. Übung 1. Erstellen Sie die neue Datenbank aus den ONLINEVORLAGEN. Testen Sie Ihr Wissen 1. Wie öffnen Sie die App Access 2013? 2. Wie öffnen Sie eine bestehende Datenbank? 3. Wo finden Sie Vorlagen in Access 2013? Notizen In der letzten Lektion dieses Kapitels erfahren Sie, wie Sie eine leere Datenbank erstellen. Daniela Wagner und 15

16 Fit am PC mit IT-Coaching Access Kapitel 1 Lektion 5 Leere Datenbank erstellen Leere Datenbank erstellen Über ONLINEVORLAGEN erstellen Sie schnell eine Datenbank. Exakt auf Ihre Vorstellungen stimmen Sie jedoch eine leere Datenbank ab. Sie werden im Laufe dieses Trainings erfahren, wie Sie jedes Objekt genau definieren. Als Basis erstellen Sie in dieser Lektion eine leere Datenbank. Aufgabe Übungsdatei: - 1. Leere Datenbank erstellen Starten Sie Microsoft Access Wählen Sie DATEI NEU LEERE DESKTOPDATENBANK. Geben Sie den Dateinamen 1_Bibliothek ein und klicken Sie auf das Ordnersymbol, um einen Speicherort für die Datenbank zu wählen (siehe Abbildung). Bestätigen Sie mit der Schaltfläche Erstellen. Übung 1. Erstellen Sie eine leere Datenbank mit dem Namen 1_Adressen. Testen Sie Ihr Wissen 1. Wie gehen Sie beim Erstellen einer neuen Datenbank vor? Lösen Sie nun die anschließende Übung. Im nächsten Kapitel erfahren Sie, wie Sie sich in Tabellen und Formularen bewegen und Informationen finden. 16 Daniela Wagner Autorin, Mediatorin, IT-Coachin & Fachtrainerin nach ISO 17024

17 Basic Computer Skills Microsoft Access 2013 Access Kapitel 1 Grundlagen Übung Begriffe Benutzeroberfläche Objekte und Ansichten Datenbank erstellen Überprüfen Sie Ihre erworbenen Fähigkeiten. Falls Sie bei einer Aufgabe unsicher sind, schlagen Sie in der angegebenen Lektion nach. Wenn Sie diese Übung alleine lösen, sind Sie bereit für das nächste Kapitel. Aufgabe Übungsdatei: - 1. Was bedeuten die folgenden Begriffe. (Lektion 1) Relationale Datenbank:... Datenredundanz:... Warum verwenden Firmen für die Verwaltung Ihrer Kunden-, Artikel- und Bestelldaten Datenbanken und keine Textverarbeitungsprogramme oder Tabellenkalkulationen?... Wo finden Sie Hilfe in Access 2013:... Was bedeutet Datenpflege?... Wer vergibt die Zugriffsrechte auf eine Datenbank? Wohin klicken Sie in der Abbildung, um alle Access-Objekte anzuzeigen? (Lektion 2) Doppelklick auf den Titel Tabellen Rechtsklick auf den Titel Tabellen Auf den Listenpfeil Auf den Doppelpfeil Daniela Wagner und 17

18 Fit am PC mit IT-Coaching 3. In welcher Ansicht sehen Sie die Datensätze in einer Tabelle? (Lektion 3) Datenblattansicht Entwurfsansicht Layoutansicht Wie wechseln Sie zwischen Ansichten? In welchem Register erstellen Sie eine Datenbank auf Basis einer Vorlage? (Lektion 4) EINFÜGEN ANSICHT DATEI Wie schließen Sie eine Datenbank? Wann speichern Sie eine neue, leere Datenbank? (Lektion 5) Viel Erfolg! Gleich beim Anlegen Beim Erfassen der ersten Daten Spätestens beim Schließen Lösungen: 1: Datenbank mit Beziehungen zwischen Tabellen; unnötige Wiederholungen; Datenredundanz vermeiden und Abfragen erstellen; F1 oder Hilfesymbol; Daten korrigieren und eingeben; Datenbankadministratoren und administratorinnen; 2: Auf den Listenpfeil ; 3: Datenblattansicht; START ANSICHTEN oder Symbole in der Statuszeile oder Kontextmenü; 4: DATEI; DATEI oder Schließen-Symbol; 5: Gleich beim Anlegen 18 Daniela Wagner Autorin, Mediatorin, IT-Coachin & Fachtrainerin nach ISO 17024

19 Basic Computer Skills Microsoft Access 2013 Access Kapitel 2 Mit Datenbanken arbeiten Lektion 1 Navigation und Eingaben Navigation in Tabellen und Formularen Eingaben in Tabellen und Formularen Tabellen und Formulare löschen Lernen Sie in dieser Lektion, wie Sie in einer Tabelle oder einem Formular zwischen den Datensätzen blättern und Daten erfassen, korrigieren oder löschen. Aufgabe Übungsdatei: 1_Grundlagen, 2_Audiobooks 1. Navigation in Tabellen Öffnen Sie die Tabelle Audiobooks aus der Datenbank 2_Audiobooks. Blättern Sie mit den Bildlaufleisten, den Cursortasten, den Tasten Bild und Bild oder verwenden Sie die Navigationsschaltflächen (Pfeile) unten im Tabellenfenster (siehe Abbildung). Zum ersten Datensatz Eingabebereich Zum letzten Datensatz Neuer Datensatz Zum vorherigen Datensatz Zum nächsten Datensatz Navigieren Sie schnell zu einem Datensatz: Klicken Sie in den Eingabebereich der Navigationsschaltflächen und geben Sie eine Zahl zwischen 1 und 462 ein. Bestätigen Sie mit der Enter -Taste. Innerhalb eines Datensatzes wechseln Sie mit der Tab -Taste zum nächsten Feld. Die Taste Pos1 bringt Sie in das erste Feld, ins letzte Feld bringt Sie die Ende -Taste. Sobald Sie einen Datensatz auswählen, erscheint die Zeile hervorgehoben und die Zelle bekommt einen Rahmen. Die leere Zelle links außen ist der sogenannte Datensatzmarkierer. Schließen Sie die Tabelle über die Schließen-Schaltfläche. Daniela Wagner und 19

20 Fit am PC mit IT-Coaching 2. Navigation in Formularen Die Navigation in einem Formular funktioniert analog zum Blättern in Tabellen. Wahrscheinlich wird hier ein Datensatz aber voll am Bildschirm dargestellt und Sie finden daher keine Bildlaufleiste. Öffnen Sie das Formular Audiobooks und navigieren Sie mit der Taste Bild zum zweiten Datensatz. Wechseln Sie mit der Tab Taste oder den Cursor-Tasten zum Feld Untertitel. Navigieren Sie über die Navigationsschaltflächen zum Datensatz Nr 4. Navigieren Sie über den Eingabebereich der Navigationsschaltflächen zum Datensatz Nr 219. Navigieren Sie zum letzten Datensatz. 3. Eingaben in Tabellen Arbeiten Sie in der Tabelle Audiobooks. Navigieren Sie zum Datensatz Nr 10 und wechseln Sie mit der Tab -Taste vom Feld Nr zum Feld Titel. Schreiben Sie den neuen Titel Ich rede Wechseln Sie mit der Tab -Taste ins Feld Untertitel. Verwenden Sie die Taste F2 und ergänzen Sie den Untertitel Kommunikationsfallen auf Kommunikationsfallen und wie man sie umgeht Wechseln Sie mit der Tab -Taste zum Feld AutorIn und korrigieren Sie den Tippfehler Isabell auf Isabel. Wechseln Sie mit der Tab -Taste ins Feld SprecherIn und löschen Sie den Eintrag mit der Entf -Taste. Wechseln Sie mit der Tab -Taste in das Feld Verlag und tippen Sie Sessel Books. Wechseln Sie mit den Cursor-Tasten zum Feld Preis des Datensatzes Nr 7. Kopieren Sie den Preis. Wechseln Sie mit den Cursor-Tasten zurück zum Feld Preis des Datensatzes Nr 10 und fügen Sie den Preis aus der Zwischenablage ein. Wechseln Sie mit der Tab -Taste in das Feld CDs und kopieren Sie den Eintrag aus dem Datensatz davor mit der Tastenkombination Strg + #. Navigieren Sie zum Datensatz Nr 213. Löschen Sie den Datensatz mit der Entf -Taste, über das Kontextmenü oder das Register START DATENSÄTZE LÖSCHEN. Bestätigen Sie das Lösch-Dialogfeld. Access speichert Änderungen der Daten automatisch. Das Löschen eines gesamten Datensatzes müssen Sie bestätigen. Sie können diese Aktion nicht rückgängig machen. 20 Daniela Wagner Autorin, Mediatorin, IT-Coachin & Fachtrainerin nach ISO 17024

21 Basic Computer Skills Microsoft Access 2013 Neue Datensätze fügen Sie ein über das Symbol in der Navigationsschaltfläche, Register START DATENSÄTZE NEU oder über das Kontextmenü. Klicken Sie links außen in den Datensatzmarkierer (siehe Abbildung) und wählen Sie NEUER DATENSATZ. Damit wird am Ende der Tabelle die erste Zelle ausgewählt. Erfassen Sie einen neuen Datensatz: EDV Grundlagen, Office 2013 mit Windows 8, Daniela Wagner, gesprochen von: Diverse, Eigenverlag, 136,60, , 28% 4. Eingaben in Formularen Die Eingabe in ein Formular funktioniert analog zur Datenpflege in Tabellen. Auch zum Korrigieren und Löschen arbeiten Sie mit dem Wissen aus Punkt 3. Arbeiten Sie im Formular Audiobooks. Navigieren Sie zum Datensatz Nr 2. Wechseln Sie zum Feld Untertitel und tippen Sie den Text Krimi. Navigieren Sie zum Datensatz Nr 4 und tippen Sie den Untertitel Thriller. Machen Sie diese Eingabe über das Symbol Rückgängig in der Leiste für den Schnellzugriff rückgängig. Navigieren Sie zum Datensatz Nr 219 und erfassen Sie den Untertitel Neue Abenteuer. Löschen Sie den Datensatz Nr 277 über START DATENSÄTZE LÖSCHEN. Erfassen Sie einen neuen Datensatz: Access, Training in 50 Lektionen, Daniela Wagner, gesprochen von: Diverse, Eigenverlag, 17,95, Sobald Sie im Formular Daten ändern, wird die Tabelle aktualisiert und umgekehrt. Durch das Löschen von zwei Datensätzen und das Eingeben von ebenfalls zwei Datensätzen blieb die Anzahl der Hörbücher konstant. Access hat aber die gelöschten Nummern nicht neu vergeben, die letzte Nummer in der Tabelle lautet also Tabellen und Formulare löschen Zum Löschen von Tabellen oder Formularen klicken Sie das Objekt im Navigationsbereich mit der rechten Maus an. Wählen LÖSCHEN oder arbeiten Sie über START DATENSÄTZE LÖSCHEN. Löschen Sie ein Formular, so sind die Daten in der Tabelle weiterhin gespeichert. Löschen Sie eine Tabelle, so sind die Daten verloren. Daniela Wagner und 21

22 Fit am PC mit IT-Coaching Übung 1. Öffnen Sie die Datenbank 1_Grundlagen aus dem Kapitel 1 und öffnen Sie Tabelle und Formular Hauptstädte. 2. Navigieren Sie sowohl in der Tabelle als auch im Formular zum Datensatz Ihres Heimatlandes. Welche Hauptstadt hat Datensatz Nr 121? Zu welchem Kontinent gehört der letzte Datensatz? Testen Sie Ihr Wissen 1. Woran erkennen Sie den aktuellen Datensatz? 2. Wie geben Sie einen neuen Datensatz ein? 3. Wie löschen Sie einen Datensatz? 4. Wie speichern Sie Änderungen an Daten in einem Formular? 5. In welchem Objekt werden Änderungen gespeichert, wenn Sie Daten im Formular korrigieren? Notizen In der nächsten Lektion beschäftigen wir uns mit Feldern, Zeilen und Formaten. 22 Daniela Wagner Autorin, Mediatorin, IT-Coachin & Fachtrainerin nach ISO 17024

23 Basic Computer Skills Microsoft Access 2013 Access Kapitel 2 Lektion 2 Aufbau und Formate Aufbau Felder (Spalten) und Zeilen Formate Ändern Sie Feldbreite und Zeilenhöhe, auch die Formate. Allerdings werden alle Zeilen einer Tabelle gleich hoch und ein geändertes Format betrifft ebenso die gesamte Tabelle. Aufgabe Übungsdatei: 1_Grundlagen, 2_Audiobooks 1. Aufbau Felder (Spalten) und Zeilen Kopieren Sie die Tabelle Audiobooks im Navigationsbereich zb über das Kontextmenü der rechten Maus und öffnen Sie die Kopie. Ändern Sie die Feldbreite des Feldes Nr. Ziehen Sie oben an der Trennlinie zwischen den Feldnamen Nr und Titel mit gedrückter Maus nach rechts oder links (siehe Abbildung). Die optimale Breite stellen Sie mit einem Doppelklick auf diese Trennlinie ein. Klicken Sie mit der rechten Maus auf den Feldnamen Titel. Wählen Sie FELD- BREITE. Geben Sie 40 ein und bestätigen Sie Ihren Eintrag. Ändern Sie die Zeilenhöhen: Ziehen Sie am linken Tabellenrand mit der Maus an einer Trennlinie. Alle Zeilen werden verändert. Klicken Sie mit der rechten Maus links außen in eine Zeile. Wählen Sie ZEILEN- HÖHE. Geben Sie 14,25 ein und bestätigen Sie Ihren Eintrag. Ändern Sie Feldbreiten und Zeilenhöhen auch im Register START DATEN- SÄTZE WEITERE FELDBREITE bzw. ZEILENHÖHE. Tabellen bestehen aus Feldern (vertikal) und Datensätzen (horizontal). Feldnamen sind in Access also die Titel. Felder ausblenden / einblenden Klicken Sie mit der rechten Maus auf den Feldnamen Untertitel. Wählen Sie FELDER AUSBLENDEN. Alternativ arbeiten Sie über START DATENSÄTZE WEITERE FELDER AUSBLENDEN. Zum Einblenden klicken Sie mit der rechten Maus auf einen beliebigen Feldnamen und wählen FELDER EINBLENDEN oder arbeiten über START DATENSÄTZE WEITERE. Aktivieren Sie das Kontrollfeld für das Feld Untertitel. Daniela Wagner und 23

24 Fit am PC mit IT-Coaching Felder fixieren Klicken Sie mit der rechten Maus auf den Feldnamen Titel und wählen Sie FELDER FIXIEREN (siehe Abbildung). Bewegen Sie sich in der Tabelle nun nach rechts das Feld Titel ist fixiert. Heben Sie die Fixierung wieder auf über das Kontextmenü. Wählen Sie FIXIERUNG ALLER FELDER AUFHEBEN. Markieren Sie den Feldnamen Titel und ziehen Sie dieses Feld bei gedrückter Maus zurück zwischen die Felder Nr und Untertitel. Alternativ arbeiten Sie wieder über START DATENSÄTZE WEITERE OPTIONEN FIXIERUNG ALLER FELDER AUFHEBEN. 2. Formate Arbeiten Sie in der Kopie der Tabelle Audiobooks weiter. Ändern Sie die Schrift über das Register START TEXTFORMATIERUNG. Experimentieren Sie mit Ausrichtungen, Füllfarbe und Gitternetzlinien. Änderungen an Layout und Formaten müssen Sie speichern. Neue Eingaben oder Korrekturen an den Daten werden automatisch gespeichert. 24 Daniela Wagner Autorin, Mediatorin, IT-Coachin & Fachtrainerin nach ISO 17024

25 Basic Computer Skills Microsoft Access 2013 Übung 1. Öffnen Sie die Datenbank 1_Grundlagen und arbeiten Sie auf der Tabelle Hauptstädte. 2. Ändern Sie die Schriftschnitt für diese Tabelle auf fett. 3. Ändern Sie die Feldbreiten so um, dass alle Einträge sichtbar sind. Testen Sie Ihr Wissen 1. Wie ändern Sie Zeilenhöhe und Feldbreite? 2. Wie ändern Sie die Schriftfarbe? 3. Wie formatieren Sie Zeichen? 4. Wie blenden Sie Felder aus bzw. ein? 5. Wie fixieren Sie ein Feld? 6. Wie heben Sie die Fixierung wieder auf? Notizen Sie finden Daten schneller, wenn Sie nach dem richtigen Feld sortieren. Das ist Thema der nächsten Lektion. Daniela Wagner und 25

26 Fit am PC mit IT-Coaching Access Kapitel 2 Lektion 3 Sortieren Sortieren in Tabellen und Formularen Wenn Sie Ihre Daten gut kennen, wissen Sie, wo Sie einen Datensatz finden. Sie finden Daten aber schneller, wenn Sie nach dem richtigen Feld sortieren. Das ist Thema dieser Lektion. Aufgabe Übungsdatei: 1_Grundlagen, 2_Audiobooks Arbeiten Sie auch über das Kontextmenü der rechten Maus. 1. Sortieren Tabelle und Formular sortieren Öffnen Sie die Tabelle Audiobooks der Datenbank 2_Audiobooks. Klicken Sie in das Feld Titel und wählen Sie START SORTIEREN UND FILTERN AUFSTEIGEND. Neben dem Titel erscheint ein Sortiersymbol. Schalten Sie diese Sortierung wieder aus über START SORTIEREN UND FILTERN SORTIERUNGEN ENTFERNEN. Klicken Sie auf den Listenpfeil des Feldes AutorIn. Auch hier sortieren Sie (siehe Abbildung). Öffnen Sie das Formular Audiobooks und sortieren Sie mit dem eben erworbenen Wissen nach dem Titel, dem Preis, usw. Übung 1. Öffnen Sie die Datenbank 1_Grundlagen und sortieren Sie die Tabelle / das Formular Hauptstädte nach eigenen Vorstellungen. Testen Sie Ihr Wissen 1. Was muss ausgewählt sein, wenn Sie eine Tabelle / ein Formular nach dem Preis sortieren möchten? Eine weitere Möglichkeit Daten schnell zu finden, sind Filter. In der nächsten Lektion erfahren Sie mehr zu diesem Thema. 26 Daniela Wagner Autorin, Mediatorin, IT-Coachin & Fachtrainerin nach ISO 17024

27 Basic Computer Skills Microsoft Access 2013 Access Kapitel 2 Lektion 4 Filtern Filtern in Tabellen und Formularen Beim Sortieren müssen Sie trotzdem noch zu den gewünschten Daten blättern. Beim Filtern werden nur jene Daten angezeigt, die nach einem definierten Kriterium ausgewählt wurden. Alle anderen Datensätze bleiben ausgeblendet, bis der Filter wieder entfernt wird. Aufgabe Übungsdatei: 1_Grundlagen, 2_Audiobooks 1. Filtern Tabelle filtern Öffnen Sie die Tabelle Audiobooks der Datenbank 2_Audiobooks. Klicken Sie im Feld Preis zu einem Eintrag 19,95. Wählen Sie START SORTIEREN UND FILTERN AUSWAHL. Wählen Sie IST GLEICH 19,95 (siehe Abbildung). Rechts neben dem Feldnamen erscheint ein Filtersymbol und in der Navigationsleiste wird die Anzahl der gefundenen Datensätze angezeigt. Schalten Sie diesen Filter wieder aus über START SORTIEREN UND FILTERN FILTER EIN/AUS. Klicken Sie auf den Listenpfeil des Feldes AutorIn. Auch hier filtern Sie (siehe Abbildung). Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Alle auswählen und aktivieren das Kontrollfeld eines alphabetisch aufgelisteten Eintrags. Über den Eintrag TEXTFILTER definieren Sie Ihr Kriterium sogar, wenn Sie nicht den gesamten Eintrag kennen oder alle Einträge filtern möchten, die mit einem Buchstaben, zb mit A, beginnen. Daniela Wagner und 27

28 Fit am PC mit IT-Coaching Löschen Sie den Filter aus Autorin: Öffnen Sie dazu wieder den Listenpfeil und wählen Sie FILTER LÖSCHEN AUS AUTORIN oder löschen Sie alle Filter über START SORTIEREN UND FILTERN FILTER EIN/AUS. Öffnen Sie den Listenpfeil bei einem Feld mit Zahl, Währung oder Datum, passt sich das Menü an und gibt ZAHLENFILTER bzw. DATUMSFILTER zur Auswahl. Diese Kriterien finden Sie auch über START SORTIEREN UND FILTERN FILTERN. Formular filtern Öffnen Sie das Formular Audiobooks und filtern Sie mit dem eben erworbenen Wissen nach dem Preis, dem Erscheinungsdatum, usw. Filtern Sie auch nach mehreren Kriterien, zb Preis von 19,95 und Ermäßigung ab inklusive 20%. Sie erhalten 29 Suchergebnisse. Übung 1. Öffnen Sie die Datenbank 1_Grundlagen. Lassen Sie Ihrer Neugierde freien Lauf und filtern Sie die Tabelle / das Formular Hauptstädte. Testen Sie Ihr Wissen 1. Welche Filter kennen Sie? 2. Wie aktivieren Sie einen auswahlbasierten Filter? 3. Wie löschen Sie Filter? 4. Woran erkennen Sie, dass eine Tabelle oder ein Formular gefiltert wurde? Notizen Falsche Eingaben korrigieren Sie in Access 2013 mit Suchen und Ersetzen. Damit beschäftigen wir uns in der letzten Lektion dieses Kapitels. 28 Daniela Wagner Autorin, Mediatorin, IT-Coachin & Fachtrainerin nach ISO 17024

29 Basic Computer Skills Microsoft Access 2013 Suchen und Ersetzen in Tabellen Suchen und Ersetzen in Formularen Suchfeld Access Kapitel 2 Lektion 5 Suchen und Ersetzen Sie haben einen Eintrag in der Datenbank immer falsch gemacht? Dann lassen Sie Access 2013 danach suchen und gleich mit dem richtigen Eintrag ersetzen. Aufgabe Übungsdatei: 1_Grundlagen, 2_Audiobooks 1. Suchen und Ersetzen in Tabellen Öffnen Sie die Tabelle Audiobooks der Datenbank 2_Audiobooks. Markieren Sie das Feld Titel und wählen Sie START SUCHEN ERSETZEN. Suchen Sie nach dem Eintrag Crashkurs. Ersetzen Sie diesen Eintrag durch Crashkurs Wirtschaft (siehe Abbildung). Bestätigen Sie mit der Schaltfläche Alle Ersetzen. Suchbegriff tippen Zu ersetzenden Begriff tippen Suchen Sie nach dem Titel, der den Text Resonanz enthält. Sie finden keinen Eintrag. Das Problem ist, Access vergleicht das gesamte Feld. Ändern Sie in der Liste VERGLEICHEN den Eintrag um auf TEIL DES FELDINHALTES (siehe Abbildung). Löschen Sie beim ersten gefundenen Datensatz (Nr 159) den Eintrag im Feld Untertitel. Daniela Wagner und 29

30 Fit am PC mit IT-Coaching 2. Suchen und Ersetzen in Formularen Öffnen Sie die Datenbank 2_Audiobooks und suchen Sie mit dem eben erworbenen Wissen im Formular Audiobooks, zb nach dem Argon Verlag. 3. Suchfeld Ganz einfach funktioniert die Suche im Suchfeld bei den Navigationsschaltflächen (siehe Abbildung). Geben Sie einen Suchbegriff ein. Access markiert den ersten gefundenen Eintrag. Blättern Sie mit der Enter -Taste zum nächsten Eintrag. Geben Sie hier einen Suchbegriff ein Übung 1. Öffnen Sie die Datenbank 1_Grundlagen und suchen Sie in der Tabelle / im Formular Hauptstädte nach geeigneten Kriterien. Testen Sie Ihr Wissen 1. Wo geben Sie einen Suchbegriff ein, wenn Sie den Begriff ersetzen möchten? 2. Wie gehen Sie vor, wenn Sie nur schnell einen Begriff irgendwo in der Tabelle oder im Formular finden möchten? Notizen In diesem wichtigen Kapitel haben Sie erfahren, wie Sie mit Datenbanken arbeiten, Daten finden, sortieren und filtern. Lösen Sie die beiden Übungen. Erarbeiten Sie dann die Themen des Kapitels 3 Tabellen erstellen. 30 Daniela Wagner Autorin, Mediatorin, IT-Coachin & Fachtrainerin nach ISO 17024

31 Basic Computer Skills Microsoft Access 2013 Access Kapitel 2 Mit Datenbanken arbeiten Übungen Navigation und Eingaben Aufbau und Formate Sortieren und Filtern Suchen und Ersetzen Überprüfen Sie Ihre erworbenen Fähigkeiten. Die Lösungen zu Aufgabe 1 finden Sie in der Datei 1_Grundlagen_Ergebnis, die Anzahl der gefundenen Datensätze zu Aufgabe 2 finden Sie in der Fußzeile. Aufgabe 1 Übungsdatei: 1_Grundlagen 1_Grundlagen_Ergebnis Öffnen Sie die Datenbank 1_Grundlagen. 1. Navigieren Sie in der Tabelle Nobel zum letzten Datensatz. Korrigieren Sie den Eintrag Obama auf Barack Obama. (Lektion 1) Navigieren Sie im Formular EU in Zahlen zum Datensatz 2 und löschen Sie den Zusatz Wiederholen Sie diese Aktion für Datensatz 19. Öffnen Sie das Formular Nobel. Fügen Sie einen neuen Datensatz für das Jahr 2010 an. Der Nobelpreisträger heißt Liu Xiabo, er kommt aus China. 2. Ändern Sie das Format der Tabelle Nobel auf Schriftgröße 12 Pt. Passen Sie die Feldbreiten an, damit alle Daten komplett angezeigt werden. (Lektion 2) 3. Sortieren Sie die Tabelle Nobel nach dem Feld Land, aufsteigend. Löschen Sie beim Datensatz Irland das Leerzeichen vor dem Land. Sortieren Sie noch einmal. (Lektion 3) Sortieren Sie das Formular EU in Zahlen nach dem Feld Bevölkerung in Mio, absteigend. 4. Filtern Sie die Tabelle Nobel nach Ihrem Heimatland. (Lektion 4) Suchen Sie im Formular EU in Zahlen nach Ihrem Heimatland. Wie viele EinwohnerInnen hat die Hauptstadt? Filtern Sie nun nach allen Ländern, die weniger EinwohnerInnen als die Hauptstadt Ihres Heimatlandes haben. (Lektionen 4 und 5) 5. Suchen Sie in der Tabelle Nobel nach dem Land Danmark und ersetzen Sie den Eintrag durch Dänemark. (Lektion 5) Viel Erfolg! Daniela Wagner und 31

32 Fit am PC mit IT-Coaching Aufgabe 2 Übungsdatei: 1_Grundlagen 1. Öffnen Sie die Tabelle EU in Zahlen aus der Datenbank 1_Grundlagen und ändern Sie alle Feldbreiten auf optimale Breite. Sortieren Sie die Tabelle nach der Fläche in km² aufsteigend. 2. Suchen Sie in der Tabelle EU in Zahlen nach dem Mitgliedsstaat England und ersetzten Sie den Eintrag durch Vereinigtes Königreich. Ändern Sie die Fläche in km² Polens auf Filtern Sie in der Tabelle Nobel das Feld Land nach allen leeren Einträgen. Wenden Sie den Filter an 1. Notieren Sie die die Anzahl der gefundenen Datensätze: 4. Heben Sie den Filter anschießend wieder auf und finden Sie in der Tabelle Nobel alle Organisationen, die den Text international enthalten. Wenden Sie den Filter an 2. Notieren Sie die die Anzahl der gefundenen Datensätze: 5. Heben Sie den Filter auf und finden Sie in der Tabelle Nobel alle FriedensnobelpreisträgerInnen der Vereinigten Staaten ab (Bedenken Sie, dass im Feld Land evtl. mehr steht als der Eintrag Vereinigte Staaten.) Wenden Sie den Filter an 3. Notieren Sie die die Anzahl der gefundenen Datensätze: 6. Suchen Sie im Formular Hauptstädte nach dem Staat Neuseeland. Ergänzen Sie die Hauptstadt Wellington. 7. Filtern Sie die Tabelle Hauptstädte nach allen Ländern des Kontinents Asien. Wenden Sie den Filter an 4. Notieren Sie die die Anzahl der gefundenen Datensätze: Wie viele dieser Ergebnisse haben Hauptstädte mit mehr als 1 Million Einwohnerzahl? Wenden Sie den Filter an 5. Notieren Sie die die Anzahl der gefundenen Datensätze: Heben Sie den Filter auf und schließen Sie die Datenbank. Viel Erfolg! Suchergebnisse 11 Suchergebnisse 11 Suchergebnisse 50 Suchergebnisse 27 Suchergebnisse 32 Daniela Wagner Autorin, Mediatorin, IT-Coachin & Fachtrainerin nach ISO 17024

33 Basic Computer Skills Microsoft Access 2013 Access Kapitel 3 Tabellen erstellen Lektion 1 Datenblattansicht Datenblattansicht Sie arbeiten bereits mit vorhandenen Datenbanken. In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie Tabellen erstellen. Beginnen wir in Lektion 1 mit der DATENBLATTANSICHT. Aufgabe Übungsdatei: - 1. Datenblattansicht Erstellen Sie die Datenbank 3_und_4_Unterlagen und legen Sie eine Adressentabelle für Lieferfirmen an. Eine erste Tabelle ist bereits in der DATENBLATTANSICHT geöffnet. Klicken Sie in den momentan vorgeschlagenen Titel und wählen Sie den FELDDATENTYP (siehe Abbildung). Tippen Sie anschließend einen Titel. Der Felddatentyp definiert, welche Art von Daten eingegeben werden dürfen. Im Register FELDER FORMATIERUNG finden Sie ein Listenfeld, aus dem Sie ebenfalls Felddatentypen auswählen oder ändern. Im Register FELDER HINZUFÜGEN UND LÖSCHEN finden Sie die Felddatentypen ebenfalls aufgelistet. Klicken Sie beispielsweise KURZER TEXT an damit wird ein neues Feld an die Tabelle angehängt. Sie brauchen lediglich einen Titel einzugeben. Daniela Wagner und 33

34 Fit am PC mit IT-Coaching Definieren Sie folgende Felder: ID Anrede Vorname Nachname Adresse PLZ Ort Land (dieses Feld ist standardmäßig schon angelegt) Text Text Text Text Text Text Text Geben Sie eine vollständige Adresse ein. Lassen Sie das Feld ID frei Access zählt die Datensätze automatisch mit. Speichern Sie die Tabelle unter dem Namen LieferantInnen und schließen Sie die Tabelle. Kopieren Sie diese Tabelle im Navigationsbereich. Vergeben Sie den Namen AmtsAdressen. Verwenden Sie zum Kopieren das Kontextmenü oder arbeiten Sie über START ZWISCHENABLAGE. Übung Inventar 1. Erstellen Sie eine neue Datenbank mit dem Namen Inventar. 2. Erstellen Sie eine geeignete Tabelle mit dem Namen Inventar und geben Sie einige Datensätze ein. Übung Bücher 1. Öffnen Sie die Datenbank 1_Bibliothek aus Kapitel 1 Lektion Erstellen Sie eine Tabelle mit dem Namen Bücher. Geben Sie einige Daten ein. Testen Sie Ihr Wissen 1. Wie erstellen Sie schnell und einfach eine Tabelle? 2. Wozu wählen Sie Felddatentypen? Notizen Beim Aufbau einer Tabelle gibt es ein paar Dinge zu beachten. Damit beschäftigt sich die folgende Lektion. 34 Daniela Wagner Autorin, Mediatorin, IT-Coachin & Fachtrainerin nach ISO 17024

35 Basic Computer Skills Microsoft Access 2013 Access Kapitel 3 Lektion 2 Überlegungen zum Tabellenaufbau - Einleitung Feldnamen Beispiel zum Tabellenaufbau Felddatentypen Bei Feldnamen und Felddatentypen gibt es einige Dinge zu überlegen und zu beachten. Beschäftigen Sie sich vor dem Anlegen von Tabellen und Erfassen der Daten mit dieser Lektion. Aufgabe Übungsdatei: - 1. Feldnamen Die Feldnamen - das sind die Titel der Tabelle dürfen bis zu 64 Zeichen lang sein. Vermeiden Sie Sonderzeichen, Leerzeichen oder den Bindestrich. Einige Zeichen sind gar nicht erlaubt, zb [ ] Denken Sie beim Anlegen der Feldnamen daran, dass die eingegebenen Informationen atomar sein sollen. Das bedeutet, Sie legen für jede Information ein eigenes Feld an, zb Anrede, Titel, Vorname, Familienname, usw. Lediglich Hausnummer und Straße dürfen Sie gemeinsam in einem Feld erfassen. Außerdem definieren Sie für jedes Feld neben dem Namen den Felddatentyp, dh je nach der geplanten Eingabe wählen Sie Text, Zahl, Datum, usw. Zudem ändern Sie Feldeigenschaften, wie Formate oder Standardwerte. In der Praxis werden Sie unnötige Mehrfacheingaben vermeiden. Diese Redundanz verhindern Sie in Access durch das Erstellen eigener Tabellen für thematisch zusammengehörende Daten wie Artikel, LieferantInnen, KundInnen, Bestellungen, usw. Weil diese Tabellen miteinander verbunden werden, definieren Sie im Entwurf gleich ein geeignetes Feld. Neben geeigneten Feldern mit den selben Felddatentypen und Feldeigenschaften brauchen Sie noch mindestens einen Primärschlüssel für ein zu verbindendes Feld. Primärschlüssel kennzeichnen ein Feld als eindeutig. Das bedeutet, eine Eingabe darf in der Tabelle auch exakt einmal vorkommen. Denn nur so kann Access Tabellen verbinden. 2. Beispiel zum Tabellenaufbau Eine Firma hat eine Tabelle für Kunden und Kundinnen. Jeder Datensatz hat hier eine eindeutige Kundennummer. Die Firma hat eine weitere Tabelle für alle Artikel. Jeder Artikel hat eine eindeutige Artikelnummer. In der Tabelle Bestellungen möchte diese Firma nicht alle Informationen zu einem Artikel und den Kunden und Kundinnen wieder und wieder erfassen, sondern diese Datenredundanz vermeiden. Darum wird in der Bestelltabelle neben dem Bestelldatum und der Bestellmenge je ein Feld für die Artikelnummer und ein Feld für die Kundennummer angelegt. Über diese Felder werden die Tabellen verbunden. Zum Daniela Wagner und 35

36 Fit am PC mit IT-Coaching schnelleren Suchen und Sortieren nach einem bestimmten Feld wird zudem ein Index für dieses Feld erstellt. 3. Felddatentypen Der Felddatentyp bestimmt, welche Art von Daten eingegeben werden dürfen. Kurzer Text Langer Text (Memo) Zahl Datum/Uhrzeit Währung AutoWert Ja/Nein OLE-Objekt Hyperlink Anlage Berechnet Nachschlage-Assistent Alphanumerisch bis zu 255 Zeichen Texte bis maximal Zeichen Numerische Werte (Zahlen, keine Formeln) Datum und Uhrzeit (Berechnungen sind möglich) Geldbeträge bis zu 4 Kommastellen Eindeutiger Wert (fortlaufende Nummerierung) Ja oder Nein Checkbox (zwei mögliche Werte) Grafiken und Objekte aus anderen Anwendungen Verweis auf eine andere Datei An die Datensätze werden Bilder, Kalkulationen, usw. angehängt (wie an s) Der Ausdrucksgenerator wird eingeblendet Werte aus einer Tabelle oder Liste werden gewählt Übung 1. Überlegen Sie, welche Tabellen und Felder eine Firma braucht, die EDV- Trainings anbietet. Testen Sie Ihr Wissen 1. Warum entwerfen Sie vorab eine Datenbank? 2. Wozu erstellen Sie verschiedene Tabellen? 3. Welche Informationen sammeln Sie jeweils in einer Tabelle? Notizen Felddatentypen definieren Sie noch viel genauer. Beschäftigen wir uns darum in der nächsten Lektion mit so genannten Feldeigenschaften. 36 Daniela Wagner Autorin, Mediatorin, IT-Coachin & Fachtrainerin nach ISO 17024

37 Basic Computer Skills Microsoft Access 2013 Access Kapitel 3 Lektion 3 Feldeigenschaften Feldeigenschaften Alle Felddatentypen besitzen Feldeigenschaften, die den Datentyp genauer definieren. Sie bestimmen Feldgrößen oder Formate, ändern Beschriftungen und definieren Gültigkeitsregeln. Arbeiten Sie diese Lektion durch, bevor Sie eigene Datenbanken anlegen und verwenden. Aufgabe Übungsdatei: - 1. Feldeigenschaften Jeder Datentyp kann genauer mittels Feldeigenschaften definiert werden. Feldgröße Format Dezimalstellen Eingabeformat Beschriftung Standardwert Gültigkeitsregel Gültigkeitsmeldung Gibt die maximale Datenmenge pro Feld an Kurzer Text: bis 255 Zeichen Zahl: Byte Ganzzahlen zwischen 0 und 255 Integer Ganzzahlen von und Long Integer Ganzzahlen von und Single bis zu 7 Kommastellen Double bis zu 15 Kommastellen Dezimal bis 28 Kommastellen Gibt bei Datum und Zahlen ein Anzeigeformat an Gibt die anzuzeigenden Dezimalstellen an Zeigt Formatierungszeichen bei Währung- und Datumsangaben an. Die Eingabe erfolgt nach diesem Muster. Legt statt des Feldnamens eine andere Beschriftung fest (zb PLZ anstatt Postleitzahl) Trägt in neue Datensätze automatisch einen Vorgabewert ein (zb Frau oder Herr, m oder 1), der Wert kann überschrieben werden Bei Datum kann das Tagesdatum als Vorgabewert bestimmt werden mit =Datum() Legt Bedingungen fest für Texte: Herr Oder Frau erlaubt nur die Eingabe des Textes Herr oder des Textes Frau Zahlen: >99 erlaubt nur Werte ab 100 <51 erlaubt nur Werte unter 51 >=0 Und <=100 erlaubt Werte zwischen 0 und 100 Datum: ># # erlaubt nur Eingaben nach dem <Datum() für Werte vor dem aktuellen Datum Falls falsche Werte eingegeben wurden, erscheint die Daniela Wagner und 37

38 Fit am PC mit IT-Coaching Eingabe erforderlich Leere Zeichenfolge erlaubt Indiziert eingegebene Fehlermeldung (zb Korrigiere das Datum) Legt fest, ob das betreffende Feld leer bleiben darf NEIN bedeutet, das Feld muss mindestens ein Zeichen enthalten. JA bedeutet, es sind leere Zeichenfolgen erlaubt Ist ein Feld indiziert, läuft die Suche schneller ab. Für indizierte Felder erstellt Access 2013 eine eigene Tabelle im Hintergrund. Übung 1. Definieren Sie für die Übung aus dem vorangegangenen Kapitel geeignete Feldeigenschaften für die angelegten Felddatentypen. Felder, die Sie später verbinden möchten, erhalten denselben Felddatentyp und dieselben Feldeigenschaften. AutoWert entspricht dabei dem Datentyp Zahl, long integer. Testen Sie Ihr Wissen 1. Beim Datentyp Text können Sie wie viele Zeichen eingeben? 2. Wenn Sie die Feldgröße des Textes verringern, was passiert mit den Daten? 3. Was bedeuten die Feldgrößen Byte / Integer / Long Integer? 4. Wie lassen Sie 7 Kommastellen einer Zahl anzeigen? 5. Sie möchten eine genaue Produktbeschreibung eingeben. Welchen Datentyp wählen Sie? 6. Sie möchten eine Liste automatisch nummerieren. Welchen Datentyp wählen Sie? Notizen Erstellen Sie in der nächsten Lektion eine Tabelle in der Entwurfsansicht. 38 Daniela Wagner Autorin, Mediatorin, IT-Coachin & Fachtrainerin nach ISO 17024

39 Basic Computer Skills Microsoft Access 2013 Access Kapitel 3 Lektion 4 Entwurfsansicht Entwurfsansicht In der Entwurfsansicht einer Tabelle definieren Sie alle Felddatentypen und Feldeigenschaften. Lernen Sie diese Ansicht kennen. Aufgabe Übungsdatei: 3_und_4_Unterlagen aus Lektion 1 1. Entwurfsansicht Arbeiten Sie in der Datenbank 3_und_4_Unterlagen. Erstellen Sie eine neue Tabelle in der ENTWURFSANSICHT. Wählen Sie dazu ERSTELLEN TABELLEN TABELLENENTWURF. Legen Sie folgende Felder mit den angegebenen Felddatentypen an (siehe Abbildung): Speichern Sie diese Tabelle unter dem Namen Unterlagen. Wenn Sie aufgefordert werden, einen PRIMÄRSCHLÜSSEL zu definieren, dann ignorieren Sie das für den Moment mit NEIN. Wechseln Sie über START ANSICHTEN oder die Fensterschaltflächen unten rechts in die DATENBLATTANSICHT. Geben Sie einige Datensätze ein. Öffnen Sie die ENTWURFSANSICHT. Fügen Sie das Feld Format mit dem Felddatentyp Nachschlage-Assistent am Ende der Liste ein. Im nun eingeblendeten Assistenten aktivieren Sie das Kontrollfeld Ich möchte selbst Werte in die Liste eingeben. Geben Sie die rechts abgebildeten Werte ein: Klick en Sie auf Weiter und anschließend auf Fertig stellen. Zurück im Tabellenentwurf klicken Sie links außen, um dieses Feld zu markieren. Anschließend können Sie das Feld mit gedrückter Maus im Entwurf verschieben, zb an die vorletzte Position. Speichern Sie diese Änderungen. Daniela Wagner und 39

40 Fit am PC mit IT-Coaching Wechseln Sie in die DATENBLATTANSICHT. Wählen Sie für die bereits eingegebenen Datensätze für das neue Feld Einträge aus. Bleiben Sie in dieser Datenbank und erstellen Sie die Tabelle Bestellungen. Wählen Sie dazu wieder den TABELLENENTWURF. Legen Sie folgende Felder mit den angegebenen Felddatentypen an: BestNr KdNr ArtikelNr BestDat Menge Preis Bezahlung AutoWert Zahl Zahl Datum/Uhrzeit Zahl Währung Nachschlage-Assistent Sobald Sie den Datentyp NACHSCHLAGE-ASSISTENT wählen, wird der Assistent eingeblendet. Geben Sie die abgebildete Liste ein: Speichern Sie die Tabelle unter dem Namen Bestellungen. Vergeben Sie noch keinen PRIMÄR- SCHLÜSSEL. Wechseln Sie in die DATENBLATTANSICHT. Geben Sie einige Datensätze ein. Übung Bestand 1. Erstellen Sie eine neue Datenbank 3_Büroartikel. Legen Sie eine Tabelle für die Artikel an und speichern Sie diese Tabelle unter dem Namen Büroartikel Geben Sie einige Datensätze ein. Übung CDs 1. Erstellen Sie eine neue Datenbank für Ihre CDs. Legen Sie eine geeignete Tabelle für die CDs an und geben Sie Datensätze ein. Testen Sie Ihr Wissen 1. Wie erstellen Sie Tabellen in der Entwurfsansicht? 2. In welcher Ansicht geben Sie die Daten ein? Tabellen brauchen später zum Verbinden mindestens ein Primärschlüssel-Feld. Sehen wir uns das in der folgenden Lektion genauer an. 40 Daniela Wagner Autorin, Mediatorin, IT-Coachin & Fachtrainerin nach ISO 17024

41 Basic Computer Skills Microsoft Access 2013 Access Kapitel 3 Lektion 5 Primärschlüssel Primärschlüssel Ein Primärschlüssel wird auf ein Feld vergeben, dessen Einträge nicht doppelt oder mehrfach vorkommen. Ein Primärschlüssel kennzeichnet also ein Feld als eindeutig. Sie brauchen je nach Beziehungstyp mindestens einen Primärschlüssel, wenn Sie Tabellen in Kapitel 5 verbinden möchten. Aufgabe Übungsdatei: 3_und_4_Unterlagen aus den Lektionen 1 und 4 1. Primärschlüssel Öffnen Sie die Tabelle Unterlagen aus der Datenbank 3_und_4_Unterlagen. Übung Wechseln Sie in die ENTWURFSANSICHT. Vergeben Sie den PRIMÄRSCHLÜSSEL auf das Feld Nr. Klicken Sie dazu in das Feld Nr und arbeiten Sie über das Kontextmenü oder das Register ENTWURF TOOLS. Speichern Sie diese Änderungen. Öffnen Sie die Tabelle Bestellungen. Vergeben Sie den PRIMÄRSCHLÜSSEL auf das Feld BestNr. Speichern Sie die Änderungen und schließen Sie diese Tabelle. Die Tabelle LieferantInnen wurde in der Datenblattansicht erstellt, die Tabelle AmtsAdressen einfach kopiert. Überprüfen Sie jeweils das Feld ID wurde hier ein Primärschlüssel gesetzt? Ein Primärschlüssel macht ein Feld eindeutig, dh Sie vergeben in der DATENBLATT- ANSICHT einen Eintrag pro Feld auch nur EINMAL (zb wird in einer Unterlagentabelle ein Titel exakt einmal erfasst das bedeutet, die Nummer des Artikels wird in dieser Tabelle nur einmal vergeben). 1. Erstellen Sie eine neue Datenbank für Ihre Filme mit dem Namen Movie. Legen Sie eine geeignete Tabelle für die Filme an. Denken Sie an ein Feld für die FilmNr mit dem Datentyp Zahl und vergeben Sie hier den Primärschlüssel. Testen Sie Ihr Wissen 1. Wozu eignet sich ein Primärschlüssel? Lösen Sie die Übungen. Erarbeiten Sie dann das Kapitel 4 und beschäftigen Sie sich eingehender mit Feldeigenschaften. Daniela Wagner und 41

42 Fit am PC mit IT-Coaching Access Kapitel 3 Tabellen erstellen Übungen Datenblattansicht Tabellenaufbau Feldeigenschaften Entwurfsansicht Primärschlüssel Überprüfen Sie Ihre erworbenen Fähigkeiten. Zu beiden Aufgaben finden Sie jeweils eine Ergebnisdatenbank. Wenn Sie die Aufgaben alleine lösen, wechseln Sie zu den Themen des Kapitels 4. Aufgabe 1 Übungsdatei: 3_und_4_Unterlagen aus der vorigen Lektion 3_und_4_Unterlagen_ErgebnisA 1. Erstellen Sie in der Datenbank 3_und_4_Unterlagen aus der vorherigen Lektion die Tabelle UnterlagenZusatzinfo in der DATENBLATTANSICHT mit den angegebenen Feldern (Lektion 1) und ändern Sie die FELDDATENTYPEN (Lektionen 1 bis 4). Nr Beschreibung Farbe Seiten Anzahl Einkaufspreis ZuletztBestellt GeeignetFür AutoWert (benennen Sie das Feld ID um) Langer Text Ja/Nein Zahl Zahl Währung Datum/Urzeit Nachschlageliste mit den Werten Einstieg, Fortgeschrittene, Profis, Workshop 2. Löschen Sie das Feld Anzahl und verschieben Sie das Feld Einkaufspreis vor das Feld Seiten. 3. Kontrollieren Sie den PRIMÄRSCHLÜSSEL: Er sollte für das Feld Nr vergeben worden sein. (Lektion 5) Viel Erfolg! Speichern Sie die Änderungen, geben Sie passend zu den Datensätzen aus der Tabelle Unterlagen Informationen ein und schließen Sie die Datenbank. 42 Daniela Wagner Autorin, Mediatorin, IT-Coachin & Fachtrainerin nach ISO 17024

43 Basic Computer Skills Microsoft Access 2013 Aufgabe 2 Übungsdatei: 2_Audiobooks aus Kapitel 2 2_Audiobooks_Ergebnis 1. Öffnen Sie die Datenbank 2_Audiobooks. 2. Erstellen Sie eine Tabelle für Bestellungen in der ENTWURFSANSICHT mit den Feldern: BestNr AutoWert (Bestellnummer) NrHB Zahl (Nummer Hörbuch) KdNr Zahl (Kundennummer) BestDatum Datum/Uhrzeit (Bestelldatum) Menge Zahl Preis Währung Abgeholt Ja/Nein Das Feld BestNr erhält den Primärschlüssel. Speichern Sie die Tabelle unter dem Namen Bestellungen. 3. Erstellen Sie die Tabelle KundInnen mit geeigneten Feldern auch für Serienbriefe (KdNr, Anrede, Titel, Vorname, Familienname, Straße, PLZ, Ort, Land). Wählen Sie geeignete Felddatentypen und achten Sie in dieser Tabelle auf geeignete Feldeigenschaften. Vergeben Sie einen passenden PRIMÄRSCHLÜSSEL. 4. Geben Sie in beide Tabellen einige Datensätze ein. TIPP: Wenn Sie in Kapitel 5 Beziehungen zwischen Tabellen definieren, dann achten Sie bereits hier darauf, nur sinnvolle Daten einzugeben. Es gibt beim Verbinden nämlich Schwierigkeiten, wenn Sie beispielsweise 3 Kunden und Kundinnen erfasst haben, aber in der Tabelle Bestellungen eine andere KdNr als 1, 2 oder 3 vergeben. 5. Schließen Sie die Datenbank. Viel Erfolg! Daniela Wagner und 43

44 Fit am PC mit IT-Coaching Text mit Feldeigenschaften Access Kapitel 4 Felddatentypen und Feldeigenschaften Lektion 1 Text Access 2013 vergibt Standard-Feldeigenschaften. Zum Beispiel sind bei Text bis zu 255 Anschläge je Feld und Datensatz erlaubt. Das macht die Datenbank unnötig groß. Man verwaltet darum Feldgrößen und reduziert den Wert. Aber Achtung: Wenn Sie die Feldgröße für eine bestehende Tabelle reduzieren, wird zu langer Text einfach abgeschnitten. Aufgabe Übungsdatei: 4_DigiWelt 3_und_4_Unterlagen_ErgebnisA 1. Text mit Feldeigenschaften Öffnen Sie die Tabelle Kurse aus der Datenbank 4_DigiWelt in der ENTWURFSANSICHT. Ändern Sie für das Feld Kurs die Feldeigenschaften (siehe Abbildung unten). Feldgröße 50 Beschriftung Kurstitel Standardwert EDV Indiziert Ja (Duplikate möglich) Indizieren Sie alle Felder, in denen Sie oft sortieren und suchen. Access erstellt im Hintergrund einen Index und arbeitet beim Suchen und Sortieren schneller. In diesem Kapitel ändern Sie viele Feldeigenschaften. Definieren Sie zuerst diese Eigenschaften. Speichern Sie die Änderungen und probieren Sie es gleich aus. Geben Sie bewusst einen Datensatz ein, der gegen diese Kriterien verstößt. Dann haben Sie eine gute Überprüfung, ob Sie sinnvolle Eigenschaften definiert haben. 44 Daniela Wagner Autorin, Mediatorin, IT-Coachin & Fachtrainerin nach ISO 17024

45 Basic Computer Skills Microsoft Access 2013 Übung 1. Öffnen Sie aus der Datenbank 3_und4_Unterlagen_ErgebnisA die Tabelle LieferantInnen. 2. Ändern Sie die Feldeigenschaften: Anrede Feldgröße 4 Vorname Feldgröße 15 Nachname Feldgröße 25, Indiziert (Ja, Duplikate möglich) Adresse Feldgröße 30 PLZ Feldgröße 5 Beschriftung ändern auf Postleitzahl Land Feldgröße 2, Standardwert A (bzw. D oder CH ) Speichern Sie diese Änderungen und schließen Sie die Tabelle. Testen Sie Ihr Wissen 1. Wozu reduzieren Sie die Feldgröße? Was passiert dabei mit zu langem Text oder zu großen Zahlen? 2. Wie beschleunigen Sie die Suche? 3. Wie sollten Sie das Feld Familienname indizieren? Notizen Beschäftigen wir uns in der nächsten Lektion mit den Feldeigenschaften von Zahl und Währung. Daniela Wagner und 45

46 Fit am PC mit IT-Coaching Zahl und Währung mit Feldeigenschaften Access Kapitel 4 Lektion 2 Zahl und Währung Auch Zahl und Währung haben Feldeigenschaften. Diese Themen klären wir in dieser Lektion. Aufgabe Übungsdatei: 4_DigiWelt 3_und_4_Unterlagen_ErgebnisA 1. Zahl und Währung mit Feldeigenschaften Öffnen Sie die Tabelle Kurse aus der Datenbank 4_DigiWelt. Ändern Sie für das Feld UE (Übungseinheiten) die Feldeigenschaften: Feldgröße Byte Standardwert 12 Eingabe erforderlich Ja Indiziert Ja (Duplikate möglich) Ändern Sie für das Feld Preis die Feldeigenschaften: Format Währung oder Euro Übung 1. Öffnen Sie aus der Datenbank 3_und_4_Unterlagen_ErgebnisA die Tabelle Bestellungen. 2. Ändern Sie die Feldeigenschaften für das Feld Menge: Die Feldgröße soll Integer sein und die Beschriftung soll BestellMenge lauten. Testen Sie Ihr Wissen 1. Was bewirkt die Feldgröße Byte? Notizen Sehen Sie sich in der nächsten Lektion die Feldeigenschaften des Datentyps Datum an. 46 Daniela Wagner Autorin, Mediatorin, IT-Coachin & Fachtrainerin nach ISO 17024

47 Basic Computer Skills Microsoft Access 2013 Access Kapitel 4 Lektion 3 Datum Datum mit Feldeigenschaften Die Feldeigenschaften des Datums sind für uns vor allem wegen des Formats von Bedeutung: Soll Dienstag, 15. Juni 2010 ausgegeben werden oder doch kurz und bündig Aufgabe Übungsdatei: 4_DigiWelt 3_und_4_Unterlagen_ErgebnisA 1. Datum mit Feldeigenschaften Öffnen Sie die Tabelle Kurse aus der Datenbank 4_DigiWelt. Ändern Sie für das Feld Abschluss die Feldeigenschaften: Format Standardwert Indiziert Übung Datum, lang =Datum() Ja (Duplikate möglich) 1. Öffnen Sie aus der Datenbank 3_und_4_Unterlagen_ErgebnisA die Tabelle Bestellungen. 2. Ändern Sie die Feldeigenschaften für das Feld BestDat auf Datum, lang und ändern Sie die Beschriftung von BestDat um auf BestellDatum. Als Standardwert für dieses Feld soll das jeweils aktuelle Datum angezeigt werden. Definieren Sie das Format DATUM, KURZ auch mit dem Format tt.mm.jjjj Testen Sie Ihr Wissen 1. Wird etwas am Datum gekürzt, wenn Sie die Eigenschaften von Datum, lang auf Datum, kurz ändern? Notizen Schränken Sie Fehlerquellen ein und definieren Sie in der nächsten Lektion Gültigkeitsregeln. Daniela Wagner und 47

48 Fit am PC mit IT-Coaching Gültigkeitsregel für Text, Zahl und Währung Access Kapitel 4 Lektion 4 Gültigkeitsregel 1 So lange Sie sich an die Datentypen und Feldgrößen halten, dürfen Sie jede Information eingeben. Damit steigt die Fehlerquote. Definieren Sie in dieser Lektion Gültigkeitsregeln und schränken Sie Fehlerquellen ein. Aufgabe Übungsdatei: 4_DigiWelt 3_und_4_Unterlagen_ErgebnisA 1. Gültigkeitsregel für Text Öffnen Sie die Tabelle Unterlagen aus der Datenbank 4_DigiWelt in der ENTWURFS- ANSICHT und erstellen Sie eine Gültigkeitsregel. Als Eingabe im Feld Format ist entweder A4 oder A5 erlaubt. Als Gültigkeitsmeldung soll der Text Geben Sie nur A4 oder A5 ein erscheinen. Geben Sie die Kriterien wie abgebildet ein: 2. Gültigkeitsregel für Zahl Erstellen Sie für das Feld UE der Tabelle Kurse eine Gültigkeitsregel, die besagt, dass nur Eingaben zwischen 12 und 240 erlaubt sind. Zwei Kriterien sind möglich: a) >=12 und <=240 b) Zwischen 12 Und 240 Wenn Sie für Preise / Währung Gültigkeitsregeln definieren, so geben Sie das Kriterium unformatiert ein, zb >0 für Werte über 0 oder <0 für Werte unter Gültigkeitsregel für Währung Erstellen Sie eine Gültigkeitsregel für das Feld Preis der Tabelle Kurse. Die Eingabe muss über 80 liegen. Sonst soll die Meldung Geben Sie einen reellen Preis ein! erscheinen. Geben Sie die Kriterien wie abgebildet ein: 48 Daniela Wagner Autorin, Mediatorin, IT-Coachin & Fachtrainerin nach ISO 17024

49 Basic Computer Skills Microsoft Access 2013 Übung 1. Öffnen Sie aus der Datenbank 3_und_4_Unterlagen_ErgebnisA die Tabelle Bestellungen. 2. Erstellen Sie einer Gültigkeitsregel für das Feld Bezahlung. Es sind nur die vorgeschlagenen Werte Bar, Bankeinzug, Rechnung oder PayPal erlaubt. 3. Erstellen Sie eine Gültigkeitsregel für das Feld ArtikelNr. Es sind nur Eingaben über 0 erlaubt. Außerdem soll kein Standardwert vorgeschlagen werden. 4. Erstellen Sie eine Gültigkeitsregel für das Feld Preis. Es sind nur Eingaben zwischen 0,10 und 1.000,-- erlaubt. Testen Sie Ihr Wissen 1. Es sind nur die Texteingaben m oder w erlaubt. Wie lautet die Gültigkeitsregel? 2. Wie erstellen Sie eine Gültigkeitsregel für Zahlen? 3. Wie geben Sie ein Währungs-Kriterium ein, wenn nur Werte über 0,99 erlaubt sind? 4. Es sind nur Preise zwischen 10 und 100 erlaubt. Wie lautet die Gültigkeitsregel? 5. Wie könnte eine sinnvolle Gültigkeitsregel für PLZ (Postleitzahlen) lauten? 6. Was ist eine Gültigkeitsmeldung? Notizen Erfahren Sie in der letzten Lektion dieses Kapitels, wie Sie eine Gültigkeitsregel für Datumswerte erstellen. Daniela Wagner und 49

50 Fit am PC mit IT-Coaching Access Kapitel 4 Lektion 5 Gültigkeitsregel 2 Gültigkeitsregel für Datum Auch für Datumswerte gibt es Gültigkeitsregeln. Sie bestimmen sogar, dass nur aktuelle Daten oder umgekehrt, nur Daten aus der Vergangenheit eingegeben werden dürfen. Erfahren Sie in dieser Lektion, wie das geht. Aufgabe Übungsdatei: 4_DigiWelt 3_und_4_Unterlagen_ErgebnisA 1. Gültigkeitsregel für Datum Erstellen Sie eine Gültigkeitsregel in der Tabelle Kurse aus der Datenbank 4_DigiWelt für das Feld Abschluss. Die Eingabe darf erst ab dem erfolgen. Geben Sie das Kriterium wie abgebildet ein: Möchten Sie verhindern, dass ein Datum aus der Zukunft eingegeben wird, so definieren Sie die Gültigkeitsregel <=Datum() Damit Access die Eingabe hier als Datum erkennt, müssen Datumswerte in Rauten stehen, zb >=# # für Werte ab Übung 1. Öffnen Sie aus der Datenbank 3_und_4_Unterlagen_ErgebnisA die Tabelle Bestellungen. Erstellen Sie eine Gültigkeitsregel für das Feld BesellDatum. Es sind nur Eingaben ab dem aktuellen Datum erlaubt. Testen Sie Ihr Wissen 1. Woran erkennt Access, dass Sie eine Gültigkeitsregel für ein Datum definieren? Notizen Lösen Sie die Übungen. Anschließend beschäftigen wir uns in Kapitel 5 mit Tabellenimport und Export, Beziehungen und Serienbriefen. 50 Daniela Wagner Autorin, Mediatorin, IT-Coachin & Fachtrainerin nach ISO 17024

51 Basic Computer Skills Microsoft Access 2013 Text, Zahl, Währung und Datum Gültigkeitsregeln Access Kapitel 4 Felddatentypen und Eigenschaften Übungen Überprüfen Sie Ihre erworbenen Fähigkeiten. Die Lösungen zu Aufgabe 2 finden sie in der Datei 4_Reisen_Ergebnis. Aufgabe 1 Übungsdatei: 3_und_4_Unterlagen_ErgebnisA 3_und_4_Unterlagen_ErgebnisB Beantworten Sie die folgenden Fragen: 1. Was passiert, wenn Sie die Feldgröße eines bestehenden Feldes mit dem Felddatentyp Text von 50 auf 20 verringern? (Lektion 1)... Für welche Daten eignet sich der Felddatentyp Text? Sie möchten Zahlen mit 7 Kommastellen eingeben. Welche Feldgröße eignet sich? (Lektion 2)... Wie erreichen Sie, dass das Symbol für Euro angezeigt wird? Wie erreichen Sie, dass ein Datum nach dem Muster angezeigt wird? (Lektion 3)... Sie definieren das Datum nach dem obigen Muster. Dürfen Sie beim Eingeben der Daten Juni tippen?... Daniela Wagner und 51

52 Fit am PC mit IT-Coaching 4. Wie lautet die korrekte Gültigkeitsregel, wenn Sie im Feld Anrede nur die Eingaben Herr oder Frau akzeptieren? (Lektion 4)... Wie lautet die Gültigkeitsregel, wenn Sie im Feld Bestellmenge nur Werte über 0 akzeptieren? Wie lautet die Gültigkeitsregel, wenn Sie im Feld Geburtsdatum nur Werte vor dem akzeptieren? (Lektion 5)... Öffnen Sie nun die Datenbank 3_und_4_Unterlagen_ErgebnisA und ändern Sie die Feldeigenschaften für die Tabelle Unterlagen: Titel Indiziert (Ja, Duplikate möglich) AutorIn Feldgröße 30 Beschriftung Autor oder Autorin Lagerbestand Der Lagerbestand darf nicht unter 12 Unterlagen sinken Preis Der Standardpreis soll 4,20 sein und darf nur zwischen 0 und 600 liegen ErschienenAm Als Standard soll das aktuelle Datum angezeigt werden, außerdem ist nur die Eingabe von Daten ab dem erlaubt. Ändern Sie die Feldeigenschaften für die Tabelle LieferantInnen: Im Feld Anrede sind nur die Eingaben Frau oder Herr oder Firma erlaubt. Speichern Sie die Änderungen und schließen Sie die Datenbank. Viel Erfolg! Lösungen: 1. Zu langer Text wird abgeschnitten; Für alphanumerische Eingaben (Texte, Telefonnummern, Postleitzahlen); 2. Single; Felddatentyp WÄHRUNG oder Feldeigenschaft FORMAT ändern; 3. Datum, kurz oder tt.mm.jjjj; Sie dürfen Juni tippen, angezeigt wird 06; 4. Herr Oder Frau ; >0; 5: <# # 52 Daniela Wagner Autorin, Mediatorin, IT-Coachin & Fachtrainerin nach ISO 17024

53 Basic Computer Skills Microsoft Access 2013 Aufgabe 2 Übungsdatei: 4_Reisen_Ergebnis 1. Starten Sie Microsoft Access Erstellen Sie die Datenbank 4_Reisen mit einer Tabelle für Studienreisen. 2. Legen Sie folgende Felder mit den angegebenen Felddatentypen an: ReiseNr AutoWert Ziel Kurzer Text Indiziert, Feldgröße 20 Dauer Zahl Die Eingabe muss größer 10 sein Abreise Datum/Uhrzeit Eingaben ab erlaubt Preis Währung Eingaben zwischen 1500 und 3000 erlaubt Beschreibung Langer Text Vergeben Sie den PRIMÄRSCHLÜSSEL auf das Feld ReiseNr. Speichern Sie die Tabelle unter dem Namen Studienreisen. 3. Geben Sie in der Datenblattansicht folgende Datensätze ein: ReiseNr Ziel Dauer Abreise Preis Beschreibung (Neu) Lyon ,00 Französisch-Camp für alle Altersgruppen (Neu) Oxford ,00 Sommerschule, Englisch (Neu) Toronto ,00 Internationales Englisch-Camp (Neu) Sydney ,00 Internationales Englisch-Camp (Neu) Almeria ,00 Urlaub mit Spanisch-Kurs und Wandermöglichkeit 4. Fügen Sie das Feld Ermäßigung (Ja/Nein) am Ende der Tabelle ein. Speichern Sie diese Änderungen. Bis auf die Sprachschule in Oxford gibt es auf alle Kurse Ermäßigungen aktivieren Sie bei den restlichen Datensätzen die Checkbox (Ja/Nein-Feld). 5. Fügen Sie folgenden Datensatz an und aktivieren Sie die Ermäßigung: (Neu) Montreal ,00 Französisch-Camp und Clown- Schule 6. Korrigieren Sie die Daten: Ändern Sie den 1. Datensatz: Das Französisch-Camp ist in Brest und nicht in Lyon. Ändern Sie den 5. Datensatz: Der Spanisch-Kurs dauert 20 Tage anstatt 18. Löschen Sie den 2. Datensatz (Oxford). Löschen Sie im Datensatz Almeria den ersten Teil der Beschreibung Urlaub mit. Daniela Wagner und 53

54 Fit am PC mit IT-Coaching 7. Bleiben Sie in der Datenbank 4_Reisen und erstellen Sie eine Tabelle für die Kursinformationen. Wählen Sie dazu die ENTWURFSANSICHT. 8. Legen Sie folgende Felder mit den angegebenen Felddatentypen an: ReiseNr Zahl Kursinformationen Langer Text Setzen Sie einen geeigneten PRIMÄRSCHLÜSSEL. Speichern Sie die Tabelle unter dem Namen StudienreisenInfo ab. 9. Geben Sie in der DATENBLATTANSICHT folgende Datensätze ein: ReiseNr Kursinformationen 1 In diesem Camp werden alle Altersgruppen von 6 Jahren aufwärts betreut. Es bietet sich für Familien an. 3 In Toronto sind fast alle Volksgruppen dieser Welt vertreten, dementsprechend setzt sich das Camp-Publikum zusammen. 4 Die Sommerschule down under spricht vor allem junge Menschen ab 18 Jahren an. 5 Almeria lädt Sonnenhungrige ein, die einen feiern bis in die Morgenstunden, die anderen erwandern die Gegend. 6 Montreal soll clownbegeisterte Berufstätige ansprechen, die einen Bildungsurlaub machen wollen. 10. Ändern Sie die Feldbreiten so um, dass alle Einträge angezeigt werden. 11. Speichern und schließen Sie die Tabelle. Viel Erfolg! 54 Daniela Wagner Autorin, Mediatorin, IT-Coachin & Fachtrainerin nach ISO 17024

55 Basic Computer Skills Microsoft Access 2013 Access Kapitel 5 Import / Export, Beziehungen und SB Lektion 1 Import / Export Datenimport aus Excel Datenexport nach Excel Sie haben Daten bereits in Excel angelegt? Dann importieren Sie diese Tabelle nach Access Das funktioniert auch umgekehrt. Aufgabe Übungsdatei: Reisen, 4_Reisen_Ergebnis DigiWelt, 4_DigiWelt_Ergebnis Anmerkung: Der Datenimport ist nicht Inhalt des Syllabus 5, ECDL Core. 1. Datenimport aus Excel Importieren Sie aus der Excel Arbeitsmappe Reisen eine Tabelle in die Datenbank 4_Reisen_Ergebnis. Öffnen Sie die Datenbank 4_Reisen_Ergebnis und wählen Sie EXTERNE DATEN IMPORTIEREN UND VERKNÜPFEN EXCEL. Navigieren Sie im eingeblendeten Dialogfeld über die Schaltfläche Durchsuchen zur Mappe Reisen. Wählen Sie die Tabelle Reisen und klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter. Die erste Zeile enthält SPALTENÜBERSCHRIFTEN. Aktivieren Sie das dementsprechende Kontrollkästchen und klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter. Das Feld ReiseNr ist vom Datentyp Long Integer. Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter. Wählen Sie einen eigenen PRIMÄRSCHLÜSSEL für das Feld ReiseNr und klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter. Akzeptieren Sie den Namen Winterferien und bestätigen Sie mit der Schaltfläche Fertig stellen. Kontrollieren Sie diese Tabelle. Sind alle Felder da? Passen die Datentypen? Importieren Sie aus der Excel Arbeitsmappe Reisen alle restlichen Tabellen in die Datenbank 4_Reisen_Ergebnis. Achten Sie vor allem auf den PRIMÄRSCHLÜSSEL. Daniela Wagner und 55

56 Fit am PC mit IT-Coaching Wählen Sie zum Exportieren auch das Register EXTERNE DATEN und entdecken Sie die Möglichkeit, eine Tabelle als PDF oder Textdatei zu exportieren. 2. Datenexport nach Excel Exportieren Sie aus der Datenbank 4_Reisen_Ergebnis die Tabelle Studienreisen nach Excel. Klicken Sie die Tabelle Studienreisen mit der rechten Maus an und wählen Sie EXPORTIEREN EXCEL. Mit der Schaltfläche Durchsuchen navigieren Sie zu einem Speicherort. Bestätigen Sie das Speicher-Dialogfeld mit Speichern und den Exportier- Assistenten mit OK. Übung 1. Importieren Sie die Tabelle Teilnehmende aus der Excel Arbeitsmappe DigiWelt in die Datenbank 4_DigiWelt. 2. Exportieren Sie aus der Datenbank 4_DigiWelt die Tabellen Kurse und Unterlagen nach Excel. Testen Sie Ihr Wissen 1. Wie lauten die Schritte beim Importieren von Daten aus Excel? 2. Wie gehen Sie vor, wenn Sie eine Tabelle aus Access in eine andere Anwendung exportieren möchten? Notizen In der nächsten Lektion ist es endlich so weit: Sie erfahren, wie eine 1:1 Beziehung zwischen zwei Tabellen erstellt wird. 56 Daniela Wagner Autorin, Mediatorin, IT-Coachin & Fachtrainerin nach ISO 17024

57 Basic Computer Skills Microsoft Access 2013 Access Kapitel 5 Lektion 2 1:1 Beziehung 1:1 Unsere erste Beziehung ist eine 1:1 Beziehung. Das bedeutet, Datensatz Nummer 1 der einen Tabelle wird mit dem Datensatz Nummer 1 der anderen Tabelle verbunden. Es gibt also exakt einen passenden Datensatz in beiden Tabellen. Ein Beispiel: Sie haben eine Tabelle mit den Adressdaten der Mitglieder eines Vereins. Sehr persönliche Daten erfassen Sie in einer zweiten Tabelle. Beim Verbinden müssen die persönlichen Daten genau zu Name und Adresse einer Person passen. Das ist 1:1. Oder anders erklärt: In unserem Kulturkreis hat eine verheiratete Frau exakt einen Mann und umgekehrt genauso. Auch das ist 1:1. Aufgabe Übungsdatei: 5_Reisen und 5_DigiWelt Anmerkung: Das Erstellen von Beziehungen ist nicht Inhalt des ECDL Core, Syllabus :1 Erstellen Sie in der Datenbank 5_Reisen eine Beziehung zwischen den Tabellen Winterferien und ReiseZusatzInfo. Öffnen Sie das Register DATENBANKTOOLS BEZIEHUNGEN und wählen Sie BEZIEHUNGEN. Über das Dialogfeld TABELLE ANZEIGEN wählen Sie die beiden Tabellen Winterferien und ReiseZusatzInfo. Alternativ ziehen Sie die Tabellen aus dem Navigationsbereich einfach mit gedrückter Maus in das Beziehungsfenster. Ziehen Sie mit gedrückter Maus das Feld ReiseNr der Tabelle Winterferien zum Feld ReiseNr der Tabelle ReiseZusatzInfo. Zum Verbinden eignen sich Felder mit demselben Felddatentyp, auch die Eigenschaften sollen übereinstimmen. Der Datentyp AutoWert entspricht dabei dem Datentyp Zahl, Long Integer. Das abgebildete Dialogfeld BEZIEHUNGEN BEARBEITEN wird eingeblendet. Daniela Wagner und 57

58 Fit am PC mit IT-Coaching Bestätigen Sie mit der Schaltfläche Erstellen. Die beiden Tabellen wurden über die Primärschlüssel-Felder ReiseNr verbunden (siehe Abbildung). Zum Bearbeiten der Beziehung wählen Sie ENTWURF TOOLS BEZIE- HUNG BEARBEITEN, klicken die Beziehungslinie doppelt an oder klicken die Beziehungslinie mit der rechten Maus an und wählen hier BEZIEHUNG BEARBEITEN. Übung DigiWelt 1. Blenden Sie in der Datenbank 5_DigiWelt das Beziehungsfenster ein und verbinden Sie die Tabellen TrainerInnen und TrainerInnenDaten. Verwenden Sie jeweils das Feld TrainerInNr. Übung Fahrradverleih Elektrobike 1. Erstellen Sie die Datenbank Elektrobike. Erfassen Sie Fahrräder in einer Tabelle. Denken Sie an eine automatische Nummerierung und den Primärschlüssel. Speichern Sie die Tabelle unter dem Namen E-Bike. 2. Erstellen Sie eine weitere Tabelle, in der Sie die Kaufdaten des jeweiligen Fahrrades erfassen. Die automatische Nummer soll der automatischen Fahrradnummer aus der Tabelle E-Bike entsprechen. Speichern Sie diese Tabelle unter dem Namen Daten. 3. Erstellen Sie eine 1:1 Beziehung zwischen diesen beiden Tabellen. Testen Sie Ihr Wissen 1. Was bedeutet der Begriff 1:1 Beziehung? 2. Wie viele Primärschlüsselfelder werden in 1:1-Beziehungen verbunden? 3. Welche Felddatentypen eignen sich zum Verbinden? Wenn zu einem Datensatz der einen Tabelle mehrere mögliche Datensätze einer anderen Tabelle passen, erstellen Sie eine 1:n Beziehung. 58 Daniela Wagner Autorin, Mediatorin, IT-Coachin & Fachtrainerin nach ISO 17024

59 Basic Computer Skills Microsoft Access 2013 Access Kapitel 5 Lektion 3 1:n Beziehung 1:n Wird eine Reise oder ein Kurs von mehreren Personen gebucht, dann erstellen Sie eine 1:n Beziehung. Eine Reise aus der Reisetabelle viele Kunden und Kundinnen aus der Tabelle KundInnen. Probieren Sie es aus. Oder anders erklärt: Eine Mutter / ein Vater mag mehrere Kinder haben, ein Kind hat aber nur eine (leibliche) Mutter / einen (leiblichen) Vater. Das ist 1:n. Aufgabe Übungsdatei: 5_Reisen und 5_DigiWelt Anmerkung: Das Erstellen von Beziehungen ist nicht Inhalt des ECDL Core, Syllabus :n Erstellen Sie in der Datenbank 5_Reisen eine Beziehung zwischen den Tabellen ReiseleiterInnen und Winterferien. Öffnen Sie das Register ENTWURF BEZIEHUNGEN und wählen Sie TABELLE ANZEIGEN. Im eingeblendeten Dialogfeld TABELLEN ANZEIGEN wählen Sie die Tabelle ReiseleiterInnen. Ziehen Sie mit gedrückter Maus vom Feld RLNr der Tabelle ReiseleiterInnen zum Feld Reiseleitung der Tabelle Winterferien. Das Dialogfeld BEZIEHUNGEN BEARBEITEN wird eingeblendet. Bestätigen Sie mit der Schaltfläche Erstellen. Die beiden Tabellen wurden verbunden. In der Abbildung oben sehen Sie neben der 1:1 Beziehung aus der vorhergehenden Lektion auch die neue Beziehung. Diesmal wurde nur ein PRIMÄRSCHLÜSSEL-Feld, das Feld RLNr für Daniela Wagner und 59

60 Fit am PC mit IT-Coaching Falls Sie in Access jemals eine m:n- Beziehung brauchen, dann erstellen Sie eine Zwischentabelle. So splitten Sie die in Access unmögliche m:n-beziehung auf in zwei 1:n- Beziehungen. die Beziehung verwendet. Das bedeutet, ein(e) ReiseleiterIn kann in der Tabelle Winterferien mehrfach vorkommen. Übung DigiWelt 1. Erstellen Sie eine 1:n Beziehung zwischen den Tabellen Kurse und TrainerInnen. Verwenden Sie die Felder TrainerInnenNr und TrainerIn für diese Beziehung. Übung Fahrradverleih Elektrobike 1. Öffnen Sie die Datenbank Elektrobike aus der vorhergehenden Lektion. 2. Erfassen Sie in einer Tabelle, wann welches E-Bike ausgeliehen wurde. Denken Sie an eine automatische Nummerierung und den Primärschlüssel. Speichern Sie die Tabelle unter dem Namen Verleih. 3. Erstellen Sie eine weitere Tabelle, in der Sie die Personen erfassen, die ein E-Bike ausgeliehen haben und die Nummer des Fahrrades. Setzen Sie wieder einen geeigneten Primärschlüssel. Speichern Sie diese Tabelle unter dem Namen KundInnen. 4. Erstellen Sie eine geeignete Beziehung. Testen Sie Ihr Wissen 1. Wozu erstellen Sie eine 1:n Beziehung? Notizen In der nächsten Lektion beschäftigen wir uns mit der referentiellen Integrität. 60 Daniela Wagner Autorin, Mediatorin, IT-Coachin & Fachtrainerin nach ISO 17024

61 Basic Computer Skills Microsoft Access 2013 Referentielle Integrität Aktualisierungs- und Löschweitergabe Access Kapitel 5 Lektion 4 Referentielle Integrität Definieren Sie Ihre Beziehungen mit der REFERENTIELLEN INTEGRITÄT genauer. Aufgabe Übungsdatei: 5_Reisen und 5_DigiWelt 1. Referentielle Integrität Die referentielle Integrität bestimmt: 1. Zu jedem Datensatz der verbundenen Detailtabelle muss ein Datensatz der Mastertabelle passen. In unserer Datenbank 5_Reisen kann dann in der Tabelle Winterreisen eine Reiseleitung nur eingetragen werden, wenn diese Person in der Tabelle ReiseleiterInnen auch existiert. Die Detailtabelle einer 1:n-Beziehung ist die Tabelle, bei der kein Primärschlüssel-Feld verbunden wurde, also das n unserer 1:n Beziehung. Mastertabelle ist die Tabelle mit dem verbundenen Primärschlüssel-Feld, also die 1 in unserer 1:n Beziehung. In diese Tabelle müssen die neuen Daten nun auch zuerst eingegeben werden. Bei einer 1:1-Beziehung achten Sie bitte darauf, welches Feld aus welcher Tabelle Sie mit gedrückter Maus auf das zu verbindende Feld der zweiten Tabelle ziehen denn das bestimmt die Master- und Detailtabelle. 2. Die REFERENTIELLE INTEGRITÄT überprüft auch beim Löschen von Datensätzen, ob diese Daten nicht in Beziehung zu einer anderen Tabelle stehen. 3. Außerdem meldet Access einen Fehler, wenn Sie versuchen, ein PRIMÄR- SCHLÜSSEL-Feld eines Datensatzes der Mastertabelle zu verändern, wenn dieser Datensatz auch in der verbunden Detailtabelle vorkommt. Wechseln Sie in das Beziehungsfenster der Datenbank 5_Reisen. Öffnen Sie die 1:1 Beziehung zwischen den Tabellen Winterferien und Reise- ZusatzInfo mit einem Doppelklick auf die Verbindungslinie. Aktivieren Sie das Kontrollfeld MIT REFERENTIELLER INTEGRITÄT. Bestätigen Sie mit OK. Öffnen Sie die 1:n Beziehung zwischen den Tabellen ReiseleiterInnen und Winterferien mit einem Klick der rechten Maus auf die Verbindungslinie. Aktivieren Sie das Kontrollfeld MIT REFERENTIELLER INTEGRITÄT. Bestätigen Sie mit OK. Zu den Verbindungslinien wird der Beziehungstyp gezeigt (siehe Abbildung). Achten Sie bei referentieller Integrität auf die Reihenfolge. Ein Beispiel: Sie erstellen eine 1:1- Beziehung zwischen den Tabellen Winterferien und ReiseZusatzInfo. Dabei darf eine ReiseZusatzInfo erst eingegeben werden, wenn die Reise in der Tabelle Winterferien angelegt wurde. Die Mastertabelle ist demnach die Tabelle Winterferien, die Detailtabelle die Tabelle ReiseZusatzInfo. Für die referentielle Integrität ist es wichtig, dass Sie das Feld ReiseNr der Tabelle Winterferien mit der Maus auf das zu verbindende Feld ReiseNr der Tabelle Reise ZusatzInfo ziehen. Access zeigt das im Dialogfeld Beziehungen bearbeiten an. Daniela Wagner und 61

62 Fit am PC mit IT-Coaching Noch einmal: Die referentielle Integrität bewirkt, dass Sie neue Reiseleitungen zuerst in der Tabelle ReiseleiterInnen erfassen. Erst anschließend buchen Sie die Reiseleitung in der Tabelle Winterferien. Auch bei der 1:1- Beziehung gibt es eine Reihenfolge: Sie haben das Feld ReiseNr der Tabelle Winterferien mit dem Feld ReiseNr der Tabelle ReiseZusatzInfo verbunden die referentielle Integrität gewährleistet, dass zuerst eine ReiseNr in der Tabelle Winterferien angelegt werden muss, erst dann darf die ReiseZusatzInfo dazu erfasst werden. Beim Löschen eines Datensatzes löschen Sie zuerst aus der Tabelle ReiseZusatzInfo, dann erst aus der Tabelle Winterferien. 2. Aktualisierungs- und Löschweitergabe Bearbeiten Sie alle Beziehungen der Datenbank 5_Reisen. Arbeiten Sie diesmal über ENTWURF BEZIEHUNGEN BEZIEHUNG BEARBEITEN und aktivieren Sie auch die Kontrollkästchen AKTUALISIERUNGSWEITERGABE AN VERWANDTE FELDER und LÖSCHWEITERGABE AN VERWANDTE DATENSÄTZE. Übung DigiWelt 1. Öffnen Sie die Datenbank 5_DigiWelt und aktivieren Sie für die vorhandenen Beziehungen jeweils das Kontrollfeld MIT REFERENTIELLER INTEGRITÄT. Übung Fahrradverleih 1. Erstellen Sie in der Datenbank Elektrobike eine weitere Tabelle mit dem Namen Service. Denken Sie an die automatische Nummerierung, den Primärschlüssel und achten Sie darauf, dass Sie die Fahrradnummer ebenso erfassen. Speichern Sie die Tabelle unter dem Namen Service. 2. Erstellen Sie eine 1:n Beziehung zwischen den Tabellen Service und E-Bike. Aktivieren Sie die referentielle Integrität. 3. Aktivieren Sie für die bestehenden Verbindungen die referentielle Integrität. Testen Sie Ihr Wissen 1. Wozu aktivieren Sie die referentielle Integrität? Gibt es dann eine Reihenfolge beim Eingeben der Datensätze? Gibt es eine Reihenfolge beim Löschen? In der letzten Lektion dieses Kapitels verwenden Sie eine Datenbank für Serienbriefe. 62 Daniela Wagner Autorin, Mediatorin, IT-Coachin & Fachtrainerin nach ISO 17024

63 Basic Computer Skills Microsoft Access 2013 Access Kapitel 5 Lektion 5 Exkurs Serienbriefe Serienbriefe Verwenden Sie direkt aus Access die Daten zum Erstellen von Serienbriefen. Aufgabe Übungsdatei: 5_Reisen_Ergebnis und 5_DigiWelt_Ergebnis Anmerkung: Diese Lektion ist nicht Inhalt des ECDL Core, Syllabus 5 für Access Serienbriefe Öffnen Sie die Datenbank 5_Reisen_Ergebnis und markieren Sie die Abfrage KundInInfoKurzReise. Wählen Sie EXTERNE DATEN EXPORTIEREN WORD- SERIENDRUCK. Wählen Sie NEUES DOKUMENT ERSTELLEN. Word 2013 wird mit einem neuen Dokument und dem Assistenten für den Serienbrief geöffnet. Wählen Sie im 1. Schritt die Option BRIEFE. Klicken Sie auf den Link Weiter. Wählen Sie im 2. Schritt die Option AKTUELLES DOKUMENT VERWENDEN. Im 3. Schritt ist die VORHANDENE LISTE bereits gewählt. Im 4. Schritt wählen Sie WEITERE ELEMENTE aus dem Serienbrief-Assistenten oder SENDUNGEN FELDER SCHREIBEN UND EINFÜGEN SERIENDRUCKFELD EINFÜGEN. Fügen Sie Felder für die Adresse ein. Im Brief fügen Sie Felder für die Reiseleitung, den Preis, die Abreise und das Reiseziel ein. Im 5. Schritt sehen Sie eine Vorschau auf Ihre Briefe. Im 6. Schritt drucken Sie alle Briefe oder erzeugen ein neues Dokument mit allen Briefen. Klicken Sie dazu auf INDIVIDUELLE BRIEFE BEARBEITEN. Speichern Sie alle Briefe und das Serienbriefdokument. Ein Serienbrief funktioniert auch, wenn Sie den Brief in Word erstellen und im 3. Schritt die Datenquelle aus Access wählen. Übung 1. Schreiben Sie allen KundInnen aus der Datenbank 5_Reisen_Ergebnis einen Brief und informieren Sie die Personen über neue Angebote. Testen Sie Ihr Wissen 1. Wie gehen Sie vor, wenn Sie allen KundInnen einen Serienbrief schreiben? Die Daten befinden sich in einer Datenbank in Access. Überprüfen Sie Ihre Fähigkeiten und erarbeiten Sie anschließend die Themen des Kapitels 6. Hier erfahren Sie, wie Sie Formulare erstellen und ändern. Daniela Wagner und 63

64 Fit am PC mit IT-Coaching Import / Export Beziehungen Referentielle Integrität Access Kapitel 5 Import / Export, Beziehungen und SB Übungen Überprüfen Sie Ihre erworbenen Fähigkeiten. Wenn Sie diese beiden Übungen ohne Hilfe lösen, wechseln Sie zu den Lektionen des nächsten Kapitels. Aufgabe 1 Übungsdatei: 5_Reisen 5_Reisen_Ergebnis Erstellen Sie in der Datenbank 5_Reisen die Beziehungen laut Abbildung, jeweils mit referentieller Integrität. Viel Erfolg! 64 Daniela Wagner Autorin, Mediatorin, IT-Coachin & Fachtrainerin nach ISO 17024

65 Basic Computer Skills Microsoft Access 2013 Aufgabe 2 Übungsdatei: CD, 5_Musik_Ergebnis 1. Starten Sie Microsoft Access 2013 und erstellen Sie eine leere Datenbank. Speichern Sie die Datenbank unter dem Namen 5_Musik. 2. Importieren Sie die Tabelle CD aus Excel. Ändern Sie die CDNr auf Long Integer und vergeben Sie bereits hier beim Import den PRIMÄRSCHLÜSSEL. Speichern Sie die Tabelle unter dem Namen LieblingsCDs. Überprüfen Sie Felddatentypen und Feldeigenschaften: Kaufdatum Datum/Uhrzeit Datum, kurz KategorieNr Zahl Long Integer Löschen Sie das Feld Tipp. Stellen Sie in der DATENBLATTANSICHT die optimale Spaltenbreite für alle Spalten ein. Sortieren Sie hier aufsteigend nach dem Feld Interpret. Speichern und schließen Sie die Tabelle. 3. Erstellen Sie eine Tabelle mit folgenden Felder: KategorieNr Kategorie AutoWert Kurzer Text Vergeben Sie den PRIMÄRSCHLÜSSEL auf das Feld KategorieNr. Speichern Sie die Tabelle unter dem Namen Kategorie. Erfassen Sie die angeführten Datensätze. KategorieNr Kategorie 4. Erstellen Sie eine letzte Tabelle mit dem Speichernamen Tipp. Sie brauchen folgende Felder: Tipp Anmerkung 1 beruhigend 2 energetisierend 3 besinnlich 4 gesellig AutoWert Langer Text Vergeben Sie den PRIMÄRSCHLÜSSEL für das Feld Tipp. Geben Sie die auf der nächsten Seite angeführten Datensätze ein. Daniela Wagner und 65

66 Fit am PC mit IT-Coaching Tipp Anmerkung 1 Vom Feinsten, für traute Stunden 2 Energetisierend, aber nicht für jedermann geeignet 3 Klassik 4 Lieder zum Mitsingen für die gesamte Familie 5. Schließen Sie die Tabellen. 6. Erstellen Sie eine 1:n Beziehung zwischen den Tabellen LieblingsCDs und Kategorie. Verwenden Sie die Felder KategorieNr. Aktivieren Sie die REFERENTIELLE INTEGRITÄT. 7. Erstellen Sie eine 1:1 Beziehung zwischen den Tabellen Kategorie und Tipp. Verwenden Sie die Felder KategorieNr aus der Tabelle Kategorie und Tipp aus der Tabelle Tipp. Aktivieren Sie die REFERENTIELLE INTEGRITÄT. 8. Speichern Sie die Änderungen und schließen Sie die Datenbank. Viel Erfolg! 66 Daniela Wagner Autorin, Mediatorin, IT-Coachin & Fachtrainerin nach ISO 17024

67 Basic Computer Skills Microsoft Access 2013 Access Kapitel 6 Formulare Lektion 1 AutoFormular AutoFormular Navigation in Formularen Erstellen Sie in dieser Lektion ein einfaches Formular zur Dateneingabe und wenden Sie zur Navigation das erworbene Wissen aus Kapitel 2 an. Aufgabe Übungsdatei: 5_Reisen_Ergebnis aus Kapitel 5 5_DigiWelt_Ergebnis aus Kapitel 5 1. AutoFormular erstellen Öffnen Sie aus Kapitel 5 die Datenbank 5_Reisen_Ergebnis. Markieren Sie die Tabelle Länder im Navigationsbereich. Erstellen Sie für die Tabelle Länder ein AUTOFORMULAR über das Register ERSTELLEN FORMULARE FORMULAR (siehe Abbildung). Speichern Sie dieses Formular unter dem Namen Länder. Erinnern Sie sich noch an Kapitel 2? Hier eine Schnellwiederholung: Navigieren Sie zwischen den Datensätzen eines Formulars mit den Cursortasten, den Tasten Bild und Bild oder verwenden Sie die Navigationsschaltflächen. Innerhalb eines Datensatzes verwenden Sie vor allem die Tab Taste. Beim Sortieren und Filtern achten Sie darauf, das richtige Feld auszuwählen. Beim Suchen geben Sie den Begriff zb in das Suchenfeld der Navigationsschaltflächen ein. Wenn Sie auf diese Art ein Formular erstellen, blendet Access 2013 die LAYOUT- ANSICHT ein (siehe Abbildung) mit den kontextsensitiven Registern ENTWURF, ANORDNEN und FORMAT. In dieser Ansicht suchen, sortieren und filtern Sie Daten, ändern Formate, usw. Fügen Sie über das Register ENTWURF eine KOPFZEILE / FUSSZEILE mit Logo und Datum ein. Daniela Wagner und 67

68 Fit am PC mit IT-Coaching Wechseln Sie zum Eingeben oder Löschen von Daten und Datensätzen in die FORMULARANSICHT (siehe Abbildung). In der ENTWURFSANSICHT (siehe Abbildung) wiederum sehen Sie keine Daten. Sie verwenden diese Ansicht, um Felder exakt anzupassen. Ändern Sie den Titel von Länder um auf Die Länder. Ändern Sie die Schriftfarbe im Register FORMAT. Übung 1. Erstellen Sie in der Datenbank 5_DigiWelt_Ergebnis aus Kapitel 5 ein AutoFormular für die Tabelle Unterlagen. Testen Sie Ihr Wissen 1. Wie erstellen Sie ein einfaches Formular? 2. In welcher Ansicht befindet sich das Formular, nachdem Sie ein AutoFormular erstellt haben? Im nächsten Kapitel erstellen Sie ein Formular unter Verwendung eines Assistenten. 68 Daniela Wagner Autorin, Mediatorin, IT-Coachin & Fachtrainerin nach ISO 17024

69 Basic Computer Skills Microsoft Access 2013 Access Kapitel 6 Lektion 2 Assistent Formular-Assistent Erstellen Sie in dieser Lektion ein Formular mit dem Assistenten. Aufgabe Übungsdatei: 5_Reisen_Ergebnis aus Kapitel 5 5_DigiWelt_Ergebnis aus Kapitel 5 1. Formular-Assistent Erstellen Sie ein Formular unter Verwendung des Assistenten für die Tabelle Winterferien aus der Datenbank 5_Reisen_Ergebnis. Verwenden Sie aus dem Register ERSTELLEN FORMULARE WEITERE FORMULARE FORMULAR-ASSISTENT. Wählen Sie im 1. Schritt die Tabelle Winterferien und wählen Sie alle Felder. Zum Auswählen der Felder verwenden Sie einen Doppelklick auf ein Feld oder klicken Sie auf die Pfeile (siehe Abbildung). Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter. Wählen Sie im 2. Schritt die Option BLOCKSATZ. Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter. Im letzten Schritt vergeben Sie den Namen Winterferien. Bestätigen Sie mit der Schaltfläche Fertig stellen. Daniela Wagner und 69

70 Fit am PC mit IT-Coaching Übung 1. Access 2013 erstellt auch Formulare mit Feldern aus miteinander verbundenen Tabellen. Erstellen Sie ein Formular mit den Feldern der Tabelle Winterferien. Wählen Sie zusätzlich aus der verbundenen Tabelle ReiseZusatzInfo ein Feld aus. 2. Erstellen Sie in der Datenbank 5_DigiWelt_Ergebnis ein Formular unter Verwendung des Assistenten für die Tabelle TrainerInnen. Testen Sie Ihr Wissen 1. Wie erstellen Sie ein Formular, das aussehen soll wie ein Datenblatt einer Tabelle? Notizen In der nächsten Lektion erstellen Sie ein leeres Formular. 70 Daniela Wagner Autorin, Mediatorin, IT-Coachin & Fachtrainerin nach ISO 17024

71 Basic Computer Skills Microsoft Access 2013 Access Kapitel 6 Lektion 3 Leeres Formular Leeres Formular Erstellen Sie in dieser Lektion ein leeres Formular. Aufgabe Übungsdatei: 5_Reisen_Ergebnis aus Kapitel 5 5_DigiWelt_Ergebnis aus Kapitel 5 1. Leeres Formular Erstellen Sie ein leeres Formular für die Tabelle KundInnen aus der Datenbank 5_Reisen_Ergebnis. Verwenden Sie das Register ERSTELLEN FORMULARE WEITERE FORMULARE LEERES FORMULAR. Ein leeres Formular in der LAYOUT- ANSICHT wird eingeblendet. In der rechts eingeblendeten FELDLISTE öffnen Sie das Symbol vor der Tabelle KundInnen. Damit werden die Felder dieser Tabelle in der FELDLISTE angezeigt. Ist die Feldliste nicht eingeblendet, so aktivieren Sie die Anzeige über ENTWURF TOOLS VORHANDENE FLEDER HINZUFÜGEN. Ziehen Sie ein Feld, zb die KdNr mit gedrückter Maus nach links oben in das leere Formular oder fügen Sie es mit einem Doppelklick ein. Fügen Sie alle weiteren Felder der Tabelle KundInnen in das Formular ein. Markieren Sie die erste Spalte. Zeigen Sie dazu mit der Maus über die erste Spalte. Wenn ein schwarzer Pfeil erscheint, dann klicken Sie (siehe Abbildung). Wie Sie in der FELDLISTE sehen, ziehen Sie Felder aus verbundenen Tabellen in dieses Formular. Das ist besonders praktisch bei der Datenpflege. Auf der nächsten Seite gibt es eine Übung dazu. Ziehen Sie Felder mit gedrückter Maus breiter Ziehen Sie die Felder so breit, dass alle Einträge gut lesbar sind. Speichern Sie das Formular unter dem Namen KundInnen. Lassen Sie dieses Formular geöffnet, es wird in der nächsten Lektion formatiert. Daniela Wagner und 71

72 Fit am PC mit IT-Coaching Übung 1. Erstellen Sie ein leeres Formular. Ziehen Sie aus der Tabelle Buchungen die BuchungsNr ins Formular. Aus der Feldliste der verbundenen Tabellen ziehen Sie aus der Tabelle Winterferien das Feld Ziel ins Formular. Anschließend ziehen Sie aus der Tabelle KundInnen den Familiennamen ins Formular. Wählen Sie auch den Familiennamen aus der Tabelle ReiseleiterInnen und das Länder aus der Tabelle Land. Speichern Sie das Formular unter dem Namen ReiseFormular (siehe Abbildung). 2. Erstellen Sie in der Datenbank 5_DigiWelt_Ergebnis ein leeres Formular für die Tabelle Teilnehmende. Testen Sie Ihr Wissen 1. Wie erstellen Sie ein Formular, bei dem Sie schnell und einfach die Felder selber anordnen? In der nächsten Lektion ändern Sie den Entwurf eines Formulars. 72 Daniela Wagner Autorin, Mediatorin, IT-Coachin & Fachtrainerin nach ISO 17024

73 Basic Computer Skills Microsoft Access 2013 Layoutansicht ENTWURF ANORDNEN - FORMAT Access Kapitel 6 Lektion 4 Layoutansicht Die erstellten Formulare sind voll funktionsfähig. Am Layout lässt sich aber noch einiges ändern. In dieser Lektion verwenden Sie dazu die LAYOUT- ANSICHT. Aufgabe Übungsdatei: 5_Reisen_Ergebnis aus Kapitel 5 5_DigiWelt_Ergebnis aus Kapitel 5 1. Layoutansicht - ENTWURF Ändern Sie das in der vorherigen Übung erstellte Formular KundInnen in der LAYOUTANSICHT. Im Register ENTWURF finden Sie DESIGNS. Über die Gruppe STEUERELEMENTE fügen Sie ein Bild ein. In der Gruppe KOPFZEILE / FUSSZEILE wählen Sie ein Logo, einen Titel und das Datum bzw. die Uhrzeit. 2. Layoutansicht - ANORDNEN Ändern Sie hier die Position von Feldern. 3. Layoutansicht - FORMAT Im Register FORMAT ändern Sie Schriftart, Zahlenformate, fügen ein Hintergrundbild ein und formatieren Steuerelemente, zb Fülleffekt oder Formkontur eines Feldes. Übung 1. Formatieren Sie in der LAYOUTANSICHT das in der vorherigen Übung erstellte Formular für die Tabelle Teilnehmende. Testen Sie Ihr Wissen 1. Wie ändern Sie schnell und einfach die Farben und Schriftarten für ein Formular? 2. Wie fügen Sie in ein Formular ein Datum oder ein Logo ein? Entdecken Sie in der letzten Lektion dieses Kapitels die Entwurfsansicht. Daniela Wagner und 73

74 Fit am PC mit IT-Coaching Access Kapitel 6 Lektion 5 Entwurfsansicht Entwurfsansicht Neben der DATENBLATTANSICHT zum Eingeben der Daten und der LAYOUTANSICHT zum Ändern des Layouts stellt Access 2013 auch die ENTWURFSANSICHT zur Verfügung. Aufgabe Übungsdatei: 5_Reisen_Ergebnis aus Kapitel 5 5_DigiWelt_Ergebnis aus Kapitel 5 1. Entwurfsansicht Erstellen Sie das Formular Länder über den Formular-Assistenten und wechseln Sie in der Entwurfsansicht. Arbeiten Sie dabei über das Kontextmenü oder öffnen Sie das Formular und wechseln Sie in die ENTWURFSANSICHT. Oben finden Sie den FORMULARKOPF. Hier finden Sie alle Elemente, die am Beginn des Formulars stehen, also Titel, Logos und Datum. Ändern Sie im FORMULARKOPF den Titel um in Die Länder Formatieren Sie dieses Bezeichnungsfeld im Register FORMAT in Schriftgröße 28 Pt und Schriftfarbe Rot. Ziehen Sie das Feld breiter, damit der Text in einer Zeile Platz hat (siehe Abbildung). Fügen Sie neben dem Titel ein Logo aus dem Ordner Bilder ein. Im DETAILBEREICH finden Sie die Felder für die Datensätze. Markieren Sie alle Felder. Arbeiten Sie dazu mit gedrückter Maus über das Lineal. Ändern Sie im Detailbereich die Schriftart auf Arial. Markieren Sie mit gedrückter Maus über das Lineal den Detailbereich. Schieben Sie alle Felder etwas nach unten, damit mehr Abstand unter dem Titel bleibt. Ziehen Sie mit der Maus den FORMULARFUSS auf, sodass Sie Platz für Ihren Namen haben (in der Abbildung unten). Erstellen Sie dafür über ENTWURF 74 Daniela Wagner Autorin, Mediatorin, IT-Coachin & Fachtrainerin nach ISO 17024

75 Basic Computer Skills Microsoft Access 2013 STEUERELEMENTE BEZEICHNUNG ein BEZEICHNUNGSFELD. Geben Sie Ihren Namen ein. Schieben Sie dieses Feld an den rechten Formularrand oder formatieren Sie den Text rechtsbündig. Speichern Sie Ihre Änderungen und schließen Sie das Formular. Übung 1. Erstellen Sie in der Datenbank 5_DigiWelt_Ergebnis ein Formular für die Tabelle Kurse und überprüfen Sie noch einmal, ob Sie noch wissen, wie man in Formularen sortiert, filtert und sucht: Sortieren Sie nach dem Kurstitel. Finden Sie alle Kurse mit TrainerIn 8. Finden Sie alle Kurse mit einem Preis von 420,-- und 16 UE. Finden Sie alle Kurse über 999,-- und unter 100 UE. Korrigieren Sie den Kurs magemaker auf Imagemaker. Testen Sie Ihr Wissen 1. Was finden sie im Formularkopf und im Detailbereich? Überprüfen Sie Ihr Wissen an einer der beiden umfangreichen Übungen. Erarbeiten Sie anschließend die Themen der nächsten Lektion. Hier beschäftigen wir uns mit ersten Abfragen. Daniela Wagner und 75

76 Fit am PC mit IT-Coaching Access Kapitel 6 Formulare Übungen Tabellen Formulare Beziehungen Überprüfen Sie Ihre erworbenen Fähigkeiten. Für beide Aufgaben finden Sie die Lösungen in der jeweiligen Ergebnisdatei. Wenn Sie eine dieser beiden umfangreichen Übungen ohne Hilfe lösen, wechseln Sie zu den Lektionen des nächsten Kapitels. Aufgabe 1 Übungsdatei: 6_Betriebsausflug_Ergebnis 1. Erstellen Sie eine neue Datenbank mit dem Namen 6_Betriebsausflug. Erstellen Sie eine Tabelle für die Stammdaten der MitarbeiterInnen. Legen Sie folgende Felder an: PNr Familienname Vorname Geschlecht Adresse Postleitzahl Ort Abteilung DW Raum AutoWert Kurzer Text Kurzer Text Kurzer Text Kurzer Text Kurzer Text Kurzer Text Nachschlageliste Die Liste enthält die Werte Verwaltung, Marketing und Verkauf Zahl Zahl 2. Vergeben Sie den PRIMÄRSCHLÜSSEL auf das Feld PNr. Ändern Sie die Feldgröße des Feldes Familienname auf 20, Eingabe erforderlich und ändern Sie Leere Zeichenfolge auf Nein. Ändern Sie die Feldgröße des Feldes Vorname auf 15. Ändern Sie die Feldgröße des Feldes Geschlecht auf 1, geben Sie als Standardwert m ein. Ändern Sie die Feldgröße der Postleitzahl auf 4. (Für die Eingabe von Postleitzahlen aus Deutschland ändern Sie die Feldgröße auf 5.) Erstellen Sie für die Postleitzahl eine Gültigkeitsregel: Die Postleitzahl muss über 999 und unter liegen. (Für Postleitzahlen aus Deutschland liegt die Eingabe unter ) Als Gültigkeitsmeldung soll der Text erscheinen: Überprüfen Sie die Postleitzahl! Ändern Sie die Beschriftung des Feldes Postleitzahl auf PLZ. 76 Daniela Wagner Autorin, Mediatorin, IT-Coachin & Fachtrainerin nach ISO 17024

77 Basic Computer Skills Microsoft Access 2013 Erstellen Sie für den Ort einen Index (Duplikate möglich). Fügen Sie an zweiter Position ein Feld Anrede ein mit dem Datentyp Text, Feldgröße 5. Es sind nur die Einträge Herr, Frau oder Firma erlaubt. Ändern Sie die Feldgrößen der Durchwahl und des Raums auf Byte. Speichern Sie die Tabelle unter dem Namen Stammdaten. 3. Erstellen Sie ein einfaches Formular und geben Sie die angegebenen Daten ein. Die Anrede und das Geschlecht erfassen Sie passend zum Vornamen. PNr Familienname Vorname Adresse PLZ Ort Abteilung DW Raum 1 Höller Sonja Rabenhof Wien Marketing Eisner Martin Neulingg Wien Verkauf Sobotka Klaus Marktgasse Vösendorf Verkauf Ranna Sibelius Hauptplatz Klosterneuburg Verwaltung Werger Marianne Annag. 52/ Wien Verwaltung Spano Ettore Tuchlauben Wien Marketing Speichern Sie das Formular unter dem Namen Stammdaten. Schließen Sie das Formular. 4. Erstellen Sie eine weitere Tabelle für den Unkostenbeitrag. Legen Sie folgende Felder an: PNr Beitrag Bezahlt AutoWert Währung Ja/Nein Vergeben Sie den PRIMÄRSCHLÜSSEL auf das Feld PNr. Speichern Sie die Tabelle unter dem Namen Beiträge. 5. Erstellen Sie ein Formular mit dem Assistenten. Geben Sie folgende Daten ein: PNr Beitrag bezahlt 1 25,00 Ja 2 20,00 Ja 3 25,00 Nein 4 25,00 Nein 5 20,00 Ja 6 20,00 Ja Speichern Sie das Formular unter dem Namen Beiträge. Schließen Sie das Formular. 6. Öffnen Sie die Tabelle Beiträge und fügen Sie die Felder an: Daniela Wagner und 77

78 Fit am PC mit IT-Coaching Eintrittsdatum Anreiseart Datum/Uhrzeit Zahl Ändern Sie Format des Feldes Eintrittsdatum auf Datum, kurz. Erstellen Sie für die Anreiseart einen Index (Duplikate erlaubt), Eingabe erforderlich. Ergänzen Sie die rechts angegebenen Daten. Schließen Sie die Tabelle. Eintrittsdatum Anreiseart Erstellen Sie eine Tabelle für die Anreiseart. Legen Sie folgende Felder an: Anreiseart AutoWert Anreisebeschreibung Kurzer Text Vergeben Sie den Primärschlüssel auf die Anreiseart und speichern Sie die Tabelle unter dem Namen Anreise. 8. Erstellen Sie ein Formular mit dem Namen Anreise. Geben Sie die rechts angegebenen Daten ein. Speichern Sie die Änderungen. Anreiseart Anreisebeschreibung 1 PKW 2 Bus 3 Fahrgemeinschaft 9. Erstellen Sie nun eine 1:1 Beziehungen zwischen den Tabellen Stammdaten und Beiträge. Verwenden Sie jeweils die Felder PNr. Aktivieren Sie die REFERENTIELLE INTEGRITÄT. Beachten Sie dabei, dass neue Personen zuerst in der Tabelle Stammdaten erfasst werden und erst anschließend in der Tabelle Beiträge erfasst werden dürfen. 10. Erstellen Sie eine 1:n Beziehung zwischen den Tabellen Anreiseart und Beiträge. Verwenden Sie jeweils die Felder Anreiseart und aktivieren Sie die REFERENTIELLE INTEGRITÄT. 11. Speichern Sie die Beziehungen und schließen Sie die Datenbank. Viel Erfolg! 78 Daniela Wagner Autorin, Mediatorin, IT-Coachin & Fachtrainerin nach ISO 17024

79 Basic Computer Skills Microsoft Access 2013 Aufgabe 2 Übungsdatei: 6_Seminare_Ergebnis 1. Erstellen Sie eine neue Datenbank mit dem Namen 6_Seminare und legen Sie eine neue Tabelle für verschiedene Seminartitel mit folgenden Feldern an: SNr AutoWert Primärschlüsselfeld Beschreibung Nachschlageliste Die Listenwerte sind: Grundkurs, Aufbaukurs, Windows, Word, Excel, Access, PowerPoint, Internet T/A Kurzer Text (T = Tagesseminar) (A = Abendseminar) Prüfungsdatum Datum/Uhrzeit Einheiten Zahl Preis Währung Prüfung Ja/nein Die Eingabe für die Beschreibung muss erforderlich sein. Nehmen Sie die entsprechende Änderung vor und ändern Sie die Beschriftung des Feldes Beschreibung auf Seminar. Ändern Sie die Feldgröße des Feldes T/A auf 1, Standardwert A. Es sollen außerdem nur die Einträge A oder T erlaubt sein. Erstellen Sie eine Gültigkeitsregel. Erstellen Sie für das Feld Prüfungsdatum eine Gültigkeitsregel, die besagt, dass nur Prüfungen ab dem heutigen Datum erlaubt sind. Ändern Sie für das Feld Einheiten die Feldgröße auf Byte. Erstellen Sie für das Feld Prüfung einen Index (Duplikate erlaubt) und verschieben Sie das Feld Prüfung vor das Prüfungsdatum. Speichern Sie die Tabelle unter dem Namen Seminarliste. 2. Erstellen Sie ein Formular mit dem Namen Seminarliste und geben Sie die angegebenen Daten ein: SNr Seminar T/A Prüfung Prüfungsdatum UE Preis 1 Grundkurs A Ja ,00 2 Grundkurs A Ja ,00 3 Aufbaukurs T Nein ,00 4 PowerPoint A Nein ,00 5 Word A Ja ,00 6 Access T Ja ,00 7 Excel A Nein ,00 Im Titel des Formulars soll stehen: Unsere Seminare Daniela Wagner und 79

80 Fit am PC mit IT-Coaching 3. Erstellen Sie eine Tabelle mit dem Namen FirmenkundInnen mit den Feldern: SNr AutoWert Primäschlüsselfeld Firmenname Kurzer Text Personenanzahl Zahl 4. Erstellen Sie ein Formular mit dem Namen FirmenkundInnen. Geben Sie die rechts angeführten Daten ein. Das Formular soll im Titel ein kleines Logo und das Datum erhalten. In die Fußzeile fügen Sie Ihren Namen ein. Schließen Sie das Formular. SNr Firmenname Personenanzahl 1 SBH GmbH & Co KG 8 2 Würth GmbH 12 3 Sanden AG 9 4 ImmoPoint GmbH 10 5 ImmoPoint GmbH 9 6 Jan Kerner KG 11 7 ImmoPoint GmbH Öffnen Sie die Tabelle Seminarliste und fügen Sie in der ENTWURFS- ANSICHT ein neues Feld für TrainerInnen ein: TNr Zahl Speichern Sie den Entwurf und wechseln Sie in die DATEN- BLATTANSICHT. Geben Sie die rechts angegebenen Daten ein. Schließen Sie die Tabelle. 6. Erstellen Sie eine Tabelle für die TrainerInnen und legen Sie folgende Felder an: TNr Familienname AutoWert Kurzer Text Geben Sie den PRIMÄRSCHLÜSSEL auf das Feld TNr. Speichern Sie die Tabelle unter dem Namen TrainerInnen. Geben Sie die angeführten Daten ein. 7. Erstellen Sie nun eine 1:1 Beziehungen zwischen den Tabellen Seminarliste und Firmenkunden. Dabei darf ein Seminar erst gebucht werden, wenn es in der Tabelle Seminarliste angelegt wurde. Verwenden Sie jeweils die Felder SNr. Aktivieren Sie die REFERENTIELLE INTEGRITÄT. 8. Erstellen Sie eine 1:n Beziehung zwischen den Tabellen Seminarliste und TrainerInnen. Verwenden Sie jeweils die Felder TNr und aktivieren Sie die REFERENTIELLE INTEGRITÄT. Viel Erfolg! TNr Speichern Sie die Beziehungen und schließen Sie die Datenbank. TNr Name 1 Allen 2 Öncel 3 Müller Daniela Wagner Autorin, Mediatorin, IT-Coachin & Fachtrainerin nach ISO 17024

81 Basic Computer Skills Microsoft Access 2013 Access Kapitel 7 Abfragen 1 Lektion 1 Abfragen erstellen Abfrage entwerfen Dieses und das folgende Kapitel werden spannend: Nachdem Sie Informationen in Tabellen gesammelt und miteinander in Beziehung gesetzt haben, sortieren, analysieren und filtern Sie die Tabellen nach bestimmten Kriterien mittels Abfragen. So haben Sie jederzeit Zugang zum aktuellen Datenbestand. In dieser Lektion erfahren Sie, wie Sie eine Abfrage entwerfen. Aufgabe Übungsdatei: 7_und_8_Trekking 1. Abfrage erstellen Öffnen Sie die Datenbank 7_ und_8_trekking. Erstellen Sie eine Abfrage in der ENTWURFSANSICHT über die Tabelle Trekkingartikel. Wählen Sie dazu ERSTELLEN ABFRAGEN ABFRAGEENTWURF. Wählen Sie alle Felder der Tabelle: Klicken Sie dazu jedes Feld doppelt an oder klicken Sie doppelt in die Titelleiste der Tabelle und ziehen Sie alle Felder mit gedrückter Maus in den Abfrageentwurf (siehe Abbildung). Listenbereich Abfragebereich Haben Sie ein Feld vergessen, ziehen Sie das Feld mit gedrückter Maus an die gewünschte Stelle im Abfrageentwurf. Die vorhandenen Felder reihen sich nach. Sie löschen ein Feld aus dem Entwurf, indem Sie die Spalte markieren und die Entf -Taste verwenden. Sie blenden ein Feld aus, in dem Sie in der entsprechenden Spalte in der Zeile Anzeige das Kontrollkästchen deaktivieren. Führen Sie die Abfrage aus. Klicken Sie dazu auf ENTWURF ERGEBNISSE AUSFÜHREN oder wechseln Sie in die DATENBLATTANSICHT. Speichern Sie die Abfrage unter dem Namen AbfrageEntwurf. Sobald Beziehungen zwischen Tabellen bestehen, erstellen Sie Abfragen unter Verwendung relevanter Felder aus den verbundenen Tabellen. Daniela Wagner und 81

82 Fit am PC mit IT-Coaching Übung 1. Erstellen Sie in der Datenbank 7_ und_8_trekking eine Abfrage in der Entwurfsansicht über die Tabelle Trekkingartikel. Wählen Sie die Felder Nr, Gewicht_in_g, Bezeichnung und Preis. 2. Verschieben Sie das Feld Bezeichnung vor das Feld Gewicht_in_g. 3. Fügen Sie an dritter Stelle des Abfrageentwurfs das Feld Volumen_in_Liter ein. 4. Führen Sie die Abfrage aus. 5. Speichern Sie die Anfrage unter dem Namen ArtikelVolumenGewicht. Testen Sie Ihr Wissen 1. Wie erstellen Sie eine Abfrage in der Entwurfsansicht? 2. Wie fügen Sie Felder einer Tabelle in den Entwurf der Abfrage ein? 3. Wie löschen Sie Felder aus einem Abfrageentwurf? 4. Wie verschieben Sie Felder im Entwurf einer Abfrage? 5. Wie führen Sie eine Abfrage aus? Notizen Verwenden Sie in der nächsten Lektion den Abfrage-Assistenten. 82 Daniela Wagner Autorin, Mediatorin, IT-Coachin & Fachtrainerin nach ISO 17024

83 Basic Computer Skills Microsoft Access 2013 Access Kapitel 7 Lektion 2 Abfrage-Assistent Abfrage-Assistent Sie erstellen Abfragen auch mit dem Assistenten. Wenn Sie nachträglich Felder löschen oder hinzufügen möchten, wechseln Sie wieder in den Entwurf der Abfrage. Aufgabe Übungsdatei: 7_und_8_Trekking 1. Abfrage-Assistent Arbeiten Sie in der Datenbank 7_ und_8_trekking. Erstellen Sie eine Abfrage mit dem Assistenten über die Tabelle Trekkingartikel. Wählen Sie ERSTELLEN ABFRAGEN ABFRAGE-ASSISTENT. Wählen Sie AUSWAHLABFRAGE-ASSISTENT. Wählen Sie im nächsten Schritt aus der Tabelle Artikel alle Felder. Wählen Sie im nächsten Schritt die Option DETAILS. Akzeptieren Sie im letzten Schritt den vorgeschlagenen Namen. Übung 1. Erstellen Sie eine (Auswahl-) Abfrage mit dem Assistenten über die Tabelle Trekkingartikel. 2. Speichern Sie die Abfrage unter dem Namen Trekkingartikel. Testen Sie Ihr Wissen 1. Wie erstellen Sie eine Abfrage mit dem Assistenten? Notizen In der nächsten Lektion erfahren Sie, wie Sie Abfragen sortieren. Daniela Wagner und 83

84 Fit am PC mit IT-Coaching Access Kapitel 7 Lektion 3 Abfragen sortieren Abfragen sortieren Sortieren Sie Abfragen. Wenn Sie nach mehreren Kriterien sortieren, achten Sie auf die Reihenfolge der Felder im Entwurf der Abfrage. Aufgabe Übungsdatei: 7_und_8_Trekking 1. Abfragen sortieren Arbeiten Sie in der Datenbank 7_ und_8_trekking. Erstellen Sie eine Abfrage über alle Felder der Tabelle Trekkingartikel. Wechseln Sie in die DATENBLATTANSICHT und sortieren Sie nach dem Feld Bezeichnung, aufsteigend. Heben Sie die Sortierung wieder auf. Wechseln Sie in die ENTWURFSANSICHT und klicken Sie in das Feld Bezeichnung, öffnen Sie die abgebildete Liste und sortieren Sie (aufsteigend). Führen Sie die Abfrage aus. Der erste Datensatz lautet Bike Back pack Hydro I. Speichern Sie die Änderungen unter dem Namen TrekkingartikelAbfrage. Bleiben Sie in der Abfrage TrekkingartikelAbfrage und sortieren Sie in der ENTWURFS- ANSICHT auch nach dem Preis, aufsteigend. Führen Sie die Abfrage aus: Innerhalb der Bezeichnung wurde nach dem Preis sortiert. Wechseln Sie wieder in die ENTWURFSANSICHT und ziehen Sie im Entwurf das Feld Preis vor das Feld Bezeichnung (siehe Abbildung). Erste Sortierung Zweite Sortierung Führen Sie diese Abfrage aus. Der erste Datensatz lautet Packsack ultralight. Schieben Sie in der DATENBLATTANSICHT das Feld Preis wieder an die vorletzte Stelle. Speichern Sie die Änderungen unter dem Namen PreisArtikelSortiert. 84 Daniela Wagner Autorin, Mediatorin, IT-Coachin & Fachtrainerin nach ISO 17024

85 Basic Computer Skills Microsoft Access 2013 Übung 1. Bleiben Sie in der Datenbank 7_und_8_Trekking. Erstellen Sie eine (Auswahl-) Abfrage mit dem Assistenten über die Tabelle Trekkingartikel. Sortieren Sie die Tabelle zuerst nach dem Feld Volumen_in_Liter, absteigend, dann nach dem Feld Bezeichnung, aufsteigend. Verschieben Sie dazu in der ENTWURFSANSICHT das Feld Bezeichnung hinter das Feld Volumen_in_Liter. Wechseln Sie in die DATENBLATTANSICHT und schieben Sie das Feld Bezeichnung hinter das Feld Volumen_in_Liter. Speichern Sie unter dem Namen VolumenArtikelSortiert. 2. Erstellen Sie eine Abfrage in der ENTWURFSANSICHT über die Tabelle Trekkingartikel. Wählen Sie alle Felder. Sortieren Sie nach dem Feld Preis, aufsteigend, lassen Sie das Feld Preis aber nicht anzeigen (deaktivieren Sie das Kontrollfeld). Sortieren Sie anschließend nach dem Gewicht_in_g, aufsteigend. Entfernen Sie das Feld Nr aus dem Entwurf der Abfrage. Führen Sie diese Abfrage aus. Speichern Sie unter dem Namen PreisGewichtSortiert. 3. Öffnen Sie die Abfrage Gewicht. Sortieren Sie nach dem Gewicht_in_g, aufsteigend. Entfernen Sie die Sortierung im Feld Preis. Fügen Sie an zweiter Stelle des Entwurfs das fehlende Feld Bezeichnung ein. Löschen Sie das Feld letzte Bestellung aus dem Entwurf der Abfrage. Führen Sie diese Abfrage aus und speichern Sie die Änderungen. Testen Sie Ihr Wissen 1. Wie sortieren Sie nach einem Kriterium im Abfrageentwurf? 2. Wie sortieren Sie nach mehr als einem Kriterium im Entwurf einer Abfrage? Gratuliere, das Sortieren und Erstellen von Abfragen klappt. In der nächsten Lektion erfahren Sie, wie Sie Abfragekriterien definieren. Wir beginnen mit Textkriterien. Daniela Wagner und 85

86 Fit am PC mit IT-Coaching Access Kapitel 7 Lektion 4 Textabfragen Kriterien erstellen Sie auch über den AUSDRUCKS- GENERATOR. Klicken Sie in der ENTWURFSANSICHT einer Abfrage in die Zeile Kriterien (zb für das Feld Bezeichnung). Anschließend wählen Sie im Register ENTWURF ABFRAGESETUP GENERATOR. Im Ausdrucksgenerator klicken Sie auf das Objekt Tabellen. Wählen Sie Trekkingartikel. Entscheiden Sie sich für ein Feld (zb Bezeichnung). Jede Auswahl wird im Generator oben angezeigt. Wollen Sie alle Isomatten finden, geben Sie jetzt das = ein (oder klicken Sie auf das Symbol im Generator) und tippen das Wort Isomatte. Bestätigen Sie mit OK und führen Sie die Abfrage aus. Textkriterien Textabfragen mit Platzhalter * für beliebige Zeichenfolgen Textabfragen mit Platzhalter? für exakt ein Zeichen NICHT IST NULL bzw. IST NICHT NULL Und Oder Neben den bekannten Filtern geben Sie in Abfragen Kriterien ein und speichern diese Eingaben. Ändert sich etwas an den Daten oder kommen neue Datensätze hinzu, aktualisiert sich die Abfrage. Aufgabe Übungsdatei: 7_und_8_Trekking 1. Textkriterien Öffnen Sie die Datenbank 7_und_8_Trekking. Erstellen Sie eine Abfrage über alle Felder der Tabelle Trekkingartikel. Erstellen Sie ein Kriterium, das alle Isomatten findet: Möglichkeit a) Filter Führen Sie die eben erstellte Abfrage aus. Das Abfrage-Ergebnis wird in der DATENBLATTANSICHT angezeigt. Öffnen Sie den Listenpfeil des Feldes Bezeichnung. Deaktivieren Sie ALLE ANZEIGEN und wählen Sie anschließend den Eintrag Isomatte aus. Sie erhalten 1 Ergebnis. Möglichkeit b) Abfrage Deaktivieren Sie den Filter und wechseln Sie in die ENTWURFSANSICHT. Geben Sie in der Zeile Kriterien des Feldes Bezeichnung den Suchbegriff Isomatte ein. Führen Sie die Abfrage aus. Sie finden einen Eintrag. Speichern Sie diese Abfrage unter dem Namen Isomatte. 2. Textabfragen mit Platzhalter *für beliebige Zeichenfolge Erstellen Sie eine Abfrage über alle Felder der Tabelle Trekkingartikel. Erstellen Sie in der ENTWURFSANSICHT ein Kriterium, das alle Artikel findet, die den Text Rucksack am Beginn der Bezeichnung führen. Geben Sie das umseitig angezeigte Kriterium ein: 86 Daniela Wagner Autorin, Mediatorin, IT-Coachin & Fachtrainerin nach ISO 17024

87 Basic Computer Skills Microsoft Access 2013 Führen Sie diese Abfrage aus. Sie erhalten 32 Ergebnisse. Speichern Sie diese Abfrage unter dem Namen Rucksack. Mit dem Kriterium Wie "*Rucksack* finden Sie 41 Ergebnisse. 3. Textabfragen mit Platzhalter? für exakt ein Zeichen Erstellen Sie eine Abfrage in der ENTWURFSANSICHT über die Tabelle Trekkingartikel. Wählen Sie alle Felder. Geben Sie ein Kriterium ein, das alle Artikel findet, die an zweiter Stelle ein L haben. Geben Sie das Kriterium ein: Wie "?L* Führen Sie diese Abfrage aus. Sie erhalten 4 Ergebnisse. Speichern Sie diese Abfrage unter dem Namen XL. 4. NICHT Erstellen Sie eine Abfrage in der ENTWURFSANSICHT über die Tabelle Trekkingartikel. Wählen Sie alle Felder. Geben Sie ein Kriterium ein, das alle Artikel findet, die nicht Packsack lauten. Geben Sie das Kriterium ein: Nicht Wie "*Packsack*" Führen Sie diese Abfrage aus (75 Ergebnisse). Speichern Sie diese Abfrage unter dem Namen NichtPacksack. 5. IST NULL bzw. IST NICHT NULL Erstellen Sie eine Abfrage in der ENTWURFSANSICHT über die Tabelle Trekkingartikel. Wählen Sie alle Felder. Geben Sie ein Kriterium ein, das alle Artikel findet, die keine Angabe im Feld letzte Bestellung haben. Geben Sie das Kriterium ein: IST NULL Führen Sie diese Abfrage aus (3 Ergebnisse). Speichern Sie diese Abfrage unter dem Namen BestellungLeer. Möchten Sie alle Felder mit Einträgen finden, geben Sie das Kriterium ein: IST NICHT NULL Sie finden alle Einträge in dem jeweiligen Feld. Für das Feld letzte Bestellung finden Sie 79 Ergebnisse. Daniela Wagner und 87

88 Fit am PC mit IT-Coaching 6. Und Erstellen Sie eine Abfrage über alle Felder der Tabelle Trekkingartikel. Erstellen Sie in der ENTWURFSANSICHT ein Kriterium, das alle Artikel findet, die in der Bezeichnung den Text Tragetasche führen und im Feld letzte Bestellung einen Eintrag haben. Geben Sie die beiden abgebildeten Kriterien in eine Zeile ein: Führen Sie diese Abfrage aus. Sie finden 10 Ergebnisse. Speichern Sie diese Abfrage unter dem Namen TragetascheUndBestellung. 7. Oder Erstellen Sie eine Abfrage über alle Felder der Tabelle Trekkingartikel. Erstellen Sie in der ENTWURFSANSICHT ein Kriterium, das alle Artikel findet, die entweder in der Bezeichnung den Text Bike oder Tragetasche führen. Geben Sie die beiden abgebildeten Kriterien in unterschiedliche Zeile ein: Führen Sie diese Abfrage aus. Sie finden 32 Ergebnisse. Speichern Sie diese Abfrage unter dem Namen BikeOderTragetasche. Sie dürfen in diesem Fall das Kriterium gerne in eine Zeile tippen: Wie "*Tragetasche*" Oder Wie "*Bike*" Übungen 1. Erstellen Sie eine Abfrage in der Entwurfsansicht über die Tabelle Trekkingartikel. Wählen Sie alle Felder. Geben Sie ein Kriterium ein, das alle Artikel findet, die mit R beginnen. Führen Sie diese Abfrage aus. Sie finden 32 Ergebnisse. Speichern Sie diese Abfrage unter dem Namen WieR. 2. Erstellen Sie eine Abfrage in der Entwurfsansicht über die Tabelle Trekkingartikel. Wählen Sie alle Felder. 88 Daniela Wagner Autorin, Mediatorin, IT-Coachin & Fachtrainerin nach ISO 17024

89 Basic Computer Skills Microsoft Access 2013 Geben Sie ein Kriterium ein, das alle Artikel findet, die nicht mit R beginnen. Führen Sie diese Abfrage aus (50 Ergebnisse). Speichern Sie diese Abfrage unter dem Namen NichtR. 3. Erstellen Sie eine Abfrage in der Entwurfsansicht über die Tabelle Trekkingartikel. Wählen Sie alle Felder. Geben Sie ein Kriterium ein, das alle Artikel findet, die ein letztes Bestelldatum haben und den Begriff Tasche in der Bezeichnung führen. Führen Sie diese Abfrage aus (18 Ergebnisse). Speichern Sie diese Abfrage unter dem Namen TaschenBestellt. Testen Sie Ihr Wissen 1. Wie lautet das Kriterium, wenn Sie alle Artikel mit der Bezeichnung Lastenkraxe finden möchten? 2. Wie gehen Sie vor, wenn Sie nur Teile von Texten kennen? 3. Wie gehen Sie vor, wenn Sie alle leeren Felder finden möchten? 4. In welche Zeilen geben Sie die Kriterien ein, wenn alle Kriterien zutreffen müssen? 5. In welche Zeilen geben Sie die Kriterien ein, wenn entweder das eine oder das andere Kriterium zutreffen soll? 6. Wie suchen Sie nach einem Eintrag, an dessen 3. Stelle ein y vorkommt? 7. Wie suchen Sie nach leeren Feldern? 8. Wie suchen Sie nach Feldern, die Einträge enthalten? 9. Wie schließen Sie Einträge aus? 10. Was finden Sie mit folgendem Kriterium Wie A*a (geben Sie ein Beispiel). 11. Was finden Sie mit folgendem Kriterium Wie A?a (geben Sie ein Beispiel). 12. Was finden Sie mit folgendem Kriterium Wie *a* (geben Sie ein Beispiel). Das war eine umfangreiche und wichtige Lektion! In der nächsten Lektion erfahren Sie, wie Sie nach Ja/Nein-Feldern fragen. Daniela Wagner und 89

90 Fit am PC mit IT-Coaching Access Kapitel 7 Lektion 5 Ja/Nein Abfrage Ja/Nein Das Kriterium hängt ab vom definierten Felddatentyp. Wie Sie nach Ja/Nein- Feldern fragen, erfahren Sie in dieser Lektion. Aufgabe Übungsdatei: 7_und_8_Trekking 1. Ja/Nein Öffnen Sie die Datenbank 7_und_8_Trekking. Öffnen Sie die Abfrage Rucksack Wasserdicht und ergänzen Sie ein Kriterium, das alle wasserdichten Rucksäcke findet. Geben Sie das abgebildete Kriterium ein: Führen Sie die Abfrage aus. Sie erhalten 31 Suchergebnisse. Speichern Sie diese Abfrage unter dem Namen RucksackWasserdicht ab. TIPP: Alle nicht wasserdichten Produkte finden Sie mit dem Kriterium Nein. Übung 1. Erstellen Sie die Abfrage über alle Felder der Tabelle Trekkingartikel. Erstellen Sie ein Kriterium, das entweder alle Rucksäcke anzeigt oder alle wasserdichten Produkte. Führen Sie diese Abfrage aus. Sie erhalten 77 Ergebnisse. Speichern Sie die Abfrage unter dem Namen RucksackOderWasserdicht. Testen Sie Ihr Wissen 1. Wie finden Sie die Einträge eines Ja/Nein-Feldes? Üben Sie nun. In der nächsten Lektion erstellen wir Kriterien für Zahlen, Währung und Datumswerte. 90 Daniela Wagner Autorin, Mediatorin, IT-Coachin & Fachtrainerin nach ISO 17024

91 Basic Computer Skills Microsoft Access 2013 Access Kapitel 7 Abfragen I Übungen Abfragen Überprüfen Sie Ihre erworbenen Fähigkeiten und lösen Sie beide Übungen. Aufgabe 1a Übungsdatei: 7_und_8_Abfragen Erstellen Sie Abfragen über die Tabelle Artikel der Datenbank 7_und_8_Abfragen. Erstellen Sie eine Abfrage über die Tabelle Artikel mit allen Feldern. (Lektion 1) 1. Sortieren Sie die Abfrage im Entwurf nach dem Feld Artikel, aufsteigend (Lektion 2) 2. Ändern Sie die Sortierung: Zuerst sortieren Sie nach der Kategorie, anschließend nach dem Hersteller. (Lektion 3) 3. Wie viele Artikel aus der Kategorie Werkzeug 6 finden Sie (Lektion 4) Wie viele Artikel beginnen mit S 7? Wie viele Artikel führen Stichsäge in der Bezeichnung? 8? Wie viele Artikel führen Stemmeisen 9 in der Bezeichnung? Wie viele Artikelnummern führen an der 6. Stelle eine 9 10? Wie viele Artikel führen NICHT die Bezeichnung Stichsäge 11 im Namen? Wie viele Artikel haben keinen Eintrag 12? Wie viele Artikel aus der Kategorie Werkzeug und Hersteller Holzmeister 13 gibt es? Wie viele Artikel enthalten als Text Stemmeisen oder den Hersteller Stubai 14? 4. Wie viele Auslaufartikel 15 finden Sie? (Lektion 5) Suchergebnisse 41 Suchergebnisse 4 Suchergebnisse 15 Suchergebnisse 13 Suchergebnisse 46 Suchergebnisse 2 Suchergebnisse 8 Suchergebnisse 16 Suchergebnisse 6 Suchergebnisse Daniela Wagner und 91

92 Fit am PC mit IT-Coaching Aufgabe 1b Übungsdatei: 7_und_8_Abfragen Erstellen Sie über die Tabelle Malzubehör folgende Abfragen: 5. Wie viele Artikel der Kategorie Zubehör 16 finden Sie? 6. Wie viele Artikel des Lieferanten gerstaecker und der Kategorie Malmittel 17 gibt es? 7. Wie viele Artikel mit der Artikelbezeichnung Pastellkreiden 18 sind im Sortiment? 8. Wie viele Artikel mit der Artikelbezeichnung Rembrandt 19 sind im Sortiment? 9. Finden Sie alle Artikel außer Staffelei 20 in der Artikelbezeichnung. 10. Wie viele Felder in der Spalte Farbe sind leer 21? 11. Wie viele Artikel bei der 5-stelligen (Artikel)Nr enden mit der Ziffer 0 22? 12. Auf wie viele Artikel enthalten in der Artikelbezeichnung den Text Papier und haben einen Mengenrabatt 23? Viel Erfolg! Suchergebnisse 11 Suchergebnisse 11 Suchergebnisse 36 Suchergebnisse 95 Suchergebnisse 32 Suchergebnisse 40 Suchergebnisse 9 Suchergebnisse 92 Daniela Wagner Autorin, Mediatorin, IT-Coachin & Fachtrainerin nach ISO 17024

93 Basic Computer Skills Microsoft Access 2013 Aufgabe 2 Übungsdatei: - Erstellen Sie eine neue Datenbank mit dem Namen Training. 1. Erstellen Sie eine Tabelle in der ENTWURFSANSICHT: TrainingsNr Autowert Familienname Kurzer Text Feldgröße 20 Vorname Kurzer Text Adresse Kurzer Text Postleitzahl Kurzer Text Beschriftung PLZ, Feldgröße 4 Ort Kurzer Text Telefon Kurzer Text TelefonArt Kurzer Text H=Handy, F=Festnetz, Feldgröße 1 Geburtstag Datum/Uhrzeit Format Datum, lang Kursbeginn Datum/Uhrzeit Format Datum, kurz Anrede Kurzer Text Standardwert Frau, Feldgröße 5 Haustier Ja/Nein Kurzer Text Erstellen Sie ein Feld Familienstand mit Werten aus einer Nachschlageliste: ledig Lebensgemeinschaft verheiratet geschieden verwitwet Speichern Sie die Tabelle unter dem Namen Teilnehmende. 2. Geben Sie einige Daten mit Hilfe eines Formulars ein. Speichern Sie das Formular unter dem Namen Daten. 3. Erstellen Sie folgende Abfragen: Teilnehmende nach Familiennamen sortiert. Speichern Sie die Abfrage unter dem Namen FamiliennameSortiert. Teilnehmende nach Ort, anschließend nach Familiennamen sortiert. Speichern Sie die Abfrage unter dem Namen OrtFamiliennameSortiert. Teilnehmende aus einem Ort oder ledig. Speichern Sie die Abfrage unter dem Namen OrtOderLedig. Teilnehmende aus 2 Orten und Kinder. Speichern Sie die Abfrage unter dem Namen OrteUndKinder. Teilnehmende, deren Name mit M beginnt. Speichern Sie die Abfrage unter dem Namen NameM. Teilnehmende, deren Familienname oder Vorname ein a enthält. Speichern Sie die Abfrage unter dem Namen NameMitA. Daniela Wagner und 93

94 Fit am PC mit IT-Coaching Teilnehmende, deren Vorname ein a an 2.Stelle enthält. Speichern Sie die Abfrage unter dem Namen VornameA. Teilnehmende mit Namen von a-m. (Geben Sie das Kriterium Wie [a-m]* ein) Speichern Sie die Abfrage unter dem Namen NameAbisM. Teilnehmende mit Familiennamen nicht von a-m. (Geben Sie das Kriterium Wie [!a-m]* ein) Speichern Sie die Abfrage unter dem Namen NameNbisZ. Teilnehmende mit einem Handy. Speichern Sie die Abfrage unter dem Namen Handy. Teilnehmende ohne . Speichern Sie die Abfrage unter dem Namen Ohn . Teilnehmende mit Haustier. Speichern Sie die Abfrage unter dem Namen Haustier. 4. Gratulieren Sie allen Teilnehmenden in einem Serienbrief zum bestandenen Training. Viel Erfolg! 94 Daniela Wagner Autorin, Mediatorin, IT-Coachin & Fachtrainerin nach ISO 17024

95 Basic Computer Skills Microsoft Access 2013 Zahlen und Währung >0 <0 >=0 und <=100 Zwischen 0 Und 100 Access Kapitel 8 Abfragen II Lektion 1 Zahlen und Währungsabfragen Sie wissen schon: Das Abfragekriterium bestimmt der Felddatentyp. Wie Sie für Zahlen oder Währungen Kriterien definieren, erfahren Sie hier. Aufgabe Übungsdatei: 7_und_8_Trekking 1. Zahlen und Währungen Erstellen Sie eine Abfrage über alle Felder der Tabelle Trekkingartikel aus der Datenbank 7_und_8_Trekking. Geben Sie ein Kriterium ein, das alle Artikel mit einem Gewicht_in_g größer als 1000 findet. Geben Sie das abgebildete Kriterium ein: Führen Sie diese Abfrage aus. Sie finden 58 Ergebnisse. Speichern Sie diese Abfrage unter dem Namen Schwer. Erstellen Sie eine Abfrage über alle Felder der Tabelle Trekkingartikel aus der Datenbank 7_und_8_Trekking. Geben Sie ein Kriterium ein, das alle Artikel mit einem Volumen_in_Liter zwischen 0 und einschließlich 100 findet. Zusätzlich darf das Gewicht_in_g 1000 nicht übersteigen. Geben Sie das rechts abgebildete Kriterium ein: Nutzen Sie hier auch das Kriterium zwischen 0 und 100 Führen Sie diese Abfrage aus. Sie finden 24 Ergebnisse. Speichern Sie diese Abfrage unter dem Namen KleinUndLeicht. Wie viele Ergebnisse erhalten Sie, wenn das Volumen_in_Liter zwischen 20 und einschließlich 100 liegen soll? Das Gewicht_in_g darf wieder 1000 nicht übersteigen. (12 Ergebnisse) Wie viele Ergebnisse erhalten Sie, wenn Sie das Kriterium der oben erstellten Abfrage so umändern, dass das Volumen_in_Liter über 20 und bis einschließlich 100 liegen soll und das Gewicht_in_g wieder 1000 nicht überstiegen soll? (10 Ergebnisse) Daniela Wagner und 95

96 Fit am PC mit IT-Coaching Wenn Sie Kriterien für Währungen definieren, gehen Sie genauso vor wie bei Kriterien für Zahlen. Übung 1. Erstellen Sie eine Abfrage über alle Felder der Tabelle Trekkingartikel. Erstellen Sie ein Kriterium, das alle Rucksäcke anzeigt, deren Preis unter 100,-- liegt. Führen Sie diese Abfrage aus. Sie erhalten 8 Ergebnisse. Speichern Sie die Abfrage unter dem Namen RucksackGünstig. 2. Ändern Sie das Kriterium dieser Abfrage und finden Sie alle Rucksäcke, die mehr als 99,99 und weniger als 150,-- kosten. Führen Sie diese Abfrage aus. Sie erhalten 13 Ergebnisse. Speichern Sie die Abfrage unter dem Namen RucksackMittel. 3. Erstellen Sie eine Abfrage über alle Felder der Tabelle Trekkingartikel. Geben Sie ein Kriterium ein, das alle wasserdichten Artikel mit einem Volumen_in_Liter über 50 findet. Führen Sie diese Abfrage aus. Sie erhalten 22 Ergebnisse. Speichern Sie diese Abfrage unter dem Namen Wasserdicht. Wenn Sie nach allen Artikeln mit einem Volumen_in_Liter über 50 suchen, die nicht wasserdicht sind, erhalten Sie 6 Ergebnisse. 4. Ändern Sie das Kriterium: Finden Sie alle wasserdichten Artikel mit einem Volumen_in_Liter ab 50 oder alle wasserdichten Artikel mit einem Preis ab 150,--. Führen Sie die Abfrage aus. Sie finden 24 Ergebnisse. Speichern Sie die Abfrage unter dem Namen WasserdichtTeuer. Testen Sie Ihr Wissen 1. Wie finden Sie alle Zahlen / Währungen über 0? 2. Wie finden Sie alle Zahlen / Währungen ab 0? 3. Wie finden Sie alle Zahlen / Währungen zwischen 0 und 100? In der nächsten Lektion finden Sie heraus, wie Sie nach Datumswerten fragen. 96 Daniela Wagner Autorin, Mediatorin, IT-Coachin & Fachtrainerin nach ISO 17024

97 Basic Computer Skills Microsoft Access 2013 Datum ># # <# # >=# # und <=# # Zwischen # # Und # # Access Kapitel 8 Lektion 2 Datumsabfragen Auch Datum fragen Sie ab. Damit Access 2013 ein Datum als solches erkennt, schreiben Sie Datumswerte in Rauten, zb gibt # # alle Werte für 15. Juni 2010 aus. Aufgabe Übungsdatei: 7_und_8_Trekking 1. Datum Erstellen Sie eine Abfrage in der ENTWURFSANSICHT über die Tabelle Trekkingartikel aus der Datenbank 7_und_8_Trekking. Wählen Sie alle Felder. Geben Sie ein Kriterium ein, das alle Artikel mit einer letzten Bestellung am findet. Ändern Sie das Kriterium und finden Sie alle Artikel, die bis einschließlich zum letzten Mal bestellt wurden. Geben Sie das folgende Kriterium ein: <=# # Führen Sie diese Abfrage aus. Sie finden 75 Ergebnisse. Speichern Sie diese Abfrage unter dem Namen Auslaufmodelle. Ändern Sie das Kriterium und finden Sie alle Artikel, die nach dem zum letzten Mal bestellt wurden. Geben Sie das folgende Kriterium ein: ># # Führen Sie diese Abfrage aus. Sie finden 4 Ergebnisse. Speichern Sie diese Abfrage unter dem Namen Renner. Daniela Wagner und 97

98 Fit am PC mit IT-Coaching Möchten Sie einen Bereich abfragen, so haben Sie zwei Möglichkeiten: Möglichkeit a) Geben Sie das Kriterium ein: >=# # und <=# # Möglichkeit b) Geben Sie das Kriterium ein: Zwischen # # und # # (Sie finden 11 Ergebnisse) Übung 1. Öffnen Sie die Abfrage Halbjahr_1_2011. Ändern Sie das Kriterium so ab, dass im Feld letzte Bestellung die Datensätze vom 1. Halbjahr 2011 angezeigt werden. Führen Sie diese Abfrage aus. Sie finden 7 Ergebnisse. Speichern Sie die Änderungen. Testen Sie Ihr Wissen 1. Welche Zeichen geben Sie ein, damit Access 2013 in Abfragen ein Datum als Kriterium erkennt? 2. Welches Kriterium geben Sie ein, wenn Sie alle Daten nach dem finden möchten? 3. Welches Kriterium geben Sie ein, wenn Sie alle Daten vor dem finden möchten? 4. Welches Kriterium gibt alle Werte für das Jahr 2000 aus? 5. Welches Kriterium könnte geeignet sein, alle Daten bis zum aktuellen Datum auszugeben? (Blättern Sie zurück zu Kapitel 4) Notizen Rechnen Sie in Abfragen. Das ist Thema des folgenden Kapitels. 98 Daniela Wagner Autorin, Mediatorin, IT-Coachin & Fachtrainerin nach ISO 17024

99 Basic Computer Skills Microsoft Access 2013 Berechnungen über das Summensymbol Berechnungen mit Formeln Access Kapitel 8 Lektion 3 Berechnungen in Abfragen Ermitteln Sie in dieser Lektion eine Summe in Abfragen oder erhöhen Sie die Preise. Aufgabe Übungsdatei: 7_und_8_Trekking 1. Berechnungen über das Summensymbol Erstellen Sie eine Abfrage mit allen Feldern der Tabelle Trekkingartikel und führen Sie die Abfrage aus. Im Register START DATENSÄTZE finden Sie das Symbol für Summe. Klicken Sie darauf. Am Ende des Abfrage-Ergebnisses wurde eine Zeile mit dem Namen Summe eingefügt. Klicken Sie in die Spalte, die Sie berechnen möchten. Wählen Sie aus der Liste einen passenden Eintrag, zb ANZAHL für die Bezeichnung, SUMME für den Preis, oder MAXIMUM für das Volumen_in_Liter. Speichern Sie diese Abfrage unter dem Namen Summen. 2. Berechnungen mit Formeln Erstellen Sie eine Abfrage mit allen Feldern der Tabelle Trekkingartikel. Bleiben Sie in der ENTWURFSANSICHT. Fügen Sie in einem neuen Feld den neuen Titel Erhöhung ein und ermitteln Sie die Erhöhung um 5 % (siehe Abbildung). Fügen Sie in einem weiteren Feld den Titel PreisNeu ein und berechnen Sie den neuen Preis (siehe Abbildung). Speichern Sie diese Abfrage unter dem Namen PreisNeu. Daniela Wagner und 99

100 Fit am PC mit IT-Coaching Den Titel des neuen Feldes geben Sie mit einem Doppelpunkt ein, zb PreisNeu: Verweisen Sie in einer Formel auf ein Feld, so geben Sie das Feld in [ ] ein, zb [Preis] Anmerkung: Es gibt auch Aktualisierungsabfragen, die alle Preise ändern. Das Kriterium kann nach dem Ausführen nicht mehr rückgängig gemacht werden. Übung 1. Geben Sie in einer neuen Abfrage allen Artikeln einen Rabatt von 3 %. Berechnen Sie sowohl die 3 % als auch den reduzierten Preis. Speichern Sie die Abfrage unter dem Namen Rabatt. 2. Berechnen Sie in einem neuen Feld den Lagerwert. Multiplizieren Sie den Preis eines Artikels mit dem Wert aus dem Feld lagernd. Testen Sie Ihr Wissen 1. Wie verweisen Sie in einer Formel auf ein Feld? 2. Wie geben Sie einen neuen Titel ein? 3. Wie berechnen Sie in einer Abfrage zb eine Preiserhöhung um 5%? 4. Wie gehen Sie vor, wenn Sie in einer Abfrage einen vorhandenen Preis nun inkl. USt als neues Feld ausgeben möchten? Notizen In der nächsten Lektion dieses Kapitels erfahren Sie mehr über so genannte Parameterabfragen. 100 Daniela Wagner Autorin, Mediatorin, IT-Coachin & Fachtrainerin nach ISO 17024

101 Basic Computer Skills Microsoft Access 2013 Access Kapitel 8 Lektion 4 Parameterabfragen Parameterabfrage erstellen Parameterabfrage ausführen Manchmal ist es nicht sinnvoll für jede mögliche Abfrage ein Kriterium zu definieren. Das ist der Fall bei Tabellen zum Finden von Postleitzahlen. Verwenden Sie hier so genannte Parameterabfragen. Zuerst erstellen Sie eine Abfrage, definieren eine Parameterabfrage und speichern ab. Dann geben Sie jedes Mal, wenn Sie diese Abfrage öffnen, die gesuchte Postleitzahl ein. Access 2013 gibt ein Suchergebnis mit Ort aus. Aufgabe Übungsdatei: 8_PostleitzahlenA 1. Parameterabfrage erstellen Öffnen Sie die Datenbank 8_PostleitzahlenA (nur für Österreich) und erstellen Sie eine Abfrage über alle Felder der Tabelle PLZ. Wechseln Sie in die ENTWURFSANSICHT und geben Sie das abgebildete Kriterium ein: Speichern Sie unter dem Namen ParameterPLZ und schließen Sie die Abfrage. 2. Parameterabfrage ausführen Öffnen Sie die Datenbank 8_PostleitzahlenA. Ein Dialogfeld mit der vorher definierten Parameterabfrage wird eingeblendet (siehe Abbildung). Geben Sie eine Postleitzahl zwischen 1010 und 9991 ein. Bestätigen Sie mit OK. Sie erhalten ein Suchergebnis. Daniela Wagner und 101

102 Fit am PC mit IT-Coaching Falls Sie Postleitzahlen innerhalb eines Bereichs finden möchten (zb alle PLZ aus Wien zwischen 1000 und 1999), geben Sie 2 Parameter-Kriterien ein: Führen Sie die Abfrage aus. Geben Sie den ersten Wert 1000 ein, bestätigen Sie mit OK und geben Sie den letzten Wert 1999 ein und bestätigen Sie mit OK. Übung 1. Definieren Sie für die Tabelle PLZ der Datenbank 8_PostleitzahlenA eine Parameterabfrage für den Ort. Testen Sie Ihr Wissen 1. Was ist eine Parameterabfrage? 2. Wozu erstellen Sie Parameterabfragen? Notizen In der letzten Lektion dieses Kapitels finden Sie eine Liste für Abfragekriterien. 102 Daniela Wagner Autorin, Mediatorin, IT-Coachin & Fachtrainerin nach ISO 17024

103 Basic Computer Skills Microsoft Access 2013 Access Kapitel 8 Lektion 5 Abfragekriterien Abfragekriterien Erstellen Sie eine Liste der wichtigsten Kriterien für Abfragen in Access Aufgabe Übungsdatei: - Kriterien "Gmunden Wie "Gm* Wie "*en Wie "A*e Wie "*tl* Wie "?m* Wie "a?a Wie "?a*" Und Nicht "Maria" Nicht "Bregenz IST NICHT NULL IST NULL Wie "[m-r]* Wie "[!m-r]* JA NEIN Bedeutung Gmunden Gmunden, Gmünd. Gm am Anfang Feldkirchen, Laufen en am Ende Attersee, Almsee Portland, Seattle, Schottland Amstetten, Emden m an zweiter Stelle A2a, aba, ada Wie oben, aber nicht Maria Alle Felder, aber nicht Bregenz Findet alle ausgefüllten Felder Findet alle leeren Felder Findet alle Daten, die mit M, N, R beginnen Findet die Daten, die nicht mit M, N, R beginnen Findet alle aktivierten Daten (Checkbox) Findet alle nicht aktivierten Daten (Checkbox) 0 0 >0 1, 2, 3, >0 Und <3 1, 2 Zwischen 1 Und 2 1, 2 >0 Und <=2 1, 2 <3 2, 1, 0, -1, -2 findet alles unter 3 <>2-1, 0, 1, 3, 4 findet 2 nicht <0 Oder >2-2, -1, 3, 4 findet 0, 1, 2 nicht # # Findet den ># # Findet alle jüngeren Daten <# # Findet alle älteren Daten Zwischen # # Und Findet alle Daten aus den 60er Jahren # # <=Datum() Findet alle Daten bis zum aktuellen Datum zb um Ablaufdaten zu finden Und Oder Kriterien in gleicher Zeile Kriterien in unterschiedlichen Zeilen Daniela Wagner und 103

104 Fit am PC mit IT-Coaching Access Kapitel 8 Abfragen II Übungen Abfragen Überprüfen Sie Ihre erworbenen Fähigkeiten. Wenn Sie die Aufgaben lösen, wechseln Sie zu den Lektionen des neunten Kapitels. Aufgabe 1a Übungsdatei: 7_und_8_Abfragen 1. Öffnen Sie die Datenbank 7_und_8_Abfragen und erstellen Sie Abfragen über die Tabelle Artikel. (Lektion 1) Wie viele Artikel mit einem Preis über 1 24 finden Sie? Wie viele Artikel ab 4 25 finden Sie? Wie viele Artikel ab 4 bis einschließlich finden Sie? Ermitteln Sie für dieses Kriterium im Abfrageergebnis eine Anzahl für das Feld Hersteller. (Lektion 3) Erstellen Sie im Entwurf ein neues Feld mit dem Namen Rabatt und berechnen Sie 10 % Rabatt. 2. Erstellen Sie über die Tabelle KandidatInnen eine Abfrage mit folgenden Feldern: KandNr, Zuname, Vorname, Anrede, PLZ, Beitrittsdatum, Land. (Lektion 2) Fügen Sie das Feld Ort in den Entwurf ein, es soll nach der PLZ erscheinen. Erstellen Sie ein Kriterium, in dem alle KandidatInnen angezeigt werden, die aus dem Land Stmk (Steiermark) stammen und zwischen und beigetreten sind 27. Legen Sie fest, dass das Feld Beitrittsdatum nicht angezeigt wird und sortieren Sie nach dem Zunamen (aufsteigend). Speichern Sie die Abfrage unter dem Namen StmkOktober Erstellen Sie eine Abfrage über alle Felder der Tabelle KandidatInnen. (Lektion 4) Definieren Sie für das Feld Zuname die Parameterabfrage [Geben Sie den Zunamen ein] und speichern Sie die Abfrage unter dem Namen Parameter. Öffnen Sie die Abfrage und geben Sie den Suchbegriff Bauer ein Suchergebnisse 30 Suchergebnisse 21 Suchergebnisse 4 Suchergebnisse 104 Daniela Wagner Autorin, Mediatorin, IT-Coachin & Fachtrainerin nach ISO 17024

105 Basic Computer Skills Microsoft Access 2013 Aufgabe 1b Übungsdatei: 7_und_8_Abfragen 4. Erstellen Sie eine Abfrage in der Entwurfsansicht über die Tabelle Artikel. Lassen Sie dabei alle Felder anzeigen. Erstellen Sie ein Kriterium für alle Preise ab 1,-- und unter 100, Sortieren Sie die Datensätze in der Entwurfsansicht nach dem Feld Artikel (aufsteigend). Speichern Sie die Abfrage unter dem Namen Guenstig. 5. Erstellen Sie eine Abfrage in der Entwurfsansicht über die Tabelle Artikel. Verwenden Sie die Felder Artikel, Hersteller, Kategorie und Preis in. Erstellen Sie ein Kriterium, das die Hersteller anzeigt, deren Name mit B oder S beginnt und die den Artikel Stichsäge führen 29. Sortieren Sie die Datensätze aufsteigend nach dem Hersteller. Speichern Sie die Abfrage unter dem Namen Stichsaege. 6. Erstellen Sie eine weitere Abfrage über die Tabelle Artikel. Verwenden Sie die Felder Artikel, Hersteller, Preis in und Auslaufartikel. Erstellen Sie ein Kriterium, das die Artikel anzeigt, die den Text Sägeblatt oder Schraubendreher enthalten 30. Sortieren Sie die Daten zuerst nach dem Preis in (aufsteigend) und anschließend dem Artikel (aufsteigend). Verschieben Sie dann das Feld Artikel in der DATENBLATTANSICHT an die erste Stelle. Speichern Sie die Abfrage unter dem Namen SaegenSchrauben. 7. Erstellen Sie eine letzte Abfrage über alle Felder der Tabelle Artikel. Erstellen Sie nach dem Feld Preis in ein neues Feld, das eine Erhöhung um 2 % des Preises ausgibt. Das Feld soll unter dem Namen Erhoehung in der Abfrage aufscheinen. Ermitteln Sie in dieser Abfrage den neuen Preis in einem geeigneten Feld. Ermitteln Sie nach den letzten Datensatz eine Summe der Erhöhung um 2 %. Viel Erfolg! Speichern Sie diese Abfrage unter dem Namen Erhoehung Suchergebnisse 3 Suchergebnisse 7 Suchergebnisse Daniela Wagner und 105

106 Fit am PC mit IT-Coaching Aufgabe 2 Übungsdatei: Artikel, 8_Artikel_Ergebnis Erstellen Sie eine neue Datenbank mit dem Namen 8_Artikel. 1. Importieren Sie aus der Excel-Arbeitsmappe Artikel die Tabelle 1 und überprüfen Sie die Felddatentypen: ArtikelNr Zahl Long Integer, Primärschlüssel Beschreibung Kurzer Text Preis Währung Lagerbestand Zahl Speichern Sie die Tabelle unter dem Namen Artikel. 2. Erstellen Sie die Tabelle Bestellungen mit den Feldern: BestellNr Autowert Primärschlüssel KundenNr Zahl VerkäuferNr Zahl ArtikelNr Zahl BestMenge Zahl die Bestellmenge muss größer 0 sein BestDat Datum/Uhrzeit das Bestelldatum darf nicht vor dem liegen 3. Geben Sie folgende Daten ein: BestellNr KundenNr VerkäuferNr ArtikelNr BestMenge BestDat Erstellen Sie die Tabelle VerkäuferInnen mit den Feldern: VerkäuferInNr Zahl Primärschlüssel Familienname Kurzer Text Indiziert, Feldgröße 20 Vorname Kurzer Text Feldgröße 20 Durchwahl Kurzer Text Feldgröße 3 5. Geben Sie folgende Daten ein: VerkäuferInNr Familienname Vorname Durchwahl 1 Hofer Hans Jägerstätter Julia Daniela Wagner Autorin, Mediatorin, IT-Coachin & Fachtrainerin nach ISO 17024

107 Basic Computer Skills Microsoft Access Erstellen Sie die Tabelle Gehälter mit den Feldern: VerkäuferInNr AutoWert Primärschlüssel Gehalt Währung das Gehalt soll über 1.199,-- und unter 1.800,-- liegen 7. Geben Sie die rechts angeführten Daten in ein einfaches Formular mit dem Namen Gehälter ein: 8. Erstellen Sie die Tabelle KundInnen: VerkäuferInNr KdNr AutoWert Primärschlüssel Familienname Kurzer Text Vorname Kurzer Text Gehalt Erstellen Sie ein leeres Formular über alle Felder der Tabelle KundInnen. Speichern Sie das Formular unter dem Namen KundInnen. Geben Sie die rechts angeführten Daten ein: KdNr Familienname Vorname 1 Zupancic Zita 2 Wegener Walter 3 Urban Ulla 4 Töncel Tom 5 Sageder Sema 6 Nöhm Nina 7 Sauter Sabine 10. Erstellen Sie mit dem Assistenten das Formular Artikel. Fügen Sie den Titel Unsere Artikel ein. Formatieren Sie diesen Titel in Schriftgröße 24 Pt und roter Schriftfarbe. 11. Öffnen Sie das Formular KundInnen. Ändern Sie die Breite der Felder so um, dass alle Einträge lesbar sind. Finden Sie den Datensatz Sauter. Ändern Sie den Vornamen auf Sandra. 12. Erstellen Sie Beziehungen zwischen den Tabellen. Achten Sie dabei auch auf die referentielle Integrität. 13. Filtern Sie das Formular Artikel: Wie viele Artikel kosten bis 20 31? 14. Filtern Sie wieder das Formular Artikel: Wie viele Artikel kosten ab 60 und haben zumindest 120 Stück auf Lager 32? 15. Erstellen Sie eine Abfrage aus der hervorgeht, welche Produkte wann bestellt wurden: Suchergebnisse 16 Suchergebnisse Daniela Wagner und 107

108 Fit am PC mit IT-Coaching Verwenden Sie die Tabellen Artikel (Feld Beschreibung) und Bestellungen (Felder BestMenge und BestDat). Speichern Sie diese Abfrage unter Seller. 16. Bei welchem Verkäufer / welcher Verkäuferin wurden welche Produkte von wem bestellt: Verwenden Sie die Tabellen VerkäuferInnen (Feld Familienname), Bestellungen, Artikel (Felder Beschreibung, Preis, Lagerbestand) und KundInnen (Feld Familienname). Sortieren Sie in der Entwurfsansicht aufsteigend zuerst nach dem Lagerbestand, anschließend nach dem Namen der VerkäuferInnen. Ziehen Sie dieses Feld in der Datenblattansicht an die erste Stelle. Speichern Sie diese Abfrage unter Übersicht. 17. Welche KundInnen haben im August 2011 welche Produkte bestellt: Verwenden Sie die Tabellen Bestellungen (Feld BestDat), Artikel (Feld Beschreibung) und KundInnen (Feld Familienname). Erstellen Sie ein geeignetes Kriterium. Speichern Sie die Abfrage unter dem Namen August. 18. Wer hat Produkte ab einer Menge von 10 Stück bestellt: Verwenden Sie die Tabellen Bestellungen (Feld BestMenge), Artikel (Felder Beschreibung, Preis) und KundInnen (Feld Familienname). Speichern Sie die Abfrage unter dem Namen Menge. 19. Welche Artikel enthalten die Beschreibung rot oder blau und haben einen Preis unter 100 : Verwenden Sie die Tabelle Artikel (Felder Beschreibung und Preis). Erstellen Sie geeignete Kriterien. Speichern Sie die Abfrage unter dem Namen GünstigRotBlau. 20. Erstellen Sie eine Abfrage in der Entwurfsansicht über die Tabelle Artikel (alle Felder verwenden). Viel Erfolg! Erstellen Sie ein neues berechnetes Feld, das 3 % des Preises als Rabatt ausgibt. Das Feld soll unter dem Namen Rabatt in der Abfrage aufscheinen. Bilden Sie für dieses Feld in der Abfrage eine Summe. Speichern Sie die Abfrage unter dem Namen Rabatt. 108 Daniela Wagner Autorin, Mediatorin, IT-Coachin & Fachtrainerin nach ISO 17024

109 Basic Computer Skills Microsoft Access 2013 Access Kapitel 9 Berichte I Lektion 1 AutoBericht AutoBericht erstellen Sie haben einen Ausdruck gemacht und das Ergebnis entspricht nicht Ihren Vorstellungen? In Access 2013 erstellen Sie von Tabellen und Abfragen Berichte und drucken diese Objekte aus. Beginnen Sie in dieser Lektion mit einem einfachen AutoBericht. Aufgabe Übungsdatei: 9_und_10_Trekking 9_und_10_Berichte 1. AutoBericht erstellen Öffnen Sie die Datenbank 9_und_10_Treking. Markieren Sie die Tabelle Trekkingartikel. Wählen Sie ERSTELLEN BERICHTE BERICHT (siehe Abbildung). Sie erhalten einen Bericht in der LAYOUTANSICHT. Formatieren Sie hier Felder, richten Sie die Seite ein, fügen Sie Titel oder Seitenzahlen ein, sortieren und filtern Sie die Daten und berechnen Sie Summen. Speichern Sie diesen Bericht unter dem Namen Artikel. Übung 1. Erstellen Sie einen einfachen Bericht über die Tabelle Artikel der Datenbank 9_und_10_Berichte. Testen Sie Ihr Wissen 1. Wozu erstellen Sie Berichte? 2. Wie erstellen Sie einen einfachen, übersichtlichen Bericht? In Berichten lassen Sie Informationen aus mehreren, miteinander verbunden Tabellen anzeigen. In der nächsten Lektion nutzen wir dazu den Assistenten. Daniela Wagner und 109

110 Fit am PC mit IT-Coaching Access Kapitel 9 Lektion 2 Bericht mit Assistent Bericht mit Assistent erstellen Erstellen Sie in dieser Lektion einen Bericht mit dem Assistenten. Sortieren Sie die Datensätze und wählen Sie aus verschiedenen Layouts. In der Übung erstellen Sie einen Bericht über mehrere, miteinander verbundene Tabellen. Aufgabe Übungsdatei: 9_und_10_Trekking 9_und_10_Berichte 1. Bericht mit Assistent erstellen Öffnen Sie die Datenbank 9_und_10_Trekking. Wählen Sie ERSTELLEN BERICHTE BERICHTS-ASSISTENT. Wählen Sie aus der Tabelle Trekkingartikel die Felder Bezeichnung und Preis (siehe Abbildung). Verwenden Sie dazu einen Doppelklick oder nutzen Sie die Pfeile. Klicken Sie zweimal auf die Schaltfläche Weiter. Wählen Sie eine Sortierung, zb nach dem Feld Bezeichnung und anschließend nach dem Feld Preis (siehe Abbildung auf der nächsten Seite). Die Schaltflächen zeigen als Sortierung AUFSTEIGEND an. Klicken Sie auf eine Schaltfläche, sie ändert sich auf ABSTEIGEND. 110 Daniela Wagner Autorin, Mediatorin, IT-Coachin & Fachtrainerin nach ISO 17024

111 Basic Computer Skills Microsoft Access 2013 Klicken Sie auf Weiter. Bleiben Sie im Layout TABELLARISCH und im HOCHFORMAT. Klicken Sie auf Weiter. Vergeben Sie den Titel TrekkingartikelLieferantInnen. Bestätigen Sie mit der Schaltfläche Fertig stellen. Übung 1. Erstellen Sie in der Datenbank 9_und_10_Berichte einen Bericht über die Bestellungen der KundInnen. Wählen Sie die Felder Artikel, Preis in aus der Tabelle Artikel, das Feld BestMenge aus der Tabelle Bestellungen und das Feld Zuname aus der Tabelle KundInnen. 2. Lassen Sie die Daten im 2. Schritt nach der Tabelle Bestellungen anzeigen. 3. Sortieren Sie zuerst nach dem Feld Bestellmenge, dann nach dem Feld Preis in. 4. Speichern Sie den Bericht unter Bestellungen. Testen Sie Ihr Wissen 1. Wie wählen Sie Felder aus mehreren Tabellen für einen Bericht? 2. Wie erstellen Sie einen Bericht in tabellarischem Layout im Querformat? Dieser Bericht sieht schon gut aus. In der nächsten Lektion erfahren Sie, wie Sie einen Bericht nach einem Feld gruppieren. Daniela Wagner und 111

112 Fit am PC mit IT-Coaching Access Kapitel 9 Lektion 3 Berichte gruppieren Berichte gruppieren Im Bericht der vergangenen Lektion wurden die Namen der LieferantInnen Datensatz für Datensatz wiederholt. Das ist unnötig. Erfahren Sie in dieser Lektion, wie Sie einen Bericht nach einem Feld gruppieren. Aufgabe Übungsdatei: 9_und_10_Trekking 9_und_10_Berichte 1. Berichte gruppieren Öffnen Sie die Datenbank 9_und_10_Trekking. Wählen Sie wieder ERSTELLEN BERICHTE BERICHTS-ASSISTENT. Wählen Sie aus der Tabelle Trekkingartikel die Felder Bezeichnung, Preis und letzte Bestellung. Wählen Sie im nächsten Schritt die Gruppierungsebene Preis (siehe Abbildung). 112 Daniela Wagner Autorin, Mediatorin, IT-Coachin & Fachtrainerin nach ISO 17024

113 Basic Computer Skills Microsoft Access 2013 Wählen Sie im nächsten Schritt eine Sortierung, zb nach dem Feld Bezeichnung (aufsteigend) und anschließend nach dem Feld letzte Bestellung (absteigend). Klicken Sie auf Weiter. Bleiben Sie im Layout ABGESTUFT und im HOCHFORMAT Klicken Sie auf Weiter. Vergeben Sie den Titel TrekkingartikelGruppiert. Bestätigen Sie mit der Schaltfläche Fertig stellen. Erstellen Sie nun nach diesem Muster einen Bericht über die bereits verbundenen Tabellen Trekkingartikel und LieferantInnen. Wählen Sie die Felder Bezeichnung, Preis, lagernd aus der Tabelle Trekkingartikel und Name aus der Tabelle LieferantInnen. Gruppieren Sie nach dem Feld Name. Speichern Sie diesen Bericht unter dem Namen TrekkingartikelLieferantInnenGruppiert. Übung 1. Erstellen Sie in der Datenbank 9_und_10_Berichte einen Bericht über die Bestellungen der KundInnen. Wählen Sie die Felder Artikel, Kategorie, Hersteller und Preis in aus der Tabelle Artikel, BestMenge aus der Tabelle Bestellungen und Zuname aus der Tabelle KundInnen. 2. Lassen Sie die Daten nach der Tabelle Bestellungen anzeigen. 3. Gruppieren Sie zuerst nach dem Feld Hersteller, anschließend nach der Kategorie. 4. Sortieren Sie zuerst nach dem Feld Bestellmenge, anschließend nach Preis in. 5. Wechseln Sie ins Querformat. 6. Speichern Sie den Bericht unter BestellungenGruppiert. Testen Sie Ihr Wissen 1. Wie gruppieren Sie einen Bericht nach einem Feld? Berichte gruppieren und sortieren Sie auch in der LAYOUTANSICHT. Wie das geht, erfahren Sie in der nächsten Lektion. Daniela Wagner und 113

114 Fit am PC mit IT-Coaching Berichte gruppieren Access Kapitel 9 Lektion 4 Berichte gruppieren in Layoutansicht Erstellen Sie in dieser Lektion einen Bericht und gruppieren Sie in der LAYOUTANSICHT. Aufgabe Übungsdatei: 9_und_10_Trekking 9_und_10_Berichte 1. Berichte gruppieren in der Layoutansicht Öffnen Sie die Datenbank 9_und_10_Trekking und wählen Sie wieder ERSTELLEN BERICHTE BERICHTS-ASSISTENT. Wählen Sie aus der Tabelle LieferantInnen das Feld Name und aus der Tabelle Trekkingartikel die Felder Bezeichnung Preis. Es soll noch nicht gruppiert werden. Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter bis zum letzten Schritt und vergeben Sie den Namen BerichtLayout. Bestätigen Sie mit der Schaltfläche Fertig stellen und wechseln Sie in die LAYOUTANSICHT. Wählen Sie im Register ENTWURF GRUPPIERUNG UND SUMMEN GRUPPIEREN UND SORTIEREN. Unten im Bericht erhalten Sie GRUPPE HINZUFÜGEN und SORTIERUNG HINZUFÜGEN (siehe Abbildung). Layoutansicht: Arbeiten Sie über das Register START ANSICHT, die Symbole der Ansichtssteuerung unten rechts im Anwendungsfenster oder über einen Klick mit der rechten Maus auf das Register des Berichts. 114 Daniela Wagner Autorin, Mediatorin, IT-Coachin & Fachtrainerin nach ISO 17024

115 Basic Computer Skills Microsoft Access 2013 Fügen Sie nun eine Gruppe und Sortierungen hinzu (siehe Abbildung): Klicken Sie auf GRUPPE HINZUFÜGEN und wählen Sie das Feld Name. Wählen Sie SORTIERUNG HINZUFÜGEN und wählen Sie das Feld Preis. Wählen Sie noch einmal SORTIERUNG HINZUFÜGEN und wählen Sie das Feld Bezeichnung. Speichern Sie diese Änderungen. Ändern Sie das LAYOUT über das Register FORMAT. Ändern Sie in der Gruppe DESIGNS das Design des Berichts. Klicken Sie in den Titel und löschen Sie den Zusatz Layout. Fügen Sie über die Gruppe KOPF- UND FUSSZEILE Datum und Uhrzeit ein. Die Anordnung der Felder ändern Sie im Register ANORDNEN. Das Format bestimmen Sie im Register FORMAT. Ändern Sie hier Schriftart und Hintergrund. Im Register SEITE EINRICHTEN ändern Sie SEITENGRÖSSE und SEITENLAYOUT. Übung 1. Erstellen Sie in der Datenbank 9_und_10_Berichte wieder einen Bericht über die Bestellungen der KundInnen. Wählen Sie die Felder Artikel, Kategorie, Hersteller und Preis in aus der Tabelle Artikel, BestMenge aus der Tabelle Bestellungen und Zuname aus der Tabelle KundInnen. 2. Lassen Sie die Daten nach der Tabelle Bestellungen anzeigen und speichern Sie den Bericht unter dem Namen LayoutGruppiert. 3. Erstellen Sie in der LAYOUTANSICHT eine Gruppierung für das Feld Hersteller und sortieren Sie nach dem Feld Kategorie. 4. Speichern Sie die Änderungen. Testen Sie Ihr Wissen 1. Wie gruppieren und sortieren Sie in der Layoutansicht? Erstellen Sie in der letzten Lektion dieses Kapitels einen leeren Bericht und nutzen Sie die ENTWURFSANSICHT. Daniela Wagner und 115

116 Fit am PC mit IT-Coaching Leerer Bericht Entwurfsansicht Access Kapitel 9 Lektion 5 Leerer Bericht und Entwurfsansicht Einen leeren Bericht zu erstellen ist eine weitere Möglichkeit, die Daten schnell für den Druck übersichtlich aufzubereiten. Änderungen tätigen Sie neben der LAYOUTANSICHT auch in der ENTWURFSANSICHT. Das sind die Themen dieser Lektion. Aufgabe Übungsdatei: 9_und_10_Trekking 9_und_10_Berichte 1. Leerer Bericht Arbeiten Sie in der Datenbank 9_und_10_Trekking und wählen Sie ERSTELLEN BERICHTE LEERER BERICHT. Ziehen Sie aus der FELDLISTE die Felder in den Bericht. Alternativ verwenden Sie einen Doppelklick. In der Abbildung sehen Sie das Feld Name aus der Tabelle LierferantInnen und die Felder Bezeichnung, Volumen_in_Liter, Gewicht_in_g und Preis aus der Tabelle Trekkingsartikel. Außerdem wurde der Bericht nach dem Feld Name gruppiert und nach den Feldern Volumen_in_Liter und Preis sortiert. Weiters wurden die Feldnamen Volumen_in_Liter und Gewicht_in_g in der Abbildung gekürzt auf Volumen, Gewicht. Speichern Sie den Bericht unter dem Namen BerichtLeer. 116 Daniela Wagner Autorin, Mediatorin, IT-Coachin & Fachtrainerin nach ISO 17024

117 Basic Computer Skills Microsoft Access Entwurfsansicht Wechseln Sie im Bericht BerichtLeer in die ENTWURFSANSICHT (siehe bereits formatierte Abbildung). Fügen Sie über ENTWURF KOPF- UND FUSSZEILE den Titel Trekkingartikel ein. Fügen Sie das Datum ein, schneiden Sie das Feld aus und fügen Sie es im BERICHTSFUSS ein. Verschieben Sie das Feld an den rechten Rand. Fügen Sie über ENTWURF STEUERELEMENTE BILD EINFÜGEN ein Bild aus dem Beispielordner Bilder ein. Ändern Sie die Größe des Bildes mit der Maus. Ändern Sie im Register FORMAT SCHRIFTART die Schriftgröße und Farbe des Titels. Markieren Sie alle Felder im SEITENKOPF. Ziehen Sie dabei mit gedrückter Maus im senkrechten Lineal, dann sind alle Felder in diesem Bereich markiert. Formatieren Sie im Register FORMAT den Schriftschnitt fett. Wiederholen Sie diese Befehle für alle Felder im DETAILBEREICH. Wählen Sie ENTWURF KOPFZEILE/FUSSZEILE TITEL tippen Sie den Titel Trekkingartikel. Fügen Sie hier auch ein LOGO ein. Fügen Sie DATUM UND UHRZEIT ein. Ziehen Sie den Berichtsfuß mit gedrückter Maus auf und verschieben Sie Datum und Uhrzeit in diesen Berichtsfuß auf die rechte Seite. Fügen Sie im Seitenfuß eine Seitenzahl ein. Daniela Wagner und 117

118 Fit am PC mit IT-Coaching Ein Feld für Ihren Namen fügen Sie ein über ENTWURF STEUERELEMENTE BEZEICHNUNG. Speichern Sie Ihre Änderungen und wechseln Sie in die SEITENANSICHT. Hier sehen Sie, wie der Bericht gedruckt wird. Alle Datensätze sehen Sie in der BERICHTSANSICHT. Übung 1. Erstellen Sie in der Datenbank 9_und_10_Berichte einen leeren Bericht über die Bestellungen der KundInnen. Wählen Sie die Felder Artikel, Hersteller und Preis in aus der Tabelle Artikel, BestMenge aus der Tabelle Bestellungen und Zuname aus der Tabelle KundInnen. 2. Fügen Sie in der ENTWURFSANSICHT den Titel Bericht Bestellungen in fettem Schriftschnitt ein. 3. Die Felder im Seitenkopf sollen kursiv formatiert werden. 4. Achten Sie darauf, dass alle Datensätze angezeigt werden und nichts abgeschnitten wird. 5. Speichern Sie den Bericht unter dem Namen BerichtEntwurf. Testen Sie Ihr Wissen 1. Wie gehen Sie vor, wenn Sie in der Entwurfsansicht ein Feld verschieben möchten? Notizen Lösen Sie die Übungen und erfahren Sie vor den Gesamtübungen und der Lernzielkontrolle im nächsten Kapitel dieses Trainings, wie Sie Berichte berechnen und die Objekte drucken. 118 Daniela Wagner Autorin, Mediatorin, IT-Coachin & Fachtrainerin nach ISO 17024

119 Basic Computer Skills Microsoft Access 2013 Access Kapitel 9 Berichte I Übungen Berichte Überprüfen Sie Ihre erworbenen Fähigkeiten und lösen Sie diese Übungen. Erarbeiten Sie anschließend die Themen des Kapitels 10 und berechnen Sie Berichte bzw. drucken Sie Berichte, Tabellen, Formulare und Abfragen aus. Aufgabe 1 Übungsdatei: 9_und_10_Berichte Öffnen Sie die Datenbank 9_und_10_Berichte. 1. Erstellen Sie einen einfachen, schnellen Bericht über die Tabelle VerkaeuferInnen. (Lektion 1) Verwenden Sie dazu alle Felder. Titel und Speichername des Berichts lauten VK. 2. Erstellen Sie einen Bericht mit dem Assistenten über die Tabelle VerkaeuferInnen mit dem Feld Nachname und der Tabelle Gehaelter mit dem Feld Gehalt. (Lektion 2) Sortieren Sie im Assistenten nach dem Feld Gehalt, absteigend. Der Titel des Berichts lautet Die Gehälter, der Speichername Gehaelter. 3. Erstellen Sie einen Bericht über die Tabellen: Artikel mit den Feldern Artikel, Hersteller, Kategorie und Preis in und Bestellungen mit den Feldern BestMenge und BestDat. (Lektion 3) Gruppieren Sie den Bericht zuerst nach dem Feld Kategorie, anschließend nach dem Feld Hersteller. Sortieren Sie zuerst nach dem Feld BestDat, anschießend nach dem Feld BestMenge. Speichern Sie den Bericht mit dem Namen ArtikelBestellungenGruppiert. 4. Wechseln Sie in dem Bericht ArtikelBestellungenGruppiert in die ANSICHT LAYOUT. (Lektion 4) Ändern Sie den Titel um auf Artikel und Bestellungen. Wechseln Sie ins Querformat und speichern Sie die Änderungen. Daniela Wagner und 119

120 Fit am PC mit IT-Coaching 5. Erstellen Sie einen leeren Bericht über die Tabellen: Artikel mit den Feldern Artikel, Hersteller, Kategorie und Preis in Bestellungen mit dem Feld BestDat und VerkauferInnen mit dem Feld Nachname. (Lektion 5) Viel Erfolg! Gruppieren Sie zuerst nach dem Feld Nachname, anschließend nach dem Feld BestDat. Sortieren nach dem Feld Preis in. In der ENTWURFSANSICHT fügen Sie ein Logo ein, den Titel Wer verkauft was, die Seitennummer und Datum und Uhrzeit. Speichern Sie den Bericht unter dem Namen Verkaeufe. 120 Daniela Wagner Autorin, Mediatorin, IT-Coachin & Fachtrainerin nach ISO 17024

121 Basic Computer Skills Microsoft Access 2013 Aufgabe 2 Übungsdatei: 9_Autohaus_Ergebnis 1. Die KäuferInnen eines Autohauses sollen so aufgezeichnet werden, dass eine Korrespondenz möglich ist, zb für das Pickerl nach 57a. Erstellen Sie eine neue Datenbank mit dem Namen 9_Autohaus. 2. Legen Sie die Tabelle Typen mit den angegebenen Feldern an. Vergeben Sie einen geeigneten Primärschlüssel und erfassen Sie die Daten: NrType Type Listenpreis 1 VW Golf Fiat Marea VW Passat Smart Roadster Toyota Skoda Felicia Erstellen Sie die Tabelle KundInnen für die unten angegebenen Daten. Beachten Sie dabei, dass das Feld Type Datentyp Zahl bleibt. Die Werte im Feld 57 beziehen sich auf das Datum der Erstzulassung (1 steht für Jänner, usw.). Vergeben Sie einen geeigneten PRIMÄRSCHLÜSSEL. Erfassen Sie die angegebenen Daten. KdNr Vorname Nachname m/w PLZ Ort Straße 57 NrType 1 Julius Jänner Wien Utendorfg. 15/ Franziska Februar Wien Siebenbrunneng. 25/ Monika März Baden Hauptpl Anton April Wien Putzendoplerg. 3/ Marie Mai Wien Bäuerleg. 43/ Julia Juni Wien Fünfhausg. 2-4/ Jutta Juli Vösendorf Marktg Anna August Wien Grenzackerstr Sonja September Wien Neulingg. 23/ Otto Oktober Wien Newaldg. 4/ Norbert November Wien Lobenhauerng. 16/ Dani Dezember Wien Margarethenpl. 1/ Erstellen Sie eine Tabelle mit geeignetem PRIMÄRSCHLÜSSEL für die BriefAnrede. AnredeNr AnredeText Erfassen Sie die angegebenen Daten. Die Daten des Feldes AnredeNr 1 Sehr geehrte Frau 2 Sehr geehrter Herr Daniela Wagner und 121

122 Fit am PC mit IT-Coaching passen zu den Daten des Feldes m/w der Tabelle KundInnen. 5. Erstellen Sie Beziehungen zwischen den Tabellen Typen, KundInnen und BriefAnrede. 6. Erstellen Sie folgende Abfragen: Eine Abfrage soll alle KundInnen anzeigen, die einen Fiat Marea gekauft haben. Speichern Sie die Abfrage unter dem Namen Marea. Eine Abfrage soll alle KundInnen anzeigen, deren Auto mehr als ,-- gekostet hat. Speichern Sie die Abfrage unter dem Namen Teuer. 7. Erstellen Sie Berichte. Achten Sie bei jedem Bericht darauf, dass alle Daten lesbar sind. Ein Bericht soll alle KundInnen mit den kompletten Namen und den kompletten Adressen anzeigen. Bleiben Sie im Hochformat auf einer Seite uns speichern Sie den Bericht unter dem Namen KundInnen. Ein Bericht soll alle KundInnen mit Vorname, Nachname, Straße, PLZ, Ort und Type anzeigen. Gruppieren Sie den Bericht nach dem Feld Type. Speichern Sie den Bericht unter dem Namen Type und ändern Sie im Bericht den Titel auf Arial, 24 Pt, fett. Erstellen Sie einen Bericht über die Abfrage Marea. Speichern Sie den Bericht unter dem Namen Marea und fügen Sie im Bericht das Datum in den Berichtskopf ein. Erstellen Sie einen Bericht über die Abfrage Teuer. Gruppieren Sie den Bericht nach dem Feld Type, sortieren Sie nach dem Feld Nachname und speichern Sie den Bericht unter dem Namen Teuer. 8. Erstellen Sie folgende Abfrage: Viel Erfolg! Alle KundInnen, die in den kommenden zwei Monaten mit ihrem PKW der Type XY zur Überprüfung gemäß 57 a kommen müssen, erhalten einen Serienbrief. In dieser Abfrage sollen alle Felder für den Serienbrief enthalten sein, auch die BriefAnrede. Speichern Sie diese Abfrage mit dem Namen PickerlAbfrageSerienbrief. 122 Daniela Wagner Autorin, Mediatorin, IT-Coachin & Fachtrainerin nach ISO 17024

123 Basic Computer Skills Microsoft Access 2013 Access Kapitel 10 Berichte II und Drucken Lektion 1 Berichte gruppieren und zusammenfassen Berichte gruppieren und zusammenfassen Lassen Sie einen Bericht berechnen. Ganz einfach geht das im Assistenten. Aufgabe Übungsdatei: 9_und_10_Trekking 9_und_10_Berichte 1. Berichte gruppieren und zusammenfassen Öffnen Sie die Datenbank 9_und_10_Trekking und wechseln Sie auf ERSTELLEN BERICHTE. Erstellen Sie einen Bericht mit dem Berichts-Assistenten über die Felder Bezeichnung, Volumen_in_Liter, Gewicht_in_g und Preis der Tabelle Trekkingartikel. Gruppieren Sie nach dem Feld Gewicht_in_g. Sortieren Sie aufsteigend nach dem Feld Volumen_in_Liter. Sortieren Sie anschließend absteigend nach dem Feld Preis. Klicken Sie in diesem Schritt auf die Schaltfläche Zusammenfassungsoptionen. Aktivieren Sie Summe, Mittelwert, Min(imum) und Max(imum). Bestätigen Sie mit OK. Vergeben Sie den Titel TrekkingartikelBerechnet. Übung 1. Erstellen Sie in der Datenbank 9_und_10_Berichte einen Bericht mit allen Feldern der Tabelle Artikel. Gruppieren Sie nach dem Hersteller, sortieren Sie nach der Kategorie. Wählen Sie eine Einstellung, die die Summen des Feldes Preis in für die Details und die Zusammenfassung berechnet. Speichern Sie den Bericht unter dem Namen ArtikelBerechnet. Wechseln Sie in die LAYOUTANSICHT und ändern Sie die Feldbreite, sodass alle Einträge sichtbar sind. Löschen Sie das Feld Auslaufartikel aus dem Bericht. Speichern Sie diese Änderungen. Testen Sie Ihr Wissen 1. Wie berechnen Sie in einem neuen Bericht schnell und einfach eine Summe? Auch in einen bereits erstellten Bericht fügen Sie Berechnungen ein. In der nächsten Lektion nutzen wir dazu die LAYOUTANSICHT. Daniela Wagner und 123

124 Fit am PC mit IT-Coaching Access Kapitel 10 Lektion 2 Berichte berechnen 1 Berichte berechnen Was tun Sie, wenn Sie bereits einen Bericht erstellt haben und nachträglich Berechnungen einfügen möchten? In dieser Lektion nutzen wir dazu die LAYOUTANSICHT. Aufgabe Übungsdatei: 9_und_10_Trekking 9_und_10_Berichte 1. Berichte berechnen in der LAYOUTANSICHT Öffnen Sie aus der Datenbank 9_und_10_Trekking den Bericht Trekkingartikel LieferantInnen oder erstellen Sie einen Bericht über das Feld Name der Tabelle LieferantInnen und die Felder Preis und Bezeichnung der Tabelle Trekkingartikel. Klicken Sie in der LAYOUTANSICHT in das Feld Preis. Wählen sie ENTWURF GRUPPIERUNG UND SUMMEN SUMME und wählen Sie SUMME. Am Ende des Berichts wurde eine Summe berechnet. Speichern Sie diesen Bericht unter dem Namen LieferantInnenSumme. Übung 1. Erstellen Sie in der Datenbank 9_und_10_Berichte einen einfachen Bericht über die Tabelle VerkaeuferInnen und Gehaelter. Speichern Sie den Bericht unter GehaltMonatlich. 2. Wechseln Sie in die LAYOUTANSICHT und fügen Sie am Ende des Berichts eine Summe für das Feld Gehalt ein. 3. Speichern Sie die Änderungen. Testen Sie Ihr Wissen 1. Wie fügen Sie nachträglich schnell eine Summe am Ende eines Berichts ein? Erstellen Sie in der nächsten Lektion Funktionen in der ENTWURFSANSICHT. 124 Daniela Wagner Autorin, Mediatorin, IT-Coachin & Fachtrainerin nach ISO 17024

125 Basic Computer Skills Microsoft Access 2013 Access Kapitel 10 Lektion 3 Berichte berechnen 2 Berichte berechnen In dieser Lektion nutzen wir zum Berechnen die ENTWURFSANSICHT und fügen selber Funktionen ein. Aufgabe Übungsdatei: 9_und_10_Trekking 9_und_10_Berichte 1. Berichte berechnen in der ENTWURFSANSICHT Öffnen Sie aus der Datenbank 9_und_10_Trekking den Bericht Trekkingartikel LieferantInnen oder erstellen Sie einen Bericht über das Feld Name der Tabelle LieferantInnen und die Felder Preis und Bezeichnung der Tabelle Trekkingartikel. Das ist der Bericht, den wir in der vergangenen Lektion bearbeitet haben. Wechseln Sie in der ENTWURFSANSICHT. Ziehen Sie am Ende des Berichts den BERICHTSFUSS mit gedrückter Maus etwas hinunter, sodass Platz für Berechnungen entsteht. Wählen Sie im Register ENTWURF STEUERELEMENTE TEXTFELD und klicken Sie in den BERICHTSFUSS. Tippen Sie in das erste Feld den Text Gesamt (siehe Abbildung). In das zweite Feld kommt die Funktion: =Summe([Preis]) Erklärung: = eröffnet die Formel SUMME ist der Funktionsname (daran erkennt Access, dass addiert wird) Die einzelnen Argumente einer Funktion stehen immer in ( ) In diesen Klammern verweisen wir auf das Feld Preis in. Damit Access damit arbeiten kann, tippen wir Feldnamen in [ ] Daniela Wagner und 125

126 Fit am PC mit IT-Coaching Wechseln Sie in die SEITEN- oder BERICHTSANSICHT. Am Ende des Berichts wurde eine Summe eingefügt. Ermitteln Sie im BERICHTSFUSS MITTELWERT, MIN (Minimum), MAX (Maximum) und ANZAHL (siehe Abbildung). TIPP: Sie formatieren das -Zeichen über ENTWURF TOOLS EIGENSCHAFTENBLATT. Klicken Sie zum FORMAT und wählen Sie für eine ausgewählte Funktion aus der Liste den Eintrag EURO. Oder Sie klicken in das Feld und arbeiten Sie über das Register FORMAT ZAHL. Speichern Sie diesen Bericht mit dem Namen TrekkingartikelLieferantInnenBerechnet. Übung 1. Öffnen Sie in der Datenbank 9_und_10_Berichte den Bericht GehaltMonatlich. Sie haben diesen Bericht in der vergangenen Übung erstellt. 2. Wechseln Sie in die ENTWURFSANSICHT und fügen Sie am Ende des Berichts Funktionen für Mittelwert, Min, Max und Anzahl für das Feld Gehalt ein. 3. Speichern Sie die Änderungen unter dem Namen Gehaltsberechnungen. Testen Sie Ihr Wissen 1. Wie lautet die korrekte Funktion für den Durchschnitt? 2. Wenn Sie in Access auf ein anderes Feld in einer Berechnung verweisen, setzen Sie dieses Feld unter Anführungsstriche, in Rauten, in runde Klammern oder in eckige Klammern? Es wird Zeit, die Arbeit zu drucken. In der nächsten Lektion erfahren Sie, wie Sie Berichte ausgeben. 126 Daniela Wagner Autorin, Mediatorin, IT-Coachin & Fachtrainerin nach ISO 17024

127 Basic Computer Skills Microsoft Access 2013 Access Kapitel 10 Lektion 4 Berichte drucken Berichte drucken Alle Objekte sind druckbar. Berichte sind für den Ausdruck sogar vorgesehen. Aufgabe Übungsdatei: 9_und_10_Trekking 9_und_10_Berichte 1. Berichte drucken Öffnen Sie aus der Datenbank 9_und_10_Trekking einen Bericht. Wechseln Sie in die BERICHTSANSICHT. Hier sehen Sie alle Datensätze. In der SEITENANSICHT ändern Sie FORMAT und SEITENRÄNDER in der Gruppe SEITENGRÖSSE. In d Gruppe SEITENLAYOUTLAYOUT wechseln Sie zwischen HOCH- und QUERFORMAT. Auch SEITE EINRICHTEN steht zur Verfügung (siehe Abbildung). Öffnen Sie das Druck-Dialogfeld über SEITENANSICHT DRUCKEN oder DATEI DRUCKEN (siehe Abbildung). Wählen Sie einen DRUCKBEREICH und drucken Sie den Bericht aus. Übung 1. Öffnen Sie einen Bericht aus der Datenbank 9_oder_10_Berichte und drucken Sie nur die erste Seite aus. Ändern Sie dazu im DRUCKBEREICH des Druck- Dialogfeldes die Option auf SEITEN (siehe Abbildung). Testen Sie Ihr Wissen 1. Wo ändern Sie die Seitenränder und Seiteneinstellungen vor dem Druck eines Berichts? Auch alle anderen Objekte drucken Sie aus. Das ist Thema der letzten Lektion dieses Trainings. Daniela Wagner und 127

128 Fit am PC mit IT-Coaching Drucken: Tabellen, Abfragen, Formulare Access Kapitel 10 Lektion 5 Tabellen, Formulare, Abfragen drucken Sie drucken jedes Objekt, auch nur markierte Datensätze. Wechseln Sie vor dem Druck in die SEITENANSICHT und überprüfen Sie die Einstellungen. Aufgabe Übungsdatei: 9_und_10_Trekking 9_und_10_Berichte 1. Tabellen drucken Vor dem Ausdruck wechseln Sie über DATEI DRUCKEN in die SEITENANSICHT. Hier wechseln Sie zb ins Querformat (siehe Abbildung). Gefilterte Tabellen oder Formulare werden auch so gedruckt. Besser ist es, Sie erstellen eine Abfrage, davon einen Bericht und drucken dieses Objekt. Dann müssen Sie nicht jedes Mal neu filtern, wenn sich die Daten ändern. Öffnen Sie aus der Datenbank 9_und_10_Trekking die Tabelle LieferantInnen. Öffnen Sie in die SEITENANSICHT und wechseln Sie ins Querformat. Drucken Sie die Tabelle aus. Drucken Sie anschließend die ersten zwei Datensätze dieser Tabelle. Markieren Sie dazu in der DATENBLATTANSICHT die beiden Zeilen und wählen Sie im Druck-Dialogfeld den Druckbereich MARKIERUNG. 2. Abfragen drucken Erstellen Sie eine Abfrage über die Tabelle Trekkingartikel, die alle Artikel der Kategorie Werkzeug enthält. Kontrollieren Sie das Ergebnis in der Seitenansicht. Drucken Sie das Ergebnis. 3. Formulare drucken Erstellen Sie ein einfaches Formular über die Tabelle Trekkingartikel. Navigieren Sie zum 3. Datensatz. Damit gilt dieser Datensatz für den Druck als markiert. Drucken Sie nur diesen dritten Datensatz (Druckbereich MARKIERUNG siehe Abbildung auf der nächsten Seite). 128 Daniela Wagner Autorin, Mediatorin, IT-Coachin & Fachtrainerin nach ISO 17024

129 Basic Computer Skills Microsoft Access 2013 Übung 1. Erstellen Sie in der Datenbank 9_und_10_Berichte eine einfache Abfrage über alle Felder der Tabelle VerkaeuferInnen. Sortieren Sie nach dem Ort, aufsteigend. Drucken Sie diese Abfrage auf einer Seite aus. 2. Drucken Sie den dritten Datensatz der Tabelle VerkaeuferInnen. Drucken Sie die erste Seite der Tabelle KundInnen im Querformat. 3. Erstellen Sie ein Formular über alle Felder der Tabelle VerkaeuferInnen. Sortieren Sie das Formular aufsteigend nach dem Feld Abteilung. Drucken Sie nur den ersten Datensatz des Formulars. Testen Sie Ihr Wissen 1. Wie drucken Sie nur den dritten Datensatz einer Tabelle, eines Formulars oder einer Abfrage? Das waren alle Themen des Trainings Datenbanken mit Microsoft Access Ich gratuliere Ihnen - Sie haben die Grundlagen erworben. Überprüfen Sie Ihre Kenntnisse an den Übungen für dieses Kapitel und lösen Sie die Gesamtübungen. In Kapitel 12 wartet eine umfangreiche Lernzielkontrolle auf Sie. Ich wünsche Ihnen viel Spaß! Daniela Wagner und 129

130 Fit am PC mit IT-Coaching Berichte berechnen Drucken Access Kapitel 10 Berichte berechnen und Drucken Übungen Überprüfen Sie Ihre Fähigkeiten und lösen Sie anschließend die Gesamtübungen und die Lernzielkontrolle. Aufgabe 1 Übungsdatei: 9_und_10_Berichte 1. Erstellen Sie einen einfachen Bericht über die Tabelle Artikel. Verwenden Sie dazu alle Felder bis auf das Feld Auslaufartikel. (Lektionen 1 und 4) Ermitteln Sie am Ende des Berichts den Gesamtpreis. Drucken Sie die erste Seite des Berichts. Speichern Sie den Bericht mit dem Namen ArtikelSumme. 2. Erstellen Sie einen Bericht mit dem Assistenten über die Tabelle KundInnen. Verwenden Sie die Felder Zuname, Vorname, Adresse, PLZ, Ort. (Lektion 2) Sortieren Sie den Bericht aufsteigend nach dem Ort. Akzeptieren Sie den vorgeschlagenen Titel und wechseln Sie in die LAYOUTANSICHT. Verschieben Sie den Ort an die letzte Position. Ermitteln Sie nun im BERICHTSFUSS die Anzahl der Zunamen. 3. Erstellen Sie einen Bericht über die Tabellen Bestellungen und Artikel. Verwenden Sie die Felder BestMenge, Artikel, Hersteller und Preis in. (Lektion 3) Gruppieren Sie nach dem Feld Hersteller. Fügen Sie den Titel Bestellungen Gesamt ein. Wechseln Sie in die ENTWURFSANSICHT und ermitteln Sie im BERICHTSFUSS die Anzahl aller Datensätze, den Durchschnitt, den höchsten und den niedrigsten Wert und die Summe. Speichern Sie den Bericht unter dem Namen BestellungenGesamt. 4. Erstellen Sie ein einfaches Formular über die Tabelle VerkaeuferInnen und drucken Sie den 2. Datensatz aus. (Lektion 5) Viel Erfolg! Drucken Sie die Tabelle VerkauferInnen im Querformat. Ändern Sie dabei die Seitenränder so um, dass alle Daten auf eine Seite passen. Erstellen Sie eine Abfrage über die Tabelle Artikel. Verwenden Sie die Felder Artikel, Hersteller, Kategorie und Preis in. Erstellen Sie ein Kriterium, das alle Datensätze der Kategorie elektro ausgibt, die über 150,-- kosten. Drucken Sie das Ergebnis. 130 Daniela Wagner Autorin, Mediatorin, IT-Coachin & Fachtrainerin nach ISO 17024

131 Basic Computer Skills Microsoft Access 2013 Aufgabe 2 Übungsdatei: 10_Arzt 10_Arzt_Ergebnis Öffnen Sie die Datenbank 10_Arzt. 1. Erstellen Sie eine Tabelle wie angegeben: Feldname VersicherungsNr Versicherungsart Felddatentyp Zahl Text Vergeben Sie den PRIMÄRSCHLÜSSEL auf die VersicherungsNr. Speichern Sie die Tabelle unter dem Namen Versicherung. 2. Erfassen Sie folgende Datensätze: 1 Vollversicherung 2 Mitversichert 3 PrivatpatientIn 3. Erstellen Sie eine Beziehung zwischen den Tabellen Versicherungsart und PatientInnen. Wählen Sie geeignete Felder dafür und aktivieren Sie die REFERENTIELLE INTEGRITÄT mit AKTUALISIERUNGSWEITERGABE und LÖSCH- WEITERGABE. 4. Erstellen Sie ein Formular für die Tabelle PatientInnen. Speichern Sie das Formular unter dem Namen Dateneingabe. 5. Erstellen Sie einen Bericht über die Tabellen PatientInnen und Versicherung. Wählen Sie aus der Tabelle PatientInnen alle Felder außer VersicherungsartNr und aus der Tabelle Versicherung das Feld Versicherungsart. Gruppieren Sie den Bericht nach dem Feld Versicherungsanstalt. Wählen Sie das Querformat. Speichern Sie den Bericht unter dem Namen Anstalt. 6. Erstellen Sie einen neuen Bericht unter Verwendung des Assistenten. Wählen Sie aus der Tabelle PatientInnen die Felder Nachname, SVNR und GebDatum, aus der Tabelle Versicherung wählen Sie das Feld Versicherungsart. Gruppieren Sie nach dem Feld Versicherungsart. Speichern Sie den Bericht unter dem Namen Versicherung. Daniela Wagner und 131

132 Fit am PC mit IT-Coaching 7. Wechseln Sie in die ENTWURFSANSICHT dieses Berichtes und löschen Sie das Datum im SEITENFUSS. Die Seitenzahl kopieren Sie auch in den BERICHTSKOPF. Schieben Sie das eingefügte Feld an den rechten Rand. Ändern Sie den Titel im BERICHTSKOPF auf Schriftgröße 24, Farbe Grün. Speichern Sie die Änderungen. 8. Erstellen Sie eine Abfrage über die Tabelle PatientInnen. Die Abfrage soll alle Felder enthalten. Fügen Sie ein Kriterium ein, das alle kranken PatientInnen ausgibt. Speichern Sie die Abfrage mit dem Namen Krank. Ermitteln Sie in dieser Abfrage die Anzahl der Datensätze. 9. Erstellen Sie eine Abfrage die alle PatientInnen ausgibt, deren Nachnamen mit M oder mit S beginnen und deren SVNr an der letzten Stelle eine 2 enthält. Speichern Sie die Abfrage unter SV. 10. Wer ist PrivatpatientIn? Speichern Sie das Ergebnis mit dem Namen Privat. 11. Erstellen Sie eine Abfrage über die Tabellen PatientInnen und Versicherungsart. Wer ist vor 1990 geboren und Privatpatient oder ist Mitversichert Speichern Sie ab mit dem Namen ArtUndAlter. Erstellen Sie über diese Abfrage einen Bericht und gruppieren Sie nach dem Feld Versicherungsart. Speichern Sie den Bericht unter dem Namen ArtUndAlterGruppiert. 12. Beantworten Sie nun folgende Fragen: Wozu dient ein Primärschlüssel? Warum indiziert man Felder? Was bewirken Beziehungen? Gibt es eine Reihenfolge beim Erfassen der Datensätze, wenn eine 1:n Beziehung mit referentieller Integrität vorliegt? Viel Erfolg! Kann man eine verbundene Tabelle löschen? Was bedeutet der Begriff Datenredundanz? Wie verhindert man Datenredundanz? Was ist die Aufgabe von Datenbank-AdministratorInnen? 132 Daniela Wagner Autorin, Mediatorin, IT-Coachin & Fachtrainerin nach ISO 17024

133 Basic Computer Skills Microsoft Access 2013 Access Kapitel 11 Gesamtübungen Gesamtübung 1 Reise Aufgabe Übungsdatei: 11_DeineWeltReisen 11_DeineWeltReisen_Ergebnis 1. Öffnen Sie die Datenbank DeineWeltReisen und erstellen Sie eine Tabelle: Feldname Felddatentyp Feldgröße Eigenschaften PNr AutoWert Vorname Kurzer Text 25 Eingabe erforderlich JA, Leere Zeichenfolge NEIN Familienname Kurzer Text 20 Index (JA, Duplikate möglich) Stundenlohn Währung Erstellen Sie für dieses Feld eine Gültigkeitsregel: Der Lohn muss über 0 und unter 21 liegen. Geben Sie den Standardwert 16 ein. Vergeben Sie einen PRIMÄRSCHLÜSSEL auf das Feld PNr. Speichern Sie die Tabelle unter dem Namen Personal. 2. Geben Sie die Daten mit Hilfe eines einfachen Formulars ein: PNr Vorname Familienname 1 Maria Moser 2 Hans Klinger Speichern Sie das Formular unter PersonalEingabe. 3. Löschen Sie das Formular Buchungen. 4. Öffnen Sie die Tabelle Reisen und sortieren Sie aufsteigend nach dem Ziel. 5. Wechseln Sie in den ENTWURF der Tabelle. Ändern Sie die Beschriftung für das Feld RLNr auf Reiseleitung. Erstellen Sie für das Feld Abreise eine Gültigkeitsregel. Es sind nur Eingaben ab dem erlaubt. Speichern und schließen Sie die Tabelle. 6. Filtern Sie die Tabelle Buchungen nach der ReiseNr 6. Geben sie die Anzahl der gefundenen Datensätze ein 33 : Heben Sie den Filter wieder auf und schließen Sie die Tabelle Suchergebnisse Daniela Wagner und 133

134 Fit am PC mit IT-Coaching 7. Erstellen Sie eine 1:n Beziehung mit referentieller Integrität zwischen der Tabelle ReiseleiterInnen und Reisen. Verwenden Sie die Felder RLNr. Erstellen Sie eine 1:1 Beziehung zwischen den Tabellen Reisen und Reisezusatzinformation für RL. Verwenden Sie die Felder ReiseNr. Aktivieren Sie die referentielle Integrität. Verbinden Sie noch die Tabellen Reisen und Land. Verwenden Sie jeweils das Feld LandNr. Aktivieren Sie die referentielle Integrität. Verbinden Sie die Tabellen Buchungen und Reisen mit referentieller Integrität. 8. Öffnen Sie die Abfrage Dauer. Ändern Sie das Kriterium so um, dass alle Reisen bis einschließlich 10 Tagen angezeigt werden 34. Speichern Sie die Abfrage. 9. Erstellen Sie eine Abfrage über alle Felder der Tabelle Reisen. Es sollen nur jene Reisen angezeigt werden, deren Reiseart Trekking und die Anforderung anspruchsvoll oder mittel enthält 35. Sortieren Sie nach dem Feld Personen, anschließend nach der Dauer. Speichern Sie die Abfrage unter dem Namen Trekking. 10. Öffnen Sie die Abfrage MusikErsatz. Ändern Sie das Kriterium so um, dass alle ReiseleiterInnen angezeigt werden, die für Musik-Ersatz bereit sind 36. Speichern Sie die Abfrage. 11. Erstellen Sie eine Abfrage über die Tabelle Reisen mit den Feldern ReiseNr, Ziel, Abreise, Dauer, Personen, Preis und Reiseart. Es sollen nur jene Reisen angezeigt werden, deren Abreise nach dem stattfindet und mindestens 10 Personen gebucht sind 37. Speichern Sie die Abfrage unter dem Namen HerbstWinter. 12. Erstellen Sie einen Bericht über die Abfrage HerbstWinter. Viel Erfolg! Gruppieren Sie nach der Reiseart. Sortieren Sie nach dem Ziel und erstellen Sie für die Personen in der Gruppierung Summen. Wechseln Sie ins Querformat und speichern Sie den Bericht unter dem Namen HerbstWinterGruppiert Suchergebnisse 5 Suchergebnisse 3 Suchergebnisse 8 Suchergebnisse 134 Daniela Wagner Autorin, Mediatorin, IT-Coachin & Fachtrainerin nach ISO 17024

135 Basic Computer Skills Microsoft Access 2013 Access Kapitel 11 Gesamtübung 2 Pönale Aufgabe Übungsdatei: 11_Pönale_Ergebnis 1. In einer Schulklasse bezahlen die Schülerinnen und Schüler ein Pönale in die Klassenkasse für verschiedene Störungen und Delikte. Erstellen Sie die Datenbank 11_Poenale. 2. Die erste Tabelle soll folgende Felder enthalten: StammNr AutoWert Vorname Kurzer Text Nachname Kurzer Text Straße Kurzer Text PLZ Kurzer Text Feldgröße 4 Ort Kurzer Text Erstellen Sie für das Feld Nachname einen Index (Duplikate erlaubt). Vergeben Sie den PRIMÄRSCHLÜSSEL auf das Feld StammNr. Speichern Sie die Tabelle unter dem Namen SchuelerInnen ab. 3. Erstellen Sie ein Formular und speichern Sie dieses Formular unter dem Namen DateneingabeSchuelerInnen ab. Geben Sie sinnvolle und komplette 15 Datensätze ein. 4. Sortieren Sie die Tabelle aufsteigend nach der PLZ. Speichern Sie diese Änderungen. 5. Erstellen Sie eine weitere Tabelle: PoenalNr StammNr Strafe in Datum Delikt Autowert Zahl (long integer) Währung (auf null Dezimalstellen) Datum/Uhrzeit Kurzer Text Die Eingabe StammNr soll zwingend erforderlich sein. Erstellen Sie für das Feld Strafe in eine Gültigkeitsregel: Es sind nur Eingaben ab 1 erlaubt. Erstellen Sie für das Feld Datum eine Gültigkeitsregel: Es sind nur Eingaben ab erlaubt. Daniela Wagner und 135

136 Fit am PC mit IT-Coaching Erstellen Sie für das Feld Delikt eine Nachschlageliste mit den Werten: Handyläuten Schwätzen Unruhe stiften Briefe schreiben SMS schicken abschreiben Schule schwänzen Vergeben Sie einen geeigneten PRIMÄRSCHLÜSSEL. Speichern Sie die Tabelle unter dem Namen Poenale. Geben Sie mindestens 10 sinnvolle Datensätze in diese Tabelle ein. 6. Erstellen Sie eine Beziehung zwischen den beiden Tabellen. 7. Erstellen Sie eine Abfrage über die Tabelle SchuelerInnen. Verwenden Sie alle Felder dieser Tabelle. Sortieren Sie nach dem Nachnamen. Speichern Sie die Abfrage unter dem Namen Sortiert. 8. Erstellen Sie eine Abfrage über die Tabelle SchuelerInnen und Poenale. Verwenden Sie die Felder StammNr, Nachname, Delikt und Datum. Wessen Handy läutete oder wer schickte / las eine SMS? Speichern Sie die Abfrage unter dem Namen DeliktHandySMS. 9. Erstellen Sie eine Abfrage über die Tabelle Poenale und SchuelerInnen. Verwenden Sie die Felder Delikt, Strafe in, StammNr, Nachname und Ort. Sortieren Sie zuerst nach dem Nachnamen, anschließend nach dem Delikt. Ermitteln Sie die Summe des Feldes Strafe in am Ende der Abfrage. Speichern Sie die Abfrage unter dem Namen Poenalliste. 10. Erstellen Sie einen Bericht. Verwenden Sie aus der Tabelle Poenale die Felder Strafe in, Datum und Delikt und aus der Tabelle SchuelerInnen die Felder Vorname und Nachname. Gruppieren Sie nach dem Feld Delikt. Sortieren Sie nach der Strafe in, anschließend nach dem Datum. Ermitteln Sie die Summe der Strafen in. Viel Erfolg! Speichern Sie den Bericht unter dem Namen Deliktliste. 136 Daniela Wagner Autorin, Mediatorin, IT-Coachin & Fachtrainerin nach ISO 17024

137 Basic Computer Skills Microsoft Access 2013 Access Kapitel 12 Lernzielkontrolle Access 2013 Beantworten Sie die folgenden 18 Fragen Im Ordner 12_kapitel lernzielkontrolle finden Sie alle notwendigen Dateien. 1. Was ist eine relationale Datenbank? Eine Sammlung von Daten in einer Tabelle Eine Sammlung von zusammengehörigen Daten in verschiedenen Tabellen, die untereinander verbunden sind Eine Sammlung von verschiedenen Informationen in verschiedenen Tabellen 2. Wer vergibt die Zugriffsrechte zu einer Datenbank? ProgrammiererInnen Nutzende DatenbankadministratorInnen Microsoft 3. Was bedeutet Datenpflege? Daten eingeben und korrigieren Datenbanken entwerfen Datenbanken programmieren Daten drucken und sichern 4. Wann müssen Sie eine neue Datenbank speichern? Spätestens beim Beenden Nach dem Anlegen der ersten Tabelle Gleich zu Beginn beim Erstellen 5. Was enthält eine Tabelle? Felder Platzhalter Kriterien Beziehungen Daniela Wagner und 137

138 Fit am PC mit IT-Coaching 6. Wie verhindern Sie Datenredundanz? Durch Abfragen Durch Beziehungen Durch einen Primärschlüssel Durch einen Index 7. Wozu erstellen Sie einen Index? Um Datensätze eindeutig zu machen Um Beziehungen erstellen zu können Um schneller zu sortieren und zu filtern Um die Eingabe in dieses Feld zu erzwingen 8. Sie geben neue Datensätze in ein Formular ein. Wo werden sie gespeichert? Im Formular In einer Abfrage In einem Bericht In der Tabelle 9. Eine Beziehung kann es nur zwischen Feldern mit dem Datentyp AutoWert geben wird automatisch beim Speichern mehrerer Tabellen erstellt verbindet Tabellen verschiedener Datenbanken verbindet passende Felder zweier Tabellen miteinander 10. Ein Primärschlüssel verbindet zwei Tabellen miteinander zählt die Datensätze automatisch identifiziert Datensätze eindeutig erlaubt Zugriff nur für registrierte BenutzerInnen 11. Die referentielle Integrität bewirkt das Überprüfen der Gültigkeitsregeln in einer Tabelle das Überprüfen der Verknüpfungen der Datensätze einer Tabelle mit einem Datensatz der verbundenen Tabelle die Datenredundanz in Formularen die Gruppierung nach ausgewählten Feldern in Berichten 138 Daniela Wagner Autorin, Mediatorin, IT-Coachin & Fachtrainerin nach ISO 17024

139 Basic Computer Skills Microsoft Access Woran erkennen Sie, welche Art von Daten eingegeben werden dürfen? Formate Felddatentypen Standardwerte Gültigkeitsregeln 13. Sie suchen alle Datensätze mit dem Reiseziel Wien bzw. Hamburg. Welches Kriterium geben Sie ein? "Wien" Und "Hamburg" "Wien" Oder "Hamburg" Wie "W" Und "H" Wie "W" Oder "H" 14. Mit dem Kriterium Wie "a?a* finden Sie welches Ergebnis? Ankara Alabama Australien 15. Was passiert bei der abgebildeten Abfrage? Alle Orte werden angezeigt Alle Postleitzahlen (PLZ) werden angezeigt Ein Dialogfeld wird eingeblendet, in das Sie den gesuchten Ort eingeben 16. Sie möchten alle Datensätze (zb einer Reise-Datenbank) übersichtlich ausdrucken, deren Preise unter 1000 liegen. Wie gehen Sie vor? Die Tabelle mit einem geeigneten Filter für die Preise filtern, die restlichen Datensätze löschen und dann die Tabelle drucken Ein Formular erstellen, filtern und die Entwurfsansicht drucken Eine Abfrage mit einem geeigneten Kriterium erstellen, dann einen Bericht auf Basis dieser Abfrage erstellen und diesen Bericht drucken Einen Bericht erstellen und nach dem Preis gruppieren 17. In dem abgebildeten Bericht, wird die Dauer wie ein Untertitel Daniela Wagner und 139

140 Fit am PC mit IT-Coaching angezeigt und innerhalb einer Dauer werden die Datensätze angezeigt. Wie geht das? Den Bericht nach der Dauer sortieren Zuerst eine Abfrage mit einem Kriterium bei der Dauer erstellen, dann erst den Bericht erstellen Den Bericht nach der Dauer gruppieren Eine Beziehung zwischen den Tabellen Reisen und Dauer erstellen 18. Die Tabellen Seminarliste und TrainerInnen sind miteinander verbunden. In welche Tabelle müssen Sie neue TrainerInnen zuerst eingeben? Das ist egal Seminarliste TrainerInnen 140 Daniela Wagner Autorin, Mediatorin, IT-Coachin & Fachtrainerin nach ISO 17024

141 Basic Computer Skills Microsoft Access 2013 Wohin würden Sie klicken? Entscheiden Sie sich bei den folgenden 12 Fragen für einen vorgeschlagenen Weg und notieren Sie Ihre Antwort jeweils neben der gestellten Frage. 19. Wohin klicken Sie in der Navigationsleiste, um einen neuen Datensatz zu erfassen? A B C D 20. Welches Symbol filtert eine Tabelle nach der aktuellen Auswahl? A B C Antwort Antwort 21. Wie wechseln Sie in die abgebildete Ansicht? A ANSICHT Normal B C Antwort 22. Sie möchten Ganzzahlen zwischen 0 und 255 eingeben. Wohin klicken Sie? A B C D Antwort Daniela Wagner und 141

142 Fit am PC mit IT-Coaching 23. Sie akzeptieren nur Bestelldaten ab dem Welche Gültigkeitsregel wählen Sie? A >* * B >= C >=# # D > Antwort 24. Sie möchten das Feld Familienname indizieren. Welche Möglichkeit wählen Sie? A B C Antwort 25. Sie möchten eine Beziehung zwischen den abgebildeten Tabellen erstellen. Welche Felder verbinden Sie? A B C ReiseNr mit ReiseNr ReiseNr mit BuchungsNr Um hier eine Beziehung zu erstellen, muss eine Buchungs-Tabelle erstellt werden, in der die ReiseNr den Primärschlüssel hat Antwort 142 Daniela Wagner Autorin, Mediatorin, IT-Coachin & Fachtrainerin nach ISO 17024

143 Basic Computer Skills Microsoft Access In welches Register klicken Sie, um ein neues Formular zu erstellen? A START B C ERSTELLEN ENTWURF D DATENBLATT Antwort 27. Wohin klicken Sie, wenn Sie in einem Bericht die Summe der reisenden Personen ermitteln möchten? A 1 B 2 C 3 D 4 Antwort Daniela Wagner und 143