Swiss Medical Informatics

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1 SMI 69 SGMI Schweizerische Gesellschaft für Medizinische Informatik Swiss Medical Informatics SSIM Société suisse d'informatique médicale Società svizzerad'informatica medicale SSMI Swiss Society for Medical Informatics Inhalt/Content/Contenu Editorial Interoperability in hospital information systems: a return-on-investment study comparing CPOE with and without laboratory integration Zufriedenheitsumfrage: wie die Schnelleinführung einer KIS-Basisinstallation bei der Benutzerschaft ankommt Das elektronische Patientendossier in der Wahrnehmung der Schweizer Ärzteschaft Einführung und Akzeptanz des ekardex am UniversitätsSpital Zürich Konzept zur Einführung der elektronischen Anmeldung der Radiologieaufträge für externe Zuweiser in der Uniklinik Balgrist Entwicklung und Implementierung der elektronischen Pflegedokumentation der Solothurner Spitäler AG: Eine Erfolgsstory!? E-Dok: Einsatz und Nutzen von Pflegeklassifikationen Universalansatz oder Plattformstrategie? Erfahrungen mit einem KIS-Rollout Qualitätssteigerung bei der Thromboembolieprophylaxe dank ealerts und Blockverordnungen Ausmass der vollständigen Automatisierung von Pflegeleistungserfassungen, basierend auf der elektronischen Patientenakte Proceedings 23. Jahrestagung SGMI Proceedings 23 es Journées annuelles SSIM EclipsePlugin zur nicht-invasiven kardiovaskulären Risikostratifizierung Dynamische Typisierung und non-monotonic Reasoning: Voraussetzungen für semantische Interoperabilität Analyse des besoins d échanges de données médicales électroniques avec la médecine ambulatoire, premiers résultats du projet Infomed Evolution of Health Web certification, through the HONcode experience Comment le Health 2.0 peut contribuer à l autonomie éclairée du citoyen

2 TABLE OF CONTENTS Editorial Marc Oertle, Christian Lovis 2 Interoperability in hospital information systems: a return-on-investment study comparing CPOE with and without laboratory integration Rodolphe Meyer, Mathias Tschopp, Christian Lovis 3 Universalansatz oder Plattformstrategie? Erfahrungen mit einem KIS-Rollout Jens Diele, Daniel Voellmy 30 Qualitätssteigerung bei der Thromboembolieprophylaxe dank ealerts und Blockverordnungen Patrick Beeler, Jürg Blaser 33 Zufriedenheitsumfrage: wie die Schnelleinführung einer KIS-Basisinstallation bei der Benutzerschaft ankommt Martin Lysser, Daniel Ratschiller, Jens Diele, Daniel Voellmy 8 Das elektronische Patientendossier in der Wahrnehmung der Schweizer Ärzteschaft Daniel Ratschiller, Sonia Capek, Roger Hullin, Daniel Voellmy 11 Einführung und Akzeptanz des ekardex am UniversitätsSpital Zürich Armin Hürlimann, Jürg Blaser 15 Konzept zur Einführung der elektronischen Anmeldung der Radiologieaufträge für externe Zuweiser in der Uniklinik Balgrist Simone Faulhaber 19 Entwicklung und Implementierung der elektronischen Pflegedokumentation der Solothurner Spitäler AG: Eine Erfolgsstory!? Matthias Odenbreit 23 E-Dok: Einsatz und Nutzen von Pflegeklassifikationen Maria Müller-Staub 28 Ausmass der vollständigen Automatisierung von Pflegeleistungserfassungen, basierend auf der elektronischen Patientenakte Marc Oertle, Andrea Baumgartner 37 EclipsePlugin zur nicht-invasiven kardiovaskulären Risikostratifizierung Heidi Guggisberg 41 Dynamische Typisierung und non-monotonic Reasoning: Voraussetzungen für semantische Interoperabilität Hans Rudolf Straub, Michael Lehmann 46 Analyse des besoins d échanges de données médicales électroniques avec la médecine ambulatoire, premiers résultats du projet Infomed Alex Gnaegi, Frédéric Fragnière 50 Evolution of Health Web certification, through the HONcode experience Vincent Baujard, Celia Boyer, Antoine Geissbühler 53 Comment le Health 2.0 peut contribuer à l autonomie éclairée du citoyen Sarah Cruchet, Maria-Ana Simonet, Vincent Baujard, Célia Boyer 56 1

3 EDITORIAL Editorial Marc Oertle, Christian Lovis Der Jahrestagung 2010 der SchweizerischenGesellschaft für Medizinische Informatik SGMI wurden zwei unterschiedliche Themenpunkte vorgegeben. Einerseits steht das Motto «Health-IT: Lernen aus Erfolg und Misserfolg» im Zentrum. Obwohl die Fachgesellschaft und mit ihr dieverwendung von ICTimklinischen Umfeld schonein stattliches Alter erreicht hat, gibt es bei zahlreichen Implementationen und Lösungsvorschlägen eine riesigevarianz, Teile davon führen zuerfolgen, andere nicht. Es liegt inder Natur der Sache, und ist in der medizinischen Fachliteratur nicht anders, dass Erfolge meist früher, prominenter und einfacher publiziert werden, als Misserfolge. Dennoch bergen gerade Letztere ein enormes Lernpotential. Nur das kritische und immer auchanalytische Betrachten von existierenden oder auch gescheiterten Lösungen bringtuns letztlich dem Ziel näher,mit dem Einsatzvon ICTdie Abläufe in klinischeninstitutionen zu unterstützen und wenn möglich zu verbessern. Dieser Kritik vermehrt Gewicht zu verleihen, wäre sicher eines der Ziele der SGMI. Andererseits steht der mit der Jahresversammlung stattfindende ehealthsummit unter dem Motto «Bridging the gap». Die beiden Themen haben vielleicht nur auf den ersten Blick weniggemeinsamkeiten. In Tatund Wahrheit ist es aber die Kluft zwischen unterschiedlichen Welten, die Erfolge und Misserfolge in der Umsetzung entscheidend beeinflussen. Dabei können intrainstitutionelle Abläufe, Personenabhängigkeiten, Widerwärtigkeiten des klinischen Pfades genau so zu Problemen führen, wie die Limitationen technischer Lösungen, die oft für eine gegebene Situation nicht in letzter Güte wirksam eingesetzt werden können. Wir hoffen, Ihnen im Namen der SGMI ein interessantes Potpourri aus der klinischen Informatik anbieten zu können, die Essenz der aus unserer Gesellschaft entstandenen BeiträgefindenSie in diesen Proceedings 2010.Herzlichen Dank allen Beteiligten und: «let s bridge the gap!» Ces 23 es Journées Scientifiques annuelles de la Société Suisse d InformatiqueMédicale sont organisées autourde deux thèmes principaux. D une part, laconférence permettra de partager nombredenos expériences: «Santé et technologies de l information: apprendre des réussites et des échecs». L usage des technologies del information s est rapidement et depuis plusieurs années étendu àtous les secteurs de la société, et donc aussi dans les environnements cliniques. Toutefois, leur développement, leur déploiement et la maturité de leur usage montrent des écarts importants et ont abouti àderemarquables succès, mais également àdes échecs, souvent gardés fortdiscrets. Cette discrépance de publicité est dans la nature des choses. Elle est bien connue enmédecine, les succès font l objet de plus decommunications que les échecs. Toutefois, ceci empêche l accès àune source très importante d enseignement et de potentiel d apprentissage. Seule une approche critique etrationnelle des solutions existantes, des succès et des échecs, nous rapproche d une meilleure utilisation des technologies de l information en clinique, dans leur usage comme dans leur amélioration continue. La promotion d une approche scientifique critique, «informatique clinique basée sur l évidence» àl image de ce qui se passe en recherche clinique, est sans aucun doute un des objectifs prioritaires delassim. Le second thème de ces Journées est dédié àunautre granddéfi de notre domaine: «Bridge the gap»:«faire des ponts»ou«comblerdes fossés», bien quecesecond thème puisse sembler bien éloigné du premier, ceci n est vrai qu en première analyse. En réalité, c est l écart entre des mondes différents, des cultures, des maturités, des technologies, qui influence de manière décisive la réussite et l échec dans la mise en œuvre de ces outils en clinique. Les processus institutionnels, les contingences personnelles, les processus deprise en charge et bien d autres éléments sont autant de sources de défis que les contraintes techniques qui sont parfois limitantes lors de leur engagement dans une situation donnée. Au nom de la Société Suisse d Informatique Médicale, nous espérons vous offrir unpot-pourri intéressant dans le domaine de l informatique clinique. Vous trouverez les publications essentielles des Proceedings éditées dans ce numéro duswiss Medical Informatics. Merci àtous pour les contributions de grande qualité et: «let s bridge the gap!» 2

4 Interoperability in hospital information systems: areturn-on-investment study comparing CPOE with and without laboratory integration Rodolphe Meyer a,mathias Tschopp a,christian Lovis a a Division of Clinical Informatics, Geneva University Hospitals, Geneva, Switzerland Summary Despite its many advantages, using acomputerised patient record is still considered as atime consuming activity for care providers.innumerous situations, timeiswasted because of the lack of interoperability between systems. In this study, we aimed to assess the time gains that nursing teams could achieve with a tightly integrated computerised order entry system. Using a time-motion method, we compared expected versus effective time spent managing laboratory orders for two different computerised systems: one integrated, the other not integrated. Our results tended to show that nurses will complete their task an average offive times faster than their expected performance (p <0.001). We also showed that a tightly integrated system provides a threefold speed gain for nurses compared to a non integrated CPOE with the laboratory informationsystem (p <0.001). We evaluated the economical benefit of this gain, therefore arguing for a strong interoperability of systems, in addition to patient safety benefits. their intent to adopt it[16]. Most of the teams are reluctant to cross the gap on the premise that CPOE is atimeinefficient or time-consuming task [1]. Different methods have been tried to objectively evaluate the impact of CPOE systems on physicians and nurses workflow in terms of time gains or losses [17 20]. Studies focused on CPOE have concluded that, if carefully implemented, it will not greatly disrupt nursing staff workflow [16, 21 22]. Research question Issues around perceived time consumption generated by e-prescribing systems represent an important barrier to rapid adoption of CPOE by nursing teams. In this paper we aim to measure the difference between perceived time spent on e-prescribing and real time measurements. We also computed time gains for nurses derived from the implementation of a second generation CPOE with a higher integration level with the Hospital Information System (HIS). Introduction Computerised physician order entry (CPOE) and e-prescribing systems constitute amajor component of electronic health records (EHR) and are identified asastrategic goal for most modern hospitals [1]. Many studies have shown strong evidence for reduction of medication errors and adverse drug events following CPOE implementation [2 4]. However, adoption of EHRs and CPOEs in hospitals has been slow due tomany factors including: the high purchase-implementation-maintenance cost of such systems, the immaturity of software products, the lack of integration between different components of a hospital information system (HIS), medical staff resistance and the emergence of new mortality and morbidity causes [1, 5 12]. EHRs actual return on investments has been debated since their inception and represents another implementation barrier. Recent studies have shown that these systems may be worth every dollar invested if implemented correctly with ahigh level ofintegration [13, 14]. Such conclusionsare nowacknowledgedbythe US administration, who are abouttokick off thearra HITECH stimulus act of 2009 [15]. Regarding CPOE, studies show a gap between medical teams perceived value on the topic and Methods The setting for the study was the Geneva university hospitals, which is a consortium of hospitals spread across four campuses and more than 30 ambulatory facilities in the state, comprising of 2200 beds, 7000 careproviders,generating over admissions and outpatient visits each year. It covers the whole range of in- and outpatient care, from primarytotertiary facilities. Acomputerised patient record (CPR), mostly developed in-house, is used in all facilities and runs on more than 7500 desktops and more than 1000 laptops. The CPR uses a Java component-based architecture with a message oriented middleware. It includes a CPOE system, called Presco ; awidelydeployed multi-purpose or- Correspondence: Dr Rodolphe Meyer Geneva Universities Hospitals Division of Clinical Informatics Rue Gabrielle-Perret-Gentil 4 CH-1211 Geneva 14 rodolphe.meyer@sim.hcuge.ch 3

5 der entry platform for drugs, radiology, laboratory and nursing care, to name a few. Presco has built-in decision support, such as information on drugs, specific rules according to specialty, (for example paediatric orders); it supports order sets, various kinds ofalerts and reminders up to complex clinical pathways. It is tightly integrated with the CPR, thus rules can be based on laboratory or other clinical information. The current study takes benefit from the fact that we still use a specific user interface for laboratory requests (Requests used by nurses to rewrite orders given by physicians in the CPOE). The direct link between the CPOE and the laboratory system is available, but the study was performed during the rollout of the direct link, thus allowing the time that was spared by building the direct link to be measured. Data collection method We used time-motion methods to evaluate time spent on computers by nurses, either transcribing order entries from Presco to Request or directly validating order entries in Presco, using the direct link. In addition, and for each way, nurses were first asked to subjectively evaluate the time they would spent doing the job. Time-motion methods are considered the gold standard as they capture the nurses tasks continuously during a set time interval (here the computer activity related to e-prescribing) [23]. The time motion measures were performed, by the same person during Autumn 2008, in a geriatric ward on 101 prescribing tasks in 33 units involving 66 nurses. is purely subjective depending on the expected complexity of the order entry task. For our sample, we calculated an average 284 seconds (4 minutes and 44 seconds) of estimated time consumption per patient s order entry set. The maximum estimation was 10 minutes (600 sec.) and the minimum estimation was 3 minutes (120 sec.). Treq: the variable Treq represents the observed time spent by nurses to complete their order entry in the Request environment. Thismeasureisobjective.Forthecurrentsample, we calculated an average 180 seconds (3 minutes) of measured time consumption per patient s order entry set. The maximum measure was 8 minutes (480 sec) and the minimum Table 1 Order entry values. Nbpr Chkb Labs Nonc Maximum Minimum Median Mean Std Dev Std Err Mean Upper 95% Mean Lower 95% Mean Variance Skewness Kurtosis Coef. ofvariation Statistical analysis Statistical analysis was performed using PASW Statistics17 and SAS-JMP8 software suites. We didn t apply normal law since the number of observations (100) didn t respect Gaussian distribution for all the parameters (Kolmogorov-Smirnov test stat. p <0.05) and variances were heterogeneous (Bartlett test p <0.05). We used Z-test to compare means. Results Order entry values Nbpr: the variable Nbpr represents the number of prescribed exams entered in Presco for one patient. The maximumnumberwas 26 in the sample with amedian of 9exams per patient (Mean 8.82). Chkb: the variable Chkb represents the number of checkboxes needed to validate the exams using the direct link.the maximum number was 16 in the sample with amedian of 6.5 boxes to check per patient. The difference between Chkb and Nbpr is explained by the use of order sets that regroups orders in one entry. Time observed and measured Test: the variable Test represents the estimated time that nurses expect to require to process the job. This estimation Labs: the variable Labs represents the number of different laboratories that will perform the lab analysis. This number reflects the quantity of stickers printed to identify samples that will be carried to the various laboratories. Amaximum number of 5different labs were concerned in our study with amedian of 3(Mean 2.67). Nonc: the variable Nonc represents the number of lab exams that cannot be prescribed using CPOE. This number reflects the quantity ofexams that cannot be e-prescribed and need paper work to be sent. 68% of the patients in the sample were not concerned; 19 patients had one Nonc exam; 8patients had two and 5patients had three or four Nonc exams. Table 2 Time observed and measured in seconds. Test Treq Tpre Maximum Minimum Median Mean Std Dev Std Err Mean Upper 95% Mean Lower 95% Mean Variance Skewness Kurtosis Coef. ofvariation

6 measure was 1.5 minutes (90 sec.). Tpre:the variable Tpre represents the observed time spent by nurses to complete the job using the direct link,thus only validating the order. This measure was objective. For the sample, we calculated an average 51 seconds of measured time consumption per patient s order entry set. The maximum measurewas 1 minute and the minimum measure was 45 seconds. Potential gain Means comparison of the estimated time (Test) versus measured time(treq) to complete an order entry in the Request environment showed a gain of 104 seconds on what was expected by nurses (3 minutes instead of 4minutes 44 seconds). The Z-test confirms the relevance of the comparison with a high level of significance (p <0.001). Means comparison of the estimated time (Test) versus measured time (Tpre) to complete an order entry in the Presco environment showed a gain of 233 seconds on what was expected by nurses (less than one minute instead of 4 minutes 44). The Z-test confirms the relevance of the comparison with a high level of significance (p <0.001). Means comparison of the measured time in the Request environment (Treq) versus measured time (Tpre) to complete an order entry using the direct link showed a gain of 129 seconds compared to retranscription of orders in the Request environment (less than one minute instead of 3 minutes). The Z-test confirms the relevance of the comparison with a high level of significance (p <0.001). Table 3 Potential gain in seconds (p <0.001). Test vs Treq Test vs Tpre Treq vstpre Maximum Minimum Median Mean Std Dev Std Err Mean Upper 95% Mean Lower 95% Mean Variance Skewness Kurtosis Coef. ofvariation Ztest Dof Time observed and measured related to number of exams Test/N: the variable Test/N represents the estimated time that nurses expect to spend to type their order entry on the keyboard (Test) divided by the number of exams to enter (N). This estimation is purely subjective depending on the expected complexity of the order entry task and experience doing so. For our sample, we caluclated an average 55 seconds of estimated time consumption by each patient s order entry with a median of 30 seconds per order entry. The maximum estimation was 6 minutes (360 sec.) and the minimum estimation was 9seconds average time per order entry. Treq/N: the variable Treq/N represents the measured time that nurses spent to type their order entry (Treq) inthe Request environment divided by the number of exams to enter (Nbpr). This estimation is objective. In the current sample, we calculated an average 37 seconds of time consumption by each patient s order entry with a median of 21 seconds per order entry. The maximum measure was 4 minutes and 10 seconds (250 sec.) but concerned only two nurses. The minimum measure was 7 seconds average time per order entry. Tpre/N: the variable Tpre/N represents the measured time that nurses spent to validate the order that has been sent automatically using the direct link (Tpre)divided by the number of exams to enter (Nbpr). This estimation is objective. In our sample, we calculated an average of 11 seconds of time consumption by each patient s order entry with a median of 5.6 seconds per order entry. The maximum measure was 52 seconds per order entry but concerned only two nurses. Ten nurses had an average time of entry per order of more than 45 seconds. The minimum measure was around 2 second average time per order entry. Table 4 Time related to number of exams. Test/N Treq/N Tpre/N Maximum Minimum Median Mean Std Dev Std Err Mean Upper 95% Mean Lower 95% Mean Variance Skewness Kurtosis Coef. ofvariation Potential gain related to numbers of exams Means comparison of the estimated time (Test/N) versus measured time (Treq/N) to complete an order entry in the Request environment considering the number of exams to enter (N)as afactor,showed an average gain of 18 seconds per order entry on what was expected by nurses. The Z- test confirms the relevance ofthe comparison with ahigh level of significance (p <0.001). Means comparison of the estimatedtime (Test/N) versus measuredtime (Tpre/N) to complete an order entry in the Presco environment considering the number of exams to enter (N) as a factor, showed an average gain of 44 seconds on what was expected by nurses per factor (almost five times faster than expected). The Z-test confirms the relevance of the comparison with a high level of significance (p <0.001). Means 5

7 comparison of the measuredtime in the Request environment (Treq/N) versus measuredtime (Tpre/N) to complete an order entry in the Presco environment considering the number of exams to enter(n)asafactor,showed again of almost 26 secondsonwhat was achieved by nurses in the old system (more than three times faster than in the former system). The Z-test confirms the relevanceofthe comparison with a high level of significance (p <0.001). Table 5 Potential gain related to number of exams (p <0.001). Test/N vs Test/N vs Treq/N vs Treq/N Tpre/N Tpre/N Maximum Minimum Median Mean Std Dev Std Err Mean Upper 95% Mean Lower 95% Mean Variance Skewness Kurtosis Coef. ofvariation Ztest Dof Influence of the number of exams in the time estimated and observed Plotting Test and Treq with the Nbpr confirms a positive correlation between these variables. This relationship diminishes when plotting Tpre with Nbpr.The number of order entries to type in the system does not influencethe time consumption in the same amount compared to the older system or the nurses estimation. 100% of the time needed in Presco to complete order sets ranged between 45 to 60 seconds. Gain from Presco regarding the number of exams Time gain from the Presco system plotted against the number of exams shows ahigh timegain level when the number of exams increased in volume. The orthogonal fit ratio has aslope of 39. Figure 1 Influence of the number of exams. Discussion and conclusion There are several limitations to this study. The level of nurses technophilia has not been evaluated, but is certainly accountable in the observed results. Even if we can assume a fairly distributed level (only one or two extra ranged time) in the dataset, this will certainly be a variable to measure and integrate in future work. Several other parameters associated with technophilia would be interest- Figure 2 Gains from presco related to N. 6

8 ing to collect (age,countryoforigin, levelofacademic formation,training courses followed, seniority in the hospital, etc.). Another limit of the study lies in the type of care provided in the selected ward. Measurements should be performed in other hospital wards with a high level of complex and various order entries (intensive care units, emergency departments, etc.) along with acute and short-term care wards. The time period and the number of observed orders should also be increased. Anautomated process monitoring this activity could also be integrated in the HIS and study nurses behaviour regarding future developments of the CPOE. In this study, we wanted to answer two different questions. Firstly we wanted to verify the hypothesis that nurses tend to overestimate the time spent using the CPOE system. We showed that they work five times faster than their own estimation with adirect highly integratedcpoe system (Presco). This assessment also applies to an older system where they have to type their orders on akeyboard from one system (Request) to another (Presco). With this legacy system, they still overestimate their time consumption by 33%. Secondly we wanted to document the return on investment from the development of atight integration between CPOE and the laboratory information system. Such integration is often available, but while the cost of interoperability is frequently evaluated,the economical benefit of interoperability is rarely documented.our data confirmed that building a tight interoperability system would allow the system to be used three times as fast, saving an averageof26secondsper order entry.another interesting point is that the number of exams to process by nurses in Presco is not a major determinant of the total time spent. For a number of exams ranging from 1 to 26, the time spent will be between 45 to 60 secondsinthe new system (90 to 480 without interoperability).this is a direct consequence of the efforts put into the ergonomics of the system and the broad interaction between computer scientists and physicians to design order sets well tailored to daily medical activities. Finally,one can hope that the time gains evidenced in this research could be employed in numerous ways aiming to enhance the quality of care delivered in the hospital. Considering the aspect of analytical accounting, the average salary of the nurses involved in this studywas 0.73 dollars per minute of working time. Incorporating interoperability saved 2600 seconds (43 minutes) of working time for the 100 order sets studied.about 20000lab orders are generated by physicians each month using the CPOE, each order containing at least one analysis but usually much more, and thus this represents apotential $6325 of working time equivalent saving per month. Acknowledgments We are especially thankfultoall nurses of the Department of Geriatrics and Rehabilitation who participated to the study. This work has been partly funded by the European FP7project DebugIT andthe Canton of Geneva, PL References 1 Ash JS, Bates DW. Factors and forces affecting EHR system adoption: report of a 2004 ACMI discussion. J Am Med Inform Assoc. 2005; 12(1): Bates DW,Leape LL,CullenDJ, Laird N, PetersenL. Effectof computerized physician order entry and a team intervention on prevention of serious medication errors. JAMA. 1998;280(15): Bates DW, et al. 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9 Zufriedenheitsumfrage: wie die Schnelleinführung einer KIS-Basisinstallation bei der Benutzerschaft ankommt Martin Lysser, Daniel Ratschiller, Jens Diele, Daniel Voellmy Informatik Inselspital, Universitätsspital Bern Summary Between November 2008 and April 2009 the first part of an integrated electronic patient record integriertes Patientendossier (i-pdos) was introduced in the University Hospital of Bern (Inselspital). The system was rolled out in 24 clinics within six months. The functionality in this first step comprised report writing, medical history and status documentation, the problem list and the drug and diagnosis documentation. As a part of the quality assurance of the project, asurvey was carried out at the end of August The survey was implemented using the webbased tool SurveyMonkey users were invited to participate via . It comprised 20structured questions with optional free text entry. The answers were recorded directly in SurveyMonkey and the evaluation took placeinsurveymonkey andinmicrosoft Excel.30.5% of the users answered the questions. The overall score was more on the positive than on the negative side. The main criticism concerned the electronic report-signing process and a lack of on-site user support after the very short introduction period. Positive feedback was received in the topics of system speed and stability. The problems were discussed inthe project team, and an action plan was implementedtoimprove the project quality,the future training and the user satisfaction. Einleitung Nach umfangreichen Vorbereitungen wurde zwischen November 2008 und April 2009 die erste Stufe eines integrierten Patientendossiers (Projektname: i-pdos) als «Basisdossier Stufe 1» in 24 Kliniken, die bis anhin noch kein Klinikinformationssystem einsetzten,eingeführt.der Umfang war im Wesentlichen die Ablösung diverser einfacher Berichtsablagen, die zwischen den Ärzten und den Sekretariaten bereits eingesetzt wurden.so stand die Arztbriefschreibung im Vordergrund, der Funktionsumfang umfasste aber auch die ärztliche Anamnese, die Erhebung des Status, Medikamente bei Eintritt und Austritt, die Erfassung einer Problemliste und deren Überführung in konkrete Austrittsdiagnosen und die Verlaufsdokumentation, die aggregiert und für den Austrittsbericht zur Verfügung gestellt werden kann. Grundsätzlich sollten die Strukturen und Rollenverteilungen bestehen bleiben: Wo vorwiegend diktiert wurde, sollte das auch weiterhin möglich sein. Genauso sollten Ärzte, die viel selbst schrieben, durch die neue Applikation unterstützt werden. In einem Schnellverfahren wurden jeweils pro zwei Wochen je vier Kliniken eingeführt. Der Grund für die rasche Kadenz war das Bedürfnis, in möglichst kurzer Zeit ein flächendeckendes Fundament für den Aufbau weiterer Funktionen zur Verfügung zu haben. Unklar war, wie die Benutzerschaft auf das flächendeckend einheitliche und rasche Vorgehen reagieren würde. Um die zahlreichen Reaktionen und über 1000 Änderungswünsche oder Problemmeldungen zu objektivieren, wurde knapp 6 Monate nach Abschluss der Einführung eine Benutzerumfrage lanciert. Zielsetzungen Die Umfrage war Teil des Abschlusses der ersten Einführungsstufe und war auch Teil der Qualitätssicherung im Projekt. Die Ergebnisse der Umfrage sollten die tatsächlichen Probleme objektivieren und es erlauben, Brennpunkte zu benennen und deren Lösung voranzutreiben [1]. Material und Methoden Fragebogen Der Fragebogen enthielt 22 geschlossene Fragen zur Erleichterung der Antworten und der Auswertungen. Die Fragen wurden so einfach wie möglich formuliert und für die Beantwortung eine Likertskala in 5 Stufen von «nicht zutreffend» bis «voll zutreffend» zur Auswahl angeboten. Für jede Frage wurde ein Freitextfeld eingefügt. Damit wurden die Antwortenden animiert, auch ihre Emotionen und Anregungen kundzutun. Die zum Schlussabgefragten soziodemographischen Merkmale dienten der genaueren Beschreibung der Nutzergruppen. DieFragendeckten fol- Korrespondenz: Martin Lysser Medizin- und Pflegeinformatiker,Teilprojektleiter i-pdos Service Center Medizinische Applikationen Direktion Dienste, Informatik Inselspital, Universitätsspital Bern CH-3010 Bern martin.lysser@insel.ch 8

10 gende Bereiche ab: Umgang mit i-pdos allgemein, Dokumentationsmöglichkeiten in i-pdos, Fragen zur Berichterstellung, Einführung und Unterstützung, persönliche Angaben. Organisation der Online-Umfrage Für die Online-Umfrage wurde SurveyMonkey [3] ausgewählt.mittelsstructured-query-language-abfragewurde aus i-pdos eruiert, wer schon mindestens einmal eingeloggt war.das Resultat lieferte Vornamen und Namen und wurde in einer weiteren SQL-Anweisung zu -Adressen erweitert, die direkt in den SurveyMonkey übernommen werden konnten. Insgesamt wurden so über 1000 Personen persönlich per zur Umfrage eingeladen. Mit der in SurveyMonkey enthaltenen -Funktion konnten die Benutzer, die bis zur Halbzeit der 4 Wochen dauernden Umfrage nicht geantwortet hatten, automatisiert nochmals angeschrieben und auf die Umfrage aufmerksam gemacht werden, so dass schliesslichein Drittel der Angeschriebenen den elektronischen Fragebogen öffneten. Alskleiner Motivator wurden 4 2Kinogutscheine unter den Einsendern verlost. Auswertung Die Auswertungen lassen sich einfach in SurveyMonkey erstellen.dabei können beispielsweise Grafiken direkt exportiert werden. Auch konnten die gesamten Antworten in Excel übernommen und ausgewertet werden. Neben den Grafiken interessierten die schriftlichen Antworten besonders. Kommunikation der Resultate Die Resultate wurden als Zusammenfassung auf der Intranetsite des Projekts allen MitarbeiterInnen des Inselspitals zugänglich gemacht. Eine umfassendere und alle Rückmeldungen umfassende Auswertung lag der Projektleitung und dem Lenkungsausschuss vor.aufgrund der Rückmeldungen konnten einzelne Problembereiche genauer eingegrenzt und zur Lösung priorisiert werden. Resultate Es wurden alle 1041 Personen angeschrieben, die sich mindestens einmal am System angemeldet hatten. Insgesamt haben 366 geantwortet, vollständig haben 318 (30,5%) geantwortet. Nicht geantwortet haben 675; 7 Personen haben die Umfrage aktiv abgelehnt. Da es möglich war, einzelnefragenzuübergehen, mussjede Frage in Bezug auf die Anzahl der Antworten individuell betrachtet werden. Die Umfrage umfasste zwar alle Berufsgruppen. Da praktisch ausschliesslich Ärzte und Sekretariate mit der Basisdossier-Stufe 1 arbeiteten,kamen die Antworten jedoch vor allem aus diesen Berufsbereichen. Obwohl nur Personen zur Umfrage eingeladen waren, die sich schon einmal am i-pdos angemeldet haben, geben 3,7% an, dass sie sich noch nie angemeldet hätten. Die wichtigsten Resultate Die demografischen Aspekte zeigten,dass 73,4% der Antwortenden Frauen waren und dass 40% der UmfrageteilnehmerInnen zwischen 30 und 39 Jahre alt waren. Diese Werte weisen auf die nächste Antwort hin, die aufzeigt, dass die, die intensiv mit i-pdos BS1 arbeiten, vor allem Assistenz- und Oberärzte (40%) sowie die Sekretärinnen (24%) sind. Eine Mehrheit der Umfrageteilnehmer von rund 60% nutzen i-pdos schreibend, rund 40% lesend. Rund die Hälfte der Teilnehmenden schätzen die Bedienbarkeit als eher positiv (169), die andere (150) als eher negativ ein. Dabei ist die Gruppe der vehementen Kritiker 3 grösser als die der sehr Zufriedenen. Die monierten Punkte betrafen vor allem Punkte wie zu vieles Klicken, die kleine Schrift und die Bedienbarkeit des Systems. Die Geschwindigkeit der Applikation wird von der Mehrzahl der User als gut bis zufriedenstellend beurteilt. Die Stabilität wurde von allen Fragen am besten beurteilt. 94,6% haben von genügend bis sehr gut bewertet. Einige der negativen Kommentare beziehen sich auf den fehlenden Zugang wegen restriktiver Berechtigungen. Auf die Frage «Welche Funktionen vermissen Sie am meisten?» wurde am häufigsten die Übersichtlichkeit der Benutzeroberfläche kritisiert. 19,3% waren der Ansicht, dass sichdie Datenerfassung gegenüber ihrem alten «System» verschlechtert habe, 2,9% wollen i-pdos nicht nutzen. Hingegen waren über 50% mit den Möglichkeiten, die Daten zu erfassen, zufrieden bis sehr zufrieden. Auf die Frage «Hat i-pdos Ihre Arbeit erleichtert?» meinten 45%, dass i-pdos ihre Arbeit etwas bis sehr erleichtert habe. Für 21%hat sichnichtsverändert, und etwas weniger als ein Drittel empfand seine Arbeit schwieriger. 60% brauchten für ihre Dokumentation gleich lang oder waren bereits schneller mit i-pdos. 70% der Benutzenden beurteilten die Möglichkeiten der Berichtschreibung gleich oder besser als mit ihrem alten System. Die Funktion zum elektronischen Visieren der Berichte wurde von fast 50% als gut bis sehr gut beurteilt. 36% fanden diesen Prozess schlecht bis sehr schlecht. Die Einführung des Systems wurde von 80% der Antwortenden positiv erlebt, insbesondere die Betreuung vor Ort haben über 70% geschätzt. 40% beurteilten den Support nach Einführung als zufriedenstellend, und 50% erachteten den Support als gut bis sehr gut. 60% fanden das Lernangebot auf dem Intranet (Easy Learn )als hilfreich, während über 30% nichts damit anfangen konnten. Über 90%der BenutzerInnen sind zufrieden mit der Informationspolitik (Projektkommunikation). Diskussion Die Rücklaufquote von 30,5% lag für solche Umfragen im üblichen Rahmen. Zum Zeitpunkt der Umfrage konnten noch keine Informationen beim Aufruf von i-pdos aufge- 9

11 schaltet werden, wie dies bei einer vergleichbaren Umfrage andernorts möglich war und dort eine Rücklaufquote von 77,4% erbrachte [2]. DieUmfrage brachte bei den Skalen-Antworten ein mehrheitlich positives Feedback. Die Freitextantworten vervollständigten das Bild, ergaben aber ein eher negativeres Bild als die gewählten Skalenstufen. Vermutlich haben die negativ Antwortenden ihren Anliegen eher schriftlich Ausdruck verliehen als die positiv Antwortenden. Von vielen werden der umständliche Visumsablauf und die damit verbundenen Mehraufgaben für das Sekretariat oder den Oberarzt genannt. Dazu gab es über 140 schriftliche Rückmeldungen, die sorgfältig ausgewertet wurden. Dabei musste festgestellt werden, dass der Visumsablauf zwar ein komplexer Vorgang ist, dass aber die konsequente Umsetzung zu erblicher Qualitätssteigerung und letztlich auch zu Zeitgewinn führen kann, was einige Antworten auch bestätigen. Einige Aussagen liessen vermuten, dass die Funktionalitäten nicht verstanden wurden und deshalb Features negativ beurteilt wurden, während andere Nutzer genau dieselbe Funktionalität explizit lobten. Andere häufig geäussertekritik betraf die Schulung und das relativ kurze Coaching, das aufgrund der raschen Einführungskadenz nur während 2Wochen proklinikangeboten werden konnte. Mehrheitlich positiv beurteilt wurde das elektronische Lernangebot. Interessant dabei ist, dass die Klickstatistik (Anzahl Aufrufe von EasyLearn )sehr mager ist. Lessons learned Nach sorgfältiger Auswertung der Kritikpunkte wurden 10 Sofortmassnahmen und 9 mittelfristige Massnahmen zu derenlösung oder Milderung festgelegt. DieMassnahmen wurden den Benutzenden mit den Resultaten zusammen kommuniziert, mit dem Ziel, bei der nächsten Umfrage signifikante Verbesserungen zu erreichen. Der Massnahmenkatalog umfasste folgende Punkte. 1. Sofortmassnahmen: Rechtschreibeprüfung mit der Taste F7 aufrufen, verbesserte Textbaustein-Funktion,Import von PDF, PACS-Schnittstellen, grössere Schrift, Rollenwechselfunktion (v.a. für Ärzte, die über verschiedene Stationen arbeiten), Suchfunktionen: erweiterter Personensuchdialog, Volltextsuche für jeden Benutzer, Suche nach Erkrankungen, Operationen, Diagnosen und Berichtssuche, Controlling mit verbesserter Volltextsuchfunktion. 2. Schulungen für obligatorisch erklären. Zu Beginn der Einführung wurde vor allem für die Ärzteschaft nur eine Präsentation in einem Hörsaal oder an einem Rapport durchgeführt. Im Laufe der Einführung wurdediesepraxis geändert und für die Ärztinnen und Ärzte eine 1,5-stündige Schulung vor einem PC angeboten. Das Angebot wurde allerdings auch dann unterschiedlich genutzt. Für die Einführung der Konsilien- und Verordnungsfunktionen im Rahmen der Basisdossier-Stufe 2 werden die Ärzte zu einer 1 2-stündigen Schulung eingeladen. 3. Funktionen immer wieder zeigen während der Einführung.Nach der Umfragewurde erkannt,dass in der Schulung zwar alle Funktionen gezeigt wurden,dass dann aber in der Praxis nur einteil der Funktionen verwendet wurde. Dies führte teilweise zu unerwünschtem Verhalten der Applikation. Die Einführenden müssen vor allem während der Coachingzeit vor Ort darauf achten, dass die Funktionen korrekt angewandt werden. 4. Praktische Begleitung verlängern.wie aus den Antworten und Bemerkungen der Umfrage hervorging, merkte man, dass ein Teil der Funktionen nicht bekannt waren oder dass sie falsch angewandt wurden. Dies hat sich auch gezeigt, wenn die EinführungskoordinatorInnen ab und zu spontan in den Arzt- oder Sekretariatsbüros auftauchten. Oft konnten sie einen Handgriff korrigieren oder auf den Umgang mit Funktionen hinweisen. Diese Spontanhilfe soll verstärkt werden. 5. Die Zeit zur Lösung von Kritikpunkten verkürzen. Als Massnahme wurden häufig genannte Kritikpunkte in der Softwareentwicklung hoch priorisiert; die personellen Ressourcen in der Softwareentwicklung wurden um ca. 20% erhöht. 6. EasyLearn soll weiterhin angeboten werden, aber die einzelnen Snacks sollen noch prägnanter und kürzer werden. EasyLearn wurde zusätzlich zur üblichen PC-Schulung eingesetzt. Dabei konnten die TeilnehmerInnen aus verschiedenen Kurzschulungsfilmen auswählen. Die Klickstatistik zeigte allerdings, dass nur wenige die Snacks durchgearbeitet haben. Für die nächsten Einführungen sollen wieder abschnittweise Funktionen am Bildschirm aufgezeichnet und kommentiert werden. Um sicherzustellen, dass die Nutzer das Angebot abarbeiten, kann der Abschluss überwacht und bestätigt werden. Die nächste Umfrage mit den gleichen Fragen soll in der zweiten Hälfte 2010 durchgeführt werden. Literatur 1 Gnaegi A. Satisfaction des utilisateurs du dossier patient. Swiss Med Informatics. 2006;59: Blaser J. Akzeptanz und Nutzen eines integrierten Klinikinformationssystems. Swiss Med Informatics. 2006;61:4 6. 3http://de.surveymonkey.com 10

12 Das elektronische Patientendossier in der Wahrnehmung der Schweizer Ärzteschaft Welche Sorgen der Ärzteschaft müssen bei der Umsetzung von ehealth-projekten berücksichtigt werden? Daniel Ratschiller a,sonia Capek Gubser b,roger Hullin c,daniel Voellmy a a Informatik Inselspital Bern b Psychiatriezentrum Wetzikon Clienia Schlössli AG c Universitätsklinik CHUV Lausanne Summary The Personal Health Record (PHR) is at the centre of the ehealth strategy ofthe Swiss government and should be introduced throughout Switzerland by Inthe long term the EPR will replace the paper based clinical records the tool of the physician. This will happen in hospitals as well as in the doctor s practices. Therefore, doctors have anatural interest in influencing the development of their new tool. Similar to the launch ofanew product,the PHRwill be successful if it meetsthe daily requirements. This fact was investigated in the present paper byasking physicians for their opinion on the PHR design, contents, access rules, opportunities and limitations. An online survey based on was performed in order to examine on how the futurephr is perceived. The survey was performed on arandom sample of Swiss medical doctors taken from an address register ofasupraregional university hospital. In summary the physicians involved agreed on the following statements: (1) they would prefer tohave anationwide state controlled organisation/regularisation of ehealth; (2) the patients should be requiredtodefine the admission rights to their dossiers in advance; (3) physicians from hospitals and medical practices as well as patients will profit from an EPR in terms of alive long patient chart; (4) there are concerns about potential abuse as well as time and administrative effort (causing additional costs for the physicians); (5) the quality of information, of the effectiveness of medical and administrative processes as well as the safety of the treatment will improve; (6) the EPR has to be structured using the daily business requirements of the medical doctors; (7) any future tool must besuitable for daily use which will be essential for asuccessful implementationofthe national ehealth strategy. Our survey results highlight important aspects of the PHR which should be implemented to gainacceptance andpracticability.atthe same time the results indicate that Swiss physicians want to participate in the development of the PHR. Einleitung Das Gesundheitssystem ist weltweit in einem ständigen Wandel begriffen. Dies durch kontinuierlichen Erkenntniszuwachs einerseits, Weiterentwicklungen von Technologien zur Erkennung von Erkrankungen und neuen Behandlungsmöglichkeiten sowie stetig steigende Kosten andererseits. Das elektronische Patientendossier steht im Zentrum der ehealth-strategie des Bundes und soll gemäss Koordinationsorgan ehealth Bund-Kantone bis 2015 flächendekkend in der Schweiz verfügbar sein (vgl. Ziel A7 in Strategie «ehealth» Schweiz [1] vom 2007). Langfristig wird das elektronische Patientendossier wohl die papierbasierte Krankengeschichte das Arbeitsinstrument der Ärzte sowohl in der Praxis als auch im Spitalersetzen. Es wurden vom Koordinationsorgan ehealth Bund-Kantone grundlegende Empfehlungen [2] zu «Standards und Architektur» erarbeitet, welche von Interessenverbänden wieder FMH unterstützt werden. Derartige Empfehlungen durch die Standesvertretung aller in der Schweiz tätigen Ärztinnen und Ärzte sind wesentlich für die Strukturierung elektronischer Patientendossiers hinsichtlich Form und Inhalt. Gleichzeitig sind derartige Guidelines ein unmissverständliches Signal, dass die ehealth-strategie Schweiz positiv durch die Standesvertretung der Ärztinnen und Ärzte in der Schweiz mitentwickelt wird (Zwischenbericht ehealth Schweiz , Seite 21[3]). Ein Teil der Ärzteschaft bemängelte jedoch, dass Praxis- und Spital-Ärzte zu wenig in die Entwicklung ihres neuen Arbeitsinstrumentes einbezogen würden [4]. Diesen Umstand griffen die Autoren, allesamt Mediziner, im Sommer 2009 im Rahmen einer emba-masterarbeit an der Privaten Hochschule Wirtschaft Bern auf, indem sie Korrespondenz: Daniel Ratschiller Service Center Medizinische Applikationen Direktion Dienste, Informatik Inselspital, Universitätsspital Bern CH-3010 Bern daniel.ratschiller@insel.ch 11

13 Ärzteder Schweiznach ihrer Einschätzung des elektronischen Patientendossiers hinsichtlich Gestaltung, Inhalt, Zugangsregelungen und weiterer Möglichkeiten und Limitationen befragten. Diese «Kundenbefragung»sollte einen der ersten Schritte im Rahmen eines marketing-strategischen Vorgehensdarstellen, um das künftigeproduktkundenorientiert entwickeln zu können, damit es bis 2015 mit hoher Akzeptanz im Alltag eingesetzt werden kann. Zielsetzungen Erklärtes Ziel der Umfrage war,festzustellen, wie sehr das aktuelle Thema ehealth die schweizerische Ärzteschaft bereits beschäftigt und welche Sorgen bei der Umsetzung von ehealth-projekten berücksichtigt werden müssen. Die Masterarbeit sollte mit Hilfe einer schriftlichen Online-Befragung die Wahrnehmung des elektronischen Patientendossiers bei Schweizer Ärzten dokumentieren. Das Ziel war die Erstellung eines relevanten Meinungsbildes, welche künftig als Grundlage für die Weiterentwicklung von Empfehlungen der Standesorganisation der Ärzte dienen kann. Material und Methoden In der Arbeit wurde das Instrument einer -gekoppelten Online-Umfrage (Dienstleister: «Surveymonkey») eingesetzt. Zunächst wurde der Ansatz verfolgt, über eine Anfrage bei der ärztlichen Standesorganisation (FMH) -Kontakte mit Kollegen herzustellen, was sichjedoch im vorgegebenen Zeitrahmen leider nicht realisieren liess. Die Umfrage wurde daher mit einer Stichprobe von Schweizer Ärzten durchgeführt, von welchen -Informationen als Geschäftspartner des Berner Inselspitals verfügbar waren. Es wurden schweizweit3567 Ärztinnen und Ärzte per eingeladen, an der Umfrage teilzunehmen, aus allen möglichen Fachdisziplinen, sowohl Praxis- wie Spitalärzte. Die geografische Verteilung der berücksichtigten Adressen ist in Abbildung 1grafisch dargestellt. Zwar wurden die Fragebogen aus Ressourcengründen ausschliesslich in deutscher Sprache verfasst, dennoch trafen erfreulich viele Antworten auch aus anderssprachigen Kantonen ein. Die Umfrage wurde im Sommer 2009 durchgeführt (vom bis ). Der Fragebogen enthielt 20 Fragen zum ehealth-themenkreis, welche nach entsprechendem Literaturstudium [5 7]durch die Autorengruppe zusammengestelltwurden. Diese umfassten neben der demografischen Erhebung der Umfrageteilnehmer (Alter, Geschlecht, FMH-Titel, Spital oder Praxis-Tätigkeit) grundsätzlich strukturierte Multiple-Choice-Fragen, bei denen aber zusätzlich auch Raum für Freitext-Antworten gelassen wurde. Die Fragen reichten von der persönlichen Haltung gegenüber dem Thema ehealth über die Befürwortung einer staatlichen oder privatwirtschaftlichen Steuerung von ehealth-projekten bis zu Detailfragen zum zukünftigen elektronischen Patientendossier: Es wurde z.b. nach der Akzeptanz eines dezentralen Modells mit vorgängiger Zugriffseinwilligung der Patienten gefragt, nach Stakeholdern einer solchen Lösung,nach der Einschätzung der grundsätzlichen Notwendigkeit für elektronische Patientendossiers, nach den grössten Bedenken und den grössten erwarteten Vorteilen, nach den zwingenden Inhalten administrativer und medizinischer Art, nach Zugriffsfragen (wer soll Lese-/Schreibrecht erhalten),ob gewisse Einträge nur bestimmtenfachrichtungen zugänglich sein sollten (Psychiatrie, Genetik, Infektiologie, Gynäkologie), ob ein Zugriff erst nach Patienteneinwilligung als praktikabel beurteilt wird und ob es Präferenzen gibt für ein Bring- oder Holprinzip (d.h. ob eher eine unaufgeforderte Zustellung von Informationen an zuständige Ärzte oder ein aktives Abrufen seitens zuständige Ärzte bevorzugt wird). Die Auswertungen wurden durch verschiedene Programme unterstützt, die entsprechenden Werkzeuge des Onlinetools wurden wo nötig mit Microsoft Excel,der Statistiksoftware SPSS und ArcView GIS ergänzt. Resultate Abbildung 1 ehealth-umfrage geographische Übersicht über die Stichprobe angeschriebene Ärzteadressen. Von3567 Umfrageeinladungen konnten 646 Antworten ausgewertet werden, was einer Rücklaufquote von 18,1% entspricht. Von der Möglichkeit, neben den Multiple-Choice-Antworten auch Freitext zu formulieren, wurde rege Gebrauch gemacht. Im 12

14 Rahmen dieses Beitrages kann nicht auf sämtliche Resultate der Umfrage eingegangen werden, weshalb wir eine Auswahl vorgenommen haben. Zusammenfassend bekannte sich eine Mehrheit der befragten Ärzte zu folgenden Statements: Dass ehealth besser staatlich gesteuert und national einheitlich zu organisieren/reglementieren ist. Nennung von 56,8% der Ärzte (gegenüber dem selbstorganisierenden, privatwirtschaftlichen Ansatz 43,2%). Dass der Patient Schreib- und Leserecht vorgängig regelt (genannt von 76,9%, gegenüber 23,1%, die für einen Zugriff ohne Patienteneinwilligung sind). Dass hauptsächlich Spitalärzte (82,5%), Praxisärzte (81,3%) und Patienten (77,4%) von dem elektronischen Patientendossier im Sinne einer lebenslangen Krankengeschichte profitieren, weniger jedoch Versicherer (37,4%), Pflegerische und Paramedizinische Berufe (26,7%) und Behörden (18,5%). Dass grosse Bedenken hinsichtlich des Missbrauchspotentials (von 88,2% genannt) und des zusätzlichen administrativen/zeitlichen Aufwands(55,8%) bestehen. Befürchtung von Zusatzkosten zulasten der Ärzteschaft wurden von 46,3% genannt. Dass sich auf der anderen Seite Informationsqualität (76,7%), Effektivität medizinischer und administrativer Abläufe (70,4%) und Behandlungssicherheit (62,8%) verbessern dürften. Dass das elektronische Patientendossier entsprechend den Anforderungen im ärztlichen Alltag strukturiert sein muss [8]. Dass bei Zugriffsfragen dem Patienten selber von 69,9% der Ärzte ein vollumfängliches Leserecht eingeräumt wird, dass sich aber 55,0% kein Schreibrecht des Patienten vorstellen können. Deutlich wurde ausserdem, dass die Dossiereinsichtnahme seitens nicht-ärztlicher Akteure wenig erwünscht ist, z.b. sind 51,8% gegen ein Leserecht fürvertrauensärzte, 42,6% gegen ein solches Abbildung 2 Diagramm zur Frage 3. welche Facharzttitel die Umfrageteilnehmer führen. für Paramedizinische Berufe und 93,4% gegen ein solches für Behörden. Dass sich 87,5% der befragten Ärzte dafür aussprachen, keine Einschränkungen pro Fachdisziplin vorzusehen, d.h. auch sensible Einträge der Psychiatrie, Genetik, Infektiologie, Gynäkologieinvolvierten Ärzten allen Fachrichtungen zugänglich sein sollten. Dass schliesslich Anregungen aus der ärztlichen Praxis das künftige Arbeitsinstrument alltagstauglich zu machen haben. Diskussion Es stellt sich die Frage,wie repräsentativ die Umfrage war. Basierend auf den erhobenen demographischen Grössen (Altersgruppe und Geschlecht, Facharzttitel) korreliertdie gewählte Stichprobe recht gut mit den Daten der FMH- Ärzte-Statistik 2008 (Altersgruppe und Geschlecht mit R 2 =0,562, zehn häufigste Facharzttitel mit R 2 =0,758), vgl.auch Abbildung 2. Ausserdemwurde oben bereits die geographische Abdeckung der Umfragestichprobe illustriert. Eine Schwierigkeit, welcher naturgemäss alle Online-Umfragen unterliegen, liegt im zu erwartenden Selektions- Bias, daaufgrund des Umfragedesigns (Onlineumfrage) nur Personen mit adressen und Internetzugang antworten konnten. Eine weitere nicht beeinflussbare Schwierigkeit war, dass das zur Verfügung stehende Zeitfenster der Umfrage sich, bedingt durch die Rahmenbedingungen der Masterarbeit, durch die Sommerferien hinzog ( bis ). Dennoch sind die Autoren überzeugt, dass die gewonnenen Aussagen durchaus repräsentativ sind und eine akzeptable Relevanz aufweisen. Bei einer ähnlich grossen repräsentativen Informatikumfrage in Schweizer Arztpraxen (SISA 2007 [7]) wurde bei 1200 Ärzten angefragt (es wurde ein randomisiertessample von 1200 aus den in freier Praxis tätigen FMH-Mitgliedern gezogen) und der Rücklauf betrug 707 Antworten (59%). Die Kernaussage jener Studie war, dass bloss 12% der Befragten in ihrer Praxis mit einer elektronischer Krankengeschichte (elektronische Dokumentation) arbeiten, 85% nützten die Informatikunterstützung nur für administrative Arbeiten Stand Von614 Ärztinnen und Ärzten hat sicheine Mehrheit von 76,9% für die Notwendigkeit eines online zugänglichen elektronischen Patientendossiers ausgesprochen. Es bestehen aber grosse Bedenken in Bezug auf das Missbrauchspotential. Vielfach wurde das Stichwort «der gläserne Patient» erwähnt. Es wird daher beim Design des elektronischen Patientendossiers wichtig sein, dass der Datenschutz garantiertwerden kann, was mit den aktuellen informationstechnischen Errungenschaften im Prinzip möglich scheint. Häufig wurde Befürchtung geäussert, dass die Führung des Patientendossiers die Ärzteschaft zeitlich belastetund nicht adäquat entschädigt wird. Dank Zeitersparnis-, Effizienz- und Qualitätsverbesserungspotential dürften zwar betriebs- und volkswirtschaftliche Vorteile zu erwarten sein. Trotzdem könnte ein geeignetes Anreizsystem dazu 13

15 beitragen, diesebedenken zu verringern. EinigeStimmen meinten, dass ehealth vor allem der IT-Industrie nütze. Den Patienten kann eine ganzheitliche Betreuung zugute kommen, wo Informationen nicht verloren gehen, dem Prämienzahler nützt allenfalls eine Verminderung des Arzttourismus. Die Gesellschaft könnte aber auch auf andere Art profitieren, z.b. im Bereich der Forschung, dann nämlich, wenn aufgrund der vorhandenen Daten anonymisierte epidemiologische Analysen vorgenommen werden könnten und eventuell gezielte Präventionsprogramme eingesetzt werden. Am differenziertesten waren die Antworten in Bezug auf die Zugriffsregelungen. Zusammenfassend kann man zu den Zugriffsberechtigungsfragen folgendes sagen: Schreibrecht für ein elektronisches Patientendossier sollen entsprechend den Ergebnissen dieser Befragung in erster Linie die behandelnden Ärzte des gleichen Fachs und Notfallärzte erhalten. Schreibrecht für den Patienten selber wird von der Mehrheit abgelehnt oder nur für Teilbereiche begrüsst. Leserecht in ein elektronisches Patientendossier sollen in erster Linie die Behandelnden Ärzte des gleichen Fachs und Notfallärzte erhalten. Jedoch wird das Leserecht des Patienten mehrheitlich begrüsst. Dies gilt auch für das Leserecht anderer Fachkollegen, auch wenn sie aktuell nicht behandeln. Hingegen sollen paramedizinische Berufe nur eingeschränktes Leserecht erhalten. Klar spricht sich die Mehrheit gegen ein Leserecht für Vertrauensärzte und Behörden aus. Grundsätzlich sollte die inhaltliche Gestaltung des elektronischen Patientendossiers auch für Laien verständlich sein, Einträge jedoch den Fachpersonen vorbehalten werden. Der Zugriff auf Einträge mit möglicherweise hochsensiblen Inhalten(z.B. aus den Fachbereichen Psychiatrie, Genetik, Infektiologie, Gynäkologie) soll nicht der eigenen Disziplin vorbehalten bleiben, dafür spricht sich eine klare Mehrheit aus. Diese Meinung sollte in der Ausgestaltung der ehealth-lösung berücksichtigt werden. Die vorgängige Einwilligung des Patienten füreinendatenzugriffist fürdie klare Mehrheit der Ärzteschaft praktikabel und sollte so berücksichtigt werden mit gesonderter Regelung bei Notfallpatienten. Unsere Umfrage-Ergebnisse weisen auf wichtige Aspekte des elektronischen Patientendossiers hin, welche umgesetzt werden sollten, um eine Akzeptanz und Praktikabilität zu erzielen. Gleichzeitig signalisiert das Umfrage-Ergebnis mit zahlreichen freitextlichen Anmerkungen, dass Schweizer Ärzte an der Entwicklung des elektronischen Patientendossiers vermehrtteilnehmen wollen. Der Erfolg dieser -gekoppelten Umfrage deutet darauf hin, dass das hier vorgestellte Umfrage-Konzept auch als Instrument für künftige Befragungen verwendet werden kann. Literatur 1Schmid A. Strategie «ehealth» Schweiz, Schmid A. BAG ehealth Schweiz ehealth Schweiz Empfehlungen der Teilprojekte, Schmid A. BAG ehealth Schweiz Zwischenbericht Gesamtprojekt Bern, 1. Oktober 2008, Wiedersheim P. ehealth und Arztpraxis: Top oder Flop? Vor allem für die Ärzteschaft ist noch viel zu tun. The Medical Journal (TMJ) 2009;3: Suter M. ehealth in der Schweiz: Chancen und Risiken, SAMWbulletin, 2008, pp TA Swiss ZfTAB: Informationsbroschüre ta-swiss.ch Unsere Gesundheitsdaten im Netz, Zoller M, Wagner J, Bhend H, et al. Informatikumfrage in Schweizer Arztpraxen (SISA 2007). Schweiz Ärztezeitung. 2007;88:1. 8 Capek Gubser SC, Hullin R, Ratschiller D. Das elektronische Patientendossier in der Wahrnehmung der Schweizer Ärzteschaft Eine Meinungsanalyse(Masterarbeit). Bern, PHW Hochschule Wirtschaft, 2009, pp

16 Einführung und Akzeptanz des ekardex am UniversitätsSpital Zürich Armin Hürlimann a,jürg Blaser b a Direktion ICT b Direktion Forschung und Lehre, UniversitätsSpital Zürich Summary The paper-based Kardex was replaced on most wards of the University Hospital Zurich 2009 by an integrated ITsolution (ekardex), including CPOE (computerised physicianorder entry). The introduction and acceptance of this migration was assessed by a questionnaire answered by 27 physicians and 44 nurses. 94% of these persons did not want to go back topaper, due to higher availability and better legibility of the ekardex, anytime, for all legitimated users, at any work place. Some differences were noted between physicians and nurses with respect to changes induced in the interdisciplinary cooperation. Introduction of ekardex is an ambitious interdisciplinary project,affecting documentation, communication andcooperation processes. CPOE represents the basis for extended functions, including decision support and controlling. The assessment of the implemented solution documents good acceptance by the users. Einleitung Im UniversitätsSpital Zürich (USZ) wurde vor 16 Jahren ein Klinikinformationssystem (Kisim, Cistec AG, Zürich) entwickelt und in Betrieb genommen. Seither ist das System kontinuierlich entsprechend den Bedürfnissen der ca Benutzenden aus allen Kliniken und Instituten sowie der Administration erweitert worden [1, 2]. Das System wird spitalweit verwendet. Ein Modul, der elektronische Kardex (ekardex), war jedoch bis vor einem Jahr nur limitiert im klinischen Einsatz. Mit diesem Modul wird insbesondere die bestehende Papier-Kardex-Dokumentation auf den stationären Abteilungen abgelöst. Ein zentrales Element bildet dabei der interdisziplinäre Verordnungsprozess (CPOE, computerised physician order entry). Das Modul war 2005/06 entwickelt und anschliessend schrittweise auf fünf Pilotabteilungen klinisch eingeführt worden. Anfang 2009 hat sich die Spitaldirektion für den spitalweiten Einsatz des Moduls ekardex entschieden. Der Wechsel vom Papierkardex zum ekardex stellt nicht nur zusätzliche Anforderungen an die technische Infrastruktur, sondern führt auch zu vielfältigen organisatorischen Veränderungen.Die Einfürung von CPOE verändert Arbeitsprozesse und die dienstübergreifende Kooperation. Insbesondere bezüglich der Akzeptanz bei der Ärzteschaft wird in der Literatur über unterschiedliche Erfahrungen bei der Einführung von CPOE berichtet [3, 4]. Zielsetzung Im Rahmen einer Studienarbeit wurde die breite Einführung dieses Moduls und die Akzeptanz dieser Umstellung untersucht, im Sinne eines Vorher-Nachher-Vergleichs aus Sicht von Ärzteschaft und Pflege [5]. Solche Rückfragen sind hilfreich als Lerninstrument für zukünftige Migrationen, sie dienen dem Erkennen von Schwachpunkten und bilden eine gute Grundlage für funktionelle Verbesserungen und Erweiterungen des Systems. Methoden Umfrage Um eine repräsentative Rückmeldung zur Einführung und Akzeptanz des ekardex zu erhalten, wurde mit einem Fragebogen eine Umfrage mit 18 Fragen durchgeführt. Auf 15 stationären Pflegestationen wurden die standardisierten Fragebogen je an zwei Ärzte und drei Pflegepersonen abgegeben und anschliessend ausgewertet. Die Fragen wurdenkategorisiertabgefragt,meist mit 5 Stufen codiert als,,=,+oder ++. Entwicklung ImMai2005wurdeeinPrototypdesjetzigeneKardex zum ersten Mal auf zwei Abteilungen des USZ im Rahmen eines Pilotprojekts produktiv eingesetzt. Dieser Prototyp wurde aufgrund der Evaluationsresultate weiterentwickelt und ein Jahr später, im März 2006, in einer zweiten Pilotphase erneut inder Praxis eingesetzt. Zusätzlich wurden im selben Jahr weitere vier Abteilungen in die Pilotphase miteinbezogen.ab diesem Zeitpunkt wurde der Papierkardex zur Dokumentation der Patienten in 100 der insgesamt 840 Betten (12%) definitiv durch den ekardex abgelöst. Seither wurden kontinuierlich Erweiterungen und Verbes- Korrespondenz: Prof. Dr. Jürg Blaser Forschungszentrum Medizininformatik Direktion Forschung und Lehre UniversitätsSpital Zürich Huttenstrasse 46 /C4 CH-8091 Zürich juerg.blaser@usz.ch 15

17 serungen interdisziplinär besprochen, spezifiziert und technisch umgesetzt. In der Version ab Mitte 2009 deckte das Modul für die meisten Kliniken die funktionellen Anforderungen bezüglich Akzeptanz, Effizienz und Risiken hinreichend ab. Noch nicht genügend differenziert abgedeckt waren damals die Spezialbedürfnisse der Kliniken und Abteilungen der Geburtshilfe, der Neonatologie, des Notfalls und der Intensivstationen, weshalb diese Bereiche mit insgesamt 160 Betten (19%) vom Rollout 2009 ausgenommen wurden. Einführung Der Rollout des Moduls auf zusätzlichen 40 Pflegestationen mit 580 Betten (69%) erfolgte während dreier Monate in der zweiten Hälfte Mehrere Tausend Mitarbeitende waren von diesem Projekt betroffen. Eine umfangreiche Projektorganisation unter Leitung der Spitaldirektion und der Direktion ICT wurde aufgebaut, umdie Zuständigkeiten zu koordinieren und die Umstellung gut vorbereitet umzusetzen. Viele organisatorische und technische Belange waren zu regeln, u.a. die im Folgenden beschriebenen vier Aspekte: Prozesse, Verordnungsblöcke,Schulungund Ausfallsicherheit. Prozesse: Diverse Prozesse wurden formal und inhaltlich einheitlich definiert, insbesondere ein spitalweit interdisziplinärer Verordnungsprozess (CPOE): Die Ärzteschaft erstellt die Verordnungen online, diese werden anschliessend durch die Pflege online visiert und nach der Ausführung schliesslich online dokumentiert. Die unterschiedlichen Stati einer Verordnung werden auf dem Bildschirm farblich gekennzeichnet,so dass auf einen Blick erkennbar ist, welche Verordnungen beispielsweise noch nicht visiert Abbildung 1 Ablauf und Zuständigkeiten bei ekardex-verordnungen. oder ausgeführt worden sind. Mittels differenzierter Rollen- und Rechteverwaltung wird festgelegt, welche Mitarbeitenden was für Patientendaten oder Arbeitslisten einsehen und welche Funktionen sie ausführen können [2]. Verordnungsblöcke («Favoriten»): Für Ärzte war es in der Papierkardex-Ära effizient, der Pflege unter der Türe mündlich kurz mitzuteilen, bei Bedarf könne einem Patienten auch ein Schlafmittel verabreicht werden. Mit CPOE sind solche Einzelverordnungen aufwendiger. Zudem sind bei der Online-Verordnung oft Details zu erfassen, die bisher vielfach von der Pflege definiert wurden. Nicht alle Ärztinnen und Ärzte waren kompetent informiert, in welcher Infusionslösung und welchem Volumen ein bestimmtes Medikament zu infundieren ist, welche Medikamente nicht in der selben Infusion verabreicht werden dürfen usw. Um für die Ärzteschaft den Zeitaufwand für CPOE wesentlich zu reduzieren und damit eine hinreichende Akzeptanz zu erreichen, ist die Entwicklung von klinikspezifischen Verordnungsblöcken essentiell. Etwa 1000 solcher Blöcke für Eintritte und Austritte, Diagnostik, Therapien und Prozeduren wurden im letzten Jahr entwikkelt, durch die jeweiligen Spezialisten qualitativ verifiziert und im System hinterlegt. Verordnungsblöcke enthalten 2 bis >100 Einzelverordnungen für Laboruntersuchungen, Medikamente und Chemotherapiezyklen, Scores, Erfassung von Vitalparametern für pflegerische Massnahmen, Anmeldungen zu Spezialuntersuchungenoder den Einbezug von Fachdiensten etc. Es handelt sich häufig um Bestandteile von Behandlungsrichtlinien, Care maps oder Clinicalpathways. Diese Blöcke können, falls erforderlich, patientenspezifisch modifiziert und anschliessend mit einem einzigen Mausklick verordnet werden. Schulung: Die Schulung wurde mit der praktisch flächendeckenden Umstellung vom Papierkardex auf den ekardex grundsätzlich verändert. Ungefähr 4000 Mitarbeitende aus der Ärzteschaft, der Pflege sowie weiterer Dienste mussten bezüglich der vielfältigen Funktionen des ekardex geschult werden. Jeweils 1 2 Wochen vor der Migration vom Papierkardex zum ekardex wurden die Mitarbeitenden der betroffenen Abteilungen und Klinken intensiv geschult, mit einem zeitlich gestaffelten Angebot, um auch allen Schichtarbeitenden genügend Gelegenheit zu geben. Zudem sind jeweils alle neu eintretenden Mitarbeitenden, jährlich um die 1000 Personen, zu schulen. Besonders vermittelt wurde bei der Schulung der einheitliche interdisziplinäre Umgang mit dem ekardex, gemäss spitalweit verbindlichen Regelungen. Ausfallsicherheit: Die Verfügbarkeit des Klinikinformationssystems war in den letzten Jahren konstant sehr hoch (>99,96%). Trotzdem ist grundsätzlich damit zu rechnen, dass technische Systeme sporadisch über viele Stunden ausfallen können. Beispielsweise sind in Italien und Kanada in den letzten Jahren Stromausfälle von >24 Stunden aufgetreten. Damit die Patientensicherheit auch bei Strom-, Netzwerk- oder IT-Systemausfällen gewährleistet werden kann, wurde das bisherige Ausfallkonzept weiterentwickelt und ausgebaut. Vier zentrale 7 24 Std. bediente Ausgabestellen gewährleisten auch bei einem Strom-, Netzwerk- oder KISIM- Systemausfall die rasche Verfügbarkeit der wichtigsten Patienteninformationen. An diesen Ausgabestellen befinden sich Computer mit aktualisierten Informationen zu den Patienten des betreffenden Bereichs. Dank Notstromversorgung können dort pro Patient alle Verordnungen und Massnahmen sowie das CAVE-Formular und die Problemliste des ekardex für einen vordefinierten Zeitraum ausgedruckt und zum Abholen bereitgestellt werden. Bestandteil dieses spitalweit festgelegten Ausfallprozesses sind zudem automatisierte telefonische Sprachmeldungen, die alle Pflegestationen sowie weitere involvierte Bereiche und Personen bei Bedarf informieren. Im Rahmen der Notstromtests wird die Einsatztauglichkeit dieses Ausfallkonzepts periodisch überprüft. 16

18 Resultate Von den ausgeteilten 75 Fragebogen wurden 71 ausgefüllt retourniert (bei den Ärzten 27 von 30 Fragebogen, bei der Pflege 44 von 45; Rücklaufquote insgesamt 95%). Eindeutig waren die Antworten auf die Frage: Möchten Sie wieder zurück zum Papierkardex wechseln? Nur jeweils zwei Personen aus der Ärzte- und Pflegegruppe befürworteten dies, 94% bevorzugten die Beibehaltung des ekardex. Übereinstimmend positiv bewertet wurde insbesondere die viel bessere Verfügbarkeit des ekardex gegenüber dem Papierkardex, der als Unikat nicht jederzeit auffindbar oder einsehbar ist (94% Zustimmung). Für die zugriffsberechtigten Personen steht der ekardex an jedem Arbeitsplatz zur Verfügung, im USZ auf insgesamt mehr als 6000 PCs und WLAN-basierten Laptops. Sowohl dieärzteschaft alsauch die Pflegenden haben folgende Fragen überwiegend positiv beantwortet (d.h. jeweils mehr positive Antworten als neutrale und negative zusammen): Finden Sie ekardex einfach und intuitiv benutzbar? Wie effizient ist ekardex bedienbar? Wie beurteilen Sie den Informationsaustausch mit ekardex bei Rapporten oder Schichtwechsel? Wie beurteilen Sie die tägliche Visite mit dem mobilen ekardex? Wie beurteilen Sie den Nutzen der elektronischen ekardex-favoriten gegenüber Papiervorlagen oder Verordnungsstandards? Finden Sie, ekardex erhöht die Patientensicherheit? Finden Sie, die Lesbarkeit von ekardex hat sich gegenüber dem Papierkardex verbessert? Unterschiede in den Antworten zwischen Ärzteschaft und Pflege ergaben sichbei zwei Fragen bezüglichdienstübergreifender Kooperation. Ob die Rückfragen zu Verordnungen nach der ekardex-einführung abgenommen haben, beantworteten 85% Ärztinnen und Ärzte entweder zustimmend oder neutral, während dies nur bei 59% der Pflegenden der Fall war (p <0,04). Analog waren die Antworten zu generellen Veränderungenin der Zusammenarbeitzwischen den Diensten mit ekardex (Ärzteschaft 89% positiv oder neutral, Pflege 61%, p <0,02). Der Verordnungsprozess wurde so definiert, dass grundsätzlich die Ärztinnen und Ärzte elektronisch zu verordnen haben und die Erfassung nicht an die Pflege delegieren sollen.während der Einführungsphase wurde dieser Soll- Ablauf in 72% der Verordnungen eingehalten. Innerhalb des ersten Quartals nach Rollout stieg dieser Anteil auf 82%. Seit dem Rollout werden monatlich > Medikamentenverordnungen elektronisch getätigt und ca elektronische Rückfragen zwischen Pflegenden und Ärztinnen oder Ärzten kommuniziert. Drei Fragenwurden analog zu einer früheren Umfrage erneut gestellt[1]. Die 71 befragten Personen antworteten zu 94% positiv auf die Frage nach dem Gesamtnutzen, den ihnen das Klinikinformationssystem Kisim bringt, resp. zu 86% positiv auf diefrage, ob sie insgesamt mit dem System zufrieden sind.die Frage, wie lange sie täglich mit dem Systemarbeiten, wurde im Mittel mit 2Stunden beantwortet. Diskussion. Die Gretchenfrage zum Erfolg und zur Akzeptanz der ekardex-umstellung betrifft den Wunsch nach einem Zurückzum-Papierkardex. Dieser Wunsch wurde von 67 der 71 Antwortenden (94%) verneint. Bestätigt wurde dieses erfreuliche Ergebnis in einer etwas später durchgeführten zweitenumfrage, die online erfolgte.dabei wurde die Frage, ob ein Zurück-zum-Papierkardex wünschbar sei, von 105 der 116 Personen mit Nein beantwortet (91%).Bei den Ärzten waren dies 37 von 43 (86%) und bei den Pflegenden 68 von 73 (93%). In der Literatur wird teilweise über durchzogene Erfahrungen bei der Umstellung auf CPOE berichtet [3, 4]. In der vorliegenden Umfrage dominierten die positiven Rückmeldungen. Etwas weniger einheitlich wurden Veränderungen in der dienstübergreifenden Zusammenarbeit beurteilt. Dieses Thema wird in Publikationen ebenfalls kontrovers diskutiert [3, 6]. CPOE ist u.a. ein modernes Mittel, um einheitliche Abläufe zu erzielen und nachvollziehbar zu dokumentieren. Wesentlich ist zudem die langfristige Perspektive. Die strukturierte Erfassung von Verordnungen bildet die Basis für weitergehende Funktionalitäten wie Entscheidungsunterstützung oder Auswertungs- und Controllingmöglichkeiten. D.h., der Ersatz des Papierkardex durch eine Informatiklösung entspricht keineswegs nur einer 1-zu-1- Ablösung der bisherigen Kardexfunktionen (Abb. 2). Der Papierkardex war in erster Linie ein Arbeits- und Dokumentationsinstrument der Pflege. Dagegen ist der ekardex ein integriertes System zur dienstübergreifenden Prozessunterstützung inkl. Dokumentation, Kommunikation und Kooperation. Sekundär stehen die gut strukturiert erfassten Daten auch für medizinisches und ökonomisches Controlling zur Verfügung und ebenfalls als Input zur differenzierten Leistungserfassung und -verrechnung. CPOE ist eine zentrale Voraussetzung zur wirksamenentscheidungsunterstützung und Reduktion von patientengefährdenden Situationen. Den Benutzenden können patientenspezifische Warnungen und Hinweise kommuniziert werden, beispielsweise Abweichungen von Behandlungsempfehlungen und institutionellen Richtlinien oder unplausibel hohe Medikamentendosierungen. Diese Zusatzinformationen können vom System unmittelbar vor dem Abspeichern einer Verordnung kommuniziert werden, z.b. bezüglich Arzneimittelinteraktionen, oder aber zeitgesteuert, z.b. einige Stunden nach Eintritt eines Patienten bei fehlender Thromboseprophylaxe [7].Neben patientenspezifischen Informationen zur Qualitätsverbesserung könnenauchorganisatorischeoder ökonomische Aspekte gesteuert werden, z.b. die Freigabe ausgewählter Verordnungen erst nach Visierung durch Fach- oder Oberärzte oder diebeschränkung auf eine definierte Medikamentenliste. Informatikgetriebene Veränderungen in Organisation,Arbeitsprozessen und dienstübergreifender Kooperation sind heikle Eingriffe in die Autonomie und das Selbstverständnis von Personen und Berufsgruppen. Frühzeitige und intensive interdisziplinäre Abklärungen und Vorbereitungen sind deshalb wichtig, ebenso die Begleitung die- 17

19 Abbildung 2 Erweiterte Funktionalitäten des ekardex gegenüber dem Papierkardex. ses Change Managements mittels regelmässiger Kontakte und Rückfragen bei allen Betroffenen. Die erfolgreiche Einführung eines ekardex setzt eine Vielzahl von Vorleistungen voraus. Eine zuverlässige, hoch verfügbare technische Infrastruktur ist unabdingbar und sollte auf den Bettenstationen auch WLAN beinhalten,um Medienbrüche während der Visiten zu vermeiden. Ein friktionsarmer Rollout innerhalb kurzer Zeit in einem grossen Spital, das vielfältigste medizinische Dienstleistungen anbietet, erfordert ein ausgereiftes, gut integriertes ekardex-modul, das in ausgedehnten Piloteinsätzen klinisch erprobt und für lokale Bedürfnisse optimiert worden ist. Wichtig sind zudem intensive Kommunikation und Schulung. Wesentlich war ebenfalls die für alle Beteiligten erkennbare Unterstützung durch die Spital- und Projektleitung, u.a. um Ressourcenengpässe zu überbrücken, dem Projekt inallen Kliniken hohe Priorität einzuräumen und insbesondereumspezialwünscheeinzudämmen,gemäss dem Paretoprinzip (80-zu-20-Regel) und im Interesse von spitalweit möglichst einheitlichen Abläufen und Policies. Die vorliegende Umfrage zum Vorher-Nachher-Vergleich zeigte ein erfreuliches Bild, ergab aber auch weiterführende Hinweise für funktionelle Verbesserungen und Erweiterungen,ergänzendzuden Rückmeldungen, diewährend der Einführung kontinuierlich aufgenommen und wenn möglich zeitnah umgesetzt wurden. Einzelne neu aufgetauchte Aspekte konnten zwar mit Ad-hoc-Ansätzen überbrückt werden, erfordern jedoch langfristig neue Lösungen. Beispielsweise diente die Patientendokumentation in Papierform im Arbeitsalltag häufig indirekt auch der Identifikation des Patienten, indem bei Verlegungen das Dossier simultan mit dem Patienten an die neue Station oder den OP übergeben wurde. Diese Funktion entfällt mit der Einführung des ekardex. Dies könnte zur Beeinträchtigungder Patientensicherheit infolge Patientenverwechslungen führen. Um die Patientenidentifikation absolut zuverlässig sicherzustellen, sind neue Ansätze zu prüfen, sowohl technisch (z.b. maschinenlesbare Patientenlabels mit Barcodes oder RFID) wie auch bezüglich Akzeptanz bei den Patientinnen und Patienten. Die Umstellung auf ekardex wurde beim Rollout 2009 auf ca. 80% der Betten der stationären Patienten limitiert. Für einzelne Kliniken und Abteilungen waren damalsnoch nicht genügend Spezialfunktionenverfügbar.Umspitalweit einheitliche Konzepte und Prozesse umzusetzen und Medienbrüche in Zukunft möglichst zu vermeiden, ist in diesem Jahr geplant, den Papierkardex auf weiteren Bettenstationen durch den ekardex zu ersetzen. Schlussfolgerung Die Einführung des ekardex inkl. CPOE ist ein ambitiöses, interdisziplinäres Projekt. DievorliegendeUmfrage dokumentierteine gute Akzeptanzder im USZnun breit eingeführten Lösung. Die Benutzenden wollen nicht mehr Zurück-zum-Papier. Literatur 1 Blaser J. Akzeptanz und Nutzen eines integrierten Klinikinformationssystems. Swiss Med Inform. 2007;61:4 6. 2Blaser J, Pasierbek P. Zugriffsberechtigungen in Klinikinformationssystemen. Swiss Med Inform. 2010;68: Ammenwerth E, Talmon J, Ash JS, Bates DW, Beuscart-Zöphir MC, Duhamel A, et al. Impact of CPOE on mortality rates contradictory findings, important messages. Methods Inf Med. 2006;45: Weir CR, Staggers N, Phansalkar S. The state of the evidence for computerized provider order entry: Asystematic review and analysis of the quality of the literature. Int J Med Infom. 2009;78: Hürlimann A. ekardex Einführung am Universitätsspital Zürich. Diplomarbeit WISS,Wirtschaftsinformatikschule Schweiz, Zürich, Pirnejad H,Niazkhani Z, von der Sijs H, Berg M,Bal R. Evaluation of the impact of acpoe System onnurse-physician communication amixed method study. Methods Inf Med. 2009;48: Kucher N,Puck M, Blaser J,Bucklar G, Eschmann E, Lüscher TF. Physician compliance with advanced electronic alerts for preventing venous thromboembolism among hospitalized medical patients. J Thromb Haemost. 2009;7(8):

20 Konzept zur Einführung der elektronischen Anmeldung der Radiologieaufträge für externe Zuweiser in der Uniklinik Balgrist Simone Faulhaber Uniklinik Balgrist, Zürich, Switzerland Abkürzungen CDA-CH IHE KIS PACS PDF PDMS PIS RIS XML Summary Clinical Document Architecture der Schweiz Integrating the Healthcare Enterprise Klinik Informationssystem Picture Archiving and Communication System Portable Document Format Patienten Daten Management System Praxisinformationssystem Radiologie Informationssystem Extensible Markup Language Apart from the application process, all procedures in the department ofthe radiology department of the Balgrist University Hospital are completely digitised. In order to optimise the application process, this paper discusses a concept to introduce an electronic application for radiology assignments. Currently, requests for examinations of patients are referred to the radiology department externally via paper forms. PDF files ofthese forms are suppliedonline for the referring physicians. The filled out application forms are generally faxed to the department office. Our concept is based on afuture-oriented solution and characterised by time effectiveness. The concept enables adirect application from thedoctor s practice. Nevertheless, implementing an electronic application is expensive. Financial benefit can only be realised in combination with a suitable marketing strategy. To date there are no standardised solutions that meet all needs and expectations of radiologic departments on the market. In order to reach all the referring doctors, a combination of several systems that are already inuse (such as HIN or docbox, a direct RIS-Connection, or a web application) is necessary. Moreover, referring doctors will only use an electronic, web-based application process if there is no additional time needed and if installation and handling is easily understandable. In the future, one of the following options is likely to be put into practice: online application directly from the information system of the physician s practice and automatically generated reporting and unlocking of pictures implementation of a share-care platform, i.e., a central platform which contains all the data regarding the examinationofapatient with apredefinedaccessauthorisation concept. Einleitung In der Radiologie der Uniklinik Balgrist werden Patientenuntersuchungen von internen und externen Zuweisern angemeldet. Die externen Zuweiser melden ihre Patienten mittels eines Papierformulars an, welches man online auf der Homepage des Instituts zu beziehen hat. Das Formular wird nach dem Ausfüllen per Fax oder Briefpost an dieradiologie übermittelt. Nach Eintreffender Anmeldung im Institut wird sie im KIS erstellt und an das RIS übermittelt. In der heutigen Zeit ist es wichtig, sich mit dem Stand der neuesten Techniken zu befassen, um eine gute Marktposition zu erhalten, sie zu verbessern, sich von der Konkurrenz zu unterscheiden und somit das Unternehmen zu sichern und stetig weiterzuentwickeln. Das heisst für die Radiologie, Zuweiser sichern sowie Zeitund Kostenersparnis zu optimieren. Zusätzlich solltendie Kliniken sich mit diesen Themenim Zuge der e-health Strategie befassen und die vollständige Digitalisierung des Spitals fördern. Zielsetzung «EinKonzeptzur Einführung der onlinebasiertenelektronischen Anmeldung in der Radiologie der Uniklinik Balgrist» soll bei dieser Arbeit erstellt werden. Das Konzept soll möglichst viele Zuweiser ansprechen und klären, ob eine der am Markt vorhandenen Lösungen für dieradiologieakzeptabel ist, ob Anpassungen vorgenommen werden oder ein eigenes System entwickelt werden muss. Dabei sollten die Datenschutz- und Datensicherheitsrichtlinien eingehalten werden. Um dieses Ziel zu erreichen, wurden folgende Punkte ermittelt: Korrespondenz: Simone Faulhaber Uniklinik Balgrist Leiterin RIS/PACS Radiology/Radiologie Forchstrasse 340 CH-8008 Zürich simone.faulhaber@balgrist.ch 19