ERSETZT AUSGABE VOM: - Schulungen

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1 UNTERNEHMENSRICHTLINIE JULI 2015 ANIXTER INC. 1. ZIEL Diese globale Antikorruptions- und Antibestechungsrichtlinie ( Richtlinie ) unterstützt Sie bei der Identifizierung, Aufdeckung, Vermeidung und Meldung von Bestechung und anderen Arten von Korruption. 2. DEFINITIONEN Die unten aufgeführten und in dieser Richtlinie verwendeten Begriffe sind wie folgt zu verstehen: RICHTLINIEN-NUMMER Anixter: Anixter bezeichnet das Unternehmen Anixter Inc. sowie alle 2015-L&C ABC-0001 weltweiten Tochtergesellschaften und verbundenen Unternehmen von Anixter Inc. AUSGEGEBEN VON Wertgegenstände jedweder Art: Wertgegenstände jedweder Art meint jede Art von Vorteilen. Das beinhaltet unter anderem auch: - Geldbeträge oder Zahlungsmitteläquivalente (z. B. Geschenkkarten [ Gift DATUM Cards ] DER etc.) AUSGABE Juli Geschenke (z. B. Geburtstag, Kondolenz, Genesung etc.) - Bewirtung (z. B. Mahlzeiten/Snacks oder Getränke, die während einer GÜLTIGKEITSDATUM Schulung angeboten werden) Juli Essenseinladungen und Unterhaltung (z. B. Golfausflüge, Sportveranstaltungen etc.) - Reisekosten (z. B. Flug- oder Unterbringungskosten) ERSETZT AUSGABE VOM: - Schulungen Mai Werbeartikel (z. B. Kalender) - Betriebsausgaben (z. B. Betriebsmittel, Leasing etc.) - Persönliche Ausgaben (z. B. Haushalt, Country Club etc.) - Dienstleistungen oder persönliche Gefälligkeiten - Darlehen oder Schuldenerlässe - Aktien, Anleihen, Schuldscheine oder andere Investitionsinteressen an einem Unternehmen - Stellenangebote oder das Versprechen auf eine zukünftige Anstellung - Politische oder gemeinnützige Spenden GELTUNGSBEREICH Mitarbeiter weltweit BEREICH Recht und Compliance Ethik- und Compliance- Abteilung

2 Bestechung: Bestechung bedeutet, einer Person - und das schließt auch alle Arten von Beamten (wie unten definiert) oder Mitarbeiter von Handelsunternehmen ein - direkt oder indirekt etwas von Wert zu versprechen, anzubieten, zu überreichen, zu genehmigen oder von dieser Person anzunehmen oder einer Annahme zuzustimmen, um so das Verhalten der betreffenden Person auf unlautere Weise und mit dem Ziel zu beeinflussen, Aufträge zu erhalten oder zu behalten oder sich einen unlauteren Geschäftsvorteil zu sichern. Der Begriff Bestechung bezieht sich dabei auf Wertgegenstände jedweder Art, wobei nirgendwo festgelegt ist, ab welchem Betrag es sich um Bestechung handelt. Ebenso ist es gleichgültig, ob mit der Bestechung der gewünschte Erfolg erzielt wurde - es ist allein die Absicht, die zählt. Das heißt, es kann sich sogar dann um Bestechung handeln, wenn in dem Moment tatsächlich gar nichts überreicht oder angenommen wird - das Angebot oder Versprechen eines Wertgegenstandes ist bereits völlig ausreichend. Geschäftspartner: Geschäftspartner sind Lieferanten, Vertragspartner, Integratoren, Einzelhändler, Channel-Partner, Berater, professionelle Berater, Joint-Venture-Partner, Zollagenten, Spediteure, Vertriebsagenten und alle sonstigen Personengruppen, zu denen Anixter eine Geschäftsbeziehung unterhält. Korruption: Korruption ist der Missbrauch von anvertrauter Macht - im privaten und öffentlichen Sektor - zum persönlichen Vorteil. Schmiergeldzahlungen: Schmiergeldzahlungen sind typischerweise kleine, inoffizielle Zahlungen, um die Ausführung einer routinemäßigen administrativen Handlung durch einen Regierungsbeamten sicherzustellen oder zu beschleunigen. Kategorien mit erhöhtem Risiko: Die Kategorien mit erhöhtem Risiko werden vom leitenden Richtlinienbeauftragten benannt und im Intranet von Anixter auf der Ethics- und Compliance-Homepage aufgelistet. Kategorien mit erhöhtem Risiko meint u. a. Geschäftspartner, die für oder im Namen von Anixter mit Beamten interagieren (z. B. Zollagenten, Spediteure etc.), und Geschäftspartner, die Anixter gegen eine Gebühr oder Kommission repräsentieren (z. B. Vertriebsagenten). Risikoreiche Länder: Die risikoreichen Länder werden vom leitenden Richtlinienbeauftragten benannt und im Intranet von Anixter auf der Ethics- und Compliance-Homepage aufgelistet. [Bitte beachten Sie: Aufgrund einschlägiger US-amerikanischer Gesetze zu Ländern, die einem Embargo unterliegen, macht Anixter auch keine Geschäfte mit Unternehmen, die in solchen Ländern ansässig sind oder dort ihre Geschäfte abwickeln. Eine Liste der betreffenden Länder finden Sie im Intranet von Anixter auf der Seite Global Coordination.] Unlauterer Vorteil: Unter einem unlauteren Vorteil versteht man einen Vorteil oder einen Nutzen, der durch eine Bestechung erzielt wird. Beispiele für solche Vorteile wären Vertragszuschläge, Steuerreduzierungen, Gesetzesänderungen, die Zollabfertigung von importierten Waren, Strom- oder ANIXTER INC. Seite 2 von 13

3 Telefonanschlüsse oder die Erteilung von Genehmigungen, um eine Geschäftstätigkeit aufnehmen zu können. Beamter: Der Begriff Beamter ist im weitesten Sinne zu verstehen und umfasst: (a) einen Mitarbeiter, leitenden Angestellten oder Berater von: - einer Regierung auf nationaler, bundesstaatlicher, regionaler, provinzieller oder lokaler Ebene - einer Regierungsbehörde, Behörde oder anderen öffentlichen Einrichtung - staatseigenen oder staatlich kontrollierten Unternehmen - Gruppen mit speziellem Status wie z. B. die Stämme oder Nationen der amerikanischen Ureinwohner in den USA oder - einer internationalen öffentlichen Einrichtung, wie z. B. die Vereinten Nationen oder die Europäische Union und ihre Agenturen und weiteren Einrichtungen oder (b) Politiker jeder Regierungsebene - wobei es gleichgültig ist, ob sie ein politisches Amt innehaben oder nicht - sowie politische Kandidaten, politische Parteien und alle Personen, die für sie arbeiten oder (c) Mitglieder von Königshäusern oder anderen Herrscherfamilien Warnsignale: Warnsignale oder Rote Flaggen sind Signale, durch die sich die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass es sich um einen Bestechungsversuch handelt. Am Ende dieser Richtlinie finden Sie eine Liste mit Warnsignalen. Sie sollten daher besonders vorsichtig vorgehen, wenn Sie bei Ihrer Arbeit auf irgendeines dieser Warnsignale stoßen. 3. RICHTLINIE Antibestechung und Antikorruption Der Grundsatz von Anixter lautet, im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit jederzeit und überall, wo wir tätig sind, ehrlich und ethisch zu handeln. Bestechung und andere Arten von Korruption werden von Anixter in KEINER Weise toleriert. Unser gesamtes geschäftliches Handeln und alle geschäftlichen Beziehungen müssen in jedem Land, in dem wir tätig sind, von Professionalität, Fairness und Integrität geprägt sein. Mitarbeiter von Anixter oder Personen, die im Namen von Anixter handeln, dürfen weder direkt noch indirekt anderen Personen Bestechungszahlungen versprechen, anbieten, überreichen, genehmigen oder von diesen fordern, annehmen oder einer Annahme zustimmen. Darüber hinaus ist jeder leitende Angestellte, Mitarbeiter und Geschäftspartner verpflichtet, Bücher, Aufzeichnungen und Konten zu pflegen und aufzubewahren, die genau und ordnungsgemäß alle Transaktionen widerspiegeln, die für oder im Namen von Anixter durchgeführt wurden. Anixter hält in den Ländern, in denen wir tätig sind, alle geltenden Antibestechungs- und Antikorruptionsgesetze ein. Dies schließt unter anderem auch Gesetze ein, die international Anwendung finden. Hierzu gehören beispielsweise der US Foreign and Corrupt Practices Act (FCPA), dem unsere weltweiten Betriebsabläufe unterliegen, und der UK Bribery Act, der für alle Unternehmen gilt, die eine enge Verbindung nach Großbritannien aufweisen, wobei es keine Rolle spielt, in welchen Ländern der Welt diese Unternehmen Geschäfte machen. Darüber hinaus gilt der UK Bribery Act auch für alle britischen Mitarbeiter. ANIXTER INC. Seite 3 von 13

4 Hier spielt es ebenfalls keine Rolle, wo sich diese Mitarbeiter befinden. Des Weiteren gehört hierzu der Brazil Clean Company Act, der für in- und ausländische Firmen, die in Brasilien tätig sind, sowie für Mitarbeiter, Agenten oder Repräsentanten von brasilianischen Unternehmen oder brasilianischen Tochterunternehmen US-amerikanischer Firmen gilt. Am Ende dieses Dokumentes finden Sie eine Liste mit Beispielen für "Rote Flaggen". Wenn solche Warnsignale vorliegen, erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, dass es sich um einen Bestechungsversuch handelt. Sie sollten daher besonders vorsichtig vorgehen, wenn Sie bei Ihrer Arbeit auf irgendeines dieser Warnsignale stoßen. Die Situationen, in denen es bei unserer Geschäftstätigkeit am häufigsten zu Korruption - inklusive Bestechung - kommen kann, umfassen Geschenke und Unterhaltungsleistungen, Schmiergeldzahlungen, Spenden und Geschäftspartner. Geschenke und Unterhaltung A. Geschenke und Unterhaltungsleistungen an Beamte Geschenke und Unterhaltungsleistungen, die sich an Beamte richten, sind verboten. Das bedeutet, dass Sie keinem Beamten irgendwo auf der Welt Wertgegenstände jedweder Art versprechen, anbieten, überreichen, genehmigen oder von einem Beamten fordern, annehmen oder ihrer Annahme zustimmen dürfen. Werden Wertgegenstände einer dritten Partei (z. B. einem Angehörigen, Freund, einer karitativen Organisation oder politischen Partei) überreicht, die von einem Beamten benannt wurde, zu dem Anixter eine potenzielle oder bestehende Geschäftsbeziehung unterhält, dann gelten diese Wertgegenstände als direkt diesem Beamten überreicht. B. Geschenke und Unterhaltungsleistungen an Personen, bei denen es sich nicht um Beamte handelt Geschenke und Unterhaltungsleistungen, die sich an Personen richten, bei denen es sich nicht um Beamte handelt, sind zulässig, sofern bestimmte Anforderungen eingehalten werden. Insbesondere sind Wertgegenstände jedweder Art, die Sie einer Person, bei der es sich nicht um einen Beamten handelt, versprechen, anbieten, überreichen, genehmigen oder von einer solchen Person fordern, annehmen oder ihrer Annahme zustimmen, zulässig, sofern: a. in keinem Fall i. die Absicht dahinter steht, diese Person zu beeinflussen, um auf diese Weise Aufträge zu erhalten oder zu behalten oder sich einen unlauteren Geschäftsvorteil zu sichern und auch in keiner Weise ein solcher Eindruck entsteht, ii. iii. iv. die Absicht dahinter steht, die beschenkte Person für ihre Hilfe bei der Erteilung oder Weiterführung eines Auftrags oder Erzielung eines Geschäftsvorteils zu belohnen, indem Wertgegenstände in Form von Barmitteln oder Barmitteläquivalenten überreicht werden und die Wertgegenstände vom Empfänger oder einem Dritten, der im Namen des Empfängers auftritt, gefordert wurden und ANIXTER INC. Seite 4 von 13

5 b. dabei Folgendes eingehalten wird: i. alle einschlägigen lokalen Gesetze, ii. iii. alle Vorschriften und Richtlinien, die der Arbeitgeber des Empfängers zu Geschenken und Bewirtungsleistungen erlassen hat, und die Allgemeine Richtlinie zu Reisekosten und Spesen von Anixter, alle übrigen Richtlinien von Anixter sowie die darin möglicherweise geforderten Genehmigungen und c. die Wertgegenstände in den Büchern und Aufzeichnungen von Anixter genau aufgeführt werden. Die Praktik, Wertgegenstände zu überreichen, variiert je nach Land und Region, sodass in einem Land / einer Region etwas als normal und akzeptabel gelten kann, während dies in einem anderen Land / einer anderen Region nicht der Fall ist. Obgleich kulturelle Sensibilität und lokale Sitten und Gebräuche wichtig sind, dürfen sie nicht als Vorwand genutzt werden, um die Anforderungen dieser Richtlinie zu umgehen. Daher muss stets geprüft werden, ob die Bewirtung, Unterhaltungsleistung, das Geschenk oder der Wertgegenstand unter allen Umständen angemessen ist, gerechtfertigt werden kann und unter den gegebenen Umständen angebracht ist, damit das Geschenk oder die Bewirtung weder den Eindruck der Unlauterkeit erweckt noch vom Empfänger oder Dritten als Bestechung ausgelegt werden kann. Überlegen Sie immer zuerst, ob die Essenseinladung, Unterhaltungsleistung oder ein anderes Geschenk Sie oder Anixter in Verlegenheit bringen würde, wenn darüber auf den Titelseiten der Zeitungen berichtet würde oder Sie den Vorgang vor einer Strafverfolgungsbehörde erläutern müssten. UNTER KEINEN UMSTÄNDEN SIND AUSNAHMEN VON DIESER RICHTLINIE ZULÄSSIG, ES SEI DENN, ES LIEGT VORHER DIE AUSDRÜCKLICHE SCHRIFTLICHE GENEHMIGUNG DES LEITENDEN RICHTLINIENBEAUFTRAGTEN VOR. Schmiergeldzahlungen Schmiergeldzahlungen jedweder Art sind verboten. Zahlungen dieser Art sind selbst in solchen Ländern verboten, in denen sie eigentlich an der Tagesordnung sind. Eine Ausnahme liegt vor, wenn eine solche Zahlungsaufforderung mit einer unmittelbaren physischen Bedrohung einhergeht. In diesem Fall sollten Sie Ihre Sicherheit an erste Stelle setzen und die Zahlung leisten. Anschließend melden Sie den Vorfall sobald Sie können (in jedem Fall innerhalb von 48 Stunden) Ihrem Manager und Ihrem regionalen Compliance - Beauftragten oder dem leitenden Richtlinienbeauftragten. Sollten Sie irgendeinen Verdacht, ein Anliegen oder Fragen zu einer Zahlung haben, dann müssen Sie sich damit an Ihren Manager und den regionalen Compliance-Beauftragten oder den leitenden Richtlinienbeauftragten wenden. Spenden Anixter zahlt keinerlei Spenden an politische Parteien. Im Allgemeinen erlaubt Anixter Spenden an gemeinnützige Organisationen, wenn diese Spenden nach lokalen Gesetzen und Praktiken legal und ethisch sind und nicht gegen die Allgemeine Richtlinie zu Reisekosten und Spesen von Anixter verstoßen. Allerdings sind Spenden an gemeinnützige Organisationen, die mit einem Beamten in Verbindung stehen oder von einem Beamten benannt wurden (z. B. Organisationen, für die der Beamte als Treuhänder, Direktor oder Vorstandsmitglied tätig ist), zu vermeiden, da eine solche Spende als Zahlung an den betreffenden Beamten ANIXTER INC. Seite 5 von 13

6 oder als Vorteil für diesen Beamten ausgelegt werden und damit gegen Antikorruptionsgesetze verstoßen kann. Geschäftspartner Anixter kann für das Verhalten seiner Geschäftspartner haftbar gemacht werden. Daher muss unter allen Umständen sichergestellt werden, dass sich unsere Geschäftspartner in keinem Fall auf Bestechung oder Korruption einlassen werden. Zudem müssen alle Situationen mit Geschäftspartnern vermieden werden, die zu einem Verstoß gegen diese Richtlinie oder einschlägige Gesetze führen können. Es ist unerlässlich, dass Sie genau wissen, mit wem Sie Geschäfte machen und warum, wann und für wen Sie Mittel freigeben. Die folgenden Richtlinien gelten für Geschäftspartner: a. Geschäftspartner müssen bei ihrer Tätigkeit die Antikorruptionsrichtlinie für Geschäftspartner einhalten. b. Bevor sie eine Zahlung von Anixter erhalten, müssen alle Geschäftspartner die Antikorruptionsrichtlinie für Geschäftspartner von Anixter umsetzen und sich einer Due-Diligence-Prüfung unterziehen, wenn sie in eine der Kategorien fallen, die gemäß dem leitenden Richtlinienbeauftragten eine Überprüfung erfordern (eine Liste der Kategorien finden Sie im Intranet von Anixt er unter Business Partner Due Diligence Process auf der Ethics- und Compliance-Homepage). c. Geschäftspartner sind allein aufgrund ihrer Verdienste und Leistungen auszuwählen. d. Bei Zahlungen an Geschäftspartner müssen die zu zahlenden Summen üblich und für die erbrachten Dienstleistungen angemessen sein. e. Zahlungen an Geschäftspartner müssen in den Büchern und Aufzeichnungen von Anixter korrekt aufgeführt werden. f. Zahlungen an Geschäftspartner dürfen nicht in bar erfolgen und g. Zahlungen an Geschäftspartner dürfen nur auf Bankkonten erfolgen, die auf den Namen des Geschäftspartners lauten und in dem Land geführt werden, in dem der Geschäftspartner ansässig ist oder in dem er die Dienstleistungen erbringt. Fusionen und Übernahmen Spezifische Probleme können bei Fusionen und Übernahmen auftreten, da hier die Möglichkeit besteht, dass der Käufer für Korruptionsfälle haftbar gemacht wird, die sich das Zielunternehmen in der Vergangenheit hat zuschulden kommen lassen oder sich aktuell noch immer zuschulden kommen lässt. Beim Erwerb eines Unternehmens führt Anixter eine sorgfältige Prüfung und Bewertung (Due-Diligence-Prüfung) des betreffenden Unternehmens durch. Aufzeichnungen ANIXTER INC. Seite 6 von 13

7 Anixter ist dazu verpflichtet, Bücher und Aufzeichnungen zu führen und zu pflegen, die exakt alle Transaktionen von Anixter und die Verwendung der Betriebsmittel unseres Unternehmens wiedergeben. Alle Konten, Rechnungen, Memoranden sowie alle übrigen Dokumente und Aufzeichnungen müssen mit äußerster Genauigkeit und umfassend vorbereitet sowie sorgfältig aufbewahrt werden. Zu keiner Zeit dürfen geheime oder nicht verbuchte Mittel, wie z. B. schwarze Konten, zu irgendeinem Zweck eingerichtet oder geführt werden. Alle Kostenabrechnungen zu Bewirtungen, Geschenken oder Ausgaben müssen gemäß der Allgemeinen Richtlinie zu Reisekosten und Spesen eingereicht werden, wobei der Grund für die Ausgabe spezifisch aufzuführen ist. 4. Ihre Verantwortung Sie müssen sicherstellen, dass Sie sich diese Richtlinie sorgfältig durchlesen, sie genau verstehen und jederzeit vollumfänglich einhalten. Ebenso müssen Sie sicherstellen, dass Sie an den entsprechenden Schulungen teilnehmen und alle Fragen oder Punkte klären, die Sie nicht verstehen. Darüber hinaus müssen Sie jede Aktivität vermeiden, die zu einem Verstoß gegen diese Richtlinie führen oder einen solchen Verstoß nahelegen könnte. Zudem sind Sie verpflichtet, alle potenziellen und/oder tatsächlichen Verstöße gegen diese Richtlinie zu melden (siehe Abschnitt Anliegen äußern ). Wenn Sie die Position eines Managers innehaben, müssen Sie sicherstellen, dass alle Mitarbeiter, die Meldung an Sie machen, diese Richtlinie verstehen und einhalten. 5. Strafen und Disziplinarmaßnahmen Bestechung ist eine Straftat. Unternehmen drohen Geldstrafen, der Ausschluss von öffentlichen Ausschreibungen und ein bedeutender Schaden für ihre Marke und ihr Image. Karrieren können ruiniert werden und Unternehmen langfristig Schaden nehmen. Neben eventuellen Haftstrafen und Strafzahlungen kann allen Mitarbeitern von Anixter, die gegen diese Richtlinie verstoßen, ein Disziplinarverfahren drohen, das zu ihrer Entlassung führen kann. 6. Schulungen Anixter bietet über AL-i Schulungen zu dieser Richtlinie an. Es müssen mindestens all jene Mitarbeiter an der Schulung teilnehmen, die die Finanzmittel des Unternehmens kontrollieren oder für die Erfassung von Transaktionen zuständig sind, die sich auf die Bücher und Aufzeichnungen des Unternehmens auswirken. Zudem müssen diese Mitarbeiter durch Zertifikat nachweisen, dass sie die Schulung komplett durchlaufen haben. Zusätzliche Unterstützung finden Sie auf der Ethics- und Compliance-Homepage im Intranet von Anixter. Außerdem können Sie sich mit allen Fragen rund um diese Richtlinie jederzeit an einen regionalen Compliance-Beauftragten oder den leitenden Richtlinienbeauftragten wenden. 7. Anliegen äußern Anixter toleriert keinerlei Verstöße gegen diese Richtlinie durch seine Mitarbeiter oder Geschäftspartner. Es ist nicht korrekt, einfach wegzusehen, wenn Sie den Verdacht haben, dass ein Mitarbeiter oder Geschäftspartner gegen diese Richtlinie verstoßen hat. Sie sind verpflichtet, Ihren Manager, den regionalen Compliance- Beauftragten, den leitenden Richtlinienbeauftragten oder die vertrauliche Business Integrity Hotline unter zu benachrichtigen, wenn Sie glauben oder den Verdacht haben, dass es zu einem Verstoß gegen diese Richtlinie gekommen ist oder kommen kann. Die Business Integrity Hotline wird ANIXTER INC. Seite 7 von 13

8 von einem unabhängigen Fremdunternehmen betrieben und ermöglicht es Ihnen, anonym Meldung zu machen oder Fragen zu stellen, soweit lokale Gesetze dies gestatten. Sie müssen alle Anliegen und Hinweise auf ein Fehlverhalten so früh wie möglich melden. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob eine bestimmte Handlung als Bestechung gilt, oder wenn Sie andere Fragen haben sollten, wenden Sie sich bitte an Ihren Manager, den regionalen Compliance-Beauftragten, den leitenden Richtlinienbeauftragten oder die Business Integrity Hotline. Anixter fördert Offenheit und ergreift keinerlei Vergeltungsmaßnahmen gegen diejenigen, die aufgrund dieser Richtlinie in gutem Glauben berechtigte Anliegen äußern - das gilt auch dann, wenn sich herausstellt, dass es sich bei den geäußerten Anliegen um einen Irrtum handelte. Wenn Sie glauben, dass Sie im Zusammenhang mit von Ihnen geäußerten Anliegen eine nachteilige Behandlung erfahren haben - sei es durch Disziplinarmaßnahmen, Drohungen oder andere Benachteiligungen -, dann sollten Sie Ihren Manager, den regionalen Compliance-Beauftragten, den leitenden Richtlinienbeauftragten oder die Business Integrity Hotline informieren. 8. Überwachung und Prüfungen Der leitende Richtlinienbeauftragte ist im Alltag primär für die Implementierung dieser Richtlinie sowie für die Überwachung ihrer Umsetzung und Wirksamkeit verantwortlich und überprüft zudem regelmäßig ihre Eignung und Angemessenheit. Anixter wird diese Richtlinie regelmäßigen Prüfungen unterziehen, um das Bewusstsein der Mitarbeiter für diese Thematik, die Einhaltung der Richtlinie und ihre Wirksamkeit im Hinblick auf die Bekämpfung von Korruption und Bestechung zu bewerten. ANIXTER INC. Seite 8 von 13

9 Anhang Warnsignale Diese Liste führt einige Beispiele für Warnsignale ( Rote Flaggen ) auf, die auf einen Bestechungsversuch oder andere Arten von korrupten Handlungen hinweisen können. Bitte beachten Sie, dass diese Liste nicht vollständig ist - es kann zahlreiche weitere Warnsignale geben. Wenn Sie bei Ihrer Arbeit für Anixter auf irgendeines dieser Warnsignale stoßen, müssen Sie dies unverzüglich Ihrem Manager, der Rechtsabteilung, dem regionalen Compliance-Beauftragten, dem leitenden Richtlinienbeauftragten oder der Business Integrity Hotline melden. Bitte wenden Sie sich bei Fragen oder Anliegen ebenfalls an diese Stellen. Sie dürfen erst dann mit einer Transaktion fortfahren, wenn die von Ihnen gemeldete Angelegenheit (das Warnsignal, auf das Sie gestoßen sind) untersucht und geklärt wurde. Warnsignale im Zusammenhang mit regierungseigenen Organisationen oder Beamten Potenzielle oder bestehende Geschäftspartner (oder ihre Eigentümer, Direktoren, leitenden Angestellten, Mitarbeiter oder Familienmitglieder), die: - aktive oder ehemalige Beamte sind, - auf irgendeine Art mit Beamten verbunden sind oder von denen bekannt ist, dass sie eine besondere oder ungewöhnlich enge Verbindung zu einem Beamten unterhalten, - im Regierungsbesitz sind oder - von Beamten empfohlen werden oder auf die von Beamten verwiesen wird. Warnsignale im Zusammenhang mit Standort, Struktur und Erfahrung von Dritten Potenzielle oder bestehende Geschäftspartner (oder ihre Eigentümer, Direktoren, leitenden Angestellten, Mitarbeiter oder Familienmitglieder), die: - Geschäfte in risikoreichen Ländern abwickeln, in denen Korruption ein alltägliches Problem ist, - wegen Bestechung, Korruption oder unlauteren Geschäftspraktiken angeklagt wurden, - Angehörige eines derzeitigen Direktors, Mitarbeiters, Agenten oder Auftragnehmers von Anixter sind, - nicht über die Erfahrung oder die Ressourcen verfügen, die für die vereinbarte Aufgabe erforderlich sind, - es ablehnen, Bankinformationen oder legitime und aktuelle Referenzen anzugeben oder nur widerstrebend dazu bereit sind, ANIXTER INC. Seite 9 von 13

10 - es ablehnen, auf die Fragen oder Nachfragen von Anixter zu antworten oder nur widerstrebend dazu bereit sind, - es ablehnen, der Antikorruptionsrichtlinie für Geschäftspartner von Anixter zuzustimmen oder nur widerstrebend dazu bereit sind, - mangelhaft dokumentierte Arbeitsaufzeichnungen oder Spesenabrechnungen führen, - über keinen Ethikkodex verfügen oder - ihre Agenten oder Vertreter keinen Due-Diligence-Prüfungen unterziehen. Warnsignale im Zusammenhang mit Zahlungsmethoden und Zahlungsaufforderungen durch Dritte Wenn potenzielle oder bestehende Geschäftspartner (oder ihre Eigentümer, Direktoren, leitenden Angestellten, Mitarbeiter oder Familienmitglieder), Folgendes fordern: - Zahlungen in Barmitteln oder Barmitteläquivalenten (z. B. Geschenkkarten, Aktien etc.) zu leisten, - Zahlungen im Voraus vor Vertragsunterzeichnung zu leisten, - Zahlungen auf ein Bankkonto vorzunehmen, das sich nicht in dem Land befindet, in dem der Dritte ansässig ist oder seine Geschäfte macht, oder Zahlungen auf ein Bankkonto vorzunehmen, das dem Dritten nicht gehört, - Zahlungen auf anderem Weg als im Rahmen des üblichen Prozesses oder unter der Hand - d. h., ohne sie über die Buchhaltung laufen zu lassen - oder ohne Rechnung oder Quittung vorzunehmen, - Sonderzahlungen vorzunehmen, um die Zahnräder einer Transaktion zu schmieren, - Gebühren oder Kommissionen gegen Ende von Verhandlungen zu zahlen oder um eine Schlussabnahme sicherzustellen, - Zahlungen an einen unbekannten Dritten vorzunehmen, der in keiner Weise an der geschäftlichen Transaktion beteiligt ist, - ungewöhnliche Zahlungsmuster wie wiederholte Zahlungen der gleichen Summe oder runder Summen, - Zahlungen ohne schriftliche Vereinbarung zu leisten, - Gebühren oder Kommissionen, die im Verhältnis zu den erbrachten Dienstleistungen unverhältnismäßig hoch erscheinen, - ungewöhnlich großzügige Bewirtungsleistungen oder Geschenke, oder - Spenden an gemeinnützige Organisationen. ANIXTER INC. Seite 10 von 13

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12 Due-Diligence-Prüfung für Geschäftspartner Due-Diligence-Prüfung Der nachfolgend beschriebene Due-Diligence-Prozess gilt für neue Geschäftspartner und Geschäftspartner, deren Vertrag verlängert werden soll, und die Dienstleistungen für Anixter erbringen oder im Namen von Anixter handeln. Anixter ist sich bewusst, dass das Unternehmen über eine beträchtliche Zahl von bestehenden Geschäftspartnern verfügt und wird bestehende Geschäftspartner - wie vom leitenden Richtlinienbeauftragten von Anixter festgelegt - einer Due-Diligence-Prüfung unterziehen. Bevor sie von Anixter eine Zahlung erhalten, müssen alle neuen Geschäftspartner (oder Geschäftspartner, deren Verträge verlängert werden sollen) die Antikorruptionsrichtlinie für Geschäftspartner von Anixter umsetzen und sich einer Due-Diligence-Prüfung unterziehen, wenn Folgendes auf sie zutrifft: Test für Geschäftspartner 1. Der Geschäftspartner wird Dienstleistungen für Anixter erbringen oder im Namen von Anixter handeln und 2. Der Geschäftspartner ist: (a) in einem risikoreichen Land ansässig oder tätig, das gemäß Anixter eine Prüfung erforderlich macht, oder fällt (b) in eine der Kategorien mit erhöhtem Risiko, die gemäß Anixter eine Prüfung erforderlich machen. Diese Prüfung umfasst einen Fragebogen, der vom Geschäftspartner auszufüllen ist, und eine Hintergrundprüfung. Diese Prüfung wird von der Global Shared Services Group von Anixter unter Verwendung eines Prüf-Tools durchgeführt, das von einem Drittanbieter stammt. Anixter wird ohne die vorherige Genehmigung durch einen regionalen Compliance-Beauftragten oder leitenden Richtlinienbeauftragten keine Zahlungen an den Geschäftspartner leisten, wenn sich der Geschäftspartner (a) weigert, sich zur Einhaltung der Antikorruptionsrichtlinie für Geschäftspartner zu verpflichten oder den Fragebogen auszufüllen, oder wenn (b) die erste Prüfung Fragen aufwirft oder Warnsignale zum Ergebnis hat, die sich nicht zur vollständigen Zufriedenheit des regionalen Compliance-Beauftragten oder des leitenden Richtlinienbeauftragten lösen lassen. Ein regionaler Compliance-Beauftragter oder leitender Richtlinienbeauftragter kann eine zusätzliche Prüfung anfordern oder Anixter empfehlen, die Geschäftsbeziehung zu dem Geschäftspartner zu unterbrechen. ANIXTER INC. Seite 12 von 13

13 Compliance-Beauftragte Informationen hierzu finden Sie im Intranet von Anixter auf der Ethics & Compliance"- Homepage im Abschnitt Contacts & Resources unter Compliance Officers. So können Sie Fragen stellen oder Anliegen melden Sie können sich auch an den regionalen Compliance- Beauftragten oder den leitenden Richtlinienbeauftragten wenden (siehe Kontaktdaten weiter oben). Telefon: Die Telefonnummern finden Sie auf dem Business Integrity Hotline Poster, das an Ihrem Standort aushängt, oder unter Hier finden Sie die Rufnummer, die für Ihr Land gilt. Online: Möglichkeiten zur vertraulichen Meldung Telefon: Die Telefonnummern finden Sie auf dem Business Integrity Hotline Poster, das an Ihrem Standort aushängt, oder unter Hier finden Sie die Rufnummer, die für Ihr Land gilt. Online: Im Intranet von Anixter verfügbare weiterführende Richtlinien Allgemeine Richtlinie zu Geschäftsethik und -verhalten Allgemeine Richtlinie zu Reisekosten und Spesen Allgemeine Richtlinie zu Regierungsaufträgen Antikorruptionsrichtlinie für Geschäftspartner Allgemeine Richtlinie zu Betrugsfällen Allgemeine Richtlinie zu Interessenkonflikten ANIXTER INC. Seite 13 von 13