Andreas Jendrzey. Lena Fellner. Awid Aghajamali

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1 Protokoll der 19s AStA 42. Legislatur Allgemeiner Studierendenausschuss Fachhochschule Aachen Telefon: Web: Stephansstraße Aachen Datum: Ort: Sitzungsleitung: Redeleitung: SchriftführerIn: Status: Anwesend: Gäste: Uhr Räumlichkeiten des AStA, Sitzungsraum Lena Fellner Vorläufig Martha Wingen Anna Kirchner Henning Grote Katharina Remscheidt Hannah Hartges Sebastian Kudelka Lejla Stjepanovic Frederik Bossmeyer Merlin Nagel Mathias Frenken Markus Brennecke Lena Fellner Awid Aghajamali Lisa Heekmann Melanie Rumpf Paul Baumann David Müller Kamil Kirchmann Thomas Gerger Tagesordnung TOP 1 Begrüßung und Feststellen der Beschlussfähigkeit TOP 2 Genehmigung der ausstehenden Protokolle TOP 3 Genehmigung der Tagesordnung TOP 4 Berichte und Anfragen Prozess AG Prozess Einarbeitung Prozess Dokumentation der AstA-Sitzungen Prozess Dokumentation der Ausrichtung der Studierendenschaft HoPo Wir sind Aachen: unterstützen? Herr Janz möchte eine Unterschrift Guter Studienstart im Ingenieurbereich Freier Zusammenschluss von StudentInnenschaften fzs Mitgliederversammlung Büro-AG TOP 5 Allgemeine Standpunkte TOP 6 Verschiedenes AStA FH Aachen Protokoll der 19. Sitzung Seite 1 von 9

2 TOP 1: Begrüßung und Feststellen der Beschlussfähigkeit eröffnet die 19. AStA Sitzung der 42. Legislatur um 19:00 Uhr und stellt die Beschlussunfähigkeit mit 11 MandatsträgerInnen fest. TOP 2: Genehmigung der ausstehenden Protokolle Das Protokoll lag zu Beginn der AStA-Sitzung nicht vor und konnte daher nicht genehmigt werden. TOP 3: Genehmigung der Tagesordnung Die Tagesordnung wird in vorliegender Form genehmigt. TOP 4: Berichte und Anfragen Prozess AG Einarbeitung Auf dem Ausrichtungswochenende 2013 wurde aufgrund ungeregelter Arbeitsabläufe zur Einstellung neuer AStA- MitarbeiterInnen die Prozess AG eingeführt. Ziel ist die Gewährleistung von Qualitätsstandards bei der (Zusammen-) Arbeit der Mitglieder im AStA. Thomas, AStA- MitarbeiterInnen Die Prozess AG tagte am Freitag, 21. März. Eine weitere Beschreibung der Prozesse zur Einarbeitung ist im AStA Wiki zu finden. (AStA AStA intern Arbeitsprozesse Einarbeitung) Thomas stellt die Prozessbeschreibung und das dazugehörige Flussdiagramm vor. Es muss derzeit noch festgelegt werden, welche Kompetenzen neue AStA-MitarbeiterInnen mitbringen müssen. Dazu werden alle MitarbeiterInnen aufgefordert eine Auswahl an Kompetenzen an Thomas zu senden. AntragsstellerIn: Antrag: Markus Brennecke Der AStA beantragt den neuen Prozess zur Einarbeitung neuer AStA-MitarbeiterInnen einzuführen. : Ja: 11 Nein: 0 Enthaltung: 0 angenommen Prozess AG - Dokumentation der AStA-Sitzung Der Prozess beinhaltet die Dokumentation der AStA-Sitzungen. Sebastian AStA FH Aachen Protokoll der 19. Sitzung Seite 2 von 9

3 Sebastian stellt den Prozess den AStA-MitarbeiterInnen vor. Eine Beschreibung des Prozess zur Dokumentation der AStA- Sitzungen ist im AStA Wiki zu finden. (AStA AStA intern Arbeitsprozesse Dokumentation von AStA-Sitzungen) AntragsstellerIn: Antrag: Der AStA beantragt das der Prozess der Dokumentation der AStA-Sitzungen eingeführt wird. : Ja: 11 Nein: 0 Enthaltung: 0 angenommen Prozess AG - Dokumentation der Ausrichtung der Studierendenschaft Merlin stellt den Prozess zur Dokumentation der Ausrichtung der Studierendenschaft vor. Eine Beschreibung des Prozess zur Dokumentation der Ausrichtung der Studierendenschaft ist im AStA Wiki zu finden. (AStA AStA intern Arbeitsprozesse Dokumentation der Ausrichtung der Studierendenschaft) Merlin, AStA- MitarbeiterInnen Die restlichen Arbeitsprozesse sind bereits teilweise ausformuliert oder liegen in Stichpunkten vor. Die Beschreibung werden ab dem 05. April fertig sein. Innerhalb der nächsten AStA-Sitzung können die restlichen Arbeitsprozesse dann beschlossen werden, zur Vorbereitung sollen sich AStA- MitarbeiterInnen die Prozesse bereits vorher durchlesen. AntragsstellerIn: Antrag: Der AStA beantragt das der vorgestellte Prozess zur Dokumentation der Ausrichtung der Studierendenschaft eingeführt wird. : Ja: 10 Nein: 0 Enthaltung: 1 angenommen Wir sind Aachen, Nazis sind es nicht. unterstützen? Es kam die Anfrage, ob der AStA den Aufmarsch gegen Neonazis am 29. März unterstützen möchte. Ab Uhr gibt es eine Referat Öffentlichkeitsarbei AStA FH Aachen Protokoll der 19. Sitzung Seite 3 von 9

4 Kundgebung Nazis stoppen!, danach findet eine weitere Kundgebung Aachen gegen Rechts! und ein Bühnenprogramm am Elisenbrunnen bis ungefähr Uhr statt. Der AStA hat sich entschieden an der Veranstaltung teilzunehmen. Wir werden dies über Facebook (Referat Öffentlichkeitsarbeit) und auf unserer Webseite (Referat Hochschulpolitik) bewerben. Zusätzlich werden Banner für den Aufmarsch erstellt. Bei dem Aufmarsch gehen derzeit vier AStA- MitarbeiterInnen mit. t, Referat Hochschulpolitik, 4 AStA- MitarbeiterInnen Wettbewerb Guter Studienstart des Landes NRW: gemeinsames Proekt FH und RWTH Aachen Guter Studienstart im Ingenieurbereich Herr Janz möchte eine Unterschrift des AStA zur Einreichung der Konzeption Guter Studienstart im Ingenieurbereich zur Teilnahme an einem Wettbewerb in Kooperation mit der RWTH Aachen. Das Konzept befindet sich im Anhang. Andreas stellt den Entwurf dem AStA vor. Andreas, Awid Das es sich hierbei jedoch um einen Entwurf handelt, können Änderungen noch zu einem späteren Zeitpunkt vorgenommen werden. Die Unterschrift beinhaltet gleichzeitig das Mitspracherecht bei Änderungen etc. für die finale Kozeptionierung. Inhaltliche Änderungswünsche wurden auf der AStA-Sitzung bereits von Andreas vermerkt. Folgende Punkte wurden hier festgehalten: Wer kann mit machen bzw. wie sehen die Zugangsbeschränkungen aus Formulierung Überbrückung zwischen Schule und Hochschule sollte geändert werden, da SchülerInnen mit dem derzeitigen Entwurf keine Zielgruppe bilden. Der Trend von der Schule nahtlos ins Studium überzugehen nimmt zu und sollte beachtet werden (Awid wird hier eine Statistik an den AStA senden) Politische Bildung soll eingebracht werden Der AStA bzw. Beratungsstellen sollen in diesem Vorbereitungssemester, Studierende explizit bei Fragen nach der Wohnungssuche, BAföG-Beratung etc. fördern AntragsstellerIn: Antrag: Der AStA signalisiert die grundsätzliche Unterstützung des AStA FH Aachen Protokoll der 19. Sitzung Seite 4 von 9

5 Antrags Guter Studienstart im Ingenieurbereich der FH Aachen und der RWTH Aachen. : Ja: 11 Nein: 0 Enthaltung: 0 angenommen fzs Mitgliederversammlung Vom findet die 50. Mitgliederversammlung statt. Zur Vorbereitung der Anträge gibt es drei Termine ca. 15 Uhr 31.3 ca. 15 Uhr 1.4 ca. 15 Uhr Awid, AStA Um mitzufahren sollte mindestens zwei Termine wahrgenommen werden. In der Eule befindet sich der Bericht über die #49 Mitgliederversammlung. Büro-AG Die AStA-Räumlichkeiten wurden durch die Büro-AG umgestaltet. Die Umgestaltung wird von Hannah den AStA-MitarbeiterInnen vorgestellt. Grundriss und Konzeption sind im Anhang zu finden. Büro-AG Die Büro-AG hat Herrn Heck um einen Kostenvoranschlag für die Anschaffung neuer Büromöbel gebeten. Hannah ruft Herrn Heck am 26. März an und fragt nach der aktuellen Situation. Liegt der Kostenvoranschlag vor, wird über die Finanzierung abgestimmt. Referat Finanzen Derzeit findet die Kassenprüfung im AStA statt und wird am Ende der Woche weitergeführt, voraussichtlich werden die Prüfungen bis zum Ende des Monats abgeschlossen sein, diese umfassen die Prüfung aller Belege anhand von Journal-, bzw. Summenund Saldenlisten. Des Weiteren werden noch die Barkassen des Kassenwartes sowie der aktuelle Kassenbestand geprüft. AStA FH Aachen Protokoll der 19. Sitzung Seite 5 von 9

6 Bei der DATEV Buchhaltungssoftware sind wir soweit mit dem Buchen starten zu können, die Konten wurden mit dem Steuerberater abgestimmt und sind diese Woche fertig eingerichtet. Der FSR Reader an die Fachschaften ist soweit fertig ausgeschrieben und muss noch den Änderungen in der FSRO und FinanzO angepasst werden. Beim erstellen des Readers sind uns Dinge aufgefallen die veranlassen in Zukunft die Fachschaften noch mehr beseelsorgen zu müssen. Die Praxis zeigt das die Kassenwarte neben der Schulung und unseren s noch mehr Hilfestellung benötigen. Die FSRs brauchen wieder jemanden vor Ort, der anfallende Probleme erkennt und supportet. Semestertickets sind auf dem Stand das keine offenen Anträge vorliegen (Stand letztes Wochenende). Zudem wurden die eingereichten Härtefall Anträge insoweit für die nächste Sozialausschusssitzung Anfang März vorbereitet. Zum Thema Inventarisierung wurde ein erster Prozessentwurf angefertigt, das jetzt Intern auf der nächsten Referatssitzung besprochen wird. Anschließend werden wir damit beginnen im AStA die Vergangenheit nach zu inventarisieren. Die Fachschaften haben nachdem sie auf nicht reagiert haben eine schriftliche, letzte Aufforderung bekommen ihren Haushaltsabschluss einzureichen. Des Weiteren wurden die FSRs darüber informiert, dass zum 01. April ein Zwischenhaushalt vorliegen muss, gemäß der noch aktuellen FinanzO. Zusätzlich mit der Information, dass zum neuen Semester die SB-Mittel- Anträge vorliegen müssen. Voller Freude kann man vermelden, dass es doch tatsächlich geschafft wurde von allen unseren AStA-MitarbeiterInnen die Studienbescheinigung mit einer Verspätung von nur 10 Tagen zu erhalten. Das ist neuer Rekord. Wir sind stolz auf euch! Macht bitte mit den Stundenzetteln bis zum Ende der Legislatur weiter und unser Dank wird euch ewig nachschleichen. Referat Soziales Der Reader Studierende mit Kind wurde in den letzten Wochen fertig gestellt und geht an das Referat Öffentlichkeitsarbeit, AStA FH Aachen Protokoll der 19. Sitzung Seite 6 von 9

7 momentan wird noch das Merkblatt erarbeitet. Demnächst wird für den Arbeitsbereich Studierende mit Kind ein Konzept erstellt wie die Arbeit hier in Zukunft aussehen soll. Für das hochschulpolitische Einführungsseminar 14 werden zur Zeit die Workshops Studienfinanzierung und Soziale Dimensionen vorbereitet (Dieser findet in Kooperation mit Eva Malecha AStA RWTH statt). Bis zum Ende der Legislatur sollen alle weitere Reader aktualisiert und ein Einführungsworkshop zum Thema BAföG erarbeitet werden. Referat Öffentlichkeitsarbeit Das Referat Öffentlichkeitsarbeit befindet sich gerade im Übergang von der Kreativphase zur Produktionsphase der Wahlkampagne. Paul hat gemeinsam mit Andreas die HoPE- Webseite online gestellt. Es sind ab jetzt Anmeldungen zum hochschulpolitischen Einführungsseminar möglich. Zuerst sollen (Vor Beginn der heißen Phase der Kampagne) die aktuellen Gremienmitglieder beworben und im Zuge des Kampagnenstarts in der Hochschule alle neu zu gewinnenden Gremienmitglieder zum HoPE motiviert werden. Die Plakate sind bereits im Druck. Sofie gestaltet nun die ausstehenden Druckartikel wie Pyramidenaufsteller, (How-to-Kandidatur)-Flyer und den Infostand. Die meisten Texte wurden von Lena fertig formuliert. Es wird die Tage ein zweiter Doodle für die dritte Aprilwoche rumgeschickt, um mehr Helfer an den alternativen Terminen für die Infostände zu finden. Julia organisiert mit Andreas ein Treffen um die WahlbotschafterInnen für ihre Aufgabe zu coachen. Die Wahlwebseite ist in den letzten Zügen, das Design ist erstellt. Für die Wahlfilme muss sich noch auf ein Design geeinigt werden. Die Wahlfilme werden dann nacheinander auf der Webseite online gestellt. Auf Facebook gibt es bereits eine Seite zur Wahl, die auch die Veranstaltung zum HoPE beinhaltet. Es wird darum gebeten die Seite erst mit dem Kampagnenstart um den 7. April rum mit privaten Facebook zu liken und zu verbreiten. Zur Kulturveranstaltung am 8. April mit Sebastian 23 wird die Woche der Helferplan herum geschickt, damit jeder weiß wann er wo sein muss. Es wird versucht Popcorn für die Veranstaltung zu organisieren. (Das Programm von Sebastian 23 heißt "Popcorn im Kopfkino") Referat Kommunikation AStA FH Aachen Protokoll der 19. Sitzung Seite 7 von 9

8 Für die Optimierung der Arbeitsprozesse in der IT haben wir ein Helpdesk Ticketsystem von osticket eingeführt. Dies ermöglicht uns in Zukunft leichter Aufgaben zu delegieren und eine Service Statistik zu führen. Obwohl die Nutzung noch nicht komplett eingeführt ist haben wir in den letzten zwei Woche ca. 30 Serviceanfragen mit dem neuen System bearbeitet. Zurzeit sind wir dabei die Bereiche in der IT nach Aufgaben zu kategorisieren und SLA 1 Pläne zu erstellen. Letzte Woche wurden die SSL Zertifikate erneuert und die Wahlwebseite deployed. Für die Inventarliste und der Service Statistik wird an einer Prozessdefinition und der Umsetzung gearbeitet. Am 26. März werden vier neue Computer abgeholt und im Laufe der nächsten Woche eingerichtet. Nebenbei aber mit einer geringeren Priorität wird an einem Adressbuch für den Webmailer gearbeitet. TOP 5: Allgemeine Standpunkte Wer möchte sich in der kommenden 43.Legislatur gerne bei der Erstsemester-Kommission engagieren? AStls können sich gerne bei Hannah melden. Hannah, AStA TOP 6: Verschiedenes Andreas stellt ausdrücklich klar, dass im Rahmen von Projekten des AStA Unterstützung auch von Nicht federführenden Referaten dringend erforderlich ist. AStA- MitarbeiterInnen Anlagen Grundriss AStA-Räumlichkeiten Konzeption AStA-Räumlichkeiten Guter Studienstart Prozessbeschreibung Einarbeitung 1 Service Level Agreement. AStA FH Aachen Protokoll der 19. Sitzung Seite 8 von 9

9 Prozessbeschreibung Dokumentation der AStA-Sitzungen Prozessbeschreibung Dokumentation der Ausrichtung der Studierendenschaft Für Sachlichkeit sowie Richtigkeit des Protokolls und den ordentlichen Ablauf der Sitzung: Sitzungsleitung ProtokollführerIn AStA FH Aachen Protokoll der 19. Sitzung Seite 9 von 9