Lernfeld 4: Sachgüter und Dienstleistungen beschaffen und Verträge schließen (120 Stunden)

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Miriam Möller
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1 Lernfeld 4: Sachgüter und Dienstleistungen beschaffen und Verträge schließen (120 Stunden) Lernsituation Nr. 4.4 Erstellung von Anfragen auch in englischer Sprache für eine neue Handelsware Zeitrichtwert: 11 Std. Problemhaltiges (Einstiegs-)Szenario / Handlungsrahmen Die Duisdorfer BüroKonzept KG plant die Anschaffung der Handelsware Beamer. Aufgrund der Erkrankung einer Sachbearbeiterin sollen die Auszubildenden die für den geplanten Angebotsvergleich vorgesehenen fünf Anfragen schreiben, davon zwei in englischer Sprache. Wesentliche Kompetenzen Die Schülerinnen und Schüler kennen die wesentlichen Inhalte von kaufmännischen Anfragen in deutscher und in englischer Sprache sowie die für die Erstellung der vorgenannten Schreiben notwendigen DIN-Normen. erstellen norm- und sachgerechte Anfragen mit Hilfe eines Textverarbeitungsprogramms in deutscher und in englischer Sprache. berücksichtigen bei der Erstellung der englischsprachigen Anfragen die interkulturellen Unterschiede. Handlungsprodukt/Lernergebnis Erstellung von drei Anfragen (ggf. in Form eines Serienbriefs) in deutscher Sprache sowie Erstellung von zwei Geschäftsbriefen in englischer Sprache. Konkretisierung der Inhalte allgemeine und spezielle Anfragen Inhalte von Anfragen Sinnvolle Textbausteine für Anfragen DIN-Vorschriften für kaufm. Geschäftsbriefe ggf. Erstellung von Serienbriefen Lern- und Arbeitstechniken LAT3: Präsentieren LAT5: Verschiedene Texterschließungstechniken LAT26: schriftliche Ausarbeitung Unterrichtsmaterialien / Fundstelle BüroWelt 1 Lernfeld 3, Kapitel 1 und 10, BüroMaterial 1 Lernsituation 4.4, BüroTechnik Bereich Textverarbeitung, Kapitel 6 und 9 Organisatorische Hinweise zeitweise ist ein EDV-Raum bzw. der Einsatz von Notebooks sinnvoll notwendig. Unter Umständen ist eine kurze Internetrecherche sinnvoll. In Anlehnung an: Didaktische Jahresplanung. Pragmatische Handreichung für die Fachklassen des dualen Systems. Ministerium für Schule und Weiterbildung des Landes Nordrhein-Westfalen. S. 9, 08/2009.

2 Lernsituation 4.4: Erstellung von Anfragen - auch in englischer Sprache - für eine neue Handelsware Arbeitsauftrag 4 a): Hinweise: Für das Erstellen von Anfragen an Lieferanten in Deutschland sowie im (englischsprachigen) Ausland bietet sich das Anfertigen von zwei unterschiedlichen Dokumenten an. Ein mögliches Vorgehen besteht darin, die Lieferanten mit Hilfe eines Serienbriefs anzuschreiben. Ein solcher Serienbrief ist der nachstehenden Abbildung zu entnehmen.

3 Beispiel für die mögliche Datenquelle Anfrage 423/20.. Auszug aus der Anfrage 423/20.. mit hervorgehobenen Seriendruckfeldern (Alt + F9) Anmerkung: Die oben stehenden Dokumente sind im Bereich BPW unter den Dateinamen BM_LS4.4_Anfrage_Beamer_deutsch_L sowie BM_LS4.4_Anfrage_Beamer_Datenquelle_L gespeichert worden.

4 Anmerkung: Die vorstehende Anfrage ist im BPW unter dem Dateinamen BM_LS4.4_Anfrage_Beamer_englisch_L gespeichert worden:

5 Arbeitsauftrag 4 b) Postausgangsbuch (Auszug) Abteilung Beschaffung (Zeitraum bis ) lfd. Nr. Datum Empfänger (Name, Ort) Inhalt Sachbearbeiter/in Papier Spoth GmbH, Hamburg Anfrage 421/20.. Anderson Opitz AG, Siegburg Anfrage 422/20.. Anderson Wittmann AG, Siegen Bestellung 887/20.. Anderson Saam KG, Fulda Anfrage 423/20.. Anderson Willi Lauf OHG, Warburg Anfrage 423/20.. Anderson Wittmann AG, Siegen Anfrage 423/20.. Anderson Ban-Q. Corp., Taipei, Taiwan Anfrage 423/20.. Anderson Canadian Office Corp., Québec Anfrage 423/20.. Anderson

6 Arbeitsauftrag 5 b) Das Führen eines manuell geführten Postausgangsbuchs hat die nachstehenden Vor- bzw. Nachteile: Vorteile einfache Handhabung Besonderheiten bei der Eingabe der Informationen in eine Software sind nicht gegeben. Daten stehen unabhängig von Problemen mit der EDV permanent zur Verfügung. Nachteile Mehrere Mitarbeiter teilen sich einen zentralen Ordner sofortige Verfügbarkeit ist somit räumlich/zeitlich nicht immer gegeben. Gefahr von Fehleintragungen aufgrund nicht vorhandener Gültigkeitsprüfungen (z. B. falsche Anfragennummer). Eintragungen sind ggf. je nach Handschrift des eintragenden Mitarbeiters nicht einwandfrei zu lesen. doppelter Arbeitsaufwand für Eintragungen in das Postausgangsbuch sowie in das Warenwirtschaftssystem Gefahr von abweichenden Eintragungen. Vertiefende Aufgabe 1 Allgemeine Anfrage: Eine allgemeine Anfrage dient der grundsätzlichen Informationsbeschaffung über das gesamte Produktsortiment (bzw. einen großen Teil hiervon) eines im Regelfall noch unbekannten Lieferanten. Im Normalfall wird beim potentiellen Lieferanten nach Katalogen, Produktblättern und Preislisten des gesamten Sortiments angefragt, um sich einen Überblick verschaffen zu können. Sofern beim Durcharbeiten der zugesandten Unterlagen ein oder mehrere Produkte das Interesse geweckt haben, werden mithilfe einer speziellen Anfrage ggf. detaillierte Informationen eingeholt. Spezielle Anfrage: Eine spezielle Anfrage wird in der Regel an bekannte Lieferanten gestellt, um Informationen (Leistungsdaten, Preise, Rabatte, Lieferfristen etc.) zu einem konkreten Produkt zu erhalten. Im Gegensatz zur allgemeinen Anfrage wird der Lieferant im Rahmen der speziellen Anfrage häufig um die Abgabe eines (un-)verbindlichen Angebots gebeten.

7 Vertiefende Aufgabe 2 Beispiel für Anfrage 424/20.. an die Jendrik Hahn GmbH

8 Beispiel für die mögliche Datenquelle Anfrage 424/20.. Auszug aus der Anfrage 424/20.. mit Darstellung der Wenn-Funktion (Alt + F9) Anmerkung: Die oben stehenden Dokumente sind im Bereich BPW unter den Dateinamen BM_LS4.4_Anfrage_Schreibtischlampe_L sowie BM_LS4.4_Anfrage_Schreibtischlampe_Datenquelle_L gespeichert worden.

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