TEXTVERARBEITUNG Word, PP Prüfungsvorbereitende Aufgaben. Aufgabe 4: Arbeitsplatzgestaltung. Situation. Übung

Transkript

1 20 Prüfungsvorbereitende Aufgaben Aufgabe 4: Arbeitsplatzgestaltung Situation Sie sind Assistent/-in der Geschäftsleitung der Werbeunternehmung Blue Design GmbH in Mannheim. Die Geschäfte laufen gut und die Blue Design ist gewachsen. Deshalb muss das Unternehmen unbedingt in größere Büros umziehen. Herr Blau, der Geschäftsführer, ist froh, dass er passende Räumlichkeiten in einem Neubau direkt in der City von Mannheim finden konnte. Der Innenausbau kann von der Blue Design GmbH noch gestaltet und an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden. Herr Blau bittet Sie, alle Führungskräfte und den Betriebsrat (siehe Tabelle) zu einer Tagesveranstaltung einzuladen. Gemeinsam will man klären, ob die Abteilungen prinzipiell in Großraumbüros untergebracht werden oder ob alle Mitarbeiter/-innen Einzelbüros erhalten. Herr Blau bittet Sie, das Führungsteam und die beiden Betriebsräte mit einem persönlichen Schreiben einzuladen und als Entscheidungsgrundlage und Vorbereitung auf die Tagung ein Informationsblatt zum anstehenden Thema zu erstellen. Teilnehmer/-innen Frau Marie-Sophie Marx Herr Jan Hausmann Herr Mark Kuhlert Herr Paul Peters Herr Ron Tauber Frau Leila Kettel Funktion Leiterin Corporate Design Leiter Printmedien Leiter Digitale Medien/Internet Leiter Events/Messen Betriebsrat Betriebsrätin Übung Arbeitsanweisungen 1. Teil: Gestalten eines Informationsblattes Öffnen Sie in Word 2010 ein leeres Dokument. Fügen Sie den Schriftzug der Blue Design GmbH in der Kopfzeile ein. Erstellen Sie eine Tabelle mit 7 Zeilen und 2 Spalten. Die Schriftart ist Arial und grundsätzlich 12 pt. 1. Tabellenzeile: Verbinden Sie die beiden Zellen. Fügen Sie in Schriftgröße 24, fett, zentriert, einen passenden Titel für die Tabelle ein. Die Zellenhöhe verändern Sie auf 2 cm. 2. und 5. Tabellenzeile: Verbinden Sie die beiden Zellen. Fügen Sie fett und zentriert das Wort Großraumbüro bzw. Einzelbüro ein. Die Zellenhöhe verändern Sie auf 1 cm. 3. und 6. Tabellenzeile: Fügen Sie fett und zentriert jeweils links Vorteile und rechts Nachteile ein. Die Zellenhöhe verändern Sie auf 1 cm. 4. und 7. Tabellenzeile: Beschreiben Sie in ganzen Sätzen jeweils zwei Vor- und zwei Nachteile für jede Raumform. Als Aufzählungszeichen nehmen Sie für die Vorteile lachende Smileys =, für die Nachteile Smileys mit heruntergezogenen Mundwinkeln =. Zwischen den einzelnen Aufzählungen lassen Sie 12 pt Platz. Ein zusätzliches Aufzählungszeichen mit drei Punkten dahinter wird für individuelle Aufzeichnungen gesetzt. Die Zellenhöhe verändern Sie auf 6 cm. Gestalten Sie die Absätze normgerecht. Zentrieren Sie die Inhalte der Tabellenzeilen 1, 2, 3, 5 und 6 vertikal.

2 Prüfungsvorbereitende Aufgaben 21 Arbeitsanweisungen (Fortsetzung) Färben Sie die gesamte Tabelle Blau, Akzent 1, heller 60 % ein. Gestalten Sie die Tabelle zusätzlich zu den inneren Linien mit einem äußeren Rahmen aus zwei Linien, mittelblau, 1 ½ pt. Fügen Sie zwei passende Grafiken an angemessener Stelle ein. Die Fußzeile (einzeilig) enthält in Schriftgröße Arial, 8 pt, fett, mittelblau: linksbündig: Name, Vorname rechtsbündig: Pfad + Dateiname (als Feldfunktion) Setzen Sie über die Zeile einen mittelblauen Strich. Speichern Sie Ihr Ergebnis unter Informationblatt_Nachname und drucken Sie es einmal aus. 2. Teil: Erstellen einer internen Mitteilung als Serienbrief a) Vorarbeit Öffnen Sie in Word 2010 ein neues Dokument. Erstellen Sie für einen Serienbrief eine geeignete Datenquelle in Arial, 12 pt. Nutzen Sie dafür die Angaben aus der Tabelle auf der vorhergehenden Seite. Fügen Sie eine linksbündige Fußzeile (Arial, 8 pt, fett) mit folgenden Inhalten ein: Name aktuelles Datum Dateiname (als Feldfunktion) Speichern Sie Ihre Datenquelle unter Interne Mitteilung_Datenquelle_Nachname. b) Erstellung des Serienbriefs Öffnen Sie in Word 2010 ein neues Dokument und ändern Sie den rechten Seitenrand auf 1 cm. Speichern Sie das Dokument unter dem Namen Interne Mitteilung_Hauptdokument_ Nachname. Fügen Sie das Logo der Blue Design GmbH ein und positionieren Sie es im oberen Bereich des Dokuments. Verwenden Sie für die Kopfangaben an von Thema Datum. Rahmen Sie diese Angaben mit einer blauen Linie oberhalb (mit Leerzeile) und unterhalb (mit Leerzeile). Schreiben Sie die Einladung an alle Führungskräfte und die beiden Mitglieder des Betriebsrats als Serienbrief. Nutzen Sie sowohl für die Namen als auch die Funktionen Seriendruckfelder. Erstellen Sie die Anrede im Brieftext mit einer Bedingung. Formulieren Sie die interne Mitteilung in ganzen Sätzen, nicht stichwortartig. Achten Sie auf eine gute Ausdrucksweise und übersichtliche Darstellung: Berücksichtigen Sie die Angaben der Situation und gehen Sie dabei besonders auf die folgenden Punkte ein: neue Geschäftsräume in einem Neubau in der City von Mannheim gefunden der Innenausbau kann mitgestaltet werden Entscheidung zwischen Großraumbüros oder Einzelbüros Entscheidung gemeinsam treffen Einladung zu einer Tagesveranstaltung im Hotel Akandor, Goethestraße 1 in Mannheim (Datum und Uhrzeit selbst bilden) (Geben Sie drei Gestaltungshinweise/Informationen zur Tagung.) als Anlage eine Entscheidungshilfe zum Thema Speichern Sie das Dokument. Drucken Sie es einmal mit Feldfunktionen aus. Drucken Sie zusätzlich die Einladung an Herrn Kuhlert aus.

3 90 Lösungen der Prüfungsaufgaben Mögliches Ergebnis: Informationsblatt Information zu alternativen Büroformen Großraumbüro Vorteile Der Raum wird effizient ausgenutzt. Der Kommunikationsaustausch zwischen den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen ist schneller und intensiver als in Einzelbüros. Nachteile Durch den erhöhten Lärmpegel fühlen sich die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen gestört. Es gibt wenig Möglichkeiten zu diskreten Gesprächen Einzelbüro Vorteile Es ist möglich, vertrauliche und diskrete Gespräche zu führen. Konzentriertes Arbeiten ist ohne Störungen möglich. Nachteile Der Informationsfluss zu anderen Mitarbeitern ist gering. der Platzbedarf ist hoch. Name, Vorname Pfad+Informationsblatt_Nachname.docx

4 Lösungen der Prüfungsaufgaben 91 Mögliches Ergebnis: Datenquelle

5 92 TEXTVERARBEITUNG Word, PP 2010 Lösungen der Prüfungsaufgaben Mögliches Ergebnis: Interne Mitteilung_Hauptdokument als Serienbrief mit Feldfunktionen

6 Lösungen der Prüfungsaufgaben TEXTVERARBEITUNG Word, PP 2010 Mögliches Ergebnis: Einladung an Herrn Kuhlert 93