Sicher. Effizient. Papierlos. esignatur.

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1 Sicher. Effizient. Papierlos. esignatur. Optimierte Dokumentenprozesse in allen Branchen. NEU! edocbox Realtime Remote Signature

2 Zeit und Kosten sparen. Überall papierlos unterschreiben. A PC / Laptop / Browser PDF-Dokumente bearbeiten und verwalten - ohne Installation von Software. Unterschreiben am Smartphone. Ein elektronischer Dokumentenprozess eröffnet ein enormes Optimierungspotential in puncto Zeit und Kosten. Die edocbox vernetzt alle Akteure Ihres Dokumentenprozesses ohne Medienbruch und vermeidet so das Ausdrucken. Gerade dann, wenn eigenhändige Unterschriften benötigt werden oder Formularfelder in PDF-Dokumenten bearbeitet werden sollen. Das ist flexibel, spart Zeit, Personalkosten und Ressourcen. Studien belegen, dass das Ausdrucken eines Dokumentes Folgekosten von mehreren Euro mit sich bringt. Nachhaltigkeit Reduzierung von Papier- & Tonerverbrauch Reduzierung des Inventars wie Drucker, Scanner, Faxe, Kopierer, Archive etc. Nutzung von RECS-zertifizierten & CO2 neutralen Rechenzentren. Die zentrale Verwaltung von Dokumenten in der edocbox ermöglicht die Bearbeitung und das Signieren mittels ipad/tablets, iphone/smartphones oder Unterschriftenpad. Ein Dokument kann nahezu zeitgleich an unterschiedlichen Orten, von verschiedenen Personen unterschrieben werden. edocbox überbrückt sicher die Barrieren von der stationären PC-Welt zur mobilen Welt am Point of Service oder Point of Sale. Das Drucken und Versenden eines Dokumentes zur Einholung von Willenerklärungen verschiedener Personen erübrigt sich. Als Alternative zu den kostenintensiven Unterschriftenpads können die weit verbreiteten Smartphones eingesetzt werden. Ohne Software auf dem PC zu installieren, werden Dokumente der edocbox kabellos auf dem Smartphone signiert. Die edocbox Realtime Remote Signture stellt die auf dem Smartphone aufgezeichnete, handschriftliche Unterschrift in Echtzeit (je Stroke) auf dem Unterschriftendialog am PC dar.

3 B ipad / Tablets PDFs bearbeiten, verwalten und direkt handschriftlich elektronisch signieren. C iphone / Smartphones edocbox Realtime Remote Signature. Kein Unterschriftenpad erforderlich. Schreib-Charakteristik: Neben dem Unterschriftenbild (Sichtvermerk) wird die Schreib-Charakteristik in Form von Geschwindigkeit, Beschleunigung und wenn vorhanden, die Druckinformation der aufgenommenen Unterschrift, als biometrische Unterschriftendaten mit dem Dokument untrennbar verbunden. Die biometrischen Daten werden gemäß BSI-Anforderungen verschlüsselt und die Entschlüsselungsinformation ist auf Wunsch bei einem Notar hinterlegbar. Gesten-Bedienung: An Tablets und Smartphones erfolgt das Zoomen, das Navigieren etc. wie gewohnt über die Gesten-Bedienung. BIPRO-konform: Gemäß BiPRO Norm 262. Norm 262 definiert das Verfahren zur Leistung von Unterschriften in Geschäftsprozessen der Versicherungswirtschaft, in denen Dokumente mit der Notwendigkeit zur Abgabe einer Willenserklärung verwendet werden. Zeit- und GPS-Daten zur Unterschrift: Der Zeitpunkt der Unterschrift wird im Onlinemodus manipulationssicher vom Server bezogen. Optional kann ein akkreditierter Zeitserver angebunden werden. Bei einem Tablet oder Smartphone mit GPS-Sensor lassen sich die GPS- Koordinaten automatisch in die digitale Signatur einbetten. Foto zur Unterschrift: Bei einem Tablet oder Smartphone mit Kamera kann ein Bild in die digitale Signatur eingebettet und angezeigt werden. Gesetzeskonform: Alle gesetzlichen Anforderungen entsprechend dem Signaturgesetz werden erfüllt. Zertifikate: Unterstützung von X.509 / PKCS#7 Sicherheit Mit geleisteter Unterschrift wird das Dokument vor Manipulation geschützt. Die Integrität eines Dokumentes kann maschinell geprüft werden. Das Archivieren elektronischer Originale gibt gegenüber gescannten Dokumenten ein weiteres Plus an Sicherheit. PDF-Standard konform gemäß PDF/A-1 nach ISO 19005:2005

4 Elektronische Dokumentenprozesse ohne Medienbruch. ERP DMS CRM ERP Archiv Fax X4 Adapter PDF öffnen PDF öffnen WebDAV Access WebDAV Access WebApp Secure Mail Scanner Die Optimierung unterschriftsrelevanter, auf Papier basierender Prozesse mit der edocbox geht weit über die elektronische Erfassung der eigenhändigen Unterschrift hinaus. Der gesamte Prozess steht im Fokus der Optimierung. Schöpfen Sie Ihr gesamtes Optimierungspotential aus und profitieren Sie von den diversen Möglichkeiten der Systemintegration. Binden Sie Ihre Dokumentenquellen ein und führen Sie die abgeschlossenen Dokumentenvorgänge wieder Ihren IT-Systemen zu - ohne Medienbruch. Verteilte und mobile Prozesse Arbeiten Sie ortsunabhängig und mobil, und setzen Sie dabei auf die Vielzahl der unterstützten Endgeräte. Die zentral in der edocbox Cloud verwalteten Dokumente ermöglichen das Bearbeiten und Unterschreiben im Team. Und das, ohne die Dokumente lokal zu speichern oder per Mail zu versenden. Teamwork Arbeiten Sie sicher und effizient mit Ihrem Team zusammen. Das Weiterleiten und Teilen von Dokumenten sind nur einige der Funktionen, die Ihrem Team die Arbeit erleichtert. Binden Sie Ihre Geschäftspartner in Ihre Prozesse ein und gewähren Sie ihnen temporären Zugriff auf relevante Dokumente. XML-Daten Führen Sie parallel zu den Dokumenten eines edocbox Vorgangs XML- Daten im Prozess mit und nutzen Sie diese zur Weiterverarbeitung oder Dunkelverarbeitung in Ihren nachgelagerten Prozessen.

5 Effiziente Prozessabbildung, Schnittstellen und Integration. Smart Integration Ohne zu programmieren ermöglichen die Smart Integration -Funktionen das Einbinden von Dokumenten in Ihre Prozesse. Datei-Upload am PC, das edocbox interne Netzlaufwerk, Öffnen in aus oder in andere Apps am ipad oder das konfigurierbare Einbinden von Web-Applikationen am ipad. Einfach und effektiv. edocbox Webservice API Die sicheren Webservice-Schnittstellen sind die Basis der einfachen Integration der edocbox in Ihr IT-System (ERP, CRM, DMS etc.) Ihr Programmieraufwand ist durch die Einfachheit der Schnittstellenfunktionen auf ein Minimum reduziert. Der RESTful Webservice bietet eine breite Unterstützung gängiger Plattformen. BPM X4 Adapter Die X4 BPM Suite ist eine der führenden Technologien zur Umsetzung Ihrer Geschäftsprozesse. Im X4 Designer ist es möglich, über den edocbox X4 Adapter die edocbox als Human Task in Ihre komplexen Workflows einzubinden. Mehr als 200 weitere ausgereifte Adapter ermöglichen das Vernetzen gewachsener IT- Infrastrukturen (SAP, Navision, Siebel u.v.m.). Manuell Signaturfelder einfügen Ihre Dokumente sind nicht mit Signaturfeldern vorbereitet und Sie möchten sie dennoch handschriftlich elektronisch signieren? Kein Problem, platzieren Sie in der edocbox einfach die notwendigen Unterschriftsfelder. Natürlich PDF-ISO konform. PDF-Formulare editieren und speichern Analog dem Acrobat Writer können Sie in der edocbox PDF-Formulare ausfüllen und speichern ohne kostenintensive Acrobat Lizenzen. Ein weiterer finanzieller Mehrwert für Ihr Unternehmen. edocbox Cloud Die sichere edocbox Cloud ermöglicht den Zugriff auf Ihre Dokumente von jedem beliebigen Ort. Profitieren Sie von dem Software as a Service (SaaS) Angebot für die Optimierung Ihrer Dokumentenprozesse. Zuverlässigkeit, Sicherheit, Verfügbarkeit und Datenschutz stehen im Fokus dieser Cloud Lösung - ISO zertifiziertes Rechenzentrum.

6 Anwendungsbeispiele der edocbox Überall dort, wo auf Papierdokumenten unterschrieben wird. Überall dort, wo unterschriebene Papierdokumente digitalisiert werden. Die edocbox mit der esignatur wird Sie überzeugen! Am Point of Sale in der Finanzdienstleistung Dokumentenaustausch zwischen Niederlassungen Immobilien- und Wohnungswirtschaft Als Vertriebsunternehmen in der Finanzdienstleistung vermitteln ihre Berater Finanzprodukte oder unterstützen bei der Regulierung von Schadensfällen. Auf gedruckten Formularen werden die notwendigen Informationen erfasst und diverse Unterschriften geleistet. Im Büro erfolgt die Digitalisierung der Unterlagen, die Archivierung und die Weiterleitung an den Produktgeber. Was passiert mit dem Papier? Entweder werden damit Räume gefüllt oder es erfolgt eine aufwendige Vernichtung. Mit der edocbox ist das jetzt ganz einfach: Die edocbox wird kunden- und beraterspezifisch von ihrem System befüllt. Direkt im Gespräch mit dem Kunden werden Anträge, Beratungsprotokolle oder auch die Formulare zur Schadensregulierung auf dem ipad mit den fehlenden Informationen ergänzt und unterschrieben. Alle Unterschriften auf dem ipad entsprechen allen gesetzlichen Anforderungen der fortgeschrittenen elektronische Signatur. Mit dem Senden kann eine zentrale, automatisierte Weiterverarbeitung der Daten angestoßen werden. Ihre Zentrale erstellt Vertragsunterlagen, Die Wohnungsübergabe zu Beginn und zum welche von Ihren Führungskräften der Niederlassungen kurzfristig zu unterschreiben Sie verwenden verschiedene Papierformula- Ende der Mietzeit ist ein Standardvorgang. sind. Ihre Mitarbeiter erstellen derartige Vertragsunterlagen elektronisch, drucken diese rat. Zum Abschluss wird alles unterschrieben, re, Stift und vielleicht auch einen Fotoappa- zur Unterschrift aus und veranlassen den von Ihnen und vom Mieter. Im Büro angekommen wird gescannt, die Bilder auf den PC Expressversand an Ihre Niederlassungen. Ein aufwendiges Controlling sichert den Rücklauf der unterschriebenen Vertragsunterlatokoll an den Mieter versandt. Viel Arbeitzeit übertragen, zugeordnet, das Übergabeprogen über den Posteingang. für den einen Vorgang! Mit der edocbox ist das jetzt ganz einfach: Mit der edocbox ist das jetzt ganz einfach: Nach der Erstellung der Vertragsunterlagen Auf dem ipad ist die Wohnungsübergabe direkt vor Ort mit dem Mieter schnell erledigt. werden diese direkt mit den Führungskräften der Niederlassungen geteilt. Die Führungskraft wird mit dem Notification Mechanis- Formular, fügen Sie ggf. Fotos zum Vorgang Ergänzen Sie die fehlenden Angaben im mus über den Neuzugang informiert und hinzu und signieren Sie abschließend das kann diesen sofort bearbeiten, unterschreiben und an die Zentrale zurückdelegieren. Sendefunktion wird der Vorgang an Ihr Büro Dokument gemeinsam mit dem Mieter. Per Ohne Postweg und Liegezeiten, ein echter zur Archivierung geleitet und der Mieter erhält eine Kopie per . Zeitgewinn! Wie ist das in Ihrem Unternehmen? Dokumente werden elektronisch aufbereitet, ausgedruckt zum Ergänzen von Informationen und zum Unterschreiben und dann wieder durch Scannen digitalisiert? Nehmen Sie mit uns Kontakt auf - die edocbox mit der esignatur wird Sie überzeugen!

7 Key-Features Tablets / Smartphons / Pen Pads edocbox unterstützt zur Aufnahme der eigenhändigen elektronischen Unterschrift neben Smartphones und Tablets auch Unterschriftenpads, u.a. der Firma signotec. edocbox interne File Cloud Die interne edocbox File Cloud ermöglicht autorisierten Usern und Gruppen den Zugriff auf Dokumente über ein eingebundenes Netzlaufwerk und können so Vorgängen der edocbox zugeordnet werden. Realtime Remote Signatur Bearbeitung von Dokumenten am PC. Kabellose Erfassung der Unterschrift am mobilen Device mit Echtzeitübertragung der aufgenommenen Unterschrift. PDF Formulare editieren und speichern PDF Formulare direkt editieren, speichern und unterschreiben ganz ohne Adobe Hilfsmittel. edocbox Enterprise Als private Cloud wird edocbox Enterprise in der IT des Unternehmens installiert. Alle Daten verbleiben im Unternehmen. edocbox SaaS edocbox SaaS wird auf einem ISO zertifizierten Rechenzentrum betrieben. Der optimale Schutz für die Integrität, Verfügbarkeit, Vertraulichkeit und Authentizität der Dokumente. Prozess-Integration Über das Hochladen von Dateien am PC, dem Öffnen in Mechanismus die konfigurierbare SmartWeb-Integration im edocbox Portal bis hin zur Anbindung der edocbox Webservices reichen die Möglichkeiten zur Integration der edocbox in bestehende Prozesse. edocbox X4 Adapter Über den edocbox X4 Adapter kann die edocbox in X4 Prozesse eingebunden werden. Insgesamt über 200 X4 Adaptoren ermöglichen das Einbinden der edocbox in gewachsene IT-Infrastrukturen (SAP, Navision, Siebel u.v.m.) Konform zum PDF Archiv Standard edocbox unterstützt den PDF Archiv Standard PDF/ A-1 (ISO :2005). Ein signiertes PDF ist so auch nach Jahren noch lesbar. GPS-Daten zur Unterschrift Bei mobilen Devices mit GPS-Sensor werden die GPS-Orts-Koordinaten und die Uhrzeit automatisch mit in die digitale Signatur eingebettet. Manuelle Signaturfelder PDFs ohne Signaturfelder können in der edocbox manuell mit Signaturfeldern ergänzt werden. Compliance Konfigurierbare Compliance sichern abgestimmte Schutzziele des Unternehmens zu. Notification Der Apple Notification Mechanismus informiert über neu eingestellte oder weitergeleitete Vorgänge. Teamfunktionen Ein Vorgang kann im Team geteilt, weitergeleitet oder kopiert werden. Quasi paralleles Unterschreiben von Dokumenten an unterschiedlichen Orten. Das steigert die Effizienz. BiPRO esignatur konform Unterstützung der BiPRO Norm 262 für die Versicherungswirtschaft. Unterschriftenszenarien edocbox unterstützt synchrone, asynchrone (zeitversetzte) und verteilte Unterschriften. So können z.b. Dokumente am PC vorbereitet werden und später am PoS mobil signiert werden. Dokumentendruck auf dem ipad Ausdrucken auf dem ipad über AirPrint. Anzeige des Vorgangsstatus Der Bearbeitungsstatus eines Vorgangs wird direkt angezeigt. Vorgangsbasiert Dokumente werden in Vorgängen verwaltet. Ein Vorgang ist z.b. ein Geschäftsvorfall und kann aus beliebig vielen Dokumenten bestehen.

8 Sie haben Fragen, Terminwünsche oder benötigen weiterführende Informationen zur edocbox? Wir stehen Ihnen gerne persönlich zur Verfügung. Ihre Ansprechpartner: Dipl. Ing. Burkhard Gerlts Dipl.-Betriebswirt Herr Uwe Schütze nepatec GmbH & Co. KG Hindenburgstr. 37 D Hannover Tel. +49 (511) Fax. +49 (511) vertrieb-edocbox@nepatec.de Die edocbox wird stetig weiterentwickelt, dies sowohl aus den Wünschen unserer Kunden, der Erschließung weiterer Einsatzgebiete als auch für die Kompatibilität mit der aktuellsten Gerätetechnik. Somit unterliegen auch alle getätigten Angaben einer stetigen Änderung. Systemvoraussetzungen ipad & iphone: Die App setzt die ipad Modelle 2 & 3 voraus. Empfohlen wird das iphone ab Modell 4. Unterstützt wird das Betriebssystem ios ab Version 5.0. Zur Aufnahme der GPS- Daten zu einer Unterschrift ist ein 3G Modell Voraussetzung. Systemvoraussetzung für Android Geräte: edocbox ab Version 4.0 & Remote-Signatur ab Version 2.3 Systemvoraussetzungen Enterprise Version: Zum Betrieb der Enterprise Version wird mind. die Java Version 6 (64Bit) vorausgesetzt und als Applikationsserver JBoss Version 7.1 empfohlen. Hardwareanforderungen: Die Anforderungen richten sich nach der Anzahl der zu bearbeitenden PDF-Dokumente, deren Seitenanzahl und Seiteninhalt. Um eine Kapazität von ~ 9000 PDF Seiten pro Stunde verarbeiten zu können, wird mindestens einen Server mit 2 Intel Xeon X5650, 2.67 Ghz und 4 GB RAM oder vergleichbar benötigt. Die Bereitstellung der PDF-Dokumente auf dem Client ist Bandbreiten intensiv. Für die Gewährleistung eines einwandfreien Enterprise Betriebs sind die fachlichen Anforderungen gegen die zu verwendende Hardware und Netzwerk Strecke per Lasttest zu bestätigen. nepatec GmbH & Co. KG Stand März 2013 Alle Rechte vorbehalten. Dieses Dokument und die darin beschriebenen Komponenten sind urheberrechtlich geschützte Produkte der nepatec GmbH & Co. KG in Hannover in Deutschland. Die teilweise oder vollständige Vervielfältigung bzw. die Weitergabe dieses Dokumentes ist nur mit schriftlicher Genehmigung der nepatec GmbH & Co. KG zulässig. Alle verwendeten Softwarenamen sind Handelsnamen und/oder Warenzeichen der jeweiligen Hersteller/Inhaber. edocbox Partner: Business Consulting - Spezialisten für Banken und Versicherungen Unterschriftenpads und Softwarelösungen für die elektronische Signatur Automatisierte Geschäftsprozesse mit der X4 BPM Suite Design: maltekoenig.de