IT-Management im Krankenhaus Ein kritischer Blick aus der Sicht des IT- Leiters

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1 IT-Management im Krankenhaus Ein kritischer Blick aus der Sicht des IT- Leiters Dipl.-Inf.(FH) Helmut Schlegel Leiter Informationsverarbeitung Prof.-Ernst-Nathan-Str Nürnberg Tel.-Nr. :0911/ (Fax -2692) Schlegel@kkh-it.de Fachausschuss Daten-Information und Kommunikation der DKG e.v. Vorstandsmitglied im Verband der Deutschen Krankenhaus IT-Leiterinnen/-Leiter e.v. Publikationen / Vorträge:

2 Inhalt Quellen Ausgangslage IT-Management 1. Ansiedelung der IT / Ermächtigung des IT-Leiters? 2. Vorhandene IT-Strategie? 3. Vorhandenes Anforderungswesen / Projektportfolio? 4. Wissen um Spezialistentum / Ressourcenbindung? 5. Serviceverständnis / IT-Sprache? 6. War for talents? 7. Fazit Zum Referenten IT-Management im Krankenhaus - conhit 2013 Schlegel 2

3 Quellen 1. Viele Gespräche mit Kollegen (IT-Leitern) aus den verschiedensten Häusern: - Häusern der AG IT der akg (Arbeitsgemeinschaft kommunaler Großkrankenhäuser) - Unikliniken (ALKRZ) - Mitgliedern des KH-IT e.v. - Mitgliedshäusern der DSAG e.v. - vertretenen Häusern in der IAIA 2. Steigerung des Wertbeitrags von IT durch Lean IT- Management von Prof. Müller, Prof. Schröder u. von Thienen IT-Management im Krankenhaus - conhit 2013 Schlegel 3

4 IT-Management = Vermittler zw. den Welten Anforderung der Klinikleitung (Budgeteinhaltung, Strategieunterstützung, Lieferung Wertbeitrag, Compliance, Datenschutz, Risikobeherrschung usw.) Verfügbarkeit / Qualität von Lösungen und Services der Industrie (Standards, Nachhaltigkeit, Interoperabilität, wirtschaftlich darstellbar usw.) Kompetenz, Kapazität und Motivation der Mitarbeiter (Investition in Ausbildung, Wertschätzung usw.) Anspruchsdenken der internen Kunden / Anwender ( best of breed für den eigenen Arbeitsplatz, alle Kosten trägt das Haus, realisierbare Einsparungen an anderen Stellen usw.) IT-Management im Krankenhaus - conhit 2013 Schlegel 4

5 IT-Management = Komplexitätsmanagement Die Existenz von vielen voneinander abhängigen Merkmalen in einem Ausschnitt der Realität wollen wir als Komplexität bezeichnen. Dietrich Dörner: Die Logik des Misslingens Strategisches Denken in komplexen Situationen, 2003 Rowohlt Verlang Hamburg Life-Cycle von Produkten Time to market Grad der Standardisierung Hypes Anspruchsdenken der Anwender Regulatorische Vielfalt Lösungsverfügbarkeit Qualität des Requirement Sektorengrenzen Verfügbarkeit von Mitteln u. Ressourcen IT-Management im Krankenhaus - conhit 2013 Schlegel 5

6 IT-Management = eine Definition Quelle: M. Bernhard, R. Blomer, J. Bonn (2003), Strategisches IT-Management Organisation Prozesse Referenzmodelle, Band 1, Düsseldorf Business-Alignment IT-Risikomanagement IT-Compliance IT-Governance IT-Controlling (Kosten) Ressourcenmanagement (Wissensmgt.) IT-Programm u. Portfoliomgt. ( build ) IT-Service-Management ( run ) IT-Management im Krankenhaus - conhit 2013 Schlegel 6

7 1. Ansiedelung der IT/Ermächtigung des IT-Leiters? 1. In welcher Hierarchieebene sind in Realität die vielen CIOs in den Kliniken angesiedelt? In der Regel in Zweiter Führungsebene! 2. Sind die CIOs an der Entwicklung der Krankenhausstrategie eingebunden um daraus die IT-Vision zu entwickeln? Vielfach erhalten die IT-Leiter fragmenthafte Aussagen zu einzelnen strategischen Planungen und dazu Aufträge zur Unterstützung! 3. Haben die CIOs denn die persönlichen Ermächtigungen als Manager? IT-Leiter aus Großkrankenhäuser dürfen nicht mal einen PC bestellen! IT-Abteilungen erhalten kein Budget, sondern müssen jede Beschaffung unterjährig genehmigen lassen! IT-Leiter sind in der Planung des Anwendungsportfolios nicht eingebunden, sondern erhalten Aufträge zur Umsetzung! IT-Management im Krankenhaus - conhit 2013 Schlegel 7

8 1.2 Eigensicht = Wunschdenken? 1. In welcher Hierarchieebene sind in Realität die vielen CIOs in den Kliniken angesiedelt? Ergebnis einer nicht veröffentlichten Umfrage: 83 % sehen sich direkt an der Geschäftsführung angesiedelt??? 2. Sind die CIOs an der Entwicklung der Krankenhausstrategie eingebunden um daraus die IT-Vision zu entwickeln? Ergebnis einer nicht veröffentlichten Umfrage: Ja nach Größe der Krankenhäuser werden nach eigener Angabe % der IT-Leitungen in die Entwicklung der Krankenhausstrategie eingebunden??? IT-Management im Krankenhaus - conhit 2013 Schlegel 8

9 2. Vorhandene IT-Strategie? Nur in wenigen Häusern existiert eine mehrjährige strategische IT-Planung, basierend auf der Unternehmensstrategie und den daraus resultierenden Bedarfen an Prozessunterstützung (Ausnahmen sind die z.t. vorhanden IT-Rahmenpläne der Unikliniken, die aber auch nicht immer..) Eine IT-Strategie ist nicht oder nur zu einem Teil die Planung welche HW, Datenbanken, Netztopologien, Provider ich wähle, sondern vor allem welche primären und sekundären Leistungsprozesse ich mit welcher Anwendungs-SW unterstütze ( best of breed, integrierte Standard-SW), was ich source, ob ich noch SW selbst entwickle und was ich interoperabel mit welchem Standard integriere und dies alles auf der Basis einer unternehmerischen (Geschäftsfeld-) Strategie im Bezug auf ein Projektportfolio! IT-Management im Krankenhaus - conhit 2013 Schlegel 9

10 3.1 Vorgehensweg vor Aufnahme in Projektportfolio Themenlandkarte Große Projekte 1. Idee formulieren Nicht spezifizierter Bedarf aus den Abteilungen G1 2. Anforderung fachlich bewerten G2 3. Umsetzung skizzieren G3? Kleine Projekte Laufende Optimierung / Changes strukturierte Anforderung qualifizierte Anforderung Projektantrag oder Change umgesetzter Bedarf Entscheidung für go oder no go auf Basis von? IT-Management im Krankenhaus - conhit 2013 Schlegel 10

11 3.2 Vorgehensweg vor Aufnahme in Projektportfolio Wird neben der Entscheidung für strategische Projekte bei den vielen ganz normalen IT-Projekten nach transparenten nachvollziehbaren Kriterien entschieden? ROI / Business Case / Wirtschaftlichkeit Werden die zugesagten Einsparungen der Bedarfsträger von IT-Projekten auch realisiert bzw. gibt es dafür ein Controlling? In einer großen deutschen Versicherung wurde das Demand- Management vom Vorstand umgestellt als dessen IT-Leiter ihm dem Vergleich erläuterte: Bei uns darf kein Beschäftigter alleine einen Kugelschreiber bestellen, wohl aber 10 Personentage Aufwand in der IT mit Personalkosten von? IT-Management im Krankenhaus - conhit 2013 Schlegel 11

12 4.1 Wissen um Spezialistentum Weis Ihre Geschäftsführung überhaupt um die Diversifizierung der fachlichen Kompetenz in der IT-Mannschaft? IT-Management im Krankenhaus - conhit 2013 Schlegel 12

13 4.2 Wissen um Ressourcenbindung Wissen Sie und weis vor allem Ihre GF, wie viel an Ressourcen Sie für run IT benötigen und wie viel für build IT eigentlich noch zur Verfügung steht? Vereinfachtes Rechenmodell für Sie als Hausaufgabe: Gehen Sie von einer 5-jährigen Afa für HW u. MS-Office aus! Teilen Sie Ihren Inventurbestand an PCs, Notebooks, Druckern, Servern, Storage, aktiven Komponenten, NCs, PDAs, Monitore und die Lizenzen von MS-Produkten durch 5 und berechnen Sie die Beschaffungskosten! Teilen Sie die Beschaffungskosten Ihres aktivierten Bestands an SW-Lizenzen durch 10 (Annahme einer mittleren Nutzungs- Zeit). Wie hoch ist der Prozentsatz dafür an Ihrem Investitionsbudget? Wie ist das bei den Personalressourcen für run bzw. build? IT-Management im Krankenhaus - conhit 2013 Schlegel 13

14 5. Serviceverständnis / IT-Sprache IT ler: SLA s, ITIL-Prozesse (Incident-Mgt., Change-Mgt., Problem-Mgt. usw.), Cost of ownership, Sourcing, Out-Tasking usw. Mediziner (Arzt, Pflege, Funktionsdienst) Patient ist gefährdet (oder stirbt sonst) Erlöse können nicht realisiert werden Mehrarbeit und Kosten entstehen Wir erwirtschaften das Geld, dass Sie kosten Das konnte man nicht planen, das war nicht absehbar, kurzfristiger Bedarf Innovationsverhinderer, nur mit dem ipad geht das Nur diese eine SW-Lösung kann dies voll umfänglich Da machen Sie doch mal schnell mal die paar kleinen Schnittstellen IT-Management im Krankenhaus - conhit 2013 Schlegel 14

15 6. War for talents Engpässe Medizin-Informatiker! Alle sprechen vom Pflege- und Ärztenotstand, vollkommen am Fokus vorbei geht die Situation der (Medizin-)Informatiker für uns! Die auf dem Markt befindlichen Bewerber nehmen uns Kliniken nicht wahr, weil das Gehaltsgefüge für IT ler im TVÖD deren Interesse verhindert! Das Image und die Attraktivität der Informatik- Arbeitsplätze in den Kliniken ist in anderen Branchen nicht bekannt. Wir verlieren gute Informatiker an andere Branchen, gewinnen von dort aber kaum MA! Stellenausschreibungen für ein Klinikum in Frankfurter Zeitung: Drei Bewerber gemäß Anforderungsprofil (Informatiker Dipl., Bachelor) Achtzig Betriebswirte IT-Management im Krankenhaus - conhit 2013 Schlegel 15

16 7. Fazit 1. Schlagen Sie Ihrer Klinikleitung ein transparentes Projekt- Portfolio-Management vor: Priorisierung und Fokus der Umsetzung auf die Prozessunterstützung der für das Haus wirklich strategisch wichtigen Projekte und effiziente Nutzung der für run it verfügbaren personellen Kapazitäten und Mittel für diese Vorhaben 2. Fordern Sie Hilfestellung für die IT (IT- Strategieentwicklung) durch IT-Governance (COBIT, DIN 38500) vor allem für das Alignement der IT an die Strategie des Hauses 3. Betrachten wir uns (die IT und den IT-Leiter) in einer realistischen Eigensicht: Wir bieten über IT den Leistungserbringern im Krankenhaus Werkzeuge (Effektivitätshilfen) um deren Effizienz in der Leistungserbringung zu steigern! Das ist unsere Aufgabenstellung! IT-Management im Krankenhaus - conhit 2013 Schlegel 16

17 7. Fazit Aufgaben des IT-Managers IT-Management im Krankenhaus - conhit 2013 Schlegel 17

18 Danke für Ihr Interesse und Ihre Aufmerksamkeit Sehr verehrte Zuhörer/innen! Sie haben nun Gelegenheit zur Kritik, Referentenbeschimpfung, zum Werfen von faulen Tomaten usw.? Selbst Signale zur Zustimmung sind nur heute ausdrücklich auch erlaubt? Vielen Dank! Ihr Referent und Kollege Helmut Schlegel IT-Management im Krankenhaus - conhit 2013 Schlegel 18

19 7. Zum Referenten von - bis Tätigkeit Ausbildungsoffizier bei der Deutschen Luftwaffe Studium der techn. Informatik an der Hochschule Regensburg Berater bei der BULL AG in Stuttgart Leitende Tätigkeit bei der BULL AG in Nürnberg und für die BULL AG bei der SAP AG in Walldorf Gastdozent an zahlreichen Hochschulen Leiter der IT im Verbund Klinikum Nürnberg Stellv. Sprecher des AK Krankenhaus der DSAG e.v Sprecher des Arbeitskreis IT der akg 2010 Herausgeber des Buches Steuerung der IT im Klinikmanagement Vertreter des Deutschen Städtetages im Fachausschuss IT der Deutschen Krankenhausgesellschaft e.v Vorstandsmitglied des Verbandes der Deutschen Krankenhaus IT- Leiterinnen/Leiter e.v. IT-Management im Krankenhaus - conhit 2013 Schlegel 19

20 Fragen an die Zuhörer (Antworten bitte nur von den IT-Leitern / CIOs) 1. Sind Sie wirklich aktiv an der Entwicklung der unternehmerischen Strategie des Krankenhauses beteiligt? Y = Ja N = Nein 2. Existiert in Ihrem Haus ein formales, transparentes und nachvollziehbares Verfahren für die Entscheidung in Projektunterstützung mittels IT zu investieren? Y = Ja? = in Teilen N = Nein 3. Weis Ihre GF, wie hoch die personelle Bindung Ihrer Ressourcen für run IT ist? Y = Ja? = weis ich nicht N = Nein IT-Management im Krankenhaus - conhit 2013 Schlegel 20

21 KONGRESS 2013 Wir bitten Sie, das Voting-Tool auf Ihrem Stuhl liegen zu lassen! Die conhit auf dem Smartphone erleben - für iphone oder Android 21