Gelebtes ERP im BMWF Steigerung der Planungsqualität durch einfache Standards und Vorgaben

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1 Gelebtes ERP im BMWF Steigerung der Planungsqualität durch einfache Standards und Vorgaben Zwei Jahre Erfahrungen mit einer neuen Planungssicht eines Bundesministeriums

2 Haushaltsrechtliche Gliederung Voranschlagsstelle Haushalt 1 Konto Rubrik & UG GB DB 1. Ebene DB 2. Ebene Konto Untergliederung Geeignet für Ungeeignet für Makrosteuerung Aggregierte Budgetierung Volkswirtschaftliche Gesamtrechnung Mikrosteuerung Projektplanung Beantwortung der Fragen: Wie viel wurde für ein Vorhaben bezahlt? Gibt es noch Geld für ein neues Vorhaben? ERP Future Business Peter Wanka 2

3 Ausgangssituation Geringe Transparenz Wenig Verständnis in der Hierarchie Keine Identifikation der Betroffenen mit ihrem Budget Keine standardisierten Budgetierungsprozesse Viele Anpassungsrunden ERP Future Business Peter Wanka 3

4 Neues Haushaltsrecht 4 jähriger Bundesfinanzrahmen > mittelfristige Planungssicherheit Neue Budgetstruktur Geändertes Rücklagenregime Implementierung eines Budgetinformationssystems BIS ERP Future Business Peter Wanka 4

5 Ziele der BIS Einführung Unterstützung aller Budgetverantwortlichen entlang des gesamten Budgetprozesses Planung Verbesserte Granularität der Budgetplanung Kostenrechnung Budgetierung Schaffung von Transparenz, Übersichtlichkeit, Identifikation und Verantwortlichkeit Reporting Controlling Inhaltliche Strukturierung des Budgets ERP Future Business Peter Wanka 5

6 Budgetelement Budgetierungsobjekt mit meist inhaltlicher Struktur, dass von der zuständigen Fachabteilung definiert wird. Beispiele: Förderprogramm Mietzahlungen Mitgliedsbeitrag Projekt Möglichkeit jedes Budgetelement in der Planung tiefer in Budgetelement Details zu gliedern ERP Future Business Peter Wanka 6

7 Planungskreislauf Controlling, Forecasting und Reporting Bottom up Planung der Budgetelemente durch Fachabteilung für Finanzrahmen Adaptierung der Planung der einzelnen Budgetelemente durch die Fachabteilung Top down Vorgabe für jede Fachabteilung ERP Future Business Peter Wanka 7

8 Systemarchitektur SAP BO 3.1 SAP BPC 7.5 MS SQL Server ERP Future Business Peter Wanka 8

9 Planungsmaske ERP Future Business Peter Wanka 9

10 Controllingmaske ERP Future Business Peter Wanka 10

11 Forecastmaske ERP Future Business Peter Wanka 11

12 Controllingbericht ERP Future Business Peter Wanka 12

13 Status quo 220 Budgetelement mit 351 Details 40 planende Einheiten ~ 4 Mrd. verplantes Budget pro Jahr 1 bis 2 Planungsrunden jährlich 3 Controlling und Forecastrunden jährlich Über 50% der Budgetelemente werden in der Forecastplanung aktualisiert ERP Future Business Peter Wanka 13

14 Ausblick Übernahme tagesaktueller Erfolgsdaten dzt. nur monatlich Ausbau und Standardisierung des Reportings unter Berücksichtigung der SUCCESS Rules von Hichert Upgrade auf SAP BO 4.0 und SAP BPC ERP Future Business Peter Wanka 14

15 Learnings Alle Stakeholder frühzeitig in den Prozess einbinden Lösung muss einfach, smart und anwenderfreundlich sein Aufbau von Inhouse Wissen Kommunikation der Vorteile für die einzelnen Betroffenen ERP Future Business Peter Wanka 15

16 Fazit Wissen über und Identifikation mit dem zu verantwortenden Budget ist massiv gestiegen Planungsprozess ist schlanker, schneller und valider Durch erhöhte Transparenz und Verständlichkeit der Budgetplanung und inhalte ist das Verständnis auch in der Hierarchie gestiegen Controlling und unterjährige Steuerung des Budgets ist erleichtert ERP Future Business Peter Wanka 16

17 Ich bedanke mich für Ihre Aufmerksamkeit und stehe Ihnen für Fragen gerne zur Verfügung: Dipl. Kfm. Peter Wanka BMWF Abteilung III/1 Minoritenplatz Wien Tel: 01/ ERP Future Business Peter Wanka 17

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