Office 21 im Alltag, Auswirkungen auf Mitarbeiter und Unternehmenskultur

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1 Office 21 im Alltag, Auswirkungen auf Mitarbeiter und Unternehmenskultur Volker Bursch , VGH Versicherungen, Schiffgraben 4, Hannover

2 Inhaltlicher Ablauf Der IT-Dienstleister Finanz Informatik Was bietet Office 21? Auf welchem Miteinander beruht Office 21? Was hat der Mitarbeiter von Office 21? Was hat das Unternehmen von Office 21? Seite 2

3 Der IT-Dienstleister Finanz Informatik Verteilung der Standorte Marktanteil Spareinlagen Leistungsportfolio Gesellschafterstruktur Seite 3

4 Das Unternehmen mit Hauptsitz in Frankfurt am Main ist regional präsent Hannover Berlin Münster Leipzig Frankfurt Nürnberg Saarbrücken München Fellbach Darüber hinaus besteht in Köln ein Druckzentrum Seite 4

5 Die Finanz Informatik repräsentiert rund die Hälfte des deutschen Retailbanking-Marktes Finanz Informatik Unternehmen Umsatzerlöse (in Mio. ) (2010) davon mit Sparkassen davon mit Landesbanken Mitarbeiter (Wert in Vollzeitstellen) Kunden Sparkassen Landesbanken + DekaBank Landesbausparkassen Kumulierte Bilanzsumme der betreuten Sparkassen (in Mrd. ) (2010) ,9 % Marktanteil (Spareinlagen) 1) 29,1% 20,9 % Sparkassen-Finanzgruppe Genossenschaftsbanken Privatbanken, Sonstige Stand ) Quelle: DSGV (Stand ), Bundesbank-Statistik; Rest zu 100% = Rundungsdifferenzen. Seite 5

6 Die Finanz Informatik ist mit ihrem umfassenden Portfolio wettbewerbsfähig aufgestellt IT-Services Bankenanwendung Bankfachlichkeit Projekte Betrieb Rechenzentrum IT-Schulung und IT-Beratung IT-Technik Seite 6

7 Die Gesellschafterstruktur der Finanz Informatik Landesbank Berlin AG 7,9% Rheinischer Sparkassenund Giroverband 12,2% Sparkassenverband Rheinland-Pfalz 4,3% Sparkassenverband Westfalen-Lippe 10,9% Sparkassenund Giroverband Hessen-Thüringen 7,2% SI-BW Beteiligungsgesellschaft mbh & Co. KG 1) 16,5% Sparkassen- und Giroverband für Schleswig-Holstein 2,6% Hanseatischer Sparkassenund Giroverband 3,1% Sparkassenverband Saar 1,6% Sparkassenverband Niedersachsen 8,6% Ostdeutscher Sparkassenverband 8,6% IZB SOFT Verwaltungs- GmbH & Co. KG 2) 16,5% 1) Baden-Württemberg 2) Bayern Seite 7

8 Office 21 im Alltag, Auswirkungen auf Mitarbeiter und Unternehmenskultur Volker Bursch , VGH Versicherungen, Schiffgraben 4, Hannover

9 Was bietet Office 21?, Rahmenbedingungen, Entwicklung Flächenstruktur der FI und Veränderung Flexibilität im Arbeitsumfeld Nutzung der Ressource Arbeitsplatz Flankierende Maßnahmen Seite 9

10 Office 21 Bürozone damals Einzelbüros 3er Büros Arbeitsplatzgruppen in offenen Bereichen Dritte Tischebenen Steharbeitsplätze geschlossene Besprechungsräume offene Besprechungsinseln eine Lounge im Südbereich technische Infrastruktur (Multifunktionsdrucker, Digital Sender, Telefonladestationen) eine Kaffeebar Registraturschränke Garderoben Postverteilung Bibliothek Seite 10

11 Office 21 Bürozone heute Einzelbüros 2er, 3er + 4er Büros Arbeitsplatzgruppen in offenen Bereichen geschlossene Besprechungsräume in der nähe der Kaffeebar offene Besprechungsinseln einen Loungebereich technische Infrastruktur (Multifunktionsdrucker, Telefonladestationen) eine Kaffeebar Registraturschränke Garderoben Postverteilung Bibliothek Seite 11

12 Was bietet Office 21?, Zusammenfassung Office 21 stellt den Nutzern in einer offenen Büroflächenstruktur ein breites Angebot an Bürofunktionen zur Verfügung: Einzelbüros 2er, 3er + 4er Büros Arbeitsplatzgruppen in offenen Bereichen geschlossene Besprechungsräume (teilw. mit Beamer, Videokonferenz u. Freisprecheinrichtung ausgestattet) offene Besprechungsinseln einen Loungebereich technische Infrastruktur (Multifunktionsdrucker, Telefonladestationen) eine Kaffeebar Registraturschränke Garderoben Postverteilung Bibliothek Seite 12

13 Nutzung der Ressource Arbeitsplatz Die angenommene Basis für die Festlegung des Nutzungsgrades stellten sich wie folgt dar: täglich mehr als 6 Stunden Tätigkeit an Bildschirmarbeitsplätzen hoher formeller und informeller Kommunikationsbedarf durch Projektarbeit geeignete Möblierung und gute technische Ausstattung der Arbeitsplätze erforderlich Durch die üblichen Abwesenheitszeiten wie Besprechungen, Dienstreisen, Fortbildung, Urlaub, Krankheit ist ein Mitarbeiter weniger als 70 % an seinem Arbeitsplatz. Messwerte im konventionellen Bürokonzept ergaben sogar Werte um 50 %, z.b. in den Sommermonaten; nur in den Monaten November bis Februar ergeben sich Spitzenbelegungen von über 80 %. Der gemessene Durchschnitt im konventionellen Büro lag bei 61 %. Durch die Mehrfachnutzung des Arbeitsplatzes sparte das Unternehmen ca. 15 % der die Arbeitsplätze betreffenden Kosten, durch Standardisierungs- und Skalierungseffekte weitere 10 %. Seite 13

14 Flankierende Maßnahmen (1) Anwendungen und Workflows weitgehend Papier-unabhängig Daten, Anwendungen, Workflows - Datenspeicherung prinzipiell nur im Netz (Replikation für mobile Geräte) - elektronische Workflows (Personalveränderungen, Rollen/ Berechtigungen, Zeitwirtschaft, Einkauf, Rechnungsprüfung ) anstelle von Papierformularen - elektronische Nachbildung klassischer Akten-(schrank)-strukturen ( e-akte ) - elektronisches Archiv - zentrales Scannen der meisten Postsendungen (kaufmännische und nichtkaufmännische Unterlagen), Transfer und Bearbeitung im Unternehmen elektronisch ( e-post ) Seite 14

15 Flankierende Maßnahmen (2) Kommunikationstechnologien unterstützen die Zusammenarbeit Telekommunikation - schnurlose Telefone für jeden Mitarbeiter - zusätzliche Tischtelefone in Sekretariaten und Besprechungsräumen - zwei Telefonkonferenz-Server (zeitgleich je OE zwei virtuelle Telefonkonferenz- Räume) - Besprechungsräume mit standardisierter Mindestausstattung (Beamer, ThinClient, LAN-Anschluss) Videokonferenztechnik - Videokonferenz-Räume in unterschiedlichen Größen - Videokonferenz-Ausstattung weitgehend standardisiert - Multipoint-Videokonferenzen sehr einfach durch Anwender initiierbar (zusätzlich auch komplett durch zentrale Administration steuerbar) - künftig: Videokonferenzen auch am Notebook (integriert in große Videokonferenz- Technik) Seite 15

16 Auf welchem Miteinander basiert Office 21? Regeln zur Arbeitsplatzwahl Regeln zu Unterstützung von Office 21 Persönliche Verhaltensweisen, Rücksichtnahme Seite 16

17 Auf welchem Miteinander basiert Office 21? (1) Für das tägliche Miteinander wurden folgende Regeln entwickelt: 1. Arbeitsplatzwahl: Keinem Mitarbeiter gehört sein Arbeitsplatz persönlich Der Arbeitsplatz soll entsprechend der Aufgabe gewählt werden: Einzelbüro bei Tätigkeiten die Ruhe benötigen bzw. wenn Gespräche in kleinem Kreis geführt werden sollen. 2er, 3er + 4er Büros, Gruppenarbeitsplätze wenn Teamarbeit gefragt ist oder ein Einzelbüro nicht erforderlich ist. Dauerhafte Reservierungen von Arbeitsplätzen entsprechen nicht dem Office 21 Konzept. Ausnahme: OE-Sekretariate sind fest zugeordnet. Diese Arbeitsplätze können aber auch durch andere Mitarbeiter genutzt werden, wenn z. B. das Sekretariat urlaubsbedingt nicht besetzt ist. Seite 17

18 Auf welchem Miteinander basiert Office 21? (2) 2. Desk Sharing Der Arbeitsplatz ist am Ende des Tages vollständig zu räumen. Sofern ein erhöhter Arbeitsplatzbedarf besteht, ist auch bei längeren Abwesenheiten (ab ca. 2 Stunden) im Tagesverlauf der Arbeitsplatz freizugeben. 3. Clean Desk Persönliche Gegenstände und Dekorationen dürfen nur für die Dauer der Arbeitsplatznutzung am Arbeitsplatz verwendet werden. Bei Verlassen des Arbeitsplatzes sind sie zu entfernen und im bereitgestellten Ablageschrank zu lagern. 4. Bilder, Kalender, Poster etc. dürfen weder an den Glasflächen (Sichtverbindung als Anforderung des Brandschutzkonzepts) noch an den Wänden (Schallschutz, Beschädigungen) angebracht werden. Seite 18

19 Auf welchem Miteinander basiert Office 21? (3) 5. Bürobedarf, Papierdokumente, Bücher, persönliche Gegenstände etc. werden in abschließbaren Ablageschränken in der Mittelzone (durchschnittl. 2 lfd. Meter pro Mitarbeiter) aufbewahrt oder bei einem externen Archivdienstleister eingelagert. 6. Bewegung im Gebäude Hauptverkehrsweg am Standort Hannover ist die Mall. Das Durchqueren von Bürozonen zum Aufsuchen von Räumen stört Kollegen bei der Arbeit. Seite 19

20 Auf welchem Miteinander basiert Office 21? (4) Weiter helfen folgende Verhaltensweisen, zu denen sich jeder Mitarbeiter verpflichtet: 1. Zu rücksichtsvollem Verhalten gegenüber den Kollegen. 2. Einer klaren Ansprache gegenüber den Mitarbeitern, die sich rücksichtslos verhalten. 3. Herabsenken von Klingeltönen auf ein normales Niveau. 4. Längerdauernde Gespräche in Büros bei geschlossener Tür zu führen. 5. Türen zu den Besprechungsräumen sollten generell geschlossen werden solange sich Personen im Raum befinden. 6. Unnötiges Durchqueren der Zonen von Kamm zu Kamm und damit verbundene Störungen zu vermeiden. Seite 20

21 Was hat der Mitarbeiter von Office 21? Die Flächenstruktur bietet einen Mix aus geschlossenen und offenen Bereichen und ist sehr transparent und freundlich aufgebaut Das Arbeitsumfeld ist hell und freundlich gestaltet regt zu Kommunikation an bietet ein breites Angebot an Funktionen zur Gestaltung des Arbeitsablaufs Der Arbeitsplatz ist hochwertig ausgestattet alle Schreibtische sind elektrisch höhenverstellbar Die Beleuchtung an den Arbeitsplätzen kann individuell reguliert werden von jedem Arbeitsplatz aus besteht Zugriff auf die individuellen Daten und Anwendungen Die Bildung einer offenen und informellen Bürokultur wird durch die offene Flächenstruktur und das Angebot an Funktionen begünstigt Elektronische Workflows ermöglichen schnelle Informations- und Bearbeitungswege Das Büroumfeld bedient sowohl das Bedürfnis nach ruhigem ungestörten Arbeiten, als auch den Wunsch nach Gesellschaft/Teamarbeit/Diskussion Seite 21

22 Was hat das Unternehmen von Office 21? Die flexible Arbeitsumgebung und die offene Flächenstruktur erzeugen ein kommunikatives Klima, in dem die Mitarbeiter höher motiviert sind Die Unternehmenskultur wird offener und lebendiger Ein innovatives Bürokonzept spricht Bewerber an und verbessert das Image des Unternehmens am Arbeitsmarkt Über die Sharing-Quote lassen sich erhebliche Einsparungen realisieren. Diese Einsparungen schaffen Spielräume für Maßnahmen z. B. im sozialen Bereich, die sich dann wieder positiv auf die Unternehmenskultur auswirken Die Standardisierung im Bereich Arbeitsplatzausstattung (Möbel und Technik) ermöglicht deutliche Kostenreduzierungen z. B. bei Umzügen oder Strukturveränderungen Schnelle elektonische Workflows verbessern die Durchlaufzeiten und verringern die Fehlerquote Seite 22

23 Vielen Dank für Ihr Interesse

24 Anhang, Backup Seite 24

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30 Office 21 am Standort Hannover Mitarbeiterzufriedenheit 100% 80% 60% 40% positiv neutral negativ 20% 0% Kommunikation Flexibilität Mobiles Arbeiten Produktivität Atmosphäre Seite 30

31 Office 21 am Standort Hannover Wie alles begann... In den 90er Jahren war das Unternehmen auf mehrere Gebäude am Standort Hannover verteilt. Durch weiteres Unternehmenswachstum ergab sich die Notwendigkeit zur Standortverlagerung mit Umund Neubauvorhaben. 1996/1997: erster Bauabschnitt Büro- und Produktionsgebäude konventionell beheizte und in der warmen Jahreszeit per Indivent-Geräte gekühlte Büroräumen Kombibüro: Einzelräume um eine funktionale Mittelzone gruppiert jeder Mitarbeiter verfügt über seinen eigenen Arbeitsplatz Seite 31

32 Office 21 am Standort Hannover Einführung mit einem neuen Bürogebäude modernes, natürlich belüftetes Bürogebäude mit Innenund Außengärten thermoaktive Decke für Beheizung und Kühlung Business Club: Büroräume unterschiedlicher Größe, geschlossen und in offenen Zonen, um eine funktionale Mittelzone gruppiert Einführung von Office 21 als neues Bürokonzept Seite 32

33 Office 21 Business Club Elemente dieses Bürokonzeptes: offene und informelle Kultur abwechslungsreiche Arbeitsumgebung unterschiedliche Arbeitsplatztypen papierarm, elektronischer Workflow Clean Desk bei Verlassen des Arbeitsplatzes Raum- und Kosteneffizienz Seite 33