8. Schweizerische Fachtagung über die Sterilisation der SGSV am Juni 2012 in Biel

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1 Bild: Quelle Homepage 8. Schweizerische Fachtagung über die Sterilisation der SGSV am Juni 2012 in Biel Instrumentenmanagement: Der Weg zur effizienten Sterilgutbereitstellung und Aufbereitung- und Optimierungspotenziale im Prozess und im Bestand Helmut Parotat, Senior Hospital Project Consultant Aesculap AG, D-Tuttlingen

2 Inhaltsübersicht Anforderungen an Chirurgisches Instrumentarium Quick Scan Methode Bestandsanalyse Sieboptimierungsberatung / Instrumentenauswahlberatung Beispiele aus der Praxis und mögliche Auswirkungen Optionen für weiteres Optimierungspotential SGSV-Kongress 2012 Instrumentenmanagement Helmut Parotat, Aesculap AG Seite 2

3 Anforderungen an die Instrumenten Organisation Chirurgische Instrumente sind verfügbar am richtigen Ort, mit der richtigen Menge und zum richtigen Zeitpunkt von Bester Qualität und ständig reproduzierbarer Leistung bei gleich bleibendem Arbeitsgefühl vorhanden in ausreichenden Siebmengen um Notfälle oder Zeiten reduzierter Versorgung durch die ZSVA zu überbrücken entsprechen den nationalen und internationalen Richtlinien, Gesetzen und Normen SGSV-Kongress 2012 Instrumentenmanagement Helmut Parotat, Aesculap AG Seite 3

4 Chirurgische Instrumente sind das teuerste bewegliche Investitionsgut eines Spitals sind das Handwerkszeug in den Händen der Handwerker Chirurgen sind organisiert in funktionelle Einheiten nach Eingriffsart und pro Patient SGSV-Kongress 2012 Instrumentenmanagement Helmut Parotat, Aesculap AG Seite 4

5 Chirurgische Instrumente Erfolgskritischer Bestandteil des Inventars eines Spitals für die Leistungserbringung Verbunden mit den höchsten Ansprüchen an dauerhafte Leistung bei gleichzeitig minimalem Risiko für Patienten und Anwender Höchste Wichtigkeit für das Erbringen des Spital-Kernprozess Chirurgie SGSV-Kongress 2012 Instrumentenmanagement Helmut Parotat, Aesculap AG Seite 5

6 Inhaltsübersicht Anforderungen an Chirurgisches Instrumentarium Quick Scan Methode Bestandsanalyse Sieboptimierungsberatung / Instrumentenauswahlberatung Beispiele aus der Praxis und mögliche Auswirkungen Optionen für weiteres Optimierungspotential SGSV-Kongress 2012 Instrumentenmanagement Helmut Parotat, Aesculap AG Seite 6

7 Quick Scan bedeutet: Die Analyse mehrerer organisatorischen, qualitativen und quantitativen Aspekte der aktuellen Situation hinsichtlich des Instrumentenaufbereitungsprozess und der ZSVA Organisation mit der Absicht Optimierungspotentiale individuell ausgerichtet auf die Situation des einzelnen Spitals darzustellen SGSV-Kongress 2012 Instrumentenmanagement Helmut Parotat, Aesculap AG Seite 7

8 Quick Scan ermöglicht: Aussagen zum aktuellen Status des chirurgischen Instrumentarium Darstellung des aktuellen Aufbereitungsprozess und Arbeitsmethoden Beurteilung der eingesetzten Medien und des Maschinenparks Definition von Optimierungspotentialen Vorschläge für die Optimierung Bewertung finanzieller Auswirkungen im Fall der Umsetzung SGSV-Kongress 2012 Instrumentenmanagement Helmut Parotat, Aesculap AG Seite 8

9 Spital Heute SGSV-Kongress 2012 Instrumentenmanagement Helmut Parotat, Aesculap AG Seite 9

10 Inhaltsübersicht Anforderungen an Chirurgisches Instrumentarium Quick Scan Methode Bestandsanalyse Sieboptimierungsberatung / Instrumentenauswahlberatung Beispiele aus der Praxis und mögliche Auswirkungen Optionen für weiteres Optimierungspotential SGSV-Kongress 2012 Instrumentenmanagement Helmut Parotat, Aesculap AG Seite 10

11 Erster Prozess-Schritte einer Sieboptimierung Bestandsanalyse Analysieren des Siebbestandes Welche Siebe sind in welcher Anzahl mit welchem Inhalt und in welcher Qualität vorhanden? SGSV-Kongress 2012 Instrumentenmanagement Helmut Parotat, Aesculap AG Seite 11

12 Siebliste eines Spitals SGSV-Kongress 2012 Instrumentenmanagement Helmut Parotat, Aesculap AG Seite 12

13 Siebliste eines Spitals SGSV-Kongress 2012 Instrumentenmanagement Helmut Parotat, Aesculap AG Seite 13

14 Bestandsaufnahme durch das Analyseteam Sichtungsumfang Siebe [Stk] Instrumente [Stk] Inventarneuwert [CHF] Siebbestand OP Nachlegereserve Gesamt Tabelle: Gesichteter Bestand Siebe [Stk] Instrumente [Stk] Inventarneuwert [CHF] Siebbestand OP Nachlegereserve Gesamt Tabelle: Hochgerechneter gleichartiger Siebbestand SGSV-Kongress 2012 Instrumentenmanagement Helmut Parotat, Aesculap AG Seite 14

15 Rückstandswert Disziplin Tabelle: Reparaturanteil der Siebe Rückstandswert [CHF] Reparaturen Oberflächenüberarbeitung Ersatzbeschaffunge n Inventarneuwert [CHF] HNO Nachlegereserve Neurochirurgie Unfallchirurgie Viszeralchirurgie Gesamt SGSV-Kongress 2012 Instrumentenmanagement Helmut Parotat, Aesculap AG Seite 15

16 Beispiele zu unbrauchbaren Produkten "Drahthaltezange mit Riss" Gefunden in: Unfallchirurgie, Unfall-Hand 04, "Riss am Hohlheft der Kürette" Gefunden in: Viszeralchirurgie, Analfissur 2, FK634R "Maulbereich total ausgebrochen " Gefunden in: Unfallchirurgie, Unfall Hand Spezial 02, FO502R Riss im Schluss Gefunden in: HNO, ATE-02, unbekannt 0239 "Verchromung blättert ab " Gefunden in: HNO, TE 06, "Riss im Hartmetall Einsatz " Gefunden in: Viszeralchirurgie, Galle 02, BC277R SGSV-Kongress 2012 Instrumentenmanagement Helmut Parotat, Aesculap AG Seite 16

17 Beispiele für mangelnde Modelltreue SGSV-Kongress 2012 Instrumentenmanagement Helmut Parotat, Aesculap AG Seite 17

18 Aufteilung nach Qualitätskriterien 20% 23% 45% Ok Oberfläche Reparatur Ersatz 12% SGSV-Kongress 2012 Instrumentenmanagement Helmut Parotat, Aesculap AG Seite 18

19 Qualitäten der Produktgruppen Sonden, Wundhaken, Wundspreizer, Elevatorien, Hebel und Dissektoren 45% 27% 15% 13% Scheren, Skalpelle und Messer 45% 20% 35% Pinzetten 45% 36% 19% Nadelhalter 59% 3% 24% 15% Mikroinstrumente und HNO-Spezialitäten 48% 7% 18% 27% Knochenhalte- und Sehenfasszangen 73% 5% 14% 8% Klemmen 39% 14% 29% 18% Hohlmeißel- und Knochensplitterzange, Stanzen und Rongeure 36% 38% 26% Hämmer, Meißel, Raspatorien, scharfe Löffel und Küretten 30% 6% 43% 22% Elektrochirurgie und HF-Instrumente 95% 1% 4% Drahtschneide und haltende Instrumente 52% 4% 36% 8% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Ok Oberfläche Reparatur Ersatz SGSV-Kongress 2012 Instrumentenmanagement Helmut Parotat, Aesculap AG Seite 19

20 Inhaltsübersicht Anforderungen an Chirurgisches Instrumentarium Quick Scan Methode Bestandsanalyse Sieboptimierungsberatung / Instrumentenauswahlberatung Beispiele aus der Praxis und mögliche Auswirkungen Optionen für weiteres Optimierungspotential SGSV-Kongress 2012 Instrumentenmanagement Helmut Parotat, Aesculap AG Seite 20

21 Beweggründe für eine Sieboptimierung Bedarfsgerechte Optimierung der Siebinhalte und der Siebmengen Überprüfung der Instrumentenmengen auf Aktualität im Hinblick auf die derzeitigen OP-Methoden Entlastung der vorhandenen Instrumentensiebe von nicht mehr benutzten Instrumenten Entlastung der Aufbereitungskette durch standardisierte, vereinheitlichte und den OP-Techniken angepasste Instrumentensiebe Senkung des Beschaffungs- und Reparaturvolumens durch optimierte Siebe Prüfung der Siebgewichte bzw. der Trocknung SGSV-Kongress 2012 Instrumentenmanagement Helmut Parotat, Aesculap AG Seite 21

22 Vorteile für das Spital Verringerung der Siebgewichte Verbesserung der Übersichtlichkeit in den Instrumentensieben Reduzierung der Packzeiten Kostensenkung im Falle von Ergänzungsbeschaffungen/Siebaufstockungen Senkung des Reparaturaufwands/Reparaturkosten Gewichtsreduktion bewirkt bessere Trocknungsergebnisse Standardisierung der Instrumentenmodelle dadurch Reduktion der Nachlegereserve SGSV-Kongress 2012 Instrumentenmanagement Helmut Parotat, Aesculap AG Seite 22

23 Sieboptimierung Verwaltung WL EKL Chefarzt Oberarzt OP-Schwester OP-Pfleger ZSVA-Leitung Fachberater Anforderungen an das Instrumentarium Erfahrung/ Bedarf anderer Operateure Vorschläge Anregungen Strukturierung SGSV-Kongress 2012 Instrumentenmanagement Helmut Parotat, Aesculap AG Seite 23

24 Sieboptimierungsberatung Teilnehmer - Chefarzt - OP Schwester - Verwalter - Medizin Technische Planer - ZSVA Leitung - Krankenhaus Hygiene Verantwortliche SGSV-Kongress 2012 Instrumentenmanagement Helmut Parotat, Aesculap AG Seite 24

25 Inhaltsübersicht Anforderungen an Chirurgisches Instrumentarium Quick Scan Methode Bestandsanalyse Sieboptimierungsberatung / Instrumentenauswahlberatung Beispiele aus der Praxis und mögliche Auswirkungen Optionen für weiteres Optimierungspotential SGSV-Kongress 2012 Instrumentenmanagement Helmut Parotat, Aesculap AG Seite 25

26 Beispiel: Sterilgutbereitstellung Sieb Organisation vor der Optimierung Grundsieb I Grundsieb II Chefsieb Zusatzsieb I A Zusatzsieb II A Sigma Zusatzsieb Überlange Instrumente 430 Instrumente 7 Container Sieb Organisation nach der Optimierung Grundsieb Zusatzsieb Abdomen Zusatzsieb Rektum 180 Instrumente 3 Container Einsparung 58% an Instrumenten & 4 Container! SGSV-Kongress 2012 Instrumentenmanagement Helmut Parotat, Aesculap AG Seite 26

27 Sieboptimierung Zusatz Abdominal Grundsieb Zusatz Rektum SGSV-Kongress 2012 Instrumentenmanagement Helmut Parotat, Aesculap AG Seite 27

28 Beispiel: MIC-Sieb bisher neu Siebname MIC-Sieb Grundsieb MIC-Sieb Containergröße 60 x 30 x 13,5 cm 60 x 30 x 11 cm 60 x 30 x 20 cm Instrumente in St Gewicht in kg 5,5 3,1 (Instrumente) 8,6 64 4,5 SGSV-Kongress 2012 Instrumentenmanagement Helmut Parotat, Aesculap AG Seite 28

29 Beispiel: MIC-Sieb MIC- Instrumente + Lagerung Grund- Instrumente SGSV-Kongress 2012 Instrumentenmanagement Helmut Parotat, Aesculap AG Seite 29

30 Beispiel Standardisierung auf Siebebene HNO: Ohr Set HNO DR A Ohren Sieb DR B Ohren Sieb DR C Ohren Sieb DR D Ohrensieb Anzahl Siebe Zusatzbedarf Siebe Siebmenge NEU Siebtitel NEU 0 4 Ohren Sieb Kommentar Neue Sieb Zusammenstellung Sieb wird in mehreren Standorten eingesetzt SGSV-Kongress 2012 Instrumentenmanagement Helmut Parotat, Aesculap AG Seite 30

31 Sieboptimierung Veränderung des Instrumentenbestandes = bisher Reduktion Ergänzung Instrumente Differenz neu SGSV-Kongress 2012 Instrumentenmanagement Helmut Parotat, Aesculap AG Seite 31

32 Spital X Allgemein- und Gefäßchirurgie-OP Bestand lt. Sichtungs team/ Klinikliste n Appendix-Hernie 12 Grundsieb B 10 Grundsieb C 5 Struma 9 Zusätzlich benötigte Siebe Zukünftige Gesamtanzahl SGSV-Kongress 2012 Instrumentenmanagement Helmut Parotat, Aesculap AG Seite 32 Neuer Titel Bemerkungen 0 24 Grundsieb 0 6 Struma-Zusatz Neue Zusammenstellung Identischer Siebinhalt für beide Standorte Wird für folgende Indikationen eingesetzt: - Appendix - Hernie - kleine Baucheingriffe - Struma (+ Zusatz) - Varizen (+ Zusatz) - als Basis für Magen- Darm - als Basis für Gefäße Neue Zusammenstellung

33 Interdisziplinär sowie Klinikübergreifende Sieboptimierung Sieb Titel Disziplin Spital A Spital B Spital C Allgemein Chirurgie Grundsieb Gross Grundsieb Klein Urologie Gynäkologie Gefäß Chirurgie Allgemein Chirurgie Urologie Gynäkologie Gefäß Chirurgie X X X X X X SGSV-Kongress 2012 Instrumentenmanagement Helmut Parotat, Aesculap AG Seite 33

34 Sieboptimierung Beispiel Effizienzgewinn durch theoretisch weniger Aufwand Sieboptimierung Beispiel: Kunde mit Instrumenten Reduktion um 10 % Die Reduktion von Instrumenten ergibt Instrumentenbewegungen weniger pro Jahr bei Annahme von 250 Arbeitstagen und einem Nutzungsgrad von 60% Das Gewicht von 50 kg entspricht ca. 7,5 Tonnen weniger pro Jahr Instrumente entsprechen Grundsieben bei einem Durchschnitt von 85 Instrumenten pro Sieb Bei Annahme einer Packzeit von 20 Minuten pro Sieb ergibt sich eine Einsparung von ca. 600 Stunden pro Jahr SGSV-Kongress 2012 Instrumentenmanagement Helmut Parotat, Aesculap AG Seite 34

35 Inhaltsübersicht Anforderungen an Chirurgisches Instrumentarium Quick Scan Methode Bestandsanalyse Sieboptimierungsberatung / Instrumentenauswahlberatung Beispiele aus der Praxis und mögliche Auswirkungen Optionen für weiteres Optimierungspotential SGSV-Kongress 2012 Instrumentenmanagement Helmut Parotat, Aesculap AG Seite 35

36 Weiteres Optimierungspotenzial im Instrumentenmanagement EDV gestütztes Dokumentations- und Tracking System Qualifiziertes Reparatur- und Werterhaltungskonzept Single Use Instrumente für den Stationsbedarf Gezieltes Ausbildungsprogramm zur Qualifikation der Mitarbeiter/ -innen in der ZSVA Betreibung ZSVA Prozessberatung Planungsberatung SGSV-Kongress 2012 Instrumentenmanagement Helmut Parotat, Aesculap AG Seite 36

37 Nicht weil es schwer ist, wagen wir es nicht, sondern weil wir es nicht wagen ist es schwer Lucius Annaeus Seneca (4 v. Chr. 65 n. Chr.) SGSV-Kongress 2012 Instrumentenmanagement Helmut Parotat, Aesculap AG Seite 37

38 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Kontaktdaten des Autors: Helmut Parotat Senior Hospital Project Management Aesculap AG Am Aesculap-Platz D Tuttlingen Tel. +49 (0) / Mail: helmut.parotat@aesculap.de SGSV-Kongress 2012 Instrumentenmanagement Helmut Parotat, Aesculap AG Seite 38