'imi' Ratgeber Fahrtenbuch

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1 'imi' Ratgeber markt intern Verlag GmbH - Grafenberger Allee Düsseldorf - Tel.: +49 (0)211/ Fax: +49 (0)211/ Amtsgericht Düsseldorf, HRB Geschäftsführer: Hans Bayer, Dipl.-Ing. Günter Weber

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3 Kostenloser Sonderdruck für steuertip -Abonnenten Karl-Heinz Klein Peter Midasch Infos für Selbständige und Arbeitnehmer Steuern sparen mit System Antworten auf alle wichtigen Fragen leicht verständlich für Steuer-Laien Konkrete Praxis-Tipps für ein wasserdichtes Vorsicht Falle: Vermeiden Sie Fehler Aktuelle Rechtsprechung und anhängige BFH-Verfahren zum Zusatz-Service: Kostenloser Abruf von Original-Dokumenten im Internet Ein Service der - Redaktion

4 Vorwort Liebe Leserin, lieber Leser, ein ist nicht nur lästig. Die formellen Voraussetzungen sind auch sehr hoch. Es passiert daher schnell, dass der Steuerprüfer etwas herumzumäkeln hat und Ihre Aufzeichnungen insgesamt nicht anerkennen will. Sie sollten allerdings nicht vorschnell klein beigeben. Nicht selten werden nämlich übereifrige Finanzbeamte von Finanzrichtern zurückgepfiffen. Die beste Nachricht ist: Sie haben oft den Bundesfinanzhof auf Ihrer Seite. Die obersten deutschen Steuerrichter haben übertriebenen Anforderungen an ein eine klare Absage erteilt. Nach einem positiven BFH bedeutet nicht jede kleine Unregelmäßigkeit das Aus für ein, wenn die Angaben insgesamt plausibel sind. Kleine Fehler in der Hektik des Tagesgeschäfts sind allzu menschlich. Nach der aktuellen Entscheidung des BFH darf Ihnen das Finanzamt daraus keinen Strick drehen. Wir können Ihnen zwar nicht die Schreibarbeit abnehmen, aber Tipps für ein wasserdichtes mit auf den Weg geben. Dazu haben wir für Sie die aktuellen Entscheidungen des Bundesfinanzhofs und der Finanzgerichte ebenso ausgewertet wie die einschlägigen Anweisungen der Finanzverwaltung. In einem Frage-Antwort-Katalog gehen wir alle Punkte ein, die Sie beachten müssen, damit der Fiskus Ihr akzeptiert. Dieser steuertip -Ratgeber bietet Ihnen eine kompakte Orientierungshilfe rund um das. Er ist damit die optimale Ergänzung zu Ihrem wöchentlichen steuertip. Viel Nutzen aus der Lektüre wünscht Ihnen Ihre steuertip -Redaktion Sonderleistung für Abonnenten: steuertip -Ratgeber Als Dank für Ihre Treue bieten wir Ihnen regelmäßig jeweils zu Beginn eines neuen Kalenderquartals einen Leitfaden zu einem wichtigen Thema an. Freuen Sie sich schon jetzt auf den nächsten steuertip -Ratgeber Elektronische Rechnungen, den wir Ihnen in Kooperation mit unserem Schwesterdienst umsatzsteuer intern Anfang Oktober 2012 anbieten. Ausführlich stellen wir Ihnen dann das Anwendungsschreiben des BMF vor, das hoffentlich bald vorliegt. Unser Tipp: Für Neuabonnenten sind folgende bereits erschienene und nach wie vor nützliche steuertip -Ratgeber abrufbar: Ferienwohnungen (Abruf-Nr. st ) Wegweiser 2012 (Abruf-Nr. st ) Haushaltsnahe Leistungen (Abruf-Nr. st ) Wer die Steuergesetze nicht kennt, muß für den zahlen, der sie gut kennt! (Louis Verneuil, ) Mittelstandsförderung nach 7g EStG (Abruf-Nr. st ) Prüfungsschwerpunkte Vermietung (Abruf-Nr. st ) Digitale Betriebsprüfung (Abruf-Nr. st ) steuertip, markt intern Verlag Seite 2 von Auflage, 2012

5 Doku-Service / Abkürzungen Herunterladen von Original-Dokumenten im Internet Wie Sie es vom steuertip gewohnt sind, bieten wir Ihnen einen kostenlosen Zusatz-Service: Zu allen Gesetzen, Urteilen und Verwaltungsanweisungen, die über unsere Datenbank abrufbar sind, nennen wir Ihnen eine Abruf-Nr. (z.b. Abruf-Nr. st 23970). Das gewünschte Dokument können Sie als Abonnent bequem im Internet auf der Website im vorteilhaften PDF-Format herunterladen. Sie können das Dokument dann abspeichern und ausdrucken. Falls Sie keinen Zugang zum Internet haben, erhalten Sie alle Infos selbstverständlich auch per Post gegen Einsendung eines frankierten DIN A4-Rückumschlags (1,45 Euro). Ihr Vorteil: Sie haben so z.b. die Möglichkeit, ein Urteil im Original nachzulesen und zu prüfen, ob der Richterspruch auf Ihre persönliche Situation übertragbar ist. Auch als Argumentationshilfe beim Streit mit dem Finanzamt oder als Grundlage für das Gespräch mit dem Steuerberater ist das Original-Material nützlich. Unser Tipp: Profitieren Sie als Abonnent von unserem neuen Webangebot. Alle Dokumente können Sie ab sofort komfortabel und schnell auch auf unserer Internetseite im geschützten Abonnentenbereich unter dem Menüpunkt Dokumentenabruf aufrufen. Bitte beachten: Alle Dokumente liegen im PDF-Format vor. Um die Dokumente lesen und ausdrucken zu können, benötigen Sie die Software Adobe Acrobat Reader. Falls Sie die aktuelle Version nicht bereits nutzen, können Sie diese auf unserer Website kostenlos herunterladen. Abkürzungsverzeichnis Abs. Absatz EStG Einkommensteuergesetz AO Abgabenordnung EStR Einkommensteuer-Richtlinien Az Aktenzeichen FG Finanzgericht BFH Bundesfinanzhof LStR Lohnsteuer-Richtlinien BGBl Bundesgesetzblatt OFD Oberfinanzdirektion BMF Bundesministerium der Finanzen R Richtlinien steuertip, markt intern Verlag Seite 3 von Auflage, 2012

6 Inhaltsverzeichnis Dieser Ratgeber ist in drei Teile gegliedert: Teil I Fragen und Antworten S. 6 Teil II Wichtige Urteile S. 23 Teil III Muster: S. 27 Teil I Fragen und Antworten zum S In welchen Fällen ist ein wichtig? S Wann bringt die -Methode Vorteile? S Ist ein Wechsel zur -Methode während des laufenden Kalenderjahres zulässig? 4. Wo ist geregelt, wann ein als ordnungsgemäß anzusehen ist? S. 8 S Wie prüft das Finanzamt die Ordnungsmäßigkeit? S Welche Angaben sind erforderlich bei beruflichen bzw. betrieblichen Fahrten? 7. Was ist bei Reisen zu beachten, die aus mehreren Teilabschnitten bestehen? 8. Wie ist zu verfahren, wenn eine berufliche Reise aus privaten Gründen unterbrochen wird? S. 10 S. 12 S Müssen auch kurze Fahrten eingetragen werden? S Kann das Finanzamt die Kilometerangaben durch einen Routenplaner widerlegen? 11. In welchen Fällen müssen Umwegfahrten aufgezeichnet werden? 12. Wie muss bei einem Umweg die Reiseroute beschrieben werden? 13. Gibt es eine Erleichterung für Vielfahrer, wie z.b. Handelsvertreter? S. 13 S. 13 S. 13 S. 14 steuertip, markt intern Verlag Seite 4 von Auflage, 2012

7 Inhaltsverzeichnis 14. Was ist bei Taxifahrern zu beachten? S Welche Erleichterungen gelten für Fahrlehrer? S Welche Besonderheiten gelten bei sicherheitsgefährdeten Personen? S Gibt es Erleichterungen für Geheimnisträger? S Wie sind Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsbzw. Betriebsstätte sowie Familienheimfahrten aufzuzeichnen? S Wie sind Privatfahrten aufzuzeichnen? S Was ist darunter zu verstehen, dass ein in geschlossener Form geführt werden muss? S Welche Besonderheiten gelten bei Computerdateien? S Ist der Verweis auf ergänzende Unterlagen zulässig? S Wann müssen die Eintragungen im erfolgen? 24. Für welchen Zeitraum muss ein geführt werden? 25. Muss das dem Finanzamt im Original vorgelegt werden? 26. Muss das Finanzamt ein elektronisches anerkennen? 27. Akzeptiert das Finanzamt ein, das mit einer Smartphone-App erstellt wird? 28. Darf das Finanzamt bereits bei kleinen Fehlern ein verwerfen? 29. Wo finde ich weitere Informationen zum Thema Firmenwagen? S. 18 S. 18 S. 18 S. 19 S. 19 S. 20 S. 21 Teil II Wichtige Urteile S. 23 Teil III Muster: S. 27 steuertip, markt intern Verlag Seite 5 von Auflage, 2012

8 Teil I Fragen und Antworten zum 1. In welchen Fällen ist ein wichtig? Erhebliche praktische Bedeutung hat ein vor allem, wenn ein zu mehr als 50 % betrieblich genutzter Firmenwagen (notwendiges Betriebsvermögen) auch privat gefahren wird. ein Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber einen Dienstwagen auch für Privatfahrten überlassen bekommt. Dann ist der private Nutzungsanteil nach der 1 %-Methode (monatlich 1 % des Bruttolistenpreises) zu ermitteln. Alternativ können Sie in beiden Fällen die auf die privaten Fahrten entfallenden tatsächlichen Kosten ermitteln. Das Verhältnis der privaten zu den übrigen Fahrten muss dann durch ein ordnungsgemäßes nachgewiesen werden (sog. -Methode). Eine Schätzung des Privatanteils anhand anderer Aufzeichnungen kommt nicht in Betracht. Wichtiger Hinweis: Beim BFH ist unter dem Aktenzeichen VI R 51/11 die Frage anhängig, ob die 1 %-Regelung insoweit noch verfassungsgemäß ist, als der geldwerte Vorteil nach dem Bruttolistenpreis für einen Neuwagen bei der Erstzulassung bemessen wird. Obwohl Händler in der Praxis Rabatte von bis zu 30 % gewähren, hatte das Niedersächsische Finanzgericht (Az: 9 K 394/10, Abruf-Nr. st ) einen Verfassungsverstoß verneint. Freiberufler und Gewerbetreibende hätten schließlich die Möglichkeit, ein zu führen ( steuertip 43/2011). Bitte beachten: Bei einer betrieblichen Nutzung eines Firmenwagens von mindestens 10 % und weniger als 50 % (gewillkürtes Betriebsvermögen) sind die anteiligen Kosten zu schätzen. Der Umfang der betrieblichen Nutzung kann in diesem Fall durch ein nachgewiesen werden. Er kann aber auch auf andere Weise glaubhaft gemacht werden (BMF, Az: IV C 6 - S 2177/07/10004, Abruf-Nr. st 27579). steuertip, markt intern Verlag Seite 6 von Auflage, 2012

9 Wer bei einem Firmen- oder Dienstwagen die Anwendung der 1 %-Regelung vermeiden will, der muss ein ordnungsmäßiges führen. Zudem eignet sich ein gut, um bei betrieblichen oder beruflichen Fahrten mit dem Privat-Pkw die Reisedauer und den Reiseweg aufzeichnen. Gleiches gilt, wenn z.b. bei Fahrten zu vermieteten Objekten die Fahrtkosten als Werbungskosten geltend gemacht werden. In diesen Fällen sind die strengen Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit nicht zu beachten. Die Fahrten können nämlich anders als beim Firmen- oder Dienstwagen zur Vermeidung der 1 %-Regelung auch auf andere Art und Weise glaubhaft gemacht werden. So genügt beispielsweise eine vereinfachte Fahrtkostenabrechnung. Dafür können Sie das Reisekosten- Formular verwenden, das wir Ihnen jeweils zum Jahresende anbieten. Die aktuellen Formulare finden Sie hier: Reisekosten-Formulare 2012 Abruf-Nummern Kopiervorlage PDF-Formular Reisen Inland Reisen Ausland st st st st Wann bringt die -Methode Vorteile? Die Mühe für ein lohnt sich insbesondere in den folgenden Fällen: Hoher Anteil der beruflichen bzw. betrieblichen Nutzung Nutzen Sie Ihren Firmenwagen so gut wie ausschließlich beruflich bzw. betrieblich, lohnt es sich regelmäßig, ein zu führen. Hoher Listenpreis Ein hoher Listenpreis führt zu einem hohen Nutzungswert. Insbesondere bei einem gebraucht angeschafften Pkw ist ein empfehlenswert. Geringe Kosten Sind die Kosten für den Firmenwagen nur gering (z.b. wegen geringer Gesamtfahrleistung oder einem bereits abgeschriebenen Betriebs- Pkw), bringt die -Methode zumeist Vorteile. steuertip, markt intern Verlag Seite 7 von Auflage, 2012

10 Nur gelegentliche private Nutzung des Firmenwagens Die Ein-Prozent-Pauschale ist auch dann in voller Höhe anzusetzen, wenn ein Fahrzeug im Kalendermonat nur gelegentlich oder zeitweise zu Privatfahrten zur Verfügung steht. Gleiches gilt bei Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte. Bei nur gelegentlicher Nutzung eines Fahrzeugs zu Privatfahrten empfiehlt sich daher ein. Der pauschale Nutzungswert übersteigt die Gesamtkosten Die sog. Kostendeckelung führt dazu, dass im betreffenden Jahr bei der Ein-Prozent-Regelung (außer der Entfernungspauschale für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte) keine Betriebsausgaben für betriebliche Fahrten berücksichtigt werden. Mit der -Methode könnten Sie hingegen die auf die betrieblichen Fahrten entfallenden Kosten absetzen. 3. Ist ein Wechsel zur -Methode während des laufenden Kalenderjahres zulässig? Selbst wenn Sie alle formellen Voraussetzungen penibel erfüllen und es keinen Grund zu Beanstandungen gibt, kann es sein, dass das Finanzamt die private Nutzung eines betrieblichen Pkw nach der 1 %-Methode abrechnet. Und zwar dann, wenn Sie bei einem vorhandenen Wagen mit den Aufzeichnungen nicht direkt am beginnen. Einen Methodenwechsel (Übergang von der 1 %- zur methode) während des Jahres lehnt nicht nur der Fiskus ab. Wie ein aktuelles Urteil beweist, sind auch die Finanzgerichte in diesem Punkt flexibel wie ein Amboss. Der Fall konkret: Nachdem ein Ehepaar ein drittes Kind bekommen hatte, stellte sich heraus, dass der Dienstwagen für Privatfahrten nicht mehr geeignet war, da die Rückbank zu wenig Platz für drei Kindersitze bot. Aus diesem Grund begann der Ehemann zum mit den Einzelaufzeichnungen seiner Fahrten. Obwohl ein nachvollziehbarer außersteuerlicher Anlass vorlag, verweigert das Finanzgericht Münster (Az: 4 K 3589/09, Abruf-Nr. st 34997) die steuerliche Anerkennung des s, dessen Ordnungsmäßigkeit ansonsten unstrittig ist. Begründung: Wird ein nur für einen Teil des Kalenderjahres geführt, besteht insoweit eine Manipulationsgefahr dahingehend, dass bestimmte Zeiträume mit höherem Privatnutzungsanteil insbesondere Urlaubszeiten nicht erfasst werden und somit ein verzerrtes Ergebnis besteht. Ein gesamtes Kalenderjahr stellt vor steuertip, markt intern Verlag Seite 8 von Auflage, 2012

11 diesem Hintergrund einen geeigneten Zeitraum dar und entspricht auch dem Veranlagungszeitraum. Unser Tipp: Für verunglückte Altfälle besteht noch ein kleiner Hoffnungsschimmer, da die Revision beim BFH unter dem Az. VI R 35/12 anhängig ist. Für die Zukunft ist es aber besser, der Gefahr von Anfang an aus dem Weg zu gehen. Beispielsweise, indem Sie mit den Einzelaufzeichnungen pünktlich zum beginnen. Ist das nicht möglich, bleibt als Ausweg noch der Fahrzeugwechsel. Erfolgt z.b. die Neuanschaffung des Pkw zum , lässt es der Fiskus zu, dass der neue Privatanteil nach der methode ermittelt wird, selbst wenn der alte Wagen mit 1 % abgerechnet wurde. 4. Wo ist geregelt, wann ein als ordnungsgemäß anzusehen ist? Gesetzlich ist nicht geregelt, welche Anforderungen ein erfüllen muss, damit es als ordnungsgemäß anzusehen ist. Kein Wunder also, dass es in den letzten Jahren bei Betriebsprüfungen häufig Streit mit dem Prüfer gab, ob ein anzuerkennen ist. Mittlerweile sind die wichtigsten Zweifelsfragen aber durch den Bundesfinanzhof geklärt ( II. Wichtige Urteile). 5. Wie prüft das Finanzamt die Ordnungsmäßigkeit? Stellen Sie sich darauf ein, dass das Finanzamt Ihr anhand von Unterlagen (Benzinquittungen, Reparaturrechnungen, TÜV-Berichte, Terminkalender) überprüft. Unser Tipp: Bei einem einheitlichen Schriftbild schöpfen Betriebsprüfer Verdacht, dass das nachträglich erstellt wurde, Vorsicht Falle: Die Finanzämter prüfen in Zweifelsfällen z.b. mit dem sog. Chi-Quadrat-Test, ob sich bestimmte Zahlen auffällig häufen ( steuertip -Beilage 25/2012). Dies soll darauf hindeuten, dass ein nachträglich erstellt und Kilometerangaben frei erfunden wurden. steuertip, markt intern Verlag Seite 9 von Auflage, 2012

12 6. Welche Angaben sind erforderlich bei beruflichen bzw. betrieblichen Fahrten? Ein ist nach der BFH-Rechtsprechung ordnungsgemäß, wenn es eine hinreichende Gewähr für die Vollständigkeit und die Richtigkeit bietet und mit vertretbarem Aufwand auf seine materielle Richtigkeit überprüfbar ist. Die folgenden Angaben müssen sich in hinreichend übersichtlicher und geordneter Form schon aus dem selbst entnehmen lassen und dadurch eine stichprobenartige Überprüfung ermöglichen: Amtliches Kennzeichen des Fahrzeugs Die Angabe ist erforderlich, damit klar ist, für welches Fahrzeug das geführt wird. Datum (beim Beginn und Ende jeder einzelnen Fahrt) Das Datum ist beim Beginn und beim Ende jeder einzelnen beruflichen bzw. betrieblichen Fahrt einzutragen. Eine Zeitangabe bei Beginn und Ende der Fahrt ist nicht zwingend erforderlich, aber im Hinblick auf die Geltendmachung von Verpflegungsmehraufwendungen sinnvoll. Gesamtkilometerstand (beim Beginn und Ende jeder einzelnen Fahrt) Der Gesamtkilometerstand beim Beginn und beim Ende jeder einzelnen Fahrt ermöglicht die Ermittlung der beruflich bzw. betrieblich gefahrenen Kilometer. Die Kilometerstände sind unmittelbar am Tachometer abzulesen und dürfen nicht nachträglich geschätzt oder gerundet werden. Startort und Reiseziel (ggf. Abkürzung) Sie sind nur verpflichtet, den Startort und das Reiseziel anzugeben, nicht aber die genaue Reiseroute. Die Reiseroute ist nur bei einem Umweg aufzuzeichnen, um die Differenz zwischen direkter Entfernung und tatsächlicher Fahrtstrecke aufzuklären. steuertip, markt intern Verlag Seite 10 von Auflage, 2012

13 Aufgesuchte Kunden oder Geschäftspartner (in zeitlicher Reihenfolge) Achtung: Nach einer aktuellen Entscheidung des BFH (Az: VI R 33/10, Abruf-Nr. st 34969) genügt es nicht, als Endpunkt der Fahrt jeweils nur eine Straße anzugeben. Fehlen die Hausnummer und der Name des dort besuchten Kunden oder Unternehmens, ist das Fahrtziel nicht hinreichend präzise bestimmt. Die Nennung allein der Straße ermögliche es dem Finanzamt nicht, die Aufzeichnungen mit vertretbarem Aufwand auf die materielle Richtigkeit hin zu überprüfen. Nicht ausreichend ist es nach dem aktuellen Urteil auch, wenn lediglich die Namen von Unternehmen genannt werden, die in einer Vielzahl von Filialen im Stadtgebiet vertreten sind. Fraglich ist, ob die Angabe des Ortes im ausreicht, wenn sich der aufgesuchte Kunde oder Geschäftspartner zweifelsfrei daraus ergibt. Wir empfehlen Ihnen, auf Nummer Sicher zu gehen und auch in diesen Fällen zusätzlich den Kunden bzw. Geschäftspartner explizit anzugeben. Werden regelmäßig dieselben Kunden aufgesucht (wie z. B. beim Lieferverkehr), reicht ein Kürzel, wenn dem ein Verzeichnis (z.b. eine Kundenliste) beigefügt wird, aus dem die detaillierten Angaben Name und (Liefer-)Adresse ersichtlich sind. Reisezweck (ggf. Abkürzung) Vorsicht Falle: Allgemeine Angaben wie z. B. Kundenbesuch genügen nicht, da sie nach Auffassung der Finanzverwaltung eine private (Mit-)Veranlassung der Fahrt nicht objektiv nachprüfbar ausschließen. Machen Sie daher möglichst detaillierte Angaben zum Reisezweck. Ergibt sich z.b. bei Kundendienstmonteuren oder Handelsvertretern der Reisezweck aus der Angabe der Kunden oder Geschäftspartner, sind keine weiteren Ausführungen erforderlich. Werden keine Kunden oder Geschäftspartner aufgesucht, ist der Reisezweck ebenfalls konkret zu bezeichnen (z.b. Besuch einer Behörde, einer Filiale, einer Baustelle oder einer Fortbildungsveranstaltung). steuertip, markt intern Verlag Seite 11 von Auflage, 2012

14 7. Was ist bei Reisen zu beachten, die aus mehreren Teilabschnitten bestehen? Besteht eine einheitliche berufliche bzw. betriebliche Reise aus mehreren Teilabschnitten (z.b. wenn nacheinander mehrere Kunden an verschiedenen Orten aufgesucht werden), so können diese Abschnitte miteinander zu einer zusammenfassenden Eintragung verbunden werden. Voraussetzung ist, dass die aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner im einzeln in zeitlicher Reihenfolge aufgeführt werden. 8. Wie ist zu verfahren, wenn eine berufliche Reise aus privaten Gründen unterbrochen wird? Wird eine berufliche Reise aus privaten Gründen unterbrochen, ist der Übergang von der beruflichen Nutzung zur privaten Nutzung des Fahrzeugs im durch Angabe des bei Abschluss der beruflichen Fahrt erreichten Gesamtkilometerstands zu dokumentieren. Bei Fortsetzung der beruflichen Fahrt ist der Startort anzugeben. 9. Müssen auch kurze Fahrten eingetragen werden? Wir empfehlen Ihnen, auch kurze Fahrten (z.b. zur Tankstelle oder Werkstatt) einzutragen. Stellen Sie sich darauf ein, dass das Finanzamt bei Betriebsprüfungen die Kilometerangaben anhand von Benzinquittungen, Reparaturrechnungen, TÜV-Berichten und Terminkalendern überprüft. Unser Tipp: Stimmen die Aufzeichnungen mit den Kilometerangaben in den Werkstattrechnungen nicht 1:1 überein, ist das nach der BFH-Rechtsprechung (Az: VI R 38/06, Abruf-Nr. st 23970) allein noch kein Grund, an der Ordnungsmäßigkeit eines s zu zweifeln. Erfahrungsgemäß seien die Kilometerangaben in Werkstattrechnungen häufig ungenau. Eine weitere Fehlerquelle sei, dass als Tag der Annahme in der Werkstatt vielfach der Tag der Rechnung eingetragen werde. steuertip, markt intern Verlag Seite 12 von Auflage, 2012

15 10. Kann das Finanzamt die Kilometerangaben durch einen Routenplaner widerlegen? Die von den Finanzbeamten häufig herangezogenen Routenplaner sind kein Dogma. Das hat das FG Düsseldorf in einem positiven Urteil (Az: 12 K 4479/07 E, Abruf-Nr. st 25066) bestätigt. Gerade bei kurzen Fahrten in Großstädten sei es glaubwürdig, wenn die Strecke erheblich länger sei (im Streitfall z.b. tatsächlich 3,5 statt 1,5 laut Routenplaner), z.b. um Staus zu vermeiden. Ein Routenplaner ist also keineswegs das Maß aller Dinge. 11. In welchen Fällen müssen Umwegfahrten aufgezeichnet werden? Nach einem positiven Urteil des FG Köln (Az: 10 K 4600/04, Abruf-Nr. st 17417) liegt eine Umwegfahrt nicht bereits dann vor, wenn die gefahrene Strecke ca. 5 % von der kürzest möglichen Strecke abweicht (z.b. bei einer Fahrt von 800 eine Abweichung von 40 ). Der Steuerpflichtige sei nicht verpflichtet, vor Antritt einer längeren Dienstreise die kürzest mögliche Strecke laut Routenplaner zu ermitteln und dann, wenn er eine andere Strecke fährt, jede Abweichung aufzuzeichnen. Sind die Strecken nahezu gleich lang, kann der Steuerpflichtige die seiner Meinung nach (z. B. verkehrsmäßig) günstigste Strecke nehmen. Erst bei erheblichen Abweichungen kann von einer Umwegfahrt, die genauere Aufzeichnungen erforderlich macht, ausgegangen werden. 12. Wie muss bei einem Umweg die Reiseroute beschrieben werden? Die Finanzverwaltung macht keine Vorgaben, wie bei einem Umweg die Reiseroute zu beschreiben ist. Es reicht u.e. aus, wenn ausgewählte Orte an der Strecke genannt werden (z.b. Düsseldorf nach Würzburg über Kassel ). Eine detaillierte Angabe der benutzten Straßen und Autobahnen ist u.e. nicht erforderlich. steuertip, markt intern Verlag Seite 13 von Auflage, 2012

16 13. Gibt es eine Erleichterung für Vielfahrer, wie z.b. Handelsvertreter? Ja. Im BMF-Schreiben vom (Az: IV C 6 - S 2177/07/10004, Abruf-Nr. st 27579) heißt es: Bei Handelsvertretern, Kurierdienstfahrern, Automatenlieferanten und anderen Steuerpflichtigen, die regelmäßig aus betrieblichen/beruflichen Gründen große Strecken mit mehreren unterschiedlichen Reisezielen zurücklegen, sind die folgenden berufsspezifisch bedingten Erleichterungen möglich: Zu Reisezweck, Reiseziel und aufgesuchtem Geschäftspartner ist anzugeben, welche Kunden an welchem Ort besucht wurden. Angaben zu den Entfernungen zwischen den verschiedenen Orten sind nur bei größerer Differenz zwischen direkter Entfernung und tatsächlich gefahrenen Kilometern erforderlich. 14. Was ist bei Taxifahrern zu beachten? Bei Fahrten eines Taxifahrers im so genannten Pflichtfahrgebiet ist es nach H 8.1 der LStH 2012 in Bezug auf Reisezweck, Reiseziel und aufgesuchtem Geschäftspartner ausreichend, täglich zu Beginn und Ende der Gesamtheit dieser Fahrten den Kilometerstand anzugeben mit der Angabe Taxifahrten im Pflichtfahrgebiet o.ä. Hinweis: Werden Fahrten durchgeführt, die über dieses Gebiet hinausgehen, kann auf die genaue Angabe des Reiseziels nicht verzichtet werden. 15. Welche Erleichterungen gelten für Fahrlehrer? Auch für Fahrlehrer gibt es Erleichterungen. Es ist ausreichend in Bezug auf Reisezweck, Reiseziel und aufgesuchtem Geschäftspartner Lehrfahrten, Fahrschulfahrten o.ä. anzugeben. steuertip, markt intern Verlag Seite 14 von Auflage, 2012

17 16. Welche Besonderheiten gelten bei sicherheitsgefährdeten Personen? Bei sicherheitsgefährdeten Personen (z.b. Politiker), deren Fahrtroute häufig von Risikoaspekten bestimmt wird, kann auf die Angabe der Reiseroute auch bei größeren Differenzen zwischen der direkten Entfernung und der tatsächlichen Fahrtstrecke verzichtet werden. 17. Gibt es Erleichterungen für Geheimnisträger? Wichtig für Geheimnisträger (z.b. Geistliche, Rechtsanwälte, Patentanwälte, Notare, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Ärzte, Zahnärzte, Psychotherapeuten, Apotheker und Hebammen): Auf Grund der Verschwiegenheitspflicht dürfen die aufgesuchten Personen eigentlich nicht namentlich angegeben werden. Die Finanzverwaltung will dies jedoch häufig nicht akzeptieren. Sie sollten daher den folgenden Kompromiss vorschlagen (und im Vorfeld abstimmen): Im erfolgt eine allgemeine Angabe wie z.b. Mandantenbesuch oder Patientenbesuch zusammen mit einem Kürzel, das auf ein gesondert geführtes Mandanten- bzw- Patientenverzeichnis mit Namen und Adressen hinweist. Dieses Verzeichnis wird nur dann vorgelegt (idealerweise nur in Ihrem Büro bzw. in Ihrer Praxis/Kanzlei), wenn tatsächliche Anhaltspunkte vorliegen, die Zweifel an der Richtigkeit oder Vollständigkeit der Eintragungen im begründen und die Zweifel anders nicht auszuräumen sind. Sie sollten vorschlagen, dass die Sonderaufzeichnungen nur eingesehen und keine Kopien gemacht werden. 18. Wie sind Fahrten zwischen Wohnung und Arbeits- bzw. Betriebsstätte sowie Familienheimfahrten aufzuzeichnen? Bei Fahrten zwischen Wohnung und Arbeits- bzw. Betriebsstätte sowie bei Familienheimfahrten genügt ein kurzer Vermerk (z.b. Wohnung-Betrieb ) und die Angabe der zurückgelegten Kilometer. Unser Tipp: Geben Sie bei diesen Fahrten nicht Tag für Tag automatisch dieselben Kilometer an. Nach einem aktuellen Urteil des FG Hessen (Az: 3 K 1810/05, Abruf-Nr. st 30065) widerspricht es der Lebenserfahrung, dass sich bei Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte ausnahmslos dieselbe Kilometerzahl ergibt. Dies soll angeblich ein Indiz dafür sein, dass das nicht ordnungsgemäß ist. steuertip, markt intern Verlag Seite 15 von Auflage, 2012

18 19. Wie sind Privatfahrten aufzuzeichnen? Bei Privatfahrten reicht ein Vermerk (z.b. Privat ) und die Angabe der zurückgelegten Kilometer. Mehrere aufeinanderfolgende Privatfahrten können zusammengefaßt werden. 20. Was ist darunter zu verstehen, dass ein in geschlossener Form geführt werden muss? Es darf sich bei den handschriftlichen Originalunterlagen nicht um eine Loseblattsammlung handeln. Die Angaben müssen in einer gebundenen oder jedenfalls geschlossenen Form festgehalten werden. Spätere Änderungen sollen so erkennbar werden. Ein aufgrund von Notizzetteln nachträglich erstelltes genügt nicht. Am besten verwenden Sie ein Vordruckheft, wie es von Schreibwarengeschäften, Tankstellen oder Automobilclubs angeboten wird. Eine besondere Form ist nicht vorgeschrieben. Ein Schreibheft oder einen Taschenkalender muss das Finanzamt daher ebenfalls akzeptieren. 21. Welche Besonderheiten gelten bei Computerdateien? Wird ein am PC mit einem Textverarbeitungsprogramm (z.b. Microsoft Word) oder einem Tabellenkalkulationsprogramm (z.b. Microsoft Excel) erstellt, scheitert die steuerliche Anerkennung regelmäßig daran, dass nachträgliche Änderungen nicht ausgeschlossen und auch von der Software nicht dokumentiert sind. Ein zeitnaher Ausdruck einer -Datei, der fortlaufend paginiert und signiert wird, ist keine Lösung. Diese Loseblattsammlung reicht nach der strengen BFH-Rechtsprechung nicht aus. Aktueller Hinweis: In einem Streitfall vor dem FG Berlin-Brandenburg (Az: 2 K 2155/07, Abruf-Nr. st 34342) hatte ein Außendienstmitarbeiter seine Fahrten mit Hilfe eines Tabellenkalkulationsprogramms erstellt. Weil nachträgliche Änderungen an der Excel-Tabelle nicht ausgeschlossen waren, akzeptierte das Finanzamt die am PC erstellte Liste nicht und verneinte die Ordnungsmäßigkeit. Doch das letzte Wort ist noch nicht gesprochen. Die Revision ist beim BFH anhängig unter dem Az. VI R 49/11. In einem gleichgelagerten Fall sollten Sie daher für vergangene Jahre nicht versäumen, Einspruch einzulegen und einen Antrag auf das Ruhen des Ver- steuertip, markt intern Verlag Seite 16 von Auflage, 2012

19 fahrens zu stellen. So wahren Sie alle Chancen. Für die Zukunft sollten Sie jedoch besser nicht auf eine Änderung der Rechtsprechung spekulieren, sondern ein herkömmliches führen. Unser Tipp: Selbstverständlich können Sie die Angaben aus einem ordnungsgemäßen in eine Computerdatei übernehmen, um sich die umständliche Berechnung der abzugsfähigen Kosten zu erleichtern. Sie müssen aber unbedingt die handschriftlichen Originalaufzeichnungen aufbewahren. 22. Ist der Verweis auf ergänzende Unterlagen zulässig? Alle erforderlichen Angaben müssen dem selbst entnommen werden können. Ein Verweis auf ergänzende Unterlagen ist nach der BFH-Rechtsprechung nur zulässig, wenn der geschlossene Charakter der aufzeichnungen dadurch nicht beeinträchtigt wird. So sind z.b. bei Außendienstmitarbeitern Abkürzungen im für bestimmte, häufiger aufgesuchte Fahrtziele und Kunden sowie für einzelne regelmäßig wiederkehrende Reisezwecke zulässig, wenn die Kürzel auf einem beigefügten Erläuterungsblatt näher aufgeschlüsselt sind. Aktuelles BFH-Urteil: Das FG Berlin-Brandenburg (Az: 12 K 12047/09, Abruf-Nr. st 29504) hatte in erster Instanz ein anerkannt, das aus einer Kombination von handschriftlich geführten Aufzeichnungen in geschlossener Form mit nachträglich gefertigten Ergänzungen in einer Computerdatei (insb. zum Zweck der Reise) bestand. Die im selbst fehlenden Angaben hatte ein Geschäftsführer aus seinem handschriftlich geführten Terminkalender übernommen. Den Finanzrichtern genügte die Kombination, weil Manipulationen ausgeschlossen waren und eine Überprüfung möglich war. Der BFH (Az: VI R 33/10, Abruf-Nr. st 34969) hat diese Auffassung jedoch leider nicht geteilt und stattdessen bekräftigt, dass ein ordnungsgemäßes insbesondere Datum und Ziel der jeweiligen Fahrten ausweisen muss. Dem ist nicht entsprochen, wenn als Fahrtziele jeweils nur Straßennamen angegeben sind und diese Angaben erst mit nachträglich erstellten Auflistungen präzisiert werden. steuertip, markt intern Verlag Seite 17 von Auflage, 2012

20 23. Wann müssen die Eintragungen im erfolgen? Ein ist nur dann ordnungsgemäß, wenn es zeitnah im Anschluss an die Fahrten geführt wird. Klare Aussagen, was genau unter zeitnah zu verstehen ist, finden sich nicht in der Rechtsprechung. Auch die Verwaltung hat sich dazu nicht geäußert. Nach unserer Auffassung ( steuertip 49/2010) sollte es genügen, wenn die Fahrten am Abend notiert werden. Besser ist es aber natürlich, die Fahrten unmittelbar nach ihrer Beendigung sofort im Wagen aufzuzeichnen. Nicht ausreichend ist es, zunächst Belege zu sammeln und dann am Ende eines Monats, Quartals oder des Jahres das zu erstellen. Achtung bei neuen Formularen: Immer wieder kommt es vor, dass neu aufgelegte Vordrucke Freiberuflern und Gewerbetreibenden Unannehmlichkeiten bescheren. Beispielsweise dann, wenn für das 2010 ein Vordruck verwendet wird, der erst seit 2012 im Handel erhältlich ist. Die Betriebsprüfer werden jeweils durch interne Verwaltungsanweisungen informiert, wenn sich wichtige Formulare ändern. Lassen Sie also gar nicht erst den Verdacht aufkommen, ein könnte im Nachhinein erstellt worden sein. 24. Für welchen Zeitraum muss ein geführt werden? Ein muss dauerhaft geführt wird. Es kann selbst dann nicht auf einen repräsentativen Zeitraum beschränkt werden, wenn die Nutzungsverhältnisse keinen größeren Schwankungen unterliegen. 25. Muss das dem Finanzamt im Original vorgelegt werden? Sie brauchen das nicht der Steuererklärung beizufügen. Will das Finanzamt aus welchen Gründen auch immer das überprüfen, wird es dies anfordern. Auch während einer Betriebsprüfung wird der Prüfer ggf. auf Sie zukommen. Dann müssen Sie das allerdings im Original (also handschriftlich) vorlegen. Die Vorlage von im Nachhinein erstellten Reinschriften genügt nicht. steuertip, markt intern Verlag Seite 18 von Auflage, 2012

21 26. Muss das Finanzamt ein elektronisches anerkennen? Anders als bei einer nachträglich am PC selbst gestrickten - Datei sieht es im Falle von elektronischen Fahrtenbüchern aus, bei denen die Angaben direkt im Auto entweder eingegeben oder wie beim Datum oder Kilometerstand automatisch übernommen werden. Sind beim Ausdrucken der elektronischen Aufzeichnungen nachträgliche Veränderungen technisch ausgeschlossen oder werden sie zumindest dokumentiert, ist ein elektronisches wie auch ein Fahrtenschreiber anzuerkennen. Vorausgesetzt, es lassen sich dieselben Erkenntnisse wie aus einem handschriftlich geführten gewinnen. Unser Tipp: Für Vielreisende kann sich ein elektronisches durchaus lohnen. Es ermittelt die meisten Daten einer Autofahrt automatisch. Lästige, umständliche und zeitraubende manuelle Eingaben entfallen. Die Daten können problemlos auf den Computer überspielt und von dort zur Vorlage beim Finanzamt ausgedruckt werden. Bitte beachten: Nach einem Urteil des FG Münster (Az: 5 K 5046/07 E,U, Abruf-Nr. st 29066) genügt es nicht, wenn ein Fahrdatenspeicher für jede Fahrt automatisch lediglich Datum, zeit, Fahrdauer, Tachostand und gefahrene Kilometer aufzeichnet und insoweit keine Änderungsmöglichkeit besteht. Da Art, Ziel und Zweck der Fahrt im Streitfall manuell einzugeben waren und diese Angaben nachträglich geändert werden könnten, war das nach Auffassung der Finanzrichter nicht ordnungsgemäß. 27. Akzeptiert das Finanzamt ein, das mit einer Smartphone-App erstellt wird? Moderne Handys (sog. Smartphones wie z.b. iphone, BlackBerry, Google Nexus One) können vom Anwender über Apps (Kurzform für application, also Anwendungsprogramme) individuell mit neuen Funktionen aufgerüstet werden. Angeboten werden auch Fahrtenbücher. Startet der Nutzer eine Fahrt, speichert das App mit Hilfe des im Handy eingebauten Satellitennavigationssystems GPS den Startpunkt, die Strecke und das Ziel. So weit, so gut. Die uns bekannten Apps exportieren die Daten aber als ungeschützte Textdatei auf den PC. Die Eingaben sind also nachträglich änderbar und das damit nicht ordnungsgemäß. steuertip, markt intern Verlag Seite 19 von Auflage, 2012

22 Unser Tipp: Wer sich die lästige Schreibarbeit während der Fahrt sparen will, kann von einem -App profitieren, wenn die Daten zeitnah handschriftlich in ein herkömmliches übertragen werden. 28. Darf das Finanzamt bereits bei kleinen Fehlern ein verwerfen? Bei der Überprüfung eines s sind Finanzbeamte oft gnadenlos. Schon bei einer einzigen fehlerhaften Eintragung müssen Sie damit rechnen, dass die Ordnungsmäßigkeit für das gesamte Jahr aberkannt und der Privatanteil nach der Ein-Prozent-Methode berechnet wird. Lassen Sie sich so etwas aber nicht gefallen! Der BFH (Az: VI R 38/06, Abruf-Nr. st 23970) ist auf Ihrer Seite. Die obersten deutschen Steuerrichter haben im Jahre 2008 unmissverständlich entschieden: Ein ist nur dann nicht ordnungsgemäß, wenn es mehrere ins Gewicht fallende Mängel aufweist. Kleinere Mängel führen nicht zur Verwerfung des s, wenn die Angaben insgesamt plausibel sind (Grundsatz der Verhältnismäßigkeit). Maßgeblich ist, ob trotz der Mängel noch eine hinreichende Gewähr für die Vollständigkeit und Richtigkeit der Angaben gegeben und der Nachweis des zu versteuernden Privatanteils an der Gesamtfahrleistung des Dienstwagens möglich ist. Im Klartext: Kleine Fehler sind unerheblich! Typische Beispiele: Sie haben letztes Jahr Hunderte von Fahrten unternommen und diese in Ihrem fein säuberlich aufgezeichnet. Leider haben Sie vergessen, eine einzige Fahrt, für die eine Tankrechnung vorliegt, aufzuschreiben. Oder: Zwischen der Kilometerstandsangabe laut und der Angabe laut Werkstattrechnung gibt es eine minimale Abweichung. O- Ton der Richter: Nach der eigenen Erfahrung der Senatsmitglieder sind die Angaben in Werkstattrechnungen über den -Stand häufig ungenau. Oder: Sie haben in einigen Fällen nicht die laut Routenplaner kürzeste Strecke für Ihre Fahrt gewählt. Oder: Sie haben die Kosten, die auf den Dienstwagen entfallen, nicht auf einem gesonderten Aufwandskonto gebucht. steuertip, markt intern Verlag Seite 20 von Auflage, 2012

23 Das alles kann geschehen und ist in der Hektik des Tagesgeschäfts allzu menschlich. Nach der aktuellen Entscheidung des BFH darf Ihnen das Finanzamt daraus keinen Strick drehen. Unser Tipp: Streiten Sie mit dem Finanzamt über die Ordnungsmäßigkeit eines s ist das Kind also bereits in den Brunnen gefallen, dann ist die erfreuliche Rechtsprechung des BFH natürlich eine willkommene Argumentationshilfe. Ansonsten sollten Sie es besser nicht auf einen Rechtsstreit ankommen lassen. Gehen Sie lieber auf Nummer Sicher und vermeiden Sie unnötige Streitigkeiten. Erfüllen Sie peinlich genau die kleinlichen Vorgaben der Verwaltung. 29. Wo finde ich weitere Informationen zum Thema Firmenwagen? Unser Service: Profitieren Sie als Abonnent von folgenden Arbeitshilfen zum Firmenwagen: Steuersparmöglichkeiten mit einem Firmenwagen betreffen nahezu jeden Unternehmer und sind allein deshalb besonders brisant. Grund genug für uns, Sie regelmäßig auf den neuesten Stand zu bringen. Die nächste steuertip -Beilage zum Firmenwagen haben wir für die Ausgabe 40/2012 eingeplant. Wir fassen die aktuelle Berichterstattung in den jüngsten steuertip -Ausgaben übersichtlich zusammen. Einen Schwerpunkt bilden die umsatzsteuerlichen Regelungen. Gerade hierzu erhalten wir immer wieder Leseranfragen. Alle wichtigen Basis-Informationen zum Firmenwagen und speziell zur Ermittlung des privaten Nutzungsanteils finden Sie im steuertip - Ratgeber Firmenwagen (Abruf-Nr. st ). Freiberuflern und Gewerbetreibenden, die einen Firmenwagen sowohl betrieblich als auch privat fahren, erleichtert unser Schaubild Gemischte Pkw-Nutzung (Abruf-Nr. st 28591) die richtige steuerliche Einordnung. Je nachdem, ob Sie einen Wagen zu weniger als 10 % zwischen 10 % und 50 % oder zu mehr als 50 % für betriebliche Zwecke nutzen, erkennen Sie auf einen Blick, welche Regeln Sie bei der Ermittlung Ihrer Fahrtkosten beachten müssen. steuertip, markt intern Verlag Seite 21 von Auflage, 2012

24 Jeweils zum Jahresbeginn erhalten Sie als Abonnent unsere Arbeitshilfen für die aktuelle Steuererklärung. Anfang 2013 erhalten Sie die Berechnungsbögen für die Erklärung Mit unserem Berechnungsbogen Firmenwagen erkennen Sie dann schnell, ob Sie den Nutzungswert für die Privatnutzung für Ihren Firmenwagen im Jahr 2012 durch die Anwendung der 1 %-Regelung pauschalieren dürfen. Selbstverständlich können Sie für Ihren zu mehr als 50 % betrieblich genutzten Firmen-Pkw auch die Höhe des Nutzungswertes für 2012 ermitteln. Wenn Sie Ihre Fahrzeugkosten für 2012 kennen, können Sie zudem vergleichsweise den Nutzungswert bei der sog. - Methode berechnen. So sehen Sie auf einen Blick, ob sich ein Einzelnachweis bezahlt macht. Das Formular für die Steuererklärung 2011 ist hier abrufbar: Kopiervorlage: Abruf-Nr. st interaktives PDF- Formular zum direkten Ausfüllen am Bildschirm: Abruf-Nr. st steuertip, markt intern Verlag Seite 22 von Auflage, 2012

25 II. Wichtige Urteile Teil II Wichtige Urteile zum A. Wichtige Entscheidungen des Bundesfinanzhofs Bundesfinanzhof Urteil vom Az: VI R 33/10 Abruf-Nr. st steuertip 22/2012 Vorinstanz: FG Berlin-Brandenburg Urteil vom Az: 12 K 12047/09 Abruf-Nr. st steuertip 25/2010 steuertip -Beilage 30/2010 Mindestanforderungen für ein ordnungsgemäßes Offizieller Leitsatz: Der sechste Senat hält an seiner mittlerweile ständigen Rechtsprechung (Urteil vom , Az: VI R 87/04, Abruf-Nr. st 16929) fest, dass ein ordnungsgemäßes insbesondere Datum und Ziel der jeweiligen Fahrten ausweisen muss. Dem ist nicht entsprochen, wenn als Fahrtziele jeweils nur Straßennamen angegeben sind und diese Angaben erst mit nachträglich erstellten Auflistungen präzisiert werden. Bundesfinanzhof Urteil vom Az: VI R 38/06 Abruf-Nr. st steuertip 29/2008 Vorinstanz: FG Köln Urteil vom Az: 10 K 4600/04 steuertip 25/2006 Ordnungsmäßigkeit eines s trotz kleinerer Mängel Offizieller Leitsatz: Die Aufzeichnungen im müssen eine hinreichende Gewähr für ihre Vollständigkeit und Richtigkeit bieten. Kleinere Mängel führen nicht zur Verwerfung des s und Anwendung der 1 %-Regelung, wenn die Angaben insgesamt plausibel sind. Bundesfinanzhof Urteil vom Az: VI R 87/04 Abruf-Nr. st steuertip 17/2006 Vorinstanz: FG München Urteil vom Az: 10 K 1032/01 Abruf-Nr. st Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Offizielle Leitsätze: 1. Ein ordnungsgemäßes muss grundsätzlich zu den beruflichen Reisen Angaben zum Datum, zum Reiseziel, zum aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner bzw. zum Gegenstand der dienstlichen Verrichtung und zu dem bei Abschluss der Fahrt erreichten Gesamtkilometerstand des Fahrzeugs enthalten. steuertip, markt intern Verlag Seite 23 von Auflage, 2012

26 II. Wichtige Urteile 2. Mehrere Teilabschnitte einer einheitlichen beruflichen Reise können miteinander zu einer zusammenfassenden Eintragung verbunden werden, wenn die einzelnen aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner im in der zeitlichen Reihenfolge aufgeführt werden. 3. Der Übergang von der beruflichen Nutzung zur privaten Nutzung des Fahrzeugs ist im durch Angabe des bei Abschluss der beruflichen Fahrt erreichten Gesamtkilometerstands zu dokumentieren. 4. Die erforderlichen Angaben müssen sich dem selbst entnehmen lassen. Ein Verweis auf ergänzende Unterlagen ist nur zulässig, wenn der geschlossene Charakter der aufzeichnungen dadurch nicht beeinträchtigt wird. Bundesfinanzhof Urteil vom Az: VI R 64/04 Abruf-Nr. st steuertip 10/2006 Vorinstanz: FG Düsseldorf Urteil vom Az: 9 K 1073/04 H(L) Computerdatei als ordnungsgemäßes Offizieller Leitsatz: Eine mit Hilfe eines Computerprogramms erzeugte Datei genügt den Anforderungen an ein ordnungsgemäßes nur dann, wenn nachträgliche Veränderungen an den zu einem früheren Zeitpunkt eingegebenen Daten nach der Funktionsweise des verwendeten Programms technisch ausgeschlossen sind oder in ihrer Reichweite in der Datei selbst dokumentiert und offen gelegt werden. Bundesfinanzhof Urteil vom Az: VI R 27/05 Abruf-Nr. st steuertip 10/2006 Vorinstanz: FG Sachsen Urteil vom Az: 2 K 1262/00 Abruf-Nr. st steuertip 46/2005 Anforderungen an ordnungsgemäßes Offizieller Leitsatz: Ein ordnungsgemäßes muss zeitnah und in geschlossener Form geführt werden und die zu erfassenden Fahrten einschließlich des an ihrem Ende erreichten Gesamtkilometerstands vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang wiedergeben. steuertip, markt intern Verlag Seite 24 von Auflage, 2012

27 II. Wichtige Urteile B. Wichtige Entscheidungen der Finanzgerichte FG Münster Urteil vom Az: 4 K 3589/09 E Abruf-Nr. st steuertip 23 und 25/2012 anh. beim BFH: Az: VI R 35/12 Wechsel zur methode während laufenden des Kalenderjahres nicht zulässig Ein, das nicht während des ganzen Kalenderjahres geführt wird, ist nicht ordnungsgemäß. Ein ist nur dann ordnungsgemäß, wenn es für einen repräsentativen Zeitraum von mindestens einem Jahr geführt wird. Ein monatlicher Wechsel zwischen der - und der Pauschalwertmethode widerspricht dem Vereinfachungs- und Typisierungsgedanken der gesetzlichen Regelung in 8 Abs. 2 EStG. Eine monatlich wechselnde führung birgt eine erhöhte Manipulationsgefahr und ist für die Finanzverwaltung nur schwer überprüfbar. FG Berlin-Brandenburg Urteil vom Az: 2 K 2155/07 Abruf-Nr. st steuertip 19/2012 anh. beim BFH: Az: VI R 49/11 Bei Comupterdateien müssen nachträgliche Veränderungen ausgeschlossen sein Wird zur Führung eines es eine Excel-Tabelle verwendet, entspricht dies nicht den gesetzlichen Anforderungen. Eine mit Hilfe eines Computerprogramms erzeugte Datei genügt den Anforderungen an ein ordnungsgemäßes nur dann, wenn nachträgliche Veränderungen an den zu einem früheren Zeitpunkt eingegebenen Daten nach der Funktionsweise des verwendeten Programms technisch ausgeschlossen sind oder in ihrer Reichweite in der Datei selbst dokumentiert und offen gelegt werden. FG Münster Urteil vom Az: 5 K 5046/07 E,U Abruf-Nr. st steuertip -Beilage 30/2010 Nachträgliche Änderung bei Fahrdatenspeichern muss ausgeschlossen sein Es genügt nicht, wenn ein Fahrdatenspeicher für jede Fahrt automatisch Datum, zeit, Fahrdauer, Tachostand und gefahrene Kilometer aufzeichnet und insoweit keine Änderungsmöglichkeit besteht. Da Art, Ziel und Zweck der Fahrt im Streitfall manuell einzugeben waren und diese Angaben nachträglich geändert werden könnten, war das nach Auffassung der Finanzrichter nicht ordnungsgemäß. steuertip, markt intern Verlag Seite 25 von Auflage, 2012

28 II. Wichtige Urteile FG Hessen Urteil vom Az: 3 K 1810/05 Abruf-Nr. st steuertip -Beilage 30/2010 Fahrten zwischen Wohnung und Betriebstätte Es widerspricht der Lebenserfahrung, dass sich bei Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte ausnahmslos dieselbe Kilometerzahl ergibt. Dies ist ein Indiz dafür, dass das nicht ordnungsgemäß ist. FG Düsseldorf Urteil vom Az: 12 K 4479/07 E Abruf-Nr. st steuertip 07/2009 Abweichungen von Ergebnissen eines Routenplaners Gerade bei kurzen Fahrten in Großstädten ist es glaubwürdig, wenn die Strecke laut erheblich länger ist als die Entfernung laut Routenplaner (im Streitfall z.b. tatsächlich 3,5 statt 1,5 ). Ein möglicher Grund kann beispielsweise sein, dass Staus vermieden werden sollen. FG Köln Urteil vom Az: 10 K 4600/04 Abruf-Nr. st steuertip 25/2006 Aufzeichnung von Umwegfahrten Eine Umwegfahrt liegt nicht bereits dann vor, wenn die gefahrene Strecke ca. 5 % von der kürzest möglichen Strecke abweicht (z.b. bei einer Fahrt von 800 eine Abweichung von 40 ). Der Steuerpflichtige ist nicht verpflichtet, vor Antritt einer längeren Dienstreise die kürzest mögliche Strecke laut Routenplaner zu ermitteln und dann, wenn er eine andere Strecke fährt, jede Abweichung aufzuzeichnen. Sind die Strecken nahezu gleich lang, kann der Steuerpflichtige die seiner Meinung nach (z. B. verkehrsmäßig) günstigste Strecke nehmen. Erst bei erheblichen Abweichungen kann von einer Umwegfahrt, die genauere Aufzeichnungen erforderlich macht, ausgegangen werden. FG Köln Urteil vom Az: 10 K 1801/98 Abruf-Nr. st steuertip 31/2000 Verweis auf Reisekostenabrechnungen genügt Ein eines angestellten Außendienstmitarbeiters ist ordnungsgemäß, wenn es zwar keine Angaben zum Reisezweck und zu den aufgesuchten Geschäftspartnern enthält, sich diese Informationen aber aus den beigefügten Reisekostenabrechnungen mit dem Arbeitgeber ergeben. Achtung: Der BFH (Az: VI R 33/10, Abruf-Nr. st 34969) hat jüngst bekräftigt, dass sich die Angaben direkt aus dem ergeben müssen. Für vergangene Jahre mag das FG- Urteil als Argumentationshilfe nützlich sein. Für die Zukunft ist von einem Verweis auf Reisekostenabrechnungen abzuraten. steuertip, markt intern Verlag Seite 26 von Auflage, 2012

29 Muster: F A H R T E N B U C H Name: Steuer-Nr.: Kfz-Kennzeichen: Datum Art* Fahrt-Beginn** Fahrt-Ende** /Dauer Reiseziel, Reiseroute Reisezweck/Bemerkungen*** Km-Stand Km-Stand Gefahrene zeit zeit Dauer Bitte beachten: Bitte dieses Muster nicht einfach kopieren. Die Angaben müssen in einer gebundenen oder jedenfalls geschlossenen Form festgehalten werden. Am besten verwenden Sie ein Vordruckheft, wie es von Schreibwarengeschäften, Tankstellen oder Automobilclubs angeboten wird. * B = Betriebliche/berufliche Fahrt, P = Privatfahrt, F = Fahrt zur Betriebs- bzw. Arbeitsstätte, K = Kapitalvermögen, V = Vermietung, S = Sonderausgaben, A = Außergewöhnliche Belastungen ** Km-Stand angeben. zeit nur erforderlich bei Geltendmachung von Verpflegungsmehraufwendungen *** Zusätzlich zum Reisezweck Geschäftspartner, Kunde etc. angeben; ggf. Vermerk privat steuertip, markt intern Verlag

30 Ihre Vorteile So profitieren Sie vom steuertip 1. Jede Woche erhalten Sie leicht verständliche und praxisorientierte Tipps und Strategien zum Steuersparen. Beispiele und Gestaltungsmodelle erleichtern Ihnen gerade als Nicht- Profi die Anpassung an Ihre individuelle Situation. 2. Wöchentlich erhalten Sie eine hochaktuelle Beilage. So z.b. Arbeitshilfen und Berechnungsbögen für Ihre Steuererklärung oder Checklisten zu speziellen Themen. Die alle vier Wochen erscheinende Beilage finanz-markt intern verrät Ihnen, wie Sie die ersparten Steuern ertragreich und sicher anlegen können. 3. Online-Version der aktuellen Ausgabe im PDF-Format. Statt auf die Post zu warten, erfahren Sie schon donnerstags, was es Neues in Sachen Steuern gibt. Alles was Sie tun müssen: Unter beantragen Sie mit Ihrer Kundennummer Ihr persönliches Passwort. 4. Im exklusiven Abonnentenbereich finden Sie weitere Zusatzleistungen. Dazu gehören z.b. zahlreiche Berechnungsbögen und Checklisten für Ihre Steuererklärung oder alle bisher erschienenen Ratgeber, in denen bestimmte Themen umfassend dargestellt werden. 5. Aktuelle Urteile, Erlasse und Geheimverfügungen halten wir für Sie im Internet zum kostenlosen Download bereit: Bestell-Nummer eingeben, herunterladen, fertig! 6. Kein Internet? Kein Problem: Sie erhalten zu Beginn eines jeden Kalenderquartals Wertschecks. Bestellnummer eintragen und zur Post geben. Wir schicken oder faxen Ihnen die weiterführenden Dokumente sofort zu! 7. Auf Wunsch werden Sie in wichtigen Fällen (z.b. bei aktuellen Urteilen oder Entscheidungen aus der Politik) vom steuertip per informiert. Möchten Sie diesen Service nutzen, schicken Sie uns einfach an die Adresse eine mit dem Betreff 'Blitz-Info' und Sie sind stets auf dem laufenden. 8. Sie haben über den 'direkten Draht' Zugang zur Redaktion und unseren Steuerexperten! In einer täglichen Sprechstunde von Montag bis Freitag haben wir ein offenes Ohr für Ihre individuellen steuerlichen Fragen und Probleme. 9. Wir sind nicht nur ein Informations- sondern auch ein Aktionsorgan! Wir nutzen unseren Einfluss bei Politik und Standesorganisationen zum kompromisslosen Einsatz für Ihre Interessen. So z.b. durch den hochkarätig besetzten Beirat für Steuergerechtigkeit, dessen regelmäßige Expertisen große Wirkung haben. 10. Unser unerschrockenes Engagement können wir uns nur leisten, weil der steuertip, wie alle Produkte unseres Hauses, anzeigenfrei ist. Diese Unabhängigkeit ist der Garant für unsere kritischen und ausschließlich dem Wohl unserer Abonnenten verpflichteten Leistungen. Impressum: steuertip -Ratgeber, 1. Auflage 2012/V2 (Stand: ) Verantwortlich: Dipl.-Kfm. Karl-Heinz Klein, Dipl.-Kfm. Peter Midasch, Redaktion steuertip, Grafenberger Allee 30, Düsseldorf. Fragen und Anregungen bitte an: 2012 by markt intern Verlag, Düsseldorf. Alle Rechte vorbehalten. Die Informationen wurden mit größter Sorgfalt erstellt. Sie ersetzen nicht die eingehende individuelle Beratung. Eine Haftung oder Garantie für die Aktualität, Richtigkeit und Vollständigkeit der Informationen ist ausgeschlossen. steuertip, markt intern Verlag Seite 28 von Auflage, 2012