Gemeinderatsvorlage Nr. 120/2015

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1 Fachbereich: Rechnungsprüfungsamt Gemeinderatsvorlage Nr. 120/2015 Vorlage an GR VA AUT OR-W OR-T öffentlich nichtöffentlich Sitzung am Vorberatung ja nein OR-W OR-T Beirat VA AUT öffentlich nichtöffentlich Sperrvermerk für Presse ja nein Aktenzeichen Beteiligte FB: Stichwort Eigenprüfung Jahresabschluss Spittel- Seniorenzentrum Beteiligung des Umweltschutzbeauftragten ja nein Folgekostenberechnung ja nein Prüfungsbericht und Feststellung des Jahresabschlusses 2014 Eigenbetrieb Spittel-Seniorenzentrum 1. Bericht Anbei wird der Bericht über die örtliche Prüfung des Jahresabschlusses 2014 vorgelegt. Die Prüfung des Jahresabschlusses des Eigenbetriebs Spittel-Seniorenzentrum ist damit abgeschlossen. 2. Beschlussvorschlag Der Bericht des Rechnungsprüfungsamtes über die örtliche Prüfung des Jahresabschlusses 2014 wird zur Kenntnis genommen. 1. Der Jahresabschluss 2014 wird wie folgt festgestellt: Bilanzsumme ,79 davon entfallen auf der Aktivseite auf - das Anlagevermögen ,38 - das Umlaufvermögen ,57 - die Rechnungsabgrenzungsposten ,84 davon entfallen auf der Passivseite auf - das Eigenkapital ,31 - den Sonderposten für Investitionszuschüsse ,15 - die Rückstellungen ,72 - die Verbindlichkeiten ,61 Jahresüberschuss ,47 Summe der Erträge ,11 Summe der Aufwendungen ,64

2 2. Der Jahresüberschuss 2014 des Betriebszweiges Alten- und Pflegeheim in Höhe von ,32 wird zur Einstellung in die Rücklagen verwendet. Der Jahresverlust des Betriebszweigs Spittel-Treff wurde von der Stadt Schramberg ausgeglichen. 3. Der Betriebsleitung wird für das Wirtschaftsjahr 2014 die Entlastung erteilt. Schramberg, den Rechnungsprüfung Andrea Lepsch 3. Aufnahme auf die Tagesordnung des Gemeinderats am Thomas Herzog Oberbürgermeister Dieses Schreiben wurde maschinell erstellt und ist daher ohne Unterschrift gültig.

3 Rechnungsprüfungsamt Bericht über die örtliche Prüfung Jahresabschluss 2014 Eigenbetrieb Spittel-Seniorenzentrum Schramberg

4 Inhalt Seite 1. Vorbemerkung und rechtliche Grundlagen 1 2. Prüfungsverfahren Prüfungsauftrag 2.2 Gegenstand und Umfang der Prüfung 3. Kassenwesen Kassenprüfung 3.2 Kassenführung und Geldanlagen 3.3 Belegprüfung 4 4. Bauprüfungen 4 5. Wirtschaftsführung und Rechnungswesen Bilanzen 5.2 Gewinn- und Verlustrechnungen Kennzahlen Vergleich Wirtschaftsplan/Ergebnis Zusammenfassung des Prüfungsergebnisses 9

5 1. Vorbemerkung und rechtliche Grundlagen Rechnungsprüfungsamt Prüfbericht 2014 Das Spittel-Seniorenzentrum wird seit dem 01. Januar 1997 in der Rechtsform eines Eigenbetriebes geführt. Nach 4 der Betriebssatzung sind die Organe des Eigenbetriebs der Gemeinderat der Betriebsausschuss: der Oberbürgermeister: die Betriebsleitung: Mitglieder des Verwaltungsausschusses Herr Thomas Herzog Herr Albert Röcker Für den Eigenbetrieb Spittel-Seniorenzentrum sind insbesondere die folgenden rechtlichen Grundlagen maßgebend: die Gemeindeordnung für Baden-Württemberg (GemO) das Eigenbetriebsgesetzes (EigBG) und die hierzu erlassene Eigenbetriebsverordnung (EigBVO) die Pflege-Buchführungsverordnung (PBV) und die Betriebssatzung vom , zuletzt geändert am Das Wirtschaftsjahr des Eigenbetriebs entspricht nach 9 der Betriebssatzung dem Kalenderjahr. Die Bücher des Spittel-Seniorenzentrums werden nach den Regeln der kaufmännischen doppelten Buchführung geführt. Im Prüfungsbericht werden die Ergebnisse von 2014 den Vergleichswerten aus dem Vorjahr gegenübergestellt, um mögliche Entwicklungen und Veränderungen aufzuzeigen. 1

6 2. Prüfungsverfahren 2.1 Prüfungsauftrag Die Rechtsgrundlagen für die örtliche Prüfung ergeben sich aus den 111,112 GemO und der Verordnung des Innenministeriums über das kommunale Prüfungswesen (GemPrO) sowie aus dem Geschäftsverteilungsplan der Stadt Schramberg. Hiernach hat das Rechnungsprüfungsamt im Berichtsjahr folgende gesetzlich vorgeschriebene Prüfungen - Pflichtaufgaben - wahrzunehmen: Prüfung des Jahresabschlusses des Spittel-Seniorenzentrums ( 111 GemO) laufende Prüfung der Kassenvorgänge beim Eigenbetrieb zur Vorbereitung der Prüfung des Jahresabschlusses ( 112 Abs. 1 Nr. 1 GemO) Kassenüberwachung, insbesondere die Vornahme der Kassenprüfungen bei den Kassen des Eigenbetriebs ( 112 Abs. 1 Nr. 2 GemO) Prüfung des Nachweises der Vorräte und Vermögensbestände ( 112 Abs. 1 Nr. 3 GemO) Weitere übertragene Aufgaben sind die Prüfung der Organisation und Wirtschaftlichkeit und die Prüfung der Ausschreibungsunterlagen und der Vergabeverfahren ( 112 Abs. 2 Nr. 1 und 2 GemO). 2.2 Gegenstand und Umfang der Prüfung Gegenstand der Prüfung war gemäß 111 GemO die örtliche Prüfung des Jahresabschlusses 2014 des Eigenbetriebs Spittel-Seniorenzentrum Schramberg. Nach 4 Abs.1 PBV ist der Jahresabschluss innerhalb von sechs Monaten nach Ablauf des Geschäftsjahres aufzustellen. Der Abschluss wurde zum erstellt. Er lag dem Rechnungsprüfungsamt am zur Prüfung vor. Die Prüfung ist innerhalb von vier Monaten nach Aufstellung des Jahresabschlusses durchzuführen. Im letzten Jahr wurde keine überörtliche Prüfung durch die Gemeindeprüfungsanstalt Baden Württemberg durchgeführt. 2

7 3. Kassenwesen 3.1 Kassenprüfung Im Rahmen der Prüfung des Jahresabschlusses wurde am auch eine unvermutete Kassenprüfung bei der Barkasse Spittel-Seniorenzentrum durchgeführt. Insgesamt konnte festgestellt werden, dass die Kassenabrechnungen regelmäßig erfolgen, die Kassengeschäfte ordnungsgemäß abgewickelt werden und die Kassensicherheit ausreichend gewährleistet ist. Beanstandungen haben sich nicht ergeben. 3.2 Kassenführung und Geldanlagen Im Zusammenhang mit der Prüfung des Jahresabschlusses kann unter Einbeziehung der Unterlagen des Kassen- und Rechnungswesens festgestellt werden, dass die erforderlichen Belege, soweit geprüft, vorhanden sind und nach Form und Inhalt weitestgehend den Vorschriften entsprechen, die Kassenmittel ordnungsgemäß bewirtschaftet werden und durch die Einheitskasse die Zahlungsbereitschaft ständig gewährleistet war, der Zahlungsverkehr ordnungsgemäß abgewickelt wird, insbesondere die Einnahmen und Ausgaben rechtzeitig und vollständig eingezogen oder geleistet worden sind. Die Prüfung erstreckte sich auch darauf, ob eine angemessene Verzinsung der Kassenbestände des Spittel-Seniorenzentrums erfolgte. Nach wie vor ist der Kassenbestand des Spittel-Seniorenzentrums ein Bestandteil der Einheitskasse der Stadt Schramberg. Die Stadtkasse erhält jeweils vom Spittel-Seniorenzentrum Mitteilung, welcher Betrag für einen Monat fest angelegt werden kann. Während des gesamten Berichtsjahres konnten Sonderanlagen mit Zinssätzen von nur noch 0,42 % - 1,35 % getätigt werden. Die Verzinsung der Kassenbestände des Spittel-Seniorenzentrums im Jahre 2014 aus Sonderanlagen und Tagegeld ergab nur noch einen Zinsertrag von 6.470,67 Euro (Vorj ,24 ). Dies spiegelt die allgemeine Zinsentwicklung wider. Es kann bestätigt werden, dass die Zinsen ordnungsgemäß abgerechnet worden sind. Die Kassenbestände und Sonderanlagen sind in den Unterlagen der Stadtkasse übersichtlich und nachvollziehbar festgehalten. 3

8 3.3 Belegprüfung Im Zuge der Jahresabschlussprüfung wurden die Ausgabebelege des Wirtschaftsjahres 2014 stichprobenartig geprüft. Die Belege sind nummeriert und mit Kontierungshinweisen versehen. Die Buchungstexte sind aussagefähig und lassen eindeutige Rückschlüsse auf den Geschäftsvorgang zu. Vereinbarte Skonti und Rabatte wurden grundsätzlich in Anspruch genommen. Bei größeren Aufträgen - wie aktuell bei den Arbeiten zum Umbau und der Vergrößerung der Nasszellen - erfolgt die Vergabe nach öffentlicher bzw. beschränkter Ausschreibung gemäß der VOB bzw. VOL. Damit ist gewährleistet, dass das wirtschaftlichste Angebot zum Tragen kommt und eine breite Anzahl von Bietern die Möglichkeit hat, ein Angebot abzugeben und ggf. den Auftrag zu erhalten. Von dieser Regelung wurde beim Lebensmitteleinkauf bewusst abgewichen. Vielmehr wurde hier ein Liefervertrag über den Einkaufsverbund der Altenhilfe- Beratungs-GmbH abgeschlossen. Hierdurch können günstige Konditionen erreicht werden und die Belieferung erfolgt durch einen regionalen Anbieter. Die Abgrenzung der Betriebszweige zwischen dem Alten- und Pflegeheim und der Begegnungsstätte (Spittel-Treff) wurde in Stichproben geprüft. Nach der Vereinbarung vom übernimmt die Stadt Schramberg die Verlustabdeckung für die Begegnungsstätte. Bei der Belegprüfung konnte festgestellt werden, dass die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung eingehalten worden sind und das Belegwesen geordnet ist. 4. Bauprüfungen Seit 2014 prüft das Rechnungsprüfungsamt neben den allg. Kassengeschäften auch die Bauausgaben nach der Dienstanweisung zur Abwicklung von Planungs-, Bau- und Beschaffungsmaßnahmen. Im Jahr 2014 wurde ein Ingenieurvertrag abgeschlossen, der vom Rechnungsprüfungsamt geprüft worden ist. Es fand eine Submission statt. Die Prüftätigkeit bezog sich auf die Wertung der Angebote und Ermittlung des wirtschaftlichsten Bieters. Außerdem wurden vom Rechnungsprüfungsamt 23 Rechnungen mit einem Gesamtwert von ,13 geprüft. Dabei handelte es sich überwiegend um Schlussrechnungen. 4

9 5. Wirtschaftsführung und Rechnungswesen Rechnungsprüfungsamt Prüfbericht 2014 Gegenüberstellung der Bilanzen und der Gewinn- und Verlustrechnung 2014 und 2013 des Spittel-Seniorenzentrums Schramberg 5.1 Bilanzen Aktiva Veränderungen zum Vorjahr in TEUR % A. Anlagevermögen Immaterielle Vermögensgegenstände 554,69 856,16-0,30-35,21 Sachanlagen , ,35-382,93-5, , ,51-383,23-5,43 B. Umlaufvermögen Vorräte , ,88-1,15-6,63 Forderungen u. sonstige , ,42 +0,55 +0,83 Vermögensgegenstände Forderungen an Gesellschafter , ,01-82,96-5,01 oder Träger C. Rechnungsabgrenzungsposten , ,10 +0,37 +3, , ,92-466,44-5,29 Passiva Veränderungen zum Vorjahr in TEUR % A. Eigenkapital Kapitalrücklage , ,11 Gewinnrücklage , , ,37 +6,49 Jahresüberschuss , ,88-107,39-69,08 Verlustausgleich Stadt Schramberg , , , , ,98 +3,19 B. Sonderposten aus Fördermitteln für Investitionen , ,14-68,60-2,52 C. Rückstellungen , ,17-429,79-59,40 D. Verbindlichkeiten , ,00-106,03-10,10 E. Rechnungsabgrenzungsposten , ,92-466,44-5,29 5

10 5.2 Gewinn- und Verlustrechnung Veränderung Nr. Bezeichnung zum Vorjahr in TEUR % 1.1 Umsatzerlöse Alten- und Pflegeheim , ,59 170,73 3, Umsatzerlöse Spittel Treff , ,78 1,77 1,99 2. sonst. betriebliche Erträge , ,32-11,48-3,16 3. Personalaufwand , ,09 115,19 2,96 4. Materialaufwand , ,80-3,46-0,46 5. Abschreibungen , ,52 8,55 2,54 6. Aufwendungen für Instandhaltung und Instandsetzung , ,06 117,04 98,63 7. sonst. betriebliche Aufwendungen , ,42-10,49-6,39 8. Erträge aus der Auflösung von Sonderposten , ,57 0,5 0,43 9. Zinsen und ähnliche Erträge 6.470, ,24-5,77-47, Zinsen und ähnliche Aufwendungen , ,21-6,76-34, Ergebnis der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit , ,40-64,30-161, außerordentliche Erträge , ,96-40,64-34, außerordentliche Aufwendungen 3.274,09 829,48 2,44 294, außerordentliches Ergebnis , ,48-43,09-37, Jahresüberschuss , ,88-107,39-69,08 6

11 5.3 Kennzahlen Kennzahl Anlagenintensität 80,04 % 80,16 % 2. Eigenkapitalquote* ohne Darlehen der Stadt 88,69% 88,09 % mit Darlehen der Stadt 90,66% 89,95 % 3. Fremdkapitalquote (langfr. FK) 6,87% 6,76 % 4. Kostendeckung 90,90 % 91,42 % 5. Investitionssumme in Euro Anzahl der Mitarbeiter/Innen Pflege- und Betreuungsdienste Hauswirtschaft Technischer Dienst 4 3 Verwaltung 4 4 Spittel Treff 6 6 * einschl. Sonder- und Ausgleichsposten Definitionen Prozentualer Anteil des Anlagevermögens am Anlagenintensität = Anlagevermögen * 100 Gesamtvermögen. Eine hohe Anlageintensität Gesamtkapital (Bilanzsumme) ist ein Indiz für einen kostenintensiven (Fixkosten) Betrieb des Unternehmens. Eigenkapitalquote = Eigenkapital (lt. Bilanz) * 100 Prozentualer Anteil des Eigenkapitals am Gesamtkapital (Bilanzsumme) Gesamtkapital. Eine hohe EK-Quote gilt als Indikator für die Bonität eines Unternehmens. Fremdkapitalquote = Fremdkapital * 100 Gesamtkapital (Bilanzsumme) Prozentualer Anteil des Fremdkapitals am Gesamtkapital. Prozentualer Anteil der Umsatzerlöse am Kostendeckung = Umsatzerlöse * 100 Gesamtaufwand. Kostendeckungsgrad gibt an, Gesamtaufwand 1 in welchen Maße ein Unternehmen seine Aufwendungen am Markt über Umsatzerlöse decken kann. 1 Gemäß 275 Abs. 2 Nr. 5-8, 12, 13, 16, 18 und 19 HGB 7

12 5.4 Vergleich Wirtschaftsplan/Ergebnis 2014 Alten- und Pflegeheim Plan 2014 Ergebnis 2014 Euro Euro Erträge ,83 Aufwendungen ,51 Jahresüberschuss ,32 Spittel-Treff Erträge ,28 Aufwendungen ,13 Jahresfehlbetrag ,85 Gesamtbetrieb Jahresüberschuss Alten- und Pflegeheim ,32 Jahresfehlbetrag Spittel-Treff ,85 Jahresfehlbetrag ,47 Der Wirtschaftsplan ging von einem Jahresfehlbetrag in Höhe von aus. Der Jahresabschluss 2014 ergab jedoch einen Überschuss in Höhe von ,47. Die wesentlichsten Differenzen zwischen Planansatz und Rechnungsergebnis resultieren aus folgenden Bereichen: Einnahmen: in TEUR Höhere Einnahmen bei den Erträgen: Erträge aus allg. Pflegeleistungen Erträge aus gesonderter Berechnung v. Investitionskosten + 11 Sonstige betriebliche Erträge + 24 Aus der Auflösung von Sonderposten + 6 Außerordentliche und weitere Erträge + 8 Umsatzerträge Spittel-Treff + 2 Differenz Einnahmen

13 Ausgaben: Rechnungsprüfungsamt Prüfbericht 2014 in TEUR Geringere Ausgaben bei den Aufwendungen: Materialaufwand - 26 Aufwendungen für zentrale Dienstleistungen - 1 Steuern, Abgaben, Versicherungen - 8 Abschreibungen - 22 Zinsaufwendungen - 5 Höhere Ausgaben bei den Aufwendungen: Personalaufwand Mieten, Pacht, Leasing + 2 Sonstige ordentliche und außerordentliche Aufwendungen + 2 Differenz Ausgaben + 88 Das Ergebnis bei den Erträgen fiel um rund 229 T höher aus als vorgesehen, wobei sich die Aufwendungen um rd. 88 T erhöhten. Damit hat sich das Gesamtergebnis im Vergleich zum Planansatz um rund 141 T verbessert. Für die Spittel-Begegnungsstätte (Spittel-Treff) hat die Stadt Schramberg nach der Vereinbarung vom die Verlustabdeckung zu übernehmen. Sie beträgt im Ergebnis 2014 insgesamt ,85 und liegt damit um rund bzw. 7,2 % unter dem Planansatz von Insgesamt kann (wie bereits auch im Vorjahr) festgestellt werden, dass sich das Rechnungsergebnis deutlich positiver entwickelt hat als im Wirtschaftsplan 2014 vorgesehen war. 9

14 6. Zusammenfassung des Prüfungsergebnisses Der Jahresabschluss 2014 des Eigenbetriebs Spittel-Seniorenzentrum Schramberg wurde vom Rechnungsprüfungsamt nach den bestehenden Vorschriften im Rahmen der örtlichen Prüfung geprüft. Die Prüfung durch das städtische Rechnungsprüfungsamt nach 111 GemO hat keine Anhaltspunkte ergeben, die einer Feststellung des Jahresabschlusses entgegenstehen. Der Jahresabschluss vermittelt unter Beachtung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage des Eigenbetriebs. Der Jahresabschluss und der Lagebericht entsprechen den formalen Voraussetzungen des Eigenbetriebsgesetzes (EigBG), der Eigenbetriebsverordnung (EigBVO) und der Pflege-Buchführungsverordnung (PBV). Dem Gemeinderat der Stadt Schramberg wird empfohlen, den Jahresabschluss 2014 des Eigenbetriebs Spittel-Seniorenzentrum Schramberg für das Wirtschaftsjahr 2014 mit den ausgewiesenen Ergebnissen festzustellen. Der Betriebsleitung wird die Entlastung erteilt. Der Gemeinderat nimmt den Bericht des RPA zur Kenntnis. Schramberg, den Karin Bergmann Stadt Schramberg Rechnungsprüfungsamt 10