Benchmarking HR Services

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1 CEB HR Benchmarking Benchmarking HR Services Sie wollen Transparenz über die Kosten und Leistungen Ihrer HR Services- Prozesse gewinnen und Verbesserungspotentiale ausschöpfen? Was unsere Teilnehmer sagen Die Teilnahme am Benchmarking hat uns die Augen geöffnet, Initiative im Umfeld der Entgeltabrechnung zu ergreifen. Klaus Bensberg Leiter Entgeltabrechnung SMS Siemag Hütten- und Walzwerkstechnik ~6.000 Mitarbeiter EINLEITUNG Mehr als 90 Prozent aller befragten Unternehmen halten es für wichtig, die Prozesseffizienz Ihrer HR durch die Nutzung von Kennzahlen zu sichern. Sie wollen Transparenz über Kosten und Leistungen gewinnen und sich mit anderen Unternehmen vergleichen. Von den Unternehmen, die Kennzahlen zur Bewertung einsetzen, hält jedoch nur knapp ein Drittel die eigene HR Prozesseffizienz für effektiv. Es besteht Handlungsbedarf, um die Effizienz nachhaltig zu steigern und Kosten zu senken. Unternehmen, die das Sicherstellen der HR Prozesseffizienz durch die Nutzung von Kennzahlen für wichtig halten Unternehmen, die ihre eigene HR Prozesseffizienz durch die Nutzung von Kennzahlen als effektiv einschätzen 91.4% 33.0% ÜBER CEB S BENCHMARKING HR SERVICES CEB betrachtet im Benchmarking HR Services die transaktionalen und administrativen HR Bereiche Entgeltabrechnung, Personalmanagement und Zeitwirtschaft. Sie erhalten eine umfassende Bestandsaufnahme Ihrer HR Services-Prozesse, inklusive relevanter Produktivitätskennzahlen, detaillierten Prozesskosten und Umfeldkomplexität. So können Produktivitätsverbesserungen bei der Einführung von Service Centern evaluiert oder die Berechnung von Business Cases für Outsourcingoptionen unterstützt werden. Das Benchmarking adressiert darüber hinaus auch die Produktqualität und das Produktangebot der teilnehmenden Unternehmen. Kunden (Auszug) 1

2 PRAXISNAHE ERKENNTNISSE Positionsbestimmung: Konkrete Positionierung in den wichtigsten Kennzahlen Eins-zu-eins-Vergleich: Vergleich zu Unternehmen mit einem vergleichbar komplexen Umfeld und einer vergleichbaren Größe mittels einheitlich definierter Kennzahlen Ursachenanalyse: Identifizieren Sie die Treiber von Ineffizienz in Ihren HR Services-Prozessen, um Verbesserungsmöglichkeiten zu realisieren Beratung: Konkrete Anregungen zur Optimierung aller relevanten Prozesse und Teilaspekte VORTEILE Eine vollständige Bestandsaufnahme Ihrer HR Services-Prozesse Eine Erhebung und eine Analyse relevanter Kennzahlen sowie Markt- und Branchenvergleiche Identifikation von Kosten- und Produktivitätspotentialen Identifikation von Best Practices Eine Plattform, um sich mit Experten und Kollegen führender deutscher Unternehmen auszutauschen und Lösungsansätze für Ihre größten Herausforderungen zu finden VIELFÄLTIGE ANALYSEOPTIONEN (SLICING AND DICING) Größe Branche Prozessbesonderheit Spezifische Service Center Merkmalsausprägung Komplexität IT-System Weitere Faktoren je nach Ihren Bedürfnissen 2

3 Abrechnungen pro Vollzeitkraft p.a. CLC HR Benchmarking ENTGELTABRECHNUNG Die Entgeltabrechnung wird untergliedert in die Schritte Vorbereitung des Abrechnungssystems, Abrechnung aktiver Mitarbeiter und Pensionäre und Zahlung veranlassen. Zielgrößen sind Kosten und Produktivität, die sehr differenziert nach Größenklassen, Tarifvertrag, eingesetzten Systemen, Organisationsform, Outsourcinggrad, Komplexität der Arbeitnehmerstruktur, der betrieblichen Regelungen, der Unternehmensstruktur etc. analysiert werden können. WELCHE KENNZAHLEN WERDEN BETRACHTET? Inhaltliche Schwerpunkte Abrechnungsregeln festlegen und Anpassung des IT-Systems Abrechnung aktiver Mitarbeiter veranlassen, inkl. Anfragen bearbeiten Abrechnung von Pensionären Zahlung veranlassen und Buchungen abschließen Exemplarische Kennzahlen Kosten pro Abrechnung aktiver Mitarbeiter Kosten pro Abrechnung Pensionär Personal-, IT-, Sachkosten, inkl. Ausgaben für Weiterbildungen sowie Outsourcing-Kosten Abrechnungen je Teilprozess Betreuungsquoten aktive Mitarbeiter und Pensionäre Exemplarische Einflussfaktoren Größe/ Skaleneffekt Tarifvertrag IT-System Komplexität der betrieblichen Regelungen und Arbeitnehmergruppen Spezifische Personalkosten Rollenmodell Shared Service Center Organisation Self Services und Portallösungen ERGNISBEISPIEL Unternehmenscluster klein Ihr Unternehmen mittel groß Kosten pro Abrechnung (in ) 3

4 PERSONAL- ADMINISTRATION Dieses Benchmarking behandelt die Administration von Eintritten, Austritten und sonstigen arbeitgeberinitiierten und arbeitnehmerinitiierten Maßnahmen. Betreuungsquoten und Kosten der Administration stehen im Vordergrund der Prozessbewertung. Als Einflussfaktoren des Prozesses werden Organisationsform und Rollenmodell, IT-Unterstützung (z.b. elektronische Personalakte, Self Services), Outsourcinggrad, die Ausprägung von Service Centern, etc. detailliert messbar gemacht und können durch die Teilnehmer ausgewertet werden. WELCHE KENNZAHLEN WERDEN BETRACHTET? Inhaltliche Schwerpunkte Administration Eintritte/Austritte Administration Arbeitgeberinduzierter Maßnahmen Administration Arbeitnehmerinduzierter Maßnahmen Exemplarische Kennzahlen Gesamtkosten Administration Personalkosten IT-Kosten Sachkosten Outsourcing-Kosten Exemplarische Einflussfaktoren Größe Fluktuation IT-System Outsourcinggrad Skaleneffekte Personalakte Shared Service Organisation Self Services: Employee (ESS) und Manager (MSS) ERGEBNISBEISPIEL ESS im Einsatz? MSS im Einsatz? 20% Kein ESS im Einsatz 20% Kein ESS im Einsatz 80% ESS im Einsatz 80% MSS im Einsatz Auswirkungen der Prozess-Automatisierung (Workflow für Stellenausschreibungen) auf Kosten ( pro betreutem Mitarbeiter) 161,95 96,31-40% Workflow im Einsatz kein Workflow 4

5 ZEITWIRTSCHAFT Zur Zeitwirtschaft zählen alle Tätigkeiten zur Vorbereitung des Zeitwirtschaftssystems, Zeitwirtschaftsdatenpflege, -anfragenbearbeitung und Zeitdatenauswertung. Unterschieden werden Positiv- und Negativ- Zeitwirtschaft sowie zentrale und dezentrale Zeitwirtschaft. Als Messgrößen werden Kosten und Produktivität (Betreuungsquote) der Benchmarking-Teilnehmer differenziert erhoben. Die Teilnehmer können zum Beispiel die eingesetzten IT-Systeme und ihre Komplexität, die Komplexität der betrieblichen Regelungen, die Organisation der Zeitwirtschaft oder den Einsatz von Services als Einflussfaktoren auf Kosten und Produktivität untersuchen. WELCHE KENNZAHLEN WERDEN BETRACHTET? Inhaltliche Schwerpunkte Vorbereitung der Zeitwirtschaft Datenpflege Zeitdatenauswertung Positiv-/Negativ-Zeitwirtschaft Zentralität der Zeitwirtschaft Exemplarische Kennzahlen Kosten pro Mitarbeiter mit Negativ-Zeitkonto Kosten pro Mitarbeiter mit Positiv-Zeitkonto Personalkosten IT-Kosten Outsourcing-Kosten Sachkosten Betreuungsquote je Teilprozess Gesamtbetreuungsquote Exemplarische Einflussfaktoren Größe/ Skaleneffekte Komplexität der betrieblichen Reglungen Form der Datenerfassung Kontrolle der Dateneingabe Reporting Schnittstellen ERGEBNISBEISPIEL Kosten der Zeitwirtschaft ( pro Mitarbeiter) Inklusive Zeitdatenbeauftragte Exklusive Zeitdatenbeauftragte % 55-62% 25 lhr Unternehmen Median lhr Unternehmen Median 5

6 WIE LÄUFT DAS BENCHMARKING AB? Schritt 1: Einweisung Wir helfen Ihnen, Rollen und Verantwortlichkeiten für das Benchmarking- Projekt zu definieren. Wir richten das Online-Benchmarking-Tool mit den entsprechenden Fragebögen und Genehmigungen ein. Schritt 2: Datenerhebung Wir weisen Ihre Projektmitarbeiter telefonisch ein und machen Sie mit dem Online-Tool, der Benchmarking-Methodik sowie allen relevanten Definitionen zur Datenerhebung vertraut. Es erfolgt die Datenerhebung und -erfassung durch die Benchmarking- Teilnehmer, bei Fragen steht Ihnen unsere Hotline hilfreich zur Seite. Schritt 3: Qualitätssicherung Wir überprüfen die Qualität eingehender Daten mit Hilfe eines standardisierten Prozesses. Es erfolgt eine individuelle Qualitätssicherung mit dem für die Dateneingabe verantwortlichen Mitarbeiter und wir erarbeiten mit Ihnen die erforderlichen Anpassungen. Schritt 4: Ergebnispräsentation Sie erhalten einen individuellen Ergebnisbericht, der Ihnen Ihre Positionierung aufzeigt, Erklärungen für Abweichungen liefert und Handlungsempfehlungen darstellt. Sie können die Online-Auswertungsfunktionalität nutzen, die Ihnen einen direkten Zugriffauf aktuelle Daten, eine individuelle Auswahl geeigneter Vergleichsgruppen sowie eine Korrelationsprüfung von Ursache-Wirkungs- Vermutungen ermöglicht. Schritt 5: Community Meeting Es erfolgt eine Diskussion der Ergebnisse sowie ein tiefgehender Best-Practice-Austausch im Rahmen einer ein- bis zweitägigen Auswertungsveranstaltung mit allen Teilnehmern. ONLINE BENCHMARKING TOOL Online Datenerhebung und Zugang zu den Benchmarking-Daten 6

7 HÄUFIG GESTELLTE FRAGEN 1. Wie gewährleisten Sie den Eins-zu-eins-Vergleich? Um eine größere Genauigkeit zu gewährleisten, messen wir Aktivitäten auf Sub-Prozessebene. Damit werden die dem Prozess zugeteilten Schritte klar definiert. Darüber hinaus sorgt die beraterunterstützte Datenerfassung dafür, dass Daten nicht frei interpretiert werden. 2. Wir haben bereits ein Benchmarking durchgeführt und möchten einen zusätzlichen Vergleich unserer Daten haben. Ist dies möglich? Ihre Daten können in unser Benchmarking-Tool übertragen werden, denn wir verfügen über eine erprobte Übersetzungs-Methodik. 3. Wie lange dauert die Datenerfassung? Dies hängt von der Verfügbarkeit der Daten in Ihrem Unternehmen ab; im Durchschnitt sind es zwei Arbeitstage pro Funktionseinheit. 4. Wann kann ich teilnehmen? Jederzeit. 5. Wann kann ich mit den Ergebnissen rechnen? Die Timeline ist auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten. Normalerweise dauert der gesamte Prozess (Datenerhebung und -erfassung, Qualitätssicherung, Analyse und Ergebnispräsentation) drei Monate. 6. Wie werden meine Daten verwendet? Ihre unternehmensspezifischen Daten werden auf statistische Werte aggregiert (Quartile, Mittelwerte). Lediglich Unternehmen, die an dem Benchmarking teilnehmen, können diese aggregierten Ergebnisse einsehen. Einzelne Unternehmenswerte werden nicht veröffentlicht und Ihre Daten werden nie extern präsentiert oder verkauft. 7. Was passiert, wenn meine Organisation nicht alle abgefragten Kennzahlen hat? Wir haben volles Verständnis, dass nicht alle Kennzahlen zur Verfügung stehen. Allerdings bitten wir Sie, so gründlich wie möglich zu sein, da das Benchmarking mit einem robusten Datenset weitaus nützlicher und aussagekräftiger ist. 7

8 KONTAKT CEB HR Benchmarking Georgsplatz Hamburg, Germany Telefon: Denis Hartmann-Blath dhartmannblath@executiveboard.co m WEITERES VORGEHEN Durch die Teilnahme am Benchmarking HR Services haben Sie Transparenz über Ihre HR Services-Prozesse gewonnen und besitzen somit das theoretische Potenzial, Veränderungen anzustoßen. Die Umsetzung der gewonnenen Erkenntnisse stellt allerdings für viele Unternehmen eine Herausforderung dar auch hier kann Sie CEB bei Bedarf unterstützen: Validierung und Design Detaillierte Erläuterung und Evaluierung der Benchmarking-Ergebnisse Identifizieren und Bewerten von Optimierungspotenzialen Festlegen von Maßnahmen Umsetzung Prozessoptimierung Anpassung von Organisation/Rollen IT Implementierung Change Management Je nach Ihren Bedürfnissen bieten wir zusätzlich folgende Beratungsdienstleistungen an (nicht in Teilnahmegebühr enthalten): Ergebniserläuterungs-Workshop Projekt zu Optimierungshypothesen Business Case TEILNAHMEKONDITIONEN Modul (Auszug) Jahresgebühr Jahresgebühr bei Anmeldung für zwei Jahre Entgeltabrechnung (EA) Personaladministration (PA) Euro Euro Euro Euro Zeitwirtschaft (ZW) Euro Euro Pakete EA und PA oder ZW Euro Euro HR Services (EA, PA, ZW) Euro Euro 8