Die Heydt Compliance Lösung in der Scanlogistik -

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1 Die Heydt Compliance Lösung in der Scanlogistik - C[act] Landes- und Bundesdatenschutz stellen die Krankenhäuser seit Frühjahr 2011 vor eine neue Aufgabe Compliance. Vollständigkeit der Aktenführung. Krankenhäuser, die die ehemalige Heydt Softwaregruppe HYDMedia (heute AGFA Healthcare) einsetzen, haben für alle digitalen Objekte eine Vollständigkeitskontrolle, nicht aber für die in Papierform geführten Akten. Diese Lücke schließt die Heydt Gruppe nun mit C[act]. C[act] ist eine Software, die die neuen Compliance-Anforderungen der Landes- und Bundesdatenschützer auf komplette Rückverfolgbarkeit einer papiergebundenen Akte im Lebenszyklus eines Krankenhauses, aber auch danach, wenn die Akte eingelagert oder für ein modernes Archivsystem digitalisiert wird, unterstützt. C[act] kontrolliert in all diesen Arbeitsabläufen Status und Verbleib einer Akte, misst Liegezeiten, speichert Bewegungsdaten und mahnt Stationen und Personen bei Überschreitung von Ausleihfristen. Wird eine Akte zum Scannen ausgegeben, misst C[act] die Rücklaufzeiten und überwacht den Dienstleister auf Lieferfristen und Vollständigkeit der Akten. C[act] ist das neue Tool der Heydt Gruppe, die die vollständige Aktenverarbeitung kontrolliert. KIS Workflow Aufnahme Papierakte Anamnese Behandlung Pflege 2.Station 1 Status erfassen 1. Automatische Anlage Akte = Patient in C[act] via HL7 Verlegung Entlassung Archiv Anforderung gescannt 4. Entlassmeldung 6. Akte ausgeben HL7 inkl. Mahnwesen Einsetzen des 3. Station 2 Mahnwesens 5. Akte einbuchen 7. Akte einbuchen oder und Raum oder als gescannt verbuchen Verlegungen Dienstleister - Mahnwesen protokollieren zuweisen C[act]

2 1. C[act] die moderne Aktenverwaltung Das Aktenverwaltungssystem C[act] dient zur Verwaltung einfacher und komplexer Papierarchive. Das Produkt ist spezialisiert auf die Aktenverwaltung. Die Basiskomponenten sowie ein nur im Archiv benutzbarer Client mit der vollen Archivfunktionalität sind unter dem aktuellsten Microsoft.net Framework 4 geschrieben worden. Funktionsweise C[act]: C[act] verfügt über einen eigenen HL7 Server mit komplett integrierter HL7 Level 2.2, 2.3 bis 3.0 Parametrierung. C[act] kann schon bei der Aufnahme zur Anlage einer Handakte und zum Ausdruck von Patientenetiketten für lebenslange oder auch Fallakten genützt werden. Voraussetzung ist die Aufnahme eines Patienten im klinischen Informationssystem (KAS / KIS). Mit Aufnahme eines Patienten im klinischen Informationssystem kann die volle Interaktion zwischen KIS / KAS Archivsystem und C[act] zur Aktenrückverfolgung beginnen. Wenn eine Akten-Durchlaufkontrolle über C[act] realisiert werden soll, müssen die Stationen mit Barcodereadern (Pistolen) ausgestattet werden. Normalerweise wird die Akte jedoch erst beim Eingang in das Zentralarchiv in C[act] verbucht. C[act] erhält sofort nach Entlassung eines Patienten vom führenden System eine HL7Entlassmeldung. Ab diesem Zeitpunkt überwacht C[act] den hauseigenen Aktenworkflow und startet die Mahnfunktion von C[act].

3 C[act] Arbeitsablauf Anlegen einer Akte Bei einer Aufnahme (A01) durch das KIS wird automatisch eine Akte in C[act] angelegt. Die Anlage einer Akte wird systemseitig (virtuell) vollautomatisch durch den Empfang einer A01-Meldung durchgeführt und zieht keinen händischen Aufwand nach sich. Die Akte wird bei Aufnahme (KIS) in C[act] sofort als im Archiv fehlend eingetragen. Dieser Vorgang ist systemimmanent. Die Mahndauer und die Versendungsart des Mahnprotokolls sind customizebar. Es wird ein stationsgebundenes Mahnprotokoll mit allen anzumahnenden Dokumenten (z.b. Arztbriefe, OPProtokolle etc.) ausgedruckt und an die entsprechende Station gesendet oder je nach Customizing anstatt des Ausdrucks direkt per an den jeweiligen Stationsleitstand gesendet. Dokumentenentleihen werden unter Angabe / Dokumentation der Person oder Institution dem Mahnverfahren unterzogen; diese Funktion bildet z.b. automatisierte Aktenleihen zur scantechnischen Verarbeitung durch einen externen Dienstleister ab. Diese Funktion ermöglicht auch die Ausgabe von nach Geburtsdatum sortierten Ausfasslisten. Abbildung Akten an Dienstleister (Heydt) ausbuchen:

4 Bei Ankunft einer Akte / eines Datenträgers an der dafür vorgesehenen Verbuchungsstelle wird der Akteneingang oder der Eingang eines Datenträgers mit Angabe des Fundorts (Raum, Regal etc. oder alternativ verbarcodierter Stellplatz) eingebucht. Die Verwaltung der Fundorte kann so gecustomized werden, dass mehrere Fundorte wie z.b. Räume, Schränke oder Rollregalanlagen zugelassen werden können. Abbildung Akten einbuchen via Barcodelesung:

5 C[act] Userverwaltung Grundsätzlich gelten für C[act] alle Regeln des kompletten C[see] Systems für die Userverwaltung. Die notwendige Userverwaltung wird wahlweise von MS Active Directory von LDAP oder auch von einem beliebigen führenden System her übernommen. Zusätzlich kann C[act] optional auch eigene User mit Login Namen und Passwort angelegen. Diese Userverwaltung wird zentral über die Systemformulare in C[control] für C[act] von Administratoren erstellt. Anhand der Mengenliste können die ausgegebenen Gesamtakten eines beliebigen Zeitraumes abgefragt werden. Ziel ist, eine spätere Kostenstellenrechnung möglich zu machen. Zudem ist es möglich, die Vernichtungsfristen der Papierakten automatisiert zu hinterlegen sowie den Vernichtungszeitpunkt der Papierakten genau zu überprüfen. Abbildung User außerhalb ACD oder LDAP anlegen :

6 C[act] Auswertungen C[act] kann folgende Auswertungen erstellen: Anzahl ausgeliehener Akten innerhalb einer bestimmten Zeit von OE / Kostenstelle Anzahl der überschrittenen Rückgabefristen pro OE / Kostenstelle im Zeitraum n bis x Wie viele Akten hat Mitarbeiter a entliehen? Wie viele Akten wurden im Zeitraum x bis y nicht zurück gebucht? Wie viele Akten wurden an Heydt übergeben? Wie viele Akten hat Heydt im Zeitraum x zurückgeliefert? Wie viele Akten wurden wann vernichtet? Weitere Auswertungen bieten wir Ihnen nach Rücksprache gerne.

7 C[act] Integration in HYDMedia G5 C[act] kann alle Informationen direkt an HYDMedia G5 melden. Vorteil dieser engen Integration ist eine nahtlose Informationskette für alle am Aktenprozess beteiligten Personen. Jede Person kann über einen zentralen Zugriff sehen, ob ein Patient noch eine Papierakte hat und wo und in welchem Zustand / Status die Papierakte sich befindet. Ist eine Papierakte bereits digitalisiert, so zeigt HYDMedia G5 die Aktenteile natürlich sofort digital an. Ist noch eine Papierakte vorhanden, so kann der Status und der Fundort direkt in HYDMedia G5 angezeigt werden. Vorteil ist, dass C[act] tatsächlich nur im Archiv installiert werden muss, trotzdem sind alle Informationen im gesamten Klinikum für alle relevanten und berechtigten Personen über HYDMedia G5 einsehbar. Abb: Screenshot HYDMedia G5 mit Hinweis auf eine Papierakte der Hinweis C[act] taucht nur bei vorhandener Papierakte auf In diesem Beispiel verfügt der Musterpatient Meier, Fritz über zwei digitalisierte Fälle und eine Papierakte. Wenn man auf den Reiter C[act] klickt, gelangt man in das Statusfenster der Papierakte (folgende Abbildung)

8 Abb.: Status der Papierakte es gibt noch zwei Fälle als Papierakte, wovon der eine aktuell gescannt / digitalisiert wurde, und der zweite Fall wurde durch den User Vmerkel angefordert sollte also auch in Kürze digital zur Verfügung stehen. Ein weiterer Vorteil ist, dass eine gescannte Akte direkt von HYDMedia G5 an C[act] gemeldet wird. Somit kann die absolute Vollständigkeit (Compliance) der bisherigen Papierakte überwacht werden. Eine in HYDMedia G5 gescannte Akte wird also direkt in C[act] wieder als digitalisiert und somit abgeschlossen gemeldet.

9 Sollte aus HYDMedia G5 heraus von einem Arzt eine Papierakte dringend benötigt werden, so kann der Arzt direkt aus HYDMedia heraus die Akte über Markieren des Falles und den Buttonclick Akte anfordern die Akte im Archiv zur Ausgabe anfordern. C[act] generiert sofort eine Anforderungsliste für Mitarbeiter des Archivs. Die Anforderungsliste kann sofort oder aber in Etappen abgearbeitet werden. Optimalerweise sollten die Akten sofort mit HYDMedia G5 gescannt werden und nicht mehr in Papierform ausgegeben werden. Hier verfügt C[act] über eine sehr sinnvolle Funktion. C[act] kann für Akten, die bislang keine Fallbarcodes hatten, an dieser Stelle Deckblätter für die automatische Fallerkennung beim Scannen ausgeben. Diese Funktion ist einstellbar. Abb.: Eine von HYDMedia G5 in C[act] erzeugte Anforderungsliste Sie sehen, wir haben eine komplett nachvollziehbare Lösung für das Datenschutzproblem und die Compliance Ihrer Krankenakten gefunden. C[act] - vollständig sicher - compliant

10 C[act] Basics technische Voraussetzungen Server: C[act] unterstützt die Datenbankversionen MS-SQL Server und Oracle. Für die Implementation von C[act] empfehlen wir den Einsatz eines Servers folgender Spezifikation: Markenhersteller Server (wir empfehlen aus Erfahrung HP) Konfiguration mit folgender Ausstattung: - 19" Rackgehäuse (Eine Höheneinheit) - 1 x 2,66 GHz Dual Core XEON Prozessor - 4 GB Hauptspeicher - 4 x 250 GB SATA Festplatte - 2 x 10/100/1000-T Netzwerk Anschluss (Kupfer) - Grafikinterface - Integrierte Managementkarte Die Clients C[act] benötigen Windows XP, Vista, WIN 7 und höher. Die Serverkomponenten C[act] benötigen Windows Server 2000, 2003, 2008 und höher. HL7 Kommunikation: C[act] verfügt über eine komplett customizebare HL7 Kommunikation. Voraussetzung für die HL7 Kommunikation ist die Einrichtung eines E-Way s C(act) auf Ihrem Kommunikationsserver. Diese Kosten sind vom Kunden zu tragen. Die HL7 Kommunikation kann über Dateitransfer, FTP oder Socked erfolgen.

11 Natürlich sind die bis hierhin aufgeführten Funktionen und Schaubilder nur Ausschnitte aus dem Gesamtleistungsumfang von C[act]. Wenn Sie weitere Informationen zum Thema Compliance oder zum Leistungsumfang C[act] wünschen, melden sie sich gerne unter: oder nehmen Sie über unser Webformular Kontakt auf und beschreiben Sie uns Ihre Wünsche oder Sie rufen unter an. Sie erhalten qualifizierte Auskunft.