SwyxPhone L400 Benutzerdokumentation

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1 SwyxPhone L400 Benutzerdokumentation SwyxPhone L400 Das ideale Telefon zur Fernbedienung durch ein CTI-SwyxIt! Stand: Mai 2004 Diese Dokumentation ersetzt die beiliegende Siemens- Dokumentation.

2 Swyx. Alle Rechte vorbehalten. Rechtliche Hinweise Bei der Erstellung von SwyxPhone L400 und dieser Dokumentation wurde die größtmögliche Sorgfalt hinsichtlich der Brauchbarkeit und Richtigkeit aufgewendet. Diese Dokumentation ist Gegenstand ständiger Änderungen und kann daher ungenaue oder fehlerhafte Informationen enthalten. Diese Dokumentation, einschließlich aller Informationen, die hierin enthalten sind, wird ohne Mängelgewähr zur Verfügung gestellt. Es werden weder stillschweigende noch ausdrückliche Gewährleistungen gegeben, einschließlich, jedoch nicht beschränkt auf die Gewährleistung der Marktgängigkeit oder der Eignung für einen bestimmten Zweck. Warenzeichen: Swyx, SwyxIt!, der Integrationssmiley und Click. Phone. Smile. sind eingetragene Warenzeichen von Swyx. Alle weiteren Marken und Produktnamen sind Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen ihrer jeweiligen Besitzer. Siemens und CorNet sind eingetragene Warenzeichen der Siemens AG. Diese Dokumentation ist urheberrechtliches Eigentum von Swyx. Reproduktion, Adaption oder Übersetzung dieser Dokumentation ohne die ausdrückliche schriftliche Zustimmung von Swyx ist verboten und wird als Urheberrechtsverletzung behandelt werden. Swyx Joseph-von-Fraunhofer-Str. 13a D Dortmund

3 Inhaltsverzeichnis Einleitung...i 1 Abbildung von SwyxPhone L400 mit Tastenbeschreibung 1.1 Festgelegte Funktionstasten Zifferntasten Tasten +/ Konfigurierbare Funktionstasten in der Voreinstellung Leitungstasten Namenstasten Umleitung Voic Verbinden Wahlwiederholung Telefonieren mit SwyxPhone 2.1 Wie rufe ich einen Teilnehmer an? Weitere Möglichkeiten zum Aufrufen einer Rufnummer Wie nehme ich ein Telefongespräch an? Wie übernehme ich ein Gespräch? Wie beende ich ein Gespräch? Wie leite ich eine Rückfrage ein? Wie wechsle ich zwischen zwei Teilnehmern (Makeln)? Wie verbinde ich zwei Teilnehmer miteinander? Wie übergebe ich ein Gespräch ohne Rückfrage? Wie leite ich Anrufe um? Lautsprecher Einschalten des Lautsprechers während eines Gesprächs Ausschalten des Lautsprechers während eines Gesprächs Regeln der Lautstärke Einstellen des Klingeltons Weitere Funktionen Konfiguration des SwyxPhone L Konfiguration am SwyxPhone L400 direkt Konfiguration des SwyxPhone von SwyxIt! aus Fernbedienung eines SwyxPhone durch ein CTI-SwyxIt! Inhaltsverzeichnis 1

4 Anh. A: Aufstellen & Anmelden A.1 Lieferumfang...A-1 A.2 Systemvoraussetzungen...A-1 A.3 SwyxPhone L400 anschließen...a-1 A.4 Anmelden an SwyxServer...A-3 Anh. B: Technische Details B.1 Pflegehinweis...B-1 B.2 Technische Daten des SwyxPhone L400...B-1 B.2.1 Wiederherstellen des Lieferzustandes...B-2 Index Inhaltsverzeichnis

5 Einleitung Mit dem SwyxPhone L400 besitzen Sie ein modernes Telefon für eine neue Generation von Telefonanlagen, die nunmehr kein eigenständiges Inhouse-Telefonnetz mit aufwändiger Vermittlungstechnik mehr benötigen. Vielmehr ist Ihr PC-Netz (LAN) nun zugleich auch Ihr Inhouse-Telefonnetz. Die moderne Software auf Ihrem Netzwerk-Server stellt ein noch viel leistungsfähigeres Verbindungsmanagement und noch weiter reichende Komfortfunktionen zur Verfügung, als Sie es bisher gewohnt waren. Diese neuen Telefonanlagen-Funktionen bietet Ihnen SwyxWare! Ihr SwyxPhone L400 ist dabei neben dem PC-Telefon SwyxIt! und SwyxPhone L420 ein zweites Endgerät, das Ihnen die Telefonfunktionen in der IP-Welt auch ohne PC anbietet Haben Sie SwyxIt! installiert und ist Ihr PC eingeschaltet, so können Sie SwyxPhone L400 fernbedienen (CTI). Damit können Sie von Ihrem PC aus wählen, z.b. aus einer Anwendung heraus, aber das Gespräch selber über SwyxPhone L400 führen. SwyxPhone L400 ist das neue Mitglied der SwyxPhone-Familie. Mit SwyxPhone L400 haben Sie ein vollwertiges Telefon auf Ihrem Schreibtisch auch wenn Ihr PC ausgeschaltet ist. Dieses Handbuch macht Sie mit SwyxPhone L400 vertraut. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der SwyxIt!-Dokumentation. SwyxWare Warum SwyxWare? Bisher existieren in Unternehmen zwei Kommunikationsinfrastrukturen isoliert nebeneinander. Auf der einen Seite steht das LAN (Local Area Network) für die Datenkommunikation, auf der anderen das Netz der Nebenstellenanlage (PBX) für die Sprachkommunikation. In der Regel verfügen beide Netze über Schnittstellen zur Außenwelt. Diese Trennung wird durch die Einführung neuer Technologien auf der Basis des Internet-Protokolls (IP) überflüssig. IP stellt die Technik hinter SwyxWare dar und bezeichnet eine bestimmte Art von Datenübertragung. Die IP-basierten Telefonanlagen übertragen die Telefongespräche nicht mehr über fest geschaltete Leitungen, sondern über Netzwerke, die auf der Internet-Technologie basieren. Diese für die Sprachübertragung neuartige Technik gibt dem Benutzer ein hohes Maß an Flexibilität. Sie ermöglicht, Telefongespräche sowohl über das interne Firmen-LAN als auch über das Internet zu führen. Damit können Sie Kollegen in entfernten Unternehmensteilen ortsübergreifend mit der gleichen Telefon- und Vermittlungsfunktionalität erreichen, wie die Kollegen im gleichen Gebäude. Dies führt nicht nur zu neuen Anwendungsmöglichkeiten in der Geschäftskommunikation und einer einfacheren und effektiveren Telefonnutzung, sondern liefert ebenso erhebliche Kosteneinsparungspotenziale für Ihr Unternehmen. SwyxServer SwyxServer ist das Kernstück der neuen Telefonie-Generation SwyxWare. Als Endgeräte stehen entweder Tischtelefone aus der SwyxPhone-Familie oder SwyxIt! als softwarebasiertes Telefon für den PC zur Verfügung. Diese Komponenten sind optimal auf SwyxServer abgestimmt. So wird sichergestellt, dass alle Funktionen, die SwyxServer zur Verfügung stellt, uneingeschränkt genutzt werden können. Einleitung 1-i

6 Ihre neue SwyxWare-Telefonielösung bietet im Vergleich zur klassischen Telefonie eine Vielzahl von neuen Nutzungsmöglichkeiten, so z.b. auch für jeden Teilnehmer eine leistungsfähige Voic -Funktionalität. Damit verfügen Sie über einen Anrufbeantworter, der Gespräche, die Sie nicht erreichen, aufzeichnen kann und den Sie mit verschiedenen Ansagetexten einstellen können. Die Sprachnachrichten Ihres Telefons finden Sie dann wie eingegangene s in Ihrem -Postfach. SwyxPhone L400 SwyxPhone L400 ist das kleinste Mitglied der SwyxPhone-Familie. Es bietet in Zusammenarbeit mit SwyxIt! komfortable Telefonie via CTI. Ist der PC abgeschaltet stehen dem Benutzer die einfachen Telefonie-Funktionen weiter zu Verfügung. SwyxPhone L420 und SwyxPhone L440 SwyxPhone L420 und SwyxPhone L440 verbinden die gewohnt einfache Bedienung eines Telefons mit der neuen IP-Technologie und bieten daher eine Vielzahl attraktiver Zusatzfunktionen, wie z.b. zentral gespeicherte Benutzerdaten, Display geführte Menüsteuerung und frei belegbare Funktionstasten. Durch die Verwendung des CorNet - Protokolls (Grundlage für den PhoneManager) verfügt Ihr SwyxPhone L420 bzw. SwyxPhone L440 über alle wichtigen SwyxIt!-Eigenschaften und bleibt gleichzeitig unabhängig von Ihrem PC. Um SwyxPhone L420 oder SwyxPhone L440 verwenden zu können, muss der PhoneManager im Netzwerk installiert sein. SwyxIt! SwyxIt! ist eine Telefonieapplikation, die auf Ihrem PC installiert werden kann und somit Ihren PC zu einem außerordentlich leistungsfähigen Telefon macht. SwyxIt! verwendet das Internet- Protokoll und arbeitet hervorragend mit Microsoft Outlook 97/98/2000/XP und Microsoft Exchange zusammen. Sie können zum Beispiel Rufnummern eines Outlook-Kontaktes mittels Drag & Drop auf die SwyxIt!-Oberfläche ziehen oder im Outlook-Ordner Kontakte den gewünschten Kontakt anklicken, um den Teilnehmer anzurufen. In Abhängigkeit vom Outlook- Kalender und dem Call Routing Manager lassen sich so auch intelligente Rufumleitungen festlegen. Alle Voic s die für Sie ankommen, können Sie über Outlook aufrufen und mit einem Headset, dem SwyxIt! Handset oder über Ihre PC-Lautsprecher abhören. Aufbau und Gliederung dieser Dokumentation Kapitel 1 - In diesem Kapitel wird SwyxPhone L400 mit den Tasten und ihrer vorkonfigurierten Belegung vorgestellt. Kapitel 2 - In diesem Kapitel werden die grundlegenden Telefonfunktionen beschrieben Kapitel 3 - In diesem Abschnitt wird erläutert wie Sie die Funktionstasten des SwyxPhone L400 konfigurieren können. Kapitel 4 - In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie SwyxPhone L400 mit Hilfe eines CTI- SwyxIt! vom PC aus fernbedienen können. Das heißt, Sie wählen am PC, führen Ihre Gespräche aber wie gewohnt über das Telefon. Anhang A - Dieses Kapitel informiert Sie über die notwendigen Voraussetzungen und erforderlichen Einstellungen für die Inbetriebnahme von SwyxPhone L400. Anhang B - In diesem Abschnitt finden Sie die technischen Daten Ihres SwyxPhone. 1-ii Einleitung

7 SwyxPhone_L400.book Seite 1 Freitag, 9. Juli : Abbildung von SwyxPhone L400 mit Tastenbeschreibung In diesem Kapitel wird SwyxPhone L400 mit den Tasten und ihrer vorkonfigurierten Belegung vorgestellt. Alle LED-Tasten von SwyxPhone L400 sind konfigurierbar, d.h. Funktionen, Leitungen oder Rufnummern können allen LED-Tasten zugeordnet werden. Sämtliche in dieser Anleitung aufgeführten Beschreibungen gelten für die Standardbelegung im Lieferzustand. 1. Beschriftungsleiste 1 2. Funktionstasten 3. Lautstärkeregelung 4. Zifferntasten Abb. 1-1 Die Tasten von SwyxPhone L Festgelegte Funktionstasten Die im Folgenden erläuterten Tasten des SwyxPhone L400 sind festgelegt und können nicht mit anderen Funktionen belegt werden Zifferntasten Tasten +/- Die Zifferntasten dienen zum Eingeben der Telefonnummer. Mit den Tasten +/- können Sie die Lautstärke des Lautsprechers sowie des Hörers einstellen, je nachdem welcher gerade aktiv ist. Die Lautstärkeneinstellung bleibt dann für das nächste Gespräch erhalten. Weiter können Sie, bei einem Anruf, auch die Lautstärke des Klingeltons regulieren. Abbildung von SwyxPhone L400 mit Tastenbeschreibung 1-1

8 1.2 Konfigurierbare Funktionstasten in der Voreinstellung Alle Funktionstasten von SwyxPhone L400 sind individuell konfigurierbar. Sie haben die Möglichkeit die Belegung dieser Tasten an Ihre Bedürfnisse anzupassen. Im Lieferzustand sind die im Folgenden erläuterten Tasten vorkonfiguriert: Taste Funktion Erläuterung 1 Leitung 1 siehe Kapitel 1.2.1, Leitungstasten, Seite Leitung 2 3 Namenstaste 1 siehe Kapitel 1.2.2, Namenstasten, Seite1-2 4 Namenstaste 2 5 Umleitung siehe Kapitel 1.2.3, Umleitung, Seite Voic siehe Kapitel 1.2.4, Voic , Seite Verbinden siehe Kapitel 1.2.5, Verbinden, Seite Wahlwiederholung siehe Kapitel 1.2.6, Wahlwiederholung, Seite Leitungstasten Mit SwyxPhone L400 können Sie auf zwei (Voreinstellung) und mehr Leitungen zurückgreifen. Sie können zum Beispiel durch Drücken der entsprechenden Leitungstaste eine Leitung auswählen, auf der Sie sprechen möchten, zwischen den Leitungen wechseln und Leitungen zusammenführen, um zwei Teilnehmer miteinander zu verbinden. Um eine bestimmte Leitung auszuwählen, betätigen Sie einfach kurz die gewünschte Leitungstaste. Eine rote LED (Leuchtdiode) signalisiert die gerade aktive Leitungstaste. Wenn Sie einen Teilnehmer anrufen, wird die ausgewählte Leitung für das Gespräch verwendet. Kommt ein Ruf auf dieser Leitung an, blinkt die entsprechende Leuchtdiode zusätzlich zum Klingelton. Wird das Gespräch gehalten, so blinkt die zugeordnete Leitungstaste. Drücken Sie eine Leitungstaste für zwei Sekunden, so wird die Verbindung beendet. Dies geschieht unabhängig davon, ob die Leitung aktiv oder gehalten war. Drücken Sie die Leitungstaste für zwei Sekunden, wenn ein Ruf ankommt, so wird dieser direkt zur Voic umgeleitet Namenstasten Namenstasten funktionieren wie Kurzwahltasten. Wird die Namenstaste gedrückt, so wird die gespeicherte Rufnummer direkt angewählt. SwyxPhone L400 bietet in der Voreinstellung zwei Namenstasten, die von Ihnen belegt werden können. Den Namen schreiben Sie auf die mitgelieferte Einlegekarte. Bedruckbare Vorlagen für die Einlegekarten finden Sie auch als PDF bzw. Word-Datei auf der SwyxWare-CD. Wenden Sie sich hierzu an Ihren Administrator. Wie Sie die Namenstasten konfigurieren können, entnehmen Sie bitte Kapitel 3, Konfiguration des SwyxPhone L400, Seite 3-1. Bei der Konfiguration einer Namenstaste in SwyxIt! können Sie festlegen, ob diese Taste zu einer Direktansprache des anderen Teilnehmers führt. In diesem Fall wird Ihr Ruf sofort vom Endgerät des Angerufenen angenommen und Sie können direkt sprechen. 1-2 Abbildung von SwyxPhone L400 mit Tastenbeschreibung

9 1.2.3 Umleitung Drücken Sie die Umleitungstaste, wenn Sie Anrufe sofort an eine andere Rufnummer oder an Ihre Standardvoic umleiten möchten. Bevor Sie diese Funktion nutzen können, müssen Sie eine Umleitung konfigurieren. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte Kapitel 3, Konfiguration des SwyxPhone L400, Seite Voic Neue Voic abfragen Voic abfragen Verbinden Eine Voic ist eine gesprochene Nachricht in Form einer WAV-Datei, die als versandt wird. Falls ein Anrufer Sie nicht erreichen konnte, so kann er Ihnen eine Voic mit seinem Anliegen aufsprechen. Sie können diese Voic abhören, wenn Sie wieder am Platz sind oder von außerhalb mit Hilfe der Fernabfrage. Besitzen Sie einen -Zugang und wurde dieser bei der Installation für Ihr SwyxPhone entsprechend eingetragen, so werden Voic s an Ihre -Adresse gesendet: Eine für Sie vorliegende neue Voic wird angezeigt durch eine leuchtende LED der Taste Voic einen kurz unterbrochenen ( stotternden ) Wählton So fragen Sie Ihre neuen Voic s ab 1. Drücken Sie die Taste Voic . Es wird sofort eine Verbindung zur Abfrage der Voic zum SwyxServer hergestellt. So fragen Sie Ihre Voic s ab 1. Drücken Sie die Taste Voic . Es wird sofort eine Verbindung zur Abfrage der Voic zum SwyxServer hergestellt. Sie können für Sie selbst vorliegende Voic s auch per Fernabfrage von jedem beliebigen Telefonanschluß abhören. Dazu muss Ihre Standardvoic entsprechend konfiguriert werden Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der SwyxIt!-Dokumentation. Mit der Verbindungstaste können Sie das gerade aktive Gespräch mit einem gehaltenen Gespräch verbinden. Nach Verbinden der beiden Teilnehmer werden Ihre beiden Leitungen automatisch wieder inaktiv Wahlwiederholung Mit der Wahlwiederholungstaste wird die zuletzt gewählte Rufnummer erneut gerufen. Konfigurierbare Funktionstasten in der Voreinstellung 1-3

10 1-4 Abbildung von SwyxPhone L400 mit Tastenbeschreibung

11 2 Telefonieren mit SwyxPhone In diesem Kapitel werden die grundlegenden Telefonfunktionen beschrieben Wie rufe ich einen Teilnehmer an? (Seite 2-1) Wie nehme ich ein Telefongespräch an? (Seite 2-1) Wie beende ich ein Gespräch? (Seite 2-2) Wie wechsle ich zwischen zwei Teilnehmern (Makeln)? (Seite 2-3) Wie verbinde ich zwei Teilnehmer miteinander? (Seite 2-4) Wie leite ich Anrufe um? (Seite 2-5) Lautsprecher (Seite 2-5) 2.1 Wie rufe ich einen Teilnehmer an? Teilnehmer anrufen SwyxPhone ist inaktiv, aber angemeldet. So rufen Sie einen Teilnehmer an 1. Nehmen Sie den Hörer ab. Sie hören das Freizeichen. 2. Wählen Sie dann die gewünschte Rufnummer mit Hilfe der Zifferntasten. Der Teilnehmer wird sofort gerufen. 2.2 Weitere Möglichkeiten zum Aufrufen einer Rufnummer Heben Sie den SwyxPhone-Hörer ab und betätigen Sie die Taste Wahlwiederholung. Die Nummer des letzten Anrufes wird sofort gewählt. Drücken Sie eine Namenstaste. Die Rufnummer, mit der die Namenstaste belegt ist, wird sofort gewählt. 2.3 Wie nehme ich ein Telefongespräch an? Bei einem eingehenden Anruf an Sie selbst, einem an Sie weitergeleiteten Ruf oder einem eingehenden Gruppenruf für eine Gruppe, in der Sie Mitglied sind, ertönt ein Klingelton und die Taste der Leitung, auf der das Gespräch eingeht, blinkt. Gespräch annehmen So nehmen Sie ein Telefongespräch an 1. Um den Anruf anzunehmen, nehmen Sie einfach den Hörer ab. Der Hörer wird aktiviert, so dass Sie mit dem Anrufer sprechen können. Nehmen Sie ein Gespräch nur durch Drücken einer konfigurierten Lautsprechertaste an, beachten Sie bitte, dass SwyxPhone L400 nicht über ein Mikrofon verfügt. In diesem Fall können Sie lediglich mithören. Möchten Sie mit dem Gesprächspartner sprechen, so heben Sie bitte den Hörer ab. Die Hörertaste ist im Lieferzustand nicht konfiguriert. Telefonieren mit SwyxPhone 2-1

12 2.4 Wie übernehme ich ein Gespräch? Bei einem signalisierten Ruf wird Ihnen lediglich durch einen kurzen Ton angezeigt, dass ein anderer Benutzer bzw. eine Gruppe einen Anruf erhält. Diese Signalisierung wird vom Systemadministrator eingerichtet. Einen signalisierten Ruf können Sie übernehmen mit der Übernahmetaste. Wird Ihnen ein Ruf signalisiert, so blinkt die Übernahmetaste, sofern vorhanden, und, blinkt die Namenstaste, die mit der angerufenen Nummer belegt ist, sofern vorhanden. Wird der Ruf vom Zielteilnehmer nicht angenommen, hören Sie nach 10 Sekunden ein akustisches Signal. Gespräch übernehmen Zweites Gespräch übernehmen So übernehmen Sie den signalisierten Ruf Um den Anruf anzunehmen, 1. betätigen Sie die Übernahmetaste, sofern vorhanden, und nehmen den Hörer ab oder 1. betätigen Sie die blinkende Namenstaste, sofern vorhanden. So übernehmen Sie das Telefongespräch, wenn Sie bereits ein anderes Telefongespräch führen 1. Betätigen Sie die Übernahmetaste, sofern vorhanden oder 1. betätigen Sie die blinkende Namenstaste, sofern vorhanden. Die vormals aktive Verbindung wird gehalten, der Teilnehmer hört die Wartemusik, und der eingehende Ruf wird angenommen. 2.5 Wie beende ich ein Gespräch? Gespräch beenden Sie führen ein Telefongespräch und möchten das Gespräch beenden. So beenden Sie ein Telefongespräch 1. Um die Verbindung abzubauen, legen Sie einfach den SwyxPhone-Hörer auf oder drücken Sie die Leitungstaste für zwei Sekunden. Beenden Sie ein Gespräch und haben Sie noch ein zweites, gehaltenes Gespräch, so ertönt nach 5 Sekunden ein einmaliger Aufmerksamkeitston. Heben Sie erneut den Hörer ab, um direkt mit dem gehaltenen Gesprächspartner verbunden zu werden. Eines von mehreren Gesprächen beenden So beenden Sie eines von mehreren Gesprächen 1. Sie können sowohl aktive als auch gehaltene Leitungen beenden: Legen Sie den Hörer auf. Oder Drücken Sie die entsprechende Leitungstaste für zwei Sekunden. Die Verbindung wird beendet. Bei einem gehaltenen Gespräch wird die Verbindung nicht vorher aktiviert. Haben Sie die aktive Verbindung selbst aufgebaut, so führt das Auflegen des Hörers bei einer weiteren gehaltenen Leitung zu einem Verbinden dieser beiden Leitungen. 2-2 Telefonieren mit SwyxPhone

13 2.6 Wie leite ich eine Rückfrage ein? Sie führen ein Telefongespräch und möchten einen weiteren Teilnehmer anrufen (Rückfrage). Anschließend möchten Sie mit beiden Teilnehmern abwechselnd sprechen (Makeln). Beispiel: Sie telefonieren mit einem Kunden (Teilnehmer A) und möchten in der Lagerhaltung (Teilnehmer B) erfragen, ob ein bestimmter Artikel noch vorrätig ist. Sie beginnen gleichzeitig ein zweites Gespräch mit Teilnehmer B. Danach können Sie abwechselnd mit Teilnehmer A und Teilnehmer B sprechen. Während Sie mit dem einen Teilnehmer sprechen (die entsprechende Leitungstaste ist aktiviert), hört der andere Teilnehmer eine Wartemusik. Wenn Sie das Telefonat mit einem der Teilnehmer beenden (durch Drücken der Leitungstaste für zwei Sekunden), wird die entsprechende Leitung wieder frei. Sie können dann zur gehaltenen Leitung wechseln. Wurde die aktive Leitung von Ihnen aufgebaut und legen Sie dann den Hörer auf, so werden die beiden Gesprächsteilnehmer miteinander verbunden. Rückfragen So rufen Sie einen weiteren Teilnehmer an 1. Betätigen Sie während einer aktiven Verbindung eine freie Leitungstaste. Sie hören das Freizeichen und können nun einen weiteren Teilnehmer anrufen. 2. Geben Sie die Nummer ein und warten Sie, bis die Verbindung zustande kommt. Währenddessen wird das erste Gespräch gehalten, Ihr Gesprächspartner hört eine Wartemusik. Die Leuchtdiode der gehaltenen Leitung blinkt. 2.7 Wie wechsle ich zwischen zwei Teilnehmern (Makeln)? Sie führen gleichzeitig Gespräche mit zwei Teilnehmern. Die aktive Verbindung ist die Verbindung, über die Sie gerade sprechen. Der andere Teilnehmer, ist auf der gehaltenen Verbindung. Das Wechseln zwischen Gesprächspartnern wird auch Makeln genannt. Beispiel: In der Zentrale gehen mehrere Anrufe ein, die Sie an verschiedene Kollegen weitervermitteln möchten, die aber nicht sofort erreichbar sind. Sie können die Anrufer auf Halten legen, so dass diese die Wartemusik hören und können jederzeit zu diesen wartenden Verbindungen wechseln, um Sie über den Fortgang der Vermittlungsbemühungen zu informieren. Wechseln zwischen den Gesprächen So makeln Sie zwischen der aktiven und einer gehaltenen Verbindung Voraussetzung: Sie haben eine aktive Leitung und mindestens eine weitere gehaltene Leitung. 1. Betätigen Sie die Leitungstaste mit der gehaltenen Verbindung; diese Leitung wird nun aktiviert. Die angesprochene Leitung wird aktiviert. Die Leuchtdiode der aktiven Leitung ist an, die der gehaltenen Leitung blinkt. Sie können gleichzeitig so viele Gespräche führen, wie Sie Leitungen haben, dabei haben Sie mehrere (eine) gehaltene und höchstens eine aktive Leitung. Wie leite ich eine Rückfrage ein? 2-3

14 2.8 Wie verbinde ich zwei Teilnehmer miteinander? Sie sind gleichzeitig mit zwei Teilnehmern verbunden. Während Sie mit dem einen Teilnehmer sprechen, wird der andere gehalten, d.h. er hört eine Wartemusik. Sie können jetzt diese beiden Teilnehmer miteinander verbinden. Beispiel: Sie telefonieren mit Teilnehmer A auf Leitung 1. Auf Leitung 2 befindet sich eine gehaltene Verbindung mit Teilnehmer B. Sie verbinden Teilnehmer A mit Teilnehmer B. Anschließend sind Ihre Leitungen wieder frei (inaktiv). Teilnehmer verbinden So verbinden Sie zwei Teilnehmer 1. Betätigen Sie die Taste Verbinden (Voreinstellung: Funktionstaste Verbinden ). Die beiden Teilnehmer werden miteinander verbunden. Beide Leitungen werden inaktiv. Haben Sie die zweite Leitung (aktive Leitung) aufgebaut, z.b. für eine Rückfrage, so können Sie beide Leitungen auch miteinander verbinden, indem Sie den Hörer auflegen. Wurden Sie auf dieser Leitung angerufen, so wird diese Verbindung beendet, wenn Sie den Hörer auflegen und die vorher gehaltene Leitung wird wieder aktiv. Für die jetzt direkt miteinander verbundenen Teilnehmer, an deren Gespräch Sie nun nicht mehr beteiligt sind, können trotzdem noch Kosten bei Ihnen anfallen. Diese entstehen auf Ihrer Seite nur dann, wenn eine oder beide Verbindungen von Ihnen aufgebaut wurden. Wenn Sie zum Beispiel von Teilnehmer A angerufen wurden und Sie dann Teilnehmer B zwecks Rückfrage angerufen haben, laufen bei Ihnen die Gesprächskosten für die Verbindung zu Teilnehmer B auf. Es entstehen keine Kosten für Sie, wenn sowohl Teilnehmer A als auch Teilnehmer B bei Ihnen angerufen haben. Wenn Sie jedoch beide Teilnehmer angerufen haben, gehen die Kosten für beide Verbindungen zu Ihren Lasten. 2.9 Wie übergebe ich ein Gespräch ohne Rückfrage? Mit Ihrem SwyxPhone können Sie eingehende Anrufe annehmen und anschließend an einen anderen Teilnehmer übergeben, ohne die Antwort des neuen Teilnehmers abzuwarten, d.h. Sie können zwei Teilnehmer miteinander verbinden, obwohl zu einem Teilnehmer noch keine aktive Verbindung besteht. Gespräch ohne Rückfrage übergeben So übergeben Sie ein Gespräch ohne Rückfrage Sie führen gerade ein Gespräch (z.b. mit Teilnehmer A), die Leitung ist aktiv. 1. Betätigen Sie eine freie Leitungstaste. 2. Wählen Sie nun die Rufnummer des Teilnehmers, an den Sie das Gespräch übergeben möchten (Teilnehmer B). 3. Drücken Sie die Taste Verbinden oder legen Sie auf. Ihr Gesprächspartner (Teilnehmer A) hört nun einen Rufton. Die Leitung, auf der Sie die zweite Verbindung aufgebaut haben, wird frei und die erste Leitung ändert ihren Zustand von Halten in Verbinden. Ihr ehemaliger Gesprächspartner (Teilnehmer A) hört das Klingelzeichen. 2-4 Telefonieren mit SwyxPhone

15 Der Ruf kann nun direkt von Teilnehmer B angenommen werden. Wird der Ruf innerhalb von 20 Sekunden nicht angenommen oder wird der Ruf zur Voic umgeleitet, so wird der Verbindungsaufbauversuch beendet, der Anrufer liegt wieder auf Halten und hört die normale Wartemusik. 4. Durch Aktivieren der Leitungstaste können Sie das Gespräch wieder übernehmen. Für den Fall, dass der Gesprächspartner, an den der Ruf übergeben werden soll, nicht erreichbar ist, beachten Sie bitte, dass der Ruf möglicherweise verzögert umgeleitet wird. Erfolgt die Umleitung zur Voic , so wird die Gesprächsübergabe automatisch abgebrochen, der Anrufer liegt wieder auf Halten und hört wieder die normale Wartemusik Wie leite ich Anrufe um? Sie können eingehende Anrufe umleiten zu einer anderen Telefonnummer (intern oder extern) oder zu Ihrer Standardvoic . Umleitung ein-/ ausschalten So schalten Sie die Sofortige Umleitung ein/aus 1. Drücken Sie die Taste Umleitung auf Ihrem SwyxPhone. Die zugeordnete LED leuchtet/erlischt. Die Umleitung ist aktiviert bzw. deaktiviert. Wie Sie die Sofortige Umleitung an SwyxPhone L400 direkt konfigurieren können, entnehmen Sie bitte Kapitel 3, Konfiguration des SwyxPhone L400, Seite 3-1. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der SwyxIt!-Dokumentation Lautsprecher Mit SwyxPhone L400 können Sie den Lautsprecher aktivieren, so dass im Raum Anwesende ein Gespräch verfolgen können. Konfigurieren Sie hierzu eine Funktionstaste als Lautsprechertaste. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte Kapitel 3, Konfiguration des SwyxPhone L400, Seite Einschalten des Lautsprechers während eines Gesprächs Voraussetzung: Sie führen ein Gespräch über den Hörer. Schalten Sie den Lautsprecher durch Drücken der Lautsprechertaste ein, so können im Raum Anwesende Ihr Gespräch mitverfolgen. Ist der Lautsprecher aktiv, wird dies durch die rote Leuchtdiode neben der Lautsprechertaste angezeigt. Das Gespräch wird weiter über das Mikrofon im Hörer geführt Ausschalten des Lautsprechers während eines Gesprächs Voraussetzung: Sie führen ein Gespräch über den Hörer und der Lautsprecher ist aktiviert. Schalten Sie den Lautsprecher durch Drücken der Lautsprechertaste wieder aus. Sie können nun wie gewohnt über den Hörer weiter telefonieren. Die Leuchtdiode der Lautsprechertaste erlischt. Wie leite ich Anrufe um? 2-5

16 Regeln der Lautstärke Mit den Tasten +/- neben dem Ziffernblock können Sie die Lautstärke des Lautsprechers regeln. Diese Einstellung kann auch während eines Telefonats erfolgen. Beachten Sie, dass der Lautsprecher dazu eingeschaltet sein muss. Betätigen Sie die Tasten +/- neben dem Ziffernblock bei ausgeschaltetem Lautsprecher, so wird die Lautstärke des Hörerlautsprechers verändert Einstellen des Klingeltons Sie können die Lautstärke des Klingeltons regulieren. Voraussetzung: Sie werden angerufen und Ihr SwyxPhone L400 klingelt. Mit den Tasten +/- neben dem Ziffernblock können Sie die Lautstärke des Klingelntons verändern. 2-6 Telefonieren mit SwyxPhone

17 2.13 Weitere Funktionen Sie können mit Hilfe von SwyxIt! den Funktionstasten auch andere Funktionen zuweisen als in der Standardeinstellung. Zur Konfiguration durch SwyxIt! lesen Sie bitte Kapitel 3.2, Konfiguration des SwyxPhone von SwyxIt! aus, Seite 3-2. Es stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung: Funktion Erläuterung Halten Aktive Leitung wird gehalten Hörertaste Hebt ab / Legt auf (z.b. für ein Headset statt eines Hörers) Inkognito Unterdrückt die eigene Rufnummer für den nächsten Anruf Konferenz Startet eine Konferenz Lautsprecher Schaltet den Lautsprecher an bzw. aktiviert eine Leitung Leitungstaste Repräsentiert eine weitere Leitung (max. 9) Standardeinstellung: Zwei Leitungen auf Taste 1 und 2 Makeln Wechselt zwischen den Leitungen Mikrofon aus Schaltet während des Gesprächs das Mikrofon stumm Namenstaste Kurzwahltaste Standardeinstellung: Zwei Namenstasten auf Taste 3 und 4 Rückrufwunsch Hinterlegt einen Rückrufwunsch Ruhe vor dem Telefon Umleitung aller Rufe zur Standardvoic Trennen Beendet die aktive Verbindung Übernehmen Übernimmt einen signalisierten Ruf Umleitung Schaltet die sofortige Umleitung an /aus LED zeigt an, ob die Umleitung aktiviert ist Standardeinstellung: Taste 5 Verbinden Verbindet die aktive Leitung mit einer gehaltenen Standardeinstellung: Taste 7 Voic LED leuchtet, wenn neue Voic s vorhanden sind. Drücken der Taste startet die Voic -Abfrage. Standardeinstellung: Taste 6 Wahlwiederholung Wählt die zuletzt gewählte Nummer sofort Standardeinstellung: Taste 8 Zweitanruf Lässt einen zweiten Anruf während eines Gesprächs zu bzw. lehnt ihn ab Weitere Funktionen 2-7

18 2-8 Telefonieren mit SwyxPhone

19 3 Konfiguration des SwyxPhone L400 In diesem Abschnitt wird erläutert wie Sie die Funktionstasten des SwyxPhone L400 konfigurieren können. Sie können die Namenstasten und die Funktionstasten direkt am SwyxPhone L400 konfigurieren oder - komfortabel - mit Hilfe eines SwyxIt!, welches unter demselben Benutzerkonto angemeldet ist. Beachten Sie bitte, dass die Belegung der Leitungstasten und der Namenstasten dem Benutzerkonto zugeordnet sind. Damit sind diese Tasten für alle Endgeräte gleich. Beispiel: Sie haben auf Ihrem SwyxIt! die <Namenstaste 1> belegt mit der Nummer Dann ist die Taste, die auf Ihrem SwyxPhone L400 oder auf SwyxPhone L420 mit der <Namenstaste 1> belegt ist, auch mit dieser Nummer belegt. Ändern Sie die Belegung auf Ihrem SwyxPhone L400, so wird die Belegung auch in Ihrem Benutzerprofil in SwyxIt! geändert. 3.1 Konfiguration am SwyxPhone L400 direkt Die Belegung der Namenstasten und die sofortige Umleitung können Sie direkt mit Hilfe Ihres SwyxPhone L400 festlegen. Möchten Sie die Funktionstasten mit anderen Funktionen belegen, so benutzen Sie bitte SwyxIt!, das mit Ihrem Benutzerkonto angemeldet ist oder wenden Sie sich an Ihren Administrator. Namenstaste belegen Sofortige Umleitung konfigurieren So belegen Sie eine Namenstaste mit einer Rufnummer 1. Drücken Sie die Namenstaste, die Sie konfigurieren möchten, zwei Sekunden lang. Die zugeordnete LED beginnt zu blinken. 2. Geben Sie die Rufnummer ein. 3. Zum Speichern der eingegebenen Nummer drücken Sie die Namenstaste erneut. Die LED erlischt. Die Rufnummer ist gespeichert. Die Eigenschaft der Namenstaste Anwahl sofort oder Direktansprache bleibt unverändert. Diese Eigenschaft können Sie nur mit Hilfe von SwyxIt! ändern. So konfigurieren Sie die sofortige Umleitung 1. Drücken Sie die Taste Umleitung zwei Sekunden lang. Die zugeordnete LED beginnt zu blinken. 2. Geben Sie eine Rufnummer ein, zu der alle Anrufe umgeleitet werden sollen. 3. Zum Speichern der eingegebenen Nummer drücken Sie die Umleitungstaste erneut. Die LED erlischt. Die Rufnummer ist gespeichert. Schalten Sie nun die sofortige Umleitung an Ihrem SwyxPhone L400 an bzw. aus, in dem Sie auf die Umleitungstaste drücken. Ist die sofortige Umleitung aktiviert, leuchtet die zugeordnete LED. Konfiguration des SwyxPhone L

20 Sofortige Umleitung zur Voic konfigurieren So konfigurieren Sie die Umleitung zu Standardvoic Um eine Umleitung zur Voic einzurichten, muss eine Taste Voic auf Ihrem SwyxPhone L400 eingerichtet sein. Dies ist in der Standard-Konfiguration gegeben. 1. Drücken Sie die Taste Umleitung zwei Sekunden lang. Die zugeordnete LED beginnt zu blinken. 2. Drücken Sie die Taste Voic . Die LED erlischt. Die Umleitung zur Standardvoic ist gespeichert. Schalten Sie nun die sofortige Umleitung an Ihrem SwyxPhone L400 an bzw. aus, in dem Sie auf die Umleitungstaste drücken. Ist die sofortige Umleitung aktiviert, leuchtet die zugeordnete LED. Voic s sind aufgezeichnete Sprachnachrichten, die Ihnen per zugesandt werden. Wie Sie ihre Standardvoic einrichten entnehmen Sie bitte der SwyxIt!-Dokumentation. 3.2 Konfiguration des SwyxPhone von SwyxIt! aus SwyxIt! bietet eine komfortable Möglichkeit, die Tasten Ihres SwyxPhone zu konfigurieren. SwyxPhone von SwyxIt! aus konfigurieren So konfigurieren Sie SwyxPhone von SwyxIt! aus Voraussetzung: SwyxIt! ist unter demselben Benutzerkonto angemeldet, unter dem auch das SwyxPhone angemeldet ist. 1. Öffnen Sie in SwyxIt! unter Einstellungen Benutzerprofil... die Registerkarte SwyxPhone. 2. Wählen Sie aus, welche Art von SwyxPhone Sie konfigurieren möchten. Es stehen folgende Varianten zur Verfügung: SwyxPhone L400 SwyxPhone L420 SwyxPhone L420-2 SwyxPhone L440 optipoint 600 office 3. Klicken Sie auf Konfigurieren Konfiguration des SwyxPhone L400

21 4. Es erscheint das Fenster Eigenschaften von... des ausgewählten SwyxPhone. Sie sehen ein Bild des ausgewählten Endgerätes. Die Tasten sind analog zur Anordnung auf den Telefon abgebildet. 5. Klicken Sie auf eine Taste um diese zu konfigurieren. Es erscheint das Fenster Eigenschaften von Wählen Sie die Funktion für diese Taste aus. Konfiguration des SwyxPhone von SwyxIt! aus 3-3

22 Je nach Art der Taste (hier: Leitungstaste) steht Ihnen eine weitere Registerkarte zur Verfügung. Hier können Sie direkt die Parameter (z.b. Rufnummer) eingeben. 7. Klicken Sie auf OK, um die Parameter zu bestätigen. 8. Wählen Sie die nächste Taste des Telefons und verfahren Sie analog. 9. Haben Sie alle Tasten nach Ihren Wünschen belegt, klicken Sie auf OK. 10. Schließen Sie anschließend den Dialog Eigenschaften von... des Benutzerprofils durch klicken auf OK. Die neuen Parameter werden gespeichert und stehen Ihnen an Ihrem SwyxPhone sofort zur Verfügung. 3-4 Konfiguration des SwyxPhone L400

23 4 Fernbedienung eines SwyxPhone durch ein CTI-SwyxIt! In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie SwyxPhone L400 mit Hilfe eines CTI-SwyxIt! vom PC aus fernbedienen können. Das heißt, Sie wählen am PC, führen Ihre Gespräche aber wie gewohnt über das Telefon. Mit der CTI-Funktionalität können Sie Gesprächspartner vom PC aus anwählen, z.b. aus Outlook-Kontakten heraus, aber das Gespräch wie gewohnt mit dem Telefonapparat führen. Auch wenn SwyxPhone von einem anderen CTI-SwyxIt! fernbedient wird, stehen Ihnen jederzeit direkt an SwyxPhone alle Telefoniefunktionen weiterhin zur Verfügung. SwyxIt! kann nur ein SwyxPhone, das unter dem gleichen Benutzer bei SwyxServer angemeldet ist. Hierzu wechselt SwyxIt!, von dem die Bedienung ausgeht, in den CTI-Modus. Ist nur ein weiteres SwyxPhone unter dem gleichen Benutzer an SwyxServer angemeldet, so erfolgt die Verknüpfung automatisch. Möchten Sie als Endgerät ein SwyxPhone L400 verwenden, achten Sie bitte darauf, dass zu diesem Zeitpunkt kein weiteres Endgerät unter Ihrem Benutzerkonto angemeldet ist. Nur in diesem Falle ist eine eindeutige Verknüpfung zwischen Ihrem SwyxIt! und Ihrem SwyxPhone L400 herzustellen. Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen am CTI-SwyxIt! für den fernbedienten Telefonie-Client zur Verfügung: Wählen Sie können sowohl aus Outlook oder einer anderen Anwendung heraus wählen, als auch über die Anruf- bzw- Wahlwiederholungsliste und aus den Telefonbüchern heraus. In diesem Falle markieren Sie die Telefonnummer und klicken auf den Hörer (Blockwahl). Alternativ können Sie auch erst auf den Hörer klicken (die Leitung wird aktiv) und einzelne Ziffern am PC eingeben. Telefonfunktionen wie Halten, Makeln, Verbinden, Konferenzen einleiten, Rückruf oder Rückruf bei Besetzt Einstellungen Tastenbelegungen (Namen und Verknüpfungen), Signalisierungen (Ruf- sowie Status-), Umleitungen, Voic und Call Routing Manager bzw. Skin (nur bei SwyxIt!), sind dem Benutzerkonto zugeordnet und deshalb für das fernbediente Telefonie-Endgerät und CTI- SwyxIt! gleich. Mit einem CTI-SwyxIt! können Sie folgende Funktionen nicht nutzen: Mitschneiden Anwendungsfreigabe Lautsprechertaste und Mikrofon des CTI-SwyxIt! haben keine Auswirkungen Fernbedienung eines SwyxPhone durch ein CTI-SwyxIt! 4-1

24 CTI-SwyxIt! einrichten Fernbedienung beenden So richten Sie SwyxIt! als CTI-SwyxIt! ein 1. Klicken Sie in der Menüleiste auf Einstellungen CTI Als CTI SwyxIt! verwenden. 2. SwyxIt! wird sich ab- und anschließend als CTI-SwyxIt! wieder bei SwyxServer anmelden. Nach der Anmeldung sucht SwyxIt! nach einem Telefonie-Endgerät, das an diesem SwyxServer unter demselben Benutzer angemeldet ist. Ist lediglich ein weiteres Endgerät (SwyxIt! und SwyxPhone) angemeldet, so wird sofort eine Verknüpfung hergestellt. Sind mehr als ein weiteres Endgerät angemeldet, so erscheint im Display Suche zu steuerndes Endgerät. An allen Telefonie-Endgeräten (SwyxIt! und SwyxPhone) erscheint eine Meldung, den Fernbedienungswunsch zu akzeptieren. Akzeptieren Sie durch klicken auf OK an SwyxIt! bzw. wählen Sie in der Menüleiste Einstellungen CTI Verknüpfung annehmen oder durch Betätigen der OK-Taste an SwyxPhone. 3. Akzeptiert ein Telefonie-Endgerät den Fernbedienungswunsch, so wird die Verknüpfung gestartet. Sie können nun alle Funktionen für das fernbediente Telefonie-Endgerät auf dem CTI-SwyxIt! ausführen. 4. Sie können die Suche des CTI-SwyxIt! nach einem Telefonie-Endgerät abbrechen, in dem Sie in der Menüleiste Einstellungen CTI Verknüpfung abbrechen auswählen. Möchten Sie als Endgerät ein SwyxPhone L400 verwenden, achten Sie bitte darauf, dass zu diesem Zeitpunkt kein weiteres Endgerät unter Ihrem Benutzerkonto angemeldet ist. Nur in diesem Falle ist eine eindeutige Verknüpfung zwischen Ihrem SwyxIt! und Ihrem SwyxPhone L400 herzustellen. Für jedes Windows Benutzerkonto kann zur gleichen Zeit nur ein SwyxIt! im CTI-Modus betrieben werden. Beachten Sie bitte, dass ein CTI-SwyxIt! sich nicht anmelden kann wenn nicht genügend CTI-Lizenzen auf SwyxServer vorhanden sind. Fragen Sie hierzu Ihren Administrator. Wird ein SwyxPhone fernbedient, so stehen dort während der Fernbedienung so viele Leitungen zu Verfügung, wie die Oberfläche des CTI-SwyxIt! bietet. Wird während der Installation von SwyxIt! bereits die CTI-Funktionalität aktiviert, so gilt diese für alle Benutzer, die auf diesem PC SwyxIt! starten. Unabhängig davon kann jeder Benutzer dieses PCs mit Hilfe des Kontrollkästchens Als CTI SwyxIt! verwenden die CTI- Funktionalität wieder deaktivieren. So beenden Sie die Fernbedienung mit CTI-SwyxIt! Voraussetzung: SwyxIt! ist im CTI-Modus, d.h. SwyxIt! bedient ein anderes SwyxIt! oder SwyxPhone aus der Ferne. 1. Klicken Sie in der Menüleiste des CTI-SwyxIt! auf Einstellungen CTI Verknüpfung lösen. Die Verbindung zwischen dem CTI-SwyxIt! und dem fernbedienten SwyxIt! bzw. SwyxPhone wird gelöst. SwyxIt! bleibt weiter im CTI-Modus. 4-2 Fernbedienung eines SwyxPhone durch ein CTI-SwyxIt!

25 Fernbedienung beenden Fernbedienung erneut starten So beenden Sie die Fernbedienung am fernbedienten SwyxIt! Voraussetzung: SwyxIt! wird von einem anderen SwyxIt! fernbedient 1. Klicken Sie in der Menüleiste des fernbedienten SwyxIt! auf Einstellungen CTI Verknüpfung abbrechen. Die Verbindung zwischen dem CTI-SwyxIt! dem fernbedienten SwyxIt! wird gelöst. Die Verbindung kann nicht von einem fernbedienten SwyxPhone aus gelöst werden. In diesem Fall lösen Sie die Verbindung bitte mit Hilfe des CTI-SwyxIt!. So starten Sie die Fernbedienung mit CTI-SwyxIt! erneut 1. Klicken Sie in der Menüleiste auf Einstellungen CTI Verknüpfung starten. SwyxIt! sucht erneut ein Telefonie-Endgerät, das an diesem SwyxServer unter demselben Benutzer angemeldet ist. Ist lediglich ein weiteres Endgerät (SwyxIt! und SwyxPhone) angemeldet, so wird sofort eine Verknüpfung hergestellt. Sind mehr als ein weiteres Endgerät angemeldet, so erscheint im Display Suche zu steuerndes Endgerät. An allen Telefonie-Endgeräten (SwyxIt! und SwyxPhone) erscheint eine Meldung, den Fernbedienungswunsch zu akzeptieren. Akzeptieren Sie durch klicken auf OK an SwyxIt! bzw. wählen Sie in der Menüleiste Einstellungen CTI Verknüpfung annehmen oder durch Betätigen der OK-Taste an SwyxPhone. 2. Akzeptiert ein Telefonie-Endgerät den Fernbedienungswunsch, so wird die Verknüpfung gestartet. Sie können nun alle Funktionen für das fernbedienten Telefonie-Endgerät auf dem CTI-SwyxIt! ausführen. Einstellung des Klingeln Bedienen Sie mit CTI-SwyxIt! ein SwyxPhone oder ein anderes SwyxIt! aus der Ferne, so können Sie wählen welche dieser Telefonie-Clients klingeln. Klingeln konfigurieren So konfigurieren Sie das Klingeln im CTI-Modus 1. Klicken Sie in der Menüleiste auf Einstellungen Benutzerprofil.... Die Seite Eigenschaften von... erscheint. 2. Wählen Sie die Registerkarte Ruftöne. 3. Sie haben mehrere Möglichkeiten: Nur gesteuertes Endgerät In diesem Fall klingelt nur das fernbediente SwyxPhone bzw. SwyxIt!. Nur CTI-SwyxIt! Es klingelt nur das CTI-SwyxIt!. Hier können Sie innerhalb von SwyxIt! die Ruftöne entsprechend variieren. Beide Endgeräte Es klingeln sowohl das CTI-SwyxIt! als auch das fernbediente SwyxPhone bzw. SwyxIt!. Fernbedienung eines SwyxPhone durch ein CTI-SwyxIt! 4-3

26 4-4 Fernbedienung eines SwyxPhone durch ein CTI-SwyxIt!

27 Anh. A: Aufstellen & Anmelden Dieses Kapitel informiert Sie über die notwendigen Voraussetzungen und erforderlichen Einstellungen für die Inbetriebnahme von SwyxPhone L400. A.1 Lieferumfang A.2 Systemvoraussetzungen Bei der Auslieferung enthält die Verpackung: SwyxPhone L400 Telefonhörer und Spiralkabel Netzwerkkabel Einlegkarten und Plastikabdeckungen für die programmierbaren Tasten Damit Sie mit SwyxPhone L400 telefonieren können, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein: Stromversorgung (Netzteil oder Power over LAN) Netzwerk mit TCP/IP-Protokoll Betriebsbereiter 10/100 Base-T-Ethernet-Anschluss Installierter und betriebsbereiter SwyxServer SwyxWare-Benutzerkonto und PIN müssen auf dem SwyxServer eingerichtet sein ( Automatischen Anmelden ist für SwyxPhone L400 aktiviert.) Für die Konfiguration von SwyxPhone L400 ist ein konfigurierter DHCP-Server notwendig. Zusätzliche Informationen finden Sie in der SwyxWare-Dokumentation. Anmeldung und Konfiguration von SwyxPhone L400 erfolgen dann automatisch durch den Server. A.3 SwyxPhone L400 anschließen Die Stromversorgung für Ihr SwyxPhone L400 kann optional direkt über das LAN-Kabel oder über ein Netzteil erfolgen. Stromversorgung über Netzteil Im Lieferumfang von SwyxPhone L400 ist kein Netzteil für die Stromversorgung enthalten. Dieses muss zusätzlich bestellt werden. Ein Netzteil kann zwei SwyxPhone L400 gleichzeitig mit Strom versorgen. Stromversorgung über LAN Wenn Ihr Netzwerk die Stromversorgung über das LAN (Power over LAN) unterstützt, können Sie Ihr SwyxPhone L400 auch ohne Netzteil mit Strom versorgen. Aufstellen & Anmelden A-1

28 So schließen Sie SwyxPhone L400 an Die beiden Seiten des Hörerkabels sind mit identischen vierpoligen RJ-11-Steckern ausgestattet. SwyxPhone L420 anschließen 1. Verbinden Sie das Hörerkabel (kurze gerade Seite) mit dem Telefonhörer. 2. Stecken Sie die lange Seite des Hörerkabels in die RJ-11-Buchse (3) auf der Unterseite des Telefons. 3. Stecken Sie das LAN-Kabel (RJ-45-Stecker) in die LAN-Buchse (2) auf der Unterseite des Telefons und verbinden Sie dann Ihr SwyxPhone L400 mit dem Ethernet-Datennetz. 4. Stecken Sie ggf. den RJ-11-Stecker des Netzteils in die Buchse für die Stromversorgung (1). Das Netzteil hat zwei Buchsen, die entgegen der Beschriftung, gleichwertig sind. Sie können hier zwei SwyxPhone L400 anschließen. 5. Legen Sie das Hörerkabel in die vorgesehenen Führungsrille an der Unterseite des Telefons. Abb. A-1 Rückseite des SwyxPhone L400 Für jegliches Anschließen und Abziehen der Kabel ist SwyxPhone L400 von der Stromversorgung zu trennen! A-2 Aufstellen & Anmelden

29 A.4 Anmelden an SwyxServer Wenn Sie SwyxPhone L400 an die Stromversorgung angeschlossen haben, erfolgt automatisch ein Neustart. Während des Starts werden die IP-Netzwerkonfiguration sowie die Adresse des PhoneManagers ermittelt. Dieser Vorgang kann unter Umständen einige Sekunden dauern. Normalerweise wird z.b. nach einem Stromausfall SwyxPhone L400 automatisch an SwyxServer angemeldet. Wenn Sie sich zum ersten Mal anmelden oder Ihr Systemadministrator die automatische Anmeldung deaktiviert hat, geben Sie Ihre PIN gefolgt von einem # ein, wenn alle LEDs blinken. Benutzen Sie immer die Konfiguration via DHCP. Da SwyxPhone L400 nicht über ein Display verfügt sind die Netzwerk-Einstellungen am Telefon selbst weder einsehbar noch änderbar. Deshalb ist die Nutzung statischer IP-Adressen nicht sinnvoll. Konfigurieren Sie in der SwyxWare-Administration die Funktion des automatischen Anmeldens für SwyxPhone L400. Da der angemeldete Benutzer am Telefon nicht erkennbar ist, und keine Möglichkeit besteht diesen Benutzer abzumelden, ist die Benutzung des SwyxPhone L400 mit wechselnden Benutzern nicht sinnvoll. So nehmen Sie SwyxPhone L400 in Betrieb SwyxPhone L400 anschließen Beachten Sie, dass für die erfolgreiche Zuordnung das Benutzerkonto für das 'Automatische Anmelden' aktiviert ist und die entsprechende MAC-Adresse des SwyxPhone noch leer ist. Beides ist bei einem mit Hilfe des Konfigurations-Assistenten neu erstelltem Benutzer der Fall. 1. Starten Sie die SwyxWare-Administration und öffnen Sie die Registerkarte PhoneController unter Server-Eigenschaften. 2. Konfigurieren Sie den IP-Adress-Bereich aus dem die IP-Adressen (per DHCP) vergeben werden (z.b mit der PhoneManager-Adresse ). 3. Starten Sie die automatische SwyxPhone-Konfiguration (Scan). 4. Schließen Sie die Telefone an das Netzwerk und die Stromversorgung an. 5. Alle LEDs des SwyxPhone L400 gehen kurz an und bleiben danach für etwa zwei Minuten aus. Anschließend gibt es zwei Möglichkeiten: Alle LEDs gehen an. Dieser Zustand sollte nicht länger als 30 Sekunden dauern. Andernfalls prüfen Sie erneut die Einstellungen am PhoneController und verifizieren Sie, ob dieser noch aktiv ist. Alle LEDs blinken. Sie befinden sich im PIN-Eingabe-Zustand. Geben Sie die PIN den Benutzerkontos an, dem Sie das Telefon zuordnen möchten und schließen Sie die Eingabe mit # ab. SwyxPhone L400 ist nun betriebsbereit. Hat der Benutzer auf seinem PC bereits SwyxIt! eingerichtet, so kann er nun SwyxPhone L400 mit der CTI-Funktionalität fernbedienen. Anmelden an SwyxServer A-3

30 A-4 Aufstellen & Anmelden

31 Anh. B: Technische Details In diesem Abschnitt finden Sie die technischen Daten Ihres SwyxPhone. B.1 Pflegehinweis Wischen Sie das Gehäuse Ihres SwyxPhone mit einem leicht angefeuchtetem Tuch oder besser mit einem Antistatiktuch ab. Verwenden Sie keine Reinigungs- oder Scheuermittel. Verwenden Sie kein trockenes Tuch, da sonst die Gefahr einer Zerstörung der Elektronik durch statische Aufladung besteht. B.2 Technische Daten des SwyxPhone L400 Zulässige Umgebungsbedingungen für Betrieb: Abmessungen (Komplettgerät mit Handapparat, L * H * B): Gewicht (Komplettgerät mit Handapparat): Länge der Anschlusskabel: Netzteil-Input: Netzteil-Output: Funkentstörung: Ansagetext der Voic Wortlaut: Nachrichtenlänge: Speicher der Voic +5 C bis + 40 C 220 mm x 64 mm x 160 mm 600g Netzwerkkabel: 3m Stromversorgungskabel: Netzteil Telefon:3m 230v, 50Hz, 40W 2 x 36V, 480mA SwyxPhone L400 entspricht EN55024 (Immunity) und EN55022 Class B (Emission) und kann deshalb störungsfrei im Wohnbereich betrieben werden. Länge 10 Sekunden Guten Tag. Der von Ihnen gewünschte Teilnehmer ist zur Zeit nicht erreichbar. Bitte hinterlassen Sie nach dem Signalton eine Nachricht. Vielen Dank! Diese Ansage ist die Standardansage und kann vom Administrator oder von Ihnen selbst mit Hilfe von SwyxIt! verändert werden. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der SwyxIt!-Dokumentation. Maximal 180 Sekunden. Begrenzt durch die Größe Ihrer Mailbox, der Speicherplatz pro Aufzeichnungssekunde ist 16 KB. Die Konformität des Gerätes zu der EU-Richtlinie 1999/5/EG wird durch das CE-Kennzeichen bestätigt. Technische Details B-1

32 B.2.1 Wiederherstellen des Lieferzustandes Sie können durch eine entsprechende Prozedur die Werkseinstellungen eines SwyxPhone L400 wieder herstellen. Wiederherstellen der Werkseinstellungen So stellen Sie den Lieferzustand eines SwyxPhone L400 wieder her 1. Ziehen Sie den Stecker aus der Stromversorgung; bei Power over LAN ziehen Sie den Netzwerkstecker. 2. Stellen Sie die Stromversorgung wieder her. 3. Nehmen Sie den Hörer ab. 4. Drücken Sie gleichzeitig die Ziffern 2, 8 und 9 ca. eine Minute (!) lang. 5. Geben Sie anschließend die Ziffernfolge ein und beenden Sie Ihre Eingabe mit #. 6. Legen Sie den Hörer wieder auf. 7. SwyxPhone L400 startet neu und hat nach ca. zwei Minuten wieder die Einstellungen des Lieferzustandes. B-2 Technische Details

33 - A - Index Abmessungen B -1 Anmelden Am SwyxServer A -3 Anruf Alle umleiten 2-5 Beenden 2-2 Übernehmen 2-2 Umleiten 2-5 Anrufen Teilnehmer 2-1 Anschließen SwyxPhone A -2 Aufstellen A -1 - B - Beenden eines Gesprächs C - CorNet -Protokoll 1 -ii CTI 4-1 Beenden 4-2 Einrichten 4-2 Klingeleinstellung F - Fernbedienung von SwyxIt! 4-1 Fernbedienung von SwyxPhone 4-1 Freisprecheinrichtung 2-5 Funktionstaste Konfigurierbar G - Gespräch Beenden 2-2 Übergeben 2-4 Übernehmen 2-2 Gesprächsübergabe ohne Rückfrage 2-4 Gewicht B -1 - K - Kabellänge B -1 Kurzwahltaste L - L1-L4 1-2 Lautsprecher 2-5 Lautstärke Hörer 2-6 Lautsprecher 2-6 Lautstärkeregelung (Taste) 1-1 Leistungsaufnahme B -1 Leitungstaste 1-2 Lieferumfang A -1 Lieferzustand wiederherstellen B -2 - M - Makeln N - Nachrichtenlänge maximal B -1 Namenstaste P - Pflegehinweis B -1 - R - Rückfragen 2-3 Ruf Alle umleiten 2-5 Rufumleitung S - Sofortige Umleitung 2-5 Swyx-Familie 1 -i SwyxIt! 1 - ii SwyxPhone Abbildung 1-1 Anschließen A -2 Pflegehinweis B -1 SwyxPhone L ii SwyxServer 1 -i Anmelden A -3 SwyxWare 1 -i Systemvoraussetzungen A -1 - T - Taste Zifferntasten 1-1 Tastenkurzbeschreibung 1-1 Technische Daten B -1 Teilnehmer Anrufen 2-1 Makeln zwischen 2-3 Verbinden 2-4 Telefonieren Mit SwyxPhone U - Übergeben Gespräch 2-4 Übernehmen eines Anrufs 2-2 Umgebungsbedingungen für das Telefon B -1 Umleiten 2-5 Alle Rufe 2-5 Anruf 2-5 Umleitung V - Verbinden 1-3, 2-4 Verbindung Wechseln zwischen 2-3 Voic 1-3 abhören 1-3 Ansagetext B -1 aufzeichnen 1-3 Versenden W - Wahlwiederholung 1-3 Wechseln Zwischen mehreren Verbindungen 2-3 Werkseinstellungen wiederherstellen B-2 - Z - Zifferntasten 1-1 Index 1-1