Ein komplettes Layout mit Word erzeugen

Transkript

1 Ein komplettes Layout mit Word erzeugen Inhalt Einleitung... 1 Druck-PDF mit PDFCreator... 2 Spezielle Druckseitenformate in Windows definieren... 7 Word-Layout erzeugen... 8 PDF erstellen aus Word... 9 PDF-Grundcheck mit Adobe Reader Nutzungsbestimmungen Diese Publikation ist Eigentum von flyerwire. Bei Nutzung zum Zwecke von Präsentationen oder ähnlichem ist die Quellenangabe sowie die Firma flyerwire in jedem Fall aufzuführen. Verlinkungen direkt zu dem Dokument sind strikt untersagt. Eine kommerzielle Nutzung ist in jedem Fall untersagt. Dieses Dokument ist gegen Veränderungen geschützt. Das Entfernen der Sicherheitseinstellungen stellt eine Verletzung der Nutzungsbestimmungen dar. Trotz größter Sorgfalt bei der Erstellung dieser Dokumentation übernimmt flyerwire keine Garantie für deren Richtigkeit. Für eventuelle Schäden, die durch die Anwendung der dokumentierten Information entstehen, übernimmt flyerwire keine Haftung oder Gewähr. Einleitung Erst durch die Einführung des PDF-Formates ist es möglich geworden, auch in Office-Anwendungen wie Word offsetfähige Dateien zu erstellen. Professionelle Layoutprogramme kann Word trotzdem nicht ersetzen und ein zu großzügiger Umgang mit dem Funktionsumfang von Word kann weitere Probleme hervorrufen. Beachten Sie die hier beschriebenen Punkte, sollte Ihrem Druckprodukt nichts im Wege stehen. Die hier genannte Vorgehensweise eignet sich grundsätzlich auch für PowerPoint. Beachten Sie bei PowerPoint, dass es sich um ein Programm für Beamerpräsentationen handelt. Auflösung und Standardformate sind dafür ausgelegt und müssen in jedem Fall konfiguriert werden. Vergessen Sie bitte nicht, sich über die Dokumentenvorgaben für Ihr Produkt zu informieren, bevor Sie mit der Arbeit beginnen. Sie finden dort Informationen z.b. zu Beschnitt, Sicherheitsabstand und korrekten Falzmaßen, welche für die weitere Verarbeitung notwendig sind. Sie finden diese Angaben direkt bei der Auswahl des Produktes auf unserer Internetseite. 1

2 Druck-PDF mit PDFCreator Sonderzeichen Sonderzeichen, wie z.b. der oder sind nicht immer echter Bestandteil Ihrer benutzten Schrift. Windows zeigt diese trotzdem an. Es konstruiert diese sozusagen vor Ihren Augen am PC. Prüfen Sie Ihr PDF darauf, ob diese Symbole auch wirklich noch erhalten sind, durch ein ersetzt wurden oder sonst irgendwie verändert dargestellt werden. Um sicher zu gehen, deaktivieren Sie in den Grundeinstellungen von Adobe Reader die Funktion: Systemschriften verwenden. Mit dem PDFCreator ist eine druckfähige, gute Qualität von PDF-Dateien erreichbar. Allerdings sind dafür eine Reihe von Einstellungen notwendig, da einige wichtige Spezifikationen in den PDF-Dateien grundsätzlich vorhanden sein müssen. Dies betrifft die Schrifteinbettung, den Farbraum, die Auflösung von Bildern und einige andere Faktoren. Im Hinblick auf die Farbsicherheit muss erwähnt werden, dass diese in erster Linie von der eingesetzten Layoutsoftware und deren Möglichkeiten bestimmt wird. Officeanwendungen sind Programme, welche im RGB- Farbraum arbeiten (siehe Infobox). Eine Farbraumkonvertierung in cmyk bleibt unausweichlich. Dabei wird sich die Farbe geringfügig verändern. Damit auch Sie in den Genuss solcher PDF-Dateien und somit einer optimalen Druckdatei kommen, haben wir eines dieser Freewareprogramme hier ausgewählt und erklären die notwendigen Einstellungen. Bitte beachten Sie, dass PDFCreator keine Entwicklung von flyerwire ist, sondern OpenSource. flyerwire übernimmt keinerlei Verantwortung für eventuelle Schädigungen Ihres Computers durch den Einsatz der Software. Des Weiteren übernimmt flyerwire keinen Support für diese Software über dieses Tutorial hinaus. Download und Installation PDFCreator ist ein freies Anwenderprogramm, welches zum Erstellen von PDF-Dateien dient. Dieses können Sie sich im Internet kostenlos herunterladen. Zu finden ist es über eine der zahlreichen Suchmaschinen im Netz. Wählen Sie Datei speichern, um die Datei auf Ihrem PC abzulegen, beispielsweise auf dem Desktop. Sofern Sie mit dem Internet Explorer arbeiten, steht Ihnen eine Funktion Ausführen zur Verfügung. Diese können Sie wählen, wenn Sie PDFCreator nicht speichern möchten und nur zur Installation downloaden. Nach dem Download starten Sie die Installationsroutine der heruntergeladenen Datei. Beachten Sie die Installationshinweise. 2

3 Drucker konfigurieren Damit Ihre PDF-Dateien den Spezifikationen für den Druck entsprechen, ändern Sie, wie in den Screenshots gezeigt, folgende Einstellungen. Achten Sie darauf, dass PDFCreator als Standarddrucker definiert sein muss. Hierzu müssen Sie den Drucker markieren, durch Drücken der rechten Maustaste das Kontextmenü öffnen und den Drucker als Standard definieren. PDF/X-1a PDF/X-1a ist eine Normung, welche festschreibt, wie PDF- Dateien aufgebaut sein müssen, um von Druckereien verarbeitet werden zu können. Einige Inhalte: - Schriften müssen eingebettet sein. - Bilder müssen eingebettet sein. - PDF darf über keinerlei Schutzeinstellungen verfügen. - Scripte, Interaktionen oder Formularfelder im PDF sind verboten. - Farben dürfen nur cmyk oder Sonderfarben sein. - Eine Endformatbox muss definiert sein. uvm. Sie sehen, das Thema ist äußerst komplex. Um Ihnen ein sicheres Verarbeiten gewährleisten zu können, beachten Sie bitte unsere Hinweise und die Dateivorgaben. Denn uns liegt Ihr Produkt am Herzen. Öffnen Sie in der Systemsteuerung von Windows den Menüpunkt Drucker u. Faxgeräte. Wählen Sie den neuen Drucker PDFCreator. Öffnen Sie das Kontextmenü (rechte Maustaste) und den Menüpunkt Druckereinstellungen. Wählen Sie nun die Option: Erweitert. Übernehmen Sie die Einstellungen wie in der rechten Ansicht ersichtlich und bestätigen Sie dies mit OK. 3

4 Wiederholen Sie den Aufruf des Kontextmenüs, öffnen Sie nun den Menüpunkt Eigenschaften. In der Registerkarte Geräteeinstellungen übernehmen Sie die hier angegebenen Einstellungen und bestätigen mit OK. 4

5 Einstellungen im PDFCreator Druckmonitor Nachdem der Drucker eingerichtet ist, sind im eigentlichen Programm PDFCreator Einstellungen für die PDF-Norm vorzunehmen. Öffnen Sie dazu das Programm PDFCreator: Start - Programme - PDFCreator. Wählen Sie den Menüpunkt Drucker - Einstellungen. Ändern Sie alle Optionsfelder so, dass diese mit den hier aufgeführten Screenshots identisch sind. Im Anschluss steht Ihnen in allen Anwendungen ein PDF- Drucker zur Verfügung. Allgemeinen Einstellungen Schrifteinbettung Das PDF kann Schriften grundsätzlich in zweierlei Art aufnehmen. 1. Nicht eingebettet Dadurch wird ein PDF schlanker in seiner Größe und eignet sich hervorragend dafür, schnell Informationen z.b. über das Internet zu verbreiten. Acrobat holt sich die Schrift vom Betriebssystem des Betrachters bzw. wenn nicht vorhanden, simuliert es diese. Problem: Bei der Verarbeitung in Druckereien kann auf den Originalfont nicht zugegriffen werden. 2. Schrift eingebettet Die Schrift ist komplett oder mit allen verwendeten Zeichen Bestandteil des PDF. Nur solche PDF-Dateien können in Druckereien verarbeitet werden. Manche Schrifthersteller schützen ihre Schriften gegen die Einbettung. Viele Programme bieten deshalb Funktionen an, die Schrift in Kurven (Grafiken) zu wandeln - Office nicht. In diesem Fall hilft nur der Griff zu einer ungeschützten Schrift. Wählen Sie in dem linken Reiter Formate - das Format PDF. Kompatibilität, Auflösung und Überdruckmodus korrekt einstellen. Komprimierung Falsche Bildeinstellungen wirken sich deutlich und direkt auf die Druckqualität aus. Wichtig: Auch Systemschriften müssen zwingend in ein PDF eingebunden sein! 5

6 Schriftart RGB vs. cmyk Office-Programme arbeiten intern immer im Farbmodus RGB. Alle Farben werden aus den Grundfarben Rot-Grün-Blau gemischt. Druckmaschinen arbeiten allerdings im cmyk-modus. Das bedeutet, dass alle darstellbaren Farben aus den Farben cyan, magenta, yellow und key (Kontrastschwarz) gemischt werden. Hinzu kommt, dass RGB- und cmyk-farbräume unterschiedlich viele Farbkombinationen darstellen können. Der cmyk- Farbraum ist deutlich kleiner. RGB-Daten müssen zwingend in den CMYK-Farbraum umgewandelt werden. Dabei entstehen natürlich Farbveränderungen. Durch moderne, hochkomplexe Farbumrechnungsalgorithmen wird die Abweichung zwar so gering wie möglich geschehen - sichtbar ist sie trotzdem und kann zudem bei jeder Berechnung unterschiedlich ausfallen. Office eignet sich somit nicht für die farbverbindiche Produktion. Dafür benötigen Sie professionelle Grafikprogramme und ein gehöriges Know-How im Bereich Farbmanagement. Schriften müssen zwingend in einem PDF eingebunden sein, damit es verarbeitet werden können. Farbeinstellungen Im Offsetdruck werden Farben aus cyan, magenta, yellow und key (Black) gemischt, dem cmyk- Farbmodus. Überdruckeinstellungen sollten erhalten bleiben. Prüfen Sie diese später im Adobe Reader (Grundeinstellung - Überdruckvorschau), um unliebsame Überraschungen zu vermeiden. Sicherheit Keine Sicherheitseinstellungen einstellen. Sicherheitseinstell ungen verhindern eine Verarbeitung von PDF-Dateien. Speichern Sie alle getätigten Änderungen. Ihnen steht ab jetzt mit dem PDFCreator ein für den Druck brauchbares PDF-Erzeugungsprogramm zur Verfügung. 6

7 Spezielle Druckseitenformate in Windows definieren Das Anlegen eigener Seiteneinstellungen in Word & Co. führt oft zu unerwünschten Seitengrößen im PDF. Ursache ist, dass Office bei der Druck- oder PDF-Ausgabe auf fest definierte Papierformate des Standarddruckers zurückgreift. Ist das Format nicht vorhanden, wird das nächstgrößere Format gewählt. Beispiel: A6-Flyer: Format inklusive Beschnitt 109 mm 152 mm. Nach der PDF-Erzeugung ist dieses Dokument jedoch ein A4. Mit einigen Einstellungen im Druckermenü von Windows können Sie eigene Druckformate anlegen. Diese stehen Ihnen dann in Office zur Verfügung. Eine Funktion, welche von Windows gut versteckt und nicht dokumentiert wird. Wir zeigen, wie es geht. Achtung: Administrationsrechte werden benötigt. Falls Sie diese nicht haben, leiten Sie das Dokument an Ihren Administrator weiter und lassen Sie diesen das Format anlegen. Drucker-Papierformat definieren Rufen Sie die Windows-Systemsteuerung und dort den Menüpunkt Drucker und Faxgeräte auf. Gehen Sie nun auf Datei - Servereigenschaften. Hier sind alle Druck- und Faxformate hinterlegt, auf welche auch Office zurückgreifen kann. 7

8 Legen Sie ein neues Formular an (hier einen A4- Wickelfalz inkl. 4 mm Anschnitt im Querformat) und speichern Sie dieses ab. Die genauen Maße für Ihr Produkt finden Sie in den Dateivorgaben zum Produkt. Den Namen können Sie frei definieren. Achten Sie bei den Bemaßungen auf genaue Schreibweise inklusive des Leerzeichens vor der Maßeinheit. Windows nimmt es dabei sehr genau und honoriert falsche Eingaben mit einer eigentümlichen Fehlermeldung. Achten Sie darauf, die Formate bereits in der gewünschten Ausrichtung anzulegen. In diesem Fall als Querformat.! Bevor Sie nun in Word Ihr Dokument anlegen, muss der PDFCreator als Standard-Drucker definiert sein. Ist ein normaler Drucker als Standard gewählt, kann das von Ihnen angelegte Formular später nicht als Format gewählt werden. 8

9 Word-Layout Laden Sie in Word über Datei - Seiten einrichten... - Format das soeben erzeugte Papierformat. Die Ausrichtung (Hoch- bzw. Querformat) dürfen Sie nicht ändern, diese wurde bereits im Format hinterlegt. Eine Änderung würde zu einer Drehung bei der PDF-Erzeugung führen. A6_flyer Was ist beim Layouten zu beachten? Colormanagement Word ist ein Programm zum Ansteuern von Bürodruckern. Diese arbeiten im RGB-Farbmodus. Für den Offset gilt aber der cmyk-farbmodus (siehe Infokästchen RGB vs. cmyk). Officelayouts müssen somit in jedem Fall einer Farbraumkonvertierung unterzogen werden. Dabei wird sich die Farbe ändern! Bildbearbeitung und Effekte Word kann zwar Bilder importieren. Dabei sollte man es aber auch schon belassen. Die meisten Werkzeuge in Word zur Bildnachbearbeitung führen zu Fehlern. Das gleiche gilt für jegliche anderen Spezialeffekte in Word, wie z. B. 3D- Effekte bei Schriften. Bilder sollten immer in einem Bildbearbeitungsprogramm vorbereitet werden und im RGB-Farbmodus vorliegen. Word wandelt Bilder beim Import in den RGB-Farbmodus. Was zu doppelter Konvertierung und damit weiteren Verlusten im Bereich Farbe führt. Arbeiten Sie nur mit Bildern in den Formaten JPG oder TIF. Niemals mit GIF oder WMF. Für Grafiken verwenden Sie EPS oder ebenfalls JPG bzw. TIF. Die Auflösung der Bilder sollte 300 dpi entsprechen. Vermeiden Sie runde Rahmenformen und Stilvorlagen sowie eigene Hintergründe von Word. Diese führen in der Regel zu Problemen. Textrahmen eignen sich optimal für die Textanordnung auf Flyern. TIPP zur Vorgehensweise Erstellen Sie Ihren Hintergrund in einem Bildbearbeitungsprogramm. Optimieren Sie dort auch alle weiteren Bilder und Grafiken. Erstellen Sie Ihr Wordlayout, importieren Sie die Bilder. Für Texte legen Sie sich Textrahmen an. 9

10 PDF erstellen aus Word Gehen Sie zunächst über das Menü auf Datei - Drucken... Klicken Sie auf den Button Eigenschaften um in die erweiterten Einstellungen des Druckers zu gelangen. Wählen Sie nun Erweitert. Es öffnen sich die erweiterten Optionen des PDFCreators, in denen Sie das bereits erzeugte Flyerformat auswählen. Nachdem Sie das Papierformat angegeben und nochmals alle weiteren Einstellungen geprüft haben, können Sie die Dialogfenster mit OK schließen, bis Sie sich wieder im Druckmenü befinden. 10

11 Bildauflösung / JPG Bildauflösung Für eine gute Druckqualität müssen Bilder für den Offsetdruck eine festgelegte Mindestauflösung und Qualität besitzen. Bei farbigen und graustufigen Bildern sind dies 300 dpi. Bei Strichbildern (bestehen nur aus Weiß und 100% Schwarz - keine Grauabstufungen) sind dies mindestens 600 dpi. Beachten Sie, dass ein Hochrechnen in Bildprogrammen die Qualität nicht verbessert. JPG-Komprimierung Wenn Ihre Bilder bereits als JPG vorliegen, speichern Sie diese vor weiteren Korrekturen erst einmal als TIFF ab. JPG ist ein Komprimierungsverfahren. Mit jedem erneuten Speichervorgang verschlechtert sich die Qualität. Erst wenn Ihr Bild fertig ist, nutzen Sie das JPG- Format. Komprimieren Sie JPG- Bilder dabei immer mit der maximalen Qualität. Bilder in Office Bildveränderungen in Officeanwendungen können zu bösen Überraschungen führen. Diese arbeiten zeilenbasiert, was dazu führen kann, dass Bilder bei der PDF-Erzeugung nach jeder Textzeile zerschnitten werden. Der Effekt tritt verstärkt auf, wenn in Office Bildveränderungen (Kontrast etc.) durchgeführt werden. Man sieht dies nicht am Monitor - nach dem Druck kann es sich allerdings durch weiße Linien in den Bildern bemerkbar machen. Klicken Sie auf Drucken. Im Falle des PDFCreators öffnet sich nun ein neues Fenster, in dem Sie dem PDF weitere Angaben mitgeben können, wie z. B. den Dokumententitel und das Erstellungsdatum. Tätigen Sie Ihre gewünschten Eingaben und bestätigen Sie den Dialog. Geben Sie den Speicherort für Ihr PDF ein. Das PDF wird nun erstellt, Sie können mit der Prüfung im Adobe Reader fortfahren. Rufen Sie im Anschluss das fertige PDF in dem Adobe Reader auf, um den notwendigen Grundcheck durchzuführen. 11

12 PDF-Grundcheck mit Adobe Reader Grundsätzlich muss ein PDF vor dem Upload geprüft werden. Nur so können Sie sicherstellen, dass sich in Ihrem Layout nicht z. B. unerwünschte Überdruckeinstellungen eingeschlichen haben. Auch können Sie mit wenigen Klicks überprüfen, ob alle Schriften im PDF eingebettet sind. Mit Adobe Reader können Sie, neben der reinen visuellen Prüfung, folgende Punkte überprüfen: 1. stimmt die Seitengröße 2. sind alle Schriften eingebettet 3. stimmen die Überdruckeinstellungen Im Vorfeld sind im Adobe Reader einige Grundeinstellungen zu überprüfen bzw. zu ändern. Ändern Sie die Grundeinstellungen, wie im unteren Screenshot abgebildet Seitengröße Vergleichen Sie die Maße mit den Dateivorgaben zu Ihrem Produkt. 12

13 2. Schrifteinbettung Informationen zur Schrifteinbettung finden Sie über die Eigenschaften der Datei. Gehen Sie auf den Reiter Schriften. Neben den Schriften befindet sich der Eintrag für die Einbettungsart (eingebettet oder als Unterguppe eingebettet). Kein Eintrag an dieser Stelle bedeutet, dass die Schrift kein Bestandteil des PDF ist. Es ist unerheblich, ob es sich um ein Leerzeichen oder um leere Textboxen handelt - die Datei kann nicht verarbeitet werden! 3. Überdrucken Es ist in Layoutprogrammen möglich, Farbflächen so zu definieren, dass sie sich im Druck gegenseitig überdrucken. Nicht überdruckende Farbflächen? Wirklich? Nur mit Überdruckvorschau können Sie sicher sein... Beispiel: Eine gelbe Fläche liegt auf einer Cyanfläche. Im Normalfall würden nach dem Druck die überlappenden Bereiche gelb sein. Grund: Die obere Fläche hat die höhere Priorität und spart in der Regel die Untere aus. Wird nun im Layoutprogramm der gelben Fläche das Überdruckenattribut mitgegeben, überdruckt das Gelb das Cyan. Es entsteht eine Mischfarbe. In diesem Fall Grün. Achtung: Überdruckeinstellungen werden aus dem PDF übernommen.... Gelb überdruckt Cyan - es entsteht ein Grün im Druck. Im PDF sehen Sie dies nur mit eingeschalteter Überdruckvorschau. Auf der nächsten Seite sehen Sie nochmals eine Gegenüberstellung aus dem Adobe Reader mit und ohne eingeschalteter Überdruckvorschau. Ausnahme: Überdrucken von Schwarz Schwarze Schrift wird im flyerwire-workflow, wenn möglich, bis zu einer Schriftgröße von 14 pt auf Überdrucken gesetzt. Dadurch werden unschöne Blitzer vermieden, welche im Druck entstehen können, wenn unterschiedliche Farbflächen aufeinander treffen. Ursache ist die Papierausdehnung im Druck. Schrift überdruckt nicht Überdruckende Schrift Bei normalen Farbflächen wird dies durch ein Überfüllen vermieden. Dabei wird die hellere Farbe minimal vergrößert unter die dunklere Farbe gedruckt (ca. 0,08 mm). Bei feinen Schriften führt dies allerdings zu einer Schriftverfettung, weshalb überdruckt wird. Achtung: In Kurven gewandelte Schriften werden nicht automatisch überdruckt. 13

14 Überdruckvorschau aus. Führt zu einem von der Ansicht abweichenden Druckergebnis. Überdruckvorschau an. Führt zu einem von der Ansicht nicht abweichenden Druckergebnis. Der RGB- und cmyk-farbmodus. Der RGB-Farbmodus wird im Druck zu einer anderen Farbdarstellung führen, als Sie am Monitor sehen. Die Ursache liegt zum Einen in der unterschiedlichen Größe der Farbräume (RGB-Farbräume können in der Regel mehr Farben als cmyk darstellen) und zum Zweiten darin, dass beide Farbräume nicht deckungsgleich sind. Nicht alle RGB-Farben sind auch im entsprechenden cmyk-farbraum vorhanden und umgedreht. cmyk-farbmodus des Offsetdrucks subtraktive Farbmischung Selbst mit Colormanagement bedeutet eine Konvertierung keine 1:1-Umsetzung. Lediglich die Verluste werden auf ein Minimum reduziert und dadurch vorhersehbar. Bei Word bedeutet dies, dass sich das Layout, welches Ihnen in Word gezeigt wird, farblich nach der cmyk-konvertierung verändern wird. RGB-Farbmodus des Computer-Monitors additive Farbmischung Wir freuen uns auf Ihren Auftrag. Ihr flyerwire-team 14