Rechnungs und Kundenverwaltung

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1 MP Rechnungs und Kundenverwaltung Handbuch 2008 Andreas Weber 2008 Version 2.0 1/18

2 Inhaltsverzeichnis Einleitung...3 Gewährleistungsausschluß...3 Haftungsbegrenzung...3 Interpretation...3 Start...5 Einstellungen...6 Komponente: Angebote...7 Komponente: Rechnungen...8 Steuersätze...8 Rechnungsnummern...9 Komponente: Kunden...10 EUR: Einnahmen...11 EUR: Offene Posten:...12 EUR: Übersicht...13 Komponente: Produkte...14 Produktlistenimport...15 Kontenrahmen...16 Gewinn/Verlust/Umsatz Auswertung...17 Templatebeispiel...18 Andreas Weber 2008 Version 2.0 2/18

3 Einleitung MP ist eine Kunden- und Rechnungsverwaltungs-Software für Linux. Zu ihren Funktionen zählen Kundenverwaltung, Rechnungsverwaltung (+ Mahnungen), Lieferantenverwaltung, Import von Produktlisten, Export von Kunden, Lieferanten und Produktlisten nach HTML, Serienbriefdruck und Einnahmen-Überschuss-Rechnung mit an das deutsche Formular EÜR angepasstem Kontenrahmen. Das Gestalten von Rechnungs-, Angebots- und anderen druckbaren Formularen, die von MP dynamisch mit Daten gefüllt werden können, ist dank der PDF-Formularfeldtechnik sehr einfach und wird im Handbuch MP Formularlayout ausführlich beschrieben. In diesem Handbuch wird nicht auf alle Komponenten und Funktionen eingegangen, da das Programm größtenteils selbserklärend gestaltet ist. Sollten Sie Anmerkungen, Korrekturen oder Fragen bezüglich dieses Handbuchs haben, wenden Sie sich bitte an MP ist unter der GPL Version 3 lizensiert. Auszug: Gewährleistungsausschluß Es besteht keinerlei Gewährleistung für das Programm, soweit dies gesetzlich zulässig ist. Sofern nicht anderweitig schriftlich bestätigt, stellen die Urheberrechtsinhaber und/oder Dritte das Programm so zur Verfügung, wie es ist, ohne irgendeine Gewährleistung, weder ausdrücklich noch implizit, einschließlich aber nicht begrenzt auf die implizite Gewährleistung der Marktreife oder der Verwendbarkeit für einen bestimmten Zweck. Das volle Risiko bezüglich Qualität und Leistungsfähigkeit des Programms liegt bei Ihnen. Sollte sich das Programm als fehlerhaft herausstellen, liegen die Kosten für notwendigen Service, Reparatur oder Korrektur bei Ihnen. Haftungsbegrenzung In keinem Fall, außer wenn durch geltendes Recht gefordert oder schriftlich zugesichert, ist irgendein Urheberrechtsinhaber oder irgendein Dritter, der das Programm wie oben erlaubt modifiziert oder übertragen hat, Ihnen gegenüber für irgendwelche Schäden haftbar, einschließlich jeglicher allgemeiner oder spezieller Schäden, Schäden durch Seiteneffekte (Nebenwirkungen) oder Folgeschäden, die aus der Benutzung des Programms oder der Unbenutzbarkeit des Programms folgen (einschließlich aber nicht beschränkt auf Datenverluste, fehlerhafte Verarbeitung von Daten, Verluste, die von Ihnen oder anderen getragen werden müssen, oder dem Unvermögen des Programms, mit irgendeinem anderen Programm zusammenzuarbeiten), selbst wenn ein Urheberrechtsinhaber oder Dritter über die Möglichkeit solcher Schäden unterrichtet worden war. Interpretation Sollten der o.a. Gewährleistungsausschluß und die o.a. Haftungsbegrenzung aufgrund ihrer Andreas Weber 2008 Version 2.0 3/18

4 Bedingungen gemäß lokalem Recht unwirksam sein, sollen Bewertungsgerichte dasjenige lokale Recht anwenden, das einer absoluten Aufhebung jeglicher zivilen Haftung in Zusammenhang mit dem Programm am nächsten kommt, es sei denn, dem Programm lag eine entgeltliche Garantieerklärung oder Haftungsübernahme bei. Die volle Lizenz in Englischer Originalfassung : Vielen Dank, daß Sie sich für MP Rechnungs und Kundenverwaltung entschieden haben! Andreas Weber 2008 Version 2.0 4/18

5 Start Dies ist das Startbild beim ersten Start: Taschenrechner Sichern und Beenden Sie finden dort Lizenzhinweise und Verknüpfungen zu den wichtigsten Funktionen. Das Programm merkt sich danach das zuletzt benutzte Arbeitsblatt, und startet automatisch dort. Die linke Funktionsleiste steht Ihnen im gesamten Programm zur Verfügung. Sie bitet Zugriff auf folgende Funktionen: PDF Programm starten: startet den externen PDF-Betrachter Hilfeforum besuchen: öffnet Ihren Internetbrowser zum Hilfeforum Taschenrechner öffnen: startet den integrierten Taschenrechner Sichern und Beenden: sichert Ihre Datenbank und beendet das Programm Andreas Weber 2008 Version 2.0 5/18

6 Einstellungen Unter Bearbeiten -> Einstellungen können Sie alle relevanten Programmeinstellungen vornehmen. In Version 3.6 sind dies: Der Speicherort für Sicherungsdateien Der Speicherort für erzeugte PDF Rechnungen Der Speicherort für erzeugte PDF Angebote Der Speicherort für erzeugte PDF Mahnungen Die Template PDF Datei für Rechnungen Die Template PDF Datei für Angebote Die Template PDF Datei für Mahnungen Die Template PDF Datei für Serienbriefe Der globale Steuersatz. Wenn Sie von der MwSt befreit sind, geben Sie einfach 0 ein. Ihr PDF Programm Ihr Internetbrowser Das default Einnahmenkonto. Auf dieses Konto werden auch Ihre Rechnungen verbucht Das default Ausgabenkonto Währungseinstellung (DE für, CH für Sfr.) Bei der Installation werden Defaultwerte (die mitgelieferten Templates und erstellte Verzeichnisse im Programmverzeichnis u.a.) eingetragen. Andreas Weber 2008 Version 2.0 6/18

7 Komponente: Angebote Hier sehen Sie die Komponente Angebote, in der Sie Angebote für Ihre Kunden erstellen können: Sie können Netto- oder Bruttopreise eingeben, das Programm errechnet automatisch die fehlenden Werte. Zusätzlich können Sie für Angebote ein gültig bis Datum angeben. Wenn aus dem Angebot ein Auftrag ergeht, können Sie es als Auftrag markieren und mit der Schaltfläche Rechnung anlegen direkt eine Rechnung anlegen, die Sie natürlich noch bearbeiten können. Andreas Weber 2008 Version 2.0 7/18

8 Komponente: Rechnungen Hier sehen Sie die Komponente Rechnung : Die Spalten Nettopreis und Bruttopreis zeigen immer den jeweiligen Einzelpreis. In Ihrem Rechnungstemplate können Sie zusätzlich noch den errechneten Gesamtpreis pro Posten angeben. Neben der Rechnungsnummer erscheinen zusätzliche Informationen: Rechnung bezahlt, storniert, in Verzug. Eine Rechnung ist in Verzug, wenn Sie älter als 30 Tage und unbezahlt ist. Steuersätze Per Default wird immer der in den Einstellungen eingetragene globale Steuersatz eingetragen. Wenn Sie produktspezifische Mehrwertsteuersätze haben, können Sie diesen pro Rechnungsposten ändern. Andreas Weber 2008 Version 2.0 8/18

9 Rechnungsnummern Bei der ersten Rechnung entfernen Sie das Häckchen bei Automatische Rechnungsnummer und tragen in das Feld Rechnungsnummer Ihren gewünschten Startwert ein (z.b oder ). Legen Sie nun die Rechnung an. Damit haben Sie Ihr Rechnungsnummernformat eingestellt. Beachten Sie: Rechnungen können nicht gelöscht werden. Wenn Sie es versäumen, Ihr Rechnungsnummernformat einzustellen, beginnt das Programm bei Rechnungsnummer 1 und zählt automatisch hoch. Falls Sie versehentlich Rechnungen mit falscher Rechnungsnummer erstellen, müssen Sie die Rechnung stornieren. Stornierte Rechnungen erscheinen nicht in der Einnahmen-Überschussrechnung. Andreas Weber 2008 Version 2.0 9/18

10 Komponente: Kunden In der Kunden-Ansicht sehen Sie den gewählten Kunden und die zugehörigen Rechnungen des Kunden. Andreas Weber 2008 Version /18

11 EUR: Einnahmen In der Einnahmen -Ansicht erscheinen nur bezahlte Rechnungen und manuell eingegebene Einnahmen. Rechnungen können hier nicht bearbeitet werden, ledigliche manuelle Einnahmen. Andreas Weber 2008 Version /18

12 EUR: Offene Posten: In Offene Posten erscheinen die Rechnungen, die Sie nicht als bezahlt markiert haben. Andreas Weber 2008 Version /18

13 EUR: Übersicht In der Übersicht sehen Sie Ihre Einnahmen und Ausgaben aufgeschlüsselt nach Konten. Beachten Sie: diese Daten können nur stimmen, wenn Sie die Einnahmen und Ausgaben den korrekten Konten zugewiesen haben, und korrekte Werte eingegeben haben. Wenn Sie Umsatzsteuerbefreit sind, müssen Sie in den Einstellungen den globalen Steuersatz auf 0 setzen und das Standardeinnahmenkonto auf 2100 (Betriebseinnahmen als umsatzsteuerlicher Kleinunternehmer) ändern, damit Ihre Rechnungen diesem Konto zugewiesen werden. Überprüfen Sie in jedem Fall die Daten auf Korrektheit, Vollständigkeit und Plausibilität! Andreas Weber 2008 Version /18

14 Komponente: Produkte In der Produktansicht sehen Sie alle Produktdaten auf einen Blick. Produktbilder werden direkt von der angegebenen Url geladen (dazu benötigen Sie eine Internetverbindung). Andreas Weber 2008 Version /18

15 Produktlistenimport Mit dem der Produktimportkomponente können Sie Produktlisten Ihres Distributors importieren. Dazu müssen die Produktdaten als CSV-Datei in einem bestimmten Format vorliegen. Die zu importierenden Daten müssen in dieser Sortierung vorliegen: <produktnummer>;<name>;<text>;<vk>;<ek>;<tax>;<hersteller>;<warengruppenkategorie>;<warengruppenfamilie>;<warengruppe>;<url>;<ean> Zum Beispiel: ;"NPPSU023";"INTEL NPPSU023 POWERSUPPLY UK";; ;19;"INTEL";;;;" ;"NPPSU023";"INTEL NPPSU023 POWERSUPPLY UK";; ;19;"INTEL";;;;" ;"NPPSU023";"INTEL NPPSU023 POWERSUPPLY UK";; ;19;"INTEL";;;;" Im Ordner /templates/original/ finden Sie eine Beispieldatei. Kontrollieren Sie die Korrektheit ihrer Daten in der Vorschautabelle. Das Importieren kann abhängig von der Dtenstruktur und der verwendeten Hardware sehr lange dauern (~1.5h für 32000Produkte(Dual-Core2 Ghz mit Sata2-Festplatte)). Warengruppen werden ebenfalls mit importiert. Andreas Weber 2008 Version /18

16 Kontenrahmen Andreas Weber 2008 Version /18

17 Gewinn/Verlust/Umsatz Auswertung Die Diagramme passen sich automatisch ihren Zahlen an, um immer möglichst übersichtliche Darstellungen zu erreichen. Sie können sich jeweils einen Jahreszeitraum anzeigen lassen. Andreas Weber 2008 Version /18

18 Templatebeispiel Hier sehen Sie eine Musterrechnung, die mit dem enthaltenen Standardtemplate für Rechnungen erstellt wurde: Sie können die Templates beliebig an Ihre Bedürfnisse anpassen und verändern. Andreas Weber 2008 Version /18