Compliance & Risk Newsletter

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1 Ausgabe 1/2014 Februar 2014 Inhaltsverzeichnis Nachbetrachtung 1. Compliance-Stammtisch 2 Das Hamburger Compliance-Zertifikat 3 Neue gesetzliche Anforderungen an Geschäftsleiter und Verwaltungsoder Aufsichtsorgane Auslegungshinweise zur Handhabung des Verdachtsmeldewesens 8 Höher! Schneller! Weiter! Regeln für das Unternehmen 11 Termine 14 News 17 Impressum 17 6

2 Rückblick 1. Compliance- Stammtisch in München Die Anzahl Compliance-relevanter Regularien und Sachverhalte ist in der jüngeren Vergangenheit enorm angestiegen. Dieser Trend hält weiter an. Presseberichten kann man klar entnehmen, dass Compliance-Vorfälle in den letzten Jahren ebenfalls stark zugenommen haben. Dies betrifft nicht nur einzelne Industriesäulen, sondern ist eine branchenübergreifende Entwicklung, sei es in der Bank- und Finanzdienstleistungsindustrie, der Versicherungsindustrie oder der produzierenden bzw. der Dienstleistungsindustrie. Im Oktober 2013 fand unser erstes Seminar zur Compliance-Funktion nach MaRisk statt. Daraus ging der Wunsch nach einem Compliance-Austausch hervor, den wir mit dem 1. Compliance-Stammtisch in den Räumlichkeiten der Creditreform München Ganzmüller, Groher & Kollegen KG nachgekommen sind. Ziel ist der fachliche Austausch zwischen den Teilnehmern. Mit Hartmut Renz konnten wir einen erstklassigen Referenten gewinnen. Sein Impulsvortrag "Berufsbild eines Compliance Officers" bildete den Auftakt für eine Diskussion in lockerer Runde. 2

3 Das Hamburger Compliance- Zertifikat Mit der Entwicklung des Hamburger Compliance-Zertifikats haben sich die Handelskammer Hamburg und PRO HONORE e.v. als innovative Impulsgeber in der Compliance Landschaft positioniert. Nationale und internationale Geschäftspartner und Behörden fordern immer öfter den Nachweis eines funktionierenden Compliance-Programms ein. Zum Jahresende 2013 wurde in Hamburg und Schleswig- Holstein ein gemeinsames Korruptionsregister unter dem Titel Gesetz zur Einrichtung eines Registers zum Schutz fairen Wettbewerbs eingeführt. Anlass genug, ein national und international anerkanntes Compliance-Zertifikat zu initiieren. Ein interessantes Angebot, das nicht auf Hamburger Unternehmen beschränkt ist. 1. Das Hamburger Compliance Modell Die Handelskammer Hamburg hat mit Pro Honore e.v. das Hamburger Compliance-Modell ins Leben gerufen. Hierbei handelt es sich um eine Initiative, die die Anforderungen und Bedürfnisse des Mittelstandes in Sachen Compliance aufgreift. Es besteht aus den vier Elementen: Compliance-Schulungen, der Ombudsstelle PRO HONORE e.v., einem Beraterpool und dem Hamburger Compliance-Zertifikat. Alle Bereiche des Hamburger Compliance Modells sind modular nach branchenübergreifenden Querschnittsthemen und branchenspezifischen Themen aufgebaut. Mit der von der Handelskammer und PRO HONORE e.v. getragenen Hamburger Vertrauensstelle zum Schutz vor Wirtschaftskriminalität steht Unternehmen eine anerkannte Hinweisgeberstelle zur Verfügung. Soweit eine Beraterunterstützung gewünscht wird, werden über den Beraterpool kompetente Experten angeboten. Diese Berater müssen sich bei der Handelskammer akkreditieren und einschlägige Erfahrungen nachweisen. Schließlich kann eine Zertifizierung des Unternehmens durch die Handelskammer Hamburg erfolgen. Dies hat den Vorteil, dass die Chambers of Commerce nicht nur bei Behörden, sondern auch bei nationalen und internationalen Geschäftspartnern eine einschlägige Vertrauensstellung innehat. 2. Das Hamburger Compliance-Zertifikat Mit dem Hamburger Compliance-Zertifikat wird von der Handelskammer Hamburg bescheinigt, dass das Unternehmen über eine Compliance-Organisation verfügt, die geeignet ist, die unternehmensspezifischen Risikofelder effektiv und angemessen zu kontrollieren. Dies umfasst:» die Konzeption und grundsätzliche Eignung der Compliance-Organisation» die Angemessenheit im Hinblick auf Risikofelder, Geschäftsbereiche und interne Prozesse sowie» die Effektivität in der Praxis, also die Geeignetheit, korrigierende Maßnahmen durchzuführen und präventive Maßnahmen umzusetzen. 3

4 Die Zertifizierung verfolgt somit die folgenden Ziele:» Reduzierung von Haftungsrisiken für Unternehmen und Geschäftsleitung» Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit» Verbesserung des Unternehmensimages bei Geschäftspartnern, Kunden und Behörden (insbesondere bei Ausschreibungen)» Verhinderung von Vergabesperren» Dokumentation im internationalen Geschäftsverkehr, z.b. im Geltungsbereich des UK Bribery Act oder des FCPA. 3. Zertifizierungsverfahren Das Zertifizierungsverfahren läuft wie folgt: Präqualifizierungsphase Sofern das Unternehmen nicht bereits über eine Compliance-Organisation verfügt, kann es sich im Vorfeld der Zertifizierung der Präqualifizierungsphase bei der Einrichtung der Compliance-Organisation von Experten beraten lassen und unterstützt werden. Werden in der Präqualifizierungsphase Defizite festgestellt, können diese beseitigt werden. Sofern das Unternehmen bereits über eine ausreichende Compliance-Organisation verfügt, ist die Präqualifizierungsphase nicht erforderlich. Auditierung Voraussetzung für die Erlangung des Hamburger Compliance-Zertifikats ist die Durchführung eines Compliance-Audits. Maßstab dazu ist der Hamburger Compliance Standard. Die Prüfung erfolgt durch externe Auditoren, die durch das Unternehmen ausgewählt werden, aber der Handelskammer gegenüber einschlägige Kenntnisse nachweisen müssen. Der Auditor erstellt einen Auditbericht und übergibt diesen an das Unternehmen und an Pro Honore e.v. Auf Grundlage des Auditierungsberichtes prüft Pro Honore e.v., ob die Voraussetzungen für die Erteilung des Hamburger Compliance- Zertifikats vorliegen und gibt eine entsprechende Empfehlung an die Handelskammer Hamburg ab. Ergeben sich aus dem Bericht Defizite, so kann die Empfehlung unter dem Vorbehalt erfolgen, dass das Unternehmen diese in einem festgesetzten Zeitraum vollständig beseitigt. Erteilung des Hamburger Compliance- Zertifikats Liegen die Voraussetzungen vor, so erteilt die Handelskammer Hamburg das Hamburger Compliance-Zertifikat für die Dauer von drei Jahren. Es werden eine Urkunde und eine Grafikdatei zur Verfügung gestellt, damit das Unternehmen mit der Zertifizierung werben kann. Fehlt es an wesentlichen Voraussetzungen für die Verleihung des Hamburger Compliance- Zertifikats, so wird das Unternehmen unverzüglich informiert und Gelegenheit zu einer 4

5 Stellungnahme und zur Abhilfe gewährt. Kann auch daraufhin den Bedenken nicht abgeholfen werden, wird die Erteilung des Hamburger Compliance-Zertifikats endgültig versagt. Rezertifizierung Wenn sich das Unternehmen nach Ende der Laufzeit des Zertifikates redlich verhält und die erforderlichen Verfahren aufrecht erhält, kann das Hamburger Compliance-Zertifikat auf Antrag des Unternehmens durch eine Rezertifizierung verlängert werden. Das dazu erforderliche Audit kann in einem abgekürzten Verfahren durchgeführt werden, wenn das Unternehmen nachweist, dass während der vergangenen drei Jahre keine nachteiligen Veränderungen in der Compliance- Organisation vorgenommen worden sind. Der Nachweis kann durch eine entsprechende Erklärung der Geschäftsleitung und durch Vorlage der regelmäßigen Compliance-Berichte für den Audit-Zeitraum erbracht werden. Bei einer positiven Rezertifizierung gelten die Zertifikatsrechte für weitere drei Jahre. Verläuft das Rezertifizierungsverfahren negativ, wird das Unternehmen unverzüglich informiert und Gelegenheit zu einer Stellungnahme und zur Abhilfe gewährt. Kann auch daraufhin den Bedenken nicht abgeholfen werden, wird die Nutzung des Hamburger Compliance- Zertifikats untersagt. Entzug des Hamburger Compliance- Zertifikats Bei Verdacht auf Compliance-Verstöße durch das zertifizierte Unternehmen erfolgt zunächst eine Anhörung durch Pro Honore e.v. Pro Honore e.v. bewertet den kritischen Sachverhalt und gibt eine Empfehlung an die Handelskammer Hamburg. Die grundsätzlichen Handlungsoptionen sind die Einstellung des Verfahrens, gegebenenfalls auch nach Behebung eines Problems im Unternehmen, eine Abmahnung bei minder schweren Verstößen und der Entzug des Zertifikats in schweren Fällen. Die Entscheidung trifft die Handelskammer Hamburg als Zertifikatsgeberin. Fazit Mit dem Hamburger Compliance-Zertifikat steht mittelständischen Unternehmen ein wertiger Nachweis über die Compliance-Treue zur Verfügung, der national und international anerkannt ist. Der Autor Rechtsanwalt Dr. Malte Passarge, Fachanwalt für Handels- und Gesellschaftsrecht, Vorstand Institut für Compliance im Mittelstand, Geschäftsführer von Pro Honore e.v., Hamburg 5

6 Neue gesetzliche Anforderungen an Geschäftsleiter und Verwaltungs- oder Aufsichtsorgane Die Anforderungen des Basel III Pakets werden in Deutschland durch das CRD-IV- Umsetzungspaket erfüllt. In diesem Zusammenhang wurde das Kreditwesengesetz (KWG) zum angepasst. Dies bringt vor allem Änderungen für Geschäftsleiter und Aufsichtsräte mit sich. Bislang wurden die gesetzlichen Anforderungen an die Qualifikation und Amtswahrnehmung von Geschäftsleitern in 25a Abs. 1 und 33 Abs. 2 KWG, die Anforderungen an Aufsichtsräte in 36 Abs. 3 KWG geregelt. Geschäftsleiter Im Rahmen dieser Gesetzesänderung vom wurde der bekannte 25c KWG (Interne Sicherungsmaßnahmen) zum 25g KWG und mit den Gesetzesänderungen vom zum 25h KWG geändert. Der neue 25c KWG bezieht sich nun auf die Anforderungen an die Geschäftsleiter. Teile aus dem bisherigen 33 Abs. 2 KWG wurden übernommen, anderes wurde hinzugefügt, wie z.b. das laufende Fortbildungserfordernis. Neu ist in 25c Abs. 1 KWG, dass Geschäftsleiter Ihrer Aufgabe ausreichend Zeit widmen müssen. Außerdem sollen die Institute die Geschäftsleiter bei der Einführung in das Amt entsprechend unterstützen ( 25c Abs. 4 KWG). Hier ist ebenfalls geregelt, dass eine regelmäßige Fortbildung der Geschäftsleiter notwendig ist, um die laufende Aufrechterhaltung der fachlichen Eignung sicherzustellen. Aufsichts- oder Verwaltungsorgan Bestimmte Aufgaben, welche die Mitglieder des Aufsichtsrats, aber auch der Aufsichtsrat als Gremium zu erfüllen hat, werden nun in 25d KWG geregelt. Ebenso wie bei den Geschäftsleitern, müssen sich die Mitglieder des Aufsichtsorgans ausreichend Zeit für ihre Aufgaben nehmen und die erforderliche Sachkunde zur Wahrnehmung ihrer Kontrollfunktion besitzen. Auch hier muss eine ständige Weiterbildung der Mitglieder erfolgen, wie beispielsweise neue Rechtsvorschriften oder Entwicklungen im Bereich der Finanzprodukte. Das Verwaltungs- oder Aufsichtsorgan hat abhängig von der Größe, der internen Organisation und der Art, des Umfangs, der Komplexität und dem Risikogehalt der Geschäfte des Unternehmens aus seiner Mitte Ausschüsse zu bestellen. Diese sollen das Verwaltungs- oder Aufsichtsorgan beraten und unterstützen. 6

7 Dabei soll jeder Ausschuss eines seiner Mitglieder zum Vorsitzenden ernennen. Mindestens ein Mitglied eines jeden Ausschusses soll einem weiteren Ausschuss angehören, um den fachlichen Austausch sicherzustellen. Folgende Ausschüsse sind je nach Anforderung zu bilden:» Der Risikoausschuss berät zur aktuellen und zur künftigen Gesamtrisikobereitschaft und -strategie des Unternehmens.» Der Prüfungsausschuss unterstützt bei der Überwachung des Rechnungslegungsprozesses, bei der Wirksamkeit des Risikomanagementsystems, bei der Durchführung der Abschlussprüfungen und bei der zügigen Behebung der vom Prüfer festgestellten Mängel durch die Geschäftsleitung mittels geeigneter Maßnahmen.» Der Nominierungsausschuss» unterstützt bei der Ermittlung von Bewerbern für die Besetzung einer Stelle in der Geschäftsleitung.» unterstützt bei der Vorbereitung von Wahlvorschlägen für die Wahl der Mitglieder des Verwaltungs- oder Aufsichtsorgans.» unterstützt bei der Erarbeitung einer Zielsetzung zur Förderung der Vertretung des unterrepräsentierten Geschlechts im Verwaltungs- oder Aufsichtsorgan.» führt eine Bewertung der Struktur, Größe, Zusammensetzung und Leistung der Geschäftsleitung und des Verwaltungs- oder Aufsichtsorgans durch.» führt eine Bewertung der Kenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrungen sowohl der einzelnen Geschäftsleiter und Mitglieder des Verwaltungs- oder Aufsichtsorgans als auch des jeweiligen Organs durch.» Der Vergütungsausschuss» überwacht die angemessene Ausgestaltung der Vergütungssysteme der Geschäftsleiter und Mitarbeiter. Dabei achtet er vor allem auch auf die Vergütung für die Leiter der Risikocontrolling-Funktion und der Compliance-Funktion.» bereitet die Beschlüsse des Verwaltungsoder Aufsichtsorgans über die Vergütung der Geschäftsleitung vor. Dabei berücksichtigt er vor allem die Auswirkungen der Beschlüsse auf die Risiken und das Risikomanagement des Unternehmens.» unterstützt bei der Überwachung der ordnungsgemäßen Einbeziehung der internen Kontroll- und aller sonstigen maßgeblichen Bereiche bei der Ausgestaltung der Vergütungssysteme. Viele der Neuerungen in Bezug auf die Aufsichts- oder Verwaltungsorgane sind jedoch bereits heute ein Bestandteil der Arbeit in den Gremien, so dass wahrscheinlich nur geringe Anpassungen in der Praxis erfolgen müssen. 7

8 Auslegungshinweise zur Handhabung des Verdachtsmeldewesens Zum hat das Bundesfinanzministerium der Finanzen in Zusammenarbeit mit der FIU Deutschland erstmals Auslegungshinweise zur Handhabung des Verdachtsmeldewesens ( 11 GwG) herausgegeben. Den Verpflichteten soll nahe gebracht werden, wie sie Verdachtsfälle erkennen und zu behandeln haben. Voraussetzungen der Meldepflicht nach 11 Abs. 1 Satz 1 GwG Verdachtsmomente können bei jeder Geschäftsbeziehung oder Transaktionen auftreten, wobei es sich bei einer Transaktionen nicht unbedingt um eine Finanztransaktion handeln muss. Dies können alle Handlungen sein, die eine Geldbewegung oder auch eine Vermögensverschiebung bezwecken, u.a.» Unbare Transaktionen» Bartransaktionen» Sonstige Vermögensverschiebungen (z.b. Inzahlungnahmen von Wertgegenständen, Sicherungsübereignungen, Schenkungen) Von der Meldepflicht können bevorstehende, laufende, abgelehnte, noch nicht ausgeführte und bereits durchgeführte Transaktionen erfasst sein. Letztere sind unverzüglich zu melden, sobald der Verpflichtete im Nachhinein im Rahmen einer eigenen oder von einer Aufsichts- oder Strafverfolgungsbehörde initiierten Recherche des Kundenbestands Kenntnis von einem Verdachtsfall erhält. Um eine Meldung vorzunehmen muss keinesfalls Gewissheit bestehen, es reicht vollkommen aus, wenn Tatsachen auf das Vorliegen eines meldepflichtigen Verdachts hindeuten, die der Terrorismusfinanzierung oder der Geldwäsche dienen sollen. Ob die Voraussetzungen der Meldepflicht erfüllt sind, soll der Verpflichtete an Hand der vorhandenen Informationen aus der Geschäftsbeziehung beurteilen. Wichtig sind dabei Zweck und Art der Transaktion, Besonderheiten der Person des Kunden oder des wirtschaftlich Berechtigten, der finanzielle und geschäftliche Hintergrund des Kunden und die Herkunft der eingebrachten oder einzubringenden Vermögenswerte. Der Verpflichtete muss besonders aufpassen, wenn» die Transaktion oder Geschäftsbeziehung keinen wirtschaftlichen Hintergrund erkennen lässt.» die Art und Höhe bzw. die Herkunft der Vermögenswerte oder der Empfänger der Transaktion nicht zu den dem Verpflichteten bekannten Lebensumständen / zu der Geschäftstätigkeit des Kunden passen. 8

9 » die Transaktion nicht auf direkten Weg, sondern über Umwege abgewickelt werden soll. Oder wenn Transaktionswege genutzt werden sollen, die kostenintensiv und / oder wirtschaftlich sinnlos sind. Die Methoden im Bereich der Geldwäsche und der Terrorismusfinanzierung ändern sich laufend. Hinweise auf Einzelfall- beurteilungen geben die von der Zentralstelle für Verdachtsmeldungen (FIU) erstellten Anhaltspunktepapiere (nur im gesicherten Bereich einsehbar). Empfänger der Verdachtsmeldung Die Verdachtsmeldung muss an die Zentralstelle für Verdachtsmeldungen (FIU) und die örtlich zuständige Strafverfolgungsbehörde des Bundeslandes in dem der Betroffene/Verdächtige seinen Geschäfts- oder Wohnsitz hat, geschickt werden. Ist der Geschäfts- oder Wohnsitz nicht bekannt, dann ist die örtlich zuständige Strafverfolgungsbehörde des Bundeslandes zuständig, wo die Transaktion durchgeführt wurde, bzw. der Sitz des Verpflichteten. Das interne Meldeverfahren Durch die Erstellung von Arbeits- und Organisationsanweisungen hat der Verpflichtete sicherzustellen, dass alle internen Verdachtsfälle von den Mitarbeitern, dem Geldwäschebeauftragten oder der Geschäftsleitung in prüfungstechnisch nachvollziehbarer Art und Weise zur Beurteilung und Entscheidung vorgelegt und dokumentiert werden. Organisatorische Ausgestaltung des Verdachtsmeldeverfahrens Der Verpflichte muss eine unverzügliche Meldung an die FIU und an die Strafverfolgungsbehörde gewährleisten. Dazu gehört nicht die einfache, briefliche Übersendung. Wenn von der Strafverfolgungsbehörde ein sicheres elektronisches Verfahren zur Übermittlung zur Verfügung gestellt wird, dann ist dieses zu verwenden. Die Verdachtsmeldungen und die internen Verdachtsmeldungen der Mitarbeiter müssen fünf Jahre lang aufbewahrt werden. Sie müssen ungehindert verfügbar sein für die Innenrevision, den Geldwäschebeauftragten und die zuständigen Behörden. Auch wenn dem Verpflichteten bereits bekannt ist, dass ein anderer Verpflichteter eine Verdachtsmeldung wegen dem selben Sachverhalt erstattet hat, so ist er trotzdem dazu verpflichtet eine eigene Verdachtsmeldung rauszugeben, denn jede Verdachtsmeldung kann wichtige Informationen für die Ermittlungen liefern. 9

10 Anforderungen an die Verdachtsmeldung Die Verdachtsmeldepflicht unterliegt einem gewissen Formzwang und muss bestimmte Inhalte aufweisen:» Angaben des Verpflichteten: Name, Anschrift, konkreter Ansprechpartner, Durchwahlnummer (sofern der Ansprechpartner der FIU nicht bekannt ist)» Ob die verdächtige Transaktion noch nicht oder bereits durchgeführt oder abgelehnt wurde» Handelt es sich um eine Erstmeldung oder um eine Wiederholung bzw. Ergänzung» Differenzierung der Angaben über die beteiligten Personen: Kunde, Nichtkunde, wirtschaftlich Berechtigter und sonstige Beteiligte» Kundendaten: Name (Firmenname), Vorname des Kunden (Vertragspartner), Anschrift, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Ausweisnummer, Art des Ausweises, ausstellende Behörde, Geburtsname (sofern bekannt), Geburtsort (sofern bekannt), vorhandene Konto-, Depot- und Schließfachnummern (sofern bekannt), Vertragsnummer oder vergleichbare Zuordnungskennzahlen.» Angaben zu verdächtigen Transaktionen (soweit vorliegend): Art, Betrag, Datum, Filiale, der die Transaktion angetragen wurde, Begünstigung der Transaktion Die Auslegungshinweise können bei der FIU Deutschland und beim Bundesministerium der Finanzen heruntergeladen werden. 10

11 Höher! Schneller! Weiter! Regeln für das Unternehmen Ein Plädoyer für das Unternehmenshandbuch Stellen Sie sich vor, ganz im Sinne des olympischen Geistes, Sie informieren Ihre Mitarbeiter: Morgen treiben wir Sport. Mehr an Information gibt es nicht. Was passiert am nächsten Tag? Ein Mitarbeiter bringt Pfeil und Bogen mit, ein anderer sein Rennrad und wieder ein anderer meint, es ginge auf die Eisbahn Schlittschuhfahren. Klar, ohne präzise Anweisungen macht doch jeder, was er für richtig hält. Sie jedoch hatten vor, ein Fußballturnier mit einer Fußballmannschaft aus einem Verein auszutragen. Wie wird Ihre Firmenmannschaft, die durch keine Regeln zusammengehalten wird, nun auf dem Fußballfeld agieren? Wie viele Fehlpässe werden zu Eigentoren führen? Wie können diese Fehlpässe im übertragenen Sinne - nun aussehen? Angenommen Sie verkaufen Getränkeautomaten und haben den jungen Trainee Markus als Mitarbeiter angestellt. Da Sie viel zu tun haben, schicken Sie Markus zum Verhandeln zu Coca- Cola. Markus ist stolz und freut sich sehr darüber, sich beweisen zu können. Er kommt mit unterschriebenem Vertrag für viele Getränkeautomaten zurück zu ihnen. Es hat ihm ja niemand gesagt, dass es so etwas wie eine Unterschriftsregelung gibt. Sofern Ihr Unternehmen denn überhaupt eine hat. In dieser würde stehen, dass ein Trainee keine Verträge alleine unterschreiben darf. Sie lesen den Vertrag und müssen Folgendes feststellen: Ihr Unternehmen hat keine Automaten für die vereinbarte Flaschengröße. Ihr Trainee hat davon aber ein paar tausend Automaten verkauft. Herzlichen Glückwunsch! Diesen Schaden überlebt nur ein wirklich großes und liquides Unternehmen. Weiter im Alltag von Ihrem Konzern. Ein Kunde ruft nun Ihren Vertriebsmitarbeiter an und bestellt zehn Tonnen Ihres Kunststoffs. Ihr Mitarbeiter freut sich total und bestätigt gleich mündlich am Telefon den Deal. Offenbar wurde noch nie darüber informiert, dass es keine Lieferung auf Zuruf zu geben hat. Ihre AGB s, die Sie vor möglichem unbegrenztem Schadensersatz schützen sollen, kommen somit nicht zum Tragen. Die Existenz ihres Unternehmens kann sogar bedroht sein. Ein nächster Fall: Ihr Angestellter fühlt sich gegenüber dem Mitarbeiter Ihres Kunden (Herrn Müller) verpflichtet. Aus Dankbarkeit schickt er Herrn Müller eine Ledermappe und einen teuren Markenkugelschreiber. Nun könnten hier mehrere Überraschungen auf sie warten. In 11

12 vielen AGB s findet sich die Klausel: Verträge können bei Bestechung gekündigt werden. Dies bedeutet, ein wirklich guter Vertrag, den Sie einmal abgeschlossen haben, könnte auf diese Weise in Gefahr geraten. Die Staatsanwaltschaft interessiert es ggf. auch, weil es ein Indiz für Bestechung sein könnte. In einem Handbuch würde hierzu nun stehen: Geschenke macht ausschließlich die Geschäftsführung. Abschließend zwei weitere Praxisbeispiele, die für ein Handbuch sprechen: Der junge Azubi Andreas möchte den aktuellen Actionfilm und das neueste Album seiner Lieblingsband unrechtmäßig downloaden. Hierzu nutzt er die Mittagspause und den Firmen-PC. Über mögliche Folgen hat ihn niemand informiert. Da es in diesem Unternehmen keine wirksame Regelung der privaten Nutzung des Firmen-PC s durch den Mitarbeiter gibt, haftet der Geschäftsführer. Wir haben inzwischen Freitag, Uhr, ein Anruf erreicht Ihre Rezeption: Bei einem Ihrer Kunden haben einige Ihrer Suppenautomaten Feuer entfacht und brennen. Ihr Mitarbeiter, Herr Gerhard hat gleich ein Kegelturnier. Er weiß nicht was er machen soll. Im Zweifel entscheidet er sich für das Nichtstun. Dies könnte strafrechtliche Konsequenzen für die Geschäftsführung nach sich ziehen. Wie Sie sehen genügen schon wenige Beispiele, um die potentielle Gefährdung eines Unternehmens ohne Handbuch zu veranschaulichen. Investieren Sie Rat und Zeit in ein Handbuch! Es ist jedoch jedem Unternehmen selbst überlassen, wie es das eigene Handbuch strukturiert. Es gibt keinen festen Aufbau. In der Regel sind die Punkte: Unternehmensentwicklung und -ziele, Aufbau- und Ablauforganisation (Prozesse) enthalten. Ein Handbuch ist kein Selbstzweck, sondern eine wichtige, unterstützende wertschöpfende Tätigkeit. Fehlendes Risikomanagementsystem führt zur Haftung: Der Geschäftsführer einer GmbH haftet persönlich auf Schadensersatz, wenn ein Fehler passiert, weil er kein ausreichendes Risikomanagement umgesetzt hat (Beweislastumkehr). Maßnahmen zur Haftungsvermeidung: Gegenüber Mitarbeiter sind klare Dienstanweisungen zu treffen und das Unternehmen ist gut zu organisieren. 12

13 Compliance-Strukturen schaffen, bedeutet die Einhaltung von Gesetzen und Richtlinien umzusetzen. Eine Compliance-Struktur, zu der auch ein gutes Handbuch gehört, schützt Sie als Geschäftsführer und Ihr Unternehmen wie eine Impfung. Unterlassungen im Bereich Compliance können also weitreichende Konsequenzen nach sich ziehen, die nicht nur Ihrem Unternehmen, sondern in erster Linie auch Ihnen persönlich schaden, denn Sie sind als Führungskraft für den (Miss-) Erfolg Ihres Unternehmens verantwortlich. Compliance darf nicht als unbedeutender Punkt in die letzte Schublade verbannt werden. Sorgen Sie dafür, dass bei Ihnen Compliance nach denen für Sie, als Geschäftsführung, wichtigen Haftungsregeln ( 43 Abs.2 GmbHG; Produkthaftungsrecht, KonTraG, 130 OWiG, SOX, J-SOX etc.) gelebt wird und bauen Sie entsprechende Strukturen auf (benennen Sie z.b. einen Compliance Officer). Bedenken Sie, dass Sie sich als Geschäftsführung bei Fehlern, die zu Verlusten führen, immer aktiv entlasten müssen. Eins bleibt, die Unwägbarkeit. In diesem Sinne: Höher! Schneller! Weiter? besser mit Handbuch! Die Autorin Carmen Felsing ist Rechtsanwältin und berät Unternehmen bezüglich Zivil-, Handels-, Gesellschafts-, Internet-, Software-, Wettbewerbs-, Produkthaftungs-, Datenschutzund Insolvenzrecht. carmen.felsing@rechtundmanagement.de 13

14 Termine Seminar für Leasing- und Factoringinstitute: Compliance-Funktion nach MaRisk Herausforderungen & praktische Umsetzung (Zusatztermin) Mit der 4. Novelle der MaRisk vom 14. Dezember 2012 stehen wichtige Änderungs- und Umsetzungsanforderungen an, die bis zum umzusetzen sind. Die neuen MaRisk stärken die Funktion des Risikomanagements und der Compliance im Unternehmen entscheidend und die Implementierung einer umfassenden Compliance-Funktion wird nunmehr ausdrücklich aufsichtsrechtlich vorgeschrieben. Seminarziel Das Seminar zeigt Ihnen die Herausforderung und die praktische Umsetzung der neuen Ma- Risk Compliance-Funktion auf. Das Proportionalitätsprinzip der MaRisk gibt Ihnen einigen Spielraum bei der Umsetzung. Wir zeigen Ihnen konkret die Gestaltungsmöglichkeiten auf und geben Ihnen ein Instrumentarium an die Hand, das es ermöglicht die MaRisk Compliance-Funktion in Ihrem Hause praktisch umzusetzen. Seminarinhalte» Überblick 4. MaRisk Novelle: Rechtliche Grundlagen und Abgrenzung» Ausgestaltung und Aufgabenspektrum der Compliance-Funktion» Aufbau- und Ablauforganisation» Schaffung einer Compliance-Kultur» Praktische Umsetzung der Anforderungen (z.b. Risikoinventur) Den Seminarteilnehmern wird die Gelegenheit zu praxisnahen Übungen und zum Erfahrungsaustausch gegeben. Referenten Dr. Veronika Fischer ist seit 2009 Leiterin des Bereiches Risikomanagement sowie Prokuristin bei der Hannover Leasing Automotive GmbH. Seit 2010 doziert sie u.a. für die Themen MaRisk, und Risikomanagement Teilnahmegebühr 595,- zzgl. MwSt. Termin & Veranstaltungsort Datum: 10. April 2014 Uhrzeit: Uhr bis ca Uhr Anmeldeschluss: 27. Februar 2014 Veranstaltungsort: Düsseldorf Schriftliche Anmeldung Silvia Rohe ist Geschäftsführerin der Creditreform Compliance Services GmbH, Certified Compliance Professional (CCP) und Business Trainerin. Das Anmeldeformular und weitere Informationen finden Sie unter 14

15 1. Compliance-Frühstück in Frankfurt Aufgrund der großen Resonanz des I. Compliance-Stammtischs in München, bieten wir Ihnen nun auch in Frankfurt am Main eine Plattform zum Austausch über Compliance-Themen. Zum 1. Compliance-Frühstück lädt die Creditreform Compliance Services GmbH in Kooperation mit Creditreform Frankfurt Emil Vogt KG Sie ganz herzlich ein. Wir freuen uns sehr, Ihnen mit Hartmut Renz einen erstklassigen Referenten vorstellen zu können. Sein Impulsvortrag "Berufsbild eines Compliance Officers" bildet die Diskussionsgrundlage für den Vormittag. Im Anschluss laden wir Sie zu einem Frühstück ein. Die Teilnahme ist kostenfrei. Je nach Teilnehmerzahl kann der Veranstaltungsort innerhalb Frankfurt noch geändert werden. Informationen dazu erhalten Sie eine Woche vorher. Damit wir entsprechend planen können, melden Sie sich bitte über das Formular auf unserer Homepage bis zum 27. März 2014 an. Das Compliance-Frühstück ist ausschließlich für Mitarbeiter von Banken, Versicherungen und Finanzdienstleistern. Bei Rückfragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Wir freuen uns auf Ihre Anmeldung. Termin und Veranstaltungsort» Datum: 03. April 2014» Uhrzeit: ca Uhr» Veranstaltungsort: Creditreform Frankfurt Emil Vogt KG Börsenplatz Frankfurt am Main 15

16 COMPLIANCEforBANKS Jahrestagung Compliance in Europa Compliance in der internationalen Unternehmenspraxis. Am 6. Mai 2014 findet von 9:30 bis 17:00 Uhr die 2. Jahrestagung Compliance in Europa in der Handelskammer Hamburg, Adolphsplatz 1, Hamburg statt. Bereits zum sechsten Mal findet der Fachkongress COMPLIANCEforBANKS in Köln statt. Am März 2014 erwarten Sie u.a. folgende Themen:» Geldwäsche» Terrorismusfinanzierung» Betrug» Korruption» Früherkennung, Aufdeckung und Prävention» Automatisierung und Umsetzung mit IT» Risiko- und Unternehmenskultur» Kontrolle und Handelsüberwachung» Regulatorische Rahmenbedingungen» Bekämpfung von Wirtschaftskriminalität» Organisation und Projektmanagement Wir freuen uns auf einen regen Austausch mit Ihnen und begrüßen Sie sehr gerne an unserem Stand. Weitere Informationen finden Sie unter LIANCEforBANKS-2014 Neben einer Podiumsdiskussion erwarten Sie folgende Vorträge:» Deutschland: Aktuelle Entwicklung in Gesetzgebung, Rechtsprechung und Zertifizierung» Italien: Compliance in Italien Europas strengstes Compliance-Gesetz und Wege für den Mittelstand» Russland: Gelebte Compliance in Russland ein Praxisbericht» Großbritannien: UK-Bribery-Act 2010 Wie weit reicht das Haftungsrisiko?» Österreich: Das neue Korruptionsstrafrecht» Praxisbericht: Einführung eines internationalen Compliance-Programms im Mittelstand» Impulsreferat: Erfahrungen bei Infrastrukturprojekt in Ghana Weitere Informationen finden Sie unter Pro Honore e.v. Am Sandtorkai 50 (SKAI) D Hamburg Telefon: +49 (0) Telefax: +49 (0)

17 News Wir heißen Hartmut T. Renz herzlich willkommen, der uns seit Anfang 2014 als neuer Fachbeirat zur Verfügung steht. Vita Hartmut T. Renz hat in Heidelberg Rechtswissenschaften studiert. Er ist Rechtsanwalt und seit 2014 Counsel im Frankfurter Büro von Kaye Scholer LLP. Zuvor hat er mehr als 10 Jahre als Compliance- Beauftragter / Group Compliance Officer Capital Markets die Compliance-Stelle bei der Landesbank Hessen-Thüringen Girozentrale (Helaba) in Frankfurt geleitet. In dieser Funktion war er u.a. Mitglied des Sanktionsausschusses der Frankfurter Wertpapierbörse. Davor verantwortete er die Investment Banking-Grundsatzabteilung der DZ Bank AG und war für die Betreuung kapitalmarktrechtlicher Fragestellungen verantwortlich. Hartmut T. Renz hält Seminare zu kapitalmarktrechtlichen Themen und Grundsatzfragen des Wertpapiergeschäfts und publiziert regelmäßig zu diesen Fragestellungen. Darüber hinaus ist er Dozent an der Frankfurt School of Finance and Management sowie an der Universität St. Gallen. Ferner ist er Gründungsmitglied des Frankfurter Compliance Kreises sowie des BDCO Bundesverband Deutscher Compliance Officer. Impressum Herausgeber Hellersbergstraße Neuss Tel: Fax: info@creditreform-compliance.de Amtsgericht Neuss HRB 4213 USt-IdNr.: DE Geschäftsführung Silvia Rohe Redaktion, Layout und Satz Julia Mohr Weitere Autoren dieser Ausgabe Dr. Malte Passarge, Carmen Felsing Bildnachweis fotolia Redaktioneller Hinweis Die Beiträge sind urheberrechtlich geschützt und dürfen ohne ausdrückliche Genehmigung nicht verwendet oder vervielfältigt werden. Creditreform Compliance Services übernimmt keine Haftung für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der Inhalte. Namentlich gekennzeichnete Beiträge geben nicht unbedingt die Meinung des Herausgebers wieder. 17