GastroTime FAQ Deutsch

Transkript

1 GastroTime FAQ Deutsch 1. Installation der Software 2. Betriebsparameter 3. Personalverwaltung 4. Planung der Arbeitszeit 5. Stundenerfassung 6. Rapporte 7. Updates, neue CD's 8. Stempeluhr mit Ausweislesegerät JLD vm

2 1. Installation der Software Hilfe für die Installation in Windows 7, 32 und 64 Bits. Installation von GastroTime auf Windows 7 kann tatsächlich ein Problem mit Crystal Reports verursachen. Während der Installation, kurz nach Annahme der Lizenz von Crystal Reports-Bericht, wird eine Fehlermeldung angezeigt, dass ein Fehler während der Installation GastroTime aufgetreten ist. Um dieses Problem zu beheben, müssen wir Crystal Report vor der Installation GastroTime manuell installieren. Gehen Sie wie folgend vor: 1. Inhalte der CD-ROM anzeigen 2. Ordner SetupFR (oder DE, IT, IN für eine andere Sprache) öffnen 3. Ordner CrystalReports10_5 öffnen 4. Auf CRRedist2008_x86.msi doppelklicken, dann auf CRRedist2008_x86_de.msi (oder, fr, it und en) doppelklicken. Wenn die Installation von Crystal Reports abgeschlossen ist, installieren Sie GastroTime normal. Warum sind einige Themen von GastroTime, wie z.b. der Kalender, nicht in der von mir angewählten Sprache verfügbar? Der Kalender und gewisse Dialogfenster können nicht in die gewünschte Sprache übersetzt werden, da diese direkt von MS Windows geliefert werden. Die Sprache wird durch die Konfiguration Ihres Computers bestimmt. Die Statusanzeige «Eine Übersetzung fehlt. Diese wurde durch die Standardübersetzung ersetzt.» Was ist zu tun? Bei Erscheinen dieser Statuszeile besteht kein Grund zur Beunruhigung. Diese zeigt nur an, dass das in GastroTime integrierte System für den angewählten Ausdruck keine Übersetzung gefunden hat. Normalerweise sollte dies nicht passieren, kommt es aber trotzdem vor, ignorieren Sie die Nachricht und fahren Sie wie gewohnt weiter. Die einzige Unannehmlichkeit könnte sein, dass ein Text der Software nicht in der von Ihnen gewünschten Sprache angezeigt werden kann. Ich möchte GastroTime gerne deinstallieren. Wie muss ich vorgehen? Wenn Sie GastroTime nicht mehr benötigen, haben Sie mindestens zwei Möglichkeiten, das Programm zu löschen. Die erste Möglichkeit besteht darin, die Installierungs-CD-ROM einzulegen und den Installationsprozess zu starten (für mehr Informationen siehe Kapitel: 2.1 Software Installation). Bei Auswahl der Sprache, entscheiden Sie sich für dieselbe Sprache, die Sie für die Installation von GastroTime ausgewählt haben. Danach klicken Sie auf Entfernen von GastroTime. Für die zweite Variante können Sie in der Konfigurationseinstellung Programme anfügen oder löschen. Wählen Sie GastroTime und klicken Sie anschliessend auf Änderung/Löschen. Ich möchte GastroTime auf einem Terminal Server (am Netz) installieren, denn ich arbeite oft von zuhause aus. Es ist nicht möglich, denn das GastroTime Software ist eine "Einzig Benutzer" Version (single- user). Jedoch können Sie die Dateien auf ein USB-Stick speichern und damit auf einem anderen PC arbeiten

3 Beim öffnen des GastroTime Programms, wird «Schlimmer Fehler» auf dem Bildschirm angezeigt. Kontrollieren Sie ob GastroTime unten auf der Taskleiste schon offen ist. Wenn ja, schliessen Sie es. Klicken Sie erneut auf die Ikone des Desktops. Sollte das Problem bestehen, kontaktieren Sie Ihren GastroTime Berater. Ich habe eine Sicherheitskopie der neuer Version auf einer ältere Version wieder aufgeladen. Das folgende Dialogfenster ist erschienen Unerwarteter Fehler in den Basisdaten. Es ist nicht möglich, eine andere Version der Sicherheitskopie wieder aufzuladen. Sie müssen folglich dieselbe Version auf Ihrem PC installieren. Ich habe eine ältere GastroTime Version und möchte eine neue Version anschaffen: Mit einer Version 2011 gibt es keine Installation-Probleme. Wenn Sie aber eine Version 2010 haben, ist es vorsichtiger zuerst eine dieser Sicherheitskopien auf eine Version 2011 zu installieren, eine Sicherheitskopie zu erstellen, und dann auf eine neue Version installieren. Bei der Bestellung dieser neuen Version, stehen unsere Mitarbeiter gerne zur Beratung zur Verfügung, und helfen Ihnen mit der Installation. Verschwinden der Daten während der Aktualisierung des Antivirus Avast: Bei Aktualisierungen von Avast werden die Dateien von nicht anerkannten Softwaren vorläufig an einem anderen Ort gelagert. Beim Avast reaktivieren, sind die letzten Dateien verschwunden. Der Antivirus AVAST verursacht den Daten Verlust Ich habe Erfassungen erstellt, Rapporte gedruckt und eine Sicherheitskopie gemacht. Am nächsten Tag, bei der GastroTime Eröffnung war alles weg. Die Sicherheitskopie war auch leer. Dieses Problem kann von einem Blockieren des Antivirus AVAST kommen. Um es zu beheben muss man GastroTime als Ausnahme folgendermaßen in AVAST einfügen: AVAST öffnen / Gehen Sie ins Lesezeichen Sicherheit / links im Menü auf Antivirus klicken / dann auf Agent-Dateien / Klick auf Parameter (rechts) / Im neuen Fenster Klick auf AutoSandbox / Unten am Fenster finden Sie die Dateien von AutoSandbox ausschliessen / Klick auf Durchzulauf / Wählen Sie das Erfüllbare aus GastroTime (Standardmässig:\Programmes\Gastroconsult SA\GastroTime\GAstroTime.exe) Klick auf OK um die Ausnahme hinzuzufügen

4 2. Betriebsparameter Ich möchte ein Planungsmodell herstellen, aber beim OK klicken, schliesst sich das Programm, warum? Bei der Stunden Eingabe, zwischen den Stunden und den Minuten, einen Punkt eingeben (z.b.: und nicht 0900) Warum kann ich nicht eine Nachtschicht pro Mitarbeiter eingeben? Die eingegebene Dauer der Nachtschicht ist laut L-GAV für den ganzen Betrieb gültig. Ich wollte die Dateien vom vergangenen Monat ändern. Das Programm hat alles gelöscht. Dateien kann man nur zukünftig ändern und nicht rückgängig, sonst sind die Eingaben verloren. Bei einem 80 % Monatsangestellter habe ich in den Wochenstunden 33.6 eingegeben. Die Stunden wurden im Arbeitsrapport nicht angenommen. Im Dialogfenster Wochenstunden, muss die Zeit in Stunden und Minuten eingeben werden, z.b.: 33(St):36(Min) und nicht 33.6 Hundertstel. Ich habe einen Saison-Betrieb uns möchte wissen wann ich das Bewilligungsgesuch erneuern muss und an wen ich mich wenden soll. In der Rubrik Betriebs-Parameter klicken Sie ja unter Erstellung-Saisonnier, dann haben Sie die Möglichkeit das Datum der nächster Erneuerung ein zugeben. Sie werden einen Monat vor der Fälligkeit benachrichtigt sein. Dieses Bewilligungsgesuch ist höchstens 2 Jahre (eventuell 1 Jahr) rechtsgültig. Anfrage an: Kontrollamt der L-GAV in Basel. info@l-gav.ch 3. Personalverwaltung Nachdem ich für einen Angestellten ein Austrittsdatum eingetragen habe, sind seine Angaben verschwunden. Die Auflistungen, die es Ihnen ermöglichen, in den verschiedenen Dialogfenstern einen Mitarbeiter auszuwählen, enthalten nur jene Mitarbeiter, die im Laufe des entsprechenden Jahres bei Ihnen angestellt waren/sind. Dies wurde so konzipiert, um die Liste nicht mit unnötigen Informationen von Mitarbeitern, die nichts mehr mit Ihrem Betrieb zu tun haben, zu verlängern. Es kann natürlich möglich sein, dass Sie aus dem einen oder anderen Grund doch einen dieser Mitarbeiter anwählen möchten. Um dies auszuführen, klicken Sie einfach auf Auflistung aller Mitarbeiter auf der Symbolleiste. Diese Markierung bleibt gedrückt und zeigt so an, dass alle Mitarbeiter in den Listen zur Verfügung stehen. Möchten Sie zu den normalen Listen zurückkehren, klicken Sie wieder auf dasselbe Symbol.

5 Ein Mitarbeiter hat seine Arbeitszeit von 42 Stunden auf 36 Stunden reduziert (oder erhöht), wie muss ich vorgehen? Nur noch für die Version 2010 gültig. Es handelt sich um einen Vertragswechsel. Sie müssen im Feld "Personalverwaltung" ein Austrittsdatum eingeben, vergessen Sie anschliessend nicht alle Stundenrapporte auszudrucken (Stunden/Arbeitskontrolle, Monatsübersicht und Jahresübersicht. Anschliessend erfassen Sie für diesen Mitarbeiter ein neues Eintrittsdatum sowie die wöchentliche Arbeitszeit (in unserem Beispiel 36 Stunden). Vergessen Sie nicht die ursprünglichen Reporte aus den vorhergegangenen Rapporten (Ruhetage, Freitage, Ferien und Überstunden) zu erfassen. Mein Mitarbeiter arbeitet im Schnitt 2 Tage pro Woche. Diesen Monat war er an einem Tag krank, an dem er arbeiten müsste. Wenn ich an diesem Tag eine Abwesenheit wg. Krankheit erfasse hat er zuwenig Stunden, stimmt dies? Ja, das stimmt. Es handelt sich um einen Teilzeit-Angesellten mit fixem Honorar. Wie für alle anderen Mitarbeiter, wird bei einem krankheitsbedingten Ausfall 1/7 der wöchentlichen Arbeitszeit verrechnet. Fehlt ein Mitarbeiter 6 Tage auf Grund einer Krankheit, hat er keine fehlenden Stunden. Ein Mitarbeiter ist wegen Krankheit seit mehr als zwei Monate abwesend und das Programm rechnet noch immer mit dem vollen Ferienanspruch. Wie muss ich vorgehen, damit der Ferienanspruch korrekt berechnet wird? Die Version 2013 von GastroTime führt diese Verminderung automatisch aus. Auf älteren Versionen bitte wie folgend vorgehen: Falls der Mitarbeiter mehr als zwei Monate arbeitsunfähig ist, kann nach Art. 17 des L-GAV die Ferien im Falle von Krankheit, Militärdienst oder Unfall reduziert werden. Die Reduktion von 1/12 kann erst ab dem zweiten kompletten Monat vorgenommen werden. Im GastroTime müssen Sie wie folgt vorgehen: 1. Erfassen Sie das Austrittsdatum welches dem letzten Tag des ersten Monats der Krankheit, des Militärdienstes oder Unfalls. 2. Drucken Sie alle Abrechnungen (Total 3). 3. Erfassen Sie das Eintrittsdatum welches dem ersten Tag des 2. Monats der Abwesenheit entspricht. 4. Geben Sie 0 Tage im Feld "Ferientage" ein (beachten Sie die Fehlermeldung nicht). 5. Wählen Sie die Initialreporte aus. Wenn ihr Mitarbeiter wieder arbeitsfähig ist, fahren Sie bitte wie oben beschrieben fort in dem Sie ihm die zustehenden Ferien wieder eintragen. Ich habe einem Mitarbeiter Ende Januar 10 Überstunden bezahlt. Wie muss ich vorgehen damit diese 10 Stunden im Arbeitsrapport nicht mehr erscheinen? In dem Dialogfenster "bezahlte Arbeitszeit pro Mitarbeiter", in "bezahlte Überstunden", 10 eingeben. Somit werden die 10 Stunden von der Gesamtzahl der Arbeitszeit abgezogen. Stunden Mangel nach Installation einer GastroTime Update. Ich hatte eine Version 2010 und habe eine neue Version Installiert. Ab der 1.Öffnung habe ich festgestellt, dass meine Mitarbeiter fehlende Stunden in wichtigen Proportionen hatten, warum? Das Eintrittsdatum ihrer Mitarbeiter soll dem Datum des Anfangs der Kontrolle der Stunden mit Hilfe von GastroTime entsprechen und nicht dem Vertragsanfangs-Datum des Mitarbeiters in Ihrem Unternehmen. (In diesem letzten Fall wird die Software eine ganze Periode mit bedingten aber nicht geprüften Stunden gebucht haben). In der " Personalverwaltung ", wo Sie die Liste Ihres Personals finden, sehen Sie auch die Daten

6 sowie jeweiliger Eintrittsdatum. Laufen Sie alle ihre Angestellten durch und ändern Sie das Anfangsdatum entsprechend der Anfangszeit der Benutzung von GastroTime. In der Folge, werden Sie die effektive Anfangszeit vom Vertrag Ihres Mitarbeiters aufnehmen können. 4. Planung der Arbeitszeit Ich finde nicht alle Mitarbeiter in der Planung. Zuerst muss sichergestellt sein, dass Sie eine Planung pro Mitarbeiter ausgewählt haben. Um dies zu überprüfen, gehen Sie zum Kapitel 4.1 der Bedienungsanleitung, Auswahl der Planung. Ist alles korrekt, überprüfen Sie die Ein- und Austrittsdaten des in Frage stehenden Mitarbeiters im Dialogfeld Personalverwaltung. In der Planung sind nur die Mitarbeiter aufgeführt, für die ein entsprechendes Ein- und Austrittsdatum eingetragen worden ist. Wie muss man vorgehen, um die Überstunden durch Kompensation zu reduzieren? Im Dialogfenster der "Planung" oder "Arbeitszeiterfassung", unter "Absenz", klicken Sie auf "nicht gearbeitet": für eine Teilkompensation auf "Absenz Halbtag 1" oder auch auf "Absenz Halbtag 2" für eine Tages Kompensation. Auf der Version 2013 von GastroTime, wählen Sie den 50 % Satz in den Absenzen im Fall einer Halbtages Kompensation. Wie behandelt man einen Teilzeit Mitarbeiter (zu 40% der normalen Arbeitszeit) der 2 Tage pro Woche arbeitet? Zunächst wird der Mitarbeiter in der Rubrik Personalverwaltung mit der Wahl Teilzeit und 16H48Min in die wöchentliche Arbeitszeit erfasst (40% von 42 Stunden). In der Rubrik Planung, oder bei direkter Erfassung, in Arbeitszeiterfassung, muss man 2 Tage Arbeit an 8H24Min planen. Die anderen Tage der Woche werden wie folgend geplant: 2 Ruhetage und 3 Tage nicht gearbeitet (Teilzeit)". Bei einer Woche Ferien, werden wir die ganze Woche als Ferien betrachten. Wenn der Mitarbeiter aber 1Tag Ferien wünscht (Absenz zu 1/7) obwohl er an diesem Tag arbeiten sollte, hat er einen Stundenmangel von 2H24 Min, dass er später kompensieren muss. Wenn er an einem Arbeitstag 1 Feiertag nimmt (Absenz zu 1/5), wird er einen Stundenmangel von 3H22Min haben. Ein 100% Angestellter ist 1 Tag Krank. Der Betrieb arbeitet 42 Std pro Woche. GastroTime rechnet 6 Krankheitsstunden pro Tag. Müsste es nicht 8,4 Stunden sein? Die Krankheit wird zu 1/7 der wöchentlichen Arbeitszeit berechnet, wie die Ferien und Unfälle Absenzen. 1/7 von 42Std stellt 6 Stunden dar. Bemerken Sie dass, wenn ein Mitarbeiter eine ganze Woche (7 Tage) abwesend wäre, gäbe es keine fehlende Stunde (7 x 6 Stunden). Wie trägt man die Krankheits-Absenzen richtig ins GastroTime ein, In der Rubrik Arbeitszeiterfassungen, das Dialogfenster Absenzen öffnen. Wählen Sie dann die Daten, den Prozentsatz, die Periodizität und den Abwesenheitstyp, in diesem Fall "Krankheit".

7 Mein Angestellten hat zu wenig Ruhetage und viele Überstunden, wie kann ich diese vergüten? Ein Angestellten hat während 3 Wochen, 6 Tage pro Woche und täglich 08H24Min gearbeitet. Infolgedessen hat er einen Saldo von drei nicht genommenen Ruhetagen und 25H12Min Überstunden. Während der folgenden zwei Wochen arbeitet er nur 4 Tage pro Woche, 08H24 täglich. Somit kann er einen 3. Ruhetag zur Kompensation nehmen, was sein Saldo von nicht genommenen Ruhetagen von 2 Tage reduziert und zugleich sein Überstunden- Saldo auf 16H48 senkt. Nicht jeden Ruhetag zu nehmen, hat für Folge eine Anhäufung von Überstunden. Wenn der Mitarbeiter täglich mehr als 08H24Min gearbeitet und alle seine Ruhetage genommen hat, wird er die nur Überstunden reduzieren müssen. Meinem Mitarbeiter fehlen Ruhetage und fehlende Arbeitsstunden, wie muss ich das kompensieren? Fehlende Ruhetage: Diese Situation kommt oft in den Saison-Betriebe vor. Wenn man während der Hochsaison nicht jede Woche 2 Ruhetage nehmen kann, fehlen Ruhetage ende Monats. Der Mitarbeiter muss sie dann in der Nebensaison zurücknehmen, damit die Jahresabrechnung stimmt. Fehlende Arbeitsstunden: Der Mitarbeiter arbeitet z.b. 8h20 pro Tag. Wenn es an gewissen Tage nicht mehr genug Arbeit hat und er im Auftrag vom Arbeitgeber nach Hause geht, hat er ende Monats fehlende Stunden. Um dieses zu korrigieren muss er jeden Tag etwas länger Arbeiten bis die Stunden nachgeholt sind. Wenn sich diese Situation regelmäßig vorstellt, muss man vielleicht den Arbeitsprozentsatz sinken. Dieses würde eine Vertrags-Änderung bedeuten. Wie muss ich einem 80% Teilzeitmitarbeiter der 4 Tage in der Woche arbeitet, die Ruhetage planen? Der Grundsatz von 2 Ruhetagen pro Woche gilt für sämtliche Mitarbeiter, auch für Teilzeitmitarbeiter. Bei diesem 80% Angestellter, muss man also wie folgend planen: 4 Arbeitstage, 2 Ruhetage und 1 Tag "nicht gearbeitet". Was ist der Unterschied zwischen den Absenzen die zu 1/7. und denjenigen die zu 1/5. zu berücksichtigen sind? Die Absenzen die zu 1/7. berechnet sind (zum Beispiel Ferien, Krankheit, Unfall, u.s.w.) stellen das Äquivalent von 6 St. dar für die 42-stündige Woche, 6h12mn für die 43h30mn Woche und 6h26mn für die 45-stündige Woche. Die Absenzen die zu 1/5 berechnet sind. (Todesfall, Heirat, Bildung berechnet sind, u.s.w.) stellen das Äquivalent von 8h24mn für die 42-stündige Woche dar, 8h42mn für die 43h30mn Woche und 9 St. für die 45-stündige Woche. Diese Tage sind ausführlich auf dem Rapport "Monatliche Zusammenfassung " bestimmt. Ich wünsche, die Pausen Arbeitsgesetzmässig in die Planung aufzunehmen. Wie soll ich vorgehen? Positionieren Sie den Maus-Läufer außerhalb einer Arbeitsperiode, rechter Klick, dann Klick auf "Zeitspanne anfügen" und bewegen Sie das Feld um, bis der Zeitraum der gewünschten Pause entspricht. Um eine geplante Periode umzuräumen, klicken Sie auf die Zeitspanne und schieben Sie die Maus. Um eine Periode zu beseitigen, Maus-Läufer auf die gewählte Zeitspanne, rechten Klick, dann Klick auf Löschen der Zeitspanne.

8 Ist das Recht auf Ruhetage im Falle von Todes- und- Feiertage Absenz reduziert? Mein Angestellte hat 3 Absenzen für Todesfall und 1 Feiertag während derselben Woche. Hat er trotz alledem Recht auf 2 Ruhetage? Das Recht von Ruhetagen ist im Falle der Abwesenheit zu 1/5. nicht reduziert. Die 2 Ruhetage müssen also erfasst werden. Im Falle keiner Erfassung der Ruhetage, wird es keine Folge für die Arbeitsstunden geben, aber Ruhetage werden fehlend sein! 5. Stundenerfassung Ich habe in der Arbeitszeiterfassung einen Mitarbeiter und ein Datum ausgewählt, aber das Dialogfenster ist nicht sichtbar (grau). Die Arbeitszeiterfassung ist nur für die momentan angestellten Mitarbeiter möglich. Kontrollieren Sie die Ein und Austritte des ausgewählten Mitarbeiters in der "Personalverwaltung". Ein 100% Angestellter ist 1 Tag Krank. Der Betrieb arbeitet 42 Std pro Woche. GastroTime rechnet 6 Krankheitsstunden pro Tag. Müsste es nicht 8,4 Stunden sein? Die Krankheit wird zu 1/7 der wöchentlichen Arbeitszeit berechnet, wie die Ferien und Unfälle Absenzen. 1/7 von 42Std stellt 6 Stunden dar. Bemerken Sie dass, wenn ein Mitarbeiter eine ganze Woche (7 Tage) abwesend wäre, gäbe es keine fehlende Stunde (7 x 6 Stunden).

9 Wie trägt man die Krankheits-Absenzen richtig ins GastroTime ein, In der Rubrik Arbeitszeiterfassungen, das Dialogfenster Absenzen öffnen. Wählen Sie dann die Daten, den Prozentsatz, die Periodizität und den Abwesenheitstyp, in diesem Fall "Krankheit". Mein Mitarbeiter arbeitet im Schnitt 2 Tage pro Woche. Diesen Monat war er an einem Tag krank, an dem er arbeiten müsste. Wenn ich an diesem Tag eine Abwesenheit wegen Krankheit erfasse hat er zuwenig Stunden, stimmt dies? Ja, das stimmt. Es handelt sich um einen Teilzeit-Angesellten mit fixem Honorar. Wie für alle anderen Mitarbeiter, wird bei einem krankheitsbedingten Ausfall 1/7 der wöchentlichen Arbeitszeit verrechnet. Fehlt ein Mitarbeiter 7 Tage auf Grund einer Krankheit, hat er keine fehlenden Stunden. Mein Mitarbeiter arbeitet von 9h00 bis 13h30, stempelt aus und geht sobald er gegessen hat, und kommt erst um 17h30 wieder. Wenn ich die Stunden von 9h00 bis 13h30 rapportiere, wird das Essen nicht berücksichtigt (x auf dem Kontrollblatt) weil er direkt geht, nachdem er fertig ist. Wie muss ich vorgehen, damit das Essen berücksichtigt wird? Es gibt zwei Möglichkeiten: 1. Sie setzten die Arbeitszeit auf 14h00 und geben eine Pause von 30 Min an. 2. Sie lassen die Zeit auf 13h30 und geben eine Pause von 1 Minute ein, diese Zeit wird nicht von der Arbeitszeit abgezogen. In beiden Fällen wird das Essen im Arbeits-Rapport erfasst. Wenn ein Mitarbeiter eine Mittagspause von weniger als 30 Minuten nimmt, ist man verpflichtet eine Pause ausserhalb der Arbeitszeit einzugeben. Wie muss ich also vorgehen damit die Pause auf dem Arbeitsplatz angezeigt wird? Wenn Sie eine Pause von weniger als 30 Minuten angeben, wir das Mittagessen auf jeden Fall mit einem Kreuz angezeigt. Aber die Pausenzeit wird nur dann von der Arbeitszeit abgezogen, wenn sie im Feld "Total Pausenzeit ausserhalb der Mahlzeiten" eingegeben wird. Ein Mitarbeiter ist wegen Krankheit seit mehr als zwei Monate abwesend und das Programm rechnet noch immer mit dem vollen Ferienanspruch. Wie muss ich vorgehen, damit der Ferienanspruch korrekt berechnet wird? Die Version 2013 von GastroTime führt diese Verminderung automatisch aus. Auf älteren Versionen bitte wie folgend vorgehen: Falls der Mitarbeiter mehr als zwei Monate arbeitsunfähig ist, kann nach Art. 17 des L-GAV die Ferien im Falle von Krankheit, Militärdienst oder Unfall reduziert werden. Die Reduktion von 1/12 kann erst ab dem zweiten kompletten Monat vorgenommen werden. Im GastroTime müssen Sie wie folgt vorgehen: 1. Erfassen Sie das Austrittsdatum welches dem letzten Tag des ersten Monats der Krankheit, des Militärdienstes oder Unfalls. 2. Drucken Sie alle Abrechnungen (Total 3). 3. Erfassen Sie das Eintrittsdatum welches dem ersten Tag des 2. Monats der Abwesenheit entspricht. 4. Geben Sie 0 Tage im Feld "Ferientage" ein (beachten Sie die Fehlermeldung nicht). 5. Wählen Sie die Initialreporte aus. Wenn ihr Mitarbeiter wieder arbeitsfähig ist, fahren Sie bitte wie oben beschrieben fort in dem Sie ihm die zustehenden Ferien wieder eintragen.

10 Meinen Mitarbeiter arbeitet vollzeitig mit regelmässigen Arbeitszeiten. Er hat 50% Krankheitsabsenz. Was muss ich in die Arbeitszeiterfassung eingeben damit die Krankheitsabsenz berücksichtigt wird? Arbeitszeit erfassen, zum Beispiel am Halbtag 1 Am Halbtag 2 in "Absenz Halbtag 2 " : Krankheit erfassen. Für die 2 Ruhetagen: in "Absenz Halbtag 1" : Ruhetage erfassen, (für den Vormittag) in "Absenz Halbtag 2" : Krankheit erfassen, (für den Nachmittag) Auf der GastroTime Version 2013, in der Rubrik Absenzen, haben Sie die Prozentwahl von 10% bis 100% Ich möchte eine Halbtags-Ruhezeit erfassen, wie muss ich vorgehen? Bei der Speicherung der Arbeitszeiterfassung mit einem halben Ruhetag geht in GastroTime folgendes Informationsfenster auf: Kontrollieren Sie den Artikel L-GAV: als halber Ruhetag gilt die Zeit bis 1 2Uhr oder ab 14 Uhr bis zur Nachtruhe. Bitte überprüfen sie das folgende Datum: Es ist eine Warnung um zu Kontrollieren ob die Stundenerfassungen in den richtigen L-GAV gemässen Zeitabschnitten eingegeben wurden. Da das Fenster auf jedem Wochentag aufgeht, muss man OK klicken, bis es nicht mehr aufgeht. Wie muss man vorgehen, um die Überstunden durch Kompensation zu reduzieren? Im Dialogfenster der "Planung" oder "Arbeitszeiterfassung", unter "Absenz", klicken Sie auf "nicht gearbeitet": für eine Teilkompensation auf "Absenz Halbtag 1" oder auch auf "Absenz Halbtag 2" für eine Tages Kompensation. Auf der Version 2013 von GastroTime, wählen Sie den 50 % Satz in den Absenzen im Fall einer Halbtages Kompensation. Positiv oder Negativer Wochenarbeitszeit Saldo. Zu viele oder zu wenige gearbeitete Stunden in der Woche hängen vor der Zahl der zuleistenden Arbeitstage in der Woche ab. Z.B.: Woche von Freitag bis Sonntag (gilt als 3 Tage Arbeits-Woche) und der Mitarbeiter nimmt 2 Ruhetage, haben wir einen negativen Arbeitsstunden Wochen-Saldo. Er hat nicht recht zu 2 Ruhetage sondern nur zu 0.86 Tag. Infolgedessen hat der Mitarbeiter zu viel Ruhe genommen. Im Gegenteil, für eine 5 Tage Arbeits-Woche, von Montag bis Freitag z.b. und der Mitarbeiter nimmt keine Ruhetage (er hätte recht zu 1.43 Tag) haben wir einen positiven Arbeitsstunden Wochen-Saldo Die Software rechnet im Rapport "Arbeitszeitkontrolle", die Wochen-Arbeitsstunden genau aus. Wie behandelt man einen Teilzeit Mitarbeiter (zu 40% der normalen Arbeitszeit) der 2 Tage pro Woche arbeitet? Zunächst wird der Mitarbeiter in der Rubrik Personalverwaltung mit der Wahl Teilzeit und 16H48Min in die wöchentliche Arbeitszeit erfasst (40% von 42 Stunden). In der Rubrik Planung, oder bei direkter Erfassung, in Arbeitszeiterfassung, muss man 2 Tage Arbeit an 8H24Min planen. Die anderen Tage der Woche werden wie folgend geplant: 2 Ruhetage und 3 Tage nicht gearbeitet (Teilzeit)". Bei einer Woche Ferien, werden wir die ganze Woche als Ferien betrachten.

11 Wenn der Mitarbeiter aber 1Tag Ferien wünscht (Absenz zu 1/7) obwohl er an diesem Tag arbeiten sollte, hat er einen Stundenmangel von 2H24 Min, dass er später kompensieren muss. Wenn er an einem Arbeitstag 1 Feiertag nimmt (Absenz zu 1/5), wird er einen Stundenmangel von 3H22Min haben. Was ist der Unterschied zwischen den Absenzen die zu 1/7 und denjenigen die zu 1/5 zu berücksichtigen sind? Die Absenzen die zu 1/7. berechnet sind (zum Beispiel Ferien, Krankheit, Unfall, u.s.w.) stellen das Äquivalent von 6 St. dar für die 42-stündige Woche, 6h12mn für die 43h30mn Woche und 6h26mn für die 45-stündige Woche. Die Absenzen die zu 1/5 berechnet sind. (Todesfall, Heirat, Bildung berechnet sind, u.s.w.) stellen das Äquivalent von 8h24mn für die 42-stündige Woche dar, 8h42mn für die 43h30mn Woche und 9 St. für die 45-stündige Woche. Diese Tage sind ausführlich auf dem Rapport "Monatliche Zusammenfassung " bestimmt. Mein Angestellten hat zu wenig Ruhetage und viele Überstunden, wie kann ich diese vergüten? Ein Angestellten hat während 3 Wochen, 6 Tage pro Woche und täglich 08H24Min gearbeitet. Infolgedessen hat er einen Saldo von drei nicht genommenen Ruhetagen und 25H12Min Überstunden. Während der folgenden zwei Wochen arbeitet er nur 4 Tage pro Woche, 08H24 täglich. Somit kann er einen 3. Ruhetag zur Kompensation nehmen, was sein Saldo von nicht genommenen Ruhetagen von 2 Tage reduziert und zugleich sein Überstunden- Saldo auf 16H48 senkt. Nicht jeden Ruhetag zu nehmen, hat für Folge eine Anhäufung von Überstunden. Wenn der Mitarbeiter täglich mehr als 08H24Min gearbeitet und alle seine Ruhetage genommen hat, wird er die nur Überstunden reduzieren müssen. Wie muss ich einem 80% Teilzeitmitarbeiter der 4 Tage in der Woche arbeitet, die Ruhetage planen? Der Grundsatz von 2 Ruhetagen pro Woche gilt für sämtliche Mitarbeiter, auch für Teilzeitmitarbeiter. Bei diesem 80% Angestellter, muss man also wie folgend planen: 4 Arbeitstage, 2 Ruhetage und 1 Tag "nicht gearbeitet". Ist das Recht auf Ruhetage im Falle von Todes- und- Feiertage-Absenzen reduziert? Mein Angestellte hat 3 Absenzen für Todesfall und 1 Feiertag während derselben Woche. Hat er trotz alledem Recht auf 2 Ruhetage? Das Recht von Ruhetagen ist im Falle der Abwesenheit zu 1/5. nicht reduziert. Die 2 Ruhetage müssen also erfasst werden. Im Falle keiner Erfassung der Ruhetage, wird es keine Folge für die Arbeitsstunden geben, aber Ruhetage werden fehlend sein! 6. Rapporte Ist es normal, dass auf der Monatszusammenfassung der Arbeitskontrolle, das Recht auf Ferien für den laufenden Monat 2.87 beträgt, wenn es bei 2.97 sein sollte und für die Freitage bei 0.49 statt 0.50 liegen sollte? Ja, das ist normal. Das Programm bezieht sich auf die effektiven Tage: wenn der Monat 30 Tage hat, geht die Formel wie folgend: 35 Ferientage / 365 Tg * 30 Tg = 2.87 Tage. Wenn der Monat 31 Tage

12 hat = 35/365*31 = 2.97 Tage. Es ergibt einen Jahresdurchschnitt von 2.97 Tage. Am Jahresende ist das Total korrekt. Diese Berechnung ist für die Feiertage identisch. Positiv oder Negativer Wochenarbeitszeit Saldo. Zu viele oder zu wenige gearbeitete Stunden in der Woche hängen vor der Zahl der zu leistenden Arbeitstage in der Woche ab. Z.B.: Woche von Freitag bis Sonntag (gilt als 3 Tage Arbeits-Woche) und der Mitarbeiter nimmt 2 Ruhetage, haben wir einen negativen Arbeitsstunden Wochen-Saldo. Er hat nicht recht zu 2 Ruhetage sondern nur zu 0.86 Tag. Infolgedessen hat der Mitarbeiter zu viel Ruhe genommen. Im Gegenteil, für eine 5 Tage Arbeits-Woche, von Montag bis Freitag z.b. und der Mitarbeiter nimmt keine Ruhetage (er hätte recht zu 1.43 Tag) haben wir einen positiven Arbeitsstunden Wochen-Saldo Die Software rechnet im Rapport "Arbeitszeitkontrolle", die Wochen-Arbeitsstunden genau aus. Folgendes Dialog-Fenster informiert mich Achtung, die Rapporte der Teilzeit-Aushilfe pro Stunde können Fehler aufweisen. Was passiert dann? Es handelt sich um eine Information. Dieses Dialog-Fenster öffnet sich nur wenn man den Monatlichen zusammenfassungs- Rapport vorschauen oder drücken möchte. Diese Mitarbeiter erhalten Monatlich ihre Ferien- und Feiertageguthaben ausgezahlt. Es ist also nicht notwendig, eine Kontrolle der Ferien und Feiertage für diese Kategorie von Mitarbeitern festzulegen. Wenn man auf Nachtkompensationen Recht hat (Arbeitszeit in der ersten oder letzten Nachtschicht- Stunde) muss man es auf dem Monatsrapport berücksichtigen. 7. Updates, neue CD's Die Kosten für ein verlorenes oder beschädigtes GastroTime-Programm CD, sind Fr Stempeluhr mit Ausweislesegerät

13 Die Einführung der Daten der Stempeluhr erscheinen auf GastroTime nicht, dennoch findet sich die XML Datei auf dem USB Schlüssel, warum? Versichern Sie sich, jeder Mitarbeiter hat eine angegebene ID Nummer, die seinem Badge entspricht. Ich habe allen meinen Mitarbeitern eine Stempeluhr ID-Nummer zugeordnet, aber die Daten der Stempeluhr erscheinen nicht! Die ID Nummer muss 8 Zahlen enthalten. Wenn Sie einem Mitarbeiter z.b. den Badge Nr geben, müssen Sie in der Registerkarte, Personalverwaltung, die Zahl erfassen. Meine Stempeluhr ist blockiert: Im Dialog-Fenster Menukonfiguration steht System Error 21 oder System blockiert. Es kann sein dass auf der Stempeluhr zu viele Dateien gespeichert sind. Führen Sie eine Daten-Kopie auf den USB Stick aus (Dateien auf der Stempeluhr noch nicht löschen) und lesen Sie diese ins GastroTime Programm ein. Die XML Datei auf dem USB Stick löschen oder umbenennen und nochmal die Datei von der Stempeluhr ablesen, und erst dann die Dateien auf dem Gerät löschen. (Ja drücken bei Datei löschen? Ja Nein ) Sollte das Problem somit nicht behoben sein, kontaktieren Sie einen GastroTime Berater an.