Finanzworkshop für Letztzuwendungsempfänger

Transkript

1

2 Finanzworkshop für Letztzuwendungsempfänger

3 Gliederung 1. Allgemeines 1.1 Abkürzungen 1.2 Gesamtstruktur 1.3 Definition Außerschulisch 1.4 Qualitätsverbund 1.5 Grundlage der Förderung 1.6 Zuwendungsfähige Ausgaben 1.7 Nicht zuwendungsfähige Ausgaben 1.8 Verwaltungspauschale 1.9 Hinweise zur Durchführung 2. Zahlungsabrufe 2.1 Allgemeines 2.2 Zahlungsabruf erstellen 2.3 Zahlungsfrist eintragen 2.4 Zahlungsfreigabe durch das Projektteam 2.5 Zahlungsabrufe verausgaben 2.6 Rücküberweisungen des LZE 2.7 Hinweise 3. Nachweispflicht 3.1 Allgemeines (ZN/VN) 3.2 Verwendungsnachweis (VN) 3.3 Zwischennachweis (ZN) 3.4 Belegliste (ZN/VN) 3.5 Ordnungsgemäße Belegführung 3.6 Besondere Hinweise 4. Prüfungen 4.1 Umfang der Prüfungen 4.2 Beispiel Stundenliste Honorarkraft 4.3 Prüfungsrechte und -pflichten

4 1. ALLGEMEINES

5 1. Allgemeines 1.1 Abkürzungen EZE = Erstzuwendungsempfänger (Deutscher Museumsbund) LZE = Letztzuwendungsempfänger (Bündnisse für Bildung) ZG = Zuwendungsgeber BMBF = Bundesministerium für Bildung und Forschung PT = Projektträger (DLR) DLR = Deutsches Zentrum für Luft- und Raumfahrt VN = Verwendungsnachweis ZN = Zwischennachweis kumasta = Kultur macht stark-datenbank FKZ = Förderkennzeichen

6 1. Allgemeines 1.2 Gesamtstruktur Bündnisse für Bildung Kinder und Jugendliche in bildungsbenachteiligenden Lebenssituationen BMBF - Zuwendungsgeber PT DLR fachliche und administrative Bearbeitung der Umsetzung der Förderrichtlinie Deutscher Museumsbund e.v. als EZE Aktivierung der Museumsszene, Weiterleitung der Mittel als LZE Umsetzung des Projektes, Abrechnung der Mittel, Nachweisführung Teilnehmende Zielgruppe Peer-Teamer und Peers

7 1. Allgemeines 1.3 Definition Außerschulisch Außerschulischer Träger (Museum) Außerhalb der Unterrichtszeiten Freiwilligkeit der Teilnehmenden sicherstellen Angebote im Rahmen des offenen oder gebundenen bzw. verlässlichen Ganztagsschulbetriebs können gefördert werden Maßnahmeplanung und -durchführung durch den außerschulischen Träger (Museum) Das Angebot ist neu und zusätzlich Nicht förderfähig: Projekttage und -wochen

8 1. Allgemeines 1.4 Qualitätsverbund Kultur macht stark Angebot für alle LZE: Kooperation der Akademie Remscheid und der Bundesakademie Wolfenbüttel bietet Aktivitäten zur fachpädagogischen Begleitung und inhaltlichen Qualitätssicherung dient als übergreifende Weiterbildungs- und Austauschplattform organisiert Qualifizierungsworkshops und Regionalveranstaltungen die Teilnahme ist kostenlos (Fahrtkostenerstattung usw.) Weitere Informationen unter:

9 1. Allgemeines 1.5 Grundlage der Förderung Förderrichtlinie des BMBF (Stand Mai 2012), siehe BMBF-Standardrichtlinien für Zuwendungen auf Ausgabenbasis und die Verwaltungsvorschriften zu 23, 44 Bundeshaushaltsordnung Weiterleitungsvertrag (= Zuwendungsvertrag) in privatrechtlicher Form und Anlagen gem. der Verwaltungsvorschrift Nr. 12 zu 44 BHO Kein Rechtsanspruch auf Gewährung einer Förderung

10 1. Allgemeines 1.6 Zuwendungsfähige Ausgaben die aufgrund der Durchführung des Projektes zusätzlich entstehen (Mehraufwand der projektbezogen ist) und die gemäß der Förderrichtlinie als zuwendungsfähig gelten notwendigen Ausgaben für Gegenstände bis 410 Euro (netto), die ausschließlich zur Durchführung des geplanten Vorhabens zwingend erforderlich sind -> Nutzen Sie die Möglichkeit, das Projektteam im Vorfeld zu kontaktieren!

11 1. Allgemeines 1.7 Nicht zuwendungsfähige Ausgaben Es sind keine Investitionen möglich! (ab 410 Euro netto) Ausgaben für Gegenstände, die auch für den sonstigen regelmäßigen Geschäftsbetrieb erforderlich und deshalb der Grundausstattung zuzurechnen sind. (Quelle: S. 7 der Richtlinien für Zuwendungsanträge auf Ausgabenbasis (AZA) mit ergänzendem BMBF Vordruck Förderfähige Ausgaben, deren Zahlungsfluss nicht belegt werden kann. Ausgaben für Honorare an hauptberufliche Mitarbeiter/Innen des Antragsstellers. (Quelle: S. 4 der Richtlinien für Zuwendungsanträge auf Ausgabenbasis (AZA) mit ergänzendem BMBF Vordruck Gemeinkosten (Allgemeine Verwaltungstätigkeiten, Besprechungszeiten, Miete, Strom etc.) ABER: 5% Verwaltungspauschale vorgesehen!!!

12 1. Allgemeines 1.8 Verwaltungspauschale Der zusätzliche Verwaltungsaufwand soll gewürdigt werden. Die endgültige Höhe ergibt sich aus der Summe der anerkennungsfähigen Ausgaben (5 % bei einer Höchstfördersumme von = 769,30 ). Wird über den Prüfvermerk des VN mitgeteilt und ausgezahlt. Bitte das Häkchen für die Verwaltungspauschale beim Antragstellen und der Abrechnung in der kumasta-datenbank setzen!

13 1. Allgemeines 1.9 Hinweise zur Durchführung

14 1. Allgemeines 1.9 Hinweise zur Durchführung Hinweise zur Durchführung unter bei allen Veranstaltungen sind Teilnehmerlisten zu führen bei allen Verpflegungsbelegen, sind der Anlass und die Teilnehmer zu benennen Aufwandsentschädigungen der Peer-Teamer von diesen oder den Erziehungsberechtigten quittieren lassen keine Abrechnung von Vor- und Nachbereitungszeiten vorgesehen (beachten Sie Ihre Angaben laut Kalkulationstabelle) Reisekosten sind grundsätzlich mit dem Honorar abgegolten (Ausnahme laut Kalkulationstabelle -> externe Fachreferenten)

15 2. Zahlungsabrufe

16 2. Zahlungsabrufe 2.1 Allgemeines Voraussetzungen Weiterleitungsvertrag und Veranstaltungsplan Zahlungsabruf in der kumasta-datenbank bis zum 25. eines Monats erstellt Unterschriebene Papierversion wurde eingereicht Bitte beachten Mittelauszahlung an LZE erfolgt frühestens in der ersten bzw. zweiten Woche des Folgemonats oder zum Wunschdatum Mittel sind innerhalb von 6 Wochen nach Zahlungseingang zu verausgaben und in der Datenbank auf verausgabt zu setzen Werden Mittel innerhalb der Frist nicht verausgabt, müssen diese unaufgefordert zurücküberwiesen werden, da sonst eine Zinspflicht entsteht (Basiszinssatz gemäß 247 BGB)

17 2. Zahlungsabrufe 2.2 Zahlungsabruf erstellen

18 2. Zahlungsabrufe 2.3 Zahlungsfrist eintragen

19 2. Zahlungsabrufe 2.4 Zahlungsfreigabe durch das Projektteam

20 2. Zahlungsabrufe 2.5 Zahlungsabrufe verausgaben

21 2. Zahlungsabrufe 2.6 Rücküberweisungen des LZE Werden nicht in der kumasta-datenbank abgebildet LZE gehen diese Projektmittel nicht verloren Verrechnung über den VN Projektbüro führt Nebenbuchhaltung

22 2. Zahlungsabrufe 2.7 Hinweise Zur Benutzung der kumasta-datenbank steht ein ausführliches Handbuch zur Verfügung: bewilligte Gesamtfördersumme darf nicht überschritten werden Zahlungsabruf muss innerhalb des Bewilligungszeitraumes erstellt werden Die Gesamtsummen der Positionen Honorare, Aufwandsentschädigungen und Sachausgaben dürfen um bis zu 20 % überschritten werden, wenn: die Mehrausgaben durch die Minderausgaben einer anderen Positionen gedeckt sind

23 3. Nachweispflicht

24 3. Nachweispflicht 3.1 Allgemeines zum Abschluss (ZN/VN) ausführliche Anleitung zur Erstellung in der Datenbank über das online-kumasta-handbuch unter Hinweise über die Projekthomepage unter Anlage E Ihres Weiterleitungsvertrages Beachten Sie bitte die Abgabefrist (1 Monat) für Ihre Bearbeitungszeit!

25 3. Nachweispflicht 3.2 Verwendungsnachweis (VN) Zum Abschluss der Förderung ist ein Verwendungsnachweis zu erstellen. Frist: einen Monat nach Ablauf des Bewilligungszeitraumes In der kumasta-datenbank erledigen Sie folgende Aufgaben: verausgaben Sie alle Zahlungsabrufe schließen Sie die Maßnahme(n) ab (d.h. der Zustand der Maßnahme(n) muss über dokumentiert auf durchgeführt gesetzt werden) erstellen Sie die Belege (d.h. jeder Originalbeleg wird in der Datenbank dokumentiert) legen Sie einen Verwendungsnachweis an fügen Sie die Belege dem Verwendungsnachweis hinzu erstellen Sie den Schlussbericht reichen Sie den Verwendungsnachweis in der Datenbank ein

26 3. Nachweispflicht 3.2 Verwendungsnachweis (VN) Das Projektbüro erhält folgende Unterlagen im ORIGINAL: unterschriebener Schlussbericht (PDF-Ausdruck aus der Datenbank) Belegliste je Kostenart aus der Datenbank generiert sämtliche Teilnehmer-Listen im Original zahlenmäßiger Nachweis (Originalbelege/ beglaubigte Kopien mit kumasta-belegnummern versehen und in nummerischer Reihenfolge sortiert, Bescheinigung gemäß Zuwendungsvertrag 7, 13.) Bitte denken Sie an die Bestätigung der rechnerischen und sachlichen Richtigkeit auf den Rechnungen Stundenlisten der Honorarkräfte und der Ehrenamtlichen Honorarverträge und Vereinbarungen über ehrenamtliche Tätigkeit Rechnungen der Honorarkräfte und Abrechnungen der Ehrenamtlichen Zahlungsbeweise (Kontoauszüge im Original/ beglaubigte Kopien/ Kassenbelege sowie Zahlungsbelege bei Kartenzahlungen)

27 3. Nachweispflicht 3.3 Zwischennachweis (ZN) Geht ihr Bewilligungszeitraum über den 31. Dezember muss ein Zwischennachweis erstellt werden. Frist: jeweils zum 31. Januar In der kumasta-datenbank erledigen Sie folgende Aufgaben: verausgaben Sie alle Zahlungsabrufe erstellen Sie die Belege (nur mit den Ausgaben bis zum des vorangegangenen Jahres!!!!) legen Sie einen Zwischennachweis an fügen Sie die Belege dem Zwischennachweis hinzu erstellen sie den Zwischenbericht (nur für Förderungen mit einer Laufzeit von 12 Monaten oder länger) reichen Sie den Zwischennachweis in der Datenbank ein

28 3. Nachweispflicht 3.3 Zwischennachweis (ZN) Das Projektbüro erhält folgende Unterlagen im ORIGINAL: den unterschriebenen Zwischenbericht (PDF-Ausdruck aus der Datenbank) Belegliste je Kostenart aus der Datenbank generiert sämtliche Teilnehmer-Listen im Original Originalbelege mit kumasta-belegnummern versehen und nummerisch sortiert nur nach Aufforderung durch den EZE (Stichprobenprüfung)

29 3. Nachweispflicht 3.4 Belegliste (ZN/VN) ist Bestandteil von ZN und VN Bitte als Ausdruck Ihrem ZN/VN beilegen!!! wird automatisch in der Datenbank erzeugt Ihre Aufgabe -> Belege in der Datenbank erstellen laufend möglich, dann im Anschluss mit Ihrem ZN/VN verknüpfen zum Abschluss, d.h. ZN/VN Ihrer Förderung auswählen und Belege hinzufügen

30

31

32

33 Haken setzen und hinzufügen!

34 3. Nachweispflicht 3.5 Ordnungsgemäße Belegführung Keine Buchung ohne Beleg. Projektzuordnung vornehmen (z.b. Projektname, FKZ). Beleg muss auf LZE ausgestellt sein. Ist die Ausgabe im Bewilligungszeitraum entstanden? Ist ein Zahlungsbeweis vorhanden (Kontoauszug, Kassenbon, Kartenzahlungsbeleg)? Belege müssen den Zahlungsbeweisen zugeordnet sein. Im Idealfall sachlich und rechnerisch richtig gezeichnet. Aktenvermerke: Für alle Vorgänge, die von der Norm abweichen (z. B. wenn Zahlungsbeweise und Belege nicht eindeutig zuordenbar sind). Achtung: gezahlter Flaschen-Pfand muss rausgerechnet werden und erhaltener Flaschen-Pfand darf hinzugerechnet werden!

35 3. Nachweispflicht 3.6 Besondere Hinweise Honorarverträge schließt grundsätzlich nur der LZE mit einer Einzelperson ab!!! Im Ausnahmefall: mit einer Institution möglich aber nur, wenn die Weiterleitung der Ausgaben an die Einzelperson bewiesen werden kann (Kontoauszug als Zahlungsbeweis). Rechtskräftige Unterschriften müssen lesbar sein!

36 4. Prüfungen

37 4. Prüfungen 4.1 Umfang der Prüfungen Sachbericht und zahlenmäßiger Nachweis des VN und ZN werden vom Projektteam im 4-Augen-Prinzip geprüft. Die Belegliste wird auf Plausibilität geprüft. Die gewählten Belegtexte sollten selbsterklärend sein. Bitte einen nachvollziehbaren Zahlungsgrund eingeben, der auf die Projektzugehörigkeit der Ausgaben schließen lässt. Bitte achten Sie darauf, nicht verbrauchte Mittel nach Erstellung Ihres VN zurück zu überweisen! Ist die Ausgabe förderfähig, d.h. zweckgebunden, notwendig, plausibel wurde die Ausgabenhöchstsummen je Position eingehalten (beachten Sie bitte eventuelle Rücküberweisungen)

38 4. Prüfungen 4.1 Umfang der Prüfungen Ist ein Originalbeleg vorhanden (Eigenbelege sind nicht anerkennungsfähig) Ist ein Zahlungsbeweis im Original vorhanden Ist ein Projektzuordnungsmerkmal vorhanden (Belegnummer) Zuordnung von Beleg zu Zahlungsbeweis nachvollziehbar (mit Hilfe der Belegnummer) Liegt die Ausgabe im Bewilligungszeitraum Liegen Original-Teilnehmerlisten vor Sind entsprechende Honorarverträge und Vereinbarungen über ehrenamtliche Tätigkeit vorhanden liegen jeweils Rechnungen und Stundennachweise der Kräfte (siehe Beispielblatt) vor

39 4. Prüfungen 4.2 Beispiel Stundenliste Honorarkraft Stundennachweis Projekttitel: FKZ: Honorarkraft: Herr/Frau XY Leistung: z. B. Durchführung medialer Workshop Datum Uhrzeit Dauer Uhr Uhr Uhr Uhr 2 Gesamt 14 Unterschrift Honorarkraft Unterschrift Befugte/r

40 4. Prüfungen 4.3 Prüfungsrechte und -pflichten Prüfungsrecht: Es kann jederzeit zu Belegprüfungen durch den Bundesrechnungshof, das BMBF, den DLR und das Projektteam kommen (Grundlagen: VV Nr zu 44 BHO, Weiterleitungsvertrag). Stichprobenartig können Projekte ausgewählt werden, bei denen eine 100%-ige Belegprüfung vor Ort durchgeführt wird. Alle Unterlagen sind im Original min. für 5 Jahre zu archivieren, außer es bestehen aufgrund gesetzlicher Vorschriften längere Aufbewahrungsfristen.

41 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Bei weiteren Fragen wenden Sie sich bitte direkt an das Projektbüro: oder (030)