Leitfaden für die Projektabwicklung

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1 Leitfaden für die Projektabwicklung A. Weiterleitungsvertrag B. Förderung C. Zahlungsabrufe D. Verwendungsfrist E. Erstellen eines Zwischennachweises F. Dokumentation und Durchführung der Maßnahme G. Erstellen des Verwendungsnachweises H. Zeitplan für Verwendungsnachweise Stand: 20. Juli 2016 Abwicklung eines Projekts (z.t. aus mehreren Maßnahmen bestehend) im Rahmen des ASSITEJ-Förderprogramms Wege ins Theater! Theaterscouts im Kinder- und Jugendtheater im Rahmen des Bundesprogramms Kultur macht stark Bündnisse für Bildung des Bundes-ministeriums für Bildung und Forschung (BMBF) Seite 1 von 8

2 A. Weiterleitungsvertrag Der Weiterleitungsvertrag zwischen der ASSITEJ e.v. und Ihnen als Antragsteller ist Ihnen in 2 Exemplaren zugegangen. Die Förderung/das Projekt kann beginnen, sobald der ASSITEJ ein rechtsverbindlich unterschriebenes Exemplar zusammen mit der Eigenerklärung vorliegt. Beachten Sie bitte die Anlagen zum Vertrag: die weiteren Nebenbestimmungen und Hinweise, der Veranstaltungsplan und der Gesamtfinanzierungsplan sind Bestandteil des Vertrages Die Ihnen zur Verfügung gestellten Musterformulare sollten unbedingt genutzt werden. Sie erleichtern Ihnen und uns die Arbeit Sie finden diese unter Das Logo der ASSITEJ und das Wege-ins-Theater-Logo finden Sie ebenfalls unter Die Logos für Kultur macht stark finden Sie im internen Bereich auf Hier können Sie sich einloggen und z.b. Anregungen zur Öffentlichkeitsarbeit für lokale Bündnisse einsehen. Benutzername: Passwort: intern-bn bn-pass B. Förderung Nach Erhalt des unterschriebenen Vertrags gibt die ASSITEJ in der Datenbank die Fördermittel für Ihre Maßnahme/n frei. Ihr Antrag ist jetzt nicht mehr veränderbar. Ab dem Zeitpunkt der Freigabe können Sie Fördermittel über die Datenbank anfordern. Hinweis: Auf Ihrer Startseite ( Übersicht ) finden Sie unter Hinweise einen Link zum Handbuch für die Datenbank. Klicken Sie auf Dokumentation, dann können Sie sich das Handbuch herunterladen. Sie finden hier Informationen zu allen Arbeitsschritten, die Sie zur Abwicklung der Förderung in der Datenbank vornehmen müssen. Wenn Sie Ihren Antrag öffnen, können Sie sich die Förderung ansehen (unter Aktionen Förderung anzeigen, blaue Buttons rechts). Die Angaben aus Ihrem Antrag sind hier übernommen worden. C. Zahlungsabrufe Der Pfad von der Startseite der Datenbank bis zum Formular Zahlungsabruf : Klicken Sie bei Aktionen : Ihre Förderungen wählen Sie die Maßnahme aus der Liste aus Zahlungsabrufe Zahlungsabruf erstellen. Seite 2 von 8

3 Bitte beachten Sie bei Projekten mit zwei verschiedenen Projektformaten, dass die Maßnahmen/Projektformate administrativ vollständig voneinander getrennt behandelt werden müssen. Sie müssen also entscheiden, welche Honorare und welche Sachausgaben welchem Projektformat zugeordnet sind. 5.2a, 5.4a, 5.6a Tragen Sie hier die Beträge ein, die Sie abrufen wollen. Rufen Sie nur so viele Mittel ab, wie Sie ca. in den folgenden 6 Wochen verausgaben können. Ab Eingang des Geldes auf Ihrem Konto haben Sie sechs Wochen Zeit, die Mittel zu verausgaben. Hierbei sind nicht Rechnungsdaten entscheidend, sondern das tatsächliche Bezahldatum. Unter 5.3a, 5.5a, 5.7a erläutern Sie kurz, wofür das Geld benötigt wird, wie sich die Beträge zusammensetzen. Sie können sich bei den Erläuterungen an den Angaben des Kalkulationsblattes aus Ihrem Antrag orientieren. Speichern Sie Ihren Zahlungsabruf und reichen ihn dann über die Datenbank bei der ASSITEJ ein: Aktionen Zahlungsabruf einreichen, es öffnet sich ein Kommentarfeld, darunter nochmals Zahlungsabruf einreichen anklicken. Die ASSITEJ prüft Ihren Zahlungsabruf. Sie bekommen eine Benachrichtigung aus der Datenbank, wenn Ihr Zahlungsabruf akzeptiert wurde. Wenn sie diese Nachricht erhalten haben, drucken Sie den Zahlungsabruf aus ( Druckansicht ) und schicken ihn, rechtsverbindlich unterschrieben (die Unterschrift sollte der im Antrag genannten rechtsverbindlichen Vertretung entsprechen), per Post an die ASSITEJ-Geschäftsstelle. Hinweise: Die ASSITEJ ruft nur etwa einmal im Monat Mittel beim BMBF ab. Wenn Sie Ihre Zahlungsabrufe bis zum 20. eines Monats einreichen, erhalten Sie die Mittel i.d.r. in den ersten Tagen des Folgemonats Ein Einbehalt von 20% der bewilligten Gesamtsumme wird erst nach Prüfung des Verwendungsnachweises ausgezahlt. Die Mittel werden im Zuwendungsvertag den Kalenderjahren zugeordnet. Mittel, die für ein Kalenderjahr bewilligt sind, müssen auch in diesem Kalenderjahr abgerufen werden (i.d.r. bis Mitte November), da sie sonst zum Ende des Kalenderjahres verfallen. In Kapitel 5 des Benutzerhandbuchs für die Datenbank finden Sie weitere Hilfestellungen zum Erstellen von Zahlungsabrufen. D. Verwendungsfrist Nachdem die Fördergelder auf Ihrem Konto eingegangen sind, haben Sie sechs Wochen Zeit, um sie auszugeben. In der Datenbank wird Ihr Zahlungsabruf zur Verausgabung freigegeben und unter dem Punkt 5.9 eine Verwendungsfrist Seite 3 von 8

4 eingetragen. Bis zu diesem Datum müssen die abgerufenen Mittel ausgegeben sein. Es gilt das Bezahldatum, nicht das Rechnungsdatum. Der Nachweis für die Bezahlung kann das Quittungsdatum sein oder das Datum auf einem Bankauszug. Sobald Sie alle Mittel verausgabt haben, spätestens jedoch zum Ende der Verwendungsfrist rufen Sie Ihren Zahlungsabruf in der Datenbank auf. Tragen Sie unter Zahlung verausgabt dasjenige Datum ein, an dem die letzten Mittel aus dem Zahlungsabruf ausgegeben wurden. Bei "Verausgabte Mittel tragen Sie die Summe ein. Wenn Sie noch nicht die gesamten Mittel aus dem Zahlungsabruf bis zum Ende der Verwendungsfrist verausgabt haben: tragen Sie den verausgabten Betrag am Fristende ein. Es ergibt sich ein positiver Kassenbestand. Kontaktieren Sie im Falle eines positiven Kassenbestandes unbedingt die ASSITEJ, da andernfalls Zinsen anfallen können. Wenn Sie mehr Mittel ausgegeben haben, als Sie erhalten haben: Tragen Sie den tatsächlichen Betrag ein. Es ergibt sich ein negativer Kassenbestand. Berücksichtigen Sie diese Kassenbestände, wenn Sie einen neuen Zahlungsabruf tätigen und fordern Sie entsprechend mehr bzw. weniger Mittel an. Speichern Sie Ihre Eingaben. Mit dem blauen Button "Zahlung wurde verausgabt" senden Sie den Zahlungsabruf zurück an die ASSITEJ (unterhalb des sich öffnenden Dialogfeldes nochmals bestätigen!). Beachten Sie, dass Ausgaben, die Sie vor Beginn des Bewilligungszeitraums tätigen, nicht gefördert werden können, auch wenn Sie im Zusammenhang mit dem Projekt entstehen. Sollten projektrelevante und vorab kalkulierte Ausgaben nach Beendigung des Bewilligungszeitraums entstehen, können sie im begründeten Fall noch bis zur Vorlage des Verwendungsnachweises abgerechnet werden. In diesem Fall nehmen Sie bitte Kontakt mit der ASSITEJ auf. E. Erstellen eines Zwischennachweises Sie haben sich mit Ihrer Unterschrift unter den Weiterleitungsvertrag verpflichtet, einen Zwischennachweis/Verwendungsnachweis zu erstellen ( 7 12.). Die nötigen Angaben werden in die Förderdatenbank eingegeben. Wichtig: Für Projekte, die über einen Jahreswechsel hinaus stattfinden, muss per Stichtag 31. Dezember ein Zwischennachweis bis spätestens zum 28. Februar erstellt werden. Für Projekte, die innerhalb eines Kalenderjahres abgeschlossen werden, ist kein Zwischennachweis nötig. Der Pfad von der Startseite der Datenbank bis zum Formular Zwischennachweis : Klicken Sie bei Aktionen : Ihre Förderungen wählen Sie die Maßnahme aus der Liste aus Zwischennachweise Zwischennachweis erstellen. Seite 4 von 8

5 Wählen Sie Maßnahme hinzufügen (blaue Aktionsbuttons), klicken Sie das Feld vor Ihrer Maßnahme an, dann Auswahl hinzufügen Geben Sie über Beleg hinzufügen alle Belege bis zum Belegdatum möglichst in chronologischer Reihenfolge ein. Von der Datenbank werden automatisch Belegnummern vergeben. Wenn die Laufzeit Ihres Projekts kürzer als ein Jahr ist, müssen Sie keinen Zwischenbericht erstellen. D.h. die Textfelder zum Zwischenbericht müssen nicht ausgefüllt werden (dann entfällt o.ä. eingeben). Speichern Sie den Zwischennachweis und reichen Ihn über die Datenbank ein: Zwischennachweis einreichen und nochmalige Bestätigung unterhalb des sich öffnenden Dialogfeldes. Drucken Sie alle Arbeitsblätter der Belegliste (Querformat - über Export Belegliste ) und eventuell den Zwischenbericht (Hochformat - über Export Zwischenbericht ) aus und schicken die Unterlagen, inklusive aller Originalbelege, rechtsverbindlich unterschrieben, per Post an die ASSITEJ. Ihr Zwischennachweis wird dann von der ASSITEJ geprüft. Wenn es Erläuterungs- oder Ergänzungsbedarf gibt, bekommen Sie eine Nachricht. Ihre Originalbelege erhalten Sie nach der Prüfung zurück. F. Dokumentation der Durchführung der Maßnahme Wenn Ihr Projekt abgeschlossen ist und Sie alle erforderlichen Mittel angefordert und verausgabt haben, müssen Sie die Maßnahme in der Datenbank dokumentieren. Der Pfad von der Startseite der Datenbank: Klicken Sie bei Aktionen : Ihre Maßnahmen wählen Sie die Maßnahme aus der Liste aus Durchführung dokumentieren Geben Sie die für die Statistik des Ministeriums notwendigen Teilnehmerzahlen ein. Speichern Sie Ihre Einträge. Klicken Sie Zurück zur Maßnahme Maßnahme wurde durchgeführt (unterhalb des sich öffnenden Dialogfeldes nochmals bestätigen!). Dieser Schritt ist damit abgeschlossen. G. Erstellen des Verwendungsnachweises Falls nach Abschluss Ihrer Maßnahme ein positiver Kassenbestand vorliegt, Sie also nicht alle angeforderten Mittel verausgabt haben, überweisen Sie die nicht verausgabten Mittel unverzüglich und unaufgefordert zurück auf das Konto der ASSITEJ (Kontodaten sind im Zuwendungsvertrag vermerkt). Geben Sie im Verwendungszweck Ihr Förderkennzeichen an. Seite 5 von 8

6 Bei überjährigen Projekten muss die Zwischennachweisprüfung durch die ASSITEJ abgeschlossen sein, bevor der Verwendungsnachweis erstellt werden kann. Der Pfad von der Startseite der Datenbank bis zum Formular Verwendungsnachweis : Klicken Sie bei Aktionen : Ihre Förderungen wählen Sie die Maßnahme aus der Liste aus Verwendungsnachweis Verwendungsnachweis erstellen Verwendungsnachweis erstellen (?). In Anlage Ihres Zuwendungsvertrags finden Sie ein Muster für den Verwendungsnachweis. Verarbeitung der Belege - Aufbereitung der Originalbelege Anforderungen an Belege: Rechnungen sollten an Sie als Letztzuwendungsempfänger adressiert sein. Überweisen Sie fällige Beträge direkt vom Förderkonto. Werden Zahlungen von der Honorarkraft oder einer anderen Person vorgestreckt muss der Weg der Zahlungen bzw. Erstattungen nachgewiesen werden. Ausgabebelege müssen das Datum der Zahlung, den Zahlungsempfänger, Verwendungszweck und den Betrag sowie Ihr Förderkennzeichen und die laufende Belegnummer (wie aus der Datenbank generierte Belegliste) enthalten. Überweisungen werden durch Transaktionsbeleg bzw. Kontoauszug belegt. Ein Überweisungsauftrag ist nicht ausreichend. Die entsprechende Rechnung ist beizulegen. Belege mit einem Datum vor Beginn des Bewilligungszeitraums können nicht anerkannt werden. Die ASSITEJ ist verpflichtet, 100% Originalbelege zu prüfen. Aussagekräftige Kontoauszüge können als Ausdruck bzw. Kopie vorgelegt werden. Hinweis: Gehen Sie sehr sorgfältig mit Ihren Belegen um. Ausgaben, für die keine Originalbelege vorliegen, können nicht gefördert werden. Dafür bereits zur Verfügung gestellte Fördermittel werden von der ASSITEJ zurückgefordert. Ihre Belege erhalten Sie nach der Prüfung umgehend per Einschreiben zurück. Alle Belege müssen mindestens 5 Jahre bei Ihnen aufbewahrt werden. Es ist allerdings möglich, dass wir einzelne Belege bei Ihnen später noch einmal anfordern müssen, sollte der Prüfbeauftragte des Ministeriums oder der Bundesrechnungshof Originale prüfen wollen. Erstellen der Belegliste in der Datenbank Klicken Sie Beleg hinzufügen. Machen Sie die geforderten Angaben und klicken Hinzufügen. Machen Sie aussagekräftige Angaben, v.a. beim Zahlungsgrund: z.b. Rechnung Fa. XYZ vom , Malpappe Geben Sie so die Daten aller zur Maßnahme gehörenden Belege ein. Seite 6 von 8

7 Hatten Sie für die Maßnahme bereits einen Zwischennachweis erstellt, geben Sie nur noch die Belege ein, die dem neuen Kalenderjahr zuzuordnen sind. Über Export Belegliste können Sie die Liste ausdrucken (Querformat, 4 Arbeitsblätter!) Erstellen des Schlussberichts Im unteren Bereich des Formulars Verwendungsnachweis machen Sie Ihre Angaben zum Schlussbericht. Falls sich die Bündnispartner in der Durchführung des Projekts gegenüber der Antragstellung geändert haben, klicken Sie das Kästchen an und geben die Änderungen bei dokumentiert ein. Geben Sie die geforderten Erläuterungen in den Textfeldern gemäß den Hinweisen ein. Bitte achten Sie bei der Erstellung des Schlussberichtes auf die Programmvorgaben, stellen Sie also dar: o mit welchen Bildungsbarrieren die Teilnehmer konfrontiert sind, und wie sich das in der Arbeit bemerkbar gemacht hat o wie die Zusammenarbeit im Bündnis gestaltet wurde und welche Eigenleistungen die einzelnen Bündnispartner eingebracht haben o wie der Sozialraum der Teilnehmer in die Projektarbeit eingebunden wurde o wie die Projektarbeit gestaltet wurde, welche Herausforderungen und Probleme sich ergeben haben und wie diese gelöst wurden o welche Schlussfolgerungen Sie aus dem Projekt ziehen und ob die Absicht besteht, im Bündnis weiterzuarbeiten. Speichern Sie Ihre Eingaben! Erstellen der Projektdokumentation Erstellen Sie einen Erfahrungsbericht (max Zeichen) und hängen die Datei über Anhang hinzufügen an. Stellen Sie der ASSITEJ nach Abschluss des Projekts, spätestens jedoch bei Einreichung des Verwendungsnachweises elektronisch mindestens 2 Fotos aus dem Projekt mit Bildlegenden und Freigabeerklärungen zur Verfügung. Fertigstellung des Verwendungsnachweises Wenn Sie alle Angaben gemacht haben: Verwendungsnachweis einreichen anklicken und nochmals bestätigen. Die ASSITEJ wird den Verwendungsnachweis zunächst in der Datenbank prüfen und ihn gegebenenfalls zur Bearbeitung zu Ihnen zurückschicken. Wenn Sie von der ASSITEJ die Meldung erhalten Verwendungsnachweis akzeptiert schicken Sie folgende Unterlagen an die ASSITEJ: Seite 7 von 8

8 die ausgedruckte Belegliste (Querformat - über Export Belegliste ) den ausgedruckten und rechtsverbindlich unterschriebenen Schlussbericht (Hochformat - über Export Schlussbericht) alle Originalbelege alle Teilnehmerlisten im Original alle Honorarverträge und die Stundenerfassungen der Honorarkräfte den Veranstaltungsplan mit den tatsächlich stattgefundenen Terminen den Erfahrungsbericht Postadresse: ASSITEJ e.v. Bundesrepublik Deutschland, Wege ins Theater!, Schützenstraße 12, Frankfurt am Main 5. Auszahlung der Verwaltungspauschale Eine Verwaltungspauschale in Höhe von 5 % wird dem LZE auf Basis der mit dem Verwendungsnachweis nachgewiesenen und anerkannten Belege zugestanden. Die Verwaltungspauschale wird von der ASSITEJ berechnet, sofern Sie sie mit dem Antrag beantragt haben und mit der Schlusszahlung ausgezahlt. H. Zeitplan für Verwendungsnachweise Reichen Sie den Verwendungsnachweis bis spätestens zwei Monate nach Ende des Bewilligungszeitraums in der Datenbank ein. Hatten Sie für Ihr jahresübergreifendes Projekt bereits einen Zwischennachweis erstellt, muss die Zwischennachweisprüfung von der ASSITEJ abgeschlossen sein, bevor Sie Ihren Verwendungsnachweis erstellen können. Kontakt Wenn Sie Fragen zur Projektabwicklung haben, wenden Sie sich an: ASSITEJ e.v. Bundesrepublik Deutschland Anna Eitzeroth a.eitzeroth@kjtz.de Seite 8 von 8