HR Trend Report Anwenderbefragung zum Themenfeld Talent Management in deutschen Unternehmen.

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1 Anwenderbefragung zum Themenfeld Talent Management in deutschen Unternehmen. 1

2 Anwenderbefragung zum Talent Management in deutschen Unternehmen Impressum Herausgeber Haufe-Lexware GmbH & Co. KG Munzinger Straße Freiburg Telefon: +49 (0) Fax: +49 (0) service@haufe.de Internet: Autor SoftSelect GmbH Michael Gottwald, Geschäftsführer Oeverseestraße Hamburg Telefon: +49 (0) Fax: +49 (0) info@softselect.de Internet: Inhaltsverzeichnis Impressum... 2 Inhaltsverzeichnis Einleitung Untersuchungsdesign Fragestellung und Ziele Ergebnisse Talent Management Strategien und Maßnahmen Verbreitung und Nutzung von Talent-Management-Software Cloud Computing im HR-Umfeld Social-Media-Nutzung für das Talent Management Anforderungen an HR-Systeme Fazit Erschienen im Februar 2013 Alle Rechte vorbehalten! Alle genannten eingetragenen Warenzeichen sind Eigentum ihrer jeweiligen Inhaber! Diese Studie ist urheberrechtlich geschützt. Jegliche Vervielfältigung, auch auszugsweise, die nicht journalistischen Zwecken dient, ist ausdrücklich untersagt, sofern nicht eine ausdrückliche Einwilligung der SoftSelect GmbH und der Haufe-Lexware GmbH & Co. KG vorliegt. Auch die Übernahme von Tabellen oder Grafiken etc. in andere Publikationen bedarf der vorherigen schriftlichen Genehmigung.Die Inhalte dieser Studie wurden mit größtmöglicher Sorgfalt zusammengestellt. Eine Gewähr für deren Richtigkeit kann nicht übernommen werden. Die jeweiligen Einschätzungen und Beurteilungen spiegeln den derzeitigen Wissensstand wider und können sich jederzeit ändern. 2

3 1. Einleitung Die Gewinnung, Bindung und Förderung von fähigen Mitarbeitern gehört seit jeher zu den Kernaufgaben der Personalabteilungen. Der sich zusehends verstärkende Fachkräftemangel erschwert diese Aufgabe und macht sie für die Unternehmen zur zentralen Herausforderung der kommenden Jahre. Für die Unternehmen gilt es, schnell zu handeln und effektive Talent-Management-Strategien zu entwickeln, um den zukünftigen Unternehmenserfolg sicherzustellen. Talent Management als zentrale Herausforderung Schon jetzt gilt Talent Management als wichtigster Trend im Personalwesen. Unternehmen bemühen sich verstärkt darum, zukunftsfähige Konzepte und Strategien für die Personalgewinnung (Recruiting), das Bewerbermanagement, das Kompetenz- und Skillmanagement, die Personalentwicklung und das Wissensmanagement zu entwickeln. So verlagert sich das Recruiting mehr und mehr in die sozialen Netzwerke Stichwort Social Recruiting. Karrierefansites auf Facebook sollen die Arbeitgebermarke bei der jugendlichen Zielgruppe stärken. Business-Netzwerke wie Xing und LinkedIn werden von Headhuntern systematisch nach potenziellen Kandidaten durchsucht. Bewerber- und Talentepools ermöglichen es, schnell auf Vakanzen zu reagieren. Zugleich werden die Potenziale der bereits vorhandenen Belegschaft optimiert. Stellen werden zunehmend intern besetzt. Hierfür werden Mitarbeiter- und Karriereprofile erstellt, Schlüsselpositionen identifiziert unmögliche Nachfolger durch spezielle Schulungen positioniert. Hohe Nachfrage nach Talent- Management-Software Um den facettenreichen Anforderungen des Talent Managements gerecht zu werden, greifen immer mehr Unternehmen auf die professionelle Unterstützung durch spezielle Softwarelösungen zurück. Die Nachfrage nach entsprechenden Systemen ist in den letzten zwei bis drei Jahren sprunghaft angestiegen. Viele Unternehmen erkennen den Mehrwert und den strategischen Vorteil, die Ihnen moderne Talent-Management-Software bei der Bewältigung der Herausforderungen bietet. Der demografische Wandel kommt Hauptursache für den Fachkräftemangel ist der massive Rückgang der Erwerbsbevölkerung, den der Wirtschaftsstandort Deutschland in den kommenden Jahrzehnten verkraften muss. Die geburtenstarken Jahrgänge der 1950er und 1960er Jahre erreichen in den kommenden Jahren das Rentenalter. Ab 2020 wird die Bevölkerung im Erwerbsalter daher stark abnehmen. Laut Berechnungen des Statistischen Bundesamtes werden 2030 statt heute knapp 50 Millionen lediglich Millionen Menschen in Deutschland dem Arbeitsmarkt zur Verfügung stehen. Bis 2060 wird diese Zahl sogar noch weiter abnehmen auf dann Millionen. Die im Dezember 2012 erschienene Studie der Vereinigung der Bayerischen Wirtschaft geht davon aus, dass trotz verstärktem Zuzug aus den europäischen Krisenländern bundesweit bis ,7 Millionen und bis 2035 vier Millionen Fachkräfte fehlen werden. Angaben in Personen prognostizierter Fachkräftemangel (Quelle: vbw 2012) War for Talents Der demografische Wandel und der daraus resultierende Mangel an Fachkräften führen in den meisten westlichen Industrieländern bereits jetzt zu einem verschärften Kampf um die qualifiziertesten und talentiertesten Köpfe. Der sprichwörtlich gewordene War for Talents ist bereits jetzt Alltag und wird in den kommenden Jahren stark zunehmen und sich auf weitere Branchen und Berufe ausdehnen. Die Unternehmen in Deutschland müssen sich diesem Wettbewerb stellen. Der zukünftige Unternehmenserfolg wird in starkem Maße davon abhängen, wie es den Personalabteilungen der Firmen und Organisationen gelingt, in diesem War for Talents zu bestehen. Es gilt fähige Mitarbeiter zu gewinnen, zu fördern und langfristig an sich zu binden. Talent Management wird damit zur zentralen Herausforderung der Personalabteilungen in den kommenden Jahren. Modernes Talent Management beschränkt sich jedoch nicht auf die Elitenförderung der sog. High-Potentials, sondern strebt danach, die Talente und Begabungen der Gesamtheit der Mitarbeiter zu identifizieren und zu fördern. Denn jeder Mitarbeiter verfügt über Talente, die es sich lohnt zu fördern und auszubauen. Durch entsprechende Maßnahmen und 3

4 Angebote kann die Mitarbeiterzufriedenheit erheblich gesteigert und damit die Produktivität jedes Einzelnen im Sinne des Unternehmenserfolges erhöht werden. Die vorliegende Studie basiert auf einer Unternehmensbefragung von 212 mittelständischen und großen Unternehmen und soll Trends, Entwicklungen und Anforderungen an Talent- Management-Lösungen aufzeigen. 2. Untersuchungsdesign Die vorliegende Studie untersucht den Entwicklungsstand der Maßnahmen, die ein repräsentativer Querschnitt der deutschen Wirtschaft in puncto Talent Management bereits umgesetzt hat. Neben allgemeinen Fragen zu den personalpolitischen Prozessen in Unternehmen standen Fragen zu Talent-Management-Software im Vordergrund. Handel 17% Branchenzugehörigkeit (n=212) Öffentliche Einrichtungen 8% 49% Dienstleistung 26% Fertigung Hierfür wurden Personalverantwortliche aus 212 großen und mittelständischen Unternehmen mit Hauptsitz in Deutschland nach ihren Erfahrungen, Einschätzungen und Anforderungen an das Talent Management befragt. Die Befragung erfolgte durch SoftSelect im November und Dezember 2012 überwiegend telefonisch anhand eines standardisierten Fragebogens. Um die Aussagekraft der Studie zu erhöhen, wurden die teilnehmenden Unternehmen zufällig innerhalb der genannten Kriterien (über 250 Mitarbeiter, Hauptsitz in Deutschland) ausgewählt. Der Schwerpunkt der Untersuchung liegt auf dem gehobenen Mittelstand mit 500 bis 5000 Mitarbeitern. Um eine bessere Vergleichbarkeit der Unternehmensgrößen zu erzielen, wurden drei annähernd große Cluster gebildet (siehe Abbildung unten). Unternehmensgröße nach Mitarbeiterzahl (n=212) > % 34% % Fragestellung und Ziele Talent Management ist im Personalwesen seit einigen Jahren ein großes Thema. Bereits von SoftSelect durchgeführte Studien im HRSoftware bereich zeigen, dass Softwareherstellerverstärkt Lösungen für das Talent Management anbieten und die funktionelle Tiefe ausbauen. Auch aus der Beratungstätigkeit von SoftSelect ist in den vergangenen Jahren ein deutlicher Trend hin zum Einsatz von Talent- Management-Software zu erkennen gewesen. Um diesen Trend aus der Anwenderperspektive detailliert zu betrachten, entstand in Kooperation mit der Haufe-Lexware GmbH & Co. KG die vorliegende Studie. Folgende Fragen waren für die Erstellung der Untersuchung maßgeblich: > Ist das Thema Talent Management bereits in den deutschen mittelständischen und Großunternehmen angekommen? > Welche Maßnahmen zur Bewältigung des Fachkräftemangels wurden in den Personalabteilungen bereits ergriffen, welche sind geplant? > Wie stark verbreitet ist Talent Management Software in den Unternehmen? > Wie ist die Bereitschaft entsprechende Anwendungen aus der Cloud zu beziehen? > Inwieweit nutzen die Unternehmen die Möglichkeiten von Social Media für das Talent Management? > Welche Anforderungen haben die Personalverantwortlichen an HR-Software insgesamt und wie zufrieden sind sie mit bereits eingesetzten Lösungen? Ziel der Studie ist es, Trends und Entwicklungen im Talent Manage ment aufzuspüren und somit den Unternehmen Lösungsansätze gegen den Fachkräftemangel aufzuzeigen. Die Anwenderbefragung soll eine detaillierte Analyse der Fortschritte der deutschen Unternehmen in puncto Talent Manage-ment ermöglichen. Hierfür wurde das Hauptaugenmerk unter anderem auf folgende konkrete Fragen gerichtet: 4

5 > Welche Funktionalitäten einer Talentmanagementsoftware sind nach Auffassung der Personalabteilungen zwingend erforderlich, welche optional? > Welche zusätzlichen Leistungen eines Talentmanagement-Software- Anbieters wären wünschenswert? > Welche Aspekte sprechen für, welche gegen Cloud-Lösungen im Bereich HR? > Inwieweit werden Social-Media- Komponenten beim Talent Management genutzt, inwiefern ist eine Nutzung geplant? > Welche Anforderungen an eine HR- Software müssen bereits jetzt erfüllt sein, wo liegt der voraussichtliche Bedarf in den kommenden Jahren? Den Personal- und IT-Verantwortlichen soll der vorliegende Trend Report als Vergleich dienen und Anregung sein, die eigenen Prozesse zu überdenken und vorausschauend und bedarfsgerecht den Erfordernissen anzupassen. Den Softwareherstellern bietet die Untersuchung Gelegenheit, die eigenen Lösungen den Erfordernissen des Marktes anzupassen und Entwicklungen voranzutreiben. 4. Ergebnisse 4.1 Talent Management Strategien und Maßnahmen Fachkräftemangel wirkt sich bereits auf die Unternehmen aus Die Ergebnisse der Studie belegen, dass bereits eine Vielzahl an Unternehmen in Deutschland mit den Auswirkungen des Fachkräftemangels konfrontiert ist. Zwei Drittel der befragten Unternehmen gaben an, die Auswirkungen bereits zu spüren und Schwierigkeiten bei der Besetzung von offenen Stellen zu haben. Diese Entwicklung ist zum Gutteil auch der positiven konjunkturellen Lage der letzten drei Jahre geschuldet. Dennoch darf nicht vergessen werden, dass der demografische Wandel diesen Trend zum Ende des Jahrzehnts noch deutlich verstärken und sich der Fachkräftemangel daher noch zuspitzen wird. Fachkräftemangel bereits zu spüren Bemerken Sie bereits die Auswirkungen des Fachkräftemangels in Ihrem Unternehmen? (n=212) Nein 33% 67% Ganzheitliches Talent Management sollte daher schon jetzt ein wesentliches Element des strategischen Personalmanagements sein. Ja Talent Management ist in den Unternehmen angekommen Das Thema Talent Management beschäftigt bereits seit einigen Jahren die deutschen Unternehmen. 83 Prozent der befragten Personalentscheider ist der Begriff Talent Management bekannt. Auch auf die Nachfrage, was unter dem Begriff verstanden wird, gab die übergroße Mehrheit (81 Prozent) eine Antwort ab, die einer allgemeinüblichen Definition entsprach. Bekanntheitsgrad Talent Management unbekannt Kennen Sie den Begriff Talent Management? (n=212) 17% 83% bekannt Allgemeinhin wird Talent Management heute wesentlich breiter gefasst als noch vor wenigen Jahren. Talent Management beschränkt sich nicht auf das Rekrutieren von Top-Talenten, sondern umfasst die Gesamtheit der personalpolitischen Maßnahmen, um qualifizierte Mitarbeiter für das Unternehmen zu gewinnen, zu binden und zu fördern. Dieser Dreiklang aus effizienter Mitarbeitergewinnung, zielgerichteter Mitarbeiterförderung und langfristiger Mitarbeiterbindung trägt einen entscheidenden Anteil dazu bei, den zukünftigen Wettbewerbserfolg der Unternehmen auch in Zeiten des Fachkräftemangels zu sichern. 5

6 Umso erfreulicher ist es, dass die deutschen Unternehmen dem Talent Management bereits jetzt einen hohen Stellenwert einräumen. Für mehr als drei Viertel der befragten Personalverantwortlichen hat das Talent Management eine hohe bis sehr hohe Bedeutung. Lediglich eine kleine Minderheit von sechs Prozent stuft die Bedeutung als gering ein. Bedeutung des Talent Managements Welche Bedeutung hat das Talent Management für Ihr Unternehmen? (n=212) weniger 16% gering 6% 55% Talent Management wird systematisiert 22% sehr Das Thema Talent Management ist in den Personalabteilungen der deutschen Mittelständler und Großunternehmen angekommen. Beinahe drei Viertel der Befragten gaben an, bereits eine systematische Strategie zur Gewinnung, Bindung und Förderung von qualifizierten Mitarbeitern zu verfolgen. Verbreitung von Talent Management Verfolgt Ihr Unternehmen bereits eine systematische Strategie zur Gewinnung, Bindung und Förderung von qualifizierten Mitarbeitern? (n=212) Nein 26% 74% Dabei spielt die Branchenausrichtung der Unternehmen offenbar nur eine untergeordnete Rolle. Jeweils ca. drei Viertel der befragten Fertigungs-, Handels- und Dienstleistungsunternehmen bejahten die Frage nach der Verfolgung einer Talent-Management-Strategie. Lediglich öffentliche Einrichtungen fallen demgegenüber ab. Nur 59 Prozent der Befragten konnte hier die Frage positiv beantworten. Eine Erklärung hierfür könnte im Vergleich zur Privatwirtschaft geringerem Wettbewerbsdruck liegen. Insbesondere große Unternehmen sind mit ihrer Talent-Management- Strategie nach eigener Auskunft bereits ein Stück weiter. Mehr als acht von zehn Firmen in der Gruppe der Großunternehmen mit über Mitarbeitern verfolgen bereits ein konkretes Talent-Management-Konzept. Ca. zwei von drei der befragten mittelständischen Unternehmen erklärten, bereits konkrete Maßnahmen ergriffen zu haben. Doch gerade für Mittelständler ist ein effektives Talent Management bedeutsam, will man bei der Personalgewinnung und der Ja Mitarbeiterbindung gegenüber den größeren und oft bekannteren Arbeitgebern nicht das Nachsehen haben. Talent-Management-Strategie vorhanden Verfolgt Ihr Unternehmen bereits eine systematische Strategie zur Gewinnung, Bindung und Förderung von qualifizierten Mitarbeitern? (n=212) 65% 76% 83% >2.000 Konkrete Umsetzung des Talent Managements Die Möglichkeiten, Talent Management im Unternehmen zu etablieren, sind vielfältig. Besonders häufig werden Maßnahmen umgesetzt, die die Personalentwicklung betreffen. 93 Prozent der Befragten gaben an, spezielle Schulungen, Seminare oder E-Learning- Angebote für qualifizierte Mitarbeiter anzubieten. 83 Prozent der Unternehmen bieten Leistungsträgern einen finanziellen Anreiz. Dieser kann zum Beispiel darin bestehen, Fachkräfte, die vorübergehend auf der Karriereleiter blockiert sind, durch entsprechend höhere Entlohnung an das Unternehmen zu binden. Hierfür ist eine vorausschauende Nachfolgeplanung (Succession Management) unabdingbar. Immerhin zwei Drittel der Unternehmen identifizieren nach eigenen Angaben Engpässe in Schlüsselpositionen und positionieren mögliche Nachfolger frühzeitig. 6

7 Umsetzung von Talent Management Welche der folgenden Talent-Management- Maßnahmen hat Ihr Unternehmen bereits umgesetzt? (n=212) Personalentwicklung Zielvereinbarung leistungsgemäße Entlohnung Kompetenzmanagement Nachfolgeplanung Recruiting Wissensmanagement 49% 69% 66% 66% 73% 83% 93% Fast drei Viertel der Unternehmen erstellen in regelmäßigen Abständen Zielvereinbarungen und Beurteilungen der Mitarbeiter. In Kombination mit einem Kompetenz- und Skillmanagement können so detaillierte Fähigkeitsprofile der Mitarbeiter gewonnen werden (69 Prozent). Dies soll nicht nur die Mitarbeitermotivation steigern, sondern erleichtert ebenfalls die interne Stellenbesetzung. Der Aufbau eines Bewerber-/Talentepools ist ein zentrales Element des Talent Managements. Hier können alle potenziell interessanten Kandidaten, sowohl Bewerber, Absolventen, ehemalige Mitarbeiter als auch Talente aus anderen Unternehmen zentral verwaltet werden. Wichtig ist, den Bewerberpool datenschutzkonform abzubilden und eine Genehmigung einzuholen, Daten auch über die gesetzmäßigen Löschvorschriften hinaus vorhalten zu dürfen. Durch einen gut gepflegten Bewerber-/ Talentepool können auch kurzfristig Vakanzen besetzt und ggf. Kosten für teure Stellenausschreibungen eingespart werden. Immerhin zwei Drittel der hier befragten Unternehmen nutzen bereits die Vorteile zentral gespeicherter Bewerberdaten. Wissensmanagement gehört hingegen noch immer zu einem unterschätzten Gebiet des Personalmanagements und das in einer immer komplexer werdenden Informations- und Wissensgesellschaft. Lediglich die Hälfte der untersuchten Firmen fördert bereits systematisch den Zugang und Ausbau von Wissen und Knowhow im Unternehmen. Das können beispielsweise firmeneigene Portale, Datenbanken oder Dokumentationen von Best Practices sein. Wissensmanagement bietet Unternehmen enorme Vorteile: Die Abhängigkeit vom Know-how einzelner Mitarbeiter sinkt. Arbeitsprozesse werden optimiert, indem Mitarbeiter schnell und einfach auf erforderliche Informationen zurückgreifen können. Gerade in wissensintensiven Branchen und Bereichen ist daher Wissensmanagement von überragender Bedeutung. 4.2 Verbreitung und Nutzung von Talent-Management- Software Trotz des hohen Stellenwertes von Talent Management in den deutschen Unternehmen nutzen erst vergleichsweise wenig Betriebe die Vorteile einer professionellen Talent- Management-Software. Nach wie vor steuern sechs von zehn Firmen ihr Talent Management mittels Office-Anwendungen oder händisch. Talent-Management-Prozesse Wie laufen die Talent-Management-Prozesse in Ihrem Unternehmen überwiegend ab? (n=201) händisch 20% 40% Office-Anwendungen mittels professioneller Software 40% 7

8 Dieser hohe Wert ist überraschend, bieten entsprechende Lösungen doch vielfältige Möglichkeiten, die Prozesse im Unternehmen wesentlich effizienter zu gestalten. Gerade das Talent Management ist mit hohem personellen Aufwand, wie zum Beispiel bei der Bewerberverwaltung, verbunden. Mittels geeigneter Software kann die Personalabteilung von den besonders zeitintensiven Verwaltungsaufgaben stark entlastet werden. So bleibt mehr Zeit für die eigentlichen Kernaufgaben, wie zum Beispiel der Durchführung von Bewerbungsgesprächen. Am häufigsten wird Talent-Management-Software zur Unterstützung des Recruitings eingesetzt. Einer entsprechenden Lösung für die Personalgewinnung und die Bewerberverwaltung wird zugleich auch die höchste Bedeutung eingeräumt (71 Prozent). Fast ebenso häufig betonten die Personalentscheider die Bedeutung einer Softwareunterstützung für die Personalentwicklung (68 Prozent). Nutzung und Bedeutung von Talent-Management-Lösungen Für welche der folgenden Bereiche nutzen Sie bereits Talent Management Software und welche Bedeutung hat bzw. hätte eine entsprechende Lösung für Ihr Unternehmen? (n=207) Seminarmanagement Leistungsgemäße Entlohnung Wissensmanagement Nachfolge-/ Laufbahnplanung 32% 45% 28,3% 38,1% 32,5% hohe bis 33,0% sehr hohe 33,2% Bedeutung 31,1% 1% 28,8% 8 31,4% Recruiting 0 Zielvereinbarung Skill- und Kompetenzmanagement Personalentwicklung 8

9 Auch dem Skill- und Kompetenzmanagement, der Erstellung von Zielvereinbarungen sowie der Nachfolgeund Laufbahnplanung kommt für über die Hälfte der Personalentscheider eine hohe bis sehr hohe Bedeutung zu. Die große Divergenz zwischen der tatsächlichen Verbreitung von entsprechender Software und der zugleich hohen Bedeutung, die dieser von den HR-Abteilungen beigemessen wird, dokumentiert das große Wachstumspotenzial für Talent Management Software. Fachinformationen und Weiterbildungsmöglichkeiten erwünscht Welche zusätzlichen Leistungen und Angebote würden Sie sich von einem Talentmanagement-Software-Anbieter wünschen? (n=212) 68% 67% 31% Fachinformationen Weiterbildungsangebote Ganzheitliches Lösungsangebot 11% Auslagerung von Geschäftsprozessen Fachinformationen und Weiterbildungsmöglichkeiten gefragt Personalentscheider erwarten von Softwareanbietern heute mehr als nur die Entwicklung eines HR-Systems. Zusätzliche Angebote wie beispielsweise die Bereitstellung von Fachinformationen und vertiefende Beratungsdienstleistungen sind erwünscht. Auch Weiterbildungsangebote wie zum Beispiel Informationsveranstaltungen und Seminare zu HR-Themen wären von zwei Drittel der befragten Personalentscheider von erhöhtem Interesse. Ein ganzheitliches Lösungsangebot zu Recruiting-Themen ist hingegen nur von einem knappen Drittel der Befragten gewünscht. Als Beispiele eines solchen umfassenden Angebots wurden Prozessunterstützung beim Onboarding, also der Integration von neuen Mitarbeitern, sowie die Möglichkeiten internen Recruitings genannt. Das Interesse an der Auslagerung von Geschäftsprozessen ist in den Personalabteilungen noch recht verhalten. 4.3 Cloud Computing im HR-Umfeld Ausbaufähige Akzeptanz für Cloud Computing Viele Softwareapplikationen im Personalwesen können mittlerweile über das Internet, die sogenannte Cloud, bezogen werden, so dass die Software nicht mehr im Unternehmen installiert werden muss. Cloud Computing ist der vermutlich bedeutendste IT-Trend der letzten Jahre. Dem Cloud-Geschäft wird in den kommenden Jahren weiterhin großes Wachstumspotenzial bescheinigt. Angebote wie Software as a Service (SaaS) bei denen Software gemietet und Dienstleistungen wie Support und Wartung pauschal in Anspruch genommen werden können, werden zunehmend von den Unternehmen angenommen. Cloud Computing im Personalwesen Nutzen Sie bereits Cloud-Lösungen im HR Bereich? (n=212) Nutzung keine Nutzung 83% 17% Bereits 17 Prozent der Befragten nutzen Cloud-Lösungen im HR-Bereich. Die generelle Akzeptanz für Cloud-Angebote ist in den deutschen Unternehmen noch recht verhalten. Lediglich 16 Prozent erklärten, dass eine sehr hohe oder hohe Bereitschaft für entsprechende Lösung im Unternehmen vorhanden sei. Mehr als die Hälfte stufte die Bereitschaft als gering ein. 9

10 Hier müssen die Softwareanbieter noch Überzeugungsarbeit leisten, um Kunden für die Vorzüge von webbasierten Cloud-Lösungen zu begeistern. Manche Softwarehersteller bieten Ihren Kunden überdies die Möglichkeit, Software sowohl über die Cloud als uch klassisch on premise zu beziehen. Akzeptanz für Cloud-Lösungen in der HR Wie ist die Bereitschaft in Ihrem Unternehmen Cloud-Lösungen für den Bereich HR in Anspruch zunehmen? (n=212) niedrig k.a. 58% 10% sehr 4% 12% 16% weniger Gründe gegen die Nutzung von Cloud-Lösungen Welche Gründe sprechen aus Ihrer Sicht gegen die Nutzung von Cloud-Lösungen im HRBereich? (n=160) mangelnde Datensicherheit im Rechenzentrum hohe Abhängigkeit vom Anbieter mangelnde Flexibilität hohe Kosten mangelnde Performance 19% 10% 21% 44% 93% Gerade der Zugewinn an Flexibilität sowie Kosteneinsparungen wurden am häufigsten als Argument für den Einsatz von Cloud-Lösungen genannt. Die Hälfte der Cloud-Befürworter verspricht sich von dem Bezug aus der Wolke zudem, die Abhängigkeit von der eigenen IT zu verringern. Beim Thema Datensicherheit scheiden sich die Geister: Nur knapp die Hälfte in der Gruppe der Cloud-Befürworter verspricht sich vom Rechenzentrumsbetrieb Vorteile hinsichtlich der Datensicherheit. Gründe für die Nutzung von Cloud-Lösungen Welche Gründe sprechen aus Ihrer Sicht für die Nutzung von Cloud-Lösungen im HR-Bereich? (n=53) höhere Flexibilität 75% Vor allem mangelnde Datensicherheit spricht für viele der Befragten gegen die Nutzung von Cloud Computing. Dabei bieten Rechenzentren zum Teil um vielfach höhere Sicherheitsstandards, als dies der firmeneigene Server gewährleisten kann. Darüber hinaus wird eine zu hohe Abhängigkeit vom Anbieter als Argument gegen Cloud und SaaS geltend gemacht. Weitere Gesichtspunkte wie Flexibilität, Kosten und Performance hingegen sprechen den meisten Befragten zufolge nicht gegen die Software aus der Cloud. Flexibilität und Skalierbarkeit gelten als die wichtigsten Vorteile von SaaS- Lösungen. Viele Systeme bieten die Möglichkeit der monatlichen Abrechnung. Kosten entstehen zum Teil nur abhängig der tatsächlichen Nutzung. Durch diese innovativen Bezugsmöglichkeiten kann ein Unternehmen die Softwarelandschaft flexibel dem tatsächlichen Bedarf anpassen. niedrigere Kosten geringere Abhängigkeit von der eigenen IT höhere Performance höhere Datensicherheit im Rechenzentrum 68% 51% 47% 45% 10

11 Rechenzentren in Deutschland bevorzugt Die Verbreitung von Cloud-Lösungen in den kommenden Jahren wird entscheidend davon abhängen, wie es den Anbietern gelingen wird, auf die Vorbehalte gegenüber der Auslagerung von Unternehmens- und Bewerberdaten zu reagieren. Den Rechenzentrumsbetreibern kommt dabei die Schlüsselrolle zu. Gerade die oftmals in Kooperation mit den Softwareherstellern betriebenen deutschen Rechenzentren haben in den letzten Jahren ihre Sicherheitsvorkehrungen noch einmal verstärkt. Dies goutieren viele der Cloud-Befürworter offenbar. Sechs von zehn der Befragten gaben an, dass ein Rechenzentrum hierzulande angesiedelt sein sollte. 18 Prozent befürworten einen Standort innerhalb der Europäischen Union. Für weitere 18 Prozent ist der Standort nebensächlich, Hauptsache die Daten sind dort sicher aufgehoben. 4.4 Social-Media-Nutzung für das Talent Management Web 2.0-Technolgien und Social-Media-Komponenten eröffnen dem Personalmanagement neue Möglichkeiten und finden zunehmend stärkere Verwendung. Die deutschen Unternehmen nutzen diese Angebote jedoch noch in zu geringem Maße, wie die Auswertung zeigt. Einsatz von Social Media im Talent Management Nutzen oder planen Sie bereits in Ihrem Unternehmen Social-Media-Komponenten zur Verbesserung der HR Prozesse für einen oder mehrere der folgenden Bereiche einzusetzen? (n=211) 36% 21% 43% 68% 64% 70% 77% 15% 21% 17% 13% 17% 15% 12% 10% nicht geplant geplant derzeit Employer Branding E-Learning Social Recruiting Bewerbermanagement Wissensmanagement Standort des Rechenzentrums Wo sollte Ihrer Meinung nach das Rechenzentrum zur Cloud-Nutzung stehen? (n=55) Standort ist nebensächlich Europa 18% 18% k.a. 4% Deutschland 60% Durch die Nutzung der sozialen Netzwerke und einer entsprechenden Präsenz auf Facebook, Xing & Co. kann beispielsweise aktiv Employer Branding betrieben werden und die eigene Arbeitgebermarke gestärkt werden. 43 Prozent der Unternehmen nutzen bereits diese Möglichkeiten, weitere 21 Prozent planen die baldige Umsetzung. Die sozialen Netzwerke eignen sich darüber hinaus zum Abgleichen der Bewerberdaten oder dem Kontaktieren von aussichtsreichen Bewerbern. Noch nutzen diese Möglichkeiten nach eigener Auskunft nur wenige Unternehmen. Ein größerer Teil plant jedoch die Umsetzung solcher Maßnahmen. Nur 17 Prozent der Firmen bieten ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, sich über E-Learning-Plattformen weiterzubilden. Auch das Wissensmanagement wird von den deutschen Unternehmen stiefmütterlich behandelt. Nur 10 Prozent nutzen Foren, Wikis oder Blogs, um Mitarbeiter zu vernetzen und den Zugang zu Know-how zu vereinfachen. Mehr als drei Viertel der Befragten sehen in diesem Bereich auch in den kommenden Jahren keinen Bedarf. 11

12 4.5 Anforderungen an HR-Systeme Nutzung von HR-Software allgemein Für welche Bereiche nutzen Sie HR-Software? (n=209) Nutzung von HR-Software HR-Systeme sind für viele Unternehmen zu unverzichtbaren Managementinstrumenten geworden. Längst bieten moderne HR-Systeme mehr als die Abwicklung der Personalabrechnung (Payroll) oder der Verwaltung der Zeitwirtschaft. Dennoch nutzt erst ein verhältnismäßig geringer Teil der befragten Unternehmen das volle Potenzial entsprechender Lösungen für das Personalwesen. Personalabrechnung Zeitwirtschaft Reisekosten Personaleinsatzplanung Personalverwaltung Bewerbermanagement Wissensmanagement 14% 18% 29% 30% 27% 63% 66% 60% 53% 56% 52% 55% 42% 50% 39% 92% 90% 86% 88% 86% 83% Mitarbeiterzahl > Die intelligente und bedarfsgerechte Steuerung des Personaleinsatzes mittels Workforce Management wird von gut der Hälfte der befragten Unternehmen eingesetzt. Software für die Personalverwaltung, wie zum Beispiel eine digitale Personalakte, ist nur bei einer Minderheit der Unternehmen im Einsatz. Auffällig ist zudem der Unterschied zwischen den Großunternehmen und der kleinsten Untersuchungsgruppe, der Unternehmen mit bis zu 750 Mitarbeitern. Während immerhin die Hälfte der großen Unternehmen Bewerbermanagement- und Personalverwaltungs- Software nutzt, liegt der Anteil der kleineren Unternehmen deutlich darunter. Nur 18 Prozent der kleineren Unternehmen nutzen be-reits Bewerbermanagement-Software zur Optimierung der Personalausleseprozesse. Ähnliches, nur auf geringerem Niveau, gilt für das Wissensmanagement. Insgesamt nicht mal ein Viertel der Unternehmen greift hier auf professionelle Software zurück. Überwiegende Zufriedenheit mit HR-Software Die Zufriedenheit in den Unternehmen mit der derzeit eingesetzten HR-Software ist insgesamt erfreulich. Dies zeigt sich insbesondere im Vergleich zu anderen Unternehmensanwendungen. Bisherige Zufriedenheitsanalysen von SoftSelect zeigten, dass Software für das Kundenbeziehungsmanagement (CRM) oder Business- Intelligence-Systeme von den Usern weitaus kritischer bewertet wurden. Hier war nur etwa die Hälfte der Befragten von der eingesetzten Software überzeugt. Die hohe Zufriedenheit im HR-Segment ist zum Teil dadurch begründet, dass viele Firmen HR-Software lediglich zur Personalabrechnung oder für die Zeiterfassung nutzen. Die Software muss lediglich funktionieren, die Gehaltsabrechnung korrekt berechnen oder das Kommen und Gehen protokollieren. Blickt man auf die Kundenzufriedenheit bei den noch weniger stark verbreiteten, komplexeren Funktionen wie Bewerbermanagement und Personaleinsatzplanung relativiert sich der Eindruck. Hier liegt die Kundenzufriedenheit deutlich darunter und entspricht damit den geringen Werten in anderen Unternehmens- Software-Bereichen. Um Frustrationen und Fehlinvestitionen zu vermeiden, sollten Unternehmen sich vor der Auswahl daher sorgfältig über Chancen und mögliche Stolpersteine informieren und sich gegebenenfalls externe Unterstützung zur erfolgreichen Umsetzung des eigenen HR-Projektes holen. Die übergroße Mehrheit äußerte sich zufrieden oder sehr zufrieden mit der Performance der eingesetzten HR-Systeme. Auch die Funktionalität, der Support des Softwareanbieters 12

13 und die Prozessunterstützung wurden von ca. drei Viertel der Befragten als positiv eingestuft. Etwas weniger zufrieden ist man offenbar mit den Kosten der eingesetzten HR-Systeme. Hier lohnt es sich, einen Vergleich anzustellen und Alternativen zu prüfen. Denn gerade im Markt für HR-Software existieren große Unterschiede hinsichtlich Funktionalität und Preis. Zufriedenheit mit HR-Software Wie zufrieden sind Sie mit der eingesetzten HR-Software insgesamt hinsichtlich folgender Punkte? (n=204) Performance Anbieter/Support Funktionalität Prozessunterstützung Kosten 19% 23% 28% 24% 20% 44% 54% 49% 68% 51% 25% 20% 23% 11% 1% 19% 4% 11% 3% 2% sehr weniger gering Investitionsabsichten Talent Management stark nachgefragt Ein ausgesprochen hoher Anteil der Personalentscheider äußerte in der Befragung konkrete Investitionsabsichten. Über ein Viertel gab an, innerhalb der nächsten drei Jahre in Talent-Management-Software investieren zu wollen. Die momentan bereits starke Nachfrage nach Talent Management dürfte also auch in der kommenden Zeit anziehen und den Anbietern hohe Zuwachsraten bescheren. Auch Lösungen für die Personalverwaltung werden stärker nachgefragt. Ein Fünftel der befragten Unternehmen wird sich hier in den kommenden 36 Monaten nach Lösungen zum Beispiel für die digitale Personalakte umsehen. Fast ebenso viele der Befragten beschäftigen sich mit der Einführung einer Softwarelösung für das Wissensmanagement. In den Bereichen Personalabrechnung, Zeitwirtschaft und Reisekostenmanagement, also der Software, die bereits in den allermeisten Unternehmen Verwendung findet, sehen die Personalverantwortlichen zugleich den geringsten Investitionsbedarf. Geplante Investitionen in HR-Software In welchen der folgenden Bereiche planen Sie innerhalb der nächsten drei Jahre Investitionen in neue HR-Software? (n=204) Talent Management Personalverwaltung Wissensmanagement Personaleinsatzplanung Zeitwirtschaft Reisekosten Personalabrechnung Umfassende standardisierte HR- Lösungen im Fokus 9% 8% 11% 12% 17% 20% 26% Hohe Funktionalität und leichte Skalierbarkeit der HR-Lösungen sind für viele Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Eine Lösung sollte demnach flexibel und leicht erweiterbar sowie bedarfsgerecht anpassbar sein. Ebenso sehr befürworten die Personalabteilungen standardisierte Lösungen. Ein hoher Standardisierungsgrad der HR-Systeme ist insbesondere im Hinblick auf die Optimierung der Unternehmensprozesse von Vorteil. 13

14 Die Plattformunabhängigkeit des HR-Systems spielt demgegenüber nur eine untergeordnete Rolle. Lediglich für die Hälfte der Befragten ist eine vom Betriebssystem unabhängig funktionierende HR-Lösung bedeutsam. Neben funktionalen, flexiblen und standardisierten Lösungen legen die Personalabteilungen insbesondere Wert auf umfassende HR-Systeme. Nach Möglichkeit soll die eingesetzte HR-Software viele Funktionsbereiche integriert abdecken können und Ser-vices aus einer Hand bieten. 19 Prozent der Befragten hingegen befürworten den sogenannten Bestof-Breed-Ansatz. Sie ziehen mehrere Eigenschaften einer HR-Software Welche Bedeutung haben für Sie folgende Eigenschaften einer HR-Software? (n=209) Speziallösungen einer integrierten Lösung vor. Nach diesem Konzept wird beispielsweise das Bewerbermanagement von einem Anbieter aus der Cloud bezogen, während die digitale Personalakte von einem anderen Spezialisten gekauft und intern gehostet wird und die Personalabrechnung über einen externen Dienstleister abgewickelt wird. Einige Spezialanbieter sind in ihrem Fachgebiet manchen umfassenden HR-Systemen technisch und funktional voraus. Mit dem richtigen Know-how bei der Auswahl der Anbieter kann so auf die innovativsten und technisch fortgeschrittensten Lösungen zurückgegriffen werden. Damit Informationen und Daten nicht isoliert in nur einer Anwendung vorhanden sind und so doppelte Pflegeaufwände entstehen, ist beim Best-of Breed-Konzept besondere Aufmerksamkeit auf das Vorhandensein und die Güte der Schnittstellen zu richten. Daten müssen jederzeit reibungslos von einem System ins andere übernommen werden können. Umfassende Lösungen favorisiert Bevorzugen Sie eine ganzheitliche HR-Lösung mit integrierten Modulen aus einer Hand oder präferieren Sie den sog. Best-of-Breed-Ansatz und favorisieren daher für jeden Teilbereich und jedes Modul die jeweils beste Anwendung? (n=212) mehrere Speziallösungen weder noch 19% 10% niedrige Gesamtbetriebskosten Funktionalität 64% 63% 27% 33% 8% 1% 4% sehr 71% umfassende Lösung Standardisierung Flexibilität/Skalierbarkeit Plattformunabhängigkeit 53% 38% 14% 36% 42% 55% 39% 4% 7% 11% weniger gering Best-of-Breed-Lösungen bieten darüber hinaus den Vorteil, durch ihren modularen Aufbau den unterschiedlichen Anforderungen der Nutzer oftmals besser Rechnung zu tragen. Ganz anders als bei der Lohnabrechnung nutzen beispielsweise im Talent Management sowohl die Fachleute aus der Personalabteilung die entsprechende Software als auch Führungskräfte und die einzelnen Mitarbeiter. 14

15 5. Fazit Das Thema Talent Management ist in den Personalabteilungen der deutschen Unternehmen angekommen. Viele Firmen haben bereits Maßnahmen ergriffen, um die Personalgewinnung zu optimieren, Mitarbeiter gezielter zu entwickeln und langfristig zu binden sowie den Ausbau von Wissen und Know-how im Unternehmen zu fördern. Für die Gesamtheit dieser Maßnahmen hat sich der Begriff Talent Management auch im deutschen Sprachraum etabliert. Die Unternehmen haben offenbar erkannt, dass die Entwicklung und Umsetzung von Talent-Management-Maßnahmen und -Strategien für das zukünftige Unternehmenswachstum unabdingbar sind. Die deutschen Unternehmen sind auf einem guten Weg Die Auswirkungen des Fachkräftemangels sind bereits jetzt in vielen Unternehmen spürbar. Doch der große Rückgang in der Erwerbsbevölkerung wird erst mit Einsetzen des demografischen Faktors gegen Ende dieses Jahrzehnts seine volle Wirkung auf dem Arbeitsmarkt entfalten. Den HR-Abteilungen obliegt die große Verantwortung, sich dieser Herausforderung zu stellen und im sogenannten War for Talents zu bestehen. Die deutschen Unternehmen sind dabei auf einem guten Wege. Die meisten Betriebe haben die Zeichen der Zeit erkannt und räumen dem Thema Talent Management einen hohen Stellenwert ein. Drei Viertel der befragten Unternehmen verfolgen hierzulande bereits eine systematische Strategie, um den Auswirkungen des Fachkräftemangels entgegenzutreten. So fördert eine Vielzahl der Unternehmen qualifizierte Mitarbeiter durch spezielle Schulungen und Seminare. Weitergehende Maßnahmen, wie eine vorausschauende Personalplanung durch die Identifikation von Schlüsselpositionen und gezielter Nachfolgeplanung oder die Einrichtung eines Pools von aussichtsreichen Bewerbern und Talenten, werden von zwei Dritteln der Firmen bereits umgesetzt. doch noch lange nicht gut genug gerüstet für den Fachkräftemangel In mehr als der Hälfte der Unternehmen laufen die Talent-Management- Prozesse noch händisch oder mittels ineffizienter, nicht integrierter Office- Anwendungen ab. Erst 40 Prozent der Unternehmen nutzen die Vorzüge, die moderne Talent-Management-Software den Unternehmen bietet. Gerade die untersuchten kleineren Mittelständler haben entsprechende Software erst vereinzelt im Einsatz. Dabei wird diesen Softwarelösungen gerade in puncto Recruiting und Personalentwicklung von den Personalentscheidern durchweg eine hohe Bedeutung eingeräumt. Zögerliche Umsetzung von Cloud Computing und Social-Media- Angeboten Die Nutzung von Social-Media-Anwendungen im Unternehmen und Cloud Computing gelten als wichtigste IT- Trends. Cloud-Angebote wie Software as a Service (SaaS) werden bereits von etwa einem knappen Fünftel der Unternehmen für die Personalarbeit genutzt; die Skepsis bei den Personalverantwortlichen lässt langsam nach. Dennoch sind Vorbehalte gegenüber der Datensicherheit im Rechenzentrumsbetrieb noch weit verbreitet. Viele Unternehmen sprechen sich daher gegen die Auslagerung bzw. externe Speicherung von Mitarbeiterund Bewerberdaten aus. Softwarehersteller und Rechenzentrumsbetreiber müssen daher noch Aufklärungsarbeit leisten, um die Sicherheitsbedenken auszuräumen und die Unternehmen von den Vorzügen des Cloud Computings zu überzeugen. Social-Media-Komponenten können auf vielfältige Weise gewinnbringend für die Personalarbeit eingesetzt werden. Die deutschen Unternehmen nutzen die Angebote insbesondere zur Unterstützung des Talent Managements jedoch noch zögerlich. Erst wenige Firmen sprechen die junge Zielgruppe über die sozialen Netzwerke an und werben über Facebook, Xing und Co. aussichtsreiche Kandidaten an. Neben dem Social Recruiting eignen sich Social-Media-Anwendungen insbesondere für das Wissensmanagement. Doch nur ein Bruchteil der Unternehmen nutzt firmeninterne Foren, Wikis und Best-Practises-Dokumentationen, um Wissen und Know-how aufzubereiten und somit standortübergreifend leichter zugänglich zu machen. Zur Sicherstellung des Unternehmenserfolges auch in Zeiten des Fachkräftemangels wird es jedoch essenziell sein, Wissen im Unternehmen zu halten und den Know-how-Transfer auf die kommende Generation sicherzustellen. Wissensmanagement hat leider noch einen zu geringen Stellenwert in der deutschen Unternehmenskultur. Hohe Nachfrage nach HR-Software Der überwiegende Teil der deutschen Unternehmen nutzt HR-Software für die Lohn- und Gehaltsabrechnung und die Zeitwirtschaft. Lösungen für das 15

16 Personal- und Bewerbermanagement sind demgegenüber weitaus geringer verbreitet. Vor allem die kleineren mittelständischen Unternehmen nutzen die Optimierungsmöglichkeiten moderner HR-Software noch recht verhalten. Die Nachfrage nach entsprechenden Lösungen dürfte sich auch in den kommenden Jahren positiv entwickeln. Viele der befragten Unternehmen planen innerhalb der kommenden drei Jahre, in diesem Bereich zu investieren. Der Fokus liegt den Personalentscheidern zufolge insbesondere auf Lösungen für das Talentmanagement und der Personalverwaltung. Dabei werden größtenteils umfassende und standardisierte HR-Systeme favorisiert. Hohe Funktionalität und zugleich die Möglich keit, die Software flexibel dem tatsächlichen Bedarf anzupassen, sind für die Personalabteilungen die wichtigsten Kriterien bei der Auswahl einer geeigneten HR-Lösung. Über die SoftSelect GmbH Die Hamburger Unternehmensberatung SoftSelect GmbH hat sich mit ihren Dienstleistungen auf das Umfeld der Informationstechnologie spezialisiert. Zum Tätigkeitsgebiet gehört neben der Veröffentlichung von Studien und Marktübersichten zu ausgewählten Softwarethemen sowie dem Management-Consulting vor allem die neutrale Beratung bei der Auswahl von Geschäftsapplikationen. Hierzu bietet das Unternehmen neben der persönlichen Durchführung von Beratungsprojekten eine herstellerneutrale Software- und Serviceauswahl mittels der Matching-Plattform im Internet an. Über die Haufe-Lexware GmbH & Co. KG Die Haufe-Lexware GmbH & Co. KG ist ein Unternehmen der Haufe Gruppe, die zu den innovativsten Medien- und Softwarehäusern der Branche Recht/ Steuern/Wirtschaft gehört. Die Lösungen zeichnen sich durch hohe Nutzerfreundlichkeit und Kundenorientierung aus. Das Freiburger Unternehmen beschäftigt rund Mitarbeiter. Die Marke Haufe steht für integrierte Arbeitsplatz- und Gesamtlösungen zur erfolgreichen Gestaltung steuerlicher, wirtschaftlicher und rechtlicher Aufgaben. Die Lösungen umfassen Fachinformationen, Applikationen, Services, Dienstleistungen, Online-Communitys und Fachportale sowie Weiterbildungs und Qualifizierungsmöglichkeiten bis hin zur Personal- und Organisationsentwicklung. Im Bereich Personal ist Haufe führender Lösungsanbieter in Deutschland. Zu den Kunden von Haufe-Lexware gehören Unternehmen wie BMW Group, Deutsche Bahn, Sony, Edeka, Kuka AG, Festo AG & Co. KG, Universitätsklinikum Mannheim, Siemens, REWE oder die Deutsche Telekom. Mehr Informationen über Haufe finden Sie unter 16